#office
"Настоящим сообщаем" – открытая формула делового сообщения: за ней следует факт, решение, изменение или другая информация. В атласе собраны 104 способа выразить эту задачу: близкие официальные аналоги, нейтральные начала писем, контекстные уточнения и конструкции без вводной формулы. Варианты с подтверждением, предупреждением или оговоркой подходят только тогда, когда такой смысл действительно есть в сообщении.
Сохранить обычную деловую подачу
Нейтральное сообщение сведений
Здесь собраны близкие замены фразы "Настоящим сообщаем" для письма, в котором достаточно передать информацию без дополнительного смыслового акцента.
Как делается: действие называется обычным глаголом либо сведения представляются непосредственно, без указания на формальный характер письма.
№1. Сообщаем, что [содержание сообщения].
№2. Информируем вас о следующем: [содержание сообщения].
№3. Доводим до вашего сведения: [содержание сообщения].
№4. Направляем информацию по вопросу [тема]: [содержание сообщения].
№5. Передаем вам полученные сведения: [содержание сообщения].
№6. Представляем актуальные данные: [данные].
Указать, о чем и зачем написано письмо
Эти начала подходят, когда перед самим фактом нужно обозначить предмет сообщения или назначение письма.
Как делается: вместо ритуальной вводной фразы называется тема, повод для контакта или содержание последующего текста.
№7. Пишем вам по поводу [ситуация]: [содержание сообщения].
№8. В этом письме – информация о [предмет сообщения].
№9. Ниже изложены сведения, касающиеся [предмет сообщения].
№10. Цель этого письма – уведомить вас об изменении условий: [изменения].
Обозначить официальный характер уведомления
Такие формулировки сохраняют документальную дистанцию. Если порядок уведомления установлен законом или договором, выбор слов не заменяет соблюдения требований к форме, срокам и доставке.
Как делается: подчеркивается не просто передача информации, а назначение документа как официального уведомления.
№11. Уведомляем вас о том, что [содержание уведомления].
№12. Извещаем вас о [событие в предложном падеже].
№13. Официально заявляем: [позиция организации].
№14. Настоящее письмо является уведомлением о прекращении действия договора с [дата].
№15. Во исполнение пункта [номер] договора уведомляем вас: [содержание уведомления].
№16. В порядке, предусмотренном [документом], направляем уведомление: [содержание уведомления].
Связать информацию с обращением или предыдущим разговором
Ответить на запрос
Эти варианты заменяют "Настоящим сообщаем" в ответном письме и показывают, на какой вопрос дается информация.
Как делается: сообщение строится как ответ, результат рассмотрения обращения или адресная передача запрошенных сведений.
№17. В ответ на ваш запрос от [дата] сообщаем: [ответ].
№18. По существу поставленного вопроса можем пояснить следующее: [пояснение].
№19. Ваше обращение рассмотрено. По результатам рассмотрения установлено: [результат].
№20. Вы спрашивали, [косвенный вопрос]. Отвечаем: [ответ].
№21. Запрошенные вами сведения приводим ниже: [сведения].
№22. На вопрос о [предмет вопроса] ответ следующий: [ответ].
Продолжить начатое общение
Здесь представлены начала сообщений после разговора, встречи или ранее отправленного письма. Каждая формула предполагает соответствующую предысторию.
Как делается: новая информация связывается с конкретным этапом общения, а не подается как отдельное первичное извещение.
№23. В продолжение нашего разговора направляем сведения о [предмет сообщения]: [сведения].
№24. Как и договаривались, сообщаем результаты проверки: [результаты].
№25. Возвращаемся к вопросу [тема]. Теперь можем сообщить следующее: [содержание сообщения].
№26. В дополнение к письму от [дата] приводим следующие сведения: [дополнение].
№27. После нашей встречи появились новые данные: [данные].
Повторить ранее переданную информацию
Подборка предназначена для повторного сообщения, напоминания или восстановления пропущенной части переписки.
Как делается: прямо обозначается, что сведения уже передавались, либо объясняется их повторное включение в текст.
№28. Повторно уведомляем вас: [содержание уведомления].
№29. Напоминаем, что [ранее сообщенный факт].
№30. Для полноты переписки приводим информацию из предыдущего письма: [сведения].
Точнее назвать действие: подтвердить, уточнить или разъяснить
Подтвердить уже известное
Вместо общего "Настоящим сообщаем" здесь используется подтверждение. Оно уместно, если факт, договоренность или действующее условие уже обсуждались.
Как делается: в центре высказывания оказывается достоверность сведений, письменная фиксация договоренности или сохранение прежнего положения.
№31. Подтверждаем, что [факт].
