Подпись в письме — один из ключевых моментов формирования имиджа компании. Это, по сути, ваша электронная визитка, поэтому оформлять ее следует правильно, учитывая все нюансы деловой переписки и маркетинговых требований. Умение красиво завершить деловое письмо, мастерство не менее ценное, чем его виртуозно начать.
Как правильно подписывать письма в электронной почте
Правильно подписанное письмо — это максимум информации о каналах взаимодействия с компанией. Важно вызвать доверие и избавить человека от необходимости искать недостающие данные о фирме в других источниках.
В идеале подпись в E-mail должна включать:
- Инициалы отправителя, его фотография, должность.
- Полное название компании; ее логотип.
- Контакты (email, сайт, телефон и т.д.).
- Ссылки на соцсети компании и мессенджеры.
Всё нужно указывать с новой строчки. Если пишете номер телефона, то делайте это в формате +N (ххх) ххх-хх-хх. Адрес начинайте с почтового индекса.
Возможно, человеку нужно будет отправить вам какие-нибудь бумаги. Не забывайте указывать адрес вашей почты в подписи. Да, его можно посмотреть в шапке письма, но при пересылке такая возможность пропадает.
Пример правильной подписи к письму:
–—
Сергеева Елена Викторовна,
Менеджер отдела продаж,
ООО «Тандем».
Тел. (847)77-77-77
E-mail: kj_ar@mail.ru
(ВК, ОК, ТВИТТЕР)
Несмотря на то, что письмо может быть личным или деловым, все равно важно его структурировать и не допускать ошибок правописания. Цените время читающего, тщательно подбирайте слова. Предложения должны быть короткими и простыми для “сканирования”, чтобы получатель мог сразу ухватить суть текста.
Маркетологи обращают внимание, что реклама в подписи часто отталкивает, поэтому акцент (если вы его делаете) должен быть ненавязчивым.
Как подписывать письма “с уважением”
В рабочей среде часто нужно писать деловые письма, но как сделать это грамотно, проявив достаточно уважения к человеку?
Во-первых, быть вежливым — это не значит извиняться за беспокойство. Тот, кто получает вашу корреспонденцию, априори настроен на изучение информации.
Не добавляйте в конце письма фразу: «Простите за потраченное на меня время». Низкая самооценка не красит даже спамера, а в деловой переписке тем более не уместна.
Во-вторых, подчеркивать важность человека, для которого подготовлено письмо, нужно аккуратно. Разработайте стандартно-тёплое, но не очень личное пожелание без элементов заискивания.
Правильно: «Хорошего Вам дня! С уважением, Елена Георгиевна»
Неправильно: «Будем сильно рады, если вы обратите внимание на наше предложение, ждем звонка, честь поработать с Вами, Елена Георгина»
Кстати, о том, когда нужно писать “Вы”, а когда “вы” – можно прочитать здесь.
Старайтесь минимизировать эмоджи-графику и не допускайте панибратства. Подпись должна быть несколько ниже, чем основной текст. Многие почтовые программы позволяют это легко настроить. А значит, ваш «автограф» будет появляться автоматически и сэкономит время.
Как оформлять деловые письма. Общие советы
Самое главное – заполняйте абсолютно все поля. Напишите название и тему, чтобы человек мог сразу узнать, о чём письмо. Хорошим тоном является содержание в электронном адресе настоящих имен и фамилий или названия организации.
Не забывайте начать с приветствия. Самая простая конструкция для этого:
«Здравствуйте, +Имя».
Само же письмо разбивайте на абзацы каждые 4-5 предложений (в них, кстати, не больше 15 слов). Перед отправкой просмотрите на предмет орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок.
Как правильно подписывать письма от организации
Очевидно, что писать нужно «мы», а не «я». Обязательно оставлять данные организации, а в отдельных случаях контакты и имя менеджера.
Если требуется написать письмо от организации, то желательно в подпись включить логотип, контактные данные, телефон, сайт, адрес организации. Выигрышным маркетинговым ходом будет приглашение оценить в социальных сетях новинки каталога и подписаться на группу.
Подпись в письме не только его логическое завершение. Она может помочь заинтересовать клиента, покажет статус компании и ненавязчиво познакомит с новостями компании в социальных группах, если клиент пока еще мало знает о вас.
На этом короткий обзор правил подписи к письмам и общих норм деловой переписки закончен. Если у вас есть дополнения, возражения или вопросы, давайте пообщаемся в комментариях.
Добра вам!
Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”
С этой статьей часто читают:
Я всегда делаю короткую деловую автоматическую подпись – С уважением… и имя. если хочу что-то добавить, то подписываю перед этим предложением. Эмоджи в деловой переписке стараюсь не употреблять.
Казалось бы, все мы владеем русским языком, но деловая переписка – это особый пласт языка, в котором нужно разбираться. Предложенная вами подпись к письму, оптимальная, на мой взгляд. Часто замечаю следующие ошибки и недочеты по письмам: 1. Некоторые не указывают ФИО и должность. Получается, будто переписываешься не с человеком. Обезличенность ни к чему. 2. Не ссылаются на сайт или компанию. Например, отправляешь несколько похожих писем разным компаниям, а в ответ приходит письмо без указания, от кого пришел отклик, от какой компании. Иногда вовсе пишут с других почт. Кстати, эмодзи я изредка использую, но уже в продолжение беседы, если вижу, что… Больше »
Не указывать должность и сайт, конечно, глупо и неправильно. Ведь многие составляют мнение о собеседнике именно после изучения сайта, соцсетей, еще каких-то фактов.
Я порой думаю, что во всех организациях, сотрудников должны или требовать от них знания оформления делового письма. Электронная подпись – не единственная проблема.
Эмммм, а разве кто-то вообще пишет “спасибо за потраченное на меня время”? Сама формулировка странная же, кто так “сообразит” написать? Я вот могу написать иногда “спасибо за уделенное время”-ну так эта формулировка вполне нормальная, разве нет, есть же разница? А вот “потраченное”-уже звучит как-то и унизительно, и даже “по-тролльски” в каком-то смысле.
В последнее время многие компании делают слишком громоздкие подписи, которые сильно засоряют почту. На их фоне теряется основной текст сообщения. В подписи, как по мне, не должно быть никаких изображений, кроме небольшого логотипа.
Есть одна тонкость. Не все положительно воспринимают, когда к ним в деловой переписке обращаются по имени. Особенноо, когда начальник пишет подчиненному, и наоборот. Или когда люди едва знакомы.
Это обычно зависит от типа организации. В современных это вполне нормально, а вот в госструктурах и компаниях “серьезных”, там да, уже не любят.
То есть правильно подписывать электронные деловые письма-это не значит “изворачиваться” и копировать свою реальную подпись в электронный вариант, а просто сделать определенный набор данных и шаблонных фраз наподобие “с уважением, Мария Иванова”? Так в этом нет ничего сложного, это, напротив, довольно просто и труда, по идее, составлять не должно.
Думала, но что можно нового узнать о подписи в E-mail? Однако, оказывается есть нюансы. Там, где я работаю, подписываются письма очень правильно и соблюдением всех норм, кроме одной. В подписи есть реклама! О том, какие замечательные и лучшие в мире менеджеры работают в нашей компании. Меня всегда этот момент напрягал, и я убирала фразу о том, что я лучший менеджер! И оказывается, я права!