25 вопросов эксперту: тайм-менеджмент в жизни и на работе

Тайм-менеджмент – это умение эффективно распределять свой временной ресурс между имеющимися задачами.

Иными словами, это навык планирования своих задач таким образом, чтобы успевать все.

Ключевой ошибка массы людей является неправильное распределение времени. Под «успеть все» часто понимается буквально все: и то, что нужно, и то, что нужно было полгода назад, но висит невыполненным долгом, и то, что требует мама-папа.

Таким образом, человек вместо планирования времени получает огромные списки дел, испытывает дичайшее напряжение и, естественно, не успевает все это сделать.

После двух-трех таких неудачных попыток он разочаровывается в планировании времени, считает его бесполезным и предпочитает все задачи хранить «в голове».

Поэтому, говоря о тайм-менеджменте, очень важно понимать: он не поможет в один миг закончить все незавершенные дела, но он однозначно поможет структурировать работу, получить большие результаты и закрыть хвосты, если подходить к нему системно.

Все очень сильно зависит от социального слоя. До сих пор есть огромный процент населения, которые ничего даже не слышали о тайм-менеджменте. Есть те, кто считают его неэффективным.

Как правило, это люди, которые неверно подходили к трактованию планирования времени и в итоге не получали желаемых результатов.

По моим ощущениям, основанным на 13-летнем опыте работы в этой сфере, в России ТМ популярен максимум у 20-30% населения в крупных городах.

Однозначно это руководители. На управляющих должностях без знания по управлению ресурсом времени невозможно охватывать весь объем. На крупных предприятиях графиком руководителя могут заниматься секретари и помощники.

И то, если мы говорим о руководителях малых предприятий со штатом меньше 50 человек, то очень часто там нет навыков планирования.

Большая часть работы компании замкнута на одном человеке. Весь персонал ждет его прямых распоряжений и не умеет распределять задачи самостоятельно.

Огромные проблемы с планированием есть у представителей малого бизнеса. Привычки работать на себя и регулировать потоки времени еще нет, а огромный объем задач уже есть.

Ключевая опасность тут – неумение распределять приоритетность задач. Новички в бизнесе хватаются за то, что проще или больше нравится и в итоге часто упускают важные элементы в развитии проекта.

Хорошо развит ТМ среди многодетных мам. Много видела сложных схем перемещения между детскими кружками и секциями.

В целом крайне мало людей, кто живет по принципам тайм-менеджмента бОльшую часть времени. На мой взгляд, именно это является причиной массового хаоса в сознании и делах граждан.

Есть люди, которые знают, что хотят иметь через полгода, но при этом не имеют плана на день. Или же он у них есть, но задач, приводящих к желаемому результату, в списке дел у них нет.

Я называю их мечтателями. Они мечтают о результате, но в действиях не двигаются в его сторону.

Есть те, у кого много задач на день, и они даже реализуют план, но у них нет прописанных целей на полгода вперед.

Это уже не планирование, это работа со склерозником. В этом перечне все, что нужно сделать и не забыть.

Это намного лучше, чем ничего, с точки зрения выполнения текущей работы, но без видения наперед это не приносит видимого результата.

Этот метод быстрее всего приводит к выгоранию и ненависти к тайм-менеджменту, хотя таковым, по сути, не является.

И есть еще третья группа людей, которые планируют наперед, планомерно идут к целям и искренне не понимают, что они делают в этом процессе.

Это люди, привыкшие быть «правильными отличниками». Общество сказало, что после школы необходимо поступить в ВУЗ – они поступили. Искренне его ненавидели, но закончили.
Потом «надо» взять квартиру в ипотеку. Они ее берут. И работают, и платят.

А потом лет в 30-35 оказываются в стационаре клиники нервных болезней, потому что в их жизни не оказывается места для них самих. Есть только желания мамы-папы-мужа-детей.

Поэтому крайне важно, чтобы при планировании учитывались интересы личности.

На мой взгляд, главный принцип управления временем – понимание, что планирование – это не про сегодняшний день, а про расстояние между точками А и Б.

То есть, это не вопрос того, как мне эффективно прожить сегодня. Это про перенос своего внимания на квартал, полгода или даже несколько лет вперед.

Ключевое в этом вопросе для меня – это соединение задач, приводящих к желаемым результатам + дел, выполняемых мною сегодня + моей внутренней гармонии.

Только на истинном внутреннем желании можно достичь хорошего результата. Оно помогает преодолевать трудности, находить ресурсы для реализации задуманного.

Главные принципы тайм-менеджмента я бы сформулировала так:

-Составляем видение своих целей как минимум на 3-5 месяцев. Прописываем желаемые результаты.

-Пишем эти задачи, исходя из личностных позывов, а не давления общества.

-В наш ежедневный план обязательно включаем задачи, направленные на реализацию своих глобальных целей. Распределяем время таким образом, чтобы каждый день мы шли в сторону нашего результата.

-Теперь можно переходить к самому основному: распределению задач по дню. В наш график должны помещаться не только дела, ведущие к цели, но и наши ежедневные обязанности по работе, дому и т. П.

Чтобы все это могло гармонично вписаться в нашу жизнь, в первую очередь нужно внимательно посмотреть, какие именно задачи перед нами стоят.

Часто большое количество дел в графике говорит о неумении передавать часть своих задач другим, страхе, что будет сделано хуже и придется переделывать.

Это касается и вопросов рабочего характера, и того, что происходит дома.

«Хвосты» отнимают очень много нашей энергии. Даже если нам кажется, что мы совсем про них не думаем, они забирают нашу энергию и очень губительны для самооценки. Каждое незавершенное дело как будто говорит о нашей неисполнительности, мешая браться за новые большие проекты.

Поэтому, говоря о принципах управления временем, очень важно выписать все свои «долги» и постепенно начать их выполнять.

Вероятно, часть этих дел уже утратили актуальность, а некоторые можно переделегировать. Важной задачей является закрытие обязательств перед другими людьми для сохранения отношений.

Если вы хотите научиться тайм-менеджменту, важно понимать, сколько времени у вас занимает каждая задача.

Для этого в течение двух недель я рекомендую вести «слепок дня» - дневник, отображающий каждое ваше действие и временные связанные с ним интервалы.

Это одно из самых отрезвляющих упражнений, способных показать, правда ли вы много работаете (или занимаетесь детьми, или тренируетесь) или только хотите так думать?

К примеру, я была уверена, что я очень долго мою полы и быстро готовлю. Когда я провела замеры чистого времени, я поняла, что на самом деле готовлю я достаточно долго, просто этот процесс мне нравится (а вот полы мыть не очень), поэтому и часы пролетают незаметно.

Особенно важно это для расчета своего рабочего времени.

Когда человек говорит мне, что зарабатывает мало, я всегда прошу сказать: сколько часов в неделю он работает?

Интересно, что большинство уверены, что работа отнимает практически все их время, они сильно устают и злятся, что нет результатов.

В этом случае особенно важно тщательно записывать расходуемое время на рабочие задачи.

Помню, когда я сама впервые использовала этот метод тайм-менеджмента, обнаружила, что чистого рабочего времени, после вычета чаепитий, дороги, задач связанных с волонтерством и помощи коллегам в их работе, у меня остается около 16 часов в неделю!

Не удивительно, что и доход был советующий.

При этом я была занята всю неделю без выходных.

Как только я увеличила часы чистой работы до 33 часов и удержала эти показатели во времени, мой доход стал существенно расти.

Записывая время, важно фиксировать момент старта и финала. Если в процессе вы отвлеклись, засеките, сколько времени ушло на другую задачу и уберите его из расчета.

И уже после того, как вы будете иметь понимание, сколько времени вам нужно на каждое из действий, вы можете планировать свой месяц, а потом и день.

Обязательно закладывайте 20% времени на непредвиденные ситуации. Это спасет вас от срыва сроков и нервного напряжения.

Достаточно часто встречается разделение на мужской и женский тайм-менеджмент. На мой взгляд, это некорректно.

Хотя определенные особенности в планировании у мужчин и женщин все же имеются.

К особенностям женского планирования времени я бы отнесла зависимость от цикла, большой пул задач, связанных с домашними делами и детьми, большую нервозность.

Особенностями мужского я бы назвала туннельное мышление.

Мужчинам, по моему опыту, важнее, чем женщинам, видеть сразу все поле действий и записывать буквально каждую деталь. В моей практики были случаи, когда мужья забывали забирать детей из сада, потому что это не было указано в плане на день, а стандартный маршрут выглядит как “работа-дом”.

Женщины же сочетают в своем графике и работу, и кружки, и готовку. Все это дает существенную психологическую нагрузку. Уходит легкость. Именно поэтому так важно выносить все на бумагу, расчерчивать заранее маршруты, чтобы все успеть и нигде не забыть одного из детей.

Также важно чувствовать свое тело. Многие дамы не могут активно работать в определенные дни цикла. Зная свой организм, можно подстраивать график работы под его особенности: планировать большую активность в один период месяца и меньшую в другой.

Конечно, надо понимать, что каждая отрасль будет иметь свои ключевые особенности, приоритеты и принципы планирования, но канва одна и та же.

Самой популярной техникой тайм-менеджмента принято считать метод Помидора, предложенный Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Эта техника предполагает разделение времени работы на интервалы, между которыми организовываются перерывы по 5 минут.

Классический вариант выглядит так: 25 минут работы и 5 минут перерыва.Но сегодня есть немало и иных вариаций.

На мой взгляд, особую популярность этот метод имеет за схожесть с привычной нам системой школьных уроков.

Важным моментом для повышения эффективности в данном случае может быть смена вида деятельности после перерыва. Например, первые 25 минут вы занимаетесь обзвоном клиентов, вторые 25 минут фиксируете письменно выводы и т. д.

Очень популярный прием при планировании – составление списка дел с вечера. Интересно, что каждый мотивирует это по-своему: одни для того, чтобы было понятно, во сколько вставать. Другие, чтобы точно запомнить, на чем остановились в работе сегодня. Третьи, чтобы во сне пришли ответы на важные вопросы.

Какой бы ни была причина, метод фиксации задач на завтра с вечера реально работает. Причем он применим к любому временному периоду: неделю планируем вечером в воскресенье, новый месяц – в последний день прошлого, Новый год – 31 декабря.

Это создает определенную завершенность прошлого этапа и старт нового.
Здесь же можно сразу поговорить о важном методе тайм-менеджмента - фиксации итогов в конце периода.

Он позволяет увидеть, какой объем сделан за отведенное время, похвалить себя за результативность и, опираясь на выявленные сильные и слабые стороны, фиксировать дальнейшее движение.

Я очень рекомендую ежемесячно подводить итоги, а для этого ежедневно в специальную заметку фиксировать каждый удачный момент.

Это, с одной стороны, позволит вам увидеть, как много вы на самом деле делаете, а то результаты могут утонуть в рутине, с другой стороны, поднимет самооценку.

К популярным методам относится и «поедание слона по кусочкам». Под «слоном» в данном случае подразумевают большую задачу, способы реализации которой на первый взгляд неочевидны.

Разбирая задачу на подзадачи, мы получаем понятный набор шагов для реализации задуманного.

Например, вы хотите сделать сайт. Если поставить в план «сделать сайт», скорее всего, вы будете откладывать эту задачу изо дня в день, пока не пропустите нужный срок.

Если же вы ее разобьете на части, получите примерно такой набор:

-написать техническое задание;
-дать задачу дизайнеру;
-выбрать основные цвета;
-прорисовать структуру и т. п.

Каждая из этих подзадач легко уложится в 1-2 рабочих дня. Движение к цели будет планомерным и заметным.

Продолжая зоологическую тему в тайм-менеджменте, нельзя не вспомнить про «съесть лягушку с утра». Под лягушкой подразумевается небольшое, но крайне неприятное дело. Например, позвонить крикливому клиенту, попросить оплатить долг и т. п.

Это дело, требующее малого времени, отнимает кучу энергии, мешая выполнять другие задачи. Многие эксперты рекомендуют съедать лягушку с самого утра и потом уже налегке выполнять другие задачи.

Мне не близка такая теория, так как утром самое «нежное» время, наш мозг еще «верит в лучшее» и бить его сразу по стрессу не очень гуманно.

Я предлагаю своим ученикам сделать 1-2 коротких и приятных действия, вычеркнуть их из списка дел на день. Это даст волну позитива и уверенности в себе (день только начался, а я уже молодец, выполнил две задачи) и на этом позитиве легко и быстро закрыть лягушку.

