Благодарственное письмо — важный инструмент общения в деловой сфере. Это не только жест вежливости в сторону клиента или бизнес-партнера, но и особый знак внимания, который помогает строить хорошие отношения.
Если бывший начальник предоставил вам рекомендацию или коллега помог с проектом, стоит написать им один-два абзаца с выражением признательности. Причем не важно, какого уровня услугу они вам оказали — искреннее письмо-благодарность может ненавязчиво напомнить о вас и заработать дополнительные очки в виде позитивного отношения адресата.
Совсем недавно мы говорили о том, как писать письма с извинением компании, теперь же давайте будем учиться благодарить бизнес.
Типы благодарственных писем в бизнесе
Есть несколько видов таких писем:
Электронные благодарственные письма. Для ситуаций вроде собеседования при приеме на работу это единственный удачный вариант благодаря тому, что его можно отправить практически немедленно, тем самым не дав забыть о себе.
Бумажные письма. Используют как для деловых партнеров, так и для клиентов. Иногда можно даже прибегнуть к рукописному письму. Такой жест внимания показывает высший уровень вашей признательности — ведь вы не только решили написать человеку пару строк с благодарностью, но не поленились потратить своё время и написать текст лично от руки.
Благодарственная карточка. Это больше похоже на открытку, чем на письмо, но такой неформальный способ поблагодарить человека тоже может быть уместен — например, при обращении к коллегам на работе или клиентам при отправке посылки.
Благодарственное письмо может также быть написано как отклик на приглашение или поздравление. В тексте упоминают событие, в связи с которым направляется письмо-благодарность.
Структура благодарственного письма
Благодарственное письмо, предназначенное для отправки по почте, начинается с оформления шапки. Правила могут отличаться в зависимости от страны. В России шапка включает в себя:
— наименование организации;
— адрес;
— дату;
— регистрационный номер;
— реквизиты адресата.
Если это электронное письмо, шапка не нужна, но хорошим тоном будет указать тему. Так у вас меньше шансов, что оно затеряется у адресата в папке с входящими.
Вне зависимости от того, как вы хотите доставить письмо, общая структура выглядит следующим образом:
|
Обращение к получателю
|
Обратитесь к человеку или группе лиц, которым вы направляете благодарственное письмо. Для официально-деловых и формальных писем на русском языке подходит обращение «Уважаемый» с именем и отчеством адресата. Для более личного письма отчество можно опустить. Убедитесь, что имена написаны корректно.
|
|
Укажите того, кто направляет благодарность
|
После обращения представьтесь. Вы можете выразить благодарность от лица компании или себя лично. Не растягивайте информацию о себе — одного предложения будет вполне достаточно.
|
|
Основной текст
|
Основной блок обычно состоит из 1-3 абзацев, где вы благодарите адресата.
Текст благодарственного письма также можно сопроводить приглашением на мероприятие, подарком (например, скидкой для клиента) или бизнес-предложением.
|
|
Готовность к дальнейшим контактам
|
Выразите надежду на продолжение совместной работы или готовность сотрудничать.
|
|
Подпись
|
Завершите письмо подписью и оставьте свои контакты.
|
Советы при написании благодарственных писем компании
Несколько рекомендаций, которые помогут вам написать благодарственное письмо.
Персонифицируйте письмо. Иначе говоря, пишите по делу. Недостаточно сказать абстрактное «спасибо». Добавьте деталей: скажите, за что именно вы признательны, как вам это помогло. Так вы сделаете письмо более уникальным и вызовете положительные эмоции у адресата, которых не стоит ждать после отправки шаблонной рассылки.
Но не переусердствуйте. Благодарственное письмо компании — это больше про эмоции, а не сухую статистику и самовосхваление.
Не тяните с отправкой. Сказать «спасибо» вовремя тоже важно. Письмо, отправленное через полгода после сотрудничества, выглядит нерелевантно и странно. Тем более своевременное благодарственное письмо для компании может напрямую влиять на вашу цель, например, при приеме на работу.
Пишите искренне. Если вы рассыпаетесь в благодарностях, человек может подумать, что вы лукавите. Например, если вы пишете работодателю после увольнения с работы, сосредоточьтесь на том, что вам понравилось. Не приукрашивайте свои впечатления, но и не упоминайте негативную сторону сотрудничества.
Скажите то, что не успели. Благодарственное письмо для компании — ваш второй шанс упомянуть о том, что вы не успели или не имели возможности сказать вживую. Например, если вы забыли сказать после интервью, почему вы считаете, что хорошо впишетесь в корпоративную культуру, вы можете кратко заявить об этом в электронном письме.
Обратите внимание на чернила и бумагу. Этот пункт относится к бумажным письмам. Используйте качественную бумагу, не меняйте цвет чернил посреди текста. Если вам часто нужно отправлять компаниям или клиентам письма-благодарности, стоит подумать о фирменных бланках. Это не обязательно, но показывает ваш серьезных подход к общению с клиентами или партнерами.
Типичные ошибки при написании письма-благодарности
Обилие канцеляризмов. Не заставляйте своего получателя страдать от очередного речевого штампа. Даже самое формальное и стандартное письмо можно сделать удобочитаемым. Упрощайте конструкции, делайте предложения короче. Перечитывайте письмо перед отправкой, чтобы глаз не спотыкался о клише.
Простыня текста. Разделяйте письмо-благодарность на короткие абзацы с отступами друг от друга. Так текст выглядит опрятнее и более удобен для чтения.Такая маленькая деталь как оформление показывает, цените ли вы время получателя.
Слишком длинное письмо. В среднем объем письма-благодарности — половина страницы. На первый просмотр делового письма в среднем выделяют не больше 10 секунд. Чем длиннее ваш текст, тем меньше шансов, что ваше внимание оценят по-достоинству.
Примеры благодарственных писем компании на русском
Нижеперечисленные примеры помогут вам понять структуру письма-благодарности. Конечно, ни один вариант не является подходящим для любой ситуации, но общая схема текста во многом универсальна.
Образец благодарственного письма после собеседования
Уважаемый Игорь Васильевич!
Спасибо за то, что нашли время встретится со мной сегодня. Наш разговор оказался мне очень полезен, так как я получил ценную информацию о контент-стратегии и построении карьеры в СМИ.
Я уже изучил предложенные вами стажировки и теперь продолжу работу над созданием собственного личного бренда, используя ваши ценные рекомендации.
Я чрезвычайно благодарен за то, что вы уделили мне внимание и направили в правильном направлении. Спасибо за вашу отзывчивость.
С уважением,
Елена Андреева
example@gmail.com
Шаблон благодарственного письма работодателю
После собеседования работодатель не уверен, что вы все еще хотите получить эту работу (точно так же, как вы не уверены, что собеседование прошло хорошо и компания хочет вас нанять). Благодарственное письмо покажет, что интерес к вакансии не иссяк.
Уважаемая Софья Дмитриевна!
Мне было приятно поговорить с вами сегодня о должности помощника руководителя по работе с клиентами в агентстве XYZ.
Наш разговор получился очень продуктивным, и я окончательно убедился, что смогу стать полноценной частью вашей команды. Я ценю время, которое вы потратили на собеседование со мной. С нетерпением жду вашего ответа о результатах моего собеседования.
С уважением,
Вадим Георгиев
example@email.com
+7 (111) 111 11-11
Благодарственное письмо за сотрудничество
Уважаемый Пафнутий Акакиевич!
Пишу, чтобы поблагодарить вас и вашу компанию за качество предоставляемых вами услуг. Мы искренне ценим ваше доброжелательное обслуживание клиентов, внимательность к деталям, который вы продемонстрировали по каждому проекту, а также то, как вы ведете бизнес в целом.
Мы рекомендовали и будем рекомендовать ваши услуги другим компаниям и контактам. Наша команда очень довольна вашей работой, и мы надеемся, что наше сотрудничество будет таким же плодотворным..
Всего наилучшего,
Евгений Борисов
Директор компании ABC
example@gmail.com
Благодарственное письмо за помощь в подготовке мероприятия
Уважаемый Петр Пандович!
Я, как владелец ресторана ABC, от всей души хочу поблагодарить вас за помощь в подготовке к открытию.
Вы были здесь, помогая в течение последних нескольких месяцев с заказом расходных материалов, маркетингом и обустройством столовой — без вас мы бы не справились в такие короткие сроки!
Наконец-то все приготовления подошли к концу, и мы готовы открыть двери для публики. Приглашаем вас на торжественный банкет, посвященный открытию нашего ресторана. Мероприятие состоится 12 июля в 17:00. Надеемся, что вы сможете посетить наш небольшой праздник.
С уважением,
Артем Попов
Директор ресторана ABC
example@gmail.com
Пример благодарственного письма клиенту
Люди охотнее доверяют фирмам, у которых налажена обратная связь.
Благодарственное письмо клиенту переводит взаимодействие с клиентом на более дружественный и доверительный уровень.
Уважаемый Дмитрий Владимирович!
