Деловая переписка без адреса невозможна. Неважно, отправляете ли вы письмо Почтой России, курьером или электронным почтовым сервисом: чтобы послание достигло цели, надо в первую очередь указать адресата и адрес, по которому он находится.
То, что адрес должен быть предельно точным, начиная от индекса и заканчивая правильным названием улицы и номером дома, офиса и т.д., всем очевидно.
Написать“на деревню дедушке” сегодня в голову не придет никому. А вот то, что написание адреса подчиняется вполне определенным правилам, создатели документов порой забывают или не придают этому должного значения. В деловой переписке важна каждая мелочь.
У нас есть как минимум две веские причины, чтобы узнать и запомнить, как правильно писать адрес в документах:
- документ, оформленный без ошибок по всем правилам грамматики и делопроизводства, и юридически, и бюрократически имеет больший вес;
- имидж фирмы, безупречно грамотной во всех аспектах делового общения, повышается в разы.
Попробуем разобраться в правилах написания адреса в документах.
Почему удобнее писать адрес в документах по госту
Для того чтобы правильно написать адрес в документах, вполне достаточно правил русского языка, но… Тут допускаются различные варианты оформления и все они будут верными. Конечно, организация может разработать свой стиль как написания адреса, так и всех остальных элементов документов. Это отдельная задача для фирм, готовых потратить время и средства на корпоративный имидж.
Проще воспользоваться уже готовыми решениями.
Существуют госты по оформлению деловых и служебных документов. Стоит выяснить, как правильно писать адрес в документах по госту, и применить рекомендации на практике.
Госты не требуют обязательного применения, но, используя их, можно унифицировать документы, сделать их более понятными. К тому же, так легче повысить уровень доверия: по гостам работают солидные компании.
Последний из российских гостов по оформлению документов вступил в силу 1 июля 2018 года: ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Организационно-распорядительная документация.Требования к оформлению документов”.
Все наши дальнейшие разъяснения и рекомендации по правилам написания адреса в документах опираются на этот гост.
Реквизит “Адресат”
То, что мы в обыденной речи называем просто “адрес” в делопроизводстве определяется как реквизит “Адресат”. Чтобы понять, как правильно писать адрес в документах с точки зрения делопроизводства, определим, что входит в понятие “адресат”:
- получатель письма (наименование адресата) – проще, кому адресовано письмо;
- почтовый или юридический адрес, адрес электронной почты.
Правильно пишем, кому адресовано письмо
Письмо может быть адресовано:
- должностному лицу (нескольким должностным лицам);
- организации или ее структурному подразделению;
- группе организаций;
- физическому лицу.
Рассмотрим каждый из этих случаев.
Письмо адресовано руководителю организации
Сначала в дательном падеже указываем должность, в которую включается наименование организации (если она коммерческая указываем также и организационно-правовую форму). Затем пишем фамилию и инициалы также в дательном падеже. Инициалы ставятся после фамилии (в предыдущих гостах было наоборот).
Перед фамилией можно использовать сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Это также нововведение последнего госта Р 7.0.97-2016.
Примеры:
Главе администрации
города Владимира
Шохину А.С.
Коммерческому директору
ООО “Полиграфические системы”
г-ну Перетокину В.М.
Руководителю структурного подразделения организации
В этом случае указываем сначала наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже название должности с указанием структурного подразделения и фамилию с инициалами.
Например:
АО “Издательский дом
“Свеча”
Руководителю отдела
по работе с юридическими лицами
г-ну Лопатину Е.А.
Примечание:
В современной деловой переписке, а также в СМИ и публицистике стали довольно частыми случаи неправильного употребления прописных и строчных букв в начале названий различных должностей. Уже привычными стало написание: Губернатор, Директор, Глава и т.д. Это ошибка (если не в начале предложения).
С прописной буквы пишутся только названия высших государственных должностей: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РФ, Председатель Государственной Думы и др.
Письмо адресовано организации или ее структурному подразделению
Указываем полное или сокращенное название организации в именительном падеже.
Если письмо адресовано структурному подразделению, сначала все равно указывается полное или сокращенное название организации и только ниже, через одну строку, наименование структурного подразделения. Все в именительном падеже.