Хорошо работает метод жестких дедлайнов. Всем известно, что максимально эффективно человек работает в декабре (успеть закрыть хвосты в старом году) и перед отпуском (чтоб не дергали с работы, а дали нормально отдохнуть). Жесткий дедлайн диктует полное включение в процесс. Создавайте себе дедлайны в другое время года и выстраивайте работу под них.

Отсюда вытекает еще один мой любимый метод тайм-менеджмента – работа с коучем (или в парах). В обоих случаях работа подразумевает отчет перед кем-то о проделанной работе.

Я часто использую методику публичной отчетности в социальных сетях. Это мотивирует быть в тонусе и всегда быть своим словом.

Мне нравится методика «пробковых досок». Большую задачу я распределяю на более мелкие подзадачи (см. метод разделения слона на части) и каждую из задач вывешиваю на стене веером вокруг основной цели.

Под каждой указываю дедлайн. И от нее так же расходятся лучики подзадач. Так я сразу зрительно вижу весь пласт предстоящей работы.

Это позволяет эффективнее думать.

Конечно, говоря об эффективных методах планирования, важно вспомнить про матрицу Эйзенхауэра, представляющую собой разделение задач по критериям важности и срочности.

Это один из самых болезненных моментов в российском тайм-менеджменте.

Люди не понимают, какие цели для их жизни и карьеры являются важными, а какие нет. Что на самом деле можно выполнить позже или переделегировать, а что не терпит во времени.

Часто достаточно освоить только эту матрицу, и проблемы с планированием заканчиваются.

Максимально эффективным способом планирования для меня является распечатка календаря на 2-3 месяца вперед. Это лист на 5 недель по 7 дней (с запасом, так как некоторые месяцы захватывают конец или начало неполной недели).

На нем я отмечаю встречи, задачи, планы и обязательно выделяю выходные, свободное время и время с детьми.

Это позволяет мне наглядно видеть нагрузку, распределять ее, избегать наложение встреч и задач одну на другую и четко видеть свои выходные и праздники.

Я против электронных носителей и за бумажные. Бумага всегда с нами, а телефон может разрядиться, потеряться или оказаться забытым дома.

Я выделю четыре элемента:

- Понимание, что время конечно и часто можно получить результат только здесь и сейчас.

Завтра не существует. Это обман нашего мозга, желающего оставить нас в текущем уже привычном и комфортном состоянии.

- Глобальное планирование как первичный элемент расстановки приоритетов и создания видения.

Понимая, куда именно мы идем, создается четкая картина того, что нам нужно достичь на этому пути.

- Ежедневное планирование. Создает структурность и размеренное продвижение к своим целям.

- Системность. Пожалуй, самый важный элемент. Секрет успеха не в том, чтобы запихнуть все в несколько удачных дней, а чтобы научиться день за днем выполнять действия, ведущие к результату, научиться в каждом своем дне находить время и силы для задач, необходимых для достижения цели.

Без этого элемента можно в принципе не начинать никакого планирования.

На мой взгляд вопрос некорректен в такой формулировке. Один день не является показателем грамотного тайм-менеджмента.

Один день может быть мегапродуктивным, а следом за ним - несколько пустых недель, в которые вы не сделали ничего существенного.

Поэтому считаю важным говорить о примере как минимум месячного планирования.

Чтобы его реализовать, в первую понимать, какие результаты по каждой из сфер жизни я хочу получить к концу периода.

Приведу на примере своего месяца март.

Мои задачи на март выглядят следующим образом:

-Выпустить 10 публикаций в СМИ.
-4 дня отработать в школе.
-3 дня отработать в университете.
-Сделать 4 выпуска моей программы на радио.
-Организовать и провести 2 круглых стола среди предпринимателей.
-Пройти обследование с ребенком.
-Восстановить график тренировок в зале и регулярные занятия йогой.
-Ежедневно заниматься иностранным языком и постингом в соцсетях.
-Проводить вечера с детьми.
-Вести своих клиентов в индивидуальном коучинге.

Важно понимать, что при планировании задачи на месяц – это часть глобальных целей на год по разным сферам жизни.

Теперь, когда ясен объем работы, я беру свой календарь и вписываю в него все задачи в уже имеющие даты.

