Как правильно расставлять приоритеты? Правила для жизни и работы

Уметь грамотно расставлять приоритеты крайне важно Часто люди не задумываются об этом. И очень-очень зря.

Сразу же рождается закономерный вопрос– а чьи приоритеты поставить на первое место? Здесь и начинаются первые трудности. Давайте разбираться. 

Приоритетность круга общения

Могу предположить, что часть читателей ответят: «конечно дети». Другая часть скажет: «любимый человек». Третьи уступят первенство родителям. Тем не менее, есть конкретная структура, состоящая из 6 кругов общения: 

• На первом месте – всегда Я
• На втором – партнер
• На третьем – дети
• На четвертом – родители
• На пятом – друзья
• На шестом – коллеги

Я

Я (то есть каждый из вас) – это тот, чьи приоритеты должны удовлетворяться в первую очередь. Единственный человек, который идет с нами весь путь на протяжении жизни – это мы сами.

Партнеры иногда уходят, дети вырастают. А мы неизменно с собой всегда. Еще одна причина ставить свои приоритеты на первый план – это накопление и сохранение ресурсов.

Только имея достаточное количество собственных ресурсов (деньги, здоровье, время) мы можем делиться ими с близкими. 

Партнер

Партнера ставим на второе место. Два взрослых человека в отношениях должны иметь определенную степень независимости друг от друга. Хотя бы потому, что каждый человек хочет видеть рядом с собой полноценную, психологически здоровую личность.

Основная ошибка – пытаться раствориться в партнере. Такой человек уже перестает ощущать собственную ценность, его переполняют негативные эмоции и неудовлетворенность жизнью. 

Мы не любим фанатов, мы любим кумиров. Позиция жертвы, о которой человека не просили, устраивает лишь абьюзеров. Но это же не ваш вариант, правда? 

Дети

Дети на третьем месте. Ребенок – это личность только формирующаяся. И очень важно давать ребенку свободу выбора и возможность проживать свой собственный опыт.

Частая ошибка родителей в том, что они живут ради детей и не дают им пройти сепарацию, а значит, не отпускают во взрослую самостоятельную жизнь. 

Кроме того, глядя на отношения внутри семьи, формируется стратегия дальнейшей жизни и у ребенка. И когда он видит, что вы жертвуете собой ради него, он так же будет копировать вашу стратегию поведения и приносить в жертву себя (партнеру, своим детям и т. п.)

Родители

Родители на четвертом месте. Когда вы посвящаете себя родителям и ставите их желания на первое место, вы начинаете нарушать родовую иерархию. Естественно, вы хотите помочь им из благих намерений, но, как правило, в проявлении своей заботы вы меняетесь с ними ролями. 

Вы должны оставаться детьми своих родителей. Оказывать помощь родителям нужно безусловно, но не из жертвенности, а из любви. А любовь можно проявлять, только первостепенно позаботившись о себе.

Друзья и коллеги

Друзья и коллеги – это наиболее дальние круги общения, поэтому по значимости в истеме приоритетов они стоят на 5 и 6 местах.

Зачем расставлять приоритеты

Расстановка приоритетов – это не только “почему”, но и “как”. Система РП позволяет создавать эффективные стратегии управления собственной жизнью: 

Каждый в этом мире хочет жить счастливо и для каждого счастье выражается по своему. Но большинство живет в режиме вечного цейтнота. Опрос ВЦИОМ показал, что 33% россиян признались в прокрастинации. По статистике, 95% россиян за 2022 год испытывали стресс

Ну а как не испытывать стресс, если ничего не успеваешь, времени не хватает даже на сон, домашние и рабочие дела завалили по горло. Эх, вот бы в сутках 48 часов… 

Значительно облегчить себе жизнь можно, владея хотя бы одним из инструментов тайм-менеджмента, то есть искусством расставлять приоритеты, благодаря чему вы получите:

Контроль над своей жизнью. Вы четко будете понимать, какая задача в данный момент времени работает именно на вас. Вы перестанете быть жертвой манипуляций других людей, поскольку сможете опираться на свои собственные внутренние ориентиры.

Это позволит вам добиваться больших результатов как в работе, так и в личной жизни.

Контроль над временем. Вы сможете управлять собственным временем, поскольку точно будете понимать, какие дела должны быть сделаны в первую очередь, а от каких можно и вовсе отказаться.

А значит, у вас начнет появляться больше свободного времени на отдых и восстановление ресурсов.

Стабильное психоэмоциональное состояние. Расставив приоритеты и распланировав день/неделю/месяц, вы избавитесь от хаоса в голове и стресса.

Когда у мозга имеется четко выстроенная последовательность действий, человек находится в спокойном состоянии и уверенно идет к цели.

Расстановка приоритетов в разных сферах жизни

Методов расстановки приоритетов достаточно много. Я же хочу в своей статье взять лишь те, которыми пользовались лучшие умы человечества. Эти методы точно приведут вас к цели.

Метод  расстановки ABCD Брайана Трейси

Слышали ли вы про Брайана Трейси? Это человек, прошедший путь от мальчика из бедной многодетной семьи до лидера современности. Брайан Трейси является автором более 70 книг по личностному росту и саморазвитию, создателем более 800 обучающих программ для более чем 5 млн. учеников, а также действующим член советов Forbes. 

На данный момент функционирует клуб Брайана Трейси, открытый для всех желающих изменить свою жизнь к лучшему. Согласно открытым источникам, его состояние на сегодняшний день оценивается в 15 млн $.

В главе 5 своей книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» Брайан Трейси описывает метод ABCD. Кстати, книгу очень рекомендую, небольшая по объему и невероятно содержательная. 

Вот как описывает свой метод расстановки приоритетов сам автор (тезисно):

«Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.

После этого вы ставите букву А, Б, C, D перед каждым пунктом вашего перечня.

1. Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями.

Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д.

2. Задача типа «B» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее, последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими.  

3. Задача типа «C» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделайте вы это или нет. Подобного рода «мероприятия» не оказывают никакого влияния на вашу работу.

4. Задача типа «D» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Она представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел.» 

 Пример метода ABCD:

 Матрица расстановки приоритетов Эйзенхауэра

Выходец из бедной семьи, военный офицер, главнокомандующий, 34-й президент США, создатель NASA, Дуайт Эйзенхауэр прошел путь через Вторую мировую войну к управлению страной.

Стоит ли говорить, что чтобы добиться таких высот, нужно иметь четкую стратегию управления временем.

Матрицу Эйзенхауэра, между прочим, иногда называют Матрицей Стивена Кови, так как именно он описал ее в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В своей книге Кови назвал ее Матрицей управления временем.

Благодаря своей простоте и эффективности, матрица помогает быстро отделить важные дела от неважных, грамотно расставив приоритеты.Стивен Кови писал относительно матрицы следующим образом:

Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

Эйзенхауэру относят следующую фразу:

У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Матрица состоит из пересечения двух осей. Опираясь на книгу «7 навыков высокоэффективных людей», я указала степень значимости задач по убыванию:

1. Срочно и важно: критически важные задачи.
2. Важно, но не срочно: профилактические действия. Иногда еще в этот квадрант относят стратегические задачи.
3. Срочно, но не важно: различные рутинные дела. Считается, что по возможности именно их следует делегировать.
4. Не срочно, не важно: мелочи, отнимающие время.Самые легкие и приятные дела, приносящие нам удовольствие, так же попадают в этот квадрант.

Как пишет Кови:

Эффективные люди держатся подальше от Квадратов III и IV, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже и срочные, не являются важными

При всем при этом, тотальная ошибка, которую совершают многие, это начинать день именно с четвертого квадранта.

Вот как выглядит матрица на конкретном примере:

Метод приоритетности Айви Ли (метод Шваба)

Айви Ли – отец-основатель современных связей с общественностью, первый член Совета по международным отношениям в США.

Свой метод Айви Ли в 1918 году предложил богатейшему человеку США (на тот момент) Чарльзу Швабу по запросу о повышении эффективности команды. 

Метод расстановки приоритетов крайне прост, за что, собственно, и подвергается критике. Однако вместо того, чтобы слушать диванных критиков, я предлагаю вам провести эксперимент и получить свои результаты в виде повышения эффективности.

Между прочим, благодаря этому методу Айва Ли получил прибыль в размере $25 000. Итак, попробуйте месяц следовать нижеприведенному плану:

Шаг 1. С вечера составьте список дел на завтра заранее. Айви Ли предлагал брать шесть задач ежедневно.

Шаг 2. Пронумеруйте дела в порядке важности.

Шаг 3. Перепишите список задач в порядке убывания, где задача под номером 1 – самая важная. 

Шаг 4. Начинайте выполнять составленный список с первой задачи. Только полностью разобравшись с текущей задачей, переходите к следующей, не оставляйте за ней невыполненных хвостов.