Например:
Полное название –
Акционерное общество
“Электрокабель “Кольчугинский завод”
Сокращенное название –
АО “ЭКЗ”
Структурное подразделение –
Акционерное общество
“Электрокабель “Кольчугинский завод”
Отдел рекламы
Письмо адресовано группе организаций
Тут возможно два варианта:
- несколько разных адресатов в одном письме;
- группа организаций одного типа или структурные подразделения одной организации.
В первом случае адресат оформляется, как обычно, в правом верхнем углу перечислением всех, кому адресовано письмо (это могут быть как должностные лица, так и непосредственно организации). При этом адресатов не должно быть больше четырех.
Например:
- АО “Экспострой”
- АО “Гостиный двор”
- ООО “Ивановская ярмарка”
Во втором случае адресат указывается обобщенно, например:
- Администрациям муниципальных образований
- Нижегородской области
Если таких адресатов больше четырех, составляется список рассылки и уже в нем указываются конкретные должности и адреса.
Письмо адресовано физическому лицу
В этом случае сначала указывается фамилия в дательном падеже, после нее инициалы, затем почтовый адрес в соответствии с современными требованиями написания почтовых адресов.
Например:
Матросову А.Н.
ул. Павловская, д.15, кв.23,
г. Новогуров, Алексинский р-н,
Тульская обл., 301382
Как правильно писать почтовый адрес в документах
В составе реквизита “Адресат” часто нужно указать и почтовый адрес.
По новому госту Р 7.0.97-2016 почтовый адрес можно не указывать при переписке по электронной почте и факсимильной связи (если оригиналы документов не нужно отправлять по почте).
2. название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
3. название района;
4. название республики, края, области, автономного округа (области);
5. название страны (для международных почтовых отправлений);
6. почтовый индекс.
При этом родовые названия (улица, город, район и т.д.) можно писать как полностью, так и сокращенно, каждый пункт адреса отделяется от следующего запятой.
Образцы и примеры, как правильно писать адрес в документах
Теперь, собрав воедино все правила написания адреса в деловой переписке, мы можем составить еще несколько примеров оформления адреса.
Директору Общества с ограниченной ответственностью
«Холдинг Кабельный Альянс»
г-ну Снежкину Г.Е.
ул. Мельникова, д.2,
г. Екатеринбург, 620028
Еще пример:
Публичное акционерное общество
“Российские железные дороги”
ул Новая Басманная, д. 2/1,
г. Москва,107174
И так до бесконечности. Ничего сложного в правилах написания адреса в документах нет. Поначалу можно слегка запутаться, но после нескольких случаев применения на практике, вы станете составлять адреса автоматически.
Помните, что в официальном тексте недопустима неправильная постановка знаков препинания или некорректное использование лексики. Смотрите другие наши материалы в разделе “Райтинг: Русский язык” и сохраняйте правила в закладках.
Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”
А как быть с сокращениями, которые в ГОСТе отсутствуют? Я недавно столкнулась с тем, что для одного предприятия может быть принципиальным написания слова “микрорайон” в сокращении. Сколько себя помню всегда писали в формате “м-н”, меня настойчиво попросили исправить на “мкрн” хотя оба варианта являются правильными. Так что тут на кого попадешь, может получиться так что неграмотному человеку придется доказывать свою правоту.
Использование ГОСТов в любой области утверждает принимать организацию в серьёзном свете. А грамотная переписка – это лицо компании. Единственный момент, когда я училась технологии написания делового письма, мне предоставили информацию, что сокращения использовать не нужно. Никаких “г-ну”, “Ув” и пр. А в отношении остального – подписываюсь под каждым словом.
Чтобы не возникало никаких недоразумений существует ГОСТ, в соответствии с которым и необходимо указывать данные при переписке. В своей практике сталкивалась с тем, что моя начальница с диким рёвом требовала, чтобы ответ на письмо от нашего подрядчика я адресовала непосредственно руководителю организации, хотя письмо нам пришло из подразделения. С трудом доказала, что удобнее и правильнее будет адресовать ответ именно в то подразделение, откуда пришло письмо. Аргументировала, что точно дойдёт до нужных людей вовремя и не потеряется в приёмной руководства) Дам начальнице почитать вашу статью, может потом поймёт, что писать можно не только руководству.