Сразу в расписании появляются школа и радио по понедельникам (они специально оказались в одной ячейке, так как территориально располагаются рядом. И, совмещая их в один день, я экономлю около четырех часов в неделю на дороге).

По средам – занятия в ВУЗе.

Вторники и четверги отведены на консультации и написания статей, а после обеда – тренировки. Генеральная уборка квартиры также стоит каждый четверг. Причем у нее есть отведенное время с 14 до 16 часов.

Пятницы на личные и семейные вопросы (медицины, ноготочки, встречи) и какие-то срочные процессы. Суббота – день моего отдыха, прогулок, тишины и творчества.Воскресенья – круглые столы, тренировки, турниры.

Мне важно соблюдать баланс между временем с детьми и вечерней работой. Поэтому, если по понедельникам я поздно приезжаю из студии, то вторники – вечера для детей. Это тоже сразу отмечается в календаре.

Утренняя йога хорошо ложится на время после пробуждения. Поэтому она встает на 7-00. Как раз успеваю потренироваться и в 7-45 начать готовить детям завтрак перед учебой.

Это основная канва месяца. Она сформирована в первых числах.

Теперь уже можно будет приступить к детальному тайм-менеджменту для каждого дня накануне вечером.

Открывая календарь, сразу понятно, что еще, кроме уже поставленных задач, мы можем туда поместить.

К примеру, в этот понедельник у меня была йога в 7-00. Потом приготовление завтрака и проводы детей на учебу. С 9 до 10 была планерка по Zoom.

А дальше с 10 до 11-40 было окно. В него я запланировала скорректировать статью для профильного издания.

Дальше я ехала в школу и работала. Между школой и эфиром также было окно в 2 часа. Их я потратила на то, чтобы погулять по солнышку, набрать норму шагов и отдохнуть между двумя видами работы.

Четкое и структурное планирование позволяет получить огромное количество свободного времени, так как изначально понятно, когда и какие задачи будут сделаны, нет стресса из-за этого и появляется уверенность.

Я бы указала следующие:

-Планировать исходя из 3-6 месяцев, а не 1-2 недель.

-Все планы вести письменно. Планирования в голове не существует. Это иллюзия вашего мозга.

-Планировать с вечера.

-Оставлять от 20% запасного времени на непредвиденные обстоятельства.

-Научиться отделять важные и срочные задачи от тех, которые имеют более низкий приоритет.

-Учиться делегировать и передавать свои задачи.

-Включать в план и рабочие, и личные задачи. Иначе можно забыть ребенка в садике и прийти домой без продуктов.

-Фиксировать результаты по окончании периода.

-Делать  колесо баланса хотя бы раз в квартал, чтобы смотреть за приоритетами вашей жизни.

-Знать, сколько времени на самом деле уходит на каждую задачу.

-Разделять большие задачи на малые, чтобы адекватно оценивать объемы работ.

-Ставить дедлайны по исполнению.

-Обязательно включать в свой план отдых. Без восстановления ресурса далеко не уехать.

Скорее нет.

И там и там важно понимать: у меня есть команда. Я могу делегировать детям часть задач, и я делаю это не потому что я ленивая мать, а для того, чтобы они учились самостоятельности, а я могла направить это время на свой отдых, или на выполнение чего-то им пока недоступного.

К примеру, сегодня в магазине мой 5.5 летний сын сам пробивал товары по штрих кодам на кассе. Не потому что я не могу, а чтобы в будущем, чуть повзрослев, он мог уверено ходить за покупками.

Дома мои дети моют посуду, загружают посудомойку, подметают и моют полы, развешивают белье.

Мы – команда. И это дает мне время вечерами с ними рисовать или играть.

Я знаю много мам, которые боятся передать часть быта не только детям, но и мужу, а потом страдают, что у них нет времени на чтение или отдых.

Тут на 1000% работают те же принципы тайм-менеджмента, что и в работе: руководитель передает часть обязанностей своей команде или пашет как лошадь на плантации без сна и отдыха. Выбор за каждым.

В семье, как и на работе, важно, чтобы каждый понимал, когда, куда и зачем ему надо попасть: работа, школа, кружки, закупки.

Важно иметь представление о делах, планировать выходные и бюджет.

