Как организовать рабочее пространство дома и в офисе? Советы от экспертов

Благодаря этой статье вы узнаете, как максимально эффективно организовать рабочее пространство дома и в офисе. А еще я поделюсь с вами универсальные методы, которые мы используем в организации пространства жилых помещений и малого бизнеса. 

Что такое организация рабочего пространства 

Организация рабочего пространства необходима для того, чтобы улучшить производительность и повысить концентрацию внимания. Ключевая задача состоит в создании системы организации для того, чтобы предотвратить появление беспорядка. 

Таким образом, вы будете ощущать себя готовым взяться за любой проект прямо сейчас!

Организация стола и пространства дома 

Наличие выделенной рабочей зоны дома поможет свести к минимуму отвлекающие факторы, а стильное оформление может вдохновить на творчество. Если у вас есть выделенная комната под кабинет, то могу за вас порадоваться!

Если отдельного помещения нет, то сначала можно организовать рабочую зону в месте, где есть стул, стол и часть стены.

Организация рабочего пространства в офисе 

В маленьком офисе может казаться невозможным создать организованное пространство, которое вместит все, что вам нужно. Ваш офис может быть захламлен, что в разы снизит вашу продуктивность. 

В контексте темы: организация по системе 5С

Минимизация завалов в офисном пространстве – один из важнейших этапов, который нельзя пропускать. Независимо от того, верите вы в энергетику пространства или нет, скорее всего вы почувствуете ее после расчистки завалов.

Когда рабочее пространство в порядке, меньше хочется прокрастинировать и отвлекаться.

9 ошибок при организации пространства

Откладывать принятие решения

Вы откладываете все на потом и не меняете рабочее пространство, даже если вам не нравится и неудобно.

Отсутствие понимания, как избавиться от беспорядка

Здорово было бы убрать эту стопку бумаг, но куда? Всегда можно найти место, если есть система. Бессистемное перекладывание вещей с места на место не приведет к желаемому результату.

Не выделять время на процесс организации пространства

Возможно, вы возразите:

 “И так времени не хватает на работу, а вы мне предлагаете отвлечься еще на раскладывание вещей туда-сюда”

 И вы будете правы. Да, создание системы организации пространства требует времени, но рассматривайте это вложение как инвестицию в свою эффективность!

Суммарно все время, которое вы потратили на поиск вещей в шкафах и на рабочем столе, намного меньше времени, которое вы затратите на создание системы. 

Помимо этого, в организованном пространстве вы снизите уровень стресса или сведете его к минимуму. Вспомните, какое состояние было в теле, когда не могли найти важный документ к дедлайну или ключи? 

Стресс негативно влияет на здоровье, а порядок привносит гармонию и умиротворение. Забудьте об этих неприятных ситуациях, единожды организовав свое пространство.

Помимо этого, вам не придется делать двойную работу, например, печатать дубликата утерянного документа или покупать расходные материалы, которые спрятались в недрах вашего офиса. 

Боязнь что-то менять

Многие хотят быть организованными, но не знают, как начать. Они просто отказываются начинать! 

Лао-цзы сказал: “Путешествие в тысячу миль начинается от первого шага”, а вы начните с разбора одного ящика.

Покупать ящики и разделители без четкого плана

Если вы решили сделать реорганизацию рабочего места, делайте это обдуманно. Сперва минимизируйте количество вещей, измерьте место, и только потом покупайте новые вещи. 

Читать одновременно нескольких книг об организации пространства

У каждого организатора своя методика и свой подход, чтение нескольких книг привлечет путаницу в действиях.

Просить о помощи не того человека

Организация может идти быстрее и доставит больше удовольствия, если вам есть к кому обратиться за помощью.

Обратиться к друзьям и членам семьи — хорошая идея, но им могут быть не слишком интересны такие темы. А в некоторых случаях есть риск напороться на фразы вроде “Ну и бардак же у тебя”, “Ну ты вылитый отец: он тоже никогда ничего не мог выбросить!”. И все в таком духе. 

Если вам действительно нужна квалифицированная помощь в организации пространства, лучше обратиться к специалисту.

Оставлять вещи “на всякий случай” 

Нам знакомо разочарование, когда что-то выбрасываешь или потом жалеешь об этом потому, что нашлось для этого идеальное применение. Чтобы компенсировать это разочарование, мы храним слишком много предметов “на всякий случай”, которые в будущем скорее всего так не произойдет. 

Не учитывать привычки тех, кто пользуется пространством помимо вас

Предметы общего пользования должны быть организованы таким образом, чтобы каждый мог их найти без уточняющих вопросов. 

Советы профессионального организатора пространства

Для этого сначала определяем цель – для чего мы будем производить организацию рабочего места. Чтобы что случилось в результате?

Для создания системы организации пространства мы рекомендуем использовать метод реорганизации, состоящий из 4 этапов. Благодаря ему вы сможете организовать хранения и избавиться от беспорядка в любом пространстве.

И отсюда уже в заданных условиях, используя имеющиеся возможности, генерировать идеи для реализации.

Методы реорганизации пространства 

1. Минимизация. Минимизация – это поиск баланса в количестве вещей, нужных для жизни. Это время для удаления лишних и неактуальных вещей. Этот этап невозможно пропустить. 

2. Классификация по категориям. Для офиса можно выделить, например, категории канцелярских принадлежностей, документов или маленьких предметов (вы можете удивиться тому, сколько мелочевки лежит в недрах ящика письменного от стола).

Иногда после этого этапа можно вернуться к шагу 1 и повторить его, подвергнув оставшиеся вещи проверке на актуальность.

3. Систематизация. На этом этапе профессиональные организаторы пространства подбирают организационные решения на основе жизненных сценариев в помещении.

Такими решениями могут служить крючки, корзины, папки, лотки из разных материалов, папки, так и настенные системы хранения, включая подбор новой мебели.

4. Оптимизация. Самый сложный заключительный этап организации пространства на рабочем столе дома и в офисе. Если его не соблюдать, то беспорядок будет возвращаться. 

Одной из частых рекомендаций является маркировка:

- для офисов чаще используется цветовое кодирование с помощью разноцветных стикеров, дающих отсылку к нужной категории, чтобы на автомате находить нужное. 

- для вертикального хранения папок можно добавить широкий цветной скотч на корешки папок по диагонали так, чтобы все папки в ряд образовывали одну линию. 

-часто используется маркировка текста, ее можно сделать ленточным принтером (доступны ленты разных цветов, можно выбрать на свой вкус). 

-в крупных офисах часто размещают разметку линиями везде – на полках, столах, стенах, на полу. Линии указывают на категории предметов или обозначают направление движения.

Примеры решений для реорганизации

Несколько рабочих идей для организации пространства дома и в офисе:

Используйте тележку. Переместите все свои принадлежности для рабочего стола на мобильную тележку, которую вы можете передвигать в течение дня.

Разместите на стене мобильные полки. Прикрепите столешницу к стене и установите реечную систему типа larvij или aristo с полками выше уровня головы. 

Установите металлический рейлинг к стене и повесьте на нее S-образные крючки для того, чтобы быстро доставать предметы первой необходимости в рабочей зоне.

Используйте складное рабочее место. Если вы не можете выделить отдельную комнату для своего офиса, просто установите складной стол в свободный угол комнаты. Пользователям больших iMac из-за габаритов этот вариант, к сожалению, не подойдет.

Выбирайте открытые стеллажи. Если ваши любимые офисные принадлежности не помещаются на вашем столе, есть удобное функциональное решение. Разместите рабочее место рядом со стеллажом и используйте полки для хранения необходимых материалов.

Поставьте мудборд. Если фотографии занимают много места, установите мудборд к стене и закрепите их с помощью кнопок или липучек без следов.

Установите крючки над столом. Используйте глубокие крючки для хранения наушников, а еще на них можно подвесить почти любую вещь. Например, ножницы или зарядные устройства.

Установите перфорированную панель для размещения мелких категорий. Дополнительно к панелям можно подвесить полки, подвесные стаканы, крючки, текстильные карманы. 

Используйте специализированный органайзер с разделителями в выдвижных ящиках. Избавьтесь от хлама в ящике стола с помощью акриловых, деревянных или пластиковых органайзеров.

Хранение стикеров, визиток, канцелярию и флэш-накопителей в органайзерах с ячейками поможет избежать свалки и сбережет ваши нервные клетки при поисках нужного. 

Выбирайте штабелируемые контейнеры. Спрячьте свои бумаги, блокноты, провода и расходные материалы в стильные штабелируемые контейнеры. Они идеально подходят для раздражающей мелочевки, таких как шнуры для зарядки и инструкции для техники.

Полезные книги по реорганизации пространства

Несколько удачных книг, которые пригодятся, если вы хотите всерьез взяться за организацию пространства в офисе или дома: 

Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу” (Джулия Моренстер)

Джулия одна из первых предложила конструктивные идеи организации пространства от окружающей среды до информации и времени. Многие идеи из книги актуальны на сегодняшний день. К сожалению, книга не обрела популярность на тот момент и более не издается, но ее можно найти в открытых источниках на русском языке. Подходит для широкого круга читателей. 

5S для офиса (Томас Фабрицио, Дон Тэппинг)
  

Книга о 5S – системе организации и поддержания комфортной, эффективной и производительной рабочей среды для бизнеса. Книга подается читателю как первый шаг на пути к созданию бережливой компании с добавлением инструментов тайм-менеджмента компании Toyota. 

Книга расскажет подробнее о том, как организовать рабочее пространство и увидеть потери, которые на первый взгляд кажутся незначительными. Подходит для профессионалов в области организации пространства и бережливого производства.

Полный порядок (Реджина Лидс)

Книга включает поэтапный план борьбы с хаосом в офисе, дома и виртуальном пространстве. Каждая глава предлагает задания на месяц активной работы по организации пространства с января по декабрь. Книга подойдет для широкого круга читателей. 

На этом завершается наш материал об организации рабочего пространства дома и в офисе. Надеемся, что эти советы вдохновят вас на реорганизацию своей рабочей зоны (или, по крайней мере, сподвигнут навести там генеральную уборку).

Серафима Грань | REORGANIZE

Reorganize – онлайн-школа организации пространства, сервис по профессиональной организации пространства в 3 городах России и товары для дома