Планирование года, месяца, недели и дня: инструменты и стратегии

Правильное планирование времени — это эффективный способ управления своими делами и ключ к реализации мечт. 

А еще планирование — многоуровневая история.

Если не отталкиваться от долгосрочных целей при составлении распорядка дня, можно со временем обнаружить, что мечты не сбываются, а дни заполнены «пустыми» делами. 

В этой статье расскажем, как правильно поставить долгосрочные цели и эффективно расписать год, месяц, неделю и день, используя разные инструменты и стратегии.

Как ставить долгосрочные цели

Сперва подумайте над своими ценностями и убеждениями, чтобы выбрать то, что важно именно вам. Это может занять много времени. 

Я определила свои долгосрочные цели, выписав сферы жизни: здоровье, карьера, реализация, семья (брак), семья (родственники), красота, богатство, путешествия. Затем — спросила себя, что в этих сферах можно улучшить.

Как ставить карьерные цели: экспертные советы

Вот, что получилось: 

Важно, чтобы цели были конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. 

Например: получить повышение в должности, сменить работу, накопить на крупную покупку. Такие цели дадут общее направление и смысл годовому планированию.

SMART-планирование

SMART — аббревиатура, которая обозначат правила для эффективной постановки целей:

S (specific) — конкретная. Цель должна быть четкой и однозначной.

Не очень	Так лучше
Стать профи в копирайтинге	Пройти 1 курс по работе с текстом до октября 2023

M (measurable) — измеримая. Должен быть определен измеримый критерий достижения.

Не очень	Так лучше
Написать тексты для телеграм-канала	Написать 20 текстов для телеграм-канала до конца года

A (achievable) — достижимая, реалистична, с конкретным планом действий.

Не очень	Так лучше
Зарабатывать миллиард долларов в месяц в ближайшие полгода (При условии, что вы пока что не близки даже к миллиону)	Повысить свой доход на 20% до конца года

R (relevant) — актуальная. Цель должна быть значимой на данный момент времени и конкретно для вас.

Не очень	Так лучше
Стать космонавтом  (При условии, что вас это никогда не интересовало и вы не занимаетесь спортом)	Стать редактором к концу 2024 (При условии, что вы уже копирайтер, например)

T (time-bound) — привязанная ко времени. Должен быть задан срок для ее достижения.

Что делать после определения целей

Когда вы определили свои главные цели, вам сразу станет понятнее, как распланировать ваш год, чтобы их выполнить, какие из них можно выполнить в рамках года, а какие займут больше времени.

Например, цель «Запустить собственный продукт по контенту и копирайтингу» может занять больше года — это нужно учитывать при составлении списка дел на месяц и не требовать от себя слишком много. 

Дальше:

1. Разбейте долгосрочные цели на более мелкие, достижимые этапы. Их вы будете записывать в списки на месяц и неделю —, чтобы легче было пройти путь к успеху. 
2. Не забудьте добавить страницу «Сделано», чтобы отправлять туда все, что вы уже сделали. Радость от того, что план на год выполнен, поможет двигаться дальше.

Как планировать месяц

На основе годовых макроцелей составляется план на месяц. Это могут быть 1-3 основные задачи, приближающие вас к достижению цели. 

Например, глобальное «получить повышение» состоит из множества задач (пройти нужное обучение, завершить важный проект, сделать публикацию и т. д.)

Для каждой задачи нужно продумать конкретные шаги, чтобы раздробить большую цель на практические действия.

План на месяц удобно делать в календаре. Можно открыть конкретный месяц и распределить по нему важные события, дедлайны, мероприятия и задачи. 

Продолжим про «Запустить собственный продукт по контенту и копирайтингу» из предыдущего пункта. Мы разделили ее на несколько подцелей: 

• Провести исследование ЦА: 02.06.23-15.06.23.
• Собрать фактаж для продукта: 16.06.23-16.07.23.
• Найти дизайнера, который займется версткой продукта: до 18.08.23. 

И так далее. Вот эти подзадачи можно записывать в планы на месяц. 

Как планировать неделю

На основе ежемесячного плана составляется план на неделю. Разделите месяц на недели и распределите задачи равномерно. Следите за тем, чтобы нагрузка была равномерной — это сделает путь к целям более реалистичным. 

Например, я могу писать с нуля одну статью в день и проводить/участвовать в двух мероприятиях в неделю — выяснила это опытным путем. Поэтому обычно я планирую каждый день в рамках этих возможностей. 

Обычно рекомендуют планировать максимум 3 основных задачи на день, чтобы избежать перегрузки.

Когда намечаете себе дела на неделю, не забывайте включить в список не только рабочие задачи, но и личные, задачи по развитию и просто отдых. А чтобы не запутаться в делах, можно помечать их цветами.

Как распланировать день

Мы уже немного рассказали выше о планировании дня, потому что он тесно переплетается с неделей. 