Я, Петр Алманов, руководитель компании ABC, хочу поблагодарить вас за то, что вы являетесь нашим постоянным клиентом.
Как один из наших первых покупателей, вы помогли нашей компании сдвинуться с мертвой точки. Было настоящим удовольствием помогать вам воплотить в жизнь вашу мечту построить новый дом.
С тех пор мы вместе работали над многочисленными проектами по ремонту и дизайну домов, и я всегда рад, когда вижу, что вы присылаете свои идеи по электронной почте.
Кроме того, я благодарен вам за рекомендации другим клиентам. Вы помогли превратить мое хобби с неполной занятостью в полноценный бизнес, за что я искренне благодарен вам!
С уважением,
Петр Алманов
Благодарственное письмо поставщику
Уважаемый Валерий Сергеевич!
В прошлом месяце в вашем магазине ABC я заказал ткани и другие материалы, которые мне понадобились для костюмов на мероприятие в нашей школе.
Я пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную скидку и то, как внимательно вы отнеслись к моему заказу. Я буду продолжать посещать ваш интернет-магазин всякий раз, когда мне что-то понадобится для творчества. Большое спасибо!
С уважением,
Николай Петров
Образец благодарственного письма работнику
Уважаемая Арина Радионовна!
Большое спасибо вам и вашей команде за помощь во время переезда нашего офиса. Вы и ваши сотрудники на своем примере показали, что значит командная работа.
В знак благодарности мы рады пригласить ваш отдел на обед в YYY на следующей неделе.
Я действительно ценю все, что вы делаете, чтобы помочь компании добиться успеха.
С уважением,
Евгений Сонин,
Директор компании ABC
Примеры благодарственных писем на английском
Структура письма-благодарности на английском языке не отличается от документов на русском. Если, например, в коммерческих предложениях на английском или письмах-предложениях о сотрудничестве есть некоторые отличия в русском и английском формате, то письма с выражением благодарности абсолютно идентичны.
Образец письма бывшему работодателю на английском
Даже если ваше сотрудничество подошло к концу, стоит уделить время и поблагодарить человека за то, что он вам помог. Возможно, на этом его содействие не закончится.
Уважаемый мистер Ли,
Надеюсь, что с вами все в порядке. Я хочу сказать вам огромное спасибо за то, что написали мне рекомендательное письмо для работы в ABC Retail.
Я действительно ценю, что вы нашли время написать письмо. Я рад сообщить, что на следующей неделе у меня второе собеседование с компанией! Я дам вам знать, как все пройдет.
Еще раз большое вам спасибо. Я очень признателен вам за помощь в поиске работы.
С уважением,
Джейсон Джонс
Пример письма на английском:
Пример благодарственного письма за проделанную работу
Уважаемый мистер Джонсон,
Спасибо вам за вашу быструю и качественную работу по ремонту пола в офисе после поломки сантехники.
Хотя я бы предпочел встретиться с вами и вашей командой при других обстоятельствах – скажем, во время запланированного ремонта, а не во время нашего небольшого потопа, – я очень благодарен, что мой сосед порекомендовал вас.
Наши полы выглядят потрясающе благодаря вам! Я буду передавать свои рекомендации относительно вашей компании своим знакомым и обращусь к вам снова, как только будет необходимо провести ремонт!
Еще раз спасибо вам за то, что помогли нам в такой неприятности.
С уважением,
Сара Смит
Оригинал текста:
Образец благодарственного письма коллеге на английском
Благодарственное письмо коллеге не является необходимостью, но такой жест внимания не останется незамеченным. В глазах получателя вы будете выглядеть как порядочный человек, который ценит старания других. Такие письма менее формальны, допускается обращение на «ты», если вы состоите в близких отношениях с получателем.
Ник, привет! Спасибо, что помог мне внести последние штрихи в монтаже видеоотчета. Ты пожертвовал частью своих выходных, и я просто хочу, чтобы ты знал, как сильно я ценю твой талант и самоотдачу.
Твой вклад в работу помог мне уложиться в срок и создать отличный видеоролик.
Еще раз спасибо. Мы сделали это!
Алиссия
Оригинал текста:
Заключение
Письмо с благодарностью в бизнесе – это не просто очередной документ, а стратегический шаг к укреплению отношений с получателем. Таким письмом вы создаёте «мостик» для дальнейшего сотрудничества. Не пытайтесь лукавить или превращать письмо в самопрезентацию, пишите живым языком, и тогда ваше внимание не оставят незамеченным!
Добра вам!
Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”
