Примеры писем поставщику: готовые тексты в разных стилях и форматах

№1. Тема: Запрос условий поставки упаковки

Добрый день!

Меня зовут Анна, я отвечаю за закупки в кондитерской "Мята". Мы ищем поставщика коробок для тортов и рассматриваем возможность регулярных заказов.

Сейчас нам нужны коробки размером 30 × 30 × 25 см, белые, с окном и отдельной подложкой. Ориентировочный объем – 400 комплектов в месяц. Первый заказ планируем разместить после получения образцов.

Подскажите, пожалуйста:

• Какая цена действует при заказе 400 и 800 комплектов?
• Каков минимальный объем заказа и срок изготовления?
• Можно ли получить по два образца каждого подходящего варианта?
• Возможна ли доставка до нашего склада и как рассчитывается ее стоимость?

Буду признательна за каталог и коммерческое предложение с указанием срока действия цен. Если для расчета нужны дополнительные характеристики, сообщите мне ответным письмом.

С уважением,
Анна Морозова
менеджер по закупкам кондитерской "Мята"
anna@example.com

№2. Тема: Возможность поставок листового металла

Здравствуйте, коллеги!

Планируем включить второго поставщика листового металла в закупочную программу на следующий квартал. Интересуют не разовые остатки, а возможность повторять поставку с одинаковыми характеристиками.

Наша мастерская изготавливает корпуса оборудования. Для начала рассматриваем стальной лист толщиной 2 мм, формат 1250 × 2500 мм, ориентировочная потребность – 3 тонны в месяц. Объем предварительный: он зависит от загрузки производства и не является гарантией закупки.

Прошу направить предложение по цене за тонну, условиям оплаты и доставки, а также сообщить, какие документы о характеристиках металла вы предоставляете. Отдельно прошу указать типичный срок от подтверждения заказа до отгрузки и возможность резервирования объема на месяц.

Если предложение подойдет, согласуем пробную партию и проверим материал в работе. Ответ можно направить до 18 апреля на этот адрес.

С уважением,
Игорь Власов
руководитель снабжения
vlasov@example.com

№3. Тема: Знакомство и запрос ассортимента

Добрый день!

Открываем небольшую кофейню и подбираем поставщика растительного молока. Увидели вашу продукцию у нескольких заведений и хотели бы узнать, работаете ли вы с небольшими заказами.

На старте рассчитываем закупать около 60 литров овсяного и 30 литров кокосового напитка в месяц. Важны варианты без добавленного сахара, срок хранения при поставке и возможность заказывать смешанную коробку. Если минимальная партия больше, напишите, пожалуйста, какая именно: мы оценим, сможем ли обеспечить хранение.

Пришлите актуальный ассортимент, оптовые цены и условия доставки. Также интересует, проводите ли вы дегустации или продаете небольшие пробные наборы.

Спасибо!
Мария, управляющая кофейней
maria@example.com

№4. Тема: Запрос цен на офисную бумагу

Добрый день!

Просим рассчитать стоимость поставки бумаги для офиса по следующим позициям:

Просим указать цену за пачку и общую стоимость по каждой позиции, отдельно выделив доставку до нашего офиса. НДС укажите отдельно, если он применяется. Нужен также срок, в течение которого предложение действительно, и информация о наличии товара на дату ответа.

Поставка желательна одной партией до 25 мая. Если это невозможно, предложите ближайшую дату и укажите, какая часть объема доступна сразу.

С уважением,
Елена Котова
специалист по закупкам
elena@example.com

№5. Тема: Расчет стоимости спецодежды

Здравствуйте!

Готовим закупку рабочей одежды для сотрудников склада. Просьба прислать коммерческое предложение на 40 комплектов: куртка и брюки темно-синего цвета, с возможностью нанесения небольшого логотипа на грудь.

Размерную сетку направим после выбора поставщика. Для предварительного расчета примите размеры от 44 до 60, распределенные примерно равномерно. Укажите, пожалуйста, изменится ли цена при больших размерах и сколько стоит нанесение логотипа на один комплект.

В предложении просим разделить стоимость одежды, нанесения и доставки. Также сообщите состав ткани, минимальный тираж, срок производства после утверждения макета и условия замены изделий, если фактический размер не соответствует заявленному в вашей сетке.

