Подписаться на рассылку

Вы можете выбрать несколько вариантов.



Заказать звонок
Написать Петру Панде

Структура делового письма

Время чтения: 11 минут
Скиньте на почту
Отправить на почту без подписки и рассылок
Структура делового письма
5 декабря 2017 года
2017-12-05https://petr-panda.ru
Инфоцентр
  • 28
    РЕПОСТЫ

 

 

В официальной переписке существует четкая структура делового письма. Ей необходимо следовать, поскольку это не просто экономит время обоих участников переписки, но и позволяет эффективно донести требуемую информацию.

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. В противном случае адресат может запутаться и просто не ответить. Разновидностей элементов делового письма не так много и, как правило, они применяются в каждом сообщении.

виды деловых писем

Структура написания делового письма довольно жесткая. Но в ее пределах можно создать более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. В них проявляются особенности деловой переписки, зависящие от темы. Например, в письмах-резюме адресант сообщает получателю о своих навыках и опыте, а письмо-порицание выражает недовольство отправителя.

Но структура официальной корреспонденции – немного другое. И при соблюдении схемы делового письма любого вида стоит учитывать, что оно бывает нескольких типов:

  • многоаспектная – состоит из пунктов, подпунктов, разделов. Как правило, формально делится на аспекты абзацами. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;
  • одноаспектная – коротенькое письмо из одного абзаца и реквизитов, имеет исключительно информационный характер (уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и проч.).

Именно в многоаспектном письме и применяются все следующие элементы. В одноаспектном, как правило, дается информация без деления на блоки.

Структура делового письма

Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию. Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Вступление

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание. Вступление состоит из нескольких элементов.

Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

При написании заголовка необходимо:

  1. Выдержать деловой стиль;
  2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
  3. Выделить основную тему;
  4. Показать адресату, что это важное для него письмо.
Полезно прочитать:  Копирайтинг 2018: прогнозы

То есть с его помощью адресат одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовка: «Об отгрузке новой партии мобильных телефонов».

Обращение

Это очень важная часть письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании. Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке. Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере науки, искусства или прочих видов деятельности.

С ним можно использовать следующие формы обращения:

  1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
  2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
  3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
  4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!». Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя. Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной буквы. Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

  1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
  2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
  3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
  4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
  5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер. Точка не ставится вообще. После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы. После запятой можно продолжать писать со строчной.

Полезно прочитать:  12 фишек SEO-копирайтинга для B2B

 

Структура делового письма

 

Преамбула

Эта часть структуры делового письма содержит всю суть, ради которой была написана корреспонденция. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

  • даты;
  • факты;
  • документы;
  • договоренности;
  • упоминания других лиц и прочее.

Как правило, в начале преамбулы указывается прямая цель письма. Она облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим. Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев).

Примеры структуры делового письма – преамбула с обращением и заголовком:

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2015, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Основная часть

Здесь более подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения. Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО. Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Факультативные составляющие

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст. Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Элемент, который в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

  • сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
  • дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

 

Похожие статьи по теме


2
Отправить ответ

avatar
1 Comment threads
1 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
Петр ПандаИрина Recent comment authors
  Подписаться  
newest oldest most voted
Уведомляйте меня
Ирина
Гость
Ирина

В графической вставке опечатка "…вы, по сути, без спроса тратие…"

Petr Panda
Участник

Спасибо, что заметили. Поправим!

Гуру палит фишки. 30+ часов секретов роста в копирайтингеПосмотреть
+

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: