Организация рабочего пространства дома и в офисе по системе 5С

Зачастую причины медленной работы кроются не в сложности задачи или квалификации исполнителя, а в плохой организации рабочего пространства.

Затрачивая слишком много сил и времени, чтобы найти нужную информацию, предмет или документ, снижается продуктивность как одного человека, так и всего коллектива.

Чтобы оптимизировать рабочую среду в офисе и дома, предлагаем вам внедрить систему организации 5С. 

Что такое 5С?

Система 5С – это процесс эффективной организации рабочего пространства при помощи последовательного соблюдения 5 шагов: 

• Сортировки.
• Систематизации.
• Соблюдения чистоты.
• Стерильности (Стандартизации).
• Самодисциплины.

5С является одним из ключевых элементов Производственной системы Тойоты (TPS), более известной как «Бережливое Производство» или Lean Production.

Система 5С зародилась в компании Тойота Мотор. В середине 20-го века, когда Тойота пыталась нарастить выпуск продукции, она столкнулась с проблемой большого количества запасов на рабочих местах. При доставке новых деталей в цех водители не понимали, куда их нужно поставить, и размещали их как попало. 

В свою очередь, рабочие цеха не знали, где находятся привезенные детали, и не могли ими воспользоваться. Из-за этого даже возникло такое понятие как «дефицит деталей при их фактическом наличии».

Изначально сотрудники Тойоты начали пользоваться 5С для упрощения нахождения нужных материалов и инструментов, и, соответственно, для повышения скорости работы. Но эта система вдруг оказалась применима к любой сфере.

Что не является 5С?

Я встречал много людей, которые не полностью понимали, что 5С – это именно процесс, направленный на повышение эффективности работы. Очень часто такие люди видели рабочие места, где сотрудники выполняют 5С, только со стороны, поэтому они воспринимают эту деятельность в основном как уборку и наведение порядка. 

Цели могут быть разные – безопасность сотрудников, сокращение ошибок, формирование образа компании.

Пошаговая организация пространства по 5С

Внедрение 5С начинается с самого важного шага – постановки цели. Поставленная цель определяет дальнейший ход действий (надо ли освободить место для использования его в других целях, сократить расход материалов, упростить выполнение работы и т. д.).

Затем необходимо по очереди выполнить каждый из пяти шагов организации пространства 5С:

1. Сортировка (сэйри)

Датский исследователь Норретрандерс Тор в своей книге «Иллюзия пользователя» описывает статьи американских учёных, которые обобщили результаты большого количества экспериментов по изучению пределов обработки информации. 

Они установили, что люди могут держать в уме одновременно от 5 до 9 различных слов, чисел, предметов или мыслей.

На шаге сортировки мы расхламляем рабочее место и убираем все, что мы не используем в рабочем процессе. Всё, что нужно на постоянной основе, мы оставляем под рукой, а то, что требуется лишь периодически (ориентировочно раз в неделю или реже), убираем в шкаф или подобное место хранения.

Каждый шаг 5С ориентирован непосредственно на работника, поэтому на конкретном рабочем месте должно остаться только то, что требуется человеку, который работает именно на нём

Всё, что находится на рабочем месте, должно быть нужно «сейчас». Если неизвестно, пригодится ли в дальнейшем какой-то предмет или документ, не нужно полагаться на допущение, что «возможно, когда-нибудь это понадобится».

Пример рабочего пространства, куда не ступала нога 5С:

Если у вас есть много предметов, нужность которых под вопросом, вы можете создать «зону карантина». 

К каждому предмету в этой зоне крепится бирка, на которой мы указываем дату, когда этот предмет использовался. После окончания сортировки смотрим статистику по частоте использования предметов в карантине и решаем, что можно выбросить.

Сотрудникам, которые говорят, что знают, что и где у них лежит, можно устроить эксперимент, в рамках которого они должны за 15 секунд найти любой файл на ПК.

Если рабочий стол захламлен, на нем есть файлы типа «MSWord 1», «Разобрать», и т. д.,  скорее всего, эксперимент они провалят.

И на этот рабочий стол тоже 5С не заходила: 

Такие сотрудники клятвенно заявляют, что им некогда, но сколько они впоследствии потратят времени на поиск этого необходимого файла, к сожалению, никто не учитывает.

2. Соблюдение порядка (сэйтон)

Вы провели сортировку, и теперь все оставшиеся предметы гарантированно являются нужными. Но как это поможет в дальнейшей работе?

Наведение и соблюдение порядка (систематизация) – это шаг, на котором мы организуем пространство таким образом, чтобы предметы было легко найти, использовать и поставить на место после использования. 

Конечная цель данного шага – минимизировать потери и максимизировать производительность за счет того, что все лежит на своих местах.

Примеры правильного размещения папок на своих местах по методу 5С:

Мы выполняем этот шаг после сортировки, чтобы быть твёрдо уверенными в том, что нам доступен максимум свободного места, и не придётся тратить место и продумывать как разместить ненужные предметы.

В офисной обстановке организация рабочего пространства по 5С может включать в себя определение и группировку предметов по функциям и назначению. Например, все канцелярские принадлежности можно сгруппировать в одном месте. 

Это не только облегчит поиск в случае необходимости, но и позволит поддерживать постоянный запас.

Предметы должны быть не только расставлены как нужно, но ещё и подписаны (только если внешний вид предмета не позволяет его однозначно идентифицировать). Также нужно позаботиться, чтобы их легко можно было поставить на место после использования.

Подписываем и сортируем предметы, это очень организовывает: 

Не путайте наведение порядка с уборкой и переставлением предметов! Если просто разложить всё по полочкам, то вы и сами через некоторое время забудете, что где лежит. К тому же не факт, что этим будет удобно пользоваться другим.

Аналогичным образом, важные документы, такие как отчеты и счет-фактуры, могут быть организованы по категориям, клиентам или датам, что помогает оптимизировать рабочие процессы и облегчить введение в должность новых сотрудников.

Соблюдение порядка и организацию пространства можно применить и дома, например, на кухне, в гостиной и ванной комнате. 

Кухонная утварь и кухонные инструменты могут быть организованы по типу, а часто используемые предметы размещены в пределах легкой досягаемости.

В ванной комнате туалетные принадлежности, такие как зубная паста, шампунь и мыло, можно сгруппировать в одном месте. Это сокращает время и усилия, необходимые для их поиска, и гарантирует, что любому члену семьи будет легко их найти. 

Так может выглядеть организация пространства по 5С в шкафу:

3. Соблюдение чистоты (сэйсо)

Наведение и соблюдение чистоты – следующий шаг системы 5С, который подразумевает регулярную уборку и обслуживание рабочего места. 

Я имею в виду создание регулярного графика уборки и обслуживания всего оборудования и инструментов, а также донесение до сотрудников важности чистоты.

Изначально очистка была нужна для того, чтобы сразу можно было обнаружить неполадки и неисправности, которые сложно найти, если оборудование загрязнено

Сейчас это стало важным элементом культуры, своеобразной карточкой системы 5С. Мнение клиентов и сотрудников о компании в первую очередь зависит от того, что они увидят на рабочих местах.

Ссоблюдение чистоты стало одной из ключевых ценностей в Тойоте и других компаниях, выстраивающих свою производственную систему.

Именно по этой причине мы выполняем уборку после систематизации, ведь невозможно прибраться там, где ещё нет порядка и остаётся много ненужного. 

В офисной среде этот шаг включает в себя обеспечение чистоты, организованности и отсутствия беспорядка на рабочих местах, то есть регулярную уборку столов, шкафов и другого офисного оборудования, а также мытье полов, стен и других поверхностей для поддержания гигиеничной и приятной рабочей среды. 

Чистое и организованное рабочее пространство помогает снизить стресс, повысить производительность и общую удовлетворенность работой.

Для того, чтобы делать уборку эффективно, нужен ответственный. Как правило, им становится человек, работающий на данном месте либо дежурный по очереди.

В быту, как известно, тоже необходим активный подход к чистоте и организации жилой среды. Он включает в себя регулярную уборку и уход за всеми помещениями дома, такими как ванные комнаты, кухни, спальни и гостиные. Уборка должна войти в привычку.

Создавая и поддерживая чистое и организованное жизненное пространство, люди могут ощутить множество преимуществ, включая улучшение физического и психического здоровья, повышение производительности и ощущение благополучия.

4.Стерильность (сэйкэцу)

Стерильность (также в литературе вы можете встретить название стандартизация) – это четвертый шаг в методологии 5С, направленный на закрепление и поддержание улучшений, достигнутых на этапе наведения чистоты.

Стерильность включает в себя создание набора стандартных операционных процедур, подробно описывающих задачи по уборке и обслуживанию, которые должны выполняться на регулярной основе, а также распределение ответственности за эти задачи между конкретными людьми или командами. 

Сейсо также предполагает создание наглядных пособий и контрольных списков для обеспечения последовательного выполнения процедур и поддержания порядка и чистоты на рабочем месте.

Пример схемы по уборке рабочей зоны: 

Предприятия, внедряющие систему 5С, разрабатывают стандарты и критерии оценки уровня 5С на рабочих местах, а также систему многоступенчатых аудитов, чтобы давать сотрудникам адекватную оценку их усилий по наведению порядка.

Это организационный этап, который помогает вам создать в компании самоподдерживающуюся структуру по выполнению предыдущих 3-х шагов.

5. Самодисциплина (сицукэ)

Самодисциплина – пятый и последний шаг в этом методе организации пространства. Он направлен на поддержание достижений, достигнутых на предыдущих этапах, не за счёт формальных правил, а путём вхождения практик 5С в привычку.

Без привычки у вас не получится пользоваться 5С на длинном отрезке времени.

В офисной среде самодисциплина означает, что каждый сотрудник должен быть обучен принципам 5S и понимать важность поддержания чистоты на рабочем месте.

Этого можно достичь с помощью регулярных встреч, тренингов и визуальных напоминаний, таких как плакаты и памятки. 