Для нас принципиально получить одежду не позднее 10 июня. Если срок зависит от наличия ткани, отметьте это отдельно. Будем рады получить фотографии моделей и размерную таблицу.

С уважением,
Николай Романов
администратор склада
romanov@example.com

№6. Тема: Стоимость кормов для приюта

Добрый день!

Нам нужно понять бюджет закупки сухого корма на три месяца. Просим рассчитать два сценария: поставку всего объема сразу и доставку равными партиями раз в месяц.

Ориентир на месяц – 240 кг корма для взрослых собак и 60 кг для взрослых кошек. Просьба предложить доступные марки и указать массу мешка, цену за мешок и цену за килограмм. Важно знать срок годности каждой позиции на момент отгрузки.

Если при регулярном заказе действует скидка, покажите ее отдельно. Доставку до приюта включите в итоговую стоимость либо укажите отдельной строкой. Мы сравним варианты после получения расчета и сообщим о решении.

Спасибо за внимание к нашему запросу.
Ольга Белова
координатор закупок
olga@example.com

№7. Тема: Заказ № 18 на хозяйственные товары

Добрый день, Андрей!

Направляем заказ № 18 по вашему предложению от 3 марта. Просим подтвердить наличие и выставить счет на следующие позиции:

Итого за товар – 12 000 руб. Стоимость доставки просим указать в счете отдельно. Получение планируем на складе по адресу: [адрес склада], с 9:00 до 16:00 в рабочие дни.

Если какой-либо позиции нет в наличии, до замены сообщите марку, цену и срок поставки аналога. Без нашего письменного подтверждения замену в заказ не включайте.

Ждем подтверждения состава и предполагаемой даты отгрузки до 12 марта.

С уважением,
Татьяна Орлова
специалист по снабжению
orlova@example.com

№8. Тема: Подтверждаем заказ на зерно

Здравствуйте!

Спасибо за образцы: после обжарки и дегустации выбираем бразильское зерно из вашего предложения от 6 сентября. Просим зарезервировать для нас 120 кг зеленого кофе одной партии.

Цена, которую вы указали, – 680 руб. за килограмм, общая стоимость зерна составит 81 600 руб. Доставку до обжарочного цеха просим рассчитать отдельно. Оплату планируем внести после получения счета.

Подтвердите, пожалуйста, номер партии, дату ее поступления к вам и возможность отгрузки до 15 сентября. Нам также нужны документы на товар и сведения об условиях хранения. Если весь объем из одной партии недоступен, не объединяйте разные партии без согласования: для нас важна стабильность вкуса.

После вашего подтверждения пришлем реквизиты для счета и данные получателя.

Хорошего дня!
Павел
обжарщик кофейной мастерской
pavel@example.com

№9. Тема: Подтверждение даты отгрузки заказа № 42

Добрый день!

Счет по заказу № 42 на 24 настольные лампы оплачен 11 октября. Платежное поручение направлено вам в тот же день.

Для подготовки приемки прошу подтвердить, что оплата поступила и заказ принят в работу. По переписке ранее обсуждалась отгрузка 18 октября; сообщите, сохраняется ли эта дата и когда можно ожидать номер транспортной накладной.

Если отправка переносится, прошу назвать новую дату и указать причину изменения. Получатель на складе работает по будням с 10:00 до 17:00, поэтому о прибытии машины желательно предупредить за день.

С уважением,
Светлана Данилова
danilova@example.com

№10. Тема: Изменение количества по заказу № 57

Добрый день!

Просим изменить количество блокнотов в заказе № 57, который вы подтвердили 4 апреля. После уточнения потребности нам требуется на 100 штук больше.

Макет обложки, адрес доставки и желаемая дата получения – 22 апреля – остаются прежними. Сообщите, возможно ли добавить блокноты без переноса срока и сохранится ли цена 90 руб. за штуку. При сохранении цены стоимость дополнительных 100 блокнотов составит 9 000 руб.

Если увеличение повлияет на срок или цену, сначала направьте обновленный расчет. До нашего подтверждения просим исполнять заказ в первоначальном объеме.

С уважением,
Оксана Миронова
mironova@example.com

№11. Тема: Просьба разделить доставку заказа № 103

Здравствуйте, Сергей!

На складе временно освободилось меньше места, чем мы рассчитывали. Поэтому прошу не отправлять все 200 коробок стаканов одной машиной, как планировалось ранее.

Предлагаю разделить заказ № 103 на две поставки:

1. 100 коробок – 7 июня, на основной склад по ранее указанному адресу.
2. Оставшиеся 100 коробок – 21 июня туда же.

Состав товара и общая сумма заказа не меняются. Понимаю, что дополнительная поездка может повлиять на стоимость доставки. Сообщите, пожалуйста, возможен ли такой график и сколько будет стоить вторая отправка.

Если разделение невозможно, предложите ближайшие доступные даты: мы проверим возможность временного хранения. До согласования нового графика прошу отгрузку не переносить в одностороннем порядке.

Спасибо!
Дмитрий
управляющий закупками
dmitry@example.com

№12. Тема: Отмена позиции в заказе № 26

Добрый день!

Прошу исключить из заказа № 26 десять настенных полок модели "Линия", если производство этой позиции еще не началось. Причина – изменение проекта помещения. Заказ на 20 столов модели "Основа" сохраняется без изменений.

Пожалуйста, уточните, на какой стадии находятся полки и возможна ли их отмена. Если материалы уже закуплены или работа начата, направьте расчет фактически понесенных расходов и документы, на которых он основан. После этого обсудим дальнейшее решение.

До получения вашего ответа просим приостановить работы именно по полкам. По столам просим сохранить согласованный срок поставки – 30 августа.

С уважением,
Алексей Фролов
frolov@example.com

№13. Тема: Условия регулярной закупки пленки

Добрый день!

Рассмотрели ваше предложение по стрейч-пленке: 210 руб. за рулон при заказе от 200 рулонов. Для нашего бюджета эта цена подходит только при меньших расходах на доставку либо при скидке на товар.

Мы готовы обсудить ежемесячный заказ по 400 рулонов и направлять прогноз потребности за четыре недели. Со своей стороны просим рассмотреть цену 195 руб. за рулон при таком объеме. Разница составит 6 000 руб. на партии: 84 000 руб. по исходной цене против 78 000 руб. по предлагаемой, без учета доставки.

Прогноз не будет твердым заказом: каждую партию мы будем подтверждать отдельно. Если цена 195 руб. возможна только при других условиях, например при самовывозе или предоплате, пришлите расчет по этим вариантам. Так мы сможем сравнить полную стоимость, а не только цену рулона.

Предлагаю начать с трех месяцев и затем вернуться к обсуждению объема на основании фактических заказов.

С уважением,
Роман Седов
sedov@example.com

№14. Тема: Возможность отсрочки оплаты

Здравствуйте, Елена!

Хотели бы обсудить оплату следующей партии ткани. Сейчас в вашем предложении предусмотрена стопроцентная предоплата. Для нас удобнее оплачивать 50% после счета и оставшиеся 50% в течение 10 календарных дней после приемки.

За последние четыре поставки мы перечисляли оплату до отгрузки; все счета закрыты. Понимаем, что изменение условий увеличивает вашу финансовую нагрузку, поэтому готовы начать с пробной партии стоимостью до 100 000 руб. и подписать дополнительное соглашение до размещения заказа.

Если полная отсрочка второй половины суммы для вас невозможна, предложите приемлемую пропорцию или срок. Нам важно согласовать условия заранее, чтобы не задерживать запуск пошива.

Буду рада обсудить предложение на этой неделе.
Ирина
руководитель ателье
irina@example.com

№15. Тема: Расчет двух вариантов оплаты оборудования

Добрый день!

Спасибо за предложение на упаковочный аппарат. Прежде чем утвердить закупку, просим сравнить два варианта оплаты при неизменной комплектации:

• 100% до отгрузки – цена аппарата и срок поставки.
• 30% при заказе и 70% после готовности к отгрузке – цена аппарата и срок поставки.

Для обоих вариантов отдельно укажите стоимость доставки, пусконаладки и обучения оператора. Также просим сообщить, какие документы подтверждают готовность аппарата ко второй оплате и сколько дней товар может храниться у вас после уведомления.

Если второй вариант недоступен, будем признательны за встречное предложение. Решение планируем принять после сравнения итоговых затрат и сроков.

С уважением,
Михаил Ларин
larin@example.com

№16. Тема: Заказ № 81 – уточнение срока поставки

Добрый день!

По подтверждению от 2 ноября партия из 500 стеклянных банок должна была поступить к нам 12 ноября. На утро 14 ноября товар не получен, уведомления о переносе мы не видели.

Из-за задержки линия фасовки может остановиться 16 ноября: имеющейся тары хватит только до конца смены 15-го. Просим сегодня сообщить, где находится партия и когда она фактически прибудет.

Если вся поставка до 16 ноября невозможна, просим проверить два варианта:

1. Отправить не менее 200 банок отдельной машиной до 10:00 16 ноября, остаток – следующей партией.
2. Предложить имеющуюся совместимую тару с указанием размеров, цены и срока доставки. Замену мы подтвердим отдельно после проверки.

Дополнительные расходы на срочную доставку без предварительного согласования не подтверждаем. Просим направить конкретный график и контакт ответственного за отгрузку до 15:00 сегодня.

С уважением,
Наталья Громова
руководитель производства
gromova@example.com

№17. Тема: Где находится заказ № 12?

Здравствуйте, Максим!

Вчера ждали доставку стеллажей по заказу № 12, но машина не приехала. Подскажите, пожалуйста, заказ уже передан перевозчику или пока остается у вас?

Монтажники приглашены на пятницу, поэтому нам важно получить достоверную дату, а не предварительный ориентир. Если груз уже отправлен, пришлите номер накладной и контакт перевозчика. Если отгрузки еще не было, напишите, что мешает ее провести и когда товар будет готов.

Мы сможем перенести монтаж на понедельник, если узнаем об этом сегодня до 16:00. Спасибо за быстрый ответ.

С уважением,
Вера
администратор магазина
vera@example.com

№18. Тема: Согласование нового графика по договору № 6

Добрый день!

Получили ваше сообщение о переносе поставки кабеля из-за отсутствия части объема. Просим зафиксировать новый график письменно до организации перевозки.

Что требуется сейчас. Из заказанных 2 000 м не менее 800 м нужны к 20 февраля для завершения первого этапа работ. Оставшиеся 1 200 м можем принять до 5 марта.

Что просим подтвердить. Наличие кабеля нужной марки, даты каждой отгрузки, количество в каждой партии и распределение стоимости доставки. Если указанный объем к 20 февраля недоступен, сообщите фактически возможное количество.

Что остается без изменений. Марка кабеля и цена по подтвержденному заказу. Замену марки или изменение цены просим предварительно согласовать отдельно.

До получения вашего подтверждения мы не можем утвердить работу подрядчика. Просим ответить до 17 февраля.

С уважением,
Семен Крылов
krylov@example.com

№19. Тема: Недостача по поставке № 34

Добрый день!

При приемке поставки № 34 от 8 июля обнаружена недостача. По накладной значатся 50 коробок плитки, фактически получены 48. Упаковка машины при прибытии была закрыта; обстоятельства возникновения расхождения нам неизвестны.

Расхождение отражено в акте приемки, подписанном нашим сотрудником и водителем. Копию акта и фотографии маркировки направляем вместе с этим письмом.

Просим до 12 июля подтвердить, когда будут довезены две недостающие коробки той же партии. Если довоз невозможен, просим предложить возврат стоимости недостающего товара. До решения вопроса спорную часть поставки считаем неисполненной; остальные 48 коробок приняты.

С уважением,
Виктория Егорова
egorova@example.com

№20. Тема: Повреждение товара при поставке от 22 мая

Здравствуйте!

Сегодня открыли коробки с посудой, доставленной по заказу № 72. В трех из двадцати коробок обнаружены разбитые тарелки: всего 12 штук. Сами коробки имеют вмятины; утверждать, на каком этапе возникло повреждение, мы не можем.

Мы сохранили упаковку и поврежденные изделия. На фотографиях видны внешний вид коробок, маркировка и разбитая посуда. Также составили внутренний акт с указанием количества и даты обнаружения. Фотографии и акт прикладываем к письму.

