Номенклатура дел – один из тех документов, с которым сталкиваются и крупные корпорации, и небольшие компании, и государственные учреждения. Примеры номенклатуры дел помогают понять, как именно устроен этот документ, как группировать дела, как прописывать заголовки и сроки хранения. Без наглядного образца сложно разобраться, что считается одним делом, как оформляется сводная номенклатура и чем отличается структура в разных организациях.
В этой статье собраны рабочие шаблоны и образцы написания номенклатуры дел для разных форматов: от небольшой коммерческой компании до государственного учреждения и отдельного структурного подразделения. Каждый пример показывает логику группировки, принципы формирования заголовков и порядок проставления сроков хранения – так, чтобы вы могли адаптировать увиденное под свою задачу.
В подборку вошли те варианты, с которыми чаще всего работают на практике и которые проще всего адаптировать под конкретную организацию.
В статье разобраны следующие форматы номенклатуры дел:
- Номенклатура дел коммерческой организации (ООО, ИП, малый бизнес)
- Номенклатура дел небольшого ООО (общий отдел)
- Номенклатура дел торговой компании (отдел продаж и бухгалтерия)
- Номенклатура дел производственного предприятия
- Номенклатура дел структурного подразделения
- Номенклатура дел отдела кадров
- Номенклатура дел бухгалтерии
- Номенклатура дел юридического отдела
- Номенклатура дел государственного (бюджетного) учреждения
- Номенклатура дел общеобразовательной школы
- Номенклатура дел муниципального учреждения культуры
- Сводная номенклатура дел организации
- Сводная номенклатура дел среднего предприятия
Примеры номенклатуры дел разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень дел, которые заводятся в организации в течение года. Документ фиксирует заголовки дел, их индексы, сроки хранения и ответственных. Номенклатура дел нужна для того, чтобы документы не терялись, хранились по правилам и при необходимости легко находились.
Какие бывают виды номенклатуры дел?
- Типовая – разрабатывается для однородных организаций (например, для всех школ региона), обязательна к применению.
- Примерная – рекомендательный документ для организаций одного профиля, допускает корректировку.
- Индивидуальная – разрабатывается конкретной организацией под свои задачи; может быть структурной (для одного подразделения) или сводной (для всей организации).
Где применяется? В любой организации, которая ведет делопроизводство: коммерческие компании, государственные и муниципальные учреждения, некоммерческие организации, ИП с наемными работниками. Для организаций – источников комплектования государственных архивов номенклатура дел обязательна.
Из чего состоит? Стандартная номенклатура дел включает: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения со ссылкой на статью перечня, примечание.
На какой период составляется? Как правило, на один календарный год. Утверждается в конце текущего года на следующий.
Номенклатура дел коммерческой организации
Коммерческие организации составляют номенклатуру дел в первую очередь для того, чтобы упорядочить документооборот и соблюдать сроки хранения, установленные законодательством. Структура зависит от размера компании: небольшое ООО может вести единую номенклатуру по всем направлениям, крупная компания – по подразделениям. Ниже приведены рабочие образцы для наиболее типичных ситуаций.
📌 Номенклатура дел небольшого ООО (общий отдел)
- Сценарий: небольшая компания с численностью до 20 человек, единая номенклатура по всем направлениям
- Адресат: секретарь, офис-менеджер или руководитель, ведущий делопроизводство самостоятельно
- Задача: систематизировать документы компании и обеспечить соблюдение сроков хранения
Пример:
Общество с ограниченной ответственностью "Альфа-Сервис"
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ / Иванов А.В. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечание |
| Раздел 01. Организационно-распорядительные документы | ||||
| 01-01 | Учредительные документы (устав, решения учредителей) | Постоянно | ||
| 01-02 | Свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет | Постоянно | ||
| 01-03 | Приказы по основной деятельности | Постоянно | ||
| 01-04 | Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 01-05 | Протоколы общих собраний участников | Постоянно | ||
| 01-06 | Лицензии, разрешения, сертификаты | Постоянно | До замены новыми | |
| Раздел 02. Кадровые документы | ||||
| 02-01 | Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 50 лет (если оформлены после 2003 г.) / 75 лет (до 2003 г.) | ||
| 02-02 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50 лет | ||
| 02-03 | Личные карточки работников (форма Т-2) | 50 лет | ||
| 02-04 | Штатное расписание | Постоянно | ||
| 02-05 | Графики отпусков | 3 года | ||
| 02-06 | Больничные листы и документы по временной нетрудоспособности | 5 лет | ||
| Раздел 03. Бухгалтерские документы | ||||
| 03-01 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность годовая | Постоянно | ||
| 03-02 | Налоговые декларации и расчеты | 5 лет | ||
| 03-03 | Первичные учетные документы (накладные, акты, счета-фактуры) | 5 лет | ||
| 03-04 | Кассовые документы | 5 лет | ||
| 03-05 | Договоры с контрагентами (закупки, услуги) | 5 лет после истечения срока договора | ||
| Раздел 04. Входящая и исходящая корреспонденция | ||||
| 04-01 | Входящие письма и обращения | 3 года | ||
| 04-02 | Исходящие письма и ответы на обращения | 3 года | ||
Итоговая запись: за 2025 год заведено ___ дел, из них: постоянного хранения – ___, временного (свыше 10 лет) – ___, временного (до 10 лет включительно) – ___.
Ответственный за ведение номенклатуры: ____________ / ____________ /
- Почему подходит: структура охватывает все ключевые направления небольшой компании без избыточного дробления.
- Что важно не испортить: сроки хранения должны соответствовать актуальному Перечню типовых управленческих архивных документов (утвержден приказом Росархива № 236 от 20.12.2019). Не используйте устаревшие перечни.
- Как применять: индексы формируются по принципу "номер раздела – порядковый номер дела внутри раздела". Разделы соответствуют либо направлениям деятельности, либо структурным единицам.
📌 Номенклатура дел торговой компании (отдел продаж и бухгалтерия)
- Сценарий: оптовая торговая компания, раздельная номенклатура по подразделениям
- Адресат: руководители отдела продаж и бухгалтерии, ответственные за ведение дел
- Задача: упорядочить коммерческую и финансовую документацию, разграничить ответственность за хранение
Пример:
ООО "Торговый Дом “Меридиан”"
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ / Петров С.И. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА ПРОДАЖ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 03. Отдел продаж | ||||
| 03-01 | Договоры купли-продажи с покупателями | 5 лет после истечения срока | Подлинники | |
| 03-02 | Дополнительные соглашения к договорам с покупателями | 5 лет после истечения срока | ||
| 03-03 | Коммерческие предложения, направленные покупателям | 3 года | ||
| 03-04 | Переписка с покупателями по вопросам поставок | 3 года | ||
| 03-05 | Претензии покупателей и ответы на них | 5 лет | ||
| 03-06 | Прайс-листы и условия поставки (действующие редакции) | 3 года | До замены новыми | |
| 03-07 | Отчеты менеджеров по продажам (ежемесячные) | 3 года | ||
| 03-08 | Доверенности, выданные покупателям на получение товара | 5 лет | ||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 04. Бухгалтерия | ||||
| 04-01 | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | ||
| 04-02 | Промежуточная бухгалтерская отчетность (квартальная) | 5 лет | ||
| 04-03 | Налоговые декларации по НДС | 5 лет | ||
| 04-04 | Налоговые декларации по налогу на прибыль | 5 лет | ||
| 04-05 | Счета-фактуры выданные | 5 лет | ||
| 04-06 | Счета-фактуры полученные | 5 лет | ||
| 04-07 | Товарные накладные (ТОРГ-12 и аналоги) | 5 лет | ||
| 04-08 | Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами | 5 лет | ||
| 04-09 | Банковские выписки и платежные поручения | 5 лет | ||
| 04-10 | Авансовые отчеты сотрудников | 5 лет | ||
- Почему подходит: раздельная номенклатура по подразделениям удобна, когда у каждого отдела есть свой ответственный за делопроизводство.
- Как применять: индексы разделов лучше соотносить с порядковым номером подразделения в организационной структуре компании – это облегчает формирование сводной номенклатуры.
- Что важно не испортить: договоры с покупателями и счета-фактуры не должны попасть в одно дело – это разные виды документов с разными правилами формирования.
📌 Номенклатура дел производственного предприятия
- Сценарий: производственное предприятие среднего размера, номенклатура охватывает производственно-технический блок
- Задача: отразить специфику производственной документации, которой нет в сервисных или торговых компаниях
Пример:
АО "Завод "Техноком""
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ / Сидоров В.Н. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРОИЗВОДСТВЕННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОТДЕЛА на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 05. Производственно-технический отдел | ||||
| 05-01 | Технологические регламенты и инструкции (действующие) | Постоянно | До замены новыми | |
| 05-02 | Технические условия на производимую продукцию | Постоянно | ||
| 05-03 | Паспорта и технические документы на оборудование | Постоянно (в период эксплуатации) | ||
| 05-04 | Журналы учета технического обслуживания оборудования | 5 лет | ||
| 05-05 | Акты ввода оборудования в эксплуатацию | Постоянно | ||
| 05-06 | Планы производства (годовые и квартальные) | 5 лет | ||
| 05-07 | Отчеты о выполнении производственного плана | 5 лет | ||
| 05-08 | Акты о браке и несоответствующей продукции | 3 года | ||
| 05-09 | Журналы регистрации результатов входного контроля сырья | 5 лет | ||
| 05-10 | Документация по охране труда на производстве (инструкции, журналы инструктажей) | 45 лет (журналы инструктажей) / постоянно (инструкции) | ||
| 05-11 | Переписка с поставщиками сырья и материалов | 3 года | ||
| 05-12 | Сертификаты соответствия на сырье и материалы | 5 лет | После истечения срока действия | |
- Почему подходит: производственный блок требует отдельного раздела, потому что технологические регламенты, паспорта оборудования и журналы инструктажей имеют специфические сроки хранения, которые не характерны для офисного делопроизводства.
- Что важно не испортить: журналы инструктажей по охране труда хранятся 45 лет – это требование Трудового кодекса, и его нельзя заменить стандартным сроком "5 лет".
- Как применять: если на предприятии несколько производственных цехов, каждый цех может вести собственный журнальный учет, а в номенклатуре это отражается добавлением уточнения в заголовке: "Журнал инструктажей. Цех №1".
Номенклатура дел структурного подразделения
Номенклатура дел подразделения – это основа, из которой потом собирается сводная номенклатура всей организации. Каждое подразделение разрабатывает свой раздел самостоятельно, а служба делопроизводства сводит их в единый документ. Ниже – образцы для трех подразделений, документация которых наиболее объемна и специфична: кадровой службы, бухгалтерии и юридического отдела.
📌 Номенклатура дел отдела кадров
- Сценарий: организация с численностью сотрудников от 50 человек, самостоятельная кадровая служба
- Задача: систематизировать кадровую документацию с учетом длительных сроков хранения
Пример:
ООО "СтройГрупп"
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела кадров
____________ / Кузнецова Е.А. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 02. Отдел кадров | ||||
| 02-01 | Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание) | 50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003) | ||
| 02-02 | Приказы о предоставлении отпусков (ежегодных, без сохранения зарплаты) | 5 лет | ||
| 02-03 | Трудовые договоры с работниками | 50 лет | ||
| 02-04 | Дополнительные соглашения к трудовым договорам | 50 лет | ||
| 02-05 | Личные карточки работников (форма Т-2 или аналог) | 50 лет | ||
| 02-06 | Личные дела работников (заявления, копии документов, характеристики) | 50 лет | Для руководителей – постоянно | |
| 02-07 | Штатное расписание и изменения к нему | Постоянно | ||
| 02-08 | Графики отпусков | 3 года | ||
| 02-09 | Табели учета рабочего времени | 5 лет (при вредных условиях – 50 лет) | ||
| 02-10 | Должностные инструкции (действующие) | Постоянно | До замены новыми | |
| 02-11 | Положения о подразделениях (действующие) | Постоянно | До замены новыми | |
| 02-12 | Документы по аттестации работников (протоколы, результаты) | 5 лет | ||
| 02-13 | Трудовые книжки работников (хранение) | До востребования / 50 лет при невостребованности | Учет в книге движения трудовых книжек | |
| 02-14 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | ||
| 02-15 | Листки нетрудоспособности (больничные листы) | 5 лет | ||
| 02-16 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения | ||
| 02-17 | Переписка по кадровым вопросам (запросы, ответы на запросы) | 3 года | ||
- Почему подходит: кадровая документация имеет самые длительные сроки хранения среди всех видов управленческих документов. Объединение в одно дело приказов по личному составу и приказов о предоставлении отпусков – типичная ошибка: у них разные сроки хранения, поэтому это должны быть разные дела.
- Что важно не испортить: трудовые книжки не формируются в дела в обычном смысле – они хранятся отдельно как документы строгой отчетности, а в номенклатуре фиксируется сам факт их хранения и ведение книги учета.
- Как применять: если в компании есть работники с вредными условиями труда, для них отдельно ведутся табели и другие документы с удлиненными сроками хранения – это лучше выделить в отдельные дела с соответствующей пометкой.
📌 Номенклатура дел бухгалтерии
- Сценарий: бухгалтерия средней организации, ведущей полный бухгалтерский и налоговый учет
- Задача: разграничить первичные документы, регистры, отчетность и переписку по отдельным делам
Пример:
ООО "Продовольственная Группа “Урожай”"
СОГЛАСОВАНО
Главный бухгалтер
____________ / Морозова Т.В. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 04. Бухгалтерия | ||||
| 04-01 | Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность с пояснениями | Постоянно | ||
| 04-02 | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет | ||
| 04-03 | Налоговые декларации по НДС | 5 лет | ||
| 04-04 | Налоговые декларации по налогу на прибыль организаций | 5 лет | ||
| 04-05 | Расчеты по страховым взносам (РСВ) | 50 лет | Содержат сведения о стаже | |
| 04-06 | Справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ | 5 лет | ||
| 04-07 | Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости при электронном учете) | 5 лет | ||
| 04-08 | Журналы-ордера и ведомости по счетам бухгалтерского учета | 5 лет | ||
| 04-09 | Первичные документы по учету товарно-материальных ценностей (накладные, ТТН) | 5 лет | ||
| 04-10 | Счета-фактуры полученные | 5 лет | ||
| 04-11 | Счета-фактуры выданные | 5 лет | ||
| 04-12 | Книга покупок | 5 лет | ||
| 04-13 | Книга продаж | 5 лет | ||
| 04-14 | Кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга) | 5 лет | ||
| 04-15 | Банковские выписки и платежные поручения | 5 лет | ||
| 04-16 | Авансовые отчеты подотчетных лиц | 5 лет | ||
| 04-17 | Акты инвентаризации (основные средства, ТМЦ, расчеты) | 5 лет | ||
| 04-18 | Договоры с поставщиками и подрядчиками | 5 лет после истечения срока | ||
| 04-19 | Акты выполненных работ и оказанных услуг | 5 лет | ||
| 04-20 | Переписка с налоговыми органами | 5 лет | ||
| 04-21 | Учетная политика организации | Постоянно | ||
- Почему подходит: расчеты по страховым взносам (РСВ) выделены в отдельное дело со сроком хранения 50 лет – это принципиально важно, поскольку они содержат сведения о пенсионном стаже работников. Смешивать их с другими налоговыми расчетами нельзя.
- Что важно не испортить: книги покупок и продаж – самостоятельные дела, а не приложения к счетам-фактурам. Их ведение регулируется постановлением Правительства РФ.
- Как применять: если в организации большой документооборот, каждое дело может делиться на тома по хронологическому принципу (например, "Счета-фактуры полученные. Январь–март 2025").
📌 Номенклатура дел юридического отдела
- Сценарий: юридический отдел компании, занимающейся заключением договоров, претензионной работой и судебными делами
- Задача: систематизировать договорную базу, претензии и судебные материалы
Пример:
ООО "Промышленные Технологии"
СОГЛАСОВАНО
Руководитель юридического отдела
____________ / Белов Д.С. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ЮРИДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 06. Юридический отдел | ||||
| 06-01 | Договоры с контрагентами (оригиналы, хранение юридического отдела) | 5 лет после истечения срока договора | Экземпляры, оставшиеся в юр. отделе | |
| 06-02 | Дополнительные соглашения к договорам | 5 лет после истечения срока договора | ||
| 06-03 | Претензии, направленные контрагентам | 5 лет | ||
| 06-04 | Претензии, полученные от контрагентов, и ответы на них | 5 лет | ||
| 06-05 | Судебные дела (исковые заявления, решения судов, постановления) | 10 лет | По каждому делу – отдельный том | |
| 06-06 | Исполнительные листы и документы по исполнительному производству | 10 лет | ||
| 06-07 | Доверенности, выданные организацией | 5 лет | ||
| 06-08 | Нормативные правовые акты, регулирующие деятельность организации (рабочие копии) | До замены новыми | ||
| 06-09 | Локальные нормативные акты организации (положения, регламенты, правила) | Постоянно | До замены новыми | |
| 06-10 | Переписка по правовым вопросам (запросы в органы власти, ответы) | 5 лет | ||
| 06-11 | Лицензии, разрешения, согласования (подлинники) | Постоянно | До замены новыми | |
- Почему подходит: судебные дела требуют отдельного дела на каждое разбирательство – это упрощает поиск и позволяет отслеживать сроки исполнения решений. Смешивать несколько судебных дел в одно категорически не рекомендуется.
- Что важно не испортить: рабочие копии нормативных актов не нужно хранить постоянно – их заменяют актуальными версиями. Но подлинники лицензий и разрешений хранятся постоянно, пока организация ведет лицензируемую деятельность.
- Как применять: если договоры хранятся и в бухгалтерии, и в юридическом отделе, важно договориться, где хранится подлинник и где копия, и отразить это в примечании к делу.
Номенклатура дел государственного и бюджетного учреждения
Государственные и бюджетные учреждения работают в условиях более жесткого регулирования делопроизводства. Для них, как правило, существуют типовые или примерные номенклатуры, разработанные вышестоящими органами. Однако индивидуальная номенклатура все равно составляется с учетом специфики конкретного учреждения. Ниже – образцы для двух типичных ситуаций.
