#office
"Цель настоящего письма" вводит объяснение того, зачем автор обращается к адресату и какого результата ожидает. Атлас объединяет 100 готовых решений: близкие аналоги, прямые деловые формулы, варианты с акцентом на ответе или действии и способы перестроить начало сообщения. Контекстные замены сгруппированы по назначению письма: просьба, информирование, согласование, подтверждение и другие задачи.
Сохранить прямое обозначение цели
Назвать намерение автора
Здесь собраны близкие замены оборота "Цель настоящего письма" для начала делового обращения.
Как делается: назначение письма выражается через намерение автора, без изменения основной задачи.
№1. Пишу, чтобы согласовать порядок дальнейшей работы.
№2. Обращаюсь к вам с просьбой рассмотреть приложенное предложение.
№3. Этим письмом хочу прояснить условия нашего участия в проекте.
№4. Моя задача – представить вам возможные способы решения вопроса.
№5. Нам важно получить единое понимание требований к результату.
№6. Рассчитываем с помощью этой переписки определить дальнейшие шаги.
Обозначить назначение самого письма
Формулировки сохраняют внимание на документе, а не на личном намерении отправителя.
Как делается: письмо представляется как средство информирования, обсуждения или фиксации позиции.
№7. Это письмо посвящено порядку перехода на новые условия работы.
№8. Направляем это письмо для согласования окончательной редакции договора.
№9. В этом письме изложена наша позиция по спорным пунктам соглашения.
№10. Предмет нашего обращения – пересмотр сроков выполнения работ.
№11. На рассмотрение выносится вопрос об изменении состава работ.
Сразу показать ожидаемый результат
В этих вариантах цель раскрывается через итог, к которому должна привести переписка.
Как делается: вместо общего обозначения намерения называется конкретная точка завершения обсуждения.
№12. По итогам переписки предлагаем утвердить единый график работ.
№13. Нам необходимо определиться с одним из двух вариантов поставки.
№14. Ожидаемый результат обсуждения – согласованный перечень требований.
№15. Предлагаем завершить обсуждение выбором ответственного за каждый этап.
№16. Давайте зафиксируем решение, на основании которого можно будет продолжить работу.
Перейти от вводной формулы к сообщению
Информирование и привлечение внимания
Если после слов "Цель настоящего письма" следует намерение сообщить сведения, вводный оборот можно заменить самим сообщением.
Как делается: информационная задача выполняется непосредственно – через сообщение, уведомление или выделение важного обстоятельства.
№17. Сообщаем об изменении порядка приема заявок.
№18. Уведомляем вас о прекращении действия договора с [дата].
№19. Доводим до вашего сведения новые требования к оформлению отчетности.
№20. Обращаем ваше внимание на изменение срока подачи документов.
№21. Для планирования дальнейшей работы приводим актуальные сроки по каждому этапу.
№22. Кратко представляем текущее состояние проекта и вопросы, требующие решения.
Передача документов с ясным назначением
Здесь письмо сопровождает материалы, а его цель определяется тем, что адресату предлагается с ними сделать.
Как делается: отправка документа объединяется с указанием его практического назначения.
№23. Направляем проект договора на согласование.
№24. Прилагаем расчет для проверки исходных данных и итоговой суммы.
№25. Представляем на утверждение план работ на следующий квартал.
№26. Передаем комплект документов для оформления допуска.
№27. Для ознакомления с предлагаемым решением прилагаем его краткое описание.
Разъяснение и устранение неоднозначности
Эти начала подходят письмам, задача которых – сделать ранее изложенную информацию понятнее или точнее.
Как делается: цель раскрывается через пояснение конкретного положения или разграничение разных трактовок.
№28. Поясняем, как следует применять указанный порядок расчетов.
№29. Во избежание разночтений уточняем содержание пункта 4 договора.
№30. Под условием о предварительном согласовании мы понимаем следующее.
№31. В предыдущем письме неточно указан срок; верная дата – [дата].
№32. Разграничим два вопроса: согласование стоимости и подтверждение объема работ.
Выразить просьбу или запрос без общей оболочки
Получить сведения, ответ или экспертную оценку
Вместо формулы "Цель настоящего письма – получение информации" здесь сразу обозначено, какой ответ нужен автору.
Как делается: намерение получить сведения превращается в запрос, вопрос или приглашение к профессиональной оценке.
№33. Просим предоставить сведения о доступных сроках поставки.