Просим заменить 12 тарелок и сообщить, нужно ли передать вам поврежденные изделия для осмотра. Если замена отсутствует на складе, готовы обсудить возврат стоимости именно этих единиц. Пожалуйста, предложите порядок действий до 27 мая.

Остальную посуду проверили и приняли. Надеемся решить вопрос без задержки открытия зала.

С уважением,
Лидия
управляющая рестораном
lidia@example.com

№21. Тема: Несоответствие характеристик ткани

Добрый день!

При проверке поставки ткани по заказу № 19 возник вопрос к составу материала. В подтверждении заказа указан хлопок 100%, а на маркировке двух полученных рулонов – хлопок 80%, полиэстер 20%.

До выяснения обстоятельств рулоны не раскраиваем и храним отдельно. Просим проверить маркировку и документы на партию, затем письменно ответить на два вопроса:

Каков фактический состав поставленной ткани?

Если состав соответствует маркировке, когда вы сможете заменить оба рулона на согласованный материал?

Фотографии этикеток и копию подтверждения заказа прилагаем. Поскольку запуск партии одежды запланирован на 3 сентября, просим сообщить результат проверки до 29 августа. Альтернативный материал рассмотрим только после получения его состава и образца.

С уважением,
Ксения
технолог производства
ksenia@example.com

№22. Тема: Документы по поставке от 14 января

Добрый день!

Получили партию бытовой химии 14 января, товар принят по количеству. Для завершения оформления просим направить документы по этой поставке:

• Универсальный передаточный документ или другой согласованный комплект отгрузочных документов с указанием заказа № 11.
• Документы о соответствии на поставленные средства, если они предусмотрены для соответствующих товаров; просим указать, к каким позициям и партиям они относятся.
• Паспорт безопасности на средство для очистки поверхностей "Чистый пол", чтобы передать его сотрудникам, работающим с продуктом.

Электронные копии можно отправить ответным письмом. Порядок обмена оригиналами или электронными документами подтвердим отдельно. Если какой-либо документ уже был направлен, укажите дату и адрес отправки: проверим получение.

Будем признательны за ответ до 20 января.

С уважением,
Евгения Лукина
lukina@example.com

№23. Тема: Исправление счета № 56

Здравствуйте!

В счете № 56 от 4 октября обнаружили ошибку в наименовании покупателя: указано ООО "Вектор", а должно быть ООО "Вектор Плюс". Остальные реквизиты, состав заказа и сумма 36 000 руб. соответствуют согласованным данным.

Просим направить исправленный счет с верным наименованием. Для сверки прикладываем карточку организации. Оплату проведем после получения документа; дату поставки, пожалуйста, пока сохраните.

Если исправление счета повлияет на срок отгрузки, сообщите об этом в ответе.

С уважением,
Алина
бухгалтер
alina@example.com

№24. Тема: Сверка документов по двум партиям

Добрый день!

При сверке отгрузок не смогли сопоставить один из полученных документов с конкретной партией. Просим помочь разобраться:

У нас есть документ № 208, но дата в нем не позволяет однозначно определить, к какой отгрузке он относится. Пожалуйста, проверьте номера заказов и направьте копии документов по каждой партии. Если потребуется подпись с нашей стороны, сообщите, какой комплект ожидаете получить.

Спасибо за помощь в сверке.
Галина
специалист по документообороту
galina@example.com

№25. Тема: Порядок возврата ошибочно поставленного товара

Добрый день!

По заказу № 64 мы согласовали 30 белых полок, но 9 августа получили 30 черных. Вы подтвердили по телефону, что произошла ошибка комплектации. Просим закрепить порядок обмена письменно.

1. Мы сохраняем черные полки в заводской упаковке и не передаем их в продажу.
2. Вы сообщаете дату забора ошибочно поставленного товара и контакт перевозчика.
3. Вместе с заменой направляете 30 белых полок по согласованной цене и документы на обмен.

Просим отдельно подтвердить, что расходы на перевозку в обе стороны вы принимаете на себя, как обсуждалось по телефону. Если белых полок нет в наличии, сообщите ближайшую дату поступления и предложите порядок возврата оплаченной суммы.

Склад готов передать товар с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00. Для пропуска машины нужны ее номер и фамилия водителя за день до приезда.