📌 Номенклатура дел общеобразовательной школы
- Сценарий: муниципальная общеобразовательная школа, номенклатура для секретаря и директора
- Задача: охватить организационные, педагогические, кадровые и хозяйственные документы
Пример:
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа № 14"
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ "СОШ № 14"
____________ / Захарова Н.П. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 01. Организационно-распорядительная документация | ||||
| 01-01 | Устав образовательного учреждения и изменения к нему | Постоянно | ||
| 01-02 | Лицензия на осуществление образовательной деятельности | Постоянно | ||
| 01-03 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно | ||
| 01-04 | Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет | ||
| 01-05 | Протоколы педагогического совета | Постоянно | ||
| 01-06 | Протоколы общего собрания работников | Постоянно | ||
| 01-07 | Годовые планы работы школы | Постоянно | ||
| 01-08 | Отчеты о результатах деятельности учреждения | Постоянно | ||
| 01-09 | Переписка с учредителем (управление образования) | 5 лет | ||
| Раздел 02. Кадровые документы | ||||
| 02-01 | Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 50 лет | ||
| 02-02 | Трудовые договоры с педагогическими работниками | 50 лет | ||
| 02-03 | Личные дела педагогических работников | 50 лет | ||
| 02-04 | Штатное расписание | Постоянно | ||
| 02-05 | Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет | ||
| Раздел 03. Учебная документация | ||||
| 03-01 | Классные журналы | 5 лет | ||
| 03-02 | Журналы факультативных занятий и кружков | 5 лет | ||
| 03-03 | Протоколы заседаний экзаменационных комиссий | Постоянно | ||
| 03-04 | Книга учета выдачи аттестатов об основном общем образовании | Постоянно | ||
| 03-05 | Книга учета выдачи аттестатов о среднем общем образовании | Постоянно | ||
| 03-06 | Личные дела обучающихся | До окончания обучения + 3 года | После отчисления – передаются или уничтожаются | |
| 03-07 | Образовательная программа школы (действующая) | Постоянно | До замены новой | |
| 03-08 | Рабочие программы учебных предметов | 5 лет | ||
| Раздел 04. Финансово-хозяйственная документация | ||||
| 04-01 | Бюджетные сметы и планы финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | ||
| 04-02 | Договоры на поставку товаров и оказание услуг (по 44-ФЗ) | 5 лет после исполнения | ||
| 04-03 | Акты приемки выполненных работ и оказанных услуг | 5 лет | ||
- Почему подходит: школа как учреждение имеет специфическую учебную документацию – классные журналы, книги учета аттестатов, личные дела учеников – которой нет ни в одной коммерческой организации. Эти дела выделены в отдельный раздел.
- Что важно не испортить: книги учета выдачи аттестатов хранятся постоянно – это документы, подтверждающие факт получения образования, и они не подлежат уничтожению.
- Как применять: государственные школы, как правило, работают с примерной номенклатурой, утвержденной региональным органом управления образованием. Индивидуальная номенклатура составляется на ее основе с добавлением специфических дел конкретного учреждения.
📌 Номенклатура дел муниципального учреждения культуры
- Сценарий: муниципальный дом культуры или культурный центр
- Задача: отразить специфику учреждения культуры: творческую деятельность, мероприятия, работу с населением
Пример:
Муниципальное бюджетное учреждение культуры "Районный Дом Культуры “Родник”"
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУК "РДК “Родник”"
____________ / Лебедева О.Ю. /
"___" ____________ 2025 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 01. Организационно-правовая документация | ||||
| 01-01 | Устав учреждения | Постоянно | ||
| 01-02 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно | ||
| 01-03 | Муниципальное задание и отчеты о его выполнении | 5 лет | ||
| 01-04 | Планы работы учреждения (годовые) | Постоянно | ||
| 01-05 | Переписка с учредителем (отдел культуры администрации) | 5 лет | ||
| Раздел 02. Творческая и культурно-досуговая деятельность | ||||
| 02-01 | Сценарии и программы культурно-массовых мероприятий | 5 лет | ||
| 02-02 | Отчеты о проведенных мероприятиях (с фотоматериалами) | 5 лет | ||
| 02-03 | Журналы учета работы клубных формирований (кружков, секций) | 5 лет | ||
| 02-04 | Списки участников клубных формирований | 3 года | ||
| 02-05 | Договоры с творческими коллективами и исполнителями | 5 лет | ||
| 02-06 | Афиши, программки, буклеты мероприятий (по одному экземпляру) | Постоянно | Для формирования архивного фонда | |
| Раздел 03. Кадровые документы | ||||
| 03-01 | Приказы по личному составу | 50 лет | ||
| 03-02 | Трудовые договоры | 50 лет | ||
| 03-03 | Штатное расписание | Постоянно | ||
| Раздел 04. Финансовая документация | ||||
| 04-01 | Бюджетные сметы и планы финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | ||
| 04-02 | Договоры на закупку товаров и услуг | 5 лет после исполнения | ||
| 04-03 | Первичные учетные документы (накладные, акты) | 5 лет | ||
| 04-04 | Кассовые документы (при наличии кассы) | 5 лет | ||
- Почему подходит: учреждение культуры имеет специфический раздел – творческая деятельность. Афиши и буклеты хранятся постоянно как документы, отражающие историю учреждения: один экземпляр каждого вида фиксируется в архиве.
