Примеры писем-соглашений: готовые тексты в разных стилях и форматах

№1. Кому: Анне Крыловой, руководителю студии "Линия формы"
От: Ильи Мартынова, ООО "Северный двор"
Тема: Подтверждение условий оформления каталога

Анна, подтверждаем договоренность об оформлении каталога сезонной мебели на следующих условиях:

• объем работы – 48 полос, включая обложку и подготовку файлов к печати;
• первый вариант макета передается 14 августа, итоговые файлы – 28 августа;
• стоимость работ составляет 96 000 рублей, оплата – 40% после утверждения концепции и 60% после передачи готовых файлов;
• в стоимость входят два содержательных круга правок и один технический круг после проверки допечатной подготовки;
• тексты и фотографии передаем до 5 августа одним архивом через корпоративную почту;
• рабочие вопросы по макету согласуем в общей переписке, чтобы решения оставались доступными обеим сторонам.

Если условия отражены верно, ответьте, пожалуйста, одним письмом: "Согласовано". После этого направим материалы и счет на первый платеж.

С уважением,
Илья Мартынов
начальник отдела маркетинга
ООО "Северный двор"

№2. Кому: Павлу
От: Марии
Тема: Договорились по занятиям

Павел, фиксирую нашу договоренность, чтобы мы одинаково понимали дальнейший порядок работы. С сентября я беру на себя подготовку вашей дочери к экзамену по математике: два занятия в неделю по вторникам и пятницам, с 18:30 до 20:00. Если в конкретную неделю понадобится перенести встречу, сообщаем друг другу не позднее чем за сутки. При более поздней отмене занятие считается проведенным, кроме случаев болезни, о которой есть возможность предупредить в тот же день.

Оплата – 3 600 рублей за четыре занятия, переводом до первого занятия каждого месяца. Если в месяце будет пять недель, дополнительная встреча оплачивается отдельно – 900 рублей. Я отправляю после урока короткое сообщение с темой, домашним заданием и тем, что стоит повторить. Вы со своей стороны присылаете мне фотографии выполненных заданий до следующей встречи.

Мне важно, чтобы это было не просто присутствие на уроках, а понятная совместная работа. Если все совпадает с тем, о чем мы говорили, можно считать договоренность зафиксированной.

Мария

№3. Кому: ООО "Городская сцена"
От: АО "Техносвет"
Тема: Согласование технического обеспечения конференции 19 октября

Коллеги, по итогам встречи 3 октября свели условия технического обеспечения конференции. Просим считать согласованными позиции, указанные в последнем столбце.

С нашей стороны оборудование будет доставлено на площадку к 16:00 18 октября. От вас требуется обеспечить доступ в зал, возможность подключения к электросети и присутствие представителя организатора во время утренней проверки. При изменении программы просьба сообщить до 12 октября: после этой даты пересмотр состава оборудования может повлиять на стоимость.

Если таблица отражает итог нашей встречи, направьте подтверждение до 8 октября. На его основании мы зарезервируем технику и специалистов.

С уважением,
Олег Нестеров
директор по работе с клиентами

№4. Кому: Сергей Волков, фотограф
От: Ольги Беляевой, благотворительный фонд "Теплый дом"
Тема: Условия съемки для годового отчета

Сергей, спасибо за встречу. Подтверждаю, что договорились о съемке для годового отчета фонда.

• съемка пройдет 21 и 22 сентября в трех местах: офис фонда, пункт выдачи помощи и семейный центр;
• в первый день снимаем сотрудников и рабочие процессы, во второй – занятия и общение с посетителями;
• до 25 сентября вы передаете 80 обработанных фотографий в цветной и черно-белой версиях;
• в фондовом отчете мы указываем ваше имя как автора съемки;
• фотографии можно использовать в отчете, на сайте фонда и в социальных сетях без ограничения по сроку;
• гонорар – 54 000 рублей, предоплата 20 000 рублей, остаток после передачи всего согласованного материала.

Личные данные людей в кадре мы соберем и передадим вам отдельно. Если на площадке появятся участники, которых нельзя фотографировать, координатор укажет их до начала съемки.

Пожалуйста, подтвердите условия до пятницы. Если нужно изменить количество готовых снимков или состав площадок, лучше обсудить это до начала работы.

№5. Кому: Екатерине Руденко, ООО "Арка"
От: Михаила Соколова, ИП Соколов
Тема: Фиксация договоренностей по ремонту витрины

Екатерина, после сегодняшнего осмотра хочу письменно закрепить спорный момент по ремонту витрины. В разговоре мы исходили из того, что стекло меняется полностью, а металлическая рама сохраняется. При вскрытии креплений выяснилось, что нижняя часть рамы деформирована и после установки нового стекла может дать перекос.

– Если заменить только стекло, можно уложиться в первоначальную сумму? – спросили вы.

– Да, но я не смогу дать гарантию на раму. Надежный вариант – заменить нижнюю планку и оставить боковые элементы, – ответил я.

– Тогда меняем нижнюю планку. Витрина должна быть готова к открытию магазина 16 ноября, поэтому ждать изготовления новой рамы не будем.

Согласованный объем такой: снять поврежденное стекло, заменить нижнюю планку из алюминиевого профиля, установить новое закаленное стекло, выполнить герметизацию и проверить открывание створки. Стоимость дополнительных работ и материала – 18 400 рублей. Они добавляются к ранее согласованным 62 000 рублям. Общая сумма составит 80 400 рублей.

Срок сохраняется: завершить работы до 18:00 15 ноября. Если после демонтажа обнаружится повреждение бокового элемента, мы остановим работу и направим отдельную смету, не включая новые расходы в текущую сумму без вашего письменного согласия.

Прошу ответить: "Согласовано 80 400 рублей, нижняя планка заменяется, срок сохраняется". После такого подтверждения закажу профиль.

№6. Кому: ООО "Вектор-Аудит"
От: ООО "Речной порт"
Тема: Подтверждение условий проверки складского учета

Коллеги, подтверждаем готовность провести проверку складского учета за первое полугодие на согласованных условиях. Работа начинается 6 мая и завершается передачей отчета 24 мая.

С вашей стороны в проверку входят сверка остатков по складам в Твери и Калуге, проверка порядка оформления перемещений, анализ списаний и выборочная проверка 60 товарных позиций. По итогам вы передаете отчет с перечнем расхождений, указанием документов, которые потребовались для проверки, и предложениями по исправлению учета.

Мы до 30 апреля предоставляем выгрузку из учетной системы, реестр складов, приказы о материально ответственных лицах и доступ к первичным документам. Ответственным сотрудником назначена Елена Воронова, начальник отдела учета. Вопросы, требующие решения руководства, направляются ей одним списком каждую среду.

Стоимость работ – 210 000 рублей без НДС. Оплата производится двумя частями: 105 000 рублей до начала проверки и 105 000 рублей в течение семи рабочих дней после получения отчета. Если в ходе работы понадобится расширить выборку более чем до 60 позиций, вы сначала направляете расчет дополнительного времени и стоимости.

Отдельно фиксируем: проверка не включает восстановление учета, подготовку исправительных проводок и консультации по налоговой отчетности. Эти задачи могут быть согласованы дополнительным письмом.

Просим подтвердить условия до 26 апреля. После подтверждения направим доступы и календарь встреч с ответственными сотрудниками.

С уважением,
Алексей Корнеев
финансовый директор ООО "Речной порт"

№7. Кому: Виктории
От: Никиты
Тема: Подтверждение работ по кухне

Виктория, записал итог нашей встречи по кухне. Подрядчик берет на себя следующие работы:

• демонтаж старого фартука и вывоз строительного мусора;
• выравнивание стены без переноса розеток;
• укладка плитки на площади примерно 11 квадратных метров;
• установка затирки и силиконовой защиты в зоне мойки;
• подготовка стены под покраску в оставшейся части.

Материалы покупаем мы по списку, который вы получили вчера. Инструменты, расходники и доставка плитки входят в цену работ. Начало – 7 июня, окончание – не позднее 17 июня. Стоимость работы – 74 000 рублей: 30 000 рублей в первый день, 44 000 рублей после осмотра результата.