№34. Подскажите, какой порядок согласования действует для таких изменений.
№35. Можете ли вы подтвердить актуальность указанных реквизитов?
№36. Нужна ваша экспертная оценка предложенного технического решения.
№37. Есть ли ограничения, которые следует учесть при подготовке заявки?
№38. Просим разъяснить основания принятого решения.
Попросить о конкретном действии
Подборка предназначена для писем, в которых от адресата ожидают не информацию, а практический шаг.
Как делается: просьба становится главным предложением; при необходимости к ней добавляется деловое основание.
№39. Просим включить обсуждение сметы в повестку ближайшего совещания.
№40. Будем признательны за содействие в получении необходимых согласований.
№41. Для завершения оформления заявки требуется ваша подпись на приложенной форме.
№42. Без вашего решения мы не сможем перейти к следующему этапу; просим определить дальнейший порядок работы.
№43. Если это входит в ваши полномочия, просим разрешить перенос срока сдачи отчета.
Предъявить требование или обозначить обязательное действие
Эти варианты применимы только там, где требование опирается на действующее обязательство или установленный порядок; они не заменяют обычную просьбу.
Как делается: цель обращения выражается через требуемое исполнение с указанием его основания.
№44. Требуем устранить выявленные недостатки в срок, предусмотренный договором.
№45. На основании пункта [номер] договора просим исполнить обязательство по оплате.
№46. Напоминаем об обязанности представить отчет до [дата].
№47. Предлагаем исполнить указанные обязательства в добровольном порядке до [дата].
Предложить обсуждение и прийти к совместному решению
Инициировать рассмотрение предложения
Здесь цель письма – открыть предметное обсуждение, не представляя возможное решение как уже принятое.
Как делается: намерение обсудить вопрос выражается через предложение, приглашение к сравнению или запрос отношения к идее.
№48. Предлагаем рассмотреть возможность совместной реализации проекта.
№49. Приглашаем обсудить условия долгосрочного сотрудничества.
№50. На ваше рассмотрение предлагаем следующий вариант распределения работ.
№51. Как вы относитесь к тому, чтобы начать с пилотного этапа?
№52. Видим два возможных решения и предлагаем сопоставить их до выбора окончательного варианта.
№53. Хотели бы выяснить, представляет ли для вас интерес предложенный формат сотрудничества.
Согласовать условия и снять разногласия
В этих формулах содержание оборота "Цель настоящего письма" раскрывается как поиск общего решения по конкретным условиям.
Как делается: вместо абстрактной цели называется предмет согласования или граница между согласованным и спорным.
№54. Предлагаем согласовать критерии приемки до начала выполнения работ.
№55. Просим сообщить, какие из предложенных условий вы готовы принять, а какие требуют обсуждения.
№56. Для достижения взаимоприемлемого решения предлагаем обсудить оставшиеся разногласия.
№57. Давайте отделим согласованные положения от пунктов, по которым еще предстоит принять решение.
№58. Готовы обсудить альтернативный график, если предложенные сроки вам не подходят.
№59. Перед подписанием договора предлагаем сверить, одинаково ли мы понимаем порядок расчетов.
Организовать взаимодействие
Формулировки подходят для писем, назначение которых – договориться о формате работы, встрече или распределении ответственности.
Как делается: организационная цель переводится в конкретную договоренность между участниками.
№60. Предлагаем провести рабочую встречу для согласования технического задания.
№61. Давайте определим, кто отвечает за подготовку, проверку и утверждение материалов.
№62. Просим назначить контактное лицо для оперативного решения вопросов по проекту.
№63. Предлагаем установить единый порядок обмена документами между нашими командами.
№64. Чтобы избежать параллельной работы над одной задачей, предлагаем распределить участки ответственности.
Подтвердить, зафиксировать или обозначить позицию
Подтверждение и письменная фиксация
Варианты используются, когда письмо должно закрепить уже существующий факт или достигнутую договоренность, а не только выразить намерение.
Как делается: функция письма выполняется непосредственно глаголом подтверждения либо записью согласованного содержания.
№65. Подтверждаем получение направленного вами комплекта документов.
№66. Во исполнение договоренности направляем письменное подтверждение нашего участия.
№67. Фиксируем согласованный порядок действий: сначала проверка материалов, затем утверждение итоговой версии.
№68. По итогам встречи приводим перечень принятых решений для сверки с вашей стороны.
№69. Для включения в протокол сообщаем нашу позицию по второму вопросу повестки.
