Как написать саммари? Правила и советы

Думаю, многим приходилось слышать слово «cаммари», но не все до сих пор до конца понимают его значение. Сегодня мы с этим будем бороться. Я коротко расскажу вам  о том, что это такое и зачем, а также как писать саммари, которые действительно будут читать.  

Без всяких долгих вступлений давайте сразу же приступим к делу. 

Главные вопросы о саммари

Что такое саммари?

Саммари (Executive Summary) –  это  краткий пересказ объемных материалов. Передача основных идей и уход от слишком узких подробностей. Выжимка главного содержания. Часто – еще и рекомендации по тому, что можно сделать  в рамках поднятой проблемы.

Где применяется? 

В любых форматах, которые доступны к краткому пересказу. Вариантов масса: длинный доклад, книга, даже курс по копирайтингу, например. Словом, везде, где можно сказать коротко о длинном и большом. 

Зачем нужно вообще писать саммари?

Для экономии времени тех, кто будет знакомиться с объемным текстом. Многие руководители, например, просто не могут себе позволить читать конспект на 100 листах. Цель саммари – дать представление о чем-либо, без знакомства с основными источниками.

Для любого ли большого источника можно написать саммари? 

И вот тут самое интересное. Вообще, есть такое нерушимое правило: если какой-то профессиональный материал можно смело сократить, скажем, в 100 раз и все равно его суть легко передастся, то нужно очень задуматься о том, насколько много в нем воды. 

Простой пример: попробуйте сократить, скажем, учебник по физике. Ерунда? Полная. Он и так компактен, в нем нет воды. Он просто несокращаем.

Вы либо передадите какую-то совсем-совсем общую суть по типу “есть законы физики, основные из них – это … “, либо придется копировать учебник. 

Отсюда правило: любая профессиональная и обучающая литература, на которую можно написать саммари, после которого не нужно читать источник, это хлам, а не литература. 

Только поймите правильно, я не говорю, что саммари бесполезно. Наоборот, очень важно. Но важно именно как дополнение. Одно дело, когда это лишь очень-очень общее резюме материала, этакое, скажем, несколько увеличенное оглавление. Тогда все нормально. 

И совсем другое дело, когда саммари ничем не уступает оргиналу. Когда автор оригинала берет несколько идей, а затем просто “размазывает” их на очень большой объем. Вот это уже плохо. 

Когда нужно писать саммари?

Только после написания основного документа или после вашего с ним детального знакомства, если вы пишете саммари не на свою работу.

Должна ли краткая выжимка быть «подстраницей» главного документа?  

Нет, в идеале саммари – это самостоятельный документ. Резюме помогает получить  полное представление о предмете разговора без знакомства с основным документом.

Простыми словами. Есть некий документ, который вы написали сами или получили от кого-то. Ваша задача – создать миниатюрную его копию в виде краткой выжимки. Только главные моменты и самые важные мысли.

Если от вас требуется реакция на этот документ –  короткие тезисы ваших предложений.

Сколько по времени занимает такая работа? 

Вообще, если вы уже знакомы с источником, саммари можно написать буквально за 30-40 минут. Естественно, если у вас нет особых навыков работы с текстом, это займет намного больше времени.

Порой, впадая в “ступор идеальности”, неопытные авторы так и не могут остановиться, постоянно переписывая уже готовую, вполне нормальную выжимку.Так делать не стоит, это уже тоже ненормально. 

Как писать саммари? Общие правила

Можно выделить два типа саммари: 1) просто выжимка; 2) выжимка с рекомендациями. Их структура практически одинакова, просто второй вариант больше на один пункт (там есть рекомендации).

Давайте посмотрим, как пишется два вида саммари для бизнеса:

1. Цель и тема документа. Для чего вообще был написан документ? Продажа товара, сотрудничество, поиск спонсоров и так далее.  Коротко, в несколько предложений.

Если тем или целей несколько – выделяете главные, при необходимости прямо говорите – «главная тема – такая-то, а кроме того – еще речь идет о том-то и том-то».  Если нужно – указываете отправителя. 

2. Основные моменты документа. Обратите внимание: рассказывать об основных моментах нужно строго в том порядке, как они представлены в документе.  Например, в тексте есть глава на 10 страниц «Преимущества наших товаров». При написании саммари вы делаете точно такой же заголовок, но после него не пишете десять страниц, а кратко излагаете главное.

Каждый новый пункт лучше отделять графически. Цифрами или маркерами. Идеально – выделять жирным.

3. Рекомендации. Этот пункт есть только в саммари с рекомендациями. Если же вы, например, просто обобщаете, и от вас не требуется личной инициативы, его можно пропустить.

Рекомендации могут содержать массу условий: ваше видение ситуации, перспективы сотрудничества, советы по работы с клиентом и преимущества именно такого курса действий и так далее. Коротко, четко. По сути.

Вывод (необязательный этап). Иногда нужен, а иногда – нет. Если саммари небольшое, то можно и без вывода. В принципе, вы уже все сказали только недавно.Если саммари большое, можно еще раз напомнить цель, тему, главные моменты.

Например:

Особенности создания саммари 

Указывайте страницы. При необходимости указывайте страницы документа. Например, делаете выжимку главы «Преимущества наших товаров» – в скобочках напишите ( с 33 по 43 страницу). Если человек заинтересуется, он легко сможет найти нужную главу.

Не переборщите с объемом. Максимальный размер саммари не стоит делать более  3 500 знаков (примерно 1.7 лист A4), иначе придется писать уже выжимку к самому саммари.  Идеально – 0.8 листа. 

Понять за 30 секунд. Ваше исполнительное резюме должно быть максимально простым. В идеале оно должно читаться сходу. Если в саммари приходится вчитываться и долго осмыслять, это плохое резюме.

Простой язык. Саммари – чаще всего не официальный документ. Это просто шпаргалка. Откажитесь от сложных терминов и пишите так, чтобы сразу все было понятно. Минимум сложных терминов и затянутых предложений.

Самостоятельная единица. Напомню, саммари  пишут как отдельный документ. Даже если вы положите на стол руководителя только исполнительное резюме, он должен понять, о чем шла речь в главном документе.

Не распыляйтесь. Часто при подготовке выжимки идей авторы слишком подробно копируют основной документ, боясь о чем-то не сказать. Если вы передадите основные идеи, остальное человек сможет и сам посмотреть. Не нужно бояться быть кратким.

Вот и все, друзья. В принципе, этих правил написания саммари уже достаточно для подготовки абсолютно нормального резюме. Главное, помните, что создание саммари позволяет не напрягать своих руководителей и партнеров.

Отличный способ прослыть дельным человеком, который может говорить коротко, но по делу.

Добра вам!