Конечно, можно жить от случая к случаю, но часто это приводит к огромному количеству пустых дней с чипсами на диване.

Конечно. Приучать ребенка к управлению своим временем и своими деньгами важно с детства.

Веселым подспорьем могут быть ивент-календари. Так ребенок учится с малых лет ощущать течение дней и видеть, сколько уже прошло, а сколько еще впереди.

Я приучаю детей самим следить за расписанием своих занятий.
Во-первых, это тренирует ответственность, во-вторых, дает ориентиры во времени.

Раз забыл, пропустил. Два заигрался и проспал. На третий раз уже не возьмут на соревнования.

После этого возникает вопрос: мам, а как не пропустить тренировки?
Появляются будильники-напоминания: через полчаса пора выходить. Через 10 минут пора выходить. Уже надо выйти.

Каждый следующий кружок, который ребенок хочет посещать, он уже сам пропускает через фильтр своего календаря: а влезет ли? Или надо от чего-то отказаться?

Приучение к управлению времем также касается домашних заданий.

-Мам, могу я погулять после школы?
-Можешь!
-А сколько?
-А сколько тебе нужно времени, чтобы сделать уроки?
-И ребенок уже сам считает, когда надо прийти, чтобы успевать выполнить задания до отбоя.

Тут важный элемент родительского контроля: отбой у нас всегда в одно и тоже время. В 21-30 дети в кровати.

Если ребенок просчитался, ленился, играл и не успел до 21-15 сделать уроки, значит, он утром встает на час-полтора раньше и доделывает их. Но в 21-30 он в кровати, даже если это принесет плохую отметку.

К слову, плохая отметка будет стимулом на будущее иначе распределять время: сначала уроки, потом прогулки.

Еще важно показывать ребенку, во сколько он приходит домой с прогулок.

Если изначально он сам заявил, что будет в 16-00, то в 16-00 он приходит, звонит или сообщает, что задерживается.

Это может показаться очень строгим подходом, но именно это потом очень пригодится в карьере.

Первый раз много он придет не вовремя и не позвонит. Обращайте на это внимание и со временем это тоже станет частью тайм-менеджмента.

В первом классе мы впервые нарисовали с сыном его колесо баланса. На простых примерах мы выявили, что ему в жизни важно.

Если ребенка не научить с детства планировать и нести самому ответственность за свое время, кто научит его этому в будущем?

Здесь сложно. Я не пользуюсь приложениями, доверяя бумаге. Поэтому мои инструменты - это распечатанный на квартал вперед календарь.

Единственный электронный формат: заметки в телефоне, где я отмечаю задачи на день.

На 1000%.

Мотивация и четкий ответ на вопрос: зачем это нужно МНЕ?

Не папе-маме, не мужу-жене, не ради детей, а именно МНЕ.

Без ответа на этот вопрос можно даже не начинать планировать – любая трудность вышибет из седла, и вернуться в него будет сложнее с каждым разом.

В целом я бы сказала, что мотивация является ключевым аспектом планирования времени. Когда человек заинтересован в получении результата, он будет находить способы и время, чтобы действовать. Когда острой личной мотивации нет, всегда будут причины НЕ делать.

Да. Если говорить о видах мотивации в целом, я бы определила несколько групп:

- Внутренняя и внешняя мотивация

Внутренняя сильнее, но ее сложнее отыскать. Слишком много на нас возложено общественных норм, которым по привычке приходится следовать.

При этом у внешней мотивации есть и положительные стороны. Например, если вы работаете с кем-то в паре и поддерживаете друг друга.

Классический пример в этом случае - группы худеющих, где женщины подбадривают друг друга и это дает тонус для них самих.

- Истинная и ложная

Все побежали и я побежал. Классический пример ложной мотивации, которая мешает эффективному планированию времени.

Мы можем поставить в план любую задачу, но делать будем только те, к которым лежит душа.

Конечно, можно заставить себя делать через «не хочу». Заставить раз, два, неделю, месяц, год. А через какое-то время поймать сильнейшее выгорание. Рано или поздно все равно придет в гости понимание, что ты живешь не свою жизнь и делаешь то, что вызывает отвращение.

Зачем доводить до этого, теряя здоровье и годы жизни, если можно изначально планировать то, что на самом деле хочется?

Конечно вредны, так как они создают видимость, что вы движетесь к цели, хотя на самом деле это не так.

Вообще я рекомендую разорвать взаимосвязь между понятиями «списки» и «тайм-менеджмент». Нет между ними знака равенства.

Список дел на день в 99% случаев – это склерозник, а не планирование.

В него вносится практически все подряд, в том числе то, что должно было быть сделано 200 лет назад, но все еще висит «хвостами».

Список не предполагает ни расчета реальных временных затрат, ни понимания логистики и передвижений.

Выполнить такой список в желаемый срок физически невозможно, что естественно приводит к отрицанию самого явления планирования. И возвращению на старые схемы работы.

Поэтому, конечно, большие списки вредны и демотивируют.

При этом, важный момент, если вы продержитесь на длинных списках хотя бы месяц, даже не применяя никаких других инструментов планирования временем, то через 3-5 недель большая часть «хвостов» будет закрыта и списки станут меньше.

Очень важно вытащить из головы все незавершенные дела.

Их можно или оформить списком (что не удобно для дальнейшей обработки), или распределить в форме таблицы по сферам жизни: работа, дом, обещания детям, здоровье, родители и так далее.

Так вы наглядно увидите все сферы, которые забирают у вас энергию для свершений, а уже в готовый план на день будут входить 1-2 дела из просроченных, чтобы постепенно их все закрывать.

Давайте начистоту. Чтобы объяснить все ключевые аспекты планирования и тайм-менеджмента даже человеку, который никогда ранее о нем не слышал, мне нужно 2-3 часа максимум.

В большинстве случаев на курсы уже приходят те, кто знает основы или их часть, применял некоторые методики и имеет опыт (не всегда удачный).

Если человек уже пришел на курс, то он морально готов быстро усвоить и внедрить в работу данные.

Это, к слову, одна из причин, по который корпоративное обучение имеет не всегда высокие показатели: там люди не выбирают рублем ни тему, ни тренера. Шеф за них решил, пригнал их и пасет, чтобы все слушали.

Только эффективность в таком случае низкая, пока человек сам не будет иметь мотивацию к изменению ситуации.

Как я уже сказала, учиться приходят неглупые люди. Но при этом у них не получается выстраивать систему достижения целей, укладываться в графики и двигаться вперед.

Это говорит о двух ключевых аспектах:

- Человек не умеет системно выстраивать свою работу. Как заяц, скачет от случая к случаю и пытается урвать кусок побольше. Такой подход всегда потерпит неудачу, что в работе, что в выстраивании отношений, что в похудении или любой другой истории, требующей длительного внимания.

- Есть набор ограничивающих установок и убеждений, которые мешают человеку сдвинуться в нужную ему сторону.

Тут может вылезти самая невероятная история от «Я не могу зарабатывать больше мужа» и оп, женщина, имея все вводные для закрытия сделки, теряет ее в последний момент, до «Пока у меня маленький ребенок, карьера не возможна» И ребенок начинает болеть перед каждым важным собеседованием.

Это может казаться бредом, но на самом деле так и работает наше подсознание.

Тайм-менеджмент – это лишь на 20% умение верно распределить задачи по графику и на 80% - психология.

Поэтому на курсах я обучаю:

А. Основам (глобальное планирование, расчет временных затрат, расчет потерь времени и прочее) – около 20% времени.
Б. Принципам выявления и поддержания мотивации - 10% времени.
В. Выявлению у себя ограничивающих убеждений, в том числе касающихся планирования – 20 % времени.
Г. И 50% времени я обучаю выстраиванию СИСТЕМНОСТИ в работе и жизни. Без нее все остальное не имеет смысла.
И да, этому можно обучить и обучиться.

Главный подводный камень любого обучения, не только касающегося планирования временем – убеждение клиента, после оплаты он гарантированно получает результат. То есть не его кропотливая работа по изучению и внедрению материала, а факт оплаты уже дает ему достижения цели.

А дальше начинаются претензии к тренеру и обиды (ведь я же оплатил, почему нет результатов?)

Второй острый момент – желание быстрого результата. По сути, все ищут красную таблетку. Нет у нашего поколения терпения, как было у наших бабушек, чтобы месяцами делать одно и тоже действие, прежде чем что-то получится.