А еще я как-то встречала очень интересную адаптацию данного метода, которая, на мой взгляд, значительно увеличивает ее эффективность. 

В усовершенствованном варианте предлагается разбить свою жизнь на 6 сфер (спорт, деньги, здоровье, любовь и т.д.), у каждого эти сферы свои.Далее предлагается прописать цели для каждой сферы в соответствии со своими жизненными ценностями.

И ежедневно брать по одной задаче из каждой сферы. 

В чем плюс такой оптимизации метода: легко и без напряжения можно прокачать одновременно 6 сфер жизни

Стратегия Уоррена Баффета – правило 5/25

Уоррен Эдвард Баффет – Скрудж Макдак современности, на сегодняшний день его капитал оценивается в $108 млн., шестое место в Forbes среди самых богатых людей мира, гений инвестиций и при этом филантроп.

У Уоррена Баффета есть стратегия формирования приоритетов и принятия решений. Знаете про принцип Парето? Это когда 20% усилий приносят 80% результата. Именно этот принцип и лежит в Стратегии Баффета. 

Многие цели кажутся нам похожими и близкими по важности, однако, по версии Баффета, есть только 5 дел, которые действительно имеют ценность. Остальные же только крадут наше время и мы просто распыляем на них фокус своего внимания.

Таким образом, стратегия позволяет отделить важные дела от второстепенных. Стратегия состоит из 3х шагов, которые приведены ниже:

Шаг 1. Изначально нужно определить 25 своих наиболее важных целей. 

Шаг 2. Среди этих целей обведите только 5, которые кажутся вам наиболее значимыми. В итоге у вас должно получиться 2 списка. Один с пятью основными целями, другой с двадцатью второстепенными.

Шаг 3. Сосредоточьтесь на своих пяти главных целях. Про остальные 20 можете смело забыть. Не приступайте к ним ни при каких обстоятельствах, пока полностью не завершите предыдущие 5.

Метод расстановки приоритетов 1-3-5

Авторы метода — Кэтрин Миншью и Александра Кавулакос, генеральные и исполнительные директора популярного онлайн-сервиса о работе Muse.

Свой метод они описали в книге «Новые правила работы: современное руководство для управления вашей карьерой».

Суть его состоит в том, что на день вы планируете всего 9 дел:

1. Делаем одну важную задачу. Эта задача может быть самой объемной, самой неприятной и самой значимой. Поэтому на нее тратим максимальное количество ресурсов.
2. После выполнения первой задачи делаем 3 задачи средней важности. Они могут как зависеть, так и не зависеть от первой.
3. В последнюю очередь планируем 5 мелких задач. Это могут быть обычные рутинные дела.

Ниже приведен пример расстановки приоритетов по методу 1-3-5: 

Матрица расстановки приоритетов

Рабочие задачи формируются достаточно четко и конкретно, именно поэтому, с желанием или без, они все же выполняются. Цели личностного характера зачастую размыты, расплывчаты и хаотичны. 

Чтобы выставить личные цели на главную витрину желаний, предлагаю вам воспользоваться Матрицей целей и ценностей:

Шаг 1. Выписываем все свои цели и ценности.

Шаг 2. Составляем из них таблицу, лучше Excel. Сверху в строчку пишем ценности, а в столбик пишем цели.

Из ценностей можно взять абсолютно любые, которые считаете нужными. Я же возьму базовые, в соответствии со звездой благополучия: любовь/семья, деньги, работа, здоровье.

Шаг 3. Для каждой ценности условно определяем вес (в соответствии со значимостью в вашей жизни). Я возьму за основу единицу как целостную величину.

Предположим, что эта единица по значимости делится следующим образом между моими ценностями: любовь/семья – 0,2; деньги – 0,3; работа – 0,2; здоровье – 0,3.

Шаг 4. Каждую цель оцениваем в соответствии с той или иной ценностью. Можно использовать следующую шкалу: 0 – не влияет; 1 – слабо влияет; 2 – сильно влияет.

Шаг 5. Умножаем оценку на вес.

Шаг 6. Цели с наибольшими баллами будут являться самыми приоритетными. Кроме того, в это матрице вы увидите, что для вас на самом деле важно, и что точно нужно поставить на первый план. Возможно, что цели в матрице будут отличаться от вашего привычного списка задач.

В таблице видно, что некоторые пункты набрали равное значение. Так бывает, это нормально. Иногда одна задача зависит от другой, именно поэтому они имеют равную степень важности.

Например, часто невозможно переехать к морю без смены работы. Таким образом, видя важность данных целей, можно понять, что точно стоит приступать к их реализации.

