Грамотное написание текстов в формате официально-делового стиля дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы.
Для понимания сути проблемы и вариантов ее решения давайте сначала определим значение термина “официально-деловой стиль”. Вот одно из “канонических” определений:
Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.
Достаточно просто, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак.
Знаете, какой?
Ошибка массы текстов в официально-деловом стиле заключается в том, что люди их намеренно усложняют.
Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, нужно больше канцеляризмов и жутких оборотов. Это не так.
Сегодня я расскажу вам о том, как писать действительно сильные тексты в официально-деловом стиле. Мы научимся создавать деловые письма, которые можно будет читать и перечитывать. Плюс, обязательно разберем структуру делового текста и поговорим об ошибках.
А самое главное: нас ждут примеры деловых текстов, которые помогут еще более полно разобраться в вопросе.
Требования к официально-деловому тексту
Как известно, в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными.
Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и деловая переписка, а потому именно на них мы и остановимся.
Официально-деловые тексты имеет свои отличительные особенности:
Лаконичность. Создание делового текста для бизнеса требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется.
Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними как можно быстрее. И без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.
Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.
Четкая структура делового текста. Нужно заранее продумать структуру письма. Нет ничего хуже текста, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Всегда нужно выбирать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.
Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все важные данные. И не забывайте про абзацы: нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль.
Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля советую вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близким взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом.
Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно намекнуть на явную симпатию.
Например, можно поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля.
Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет.
Простота изложения. Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Об этом я много говорил в книге “Тексты, которым верят“.
Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит злоупотреблять.
Увы, зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.
Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно. Это крайне важное правильно написание деловых текстов для бизнеса.
Использование предлогов и сложных союзов. Пожалуй, официально-деловой стиль – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и т.п) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и т.п).
Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.
Основные правила написания официально-делового текста. Короткая рецензия:
- Это должен быть четко структурированный материал.
- В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей.
- Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений.
- Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто.
Когда вы пишете деловой текст, вы должны в первую очередь думать о читателе:
- Удобно ли человеку?
- Понятно ли?
- Есть ли логические ошибки?
Задавайте эти вопросы себе каждый раз.
Главное глобальное отличие делового текста от других форматов контента в том, что он более сложен и громоздок по определению. Вы не говорите “у нас деньги кончились”, вы скажете “испытываем недостаток средств”. Но на этом разница и заканчивается.
В остальном деловые тексты подчиняются все тем же правилам создания хорошего контента. Они должны быть конкретными, удобными, понятными. Их должно “хотеться” читать.
3 примера текстов в официально-деловом стиле
Пример первый. Деловое письмо клиенту:
Уважаемый Сергей Сергеевич! В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем, что 25 декабря к Вам выедет представитель нашей компании. Обычно срок установки двери составляет не более одного часа. Надеемся, что Вы будете удовлетворены качеством нашей работы.
Пример второй. Небольшой деловой текст для сотрудников компании:
С 5 декабря 2015 года компания N начинает участие в ежегодном социальном марафоне «Накорми котика». В связи с этим руководство компании рекомендует всем сотрудникам ежедневно приносить на рабочее место по 2 литра молока жирностью не менее 2.5 %.
При обнаружении кота или кошки любого возраста следует незамедлительно поить животное молоком. Сотрудники, напоившие максимальное число животных, будут премированы в конце текущего квартала.
Третий пример. Письмо руководителю:
Я, Иванов Иван Иванович, с 5 декабря до 12 февраля этого года в рамках социального марафона «Накорми котика» напоил молоком 12 котов и 10 кошек. Премиальные, полученные за победу в корпоративном соревновании, я потратил на личные цели.
Поскольку животные привыкли получать от меня молоко, а денег на их последующее кормление я не имею, прошу выделить сумму в 100 000 000 рублей на покупку молока за счет компании.
Правила деловой переписки в официальном стиле
В прошлом разделе мы говорили об общих требованиях к официально-деловым текстам. Теперь самое время сузить формат и поговорить непосредственно о навыках деловой переписки.
Если для создания официальных бумаг используется чаще всего только официально-деловой стиль, то когда дело доходит до переписки, с этой задачей куда лучше справляется обиходно-деловой стиль текста.
Чем обиходно-деловой стиль отличаются от текста в официально-деловом стиле?
Главное отличие в том, что обиходный стиль более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Именно в нем пишется немалая часть деловых писем.