На самом деле, день можно распланировать  время ещё детальнее. Это позволит избежать неэффективного расхода, выполнить все запланированное и при этом не устать.

Не забывайте учесть непредвиденные ситуации и оставить небольшой резерв времени на них. Это могут быть спонтанные созвоны по работе или какие-то домашние ситуации.

И обязательно включайте в план на день отдых и занятия, которые вас наполняют, а не тратят энергию. У меня это зарядка с утра и чтение вечером. 

Методы планирования

Эффективно управлять днем можно с помощью специальных техник. Вот некоторые из них.

Метод помидора — работа в течение 25 минут, затем 5-минутный перерыв. Это позволяет отвлекаться контролированно, а не постоянно. 

ABC-метод — ранжирование задач по важности. A — самые важные, их нужно выполнить первыми.

Принцип Парето — 80% результатов достигается за 20% затраченного времени. Нужно сконцентрироваться на тех 20% важных задач. Остальные делать уже по мере возможности. Выявить такие задачи поможет только опыт — понаблюдайте, что из ваших дел приносит наибольшие результаты и выполняйте это в первую очередь. 

Матрица Кови — метод планирования времени, который поможет определить, что включать в список на день, а что — нет. Суть в следующем: все дела «ложатся» в такой квадрат:

Срочные и важные дела — это то, от чего зависит ваше развитие и в долгосрочном плане, и в моменте: конкретная работа, звонки, переговоры, поиск клиентов. Эти дела нужно включать в план на день. 

Несрочные и важные — дела, которые не «горят» здесь и сейчас. Например, это могут быть обучающие курсы без дедлайнов. 

Срочные, но неважные дела у каждого свои. Это то, что нужно сделать в любой из сфер вашей жизни, но что не влияет на ваше развитие. У меня это отправка чеков клиентам и в налоговую, например. Такие дела иногда можно делегировать. В целом они не должны полностью занимать весь день. 

Несрочные и неважные дела — относите в эту группу любое непродуктивное провождение времени: видео, сериалы. Их рекомендуют не включать в список на день вовсе. Но иногда они нужны, чтобы расслабиться и переключиться. 

Тайм-трекинг — фиксация времени, затраченного на задачи. Помогает выявить «поглотители» времени. И на следующий день от них избавиться. Первые несколько дней нужно будет не только планировать, но и регулярно записывать, что вы сделали. 

Правило двух минут — если задача занимает 2 минуты или меньше, проще сделать ее сразу, а не записывать в задачи на день.

Группировка однотипных задач — прием экономит время за счет сокращения переключений с одного дела на другое.

Онлайн-инструменты планирования времени 

Они позволяют ставить цели и задачи, сортировать их по приоритетам, назначать сроки и напоминания. Все это очень удобно для любого вида планирования.

Notion 

Большая часть примеров выше сделана именно через Notion — я составляю списки целей и задач именно там. 

У сервиса есть бесплатная версия, которая одинаково функциональна и на десктопе, и на смартфоне. А ещё — десятки и сотни шаблонов для разного планирования: годового, на месяц, неделю и день. 

Google- и Яндекс.Календарь

Здесь удобно отмечать дела на месяц, неделю и день. Можно определить, сколько именно займут дела, поставить себе звуковые напоминания о делах и дедлайнах. 

В Яндекс.Календаре можно разделять дела по цветам. Цвета по умолчанию относятся к трем видам календарей — личному, рабочему и учебному. Можно добавить сколько угодно видов календарей с разными цветами — все они будут отображаться в одном общем календаре. 

Календари еще удобны тогда, когда у вас запланирован звонок — можно сразу добавить конференцию в календарь. Она добавится уже со временем и датой. Не нужно ничего запоминать.    

Trello / другая канбан-доска

Канбан подходит для планирования больших задач. Создаете карточку большой задачи и внутри делаете список подзадач. 

Можно поставить дату для каждой подзадачи, прикрепить файлы и ссылки, в общем — все, что угодно. При желании можно пригласить других в свою доску и общаться в комментариях к карточкам. 

Todoist / TickTick

Список задач, идеально подходит для смартфона.

Чем проще приложение — тем лучше, потому что с такими меньше отвлекаешься. 

Важное про планирование 

Включайте в планы на день непредвиденное. Не расписывайте день под завязку — будет обидно, если случится что-то непредвиденное, это придётся делать и убирать из списка. Оставляйте пару часов на такие дела.    

Не забывайте отдыхать. Записывайте в планы отдых, чтобы не уставать и не выгорать. 

Будьте последовательны. Отмечайте цели на год и двигайтесь от глобальных целей к ежедневным задачам.

Конечно, бывает такое, что в списке на день какие-то внезапные и бытовые задачи — но в нем обязательно должны быть задачи, которые помогут достичь большего.