Колесо баланса для РП

А вообще, первое правило расстановки приоритетов в жизни – реальная оценка вашей текущей ситуации. Идеальный инструмент для этого – колесо баланса. Техника заезженная, но максимально эффективная.

Я рекомендую строить колесо баланса с экспертом. Потому как оно превращается в не банальное и глубинное. Я при работе с колесом использую дополнительно МАК-карты, а это позволяет уловить те аспекты, которые бессознательное намеренно скрывает от вашего взгляда. 

При этом, даже если вы будете работать самостоятельно, вы получите хорошие результаты.

Как раз вы получите четкое понимание, что ставить в приоритет: 

Шаг 1. Рисуем круг, делим на 8 сегментов (сфер жизни) и каждый сегмент шкалируем от 1 до 10, как показанной рисунке. Количество сегментов может быть любое, ориентируйтесь на ваши внутренние ценности.

Я беру следующие сферы:

• Семья и дом
• Финансы (деньги)
• Карьера (бизнес)
• Саморазвитие и образование
• Тело и здоровье
• Отношения с окружающими
• Отдых
• Духовное развитие и этика

Шаг 2. Подумайте и представьте, а лучше опишите, как для вас эта сфера выглядит в своем идеальном варианте?

Шаг 3. Определите, на каком уровне можно оценить эту сферу сейчас по шкале от 1 до 10.

Таким образом проработайте каждую сферу и соедините получившиеся точки между собой.

Посмотрите на свое колесо. Каким оно получилось? Определите, где есть перекосы.

Зачастую какие-то сектора будут прокачаны сильнее всего, а какие-то гораздо слабее. Сильнее прокачаны как правило те, на которые вы тратите больше времени, а слабее те, на которые времени не остается.

Соответственно, провальные сферы нужно подтянуть, то есть привести наше колесо к балансу. Как показывает практика, когда человек начинает выравнивать хотя бы одну сферу, остальные подтягиваются автоматически и в жизни наступают весомые улучшения.

Иногда бывает так, что колесо ровное. Но радоваться пока еще рано. Посмотрите, каким отметкам соответствует ваше колесо?

Если все сферы на уровне 3-4, это значит, что все одинаково плохо и подтягивать нужно все сферы в принципе. Еще такой расклад возможен, когда человек только вначале пути и только начинает работать над своей жизнью.

Если все отметки на уровне 8-9, значит, у человека все хорошо в жизни, он умеет грамотно отделять важное от неважного, хорошо планирует свою жизнь и уверенно идет к своим целям. Либо же у человека на данный момент идет период стагнации и застоя.

Как вариант, в этом случае человеку пора масштабироваться и замахнуться на цели повыше и амбициознее. 

После того, как вы провели анализ сфер своей жизни, важно расставить приоритеты, выделить сферы, которые требуют внимания в первую очередь, поставить цели по этим сферам, и встроить эти цели в свою жизнь. Здесь вам поможет грамотное целеполагание и планирование

К примеру, на моем колесе четко видно, что сильно проседает 7 сектор, а именно – отдых. Это значит, что нужно расставить приоритеты и распланировать жизнь таким образом, чтобы уделять на отдых больше времени и сбалансировать мое колесо.

Сектора 1, 2 и 3 тоже можно подтянуть, еще есть к чему стремиться.

Чтобы составить колесо, можно использовать различные онлайн-сервисы, их достаточно много.

Правила расстановки приоритетов в работе

С личной жизнью все понятно. А что делать с расстановкой приоритетов в работе, когда все важно и все нужно было сделать «вчера»?Все очень просто: 

Проработав достаточное количество времени в крупных и международных и федеральных компаниях, с уверенностью говорю вам – самая приоритетная задача в работе, та, которая принесет деньги уже сейчас. Это главное правило.

Далее можете выбирать любую из вышеприведенных техник, их там достаточно. Но задача, которая приносит прибыль, должна иметь приоритет над всем остальным.

Приоритетность, не касающаяся дохода

Если в работе задачи не финансовые, стоит опираться на следующие критерии приоритетности:

Важность 

Задачи, которые в максимально короткие сроки приведут вас к главной цели. Самые важные задачи всегда имеют прямое отношение к основной цели.

Если человек хочет работать удаленно, то вложиться стоит в рекламу для привлечения клиентов, а не в новые туфли.

Срочность 

Задачи, у которых есть срок. Как правило, самые срочные задачи – это те, по которым был установлен дедлайн. И чем ближе к дедлайну, тем срочнее становится задача.