Согласие, возражение и мотивированный отказ
Здесь намерение изложить позицию заменяется самой позицией. Согласие, несогласие и отказ остаются разными задачами письма.
Как делается: адресат сразу получает суть ответа, а не предварительное объявление о том, что ответ будет дан.
№70. Согласны с предложенным порядком приемки работ.
№71. Поддерживаем предложение о поэтапном запуске проекта и предлагаем перейти к обсуждению графика.
№72. Возражаем против изменения стоимости без предварительного согласования.
№73. Не можем принять предложенные условия по следующим основаниям.
№74. Считаем необходимым пересмотреть решение с учетом приложенных расчетов.
№75. Согласие возможно при условии сохранения ранее установленного объема работ.
Связать цель письма с предыдущим общением
Ответ и продолжение обсуждения
Если повод уже известен участникам, "Цель настоящего письма" можно заменить связкой между предыдущим обменом и текущей задачей.
Как делается: ссылка на запрос, разговор или договоренность объединяется с тем, что автор делает в новом письме.
№76. В ответ на ваш запрос приводим сведения о порядке обслуживания.
№77. В продолжение нашего разговора предлагаем согласовать оставшиеся условия.
№78. Как и договаривались, направляем варианты решения для совместного выбора.
№79. С учетом полученных замечаний представляем доработанный проект на повторное рассмотрение.
№80. Возвращаясь к вопросу о сроках, предлагаем определить окончательную дату запуска.
Повторное обращение и возобновление работы
Эти начала обозначают цель нового контакта, когда вопрос уже поднимался, но еще не закрыт.
Как делается: повторность обращения связывается с актуальным запросом, а не остается самостоятельным напоминанием о переписке.
№81. Повторно обращаемся с просьбой сообщить решение по нашей заявке.
№82. Поскольку ответ на письмо от [дата] пока не получен, просим уточнить срок рассмотрения вопроса.
№83. Предлагаем возобновить обсуждение проекта с проверки актуальности ранее согласованных условий.
№84. Уточняем, остается ли в силе ваше предложение и можем ли мы вернуться к согласованию деталей.
Точно ограничить задачу обращения
Предварительное обсуждение без окончательного решения
Подборка нужна, когда цель письма ограничена изучением возможности, сбором мнений или подготовкой решения.
Как делается: намерение сопровождается явной границей между обсуждением и обязательством.
№85. На данном этапе хотим выяснить принципиальную возможность выполнения этих работ.
№86. Просим предварительно оценить предложение; окончательное решение будет приниматься отдельно.
№87. Направляем концепцию для обсуждения, а не для утверждения.
№88. Пока предлагаем согласовать только общий подход, не переходя к деталям реализации.
Информирование без запроса действия
Здесь цель настоящего письма прямо отделяется от просьбы ответить, согласовать или принять решение.
Как делается: к назначению сообщения добавляется точное указание на отсутствие ожидаемого действия.
№89. Направляем информацию для сведения; ответ на это письмо не требуется.
№90. Знакомим вас с промежуточными результатами; согласование на этом этапе не запрашивается.
№91. Письмо носит справочный характер и не требует изменения текущего порядка работы.
Сделать начало менее церемонным
Короткое обращение в повседневной рабочей переписке
Формулы сохраняют деловую задачу, но подходят для общения, где не нужна подчеркнутая официальность.
Как делается: автор начинает с вопроса, общего действия или краткого обозначения того, что предстоит решить.
№92. Можно уточнить один момент по согласованию макета?
№93. Давайте сверим наши ожидания от первого этапа работы.
№94. Нужна ваша помощь: не удается определить, какая версия документа окончательная.
№95. Коротко о том, что нужно решить: выбираем дату запуска и ответственного за подготовку.
№96. Хочу обсудить с вами, как лучше организовать передачу дел.
Благодарность, извинение и восстановление контакта
В письмах с этикетной или примирительной задачей оборот "Цель настоящего письма" заменяется непосредственным выражением отношения.
Как делается: благодарность или извинение не анонсируется как будущая часть текста, а сразу адресуется получателю.
№97. Благодарим вас за помощь в подготовке мероприятия.
№98. Приносим извинения за задержку ответа.
№99. Хотелось бы снять возникшее недопонимание и спокойно обсудить наши дальнейшие действия.
№100. Нам важно сохранить рабочие отношения; предлагаем обсудить, как урегулировать возникшие разногласия.
#office