Третья, очень важная причина отсутствия результатов после курсов, это нежелание планировать на длительный срок.

И тут мы возвращаемся к мысли о том, что планирование – это на 80% психология.

Планирование - это слово, которое я даю сама себе (или своему клиенту, другу, коллеге, ребенку) и которому я должна быть верна.

К примеру, я планирую выпускать по одной публикации на личной странице в день в течение года и заявляю об этом публично.

Тут же включается разговор в голове: а может не надо? А зачем? Может, и без этого хорошо?

Поднимаются страхи, что я не справлюсь, все об этом узнают и возникает желание сбежать … от ответственности.

Поэтому проще не планировать, говорить, что я «живу в потоке и в моменте». Ничего не пообещал, значит нигде не облажался.

Планирование времени – это ответственность. А планирование на 6-12 месяцев - это большая ответственность. Надо быть готовым к разным исходам событий. И далеко не каждый готов на себя это взять.

Отсюда мы и получаем бесконечное броуновское движение, слабые результаты, брошенные на полпути проекты и святую уверенность, что список на день – это уже планирование жизни.

Сложнее всего тем, кто не умеет держать слово. Сегодня хочу одно, завтра другое. Первое бросил, второе надкусил и тоже бросил.

Тем, кто не умеет системно и каждый день выполнять задачи, крайне тяжело.

Они раз за разом начинают, разочаровываются и в себе и в своих действиях, и в конечном итоге часто не могут даже работать на уровне своей квалификации.

Отдельная категория – люди, боящиеся даже самим себе признаться в том, что они хотят и любят. Такие люди начинают «прикрываться» детьми и другими проблемами.

Им стыдно сказать, что они хотят побыть в декрете, а не бежать за карьерными высотами. И тут начинается: “я бы приехал, но ребенок болеет”.

Умение четко обозначать свою позицию, проявляться искренне относительно своих намерений - это важный элемент планирования.

Это частый и сложный вопрос.

Я пока не видела какой-то книги, которая идеально бы отобразила то видение планирования и тайм-менеджмента, которое мне близко.

Видимо, пора писать свою:)

Из тех книг, которые я считаю важными прочесть:

- “Прорыв! 11 лучших тренингов по личностному росту”, А. Парабеллум, Н. Мрочковский, А. Толкачев, О. Горячо

В этой книге собрано много рабочих методик выстраивания дня и расстановки приоритетов. Она у меня практически настольная.

-”Удвоение личных продаж. Как менеджеру по продажам повысить свою эффективность”, А. Парабеллум, Е. Колотилов

Книга о важности правильного распределения времени при работе в продажах. Очень много понятных и простых, но при этом очень эффективных моментов для ежедневного использования.

- “ Новые правила деловой переписки”, М. Ильяхов, Л. Сарычева

Тут нет элементов тайм-менеджмента, но очень красиво показаны манипуляции, которые разрушают отношения, что в конечном счете увеличивает время деловой коммуникации.

- “Как достичь цели”, Шон Кови

Ни сам автор, ни его книги не нуждаются в дополнительной рекламе. Поэтому просто читаем и внедряем.

- “ Сила Воли”, Келли Макгонигал

Книга, способная изменить ваше видение мира и существования в нем в целом.

-Свободу! Невероятную свободу действий, перемещений и отдыха. Вы всегда знаете, когда и сколько времени у вас есть, планируете яркие жизненные моменты и оставляете время на экспромт.

-Снижение уровня стресса. Когда все распланировано, вы спокойны за то, что процессы происходят вовремя.

Что интересно, когда вы вовремя, то и весь мир подстраивается под вас: вовремя пришел автобус, вовремя освободилась парковка, вовремя закончился ливень.

Как только вы не во времени, сразу как будто все против вас. Проследите за этим, и вы удивитесь, как вселенная помогает тем, кто не опаздывает.

-Намного выше эффективность, что дает и рост доходов, и более интересные проекты.

-Выше самооценка. Она растет с каждым закрытым процессом.

-Больше уважения в окружении. Вас ценят и уважают, знают, что вы всегда подходите к каждому вопросу серьезно.

-Лучше отношения с детьми и супругами. Вы планируете свое время, выполняете обещания, не подводите ни себя, ни других.

-Время на свои хобби и интересы.