Также важно создать культуру ответственности, когда каждый сотрудник берет на себя личную ответственность за свою рабочую зону и отчитывается перед собой и своими коллегами за поддержание стандартов системы 5С.

В домашних условиях самодисциплина – это воспитание по привитию хороших привычек для поддержания чистоты и организованности жилого пространства.

К примеру, обучение членов семьи привычке возвращать вещи на место, убирать за собой, мыть посуду после еды, выработка графика уборки, составление списков покупок.

Как в офисе, так и дома, самодисциплина – это создание культуры постоянного совершенствования. Она включает в себя поощрение обратной связи, внесение корректировок при необходимости и постоянное укрепление принципов 5S.

Таким образом, это становится образом жизни, что приводит к повышению производительности, эффективности и качества жизни.

Самое важное в организации пространства

Разработчики этой системы недаром часто называют её 2С. С точки зрения японцев из Тойоты, сортировка и соблюдение порядка – это самые трудные, а значит, и самые важные этапы всего подхода.

Человеку свойственно психологически привязываться к вещам, к тому же, никто не любит вмешательство в свой рабочий процесс извне. Поэтому необходимо делать так, чтобы каждый сотрудник самостоятельно «доходил» до необходимости следовать алгоритму 5С.

Более того, определённые работы, выполняемые сотрудником, могут быть незаметны для взгляда, являясь при этом важной частью процесса.

Предметы для редких и важных работ тоже могут остаться на рабочем месте, главное, чтобы они были соответствующим образом помечены и не перемешивались с обычным инвентарём.

Как внедрить 5С дома и на работе?

Всё описанное кажется рациональным, но есть много возражений и вопросов, а иногда и просто абсолютно непонятно, с чего начать внедрять систему. Как раз для таких случаев существует отличное упражнение, которое позволяет примерить правила организации 5С на себя.

Уборка за 3 минуты

Возьмите себе 3 минуты на то, чтобы убрать с вашего места всё ненужное и расставить предметы так, как вам удобно. Поработайте так с полчаса. Изменилось ли что-то в вашей работе?

Чистый лист

Если предыдущее упражнение не помогло, попробуйте другой подход. Начните делать что-либо на новом месте и берите только то, что вам необходимо. Через какое-то время зафиксируйте результат и стандартизируйте процесс.

Книги про 5С

«Всеобщая производственная система Тойоты. Уровень 4», А. Г. Суханов

Пособие для начинающих изучать методику 5С, где кратко и понятно объясняются принципы, практику и инструменты производственной системы Тойоты (TPS), одним из элементов которой является система организации 5С. 

TPS – это всемирно известная производственная система, разработанная компанией Тойота, в которой особое внимание уделяется постоянному совершенствованию, сокращению потерь и оптимизации процессов.

В пособии чётко и лаконично объясняются ключевые концепции и инструменты TPS, а также приводятся практические примеры, иллюстрирующие их применение в реальных условиях.

В учебнике рассматриваются основы TPS, такие как производство точно в срок, автономизация и кайдзен.

Авторы дают историческую справку о TPS и объясняют, как TPS развивалась с течением времени, чтобы быть пригодной для применения не только на производстве, но и в других отраслях.

Простота изложения достигается путём приведения большого количества практических примеров и фотографий, а также образцов рабочей документации компании Тойота.

«5S для офиса», Д. Тэппинг, Т. Фабрицио

Как следует из названия, цель данной классической книги – помочь организациям внедрить систему 5С у себя на рабочих местах. Книга содержит подробные инструкции и реальные примеры по каждому этапу, а также советы по преодолению распространенных препятствий и оценке успеха. 

Авторы утверждают, что внедрение метода организации пространства 5С приводит к повышению эффективности труда, улучшению безопасности и созданию более приятной рабочей среды

Помимо инструкций по внедрению, книга также содержит исследования и примеры того, как другие компании успешно применяли методологию 5С в своих офисах. Авторы дают лучшие практики для преодоления часто встречающихся проблем и достижения успеха.

Серия «Магическая уборка», М. Кондо

Кондо Мари – обычная 30-летняя японская домохозяйка, которая предложила свою эффективную технологию наведения порядка в доме.

Методика Кондо стала настолько популярной, что она выпустила ещё 4 книги и в 2015 году вошла в ТОП-100 самых влиятельных людей в мире по версии TIME

В своей книге она уделяет очень большое внимание этапам организации пространства дома и в офисе, а также соблюдения порядка, то есть самым сложным шагам в 5С.

Так, она предлагает убирать дом не по комнатам, а по категориям предметов, чтобы избежать простого перемещения ненужных предметов на свободное место.

Также Мари Кондо концентрируется на эмоциональном факторе уборке, в частности, предлагает смотреть на предметы не по их утилитарным, ценовым и прочим вещественным качествам, а оценивать их с точки зрения эмоций, которое они приносят.

Владимир Акопян, эксперт Центра «Кайдзэн»

13 лет команда Центра «Кайдзэн» занимается внедрением современных технологий бережливого производства и управления. Официальные представители  «Toyota Engineering Corporation» (Япония) и «Quality Management and Engineering» (Южная Корея) на территории России

Сайт «Кайдзэн»