№32. Подтверждаем получение [документа] от [дата].
№33. Письменно фиксируем достигнутую договоренность: [содержание договоренности].
№34. Ранее переданная информация остается в силе: [сведения].
№35. Проверка подтвердила следующие сведения: [сведения].
Исправить или ограничить прежнюю формулировку
Эти решения подходят, когда сообщение не вводит новую тему, а делает ранее переданную информацию точнее.
Как делается: указывается предмет уточнения, ошибочный фрагмент или граница применимости первоначального сообщения.
№36. Уточняем ранее направленные сведения: [уточнение].
№37. В письме от [дата] допущена неточность. Верные данные: [данные].
№38. Вместо указанного ранее срока действует следующий: [срок].
№39. Ранее сообщенное изменение касается только [область применения]; остальные условия не меняются.
№40. Под [термином] в нашем сообщении понимается [значение термина].
Раскрыть смысл или основание сообщения
Здесь собраны способы передать информацию как разъяснение, а не как простое извещение о факте.
Как делается: общее утверждение раскрывается через конкретный порядок, основание или практическое значение.
№41. Разъясняем порядок применения [правила]: [разъяснение].
№42. Основание принятого решения – [основание].
№43. Это означает следующее: [практический смысл ранее изложенного].
№44. Чтобы исключить разночтения, уточняем: [однозначная формулировка].
Показать, откуда исходят сведения
Сослаться на документ, проверку или учетные данные
Такая замена формулы "Настоящим сообщаем" подходит, когда для адресата существенно основание информации. Ссылку включают только при наличии соответствующего источника.
Как делается: вводная часть передает не действие отправителя, а происхождение сообщаемых сведений.
№45. Согласно [документу], [содержание сообщения].
№46. По данным [источника], [содержание сообщения].
№47. Как следует из акта проверки, [установленный факт].
№48. В учетной системе зафиксировано: [запись].
№49. По результатам сверки выявлено следующее расхождение: [расхождение].
№50. Получен ответ от [организации]: [содержание ответа].
Обозначить поручение, полномочия или позицию
Эти формулы различают передачу чужого решения, сообщение в пределах компетенции и изложение собственной позиции организации.
Как делается: вместо безличного официального начала указывается, кто отвечает за решение или на каком основании выступает отправитель.
№51. По поручению [должностного лица] доводим до вашего сведения: [содержание сообщения].
№52. Как уполномоченный представитель [организации], уведомляем вас: [содержание уведомления].
№53. В части вопросов, относящихся к нашей компетенции, сообщаем: [сведения].
№54. Позиция нашей организации по этому вопросу состоит в следующем: [позиция].
№55. Решением [органа управления] утвержден следующий порядок: [порядок].
Убрать вводную формулу и сразу изложить содержание
Сообщить о состоянии или результате
В этих примерах "Настоящим сообщаем" не заменяется другим вводным оборотом: информационную задачу выполняет само предложение. Конструкции показывают разные способы представить результат, текущую стадию и выявленное состояние.
Как делается: главным становится предмет сообщения – выполненная работа, статус обращения или итог проверки.
№56. Работы по [объекту] завершены [дата].
№57. Вашему обращению присвоен номер [номер].
№58. Заявка находится на согласовании в [подразделении].
№59. Для рассмотрения заявления не хватает следующих документов: [перечень].
№60. По итогам проверки замечаний не выявлено.
№61. Из [общее количество] заявок обработано [количество]; остальные находятся в работе.
Передать изменение через дату, сравнение или границу действия
Здесь собраны способы непосредственно сообщить о новых условиях, сроках и порядке работы без общего вступления.
Как делается: изменение раскрывается через момент начала, отличие от прежнего порядка или прекращение действия старого условия.
№62. С [дата] действует новый порядок подачи заявок: [порядок].
№63. Срок выполнения работ перенесен с [прежняя дата] на [новая дата].
№64. Вместо бумажных заявлений теперь принимаются электронные формы.
№65. Прежние реквизиты действуют до [дата] включительно; после этой даты используются новые: [реквизиты].
№66. Изменился только способ подачи документов. Требования к их составу остались прежними.
№67. Прием заявлений приостановлен на период с [дата начала] по [дата окончания].
Изложить решение, возможность или ограничение
Эти предметные перестройки подходят для сообщений о согласовании, доступности услуги и условиях выполнения действия. Возможность, решение и запрет здесь не взаимозаменяемы.
Как делается: отправитель сразу называет, что решено, что доступно адресату или какое ограничение установлено.
№68. Принято решение о [предмет решения].
№69. Ваша заявка согласована без дополнительных условий.
