Акт приема-передачи документов – один из тех деловых документов, которые нужны почти в любой рабочей ситуации: при смене сотрудника, передаче дел контрагенту, архивировании, реорганизации или переезде. Примеры акта приема-передачи документов, собранные в этой статье, показывают, как выглядит этот формат в разных практических сценариях – от кадровых до юридических.
В подборку вошли самые частые и рабочие форматы: передача дел при увольнении, передача документов между организациями, акты при архивировании и при смене ответственного лица. Для каждого формата разобрана структура, логика заполнения и способы адаптации под свою ситуацию.
Что войдет в подборку: форматы и конкретные примеры
В статье разобраны примеры акта приема-передачи документов по основным форматам:
- Передача дел при увольнении или смене сотрудника
- Акт передачи кадровых документов при увольнении HR-менеджера
- Акт передачи бухгалтерских документов при смене главного бухгалтера
- Акт передачи дел руководителя отдела продаж
- Передача документов между организациями
- Акт передачи договорной документации контрагенту
- Акт передачи проектной документации заказчику
- Акт передачи оригиналов документов в юридическую компанию
- Передача документов в архив
- Акт передачи дел в архив организации
- Акт передачи документов на хранение в сторонний архив
- Передача документов при реорганизации или смене ответственного лица
- Акт передачи документов при реорганизации компании
- Акт передачи документов при смене директора
Примеры акта приема-передачи документов разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое акт приема-передачи документов? Это официальный документ, который фиксирует факт передачи конкретных документов от одного лица (или организации) другому. Он подтверждает, что документы были переданы в определенном составе, в определенное время и в определенном состоянии.
Когда он нужен? Акт составляется в ситуациях, когда важно зафиксировать ответственность за документы: при смене сотрудника, при передаче оригиналов контрагенту, при сдаче дел в архив, при реорганизации или ликвидации, при передаче дел новому руководителю.
Какие бывают форматы?
- Кадровый – передача дел при смене сотрудника или руководителя подразделения.
- Межорганизационный – передача документов контрагенту, заказчику, юристам.
- Архивный – сдача документов на хранение внутри компании или в сторонний архив.
- Реорганизационный – передача документов при смене структуры компании или руководящего лица.
Есть ли обязательная форма? Единой утвержденной формы для большинства ситуаций нет. Акт составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты: дату, место составления, стороны, перечень документов, подписи. Для отдельных видов деятельности (например, архивное дело) существуют рекомендованные формы.
Акт приема-передачи документов при увольнении или смене сотрудника
Это один из самых частых сценариев. Когда сотрудник уходит или переходит на другую должность, он обязан передать все документы, которые вел в рамках своей работы. Акт фиксирует состав переданного, чтобы потом не возникало споров о том, что было, а чего не было. Особенно важен такой образец передачи дел для позиций с большим документооборотом: бухгалтер, кадровик, руководитель отдела.
📌 Акт передачи кадровых документов при увольнении HR-менеджера
- Сценарий: HR-менеджер увольняется, передает дела новому сотруднику или руководителю
- Адресат: принимающая сторона – новый HR или директор по персоналу
- Задача: зафиксировать полный состав переданных кадровых документов
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва, 14 июля 2025 г.
Настоящий акт составлен о том, что менеджер по персоналу ООО "ТехноСервис" Петрова Анна Сергеевна (далее – Передающая сторона) передала, а руководитель отдела кадров Иванова Марина Олеговна (далее – Принимающая сторона) приняла следующие документы:
| № | Наименование документа | Кол-во листов / экз. | Состояние | Примечание |
| 1 | Личные дела сотрудников (действующий штат) | 47 дел, папки 1–5 | Удовлетворительное | – |
| 2 | Трудовые книжки сотрудников | 47 шт. | Удовлетворительное | Хранятся в сейфе, ключ передан отдельно |
| 3 | Журнал учета движения трудовых книжек | 1 шт. | Удовлетворительное | Заполнен по 10.07.2025 |
| 4 | Штатное расписание (форма Т-3) | 1 экз. | Удовлетворительное | Актуальная редакция от 01.01.2025 |
| 5 | Приказы по личному составу за 2023–2025 гг. | 3 папки, 214 л. | Удовлетворительное | – |
| 6 | Договоры о материальной ответственности | 12 экз. | Удовлетворительное | – |
| 7 | График отпусков на 2025 г. | 1 экз. | Удовлетворительное | – |
| 8 | Положение о персональных данных | 1 экз. | Удовлетворительное | – |
Документы переданы в полном объеме. Претензий по составу и состоянию документов у Принимающей стороны нет.