Если обнаружатся скрытые трещины или потребуется менять электропроводку, мастер останавливается и присылает фото с отдельным расчетом. Без нашего согласия дополнительные работы не начинаются.

Если ничего не пропустил, ответь, пожалуйста, "Подтверждаю". Тогда я передам мастеру доступ в квартиру.

№8. Кому: Команде ООО "МедиаКонтур"
От: Анастасии Лебедевой, руководителя проекта
Тема: Что считаем результатом работ по аналитическому модулю

Коллеги, по итогам созвона фиксирую не только перечень задач, но и критерии, по которым будем принимать результат. Так мы не будем возвращаться к разным трактовкам слова "готово".

Работа выполняется по цене 186 000 рублей. 60 000 рублей уже перечислены как аванс. Остаток 126 000 рублей оплачивается после приемки всех четырех блоков. Если один блок задерживается, это не переносит автоматически сроки по остальным блокам.

С нашей стороны до 7 июня передаем контрольную выгрузку и описание ролей пользователей. Со стороны команды "МедиаКонтур" ждем 10 июня демонстрацию загрузки, даже если остальные части еще находятся в работе. Просьба ответить до конца дня, если какие-либо критерии технически невыполнимы в указанной конфигурации.

№9. Кому: ИП Орлову Андрею Павловичу
От: ООО "Кедр-Ритейл"
Тема: Согласование услуг по оформлению торговой точки

Андрей Павлович, просим считать согласованными следующие условия оформления нового магазина по адресу: г. Вологда, ул. Мира, 18.

Мы передаем размеры помещения и фотографии стен до 15 марта. Вы со своей стороны направляете чертежи креплений до 20 марта и сообщаете о любых расхождениях между фактическими размерами и переданными данными до начала изготовления.

Если отдельные положения требуют уточнения, перечислите их ответным письмом. При отсутствии замечаний до 15 марта будем считать, что условия подтверждены и можно переходить к подготовке макета.

С уважением,
Наталья Федорова
администратор проекта

№10. Кому: ООО "Чистый маршрут"
От: управляющего бизнес-центра "Парус"
Тема: Условия еженедельной уборки

Коллеги, подтверждаем заказ регулярной уборки общих зон бизнес-центра с 1 февраля.

• уборка проводится по понедельникам, средам и пятницам до 8:30;
• в зону обслуживания входят входная группа, два лестничных пролета, коридоры первого и второго этажей и санитарные комнаты;
• расходные материалы для санитарных комнат предоставляет исполнитель, бумажные полотенца и жидкое мыло – заказчик;
• раз в месяц проводится глубокая уборка стеклянных дверей и зоны у лифта;
• старший сотрудник отмечает выполнение в журнале на посту охраны;
• стоимость – 42 000 рублей в месяц, оплата до 10-го числа следующего месяца.

Если уборка не выполнена в день по графику, исполнитель сообщает об этом до 10:00 и предлагает замену. Повторный выход в тот же день согласуется с администратором здания. Работы, которых нет в перечне, например уборка после ремонта или вывоз крупного мусора, оплачиваются по отдельной заявке.

Просим прислать фамилию ответственного сотрудника и номер телефона для связи. Со своей стороны подтверждаем готовность предоставить доступ к подсобному помещению и журналу контроля.

№11. Кому: Елене Мироновой, директору автономной некоммерческой организации "Открытый город"
От: Романа Белова, директора издательства "Точка"
Тема: О совместном просветительском проекте "Город читает"

Елена, после нашей встречи хочу зафиксировать не только то, что мы готовы работать вместе, но и то, как именно понимаем эту работу. Для нас проект "Город читает" – это не разовая поставка книг и не рекламная акция издательства. Мы видим его как серию открытых встреч, на которых жители смогут познакомиться с местными авторами, обсудить книги и получить доступ к литературе, которой нет в районных библиотеках.

Предлагаем начать с трех мероприятий в сентябре. Первое пройдет в центральной библиотеке, второе – в молодежном центре на Лесной улице, третье – в поселке Заречье. На каждой встрече будет ведущий, один приглашенный автор и открытая часть для вопросов. Продолжительность каждой программы – около полутора часов.