№70. Оснований для пересмотра решения не установлено.
№71. Документы доступны для скачивания в [разделе].
№72. Выполнение работ возможно только после [необходимое условие].
№73. На период [период] доступ к [ресурсу] ограничен.
Передать сведения вместе с документом или ссылкой
Такие формулировки используются, когда основное содержание сообщения находится не в тексте письма, а в приложении или опубликованном материале.
Как делается: передача информации выражается через указание на ее носитель и расположение.
№74. Во вложении – сведения о [предмет сообщения].
№75. Полный текст решения опубликован по ссылке: [ссылка].
Сохранить точную степень определенности
Отделить предварительные сведения от окончательных
Фраза "Настоящим сообщаем" сама по себе не показывает степень подтвержденности информации. Эти замены делают ее явной, если сообщение действительно предварительное или основано на ограниченных данных.
Как делается: оговорка включается в саму конструкцию и относится непосредственно к сообщаемому факту.
№76. По предварительным данным, [содержание сообщения].
№77. На момент отправки письма подтверждено следующее: [сведения].
№78. Насколько нам известно, [содержание сообщения].
№79. Ожидаемая дата завершения работ – [дата]; окончательный срок пока не согласован.
№80. Пока можем подтвердить только [подтвержденная часть сведений].
Обозначить условие, исключение или предел действия
Здесь представлены сообщения, достоверные лишь в определенных обстоятельствах, для части случаев или на ограниченный срок.
Как делается: условие перестает быть подразумеваемым и становится опорной частью предложения.
№81. При условии [условие] применяется следующий порядок: [порядок].
№82. Для [категория получателей] действует отдельное правило: [правило].
№83. Указанный порядок распространяется на все обращения, кроме [исключение].
№84. До утверждения новой редакции сохраняется действующий порядок.
Сообщить, что сведений пока нет
Эти варианты нужны, когда содержание письма – отсутствие информации или невозможность подтвердить факт, а не отрицание самого события.
Как делается: прямо называется граница осведомленности отправителя.
№85. На текущий момент сведения о [предмет сообщения] к нам не поступили.
№86. Подтвердить [факт] по имеющимся данным не можем.
Выделить важное и настроить тон сообщения
Привлечь внимание или предупредить заранее
Эти формулы подходят вместо "Настоящим сообщаем", когда информация требует особого внимания. Предупреждение предполагает возможное неблагоприятное последствие, а не просто новый факт.
Как делается: сообщение подается как значимое для предстоящих действий адресата или как отдельный существенный пункт.
№87. Обращаем ваше внимание: [важный факт].
№88. Считаем необходимым отдельно отметить: [существенное обстоятельство].
№89. Заранее предупреждаем: в период [период] возможны перебои в работе сервиса.
№90. Для планирования вашей работы сообщаем сроки закрытия площадки: [сроки].
№91. Важно различать два обстоятельства: [первое обстоятельство] и [второе обстоятельство].
Передать благоприятную или неприятную новость
Здесь официальная информационная задача сохраняется, но появляется выраженное отношение к новости. Такие формулы не подходят для эмоционально нейтральных фактов.
Как делается: оценка события или признание его неудобства соединяется с самим сообщением.
№92. Рады сообщить: [благоприятная новость].
№93. К сожалению, [неблагоприятный факт].
№94. С сожалением извещаем вас об отмене [мероприятия].
№95. Понимаем, что изменение срока может быть неудобным: новая дата – [дата].
Сделать сообщение компактным или менее церемонным
Представить сведения как краткую запись
Эти конструкции подходят для рабочего письма, карточки задачи, уведомления или короткой служебной записи. Они не заменяют обязательные реквизиты регламентированного документа.
Как делается: функцию вводной фразы берет на себя смысловая метка, после которой сразу идет содержание.
№96. К сведению: [содержание сообщения].
№97. Статус заявки: [текущий статус].
№98. Итог рассмотрения: [результат].
№99. Изменения с [дата]:
• [первое изменение];
• [второе изменение].
№100. Текущие параметры:
• срок – [дата];
• объем – [значение];
• порядок работы – [описание].
Сообщить в привычном рабочем общении
В переписке между знакомыми коллегами "Настоящим сообщаем" можно заменить обычным началом реплики. Эти варианты менее дистанцированны, чем официальное уведомление.
Как делается: сообщение вводится как обновление по вопросу, краткое изложение ситуации или прямой переход к сути.
№101. Есть новости по [тема]: [новые сведения].
№102. Держим вас в курсе: [текущее положение дел].
№103. Ситуация сейчас такая: [описание положения дел].
№104. Коротко о главном: [основной факт].
#office