Передала: __________________ / Петрова А.С. /
Приняла: __________________ / Иванова М.О. /
Подписи сторон: ____________
- Почему подходит: табличная форма позволяет четко зафиксировать каждую единицу хранения с указанием состояния и примечаний.
- Что важно не испортить: не объединяй разнородные документы в одну строку – это создает споры при последующих проверках.
- Как применять: адаптируй перечень под реальный состав дел конкретного сотрудника; удали строки, которые не относятся к должности.
📌 Акт передачи бухгалтерских документов при смене главного бухгалтера
- Сценарий: главный бухгалтер покидает компанию, передает дела преемнику
- Адресат: новый главный бухгалтер или финансовый директор
- Задача: зафиксировать передачу учетных документов, отчетности и доступов
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Санкт-Петербург, 20 июля 2025 г.
Главный бухгалтер ООО "Альфа Трейд" Соколова Елена Викторовна (далее – Передающая сторона) передала, а исполняющий обязанности главного бухгалтера Громова Ирина Андреевна (далее – Принимающая сторона) приняла следующие документы и материальные ценности:
| № | Наименование | Период / кол-во | Состояние | Примечание |
| 1 | Бухгалтерская отчетность (баланс, ОФР) | 2022–2024 гг., 3 папки | Удовлетворительное | Сданы в ФНС, квитанции в папках |
| 2 | Налоговые декларации (НДС, прибыль, УСН) | 2022–2024 гг., 2 папки | Удовлетворительное | – |
| 3 | Первичные документы (счета, накладные, акты) | 2023–2025 гг., 8 папок | Удовлетворительное | Хронологический порядок |
| 4 | Кассовые документы | 2024–2025 гг., 1 папка | Удовлетворительное | – |
| 5 | Банковские выписки | 2023–2025 гг., 2 папки | Удовлетворительное | – |
| 6 | Договоры с контрагентами | Действующие, 1 папка | Удовлетворительное | Реестр договоров прилагается |
| 7 | Электронная подпись (ключ на токене) | 1 шт. | – | Срок действия до 15.11.2025, передана инструкция |
| 8 | Доступы к системе 1С:Бухгалтерия | Логин/пароль | – | Переданы в запечатанном конверте |
Передающая сторона подтверждает, что все документы переданы в полном объеме. Принимающая сторона претензий не имеет.
Составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Передала: __________________ / Соколова Е.В. /
Приняла: __________________ / Громова И.А. /
Генеральный директор: __________________ / Кузнецов Д.П. /
- Почему подходит: при смене главного бухгалтера важно фиксировать не только бумажные документы, но и доступы к системам – это снимает риски взаимных претензий.
- Что важно не испортить: не забудь включить подпись генерального директора как свидетеля передачи – это стандартная практика при смене ключевых сотрудников.
- Где работает лучше всего: для организаций с развитым документооборотом, где передача дел сопровождается инвентаризацией.
📌 Акт передачи дел руководителя отдела продаж
- Сценарий: руководитель отдела продаж уходит на другую позицию, передает дела преемнику
- Адресат: новый руководитель отдела или коммерческий директор
- Задача: зафиксировать передачу клиентских, договорных и операционных документов
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Екатеринбург, 18 июля 2025 г.