АНО "Открытый город" берет на себя выбор площадок, регистрацию участников, согласование расписания с авторами и работу волонтеров на месте. Также вы готовите короткие информационные тексты и передаете нам итоговые данные по посещаемости не позднее трех дней после каждой встречи.

Издательство "Точка" предоставляет книги для обсуждения, оплачивает проезд двух авторов и готовит ведущих. Мы также печатаем 300 экземпляров общей программы проекта. Дополнительные экземпляры, сувениры и платное продвижение не входят в первоначальную договоренность.

Предварительный бюджет проекта – 174 000 рублей. Издательство покрывает до 110 000 рублей расходов, связанных с авторами, печатью и доставкой книг. Остаток, включая аренду площадок и работу фотографа, оплачивает ваша организация из собственных средств и привлеченного финансирования. Если расходы превышают эту сумму более чем на 10%, новая смета согласуется до того, как появится обязательство перед поставщиком.

До 12 августа нужно утвердить три даты и состав участников. До 20 августа мы передаем макет общей программы. После первого мероприятия предлагаем провести короткий разбор: если посещаемость окажется ниже 25 человек или фактические расходы превысят план более чем на 15%, решаем, продолжаем ли серию в первоначальном виде, меняем формат или переносим третью встречу.

Мы готовы считать это письмо основой для дальнейшей подготовки соглашения о сотрудничестве. Если вы согласны с распределением ролей и лимитами, ответьте до 12 августа. Если видите иначе порядок финансирования или критерии пересмотра, перечислите изменения в ответе, чтобы мы сразу собрали единую версию.

С уважением,
Роман Белов

№12. Кому: участникам рабочей группы проекта "Локальная карта"
От: Виктории Сафиной, координатора проекта
Тема: Распределение обязанностей и порядок принятия решений

Коллеги, фиксирую договоренность о запуске совместного проекта по созданию карты доступной городской среды. Карта должна показать не только наличие объектов, но и практическую пригодность маршрутов для людей с разными ограничениями мобильности.

Распределение работы такое:

• городская библиотека собирает заявки жителей, проверяет адреса и передает группе описания проблем с фотографиями;
• архитектурное бюро "Пятый фасад" оценивает входы, пандусы, ширину проходов и наличие препятствий, а также готовит пояснения к спорным случаям;
• студенты колледжа проводят повторные замеры по маршрутам, отмечают дату проверки и загружают материалы в общую папку;
• координатор проекта сводит данные, удаляет дубли, готовит еженедельный список вопросов и представляет итоговую карту на открытом обсуждении;
• каждая сторона отвечает за достоверность тех сведений, которые внесла сама, и сообщает об обнаруженной ошибке не позднее двух рабочих дней.

Промежуточные результаты принимаем каждую среду. Если участники расходятся в оценке объекта, в карточке сохраняются оба мнения, а решение выносится на общее обсуждение. Удалять спорную запись без фиксации причины нельзя.

К 30 сентября должны быть готовы 40 проверенных карточек и три маршрута для тестовой прогулки. Публичный запуск переносится, если к этой дате не будет подтверждена безопасность хотя бы одного маршрута. В таком случае публикуем только справочную часть и отдельно указываем, какие участки еще проверяются.

Прошу до 5 сентября подтвердить свою роль и назвать человека, который сможет участвовать в еженедельных обсуждениях.

№13. Кому: Сергею
От: Ольги
Тема: Договоренность по совместной поездке

Сергей, записываю наш план, чтобы потом не спорить, кто что имел в виду. Мы едем в Карелию с 4 по 10 июля на одной машине. Ты занимаешься маршрутом, бронированием двух ночевок и техническим осмотром автомобиля. Я беру на себя продукты, аптечку, оплату стоянок и связь с хозяевами гостевых домов.

Расходы делим поровну, кроме личных покупок. До 20 июня каждый переводит в общий запас по 25 000 рублей. Если итоговая сумма будет выше, доплачиваем поровну после возвращения. Маршