#office
В атласе собраны 122 способа передать смысл фразы "Просим использовать новую редакцию": близкие деловые аналоги, более простые просьбы, точные указания на нужный текст и формулировки для перехода с прежней версии. Отдельно представлены варианты для согласования, подписания, работы с шаблонами и применения документа с определенной даты. Контекстные уточнения и более строгие предписания выделены в самостоятельные темы.
Близкие замены для деловой переписки
Прямая просьба работать с обновленным текстом
Здесь собраны нейтральные аналоги выражения "Просим использовать новую редакцию", не предполагающие дополнительных условий.
Как делается: просьба передается через применение документа, работу с ним или обращение к обновленному тексту.
№1. Пожалуйста, используйте обновленную версию документа.
№2. Просим применять документ в новой редакции.
№3. Для дальнейшей работы просим взять новую версию.
№4. Пожалуйста, работайте с обновленным текстом.
№5. Просим перейти на новую редакцию документа.
№6. При работе с документом обращайтесь к его новой версии.
Новая редакция как основа работы
Эти формулировки подходят, когда документ служит основанием для решений, действий или подготовки других материалов.
Как делается: вместо общего "использовать" обозначается роль обновленного текста.
№7. Просим руководствоваться новой редакцией документа.
№8. Пожалуйста, возьмите обновленный текст за основу.
№9. В дальнейшей работе просим исходить из положений новой редакции.
№10. При подготовке материалов опирайтесь на обновленную версию документа.
№11. Просим строить дальнейшую работу на основе новой редакции.
Назначение новой версии без прямого обращения
Здесь просьба заменена спокойным указанием на то, какой текст предназначен для работы.
Как делается: ожидаемое действие выражается через назначение или статус документа, без глагола "просим".
№12. Для дальнейшей работы предназначена новая редакция документа.
№13. Рабочая версия документа – новая редакция.
№14. При подготовке ответа используется обновленный текст.
№15. Основой дальнейшего взаимодействия служит новая редакция документа.
Более мягкая и менее церемонная подача
Вежливое приглашение к переходу
Эти замены звучат мягче прямого указания. Вопросительные варианты допускают обсуждение возможности перехода.
Как делается: действие предлагается через благодарность, вопрос или приглашение принять новую версию в работу.
№16. Будем признательны, если в дальнейшей работе вы будете использовать обновленный документ.
№17. Не могли бы вы продолжить работу по новой редакции?
№18. Предлагаем перейти к работе с обновленным текстом.
№19. Можно ли взять новую редакцию за основу дальнейшей работы?
№20. Пожалуйста, примите обновленный документ в работу.
Совместная договоренность внутри команды
Подборка для ситуаций, когда автор не распоряжается единолично, а предлагает общий порядок работы.
Как делается: просьба адресату превращается в предложение совместного действия или общей договоренности.
№21. Давайте дальше работать по новой редакции.
№22. Предлагаю договориться: за основу берем обновленный текст.
№23. Перейдем на новую версию, чтобы у всех был один рабочий документ.
№24. Давайте продолжим уже в обновленном файле.
№25. Предлагаю считать новую редакцию нашей общей рабочей версией.
Короткие реплики для рабочего общения
Здесь собраны компактные варианты для чата или устного разговора, когда понятно, о каком документе идет речь.
Как делается: убирается этикетная оболочка, а нужное действие называется обычными рабочими словами.
№26. Берите в работу новый вариант.
№27. Продолжайте в новой версии.
№28. Ориентируйтесь на обновленный текст.
№29. Нужна новая редакция, не предыдущая.
Ясный выбор между новой и прежней версиями
Замена ранее направленного документа
Эти варианты уточняют фразу "Просим использовать новую редакцию", если адресат уже получил предыдущий текст.
Как делается: новая версия прямо противопоставляется ранее отправленной и занимает ее место в работе.
№30. Просим использовать приложенную редакцию вместо направленной ранее.
№31. Предыдущий файл просим заменить в работе новым.
№32. За основу следует взять документ из этого письма, а не из предыдущего.
№33. Направляем замену ранее высланной версии; дальнейшую работу просим вести по этому тексту.
№34. Просим переключиться с прежней редакции на прилагаемую.
Исключение параллельного использования
Формулировки подходят, когда необходимо оставить в работе только одну версию. Это более определенное указание, чем исходная просьба.
Как делается: выбор новой редакции закрепляется через отказ от смешения и параллельного применения текстов.
№35. В работе просим использовать только новую редакцию.
№36. Пожалуйста, не совмещайте положения разных версий: руководствуйтесь обновленным текстом целиком.
№37. Прежнюю редакцию просим исключить из рабочих материалов и перейти на новую.
№38. Для всех дальнейших действий просим выбрать одну версию – обновленную.
№39. При расхождениях между ранее направленным и новым текстом просим ориентироваться на новый.
Сохранение прежнего текста только для справки
Здесь прежняя версия остается доступной, но больше не используется как рабочая.
Как делается: разводятся две функции документа: справочная для старого текста и рабочая для нового.
№40. Прежнюю редакцию можно сохранить для справки; в работе просим применять новую.
№41. Для сравнения используйте обе версии, для выполнения задачи – обновленную.
№42. Архивный экземпляр не должен служить основой работы: пожалуйста, обращайтесь к новой редакции.
Указание на конкретный файл или источник
Документ во вложении или по ссылке
Эти варианты заменяют абстрактную просьбу точным указанием, где находится нужная редакция.
Как делается: действие связывается с доступным адресату источником обновленного текста.
№43. Просим продолжить работу с новой редакцией, приложенной к письму.
№44. Пожалуйста, откройте обновленный документ по ссылке и используйте его в дальнейшей работе: [ссылка].
№45. В этом письме – новый текст для работы; просим заменить им прежний.
№46. Для работы скачайте обновленный файл из раздела "[название раздела]".
№47. Перейдите по ссылке [ссылка]: дальнейшие правки просим вносить в размещенную там новую редакцию.
Выбор по дате, номеру или имени файла
Подборка нужна, если у адресата есть несколько похожих документов. Поля служат точными признаками нужной версии.
Как делается: вместо относительного слова "новая" вводится однозначный ориентир.
№48. Просим использовать редакцию от [дата]; именно она предназначена для дальнейшей работы.
№49. Работу следует продолжить с версии [номер версии], а не с предыдущих выпусков.
№50. Из имеющихся файлов просим выбрать "[имя файла]" – это обновленный рабочий текст.
№51. Нужный документ отмечен как "Новая редакция"; пожалуйста, используйте этот экземпляр.
Единый источник вместо локальных копий
Эти формулировки подходят для совместного хранения документов, когда новая редакция размещена в общем рабочем пространстве.
Как делается: переход к обновленному тексту выражается через выбор общего источника и отказ от устаревших копий.
№52. Просим работать с обновленной редакцией в общей папке, а не с ранее сохраненными копиями.
№53. Для дальнейшей работы открывайте документ в системе: там размещена новая версия.
№54. Пожалуйста, обновите свою локальную копию до новой редакции перед продолжением работы.
№55. Используйте общую ссылку на обновленный текст вместо старых вложений из переписки.
Переход к новой редакции в ходе работы
Продолжение уже начатой задачи
Здесь раскрывается смысл "Просим использовать новую редакцию" применительно к работе, которая уже ведется.
Как делается: новая версия становится точкой продолжения, а не поводом заново описывать всю задачу.
№56. Просим продолжить начатую работу уже по обновленной редакции.
№57. Прежде чем двигаться дальше, замените рабочий документ новой версией.
№58. Оставшуюся часть задачи просим выполнить на основе обновленного текста.
№59. При возвращении к документу возьмите за основу новую редакцию.
№60. Если вы еще работаете с прежним файлом, пожалуйста, перейдите в обновленный.
Перенос результатов и замечаний
Варианты для случаев, когда в прежнем тексте уже есть правки, комментарии или другие результаты работы.
Как делается: переход описывается как перенос полезного содержания в новую рабочую основу.