С уважением,
Артем
заведующий складом
artem@example.com

№26. Тема: Возврат товара по согласованной заявке

Здравствуйте, Ольга!

Спасибо за подтверждение возврата шести упаковок краски по заявке № 8. Упаковки не вскрыты, номера партий и количество совпадают с вашей заявкой.

Уточните, пожалуйста, адрес возврата и часы приемки. Мы готовы отправить товар транспортной компанией за свой счет, как предусмотрено согласованными условиями возврата. Просим также сообщить, какие документы вложить в груз и кому направить номер отправления.

После приемки товара просим вернуть 9 600 руб. на расчетный счет, с которого проводилась оплата. Если для возврата необходимо отдельное заявление, пришлите его форму или перечень сведений, которые в нем нужны.

Жду реквизиты получателя груза, чтобы оформить отправку.

С уважением,
Полина
polina@example.com

№27. Тема: Согласование зачета после возврата

Добрый день!

По акту от 6 декабря вы приняли обратно четыре неисправных сканера стоимостью 5 000 руб. каждый. Общая сумма возврата – 20 000 руб.

Предлагаем зачесть ее в оплату нового заказа № 91 на сумму 35 000 руб. В этом случае к доплате останется 15 000 руб. Просим подтвердить зачет и направить документы, необходимые для его оформления, а также счет на оставшуюся сумму.

Если зачет невозможен, просим вернуть 20 000 руб. на счет плательщика и сообщить, когда будет произведен возврат. Новый заказ оплатим отдельно после получения счета.

С уважением,
Вадим
vadim@example.com

№28. Тема: Завершение закупок с 1 октября

Добрый день!

Сообщаем, что с 1 октября прекращаем размещение новых заказов на вашу продукцию: мы закрываем направление розничной торговли. Решение связано с изменением нашей деятельности, а не с оценкой вашей работы.

До завершения сотрудничества просим сверить следующие вопросы:

• Заказ № 44 на 80 единиц товара просим исполнить в подтвержденный срок – 15 сентября.
• По заказу № 47 просим сообщить стадию исполнения и возможность отмены: товар понадобится только при отгрузке до 20 сентября.
• Акт сверки расчетов по состоянию на 30 сентября просим направить после отражения последней поставки и оплаты.

Настоящее письмо сообщает о прекращении новых закупок. Вопрос о прекращении договора и его сроках просим оформить отдельно в соответствии с согласованными сторонами условиями.

Благодарим вашу команду за работу и помощь в периоды повышенного спроса.

С уважением,
Дарья
коммерческий директор
daria@example.com

№29. Тема: Итоги работы и предложение на следующий период

Здравствуйте, Илья!

За последние полгода мы получили от вас шесть партий древесины. Особенно помогло то, что в июне вы заранее предупредили об изменении срока: мы успели перестроить график мастерской.

Предлагаю продолжить закупки в следующем квартале. Наш ориентир – одна поставка в месяц, но точный объем будем подтверждать после получения заказов от клиентов. Прошу прислать актуальные цены на доску толщиной 20 и 40 мм, условия доставки и информацию о наличии сухого материала.

Отдельно хотел бы обсудить упаковку: в двух последних поставках торцы досок намокли во время перевозки. Древесину удалось использовать после дополнительной сушки, однако на это ушло время. Можно ли защитить торцы пленкой или предложить другой способ?

Спасибо за сотрудничество. Буду рад согласовать первую поставку после получения вашего расчета.

С уважением,
Григорий
руководитель мастерской
grigory@example.com

№30. Тема: Приостановка заказов и сверка остатков

Добрый день!

Временно приостанавливаем новые заказы расходных материалов: текущего запаса достаточно примерно на два месяца. Заказ № 105, подтвержденный на 12 апреля, просим поставить без изменений.

Чтобы вернуться к закупкам без задержки, прошу до конца месяца направить актуальный остаток наших оплаченных, но еще не отгруженных позиций и сообщить срок хранения резерва. Со своей стороны проверим данные учета и подтвердим, когда потребуется следующая партия.

Пауза не означает отмену действующих обязательств. Если у вас изменятся цены или условия резервирования, пожалуйста, сообщите об этом до оформления нового заказа.

С уважением,
Майя
майя@example.com