Важно понять: это все тот же официальный стиль, но просто более свободный и либеральный. Стилистическое ответвление, которое сохраняет почти все главные признаки “основного” официально-делового стиля.
Теперь о том, как может видоизменяться формат переписки.
Часто развитие деловой переписки ведется таким образом, что обиходный формат со временем органично замещает первичный официальный стиль.Это происходит потому, что участники переписки уже несколько больше узнают друг друга и “развязывают галстуки”.
Вот как это бывает:
- Этап 1. Официально-деловой стиль;
- Этап 2. Обиходно-деловой стиль;
- Этап 3 Вкрапления элементов неформального общения;
- Этап 4. Неформальное общение «без галстуков».
Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по контент-плану?», то это не будет оценено должным образом.
Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция.
Чтобы понять отличия между обычным официальным стилем и обиходно-деловым текстом, я подготовил пару примеров:
Первый пример письма в официально-деловом стиле:
Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Наши затраты слишком велики, закупка щебня не вписывается в рамки бюджета. Если мы решим вновь закупать у Вас щебень, то уведомим об этом заранее.
Пример делового письма в обиходно-деловом стиле:
Здравствуйте, Иван!
К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании попросту не осталось средств.
Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства.
Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет и хочет как-то выразить свои эмоции. Два письма делового стиля, на одну тему, но они все же очень разные.
Обиходно-деловой стиль позволяет вкладывать личные послания и эмоции даже в рамки достаточно статичного бюрократического официоза. И в этом его главная ценность.
Вот и все друзья, основные правила написания текстов в официально-деловом стиле я дал. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверен, это пойдет только на пользу материалу.
Добра вам!
Руководитель проекта “Панда-копирайтинг” и Университета копирайтинга. Создатель убедительно-позитивного стиля. Автор нескольких книг о копирайтинге
С этой статьей часто читают:
Добрый день! А допускается ли в текстах официально делового стиля всевозможные изображения? По поводу, например, деловой информации – отчетов, и тд, это понятно, но для того, чтобы разнообразить общение? Иногда просто получается “сухо” сидеть и перечитывать только текст, без всяких изображений. Глазам это надоедает и интерес к таким текстам моментально падает.
Да, разумеется, изображения допускаются. Естественно, это должны быть какие-то либо нейтральные графические элементы, либо же дополняющая текст графика. Иначе говоря, просто поставить фото котиков для “живости” – не лучшая идея:)
А как вы относитесь к использованию делового стиля на официальных площадках? Когда солидные фирмы пытаются вести блог и делают это именно в сухом формальном тоне. Правильно ли тут “держать репутацию” или можно быть более неформальными, ближе к читателю?
Я бы сказал, что есть ниши, вроде банковского сектора или юридических услуг, например, где такое оправдано отчасти. В большинстве же ниш такое очень плохо работает.
Написание текста в официально-деловом стиле для партнера подразумевает лаконичное обращение в начале письма. Нужно ли добавлять какое-то обращение в начале текста, если он предназначен для исполнительного органа – например, для налоговой инспекции или других инстанций государственных органов? И какими словами можно начинать текст? Часто используется “Добрый день!”
Здравствуйте!
Спасибо за полезную статью и заранее спасибо за ответ.
Я знаю, что тексты официально-делового стиля обычно используются всякими “Поддержками” на разных сайтах. Уместно ли там с обычного шаблонного текста со временем переходить на стиль “переписки” с пользователем? Некоторым клиентам это может показаться невежливым, но ведь излишняя деловитость тоже не выход. Как здесь найти золотую середину?
Ирина, со временем переписка вполне может и должна даже перетечь в более неформальное русло из официального делового стиля. Это только вопрос времени и формата складывающихся отношений. Здесь нет какой-то универсальной рекомендации по “отлавливанию такого момента”. Все это достаточно индивидуально и отслеживается само. По ощущениям. По качеству переписки. По реакции собеседника.
С автором согласна, добавлю только, что сейчас, по моим наблюдениям, с официально-деловым стилем и перепиской у многих людей (не только копирайтеров) просто беда. Ладно уж, не все приемы и правила человек может знать, но как же элементарные слова “здравствуйте”, “до свидания”, “спасибо”, “пожалуйста”? Слышала в одном фильме фразу, что “вежливость-это клей, на котором держится общество”. Так вот, в официально-деловой переписке вежливость-не просто клей, а цемент. Лично я не замечу, что структура присланного мне делового письма не соответствует общим правилам-но замечу, если со мной не поздороваются или будут писать мне грубо.