Зачем вообще нужен чек-лист коммерческого предложения? Если коротко, то для того, чтобы вы не потеряли клиентов. КП – не статья на сайте. Вы не сможете часто рассылать коммерческие предложения одним и тем же людям. Главная особенность этого формата в том, что при написании КП нужно попасть в цель с первого раза.
Именно для этого нужно проверять все досконально. Сектор B2B воспринимает тексты совершенно иначе, чем простые читатели. Больше скептицизма, больше знаний, больше понимания, когда говорят правду, а когда просто реклама. Специально для того, чтобы вы все делали правильно, мы подготовили этот чек-лист для написания КП.
Сверяйтесь с ним, и тогда отклик на ваши послания значительно повысится. Проверено на практике!
Тест на ясность КП
- В "шапке" документа есть название компании и способы связи? Понятно кто именно пишет, где и как уточнить детали?
- Из первого заголовка ясно чем занимается компания?
- Из первого абзаца понятно какой товар или услуга предлагается?
- Прочтение коммерческого предложения дает понимание почему купить именно у Вас выгодно?
Тест на структурированность предложения
- Разбит ли текст на смысловые блоки?
- Имеет ли каждый блок информации соответствующий содержанию подзаголовок?
- Изложены ли выгоды, аргументы и иные перечисления в виде маркированного или нумерованного списка?
- Есть ли между блоками информации пространство – "пустые" строки?
Тест на перегруженность КП
- Есть ли в тексте лишняя информация, не несущая важной смысловой нагрузки для продажи?
- Есть ли в основном тексте слишком подробная информация? Все сложные расчеты, детализацию, перечисления состава продукта, варианты тарифов и комплектаций и т. д. вынесите в отдельные приложения к коммерческому предложению.
- Не используется ли в тексте слишком много специфических профессиональных терминов?
- Не привели ли вы слишком много аргументов, выгод и преимуществ? 3 весомых довода – оптимальное количества при любой аргументации.
Тест на краткость коммерческого предложения
- Все ли блоки информации состоят не более, чем из 2 абзацев?
- Все ли ваши абзацы состоят максимум из 4 строк?
- Все ли предложения не превышают 1,5 строки?
- Все ли заголовки и подзаголовки состоят из 1 строки и не содержат запятых?
- Не занимает ли основной текст коммерческого предложения более 2 листов формата А4?
Тест на пафос в КП
- Нет ли в тексте "умных словечек" и специфических терминов, которые могут быть не знакомы читателю и затрудняют восприятие?
- Вы рассказали о себе клиенту, или же восхвалили и превознесли себя? Точно просто рассказали?
- Информация о том, что получит клиент, превышает по объему в 3-4 раза сведения о том, какие Вы заслуженные и классные?
Тест на лаконичность КП
- Можно ли сократить какой-то абзац в 2 раза без ущерба смыслу? Сократите.
- Можно ли сократить какое-то предложение в 2 раза? Сократите.
- Можно ли сказать одним словом то, что описано в целом предложении? Скажите.
- Можно ли длинное слово заменить на короткий аналог? Замените.
- Можно ли обойтись без какой-то информации? Обойдитесь.
- Не злоупотребляйте вопросительными, восклицательными знаками и многоточием. В конце каждой фразы должно стоять не больше одного знака препинания.
Тест на эгоистичность предложения
- О ком написано коммерческое предложение: о Вас или о клиенте? Похвалите себя умеренно. Напишите подробно какой ОН будет молодец, если купит у Вас.
- Какое местоимение встречается в тексте чаще "Мы/я" или "Вы"? Удельная доля "Вы" должна превышать "Мы/я" минимум в 3 раза.
- Поймет ли Клиент из текста почему ему выгодно работать с Вами? Какую его проблему Вы решите? Что он будет "держать в руках" в итоге сотрудничества? Представьте результат вашего взаимодействия.
Тест на конкретность и полноту информации
- Ваш текст отвечает на вопросы: "Что предлагается", "Когда обещанное будет сделано", "Где и как можно получить товар / услугу", "Когда можно сделать заказ"?
- Клиент поймет что ему нужно сделать после прочтения коммерческого предложения? (Написать, позвонить, заказать, одобрить, рассчитать, оплатить и .п.)
- Приведены ли все аргументы и цифры, которые могут повлиять на принятие решения?
- Отражены ли в тексте ответы на все вопросы, являющиеся важными для клиента?
- Понятно ли о каких объемах и какой стоимости идет речь?
Форматирование и формализация КП
- Выровнен ли весь текст одинаково? Основной заголовок форматируется по центру. Подзаголовки и текст выравниваются по левому краю. Цитаты выделяются курсивом и выравниваются по правому краю.
- Не используется ли в тексте более 2х шрифтов?
- Не слишком ли вычурный шрифт выбран, удобно ли его читать?
- Выделили ли Вы ключевые моменты жирным шрифтом, цветом или графическими объектами?
- Выделены ли более крупным жирным шрифтом заголовки и подзаголовки?
- Оптимален ли размер шрифта, не требуется ли излишнее напряжение зрения?
- Стоит ли исходящий номер и актуальная дата документа, если предложение персонифицировано?
- Подписано ли предложение "живой" подписью?
- Указано ли на приложениях к какому документу они относятся и каков их порядковый номер? Есть ли ссылки на приложения в основном тексте?
- Содержит ли текст проявления фамильярности? Смайлики, З.Ы. вместо P.S., сленговые слова, двоякий юмор недопустимы.
Тест на читабельность КП
- Если Вы посылаете документ по факсу, не используйте бледный цвет шрифта и мелкие буквы.
- Темный текст на светлом фоне усваивается легче и полнее, чем светлый на темном.
- По возможности используйте наглядные картинки и цветовые решения, чтобы информация воспринималась образно.
- Если Вы посылаете документ по электронной почте, переведите текстовый файл в формат PDF, чтобы человек гарантированно увидел его в том виде, в котором Вы его задумали.
- Проверьте как выглядит Ваше коммерческое предложение после пересылки: перешлите его себе по электронной почте или по факсу, откройте в разных браузерах и убедитесь, что оно остается отформатированным и комфортным для чтения.
Добра вам!
P.S. И не забудьте прочитать нашу статью о самых частых и обидных ошибках при написании коммерческих предложений (этот Чек-лист для КП там тоже можно скачать)
|
|