№61. Просим перенести ваши замечания в новую редакцию и продолжить работу в ней.
№62. Дальнейшие изменения вносите в обновленный текст; ранее сделанные правки сохраните в нем.
№63. Новые комментарии просим оставлять уже в новой версии, не дополняя прежнюю.
№64. Используйте обновленную редакцию как основной файл, добавив в нее необходимые результаты предыдущей работы.
Напоминание и исправление выбора версии
Эти формулировки уместны при повторном обращении или обнаружении того, что адресат работает не с тем текстом.
Как делается: просьба связывается с уже состоявшимся переходом либо с конкретным несоответствием рабочей версии.
№65. Напоминаем: дальнейшую работу просим вести по новой редакции.
№66. В вашем ответе использована прежняя версия. Пожалуйста, подготовьте его на основе обновленного текста.
№67. Уточним, какой документ брать в работу: нужна новая редакция, направленная последним письмом.
№68. Возвращаемся к просьбе о смене версии: пожалуйста, используйте обновленный документ.
№69. Похоже, в работе остался старый файл. Просим заменить его новой редакцией.
Редакция для обсуждения, согласования и подписания
Новая основа обсуждения
Здесь речь идет о проекте документа. Использование новой редакции не означает ее утверждения или принятия всех положений.
Как делается: просьба уточняется через конкретное действие с проектом: обсуждение, проверку или подготовку замечаний.
№70. Дальнейшее обсуждение просим вести по новой редакции проекта.
№71. При подготовке замечаний просим исходить из обновленного текста.
№72. На рассмотрение предлагается новая редакция; комментарии просим давать к ней.
№73. Пожалуйста, проверяйте уже обновленный проект, а не предыдущую версию.
№74. Предлагаем обсуждать формулировки в новом тексте, не возвращаясь к замененным вариантам.
Документ в процедуре согласования
Формулировки предназначены для смены версии, находящейся на согласовании, без утверждения, что согласование уже завершено.
Как делается: обновленный текст обозначается как непосредственный предмет процедуры.
№75. Просим согласовывать документ в новой редакции.
№76. Вместо ранее направленного проекта просим рассмотреть и согласовать обновленный.
№77. В маршрут согласования просим включить новую версию документа.
№78. При согласовании ориентируйтесь на обновленный текст; прежний проект больше не является предметом рассмотрения.
Версия для подписания
Эти замены подходят, когда новая редакция действительно подготовлена для подписания, а не только для предварительного обсуждения.
Как делается: общее использование конкретизируется как выбор текста для подписи.
№79. На подпись просим передать документ в новой редакции.
№80. Пожалуйста, подпишите обновленный экземпляр вместо ранее направленного.
№81. При подготовке комплекта на подписание используйте новую редакцию документа.
№82. Подписывать следует текст из нового файла; прежнюю версию просим не направлять на подпись.
Предметные замены: что именно делать по новой редакции
Инструкции, регламенты и порядок действий
В этих случаях фраза "Просим использовать новую редакцию" означает просьбу выполнять работу по обновленным правилам.
Как делается: абстрактное использование раскрывается через соблюдение порядка и выполнение предусмотренных действий.
№83. Просим выполнять процедуру по инструкции в новой редакции.
№84. При обработке заявок следуйте обновленному порядку.
№85. Дальнейшие действия просим выстраивать в соответствии с новой редакцией регламента.
№86. При выборе последовательности операций руководствуйтесь обновленной инструкцией, а не прежней схемой.
№87. Для проверки соблюдения требований используйте их новую редакцию.
Формы и шаблоны
Подборка для документов, которые служат образцом заполнения или основой новых экземпляров.
Как делается: переход к редакции выражается через заполнение новой формы, замену шаблона или перенос данных.
№88. Просим заполнять документы по обновленному шаблону.
№89. Для подачи сведений используйте новую форму.
№90. Пожалуйста, перенесите данные в бланк новой редакции.
№91. При создании следующих документов выбирайте обновленный шаблон.
