Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.
Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?
Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:
- Значительно повысить эффективность деловой переписки.
- Сократить время на изучение и понимание идеи послания.
- Закрепить за вами статус профессионала.
- Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки.
Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.
Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.
Виды деловых писем
К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:
Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.
Принципы разделения деловых писем на виды
Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.
Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:
- Гарантийные письма.
- Письма-инструкции.
- Информационная корреспонденция;
- Письма-напоминания.
- Письма-уведомления.
- Сопроводительные письма.
Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.
Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.
1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;
2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.
Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.
Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.
Поблочная структура делового письма
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата
Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.
Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.
Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.
Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.
Дата написания
Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.
Этап 2. Вступление в письме
Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.
Вступление состоит из нескольких элементов:
1.Заголовок
Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.
При написании заголовка необходимо:
- Выдержать деловой стиль;
- Сохранить заголовок кратким и понятным;
- Выделить основную тему;
- Показать адресату, что это важное для него письмо.
С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:
- Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
- Поздравляем со вступлением в новую должность!
- Претензия по качеству продукции от ООО “Эдельвейс”.
- Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании.
2.Обращение
Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.
Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.
Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.
Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:
- «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
- Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
- Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
- Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
- Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;
Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.
Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.
Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.
Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:
- Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
- Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
- Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
- Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
- Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.
Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.
- Точка не ставится вообще.
- После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
- После запятой можно продолжать писать со строчной.
3.Преамбула
Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:
- даты;
- факты;
- документы;
- договоренности;
- упоминания других лиц и прочее.
Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.
Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.
Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):
О поставке мобильных телефонов
Уважаемая госпожа Потапкина!
Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.
Этап 3. Основная часть письма
В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.
Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.
Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.
В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.
Заключение в деловом письме
Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.
Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.
Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».
Этап 4. Дополнительные элементы письма
Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.
Приложения к письму
Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.
Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.
Постскриптум
Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:
- сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
- дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.
Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.
Эпилог
Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:
- Сначала нужно поприветствовать получателя.
- Затем кратко ввести в суть дела.
- После чего донести суть послания.
- Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться.
Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.
Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.
Добра вам!
[wpViralQuiz id=34112]
О небанальном копирайтинге. TG-канал полевых практиков
Дело не только в структуре дело письма. Большое значение имеет способность кратко и ясно выражать свою мысль.
Трудно с этим не согласиться. Шаблон, это только канва, которая не позволяет слишком сильно “растекаться мыслью по древу”.
спасибо большое за статью! Она помогла расставить все точки над ” и ” при составлении писем. Как секретарь в своей компании часто сталкиваюсь с отправкой писем, содержащими в основном коммерческие предложения и ответы на интересующие вопросы потенциальных клиентов. Часто встречаюсь с негативными ответами ( в том числе с претензиями именно к содержимому/тексту). Теперь я знаю, как аккуратно и “по ГОСТу” составить важные документы, что бы они были именно рабочими. (за шаблон отдельное спасибо)
Очень помогла статья. В последнее время часто приходится сталкиваться с написанием деловых писем и всегда приходится думать, как бы написать красиво, четко, по делу и достаточно официально . А шаблон хорошо выручает. Но вот есть вопрос. Не стал ли такой шаблон уж слишком часто употребляемым и не будет ли письмо, написанное по нему выглядеть как-то не так?
Нет, деловые письма относятся к устоявшимся форматам , где новации только вредят. Такой шаблон будет как раз говорить о том, что вы знакомы с корпоративными стандартами и правилами ведения переписки. Вы же не любовное признание делаете, где нужна оригинальность:)
Хочется узнать у автора или разбирающихся людях. Бытует мнение, что собеседнику по письму может быть приятно, если послание не слишком “сухое”, даже будучи официальным. Когда в письме чувствуется человечность и некое подобие тёплой вежливости, информация может получиться более эффективной. И вопрос в том, где та граница “сухости” текста, а может так и должно быть, только “сухой” текст и никак иначе?
Спасибо за статью, было полезно, над некоторыми вещами даже не задумывалась раньше, а ведь не до всего можно дойти интуитивно.
Обратила внимание на фразу: “желательно не использовать в письме обращение на «ты»”. Мне кажется, или в последнее время действительно есть такая тенденция “тыкать”, особенно, в рекламных предложениях, в объявлениях о работе в качестве обращения к потенциальным работникам. Лично меня от этого коробит.