Чек-лист коммерческого предложения

   

Зачем вообще нужен чек-лист коммерческого предложения? Если коротко, то для того, чтобы вы не потеряли клиентов. КП – не статья на сайте. Вы не сможете часто рассылать коммерческие предложения одним и тем же людям. Главная особенность этого формата в том, что при написании КП нужно попасть в цель с первого раза. 

Именно для этого нужно проверять все досконально. Сектор B2B воспринимает тексты совершенно иначе, чем простые читатели. Больше скептицизма, больше знаний, больше понимания, когда говорят правду, а когда просто реклама. Специально для того, чтобы вы все делали правильно, мы подготовили этот чек-лист для написания КП.

Сверяйтесь с ним, и тогда отклик на ваши послания значительно повысится. Проверено на практике! 

Тест на ясность КП

•   В «шапке» документа есть название компании и способы связи? Понятно кто именно пишет, где и как уточнить детали?
•    Из первого заголовка ясно чем занимается компания?
•    Из первого абзаца понятно какой товар или услуга предлагается?
•    Прочтение коммерческого предложения дает понимание почему купить именно у Вас выгодно?

Тест на структурированность предложения

•   Разбит ли текст на смысловые блоки?
•   Имеет ли каждый блок информации соответствующий содержанию подзаголовок?
•   Изложены ли выгоды, аргументы и иные перечисления в виде маркированного или нумерованного списка?
•    Есть ли между блоками информации пространство – «пустые» строки?

Тест на перегруженность КП

•   Есть ли в тексте лишняя информация, не несущая важной смысловой нагрузки для продажи?
•   Есть ли в основном тесте слишком подробная информация? Все сложные расчеты, детализацию, перечисления состава продукта, варианты тарифов и комплектаций и т. д. вынесите в отдельные приложения к коммерческому предложению.
•   Не используется ли в тексте слишком много специфических профессиональных терминов?
•   Не привели ли вы слишком много аргументов, выгод и преимуществ? 3 весомых довода — оптимальное количества при любой аргументации.

Тест на краткость коммерческого предложения

•   Все ли блоки информации состоят не более, чем из 2 абзацев?
• Все ли ваши абзацы состоят максимум из 4 строк?
•   Все ли предложения не превышают 1,5 строки?
•   Все ли заголовки и подзаголовки состоят из 1 строки и не содержат запятых?
•    Не занимает ли основной текст коммерческого предложения более 2 листов формата А4?

 Тест на пафос в КП

•   Нет ли в тексте «умных словечек» и специфических терминов, которые могут быть не знакомы читателю и затрудняют восприятие?
•   Вы рассказали о себе клиенту, или же восхвалили и превознесли себя? Точно просто рассказали?
•   Информация о том, что получит клиент, превышает по объему в 3-4 раза сведения о том, какие Вы заслуженные и классные?

       

Тест на лаконичность КП

•    Можно ли сократить какой-то абзац в 2 раза без ущерба смыслу? Сократите.
•    Можно ли сократить какое-то предложение в 2 раза? Сократите.
•    Можно ли сказать одним словом то, что описано в целом предложении? Скажите.
•    Можно ли длинное слово заменить на короткий аналог? Замените.
•    Можно ли обойтись без какой-то информации? Обойдитесь.
•    Не злоупотребляйте вопросительными, восклицательными знаками и многоточием.  В конце каждой фразы должно стоять не больше одного знака препинания.

Тест на эгоистичность предложения

•    О ком написано коммерческое предложение: о Вас или о клиенте? Похвалите себя умеренно. Напишите подробно какой ОН будет молодец, если купит у Вас.
•    Какое местоимение встречается в тексте чаще «Мы/я» или «Вы»? Удельная доля «Вы» должна превышать «Мы/я» минимум в 3 раза.
•    Поймет ли Клиент из текста почему ему выгодно работать с Вами? Какую его проблему Вы решите? Что он будет «держать в руках» в итоге сотрудничества? Представьте результат вашего взаимодействия.

Тест на конкретность и полноту информации

•   Ваш текст отвечает на вопросы: «Что предлагается», «Когда обещанное будет сделано», «Где и как можно получить товар / услугу», «Когда можно сделать заказ»?
•   Клиент поймет что ему нужно сделать после прочтения коммерческого предложения? (Написать, позвонить, заказать, одобрить, рассчитать, оплатить и .п.)
•    Приведены ли все аргументы и цифры, которые могут повлиять на принятие решения?
•    Отражены ли в тексте ответы на все вопросы, являющиеся важными для клиента?
•    Понятно ли о каких объемах и какой стоимости идет речь?

Форматирование и формализация КП

•    Выровнен ли весь текст одинаково? Основной заголовок форматируется по центру. Подзаголовки и текст выравниваются по левому краю. Цитаты выделяются курсивом и выравниваются по правому краю.
•   Не используется ли в тексте более 2х шрифтов?
•    Не слишком ли вычурный шрифт выбран, удобно ли  его читать?
•    Выделили ли Вы ключевые моменты жирным шрифтом, цветом или графическими объектами?
•    Выделены ли более крупным жирным шрифтом заголовки и подзаголовки?
•    Оптимален ли размер шрифта, не требуется ли излишнее напряжение зрения?
•    Стоит ли исходящий номер и актуальная дата документа, если предложение персонифицировано?
•    Подписано ли предложение «живой» подписью?
•    Указано ли на приложениях к какому документу они относятся и каков их порядковый номер? Есть ли ссылки на приложения в основном тексте?
•    Содержит ли текст проявления фамильярности? Смайлики, З.Ы. вместо P.S., сленговые слова, двоякий юмор недопустимы.

Тест на читабельность КП

•    Если Вы посылаете документ по факсу, не используйте бледный цвет шрифта и мелкие буквы.
•    Темный текст на светлом фоне усваивается легче и полнее, чем светлый на темном.
•    По возможности используйте наглядные картинки и цветовые решения, чтобы информация воспринималась образно.
•    Если Вы посылаете документ по электронной почте, переведите текстовый файл в формат PDF, чтобы человек гарантированно увидел его в том виде, в котором Вы его задумали.
•    Проверьте как выглядит Ваше коммерческое предложение после пересылки: перешлите его себе по электронной почте или по факсу, откройте в разных браузерах и убедитесь, что оно остается отформатированным и комфортным для чтения.                              

Добра вам! 

P.S. И не забудьте прочитать нашу статью о самых частых и обидных ошибках при написании коммерческих предложений (этот Чек-лист для КП там тоже можно скачать)

 

Скачать дополнительный  чек-лист КП .PDF

Скачать дополнительный чек-лист КП .DOCX