Самой популярной техникой тайм-менеджмента принято считать
метод Помидора, предложенный Франческо Чирилло в конце 1980-х.
Эта техника предполагает разделение времени работы на интервалы, между которыми организовываются перерывы по 5 минут.
Классический вариант выглядит так: 25 минут работы и 5 минут перерыва.Но сегодня есть немало и иных вариаций.
На мой взгляд, особую популярность этот метод имеет за схожесть с привычной нам системой школьных уроков.
Важным моментом для повышения эффективности в данном случае может быть смена вида деятельности после перерыва. Например, первые 25 минут вы занимаетесь обзвоном клиентов, вторые 25 минут фиксируете письменно выводы и т. д.
Очень популярный прием при планировании –
составление списка дел с вечера. Интересно, что каждый мотивирует это по-своему: одни для того, чтобы было понятно, во сколько вставать. Другие, чтобы точно запомнить, на чем остановились в работе сегодня. Третьи, чтобы во сне пришли ответы на важные вопросы.
Какой бы ни была причина, метод фиксации задач на завтра с вечера реально работает. Причем он применим к любому временному периоду: неделю планируем вечером в воскресенье, новый месяц – в последний день прошлого, Новый год – 31 декабря.
Это создает определенную завершенность прошлого этапа и старт нового.
Здесь же можно сразу поговорить о важном методе тайм-менеджмента -
фиксации итогов в конце периода.
Он позволяет увидеть, какой объем сделан за отведенное время, похвалить себя за результативность и, опираясь на выявленные сильные и слабые стороны, фиксировать дальнейшее движение.
Я очень рекомендую ежемесячно подводить итоги, а для этого ежедневно в специальную заметку фиксировать каждый удачный момент.
Это, с одной стороны, позволит вам увидеть, как много вы на самом деле делаете, а то результаты могут утонуть в рутине, с другой стороны, поднимет самооценку.
К популярным методам относится и
«поедание слона по кусочкам». Под «слоном» в данном случае подразумевают большую задачу, способы реализации которой на первый взгляд неочевидны.
Разбирая задачу на подзадачи, мы получаем понятный набор шагов для реализации задуманного.
Например, вы хотите сделать сайт. Если поставить в план «сделать сайт», скорее всего, вы будете откладывать эту задачу изо дня в день, пока не пропустите нужный срок.
Если же вы ее разобьете на части, получите примерно такой набор:
-написать техническое задание;
-дать задачу дизайнеру;
-выбрать основные цвета;
-прорисовать структуру и т. п.
Каждая из этих подзадач легко уложится в 1-2 рабочих дня. Движение к цели будет планомерным и заметным.
Продолжая зоологическую тему в тайм-менеджменте, нельзя не вспомнить про
«съесть лягушку с утра». Под лягушкой подразумевается небольшое, но крайне неприятное дело. Например, позвонить крикливому клиенту, попросить оплатить долг и т. п.
Это дело, требующее малого времени, отнимает кучу энергии, мешая выполнять другие задачи. Многие эксперты рекомендуют съедать лягушку с самого утра и потом уже налегке выполнять другие задачи.
Мне не близка такая теория, так как утром самое «нежное» время, наш мозг еще «верит в лучшее» и бить его сразу по стрессу не очень гуманно.
Я предлагаю своим ученикам сделать 1-2 коротких и приятных действия, вычеркнуть их из списка дел на день. Это даст волну позитива и уверенности в себе (день только начался, а я уже молодец, выполнил две задачи) и на этом позитиве легко и быстро закрыть лягушку.
Хорошо работает
метод жестких дедлайнов. Всем известно, что максимально эффективно человек работает в декабре (успеть закрыть хвосты в старом году) и перед отпуском (чтоб не дергали с работы, а дали нормально отдохнуть). Жесткий дедлайн диктует полное включение в процесс. Создавайте себе дедлайны в другое время года и выстраивайте работу под них.
Отсюда вытекает еще один мой любимый метод тайм-менеджмента –
работа с коучем (или в парах). В обоих случаях работа подразумевает отчет перед кем-то о проделанной работе.
Я часто использую
методику публичной отчетности в социальных сетях. Это мотивирует быть в тонусе и всегда быть своим словом.
Мне нравится методика
«пробковых досок». Большую задачу я распределяю на более мелкие подзадачи (см. метод разделения слона на части) и каждую из задач вывешиваю на стене веером вокруг основной цели.
Под каждой указываю дедлайн. И от нее так же расходятся лучики подзадач. Так я сразу зрительно вижу весь пласт предстоящей работы.
Это позволяет эффективнее думать.
Конечно, говоря об эффективных методах планирования, важно вспомнить про
матрицу Эйзенхауэра, представляющую собой разделение задач по критериям важности и срочности.
Это один из самых болезненных моментов в российском тайм-менеджменте.
Люди не понимают, какие цели для их жизни и
карьеры являются важными, а какие нет. Что на самом деле можно выполнить позже или переделегировать, а что не терпит во времени.
Часто достаточно освоить только эту матрицу, и проблемы с планированием заканчиваются.
Максимально эффективным способом планирования для меня является
распечатка календаря на 2-3 месяца вперед. Это лист на 5 недель по 7 дней (с запасом, так как некоторые месяцы захватывают конец или начало неполной недели).
На нем я отмечаю встречи, задачи, планы и обязательно выделяю выходные, свободное время и время с детьми.
Это позволяет мне наглядно видеть нагрузку, распределять ее, избегать наложение встреч и задач одну на другую и четко видеть свои выходные и праздники.
Я против электронных носителей и за бумажные. Бумага всегда с нами, а телефон может разрядиться, потеряться или оказаться забытым дома.