20 вопросов эксперту: все самое важное о контроле рабочего времени

Начну чуть издалека:

А какие ассоциации возникают, когда Вы слышите “контроль рабочего времени?” 8 человек из 10 наверняка представили турникеты, фиксирующие приход и уход в офис.

На практике такой мониторинг имеет различные составляющие в зависимости от целей, для которых он вводится, и от того, кто является инициатором его внедрения — работодатель или работник.

Контроль включает в себя:

- Отслеживание режима работы сотрудников, включая управление посещаемостью, сверхурочными, отпусками и больничными.

- Мониторинг активности персонала для определения их производительности и эффективности.

- Анализ эффективности работников, позволяющий выявить сильные и слабые стороны каждого сотрудника и принять меры для улучшения производительности.

- Соблюдение трудового законодательства, включая контроль за количеством рабочих часов, перерывов и отпусков.

- Планирование и организация работы для равномерного распределения нагрузки и выполнения плановых показателей.

- Учет рабочего времени позволяет повысить эффективность компании. Однако необходимо соблюдать права и свободы персонала и учитывать их интересы.

Понятие “контроль рабочего времени” традиционно имеет негативную эмоциональную окраску. Что если заменить слово «контроль» на «эффективность»?

Ведь по сути, тайм-менеджмент является неотъемлемой частью эффективного управления персоналом. Он позволяет:

- оптимизировать использование времени сотрудников;
- повышать эффективность и качество работы;
- регулировать нагрузку;
- обеспечивать удовлетворенность сотрудников;
- избежать юридических рисков, связанных с несоблюдением трудового законодательства.
- избежать выгорания исполнителей.

Не менее важно, чтобы политика и практика управления рабочим временем соответствовали местным трудовым законам и правилам.

Приведу несколько примеров исследований на тему пустого времяпрепровождения на работе:

Компания HeadHunter, 2020 г. — более четверти сотрудников России тратят время на работе впустую из-за недостатка задач. Среди респондентов были те, кто проводил более 2-х часов в день, не занимаясь никакой работой.

Компания Ernst & Young, исследование "Time is Money" 2019 г — в России сотрудники в среднем отвлекаются на 2,5 часов в день.

Компания Salary.com, опрос 2014 г — в Америке более 89% работников тратят время на нерабочие дела, причем 61% из них тратят впустую от 30 минут до одного часа.

Компания RescueTime — средний специалист тратит на посторонние дела около 2 часов в день.

Компания OfficeTime — около 20% рабочей смены тратится впустую.

Среди целей можно назвать:

- достижение личных и организационных целей;
- планирование;
- повышение производительности;
- расстановка приоритетов в задачах на основе их важности и срочности;
- снижение уровня стресса;
- принятие более взвешенных решений без спешки;
- соблюдение баланса между работой и личной жизнью.

- Ручное или цифровое отслеживание рабочего времени самими сотрудниками.

- Автоматизированное отслеживание с помощью специальных компьютерных программ. Сюда же относится контроль мобильного времени.

- Гибкий график — возможность устанавливать свои рабочие часы.
Комбинация различных форматов — например, учет с помощью терминалов и программного обеспечения, сменный и свободный режимы.

- Дополнительными мерами контроля может быть установка блокировщиков социальных сетей и развлекательных сайтов на рабочих компьютерах, организация перерывов на физические упражнения.

Перестройка состоит из нескольких этапов.

Во-первых, необходимо осознать цель и понять, что тайм-менеджмент является ключевым навыком для повышения производительности и эффективности. Каждый должен понимать, что время — это ресурс, который нужно использовать максимально эффективно.

Во-вторых, для успешной перестройки необходима мотивация со стороны самого сотрудника.

В-третьих, сотрудник должен развивать свои навыки планирования и организации работы. Здесь важно дать себе время на обучение и постепенно прокачивать способности. Также нельзя завышать планку результатов на первоначальном этапе и не останавливаться в развитии.

В-четвертых, для успешной перестройки необходима поддержка со стороны руководства. Это может быть помощь в приоритизации или предоставление специальных инструменты (например, ПО для планирования рабочего дня).

Наконец, для профилактики стресса и выгорания важно не игнорировать методы релаксации и медитации.

Можно назвать следующие факторы:

- отсутствие четких целей;
- перфекционизм;
- стресс;
- выгорание;
- недостаточные навыки планирования;
- неумение расставить приоритеты;
- отсутствие мотивации;
- прокрастинация;
- многозадачность;
- неэффективное делегирование.

Внешний контроль рабочего времени может вызывать психологический дискомфорт по следующим причинам:

- Ощущение потери контроля над своей жизнью.
- Страх конфликта или неудачи, мысли “я не справлюсь”.
- Иногда сторонний контроль может проявляться навязчиво и нарушать личные границы.
- Снижается личная мотивация и заинтересованность, ведь “все решено за меня”.
- Падает собственная значимость.

Прокрастинация может быть опасна при тайм-менеджменте, так как приводит к отсрочке выполнения задач и уменьшению продуктивности.

Откладывание дел на потом может вызвать стресс, тревогу и чувство вины. Это затягивает в петлю отрицательных эмоций, когда человек концентрируется на своих переживаниях.

Эмоциональные переживания истощают ресурсы и не оставляют энергии на действия. Откладывание дел на потом может привести к прогрессирующему снижению самооценки, повышенной тревожности, дополнительному стрессу, выгоранию и скоплению незавершенных задач.

Прокрастинация может стать цикличной, и это только усложняет ее преодоление.

Контролировать свои рабочие часы можно уже сейчас, не устанавливая дополнительные приложения. Например:

- Вести рукописный ежедневный журнал рабочего времени.
- Использовать таймер или будильник.
- Вносить конкретные цели и задачи в ежедневник.
- Ввести регулярные и четко ограниченные перерывы.
- Убрать все отвлекающие факторы.

Google Календарь — максимально широко распространен, оптимально решает вопросы планирования и напоминания. Возможно совместное использование календаря группой.

Todoist — одно из самых популярных приложений. В нем можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты, отслеживать трекинг продуктивности. Часть функций доступна только в премиум-версии.

Trello — удобный инструмент для управления проектами и задачами.

Everhour — это система управления проектами с функцией тайм-трекера.

Pomodoro Tracker — таймер для концентрации и эффективности работы.

QualityTime — отслеживает время использования телефона, ограничивает использование приложений.

AntiSocial — устанавливает дневной лимит на использование телефона или приложений.

TimeLogger — отслеживает дневную активность и помогает составить план для повышения продуктивности.

RescueTime — помогает понять, сколько вы тратите на каждую задачу.

Toggl — контролирует время на каждую задачу и определяет эффективность.

Среди бесплатных программ для контроля времени выделяют:

ИНСАЙДЕР — покажет активность работников: используемые приложения, посещаемые сайты, переписки в чатах.

DeskTime Pro — контролирует рабочее время, отслеживает прогресс.

KickIdler — транслирует экран.

Среди платных программ можно выделить:

CrocoTime — автоматический мониторинг количества часов за компьютером.

Yaware TimeTracker — онлайн-учет рабочего времени.

- Нет системности — часть задач в календаре, часть в ежедневнике, часть в голове.

- Неверно оценивается время на выполнение задачи — без учета внешних факторов или с ошибочной оценкой ресурсов.

- Неправильная расстановка приоритетов - в первую очередь делается то, что проще или понятнее, а не то, что важнее.

- В планировании не учитываются перерывы — да, планировать отдых тоже нужно.

- Не учитывается планирование — да, планируем планирование и определяем, когда это лучше делать: на неделю, на день, утром, вечером…

- Не учитываются психологические аспекты.

Контроль времени может быть неэффективен в творческом процессе или решении нетипичных задач.

Это может ограничить свободу мысли, создать блокирующие рамки и привести к снижению результатов.