№92. Замените сохраненный образец новым и готовьте документы на его основе.
Цитирование и включение текста в другие материалы
Эти варианты нужны, когда редакцию используют не целиком, а как источник формулировок или положений.
Как делается: просьба относится к точному воспроизведению обновленного содержания.
№93. При цитировании документа приводите текст новой редакции.
№94. В итоговые материалы просим включить обновленную формулировку вместо прежней.
№95. Ссылки на положения документа просим давать с учетом новой редакции.
№96. При подготовке выписок используйте обновленный текст соответствующих пунктов.
Сроки перехода и границы применения
Использование с определенного момента
Здесь к просьбе добавляется временная граница. Указывайте ее только тогда, когда срок перехода действительно установлен.
Как делается: выбор новой редакции связывается с датой, этапом или событием.
№97. Начиная с [дата] просим использовать новую версию документа.
№98. Со следующего этапа работы просим перейти на обновленную редакцию.
№99. После получения этого письма дальнейшую работу просим вести по новому тексту.
№100. До начала следующего рабочего цикла замените используемый документ новой редакцией.
№101. При первом обращении к документу после [дата] используйте уже обновленную версию.
Условие перехода и временная рабочая основа
Эти формулировки применимы, если использование новой редакции зависит от события либо ограничено по времени. Они не означают безусловного немедленного перехода.
Как делается: просьба помещается в явные рамки условия или срока действия.
№102. После утверждения новой редакции просим перейти к работе по ней.
№103. Если изменения будут согласованы, дальнейшую подготовку просим вести по обновленному тексту.
№104. До выпуска окончательной версии просим использовать новую рабочую редакцию.
№105. На период [период] просим принять обновленный текст за рабочую основу.
Частичный переход и сохранение исключений
Здесь новая редакция применяется не ко всему объему работы. Границы должны соответствовать реальному порядку перехода.
Как делается: указывается, какие положения или случаи переводятся на новый текст и что остается вне изменения.
№106. В части [раздел] просим руководствоваться новой редакцией; остальные положения применяйте без изменений.
№107. Новые заявки просим обрабатывать по обновленному документу; ранее принятые – по прежней редакции.
№108. Для задачи [название задачи] используйте новую версию; на остальные задачи этот переход не распространяется.
№109. Просим применять новую редакцию, кроме случаев, для которых отдельно сохранен прежний порядок.
Более определенные указания при наличии полномочий
Административное предписание
В отличие от фразы "Просим использовать новую редакцию", эти формулировки устанавливают обязательный порядок. Они уместны только при соответствующих полномочиях автора.
Как делается: просьба заменяется прямым предписанием или указанием на обязательность применения.
№110. В дальнейшей работе необходимо применять документ в новой редакции.
№111. Устанавливается использование новой редакции документа для всех последующих операций.
№112. К применению допускается только обновленная версия.
№113. Работу надлежит вести в соответствии с новой редакцией.
№114. Использование прежней редакции прекратить; перейти на обновленный документ.
Поручение организовать переход
Здесь адресат отвечает не только за собственную работу, но и за внедрение новой версии в подразделении или процессе.
Как делается: просьба использовать текст перестраивается в поручение обеспечить его применение другими участниками.
№115. Просим обеспечить применение новой редакции в работе подразделения.
№116. Организуйте переход сотрудников на обновленный документ.
№117. Просим заменить рабочие экземпляры и обеспечить дальнейшую работу по новой версии.
№118. Включите новую редакцию в рабочий комплект документации вместо прежней.
Краткие указания рядом с документом
Свободные пометы в письме, карточке или рабочей системе
Эти короткие формулы сообщают, какую редакцию брать в работу. Они не заменяют установленные реквизиты утверждения, введения в действие или учета документа.
Как делается: полная просьба сжимается до обозначения назначения, выбора версии или действия в интерфейсе.
№119. Для работы – новая редакция.
№120. Рабочий экземпляр: использовать вместо предыдущего.
№121. Дальнейшие правки – в обновленный текст.
№122. Продолжить работу в новой версии.
#office