Руководитель отдела продаж ООО "ПромСнаб" Лебедев Игорь Константинович (Передающая сторона) передал, а исполняющий обязанности руководителя отдела Орлова Светлана Михайловна (Принимающая сторона) приняла следующие документы:
| № | Наименование документа | Состав | Примечание |
| 1 | Действующие договоры с клиентами | 23 договора, 1 папка | Реестр прилагается |
| 2 | Коммерческие предложения (отправленные, без ответа) | 18 шт., папка "КП 2025" | Список контактов прилагается |
| 3 | Протоколы переговоров с ключевыми клиентами | 11 шт. | – |
| 4 | Планы продаж и отчеты за 2024–2025 гг. | 2 папки | – |
| 5 | Доступ к CRM-системе (AmoCRM) | Логин/пароль | Передан в конверте, доступ подтвержден |
| 6 | Корпоративная SIM-карта | 1 шт. | Номер: +7 900 000 00-00 |
Документы переданы в полном объеме. Принимающая сторона претензий не имеет.
Передал: __________________ / Лебедев И.К. /
Принял: __________________ / Орлова С.М. /
- Почему подходит: в отделе продаж важно фиксировать не только бумаги, но и доступы к CRM и корпоративным средствам связи – это защищает компанию от потери клиентской базы.
- Как применять: если в компании нет CRM, эту строку можно убрать; если есть другие системы – добавить их аналогично.
Акт приема-передачи документов между организациями
Когда документы передаются не внутри компании, а другому юридическому лицу, акт становится еще важнее: он подтверждает факт передачи оригиналов и снимает риск претензий вроде "мы ничего не получали". Шаблон акта приема-передачи между организациями обычно включает реквизиты обеих сторон, подробный перечень и подписи уполномоченных лиц.
📌 Акт передачи договорной документации контрагенту
- Сценарий: компания передает пакет оригиналов договоров партнеру для согласования и подписания
- Адресат: уполномоченный представитель организации-контрагента
- Задача: зафиксировать передачу оригиналов с указанием их состава
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва, 15 июля 2025 г.
ООО "СтройГрупп", в лице генерального директора Романова Алексея Николаевича, действующего на основании Устава (далее – Передающая сторона), передало, а ООО "МегаСтрой", в лице коммерческого директора Павловой Натальи Игоревны, действующей на основании Доверенности № 47 от 10.06.2025 (далее – Принимающая сторона), приняло следующие документы:
| № | Наименование документа | Кол-во экз. | Кол-во листов | Состояние |
| 1 | Договор поставки № 125/2025 от 01.07.2025 | 2 | 8 | Оригинал, удовлетворительное |
| 2 | Спецификация к договору поставки № 125/2025 | 2 | 3 | Оригинал, удовлетворительное |
| 3 | Протокол согласования цен | 2 | 2 | Оригинал, удовлетворительное |
| 4 | Доверенность на представителя Передающей стороны (копия) | 1 | 1 | Копия, заверена печатью |
Документы переданы в полном объеме. Принимающая сторона претензий по составу и состоянию не имеет.
Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Передал: __________________ / Романов А.Н. /
Принял: __________________ / Павлова Н.И. /
- Почему подходит: разделение на оригиналы и копии с указанием листажа – стандарт для межорганизационной передачи, который защищает обе стороны.
- Что важно не испортить: обязательно указывай основание полномочий представителя – номер доверенности или ссылку на устав.
📌 Акт передачи проектной документации заказчику
- Сценарий: подрядчик передает заказчику комплект проектной документации по завершении работ
- Адресат: представитель заказчика
- Задача: подтвердить передачу полного комплекта проектных материалов
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
г. Новосибирск, 16 июля 2025 г.
ООО "ПроектЛаб", в лице главного инженера Чернова Дмитрия Алексеевича, действующего на основании Доверенности № 12 от 01.03.2025 (далее – Подрядчик), передало, а АО "ИнвестСтрой", в лице технического директора Мельникова Сергея Владимировича, действующего на основании Доверенности № 88 от 10.01.2025 (далее – Заказчик), приняло следующую проектную документацию по объекту "Административное здание по адресу: г. Новосибирск, ул. Промышленная, д. 5":
| № | Раздел / Наименование | Шифр | Кол-во листов | Формат | Примечание |
| 1 | Пояснительная записка | ПЗ-01 | 24 | А4, бумажный + PDF | – |
| 2 | Архитектурные решения | АР-01 | 18 | А1, бумажный + DWG | – |
| 3 | Конструктивные решения | КР-01 | 32 | А1, бумажный + DWG | – |
| 4 | Инженерные сети (ВК, ОВ, ЭО) | ИС-01 | 41 | А1, бумажный + DWG | Три раздела в одной папке |
| 5 | Смета сводная | СМ-01 | 15 | А4, бумажный + XLS | – |
| 6 | Электронные носители с проектными файлами | – | – | USB-накопитель, 1 шт. | Передан в запечатанном конверте |
Документация передана в полном объеме. Заказчик претензий по составу и состоянию не имеет.
Передал: __________________ / Чернов Д.А. /
Принял: __________________ / Мельников С.В. /
- Почему подходит: для проектной документации важно указывать формат (бумажный, PDF, DWG) и шифр раздела – это позволяет однозначно идентифицировать каждый элемент.
- Как применять: для других отраслей замени разделы проектной документации на актуальные для своего типа работ.
📌 Акт передачи оригиналов документов в юридическую компанию
- Сценарий: клиент передает юристам оригиналы документов для ведения дела
- Адресат: ответственный юрист или представитель юридической компании
- Задача: зафиксировать передачу оригиналов и обязательство их вернуть
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Казань, 17 июля 2025 г.
Гражданин Волков Андрей Петрович (далее – Клиент) передал, а ООО "Юридическое бюро «Правовой стандарт»", в лице адвоката Захаровой Елены Николаевны (далее – Исполнитель), приняло следующие документы для использования в рамках договора на оказание юридических услуг № 38/2025 от 16.07.2025:
| № | Наименование документа | Оригинал / Копия | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | Свидетельство о праве собственности на квартиру | Оригинал | 1 | – |
| 2 | Договор купли-продажи квартиры | Оригинал | 6 | – |
| 3 | Выписка из ЕГРН | Оригинал | 4 | Дата выдачи: 05.07.2025 |
| 4 | Паспорт гражданина РФ (копия) | Копия | 2 | Заверена нотариально |
| 5 | Претензия к продавцу от 01.06.2025 | Копия | 2 | С почтовым уведомлением |
Исполнитель обязуется обеспечить сохранность переданных оригиналов и вернуть их Клиенту по завершении оказания услуг или по его письменному требованию.
Передал: __________________ / Волков А.П. /
Принял: __________________ / Захарова Е.Н. /
- Почему подходит: строка об обязательстве вернуть оригиналы – обязательный элемент при передаче документов юристам, он снимает значительную часть рисков для клиента.
- Что важно не испортить: разделяй оригиналы и копии в отдельных строках – это принципиально для последующей проверки комплектности.
Акт приема-передачи документов в архив
Передача документов в архив – плановая процедура для любой организации. Готовый образец акта для архивирования отличается от кадрового или межорганизационного: здесь важны номенклатура дел, сроки хранения и итоговые показатели по количеству единиц хранения. Такой шаблон передачи документов в архив помогает соблюдать требования к делопроизводству.
📌 Акт передачи дел в архив организации
- Сценарий: структурное подразделение сдает документы по истечении оперативного срока хранения во внутренний архив компании
- Адресат: ответственный за архив сотрудник
- Задача: зафиксировать передачу дел по описи с указанием сроков хранения
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ
г. Ростов-на-Дону, 19 июля 2025 г.
Отдел бухгалтерии ООО "ТрансЛогист" в лице главного бухгалтера Кириллова Павла Сергеевича (Передающая сторона) передал, а ответственный за архив Степанова Ольга Витальевна (Принимающая сторона) приняла следующие дела для постоянного и долгосрочного хранения:
| № | Индекс дела | Заголовок дела | Дата начала – дата окончания | Кол-во листов | Срок хранения |
| 1 | 01-05 | Договоры с поставщиками | 01.01.2022 – 31.12.2022 | 124 | 5 лет |
| 2 | 01-06 | Акты выполненных работ | 01.01.2022 – 31.12.2022 | 89 | 5 лет |
| 3 | 02-01 | Приказы по основной деятельности | 01.01.2022 – 31.12.2022 | 43 | Постоянно |
| 4 | 03-02 | Авансовые отчеты | 01.01.2022 – 31.12.2022 | 67 | 5 лет |
| 5 | 04-01 | Лицевые счета сотрудников | 01.01.2022 – 31.12.2022 | 52 | 75 лет (ЭПК) |
Итого передано: 5 (пять) дел, 375 (триста семьдесят пять) листов.
Дела переданы в надлежащем состоянии, оформлены в соответствии с требованиями номенклатуры дел.
Передал: __________________ / Кириллов П.С. /
Принял: __________________ / Степанова О.В. /
- Почему подходит: указание индекса дела по номенклатуре и срока хранения – обязательные элементы архивного акта; без них документ не будет соответствовать требованиям к делопроизводству.
- Термин: ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – пометка означает, что срок хранения дела подлежит уточнению при экспертизе ценности.
- Что важно не испортить: итоговая строка с количеством дел и листов прописью – обязательна для архивных актов.
📌 Акт передачи документов на хранение в сторонний архив
- Сценарий: организация передает документы на аутсорсинговое хранение в специализированную архивную компанию
- Адресат: представитель архивной компании
- Задача: зафиксировать состав переданных коробов и условия хранения
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
г. Москва, 21 июля 2025 г.
ООО "Глобал Импорт", в лице офис-менеджера Тихоновой Ксении Романовны (Клиент), передало, а ООО "АрхивПро", в лице менеджера по работе с клиентами Борисова Антона Юрьевича (Хранитель), приняло на хранение следующие документы в рамках договора № 74/А от 15.07.2025:
| № короба | Содержание | Период документов | Кол-во папок | Плановый срок хранения |
| 001 | Первичные бухгалтерские документы | 2020 г. | 6 | До 31.12.2025 |
| 002 | Первичные бухгалтерские документы | 2021 г. | 7 | До 31.12.2026 |
| 003 | Договоры с клиентами | 2019–2020 гг. | 5 | До 31.12.2025 |
| 004 | Кадровые документы (уволенные сотрудники) | 2015–2018 гг. | 4 | До 31.12.2090 |
Итого: 4 (четыре) короба, 22 (двадцать две) папки.
Хранитель обязуется обеспечить сохранность переданных документов в соответствии с условиями договора.
Передала: __________________ / Тихонова К.Р. /
Принял: __________________ / Борисов А.Ю. /
- Почему подходит: при передаче в сторонний архив удобнее использовать нумерацию коробов – это упрощает последующее обращение за конкретным документом.
- Как применять: если архивная компания использует свою систему нумерации, добавь ее в отдельную колонку рядом с внутренней нумерацией клиента.
Акт приема-передачи документов при реорганизации или смене руководителя
Реорганизация компании и смена первого лица – ситуации, где акт передачи документов особенно важен. Новый руководитель или правопреемник должен получить не просто бумаги, а полный комплект, позволяющий продолжить работу без потерь. Такой образец акта при смене директора или реорганизации обычно более объемный и включает несколько категорий документов.
📌 Акт передачи документов при смене директора
- Сценарий: прежний генеральный директор покидает должность, передает дела новому руководителю
- Адресат: новый генеральный директор или председатель совета директоров
- Задача: зафиксировать передачу всей документации, необходимой для управления компанией
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Самара, 22 июля 2025 г.
Настоящий акт составлен о том, что генеральный директор ООО "СтройМастер" Морозов Виктор Андреевич (Передающая сторона), освобождаемый от должности на основании Решения единственного участника № 5 от 20.07.2025, передал, а вновь назначенный генеральный директор Новиков Олег Станиславович (Принимающая сторона) принял следующие документы и материальные ценности:
1. Учредительные и регистрационные документы
| № | Наименование | Состояние |
| 1 | Устав ООО "СтройМастер" (актуальная редакция) | Оригинал, удовлетворительное |
| 2 | Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН) | Оригинал, удовлетворительное |
| 3 | Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН) | Оригинал, удовлетворительное |
| 4 | Выписка из ЕГРЮЛ (актуальная) | Оригинал, дата: 18.07.2025 |
| 5 | Протоколы и решения участников (общества) с 2018 г. | Оригиналы, 1 папка |
2. Финансовые и банковские документы
| № | Наименование | Состояние |
| 1 | Договоры с банками на расчетно-кассовое обслуживание | Оригиналы, 2 шт. |
| 2 | Карточки образцов подписей (банковские) | Переоформляются после смены директора |
| 3 | Токены для интернет-банка | 2 шт., переданы с инструкциями |
3. Лицензии, разрешения, сертификаты
| № | Наименование | Срок действия |
| 1 | Свидетельство СРО (строительство) | Бессрочно |
| 2 | Лицензия на производство работ с электроустановками | До 15.03.2027 |
4. Печать и штампы организации
| № | Наименование | Примечание |
| 1 | Основная круглая печать ООО "СтройМастер" | 1 шт., удовлетворительное состояние |
| 2 | Штамп "Входящий документ" | 1 шт. |
Документы и ценности переданы в полном объеме. Принимающая сторона претензий не имеет.
Передал: __________________ / Морозов В.А. /
Принял: __________________ / Новиков О.С. /
Свидетель (нотариус / представитель участника): __________________ /
- Почему подходит: при смене директора акт разбивается на категории – это удобнее, чем единый список, и позволяет сразу видеть, что именно передается в каждом блоке.
- Что важно не испортить: банковские карточки образцов подписей не передаются как документы – они переоформляются заново; это важно отразить в примечании, а не включать в перечень как обычный документ.
- Где работает лучше всего: для ООО и АО при любой форме смены руководителя – добровольной, по решению участников или по истечении полномочий.
📌 Акт передачи документов при реорганизации компании
- Сценарий: одна компания передает документы другой в рамках присоединения или слияния
- Адресат: уполномоченный представитель правопреемника
- Задача: зафиксировать передачу полного архива документов реорганизуемой компании
Пример:
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва, 23 июля 2025 г.
В связи с реорганизацией ООО "Торговый Дом «Восток»" путем присоединения к ООО "Торговая Группа «Восток Плюс»" на основании Решения о реорганизации от 10.06.2025:
ООО "Торговый Дом «Восток»" в лице ликвидатора Зайцева Константина Петровича (Передающая сторона) передало, а ООО "Торговая Группа «Восток Плюс»" в лице генерального директора Смирновой Анны Дмитриевны (Принимающая сторона) приняло следующие документы:
| № | Категория документов | Состав | Примечание |
| 1 | Учредительные документы | Устав, свидетельства ОГРН и ИНН, протоколы – 1 папка | Оригиналы |
| 2 | Кадровые документы | Личные дела, трудовые книжки, приказы – 5 папок, 31 трудовая книжка | Оригиналы |
| 3 | Бухгалтерская отчетность | Балансы, декларации 2021–2024 гг. – 4 папки | Оригиналы и копии с отметками ФНС |
| 4 | Договоры с контрагентами | Действующие и архивные – 3 папки, реестр прилагается | Оригиналы |
| 5 | Первичные документы | 2021–2024 гг. – 12 папок | Хронологический порядок |
| 6 | Лицензии и разрешения | 2 лицензии, 1 свидетельство СРО | Переоформление у правопреемника |
| 7 | Печать организации | 1 шт. | Подлежит уничтожению после регистрации реорганизации |
Итого передано: 25 папок, 31 трудовая книжка, 3 лицензионных документа, 1 печать.
Принимающая сторона претензий по составу и состоянию не имеет.
Передал: __________________ / Зайцев К.П. /
Принял: __________________ / Смирнова А.Д. /
- Почему подходит: при реорганизации удобно группировать документы по категориям – это облегчает последующую интеграцию архива в систему правопреемника.
- Что важно не испортить: печать реорганизуемого юридического лица не переходит к правопреемнику как рабочий инструмент – ее передают, но с пометкой о последующем уничтожении.
Как составить акт приема-передачи документов. Правила и этапы сборки с примерами
Примеры выше показывают рабочую логику этого формата в разных ситуациях. Ниже – не абстрактные советы, а разбор того, как именно собирается акт приема-передачи из отдельных смысловых блоков. Это нужно для адаптации под свою конкретную задачу, а не для копирования чужого содержания.
Базовая схема сборки акта
- 1. Заголовок и дата
- 2. Место составления
- 3. Стороны (кто передает и кто принимает)
- 4. Основание (если есть: приказ, договор, решение)
- 5. Перечень документов (таблица или нумерованный список)
- 6. Итоговая строка (общее количество)
- 7. Оговорка о претензиях
- 8. Подписи сторон
- 9. Количество экземпляров (если нужно)
Таблица блоков акта приема-передачи
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Заголовок | Идентифицирует тип документа | Стандартное название, можно уточнить тип | АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ или АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ |
| Дата и место | Фиксирует момент и место передачи | Дата составления, населенный пункт | г. Москва, 14 июля 2025 г. |
| Стороны | Определяет, кто несет ответственность | ФИО или наименование организации, должность, основание полномочий | ООО "Альфа", в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава |
| Основание | Объясняет, почему происходит передача | Номер и дата приказа, договора, решения | На основании приказа № 12 от 10.07.2025 об увольнении |
| Перечень документов | Фиксирует состав передаваемого | Название документа, количество, состояние, примечания | Договор поставки № 125/2025, 2 экз., 8 л., оригинал |
| Итоговая строка | Подводит общий итог | Количество документов и листов прописью | Итого передано: 5 (пять) дел, 375 (триста семьдесят пять) листов |
| Оговорка о претензиях | Закрывает возможные споры | Стандартная фраза или конкретные оговорки | Принимающая сторона претензий по составу и состоянию не имеет |
| Подписи | Придают документу юридическую силу | Подпись, расшифровка, при необходимости – печать | Передал: __________ / Иванов И.И. / |
| Количество экземпляров | Определяет, у кого хранится подлинник | Число экземпляров и кому они достаются | Составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон |
Пошаговая сборка на одном кейсе
Сценарий: менеджер по работе с клиентами уходит из компании, передает дела коллеге.
Шаг 1. Определяем стороны. Передающая сторона – Федоров Денис Игоревич, менеджер по работе с клиентами. Принимающая сторона – Антонова Юлия Сергеевна, старший менеджер. Основание – приказ об увольнении № 18 от 20.07.2025.
Шаг 2. Составляем перечень документов. Что реально вел этот сотрудник: папка с договорами клиентов, переписка в CRM, шаблоны коммерческих предложений, контакты ключевых клиентов. Каждый пункт – отдельная строка с указанием состава и состояния.
Шаг 3. Добавляем материальные ценности. Если сотрудник сдает корпоративный ноутбук, телефон или SIM-карту – включаем в отдельный раздел или отдельными строками.
Шаг 4. Формируем итоговую строку. Считаем общее количество позиций и, если важно, листов.
Шаг 5. Добавляем оговорку о претензиях. Если принимающая сторона проверила документы и претензий нет – фиксируем это прямо в тексте.
Шаг 6. Подписи. Обе стороны подписывают, при необходимости ставится подпись руководителя как свидетеля.
Готовая собранная версия
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. Краснодар, 22 июля 2025 г.