Если презентацию нужно подготовить к завтрашнему выступлению, скорее всего, в приоритет нужно поставить именно эту задачу.

Затраты 

Задачи, которые принесут максимум пользы при минимуме вложений. Под вложениями мы понимает абсолютно все ресурсы человека: деньги, силы, время и т. д. 

Что приоритетнее: пойти в магазин, потратить 1 500₽, потратить 2-3 часа времени, или заказать онлайн с бесплатной доставкой от 1 500₽ и потратить на это 15 минут времени? Я думаю, выбор очевиден

Эффективность 

Это снова отсылка к принципу Парето, когда минимум затрат приносят максимум результата.

«Приятно/не приятно» 

Ориентируясь на этот критерий, начинайте с неприятных задач, потому как именно они откладываются в долгий ящик и образуют завал, когда накапливаются.

Экологичность 

Достаточно широко распространённое в современном мире понятие. Ваши задачи должны находиться в гармонии как с вашим внутренним миром, так и со внешним миром окружающего общества. 

К примеру, человек решил заняться изготовлением домашних тортиков, и ему предложили использовать вредные Е-добавки, чтобы минимизировать затраты.

 

При этом человек категорический противник всего вредного. Как он будет себя чувствовать, постоянно думая, что травит людей? Получит ли он удовлетворение от своей деятельности?

 Расстановка приоритетов в проекте

Не менее важно грамотно определять приоритеты и при ведении проектов. Как минимум от этого зависит успех вашего проекта. Но расстановка приоритетов здесь будет отличаться. Важно помнить, что невозможно реализовать все проекты сразу.

Для начала стоит разделить все проекты на 4 категории:

1. Минимальные усилия, максимальный результат
2. Минимальные усилия, средний результат
3. Максимальные усилия, максимальный результат 
4. Максимальные усилия, средний результат

Чтобы было удобнее, можно просто распределить категории на 4 квадранта.

В этом случае мы опираемся на затраты ресурсов: сил, времени, денег (усилий) и на конечный результат. Подход дает понимание, куда в первую очередь инвестировать эти самые ресурсы.

Внутри каждого проекта тоже понадобится приоритизация. 

Для проекта хорошо подойдет метод MosCow (must, should, could, would), который делит наши задачи на 4 категории:

1. Должен (обязан, необходимо) – те задачи, без которых проект не состоится по определению. Это фундамент, это костяк проекта. Игнорировать эти задачи нельзя, это задачи первой степени важности.
2. Должен (следует) – чуть менее важные задачи. Их тоже важно выполнить, при этом они могут быть, например, отсрочены во времени.
3. Можно (но не обязательно) – эти задачи улучшат проект, но и без них проект будет весьма успешно функционировать. Их можно отложить на потом.
4. Было бы – это задачи, которые можно отложить напоследок, или не выполнять вообще. Это так называемые последние штрихи.

Эпилог

Напоследок хочу дать несколько рекомендаций, применяя которые, вы значительно упростите себе работу и сэкономите годы жизни.

1. Не стремитесь выполнить все важные дела разом. Это приведет к выгоранию и ощущению, что вы ничего не сделали. Лучше запланировать 1-3 важных дела на день, но проработать их с максимальной отдачей. Вы точно будете довольны результатом.
2. Не откладывайте сложные и трудоемкие дела «на потом». «Потом» не наступит никогда. Экспериментально доказано, что наш мозг всегда стремится сначала сделать простую и неважную работу. 
3. Не полагайтесь на интуицию в вопросе расстановки приоритетов. Заранее составляйте план и действуйте в строгом соответствии с планом. Дисциплина играет огромную роль в предстоящем успехе. Хорошую помощь вам окажут планеры, доски и майнд-карты. Мои фавориты – это Trello, manprogress.com и SimplrMind.
4. Не забывайте о перерывах. Чередуйте работу и отдых, чтобы пропорционально распределить вашу продуктивность в течение всего дня.
5. Помните, что слона едят по частям. Если приоритетная задача является крупной, разделите ее на более мелкие и выполняйте без спешки, шаг за шагом приближаясь к цели.

Расставляйте приоритеты с умом!

Юлия Сизова

Дипломированый психолог (МГУ), гипнолог, бизнес-тренер. Работаю в техниках когнитивной-поведенческой терапии, гипноза, метафорических ассоциативных карт. Специализация: блоки и ограничения, прокачка самооценки и финансового мышления,  коммуникации и личные границы

Профиль автора