- Что важно не испортить: муниципальное задание – ключевой документ для бюджетного учреждения. Его нельзя смешивать с обычной перепиской: оно фиксирует государственный заказ и показатели деятельности.
- Как применять: если учреждение является источником комплектования муниципального архива, номенклатура согласовывается с архивом. Дела постоянного хранения впоследствии передаются в муниципальный архив.
Сводная номенклатура дел организации
Сводная номенклатура объединяет номенклатуры всех структурных подразделений в единый документ. Она составляется службой делопроизводства на основе номенклатур подразделений, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, сводная номенклатура дополнительно согласовывается с этим архивом.
📌 Сводная номенклатура дел среднего предприятия
- Сценарий: производственно-торговое предприятие с несколькими подразделениями
- Задача: свести в единый документ номенклатуры всех отделов, показать структуру сводной номенклатуры
Пример:
АО "Промышленная Группа “Горизонт”"
СОГЛАСОВАНО
Экспертная комиссия АО "Промышленная Группа “Горизонт”"
Протокол от "___" ____________ 2025 г. № ___
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ / Громов А.Е. /
"___" ____________ 2025 г.
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 01. Дирекция и секретариат | ||||
| 01-01 | Учредительные документы и свидетельства о регистрации | Постоянно | ||
| 01-02 | Приказы генерального директора по основной деятельности | Постоянно | ||
| 01-03 | Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 01-04 | Протоколы совета директоров / общего собрания акционеров | Постоянно | ||
| 01-05 | Стратегические планы и программы развития | Постоянно | ||
| 01-06 | Номенклатура дел организации | Постоянно | ||
| 01-07 | Входящая корреспонденция (общая) | 3 года | ||
| 01-08 | Исходящая корреспонденция (общая) | 3 года | ||
| Раздел 02. Отдел кадров | ||||
| 02-01 | Приказы по личному составу | 50 лет | ||
| 02-02 | Трудовые договоры | 50 лет | ||
| 02-03 | Личные карточки работников | 50 лет | ||
| 02-04 | Штатное расписание | Постоянно | ||
| 02-05 | Должностные инструкции | Постоянно | ||
| 02-06 | Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет | ||
| Раздел 03. Бухгалтерия | ||||
| 03-01 | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | ||
| 03-02 | Налоговые декларации (НДС, налог на прибыль) | 5 лет | ||
| 03-03 | Расчеты по страховым взносам | 50 лет | ||
| 03-04 | Первичные учетные документы | 5 лет | ||
| 03-05 | Договоры с контрагентами (хранение в бухгалтерии) | 5 лет после истечения срока | ||
| Раздел 04. Юридический отдел | ||||
| 04-01 | Договоры с контрагентами (хранение в юридическом отделе) | 5 лет после истечения срока | Подлинники | |
| 04-02 | Судебные дела | 10 лет | ||
| 04-03 | Претензии и ответы на них | 5 лет | ||
| 04-04 | Локальные нормативные акты | Постоянно | ||
| Раздел 05. Производственно-технический отдел | ||||
| 05-01 | Технологические регламенты и инструкции | Постоянно | ||
| 05-02 | Паспорта оборудования | Постоянно | ||
| 05-03 | Планы производства и отчеты о выполнении | 5 лет | ||
| Раздел 06. Отдел продаж | ||||
| 06-01 | Договоры с покупателями | 5 лет после истечения срока | ||
| 06-02 | Претензии покупателей и ответы на них | 5 лет | ||
| 06-03 | Переписка с покупателями | 3 года | ||
Итоговая запись: за 2025 год по сводной номенклатуре заведено ___ дел, из них: постоянного хранения – ___, временного (свыше 10 лет) – ___, временного (до 10 лет включительно) – ___.
Начальник службы делопроизводства: ____________ / ____________ /
Дата составления: "___" ____________ 2025 г.
- Почему подходит: в сводной номенклатуре каждый раздел соответствует структурному подразделению. Разделы нумеруются по порядку, а индексы дел строятся как "номер раздела – номер дела внутри раздела".
- Что важно не испортить: сводная номенклатура обязательно содержит итоговую запись о количестве заведенных дел – она заполняется в конце года и подписывается ответственным за делопроизводство. Без итоговой записи номенклатура считается незавершенной.
- Как применять: если организация является источником комплектования государственного архива, перед утверждением сводная номенклатура направляется на согласование в этот архив. Это требование закреплено в Правилах организации хранения документов (утверждены приказом Росархива № 77 от 31.07.2023).
