Думаю, многим приходилось слышать слово "cаммари", но не все до сих пор до конца понимают его значение. Сегодня мы с этим будем бороться. Я коротко расскажу вам о том, что это такое и зачем, а также как писать саммари, которые действительно будут читать.
Без всяких долгих вступлений давайте сразу же приступим к делу.
Главные вопросы о саммари
Что такое саммари?
Саммари (Executive Summary) – это краткий пересказ объемных материалов. Передача основных идей и уход от слишком узких подробностей. Выжимка главного содержания. Часто – еще и рекомендации по тому, что можно сделать в рамках поднятой проблемы.
Где применяется?
В любых форматах, которые доступны к краткому пересказу. Вариантов масса: длинный доклад, книга, даже курс по копирайтингу, например. Словом, везде, где можно сказать коротко о длинном и большом.
Зачем нужно вообще писать саммари?
Для экономии времени тех, кто будет знакомиться с объемным текстом. Многие руководители, например, просто не могут себе позволить читать конспект на 100 листах. Цель саммари – дать представление о чем-либо, без знакомства с основными источниками.
Для любого ли большого источника можно написать саммари?
И вот тут самое интересное. Вообще, есть такое нерушимое правило: если какой-то профессиональный материал можно смело сократить, скажем, в 100 раз и все равно его суть легко передастся, то нужно очень задуматься о том, насколько много в нем воды.
Простой пример: попробуйте сократить, скажем, учебник по физике. Ерунда? Полная. Он и так компактен, в нем нет воды. Он просто несокращаем.
Вы либо передадите какую-то совсем-совсем общую суть по типу «есть законы физики, основные из них – это … «, либо придется копировать учебник.
Отсюда правило: любая профессиональная и обучающая литература, на которую можно написать саммари, после которого не нужно читать источник, это хлам, а не литература.
Только поймите правильно, я не говорю, что саммари бесполезно. Наоборот, очень важно. Но важно именно как дополнение. Одно дело, когда это лишь очень-очень общее резюме материала, этакое, скажем, несколько увеличенное оглавление. Тогда все нормально.
И совсем другое дело, когда саммари ничем не уступает оргиналу. Когда автор оригинала берет несколько идей, а затем просто «размазывает» их на очень большой объем. Вот это уже плохо.
Когда нужно писать саммари?
Только после написания основного документа или после вашего с ним детального знакомства, если вы пишете саммари не на свою работу.
Должна ли краткая выжимка быть "подстраницей" главного документа?
Нет, в идеале саммари – это самостоятельный документ. Резюме помогает получить полное представление о предмете разговора без знакомства с основным документом.
Простыми словами. Есть некий документ, который вы написали сами или получили от кого-то. Ваша задача – создать миниатюрную его копию в виде краткой выжимки. Только главные моменты и самые важные мысли.
Если от вас требуется реакция на этот документ – короткие тезисы ваших предложений.
Сколько по времени занимает такая работа?
Вообще, если вы уже знакомы с источником, саммари можно написать буквально за 30-40 минут. Естественно, если у вас нет особых навыков работы с текстом, это займет намного больше времени.
Порой, впадая в «ступор идеальности», неопытные авторы так и не могут остановиться, постоянно переписывая уже готовую, вполне нормальную выжимку.Так делать не стоит, это уже тоже ненормально.
Как писать саммари? Общие правила
Можно выделить два типа саммари: 1) просто выжимка; 2) выжимка с рекомендациями. Их структура практически одинакова, просто второй вариант больше на один пункт (там есть рекомендации).
Давайте посмотрим, как пишется два вида саммари для бизнеса:
1. Цель и тема документа. Для чего вообще был написан документ? Продажа товара, сотрудничество, поиск спонсоров и так далее. Коротко, в несколько предложений.
Если тем или целей несколько – выделяете главные, при необходимости прямо говорите – "главная тема – такая-то, а кроме того – еще речь идет о том-то и том-то". Если нужно – указываете отправителя.
2. Основные моменты документа. Обратите внимание: рассказывать об основных моментах нужно строго в том порядке, как они представлены в документе. Например, в тексте есть глава на 10 страниц "Преимущества наших товаров". При написании саммари вы делаете точно такой же заголовок, но после него не пишете десять страниц, а кратко излагаете главное.
Каждый новый пункт лучше отделять графически. Цифрами или маркерами. Идеально – выделять жирным.
3. Рекомендации. Этот пункт есть только в саммари с рекомендациями. Если же вы, например, просто обобщаете, и от вас не требуется личной инициативы, его можно пропустить.
Рекомендации могут содержать массу условий: ваше видение ситуации, перспективы сотрудничества, советы по работы с клиентом и преимущества именно такого курса действий и так далее. Коротко, четко. По сути.
Вывод (необязательный этап). Иногда нужен, а иногда – нет. Если саммари небольшое, то можно и без вывода. В принципе, вы уже все сказали только недавно.Если саммари большое, можно еще раз напомнить цель, тему, главные моменты.
Например:
[su_quote]
Резюмирую. Предложение о покупке кирпича со скидкой 30% от наших партнеров N. Выгодно то, что они сами привозят кирпич нам. Есть сомнения в качестве, стоит перепроверить их данные. Желательно решить на этой неделе, потому что потом начнется сезон.
[/su_quote]
Особенности создания саммари
Указывайте страницы. При необходимости указывайте страницы документа. Например, делаете выжимку главы "Преимущества наших товаров" – в скобочках напишите ( с 33 по 43 страницу). Если человек заинтересуется, он легко сможет найти нужную главу.
Не переборщите с объемом. Максимальный размер саммари не стоит делать более 3 500 знаков (примерно 1.7 лист A4), иначе придется писать уже выжимку к самому саммари. Идеально – 0.8 листа.
Понять за 30 секунд. Ваше исполнительное резюме должно быть максимально простым. В идеале оно должно читаться сходу. Если в саммари приходится вчитываться и долго осмыслять, это плохое резюме.
Простой язык. Саммари – чаще всего не официальный документ. Это просто шпаргалка. Откажитесь от сложных терминов и пишите так, чтобы сразу все было понятно. Минимум сложных терминов и затянутых предложений.
Самостоятельная единица. Напомню, саммари пишут как отдельный документ. Даже если вы положите на стол руководителя только исполнительное резюме, он должен понять, о чем шла речь в главном документе.
Не распыляйтесь. Часто при подготовке выжимки идей авторы слишком подробно копируют основной документ, боясь о чем-то не сказать. Если вы передадите основные идеи, остальное человек сможет и сам посмотреть. Не нужно бояться быть кратким.
Вот и все, друзья. В принципе, этих правил написания саммари уже достаточно для подготовки абсолютно нормального резюме. Главное, помните, что создание саммари позволяет не напрягать своих руководителей и партнеров.
Отличный способ прослыть дельным человеком, который может говорить коротко, но по делу.
Добра вам!