На основании приказа № 18 от 20.07.2025 об увольнении менеджер по работе с клиентами ООО "ЮгТорг" Федоров Денис Игоревич (Передающая сторона) передал, а старший менеджер Антонова Юлия Сергеевна (Принимающая сторона) приняла следующие документы и материальные ценности:
| № | Наименование | Состав | Состояние |
| 1 | Договоры с клиентами (действующие) | 14 договоров, 1 папка | Удовлетворительное |
| 2 | Шаблоны коммерческих предложений | USB-накопитель, 1 шт. | Исправен |
| 3 | Доступ к CRM-системе | Логин/пароль в конверте | – |
| 4 | Корпоративная SIM-карта | 1 шт., номер +7 900 000 00-00 | Исправна |
| 5 | Ноутбук корпоративный | 1 шт., серийный номер указан в акте МТЦ | Удовлетворительное |
Документы и ценности переданы в полном объеме. Принимающая сторона претензий не имеет.
Составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Передал: __________________ / Федоров Д.И. /
Принял: __________________ / Антонова Ю.С. /
Руководитель: __________________ / Власов С.А. /
Границы применимости и типичные ошибки
Когда схема работает: для большинства стандартных ситуаций передачи документов внутри компании и между организациями эта структура покрывает все потребности.
Где ломается: в специализированных отраслях (медицина, государственный архив, нотариат) могут действовать отраслевые формы – перед составлением акта стоит проверить, нет ли утвержденного бланка.
Что нельзя выкидывать: оговорку о претензиях и подписи обеих сторон – без них документ не выполняет свою защитную функцию.
Что можно менять: структуру перечня (таблица или список), количество колонок в таблице, разбивку на разделы – все это адаптируется под конкретную ситуацию.
Что нельзя переносить бездумно из чужого примера: перечень документов – он должен точно отражать реальный состав передаваемого, а не копироваться из чужого акта.
Полезные советы и практические приемы при составлении акта
| Ситуация | Рекомендация |
| Передача большого количества документов | Используй таблицу с колонками: наименование, количество, состояние, примечание |
| Передача оригиналов | Обязательно указывай "оригинал" в столбце состояния или отдельной колонке |
| Передача между организациями | Указывай полные реквизиты обеих сторон и основание полномочий представителя |
| Передача дел при смене сотрудника | Включай в акт не только бумаги, но и доступы к системам и корпоративные средства связи |
| Смена директора | Разбивай акт на категории: учредительные, финансовые, лицензии, печати |
| Передача в архив | Указывай индекс дела по номенклатуре и срок хранения |
| Передача юристам | Добавляй строку об обязательстве вернуть оригиналы |
| Любой акт | Всегда включай итоговую строку с количеством документов прописью |
6 практических приемов при работе с актом приема-передачи
- Составляй акт в двух экземплярах минимум. Один остается у передающей стороны, второй – у принимающей. При межорганизационной передаче это обязательно.
- Не объединяй разнородные документы в одну строку. "Разные документы – 1 папка" – слишком размыто и создает споры. Каждая категория – отдельная строка.
- Фиксируй состояние документов. Если документ поврежден, потерт или имеет дефекты – укажи это в примечании. Молчание о дефектах означает, что документ принят в надлежащем состоянии.
- Прописывай итоговое количество прописью. Это стандарт для официальных документов: "Итого передано: 5 (пять) дел" – такая запись снижает риск подделки или спора.
- Используй нумерацию страниц при большом объеме. Если акт занимает несколько страниц, нумеруй их и указывай общее количество листов в конце.
- При передаче доступов – запечатывай в конверт. Логины и пароли не вписывай открыто в акт – передавай в запечатанном конверте, факт передачи которого фиксируй строкой в таблице.
Заключение
Примеры акта приема-передачи документов, собранные в этой статье, охватывают самые частые ситуации: от кадровой передачи дел до реорганизации и архивирования. Каждый образец показывает не только готовый текст, но и логику заполнения – что именно и зачем вносится в каждый блок.
Главное при адаптации любого шаблона передачи документов – точно отразить реальный состав передаваемого, не пропустить подписи обеих сторон и зафиксировать оговорку о претензиях. Эти три элемента превращают формальную бумагу в рабочий защитный документ.