Как составить номенклатуру дел. Правила и этапы сборки с примерами
Примеры выше показывают рабочую логику документа: как группируются дела, как строятся заголовки, какие сроки проставляются и почему. Ниже – не абстрактные советы, а разбор сборки номенклатуры дел по шагам, с таблицей блоков и готовым кейсом. Это нужно для того, чтобы адаптировать структуру под свою организацию, а не копировать чужой перечень дел, который заведомо не совпадет с вашей ситуацией.
Базовая схема сборки номенклатуры дел:
- Шаг 1. Определить структуру организации и назначить ответственных за каждое подразделение
- Шаг 2. Собрать перечень документов, которые реально создаются и поступают в организацию
- Шаг 3. Сгруппировать документы в дела по принципу однородности
- Шаг 4. Сформулировать заголовки дел по установленным правилам
- Шаг 5. Присвоить каждому делу индекс
- Шаг 6. Определить срок хранения для каждого дела по действующему перечню
- Шаг 7. Оформить номенклатуру в виде таблицы
- Шаг 8. Согласовать с экспертной комиссией и утвердить у руководителя
Таблица блоков номенклатуры дел:
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Гриф утверждения | Придает документу юридическую силу | Должность, подпись, ФИО руководителя, дата | Генеральный директор / Громов А.Е. / 25.12.2024 |
| Наименование организации | Идентифицирует, кому принадлежит номенклатура | Полное официальное наименование | ООО "Альфа-Сервис" |
| Название документа и период | Обозначает вид документа и год | "Номенклатура дел на 20__ год" | Номенклатура дел на 2025 год |
| Разделы (структурные подразделения) | Делят номенклатуру по источникам документов | Название подразделения или направления деятельности | Раздел 01. Дирекция; Раздел 02. Бухгалтерия |
| Индекс дела | Уникально идентифицирует каждое дело | Номер раздела + порядковый номер дела | 02-03 (Бухгалтерия, третье дело) |
| Заголовок дела | Описывает состав документов в деле | Вид документа + содержание + период/объект | Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) |
| Количество томов | Фиксирует фактический объем дела | Цифра; заполняется в конце года | 2 (заполняется по итогам года) |
| Срок хранения | Определяет, сколько хранить документы | Срок по перечню + ссылка на статью | 50 лет; ст. 444 Перечня 2019 г. |
| Примечание | Фиксирует особые условия хранения или пометки | Исключения, условия уничтожения, ссылки | До замены новыми; подлинники |
| Итоговая запись | Подводит итог по количеству и составу дел | Общее число дел, распределение по срокам | Заведено 38 дел: постоянных – 12, временных свыше 10 лет – 8, до 10 лет – 18 |
Пошаговая сборка на одном кейсе:
Кейс: небольшая юридическая фирма (ООО) с тремя сотрудниками. Составляем номенклатуру дел на 2025 год.
Шаг 1. Определяем структуру. Подразделений нет, все функции выполняет единый офис. Значит, разделы будем строить по направлениям деятельности: организационные документы, кадровые документы, клиентские дела, финансовые документы.
Шаг 2. Собираем перечень документов. Фиксируем, что реально создается: учредительные документы, приказы директора, трудовые договоры, договоры с клиентами на оказание юридических услуг, акты выполненных работ, счета и счета-фактуры, банковские выписки, налоговые декларации, входящая и исходящая переписка.
Шаг 3. Группируем в дела. Каждый вид документа – отдельное дело. Смешивать договоры с клиентами и акты нельзя: у них могут быть разные сроки хранения и разная юридическая природа.
Шаг 4. Формулируем заголовки. Заголовок строится по формуле: вид документа + содержание (уточнение). Например: "Договоры на оказание юридических услуг с клиентами" – а не просто "Договоры".
Шаг 5. Присваиваем индексы. Раздел 01 – организационные документы, раздел 02 – кадровые, раздел 03 – клиентские дела, раздел 04 – финансовые.
Шаг 6. Определяем сроки хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019).
Шаг 7. Оформляем в таблицу и подписываем у директора.
Готовая собранная версия (фрагмент):
ООО "Юридическое бюро “Правовой Ориентир”"
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ / Орлова В.С. /
"___" декабря 2024 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2025 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | Примечание |
| Раздел 01. Организационные документы | ||||
| 01-01 | Учредительные документы (устав, решения учредителей) | Постоянно | ||
| 01-02 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно | ||
| 01-03 | Лицензии и свидетельства (при наличии) | Постоянно | ||
| Раздел 02. Кадровые документы | ||||
| 02-01 | Приказы по личному составу | 50 лет | ||
| 02-02 | Трудовые договоры с сотрудниками | 50 лет | ||
| 02-03 | Штатное расписание | Постоянно | ||
| Раздел 03. Клиентские дела | ||||
| 03-01 | Договоры на оказание юридических услуг с клиентами | 5 лет после истечения срока | ||
| 03-02 | Акты выполненных работ по договорам с клиентами | 5 лет | ||
| 03-03 | Переписка с клиентами по текущим делам | 3 года | ||
| Раздел 04. Финансовые документы | ||||
| 04-01 | Налоговые декларации | 5 лет | ||
| 04-02 | Первичные учетные документы (счета, акты, накладные) | 5 лет | ||
| 04-03 | Банковские выписки и платежные поручения | 5 лет | ||
Итоговая запись: за 2025 год заведено ___ дел, из них: постоянного хранения – ___, временного (свыше 10 лет) – ___, временного (до 10 лет включительно) – ___.
Границы применимости и типичные ошибки:
- Схема работает: для любой организации, ведущей делопроизводство на бумаге или в смешанном формате. Структура универсальна – содержание разделов и состав дел меняются под конкретную организацию.
- Где ломается: если организация ведет делопроизводство полностью в электронном виде с использованием СЭД (системы электронного документооборота), номенклатура дел приобретает особенности: в ней могут появляться дела с электронными документами, для которых нужно указывать носитель и формат хранения.
- Что нельзя выкидывать: итоговую запись, гриф утверждения, сроки хранения. Без этих элементов документ не является полноценной номенклатурой дел.
- Что можно менять: количество разделов, их названия, состав дел внутри разделов, глубину детализации.
- Что нельзя переносить бездумно: сроки хранения из чужой номенклатуры. Они должны соответствовать актуальному перечню и специфике ваших документов. Срок "5 лет" подходит для большинства первичных документов, но не для кадровых, не для учредительных документов и не для документов с вредными условиями труда.
Практические советы по составлению и ведению номенклатуры дел
Сводная таблица ключевых правил:
| Правило | Как применять | Типичная ошибка |
| Один вид документов – одно дело | Не смешивайте договоры и акты, приказы по основной деятельности и по личному составу | В одном деле оказываются документы с разными сроками хранения |
| Заголовок – конкретный, а не общий | "Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)", а не просто "Приказы" | Заголовок "Документы" или "Разное" – нельзя использовать |
| Сроки – только по актуальному перечню | Используйте Перечень 2019 года (приказ Росархива № 236) | Применяется устаревший Перечень 2010 года |
| Кадровые документы – особые сроки | Трудовые договоры, личные карточки, приказы по л/с – 50 лет (для документов после 2003 г.) | Кадровые документы уничтожают через 5 лет как обычные |
| Итоговая запись обязательна | Заполняется в конце года, подписывается ответственным | Номенклатура закрыта без итоговой записи |
| Номенклатура утверждается заранее | Утверждается в декабре текущего года на следующий год | Номенклатура утверждается в середине года, на который она составлена |
| Электронные документы тоже включаются | Если документы создаются в электронном виде, они фиксируются в номенклатуре с пометкой "ЭД" или "электронный" | Электронные документы не включаются в номенклатуру вовсе |
6 практических приемов для работы с номенклатурой дел:
- Проверяйте актуальность перечня перед составлением. Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 года действует с 2020 года. Если вы пользуетесь перечнем 2010 года – часть сроков будет неверной.
- Не создавайте дела "про запас". В номенклатуру включаются только те дела, которые реально будут вестись в течение года. Пустые дела – лишняя нагрузка при подведении итогов.
- Разграничивайте подлинники и копии. Если один документ хранится в двух подразделениях (например, договор – и в юридическом отделе, и в бухгалтерии), укажите в примечании, где подлинник, а где копия.
- Используйте переходящие дела осознанно. Некоторые дела (например, журналы) переходят из года в год. Это нужно отметить в примечании: "Переходящее" или "Начато в 2024 г.".
- Согласовывайте с экспертной комиссией. Даже если комиссия формальная, протокол согласования защищает от претензий при проверках и при передаче дел в архив.
- Вносите изменения в течение года. Если в течение года появляются новые виды документов, их можно добавить в действующую номенклатуру с соответствующей пометкой. Переделывать всю номенклатуру не нужно.
Примеры номенклатуры дел в этой статье охватывают наиболее распространенные форматы: от небольшого ООО до государственного учреждения, от отдельного подразделения до сводного документа по всей организации. Каждый образец показывает не просто перечень строк, а логику группировки, принципы формулировки заголовков и подходы к срокам хранения – именно это нужно для того, чтобы составить собственный рабочий документ.
Адаптируйте структуру под свою организацию: меняйте разделы, добавляйте специфические дела, уточняйте заголовки. Главное – не переносить чужой перечень дел один в один: состав документов, сроки и структура должны отражать реальную деятельность именно вашей организации.