Вот список основных шагов на этом пути:

Во-первых, определить цели и задачи, которые должен решить контроль рабочего времени.

Во-вторых, выбрать подходящую систему учета и настроить ее под запросы компании.

В-третьих, подобрать правильную мотивацию для сотрудников.

В-четвертых, обучить сотрудников работе с новой системой.

В-пятых, провести тестовый период использования. Внести необходимые правки.

Последнее — это использовать систему на постоянной основе.

Выгорание — одно из возможных негативных последствий.

Для предотвращения выгорания важно включать в ежедневный график не только рабочие моменты, но и перерывы, посещение спортзала и другой отдых.

Сотруднику важно видеть, что контроль времени используется не для того, чтобы “выжать из него все соки”, а напротив — чтобы соблюсти баланс работы и отдыха.

Эффективно также дать сотрудникам возможность влиять на свой рабочий график: брать дни удаленной работы и оплачиваемые дни отдыха.

В компаниях с развитой корпоративной культурой сотрудники в качестве бонуса могут получить так называемый chill-out — дополнительный день отдыха, который присоединяется к выходным и становится мини-отпуском.

Для предотвращения выгорания на работе важно также строить открытую коммуникацию в коллективе. Например, встречи один на один с каждым сотрудником, коллективное обсуждение целей компании и встречи в неформальной обстановке. Сотрудники должны чувствовать, что могут выразить свое недовольство и поделиться переживаниями.

Планирование корпоративных мероприятий также поможет предотвратить эмоциональное выгорание и сплотить коллектив.

Премирование за экономию времени — вопрос дискуссионный, и зависит от политики компании.

Если специалисты сократили часы выполнения регулярной задачи и благодаря этому выполнили большее количество таких задач — это отличный повод для премии.

А если время сократили, а результат деятельности остался прежним - то это уже сомнительная идея для премирования. Гораздо эффективнее в таком случае будет поощрять инициативу сотрудников по эффективному использованию высвободившегося времени.

Организация может использовать различные методы премирования за выполнение работы до дедлайна. Например, можно установить фиксированный бонус или предоставить возможность получить дополнительный отгул после выполнения проекта в сжатые сроки.

Несколько идей для геймификации:

- Можно создать игру, в которой сотрудники будут получать баллы за выполнение задач в определенное время. В дальнейшем эти баллы обменивать на материальные и нематериальные бонусы от работодателя.

- Еще один вариант — игра на проверку и прокачку навыков тайм-менеджмента.

- Также некоторые компании создают корпоративные социальные сети, где поощряют сотрудников, справляющихся с учетом времени.

- Рабочий пример геймификации — таблицы и доски лидеров, отличительные значки или “ачивки” (от английского achieve - достигать) для мотивации сотрудников.

- Распространены также опросы, викторины, головоломки, тренировочные игры по тематике контроля времени на работе.

- «Семь навыков высокоэффективных людей», Стивен Кови.

- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.

- «15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают всё», Джим Лоэр.

- «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло.

- «Без суеты: Как перестать спешить и начать жить», Карл Оноре.

- «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди.

- «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский.

- «Работай меньше, достигай большего», Фергус О'Коннелл.

Контроль рабочего времени сотрудников эффективнее всего начать с определения цели и ответа на вопрос, почему вам это важно? Зная, «зачем», можно преодолеть любое «как».

- Проведите объективную оценку текущего состояния дел — в течение 3-5 дней фиксируйте, на что вы тратите время и в каком объеме. Дальше найдите в этом списке повторяющиеся задачи и постарайтесь их автоматизировать.

- Отследите и исключите «пожирателей времени» — то, что не приносит результата и не приближает к цели. «Купите» себе дополнительное время через делегирование части задач.

- Выберите удобную систему планирования и придерживайтесь ее. Разбивайте большие задачи на маленькие шаги так, чтобы каждый день знать следующее действие.

Если возникают сложности с планированием, систематизацией и управлением временем — всегда можно обратиться к помощи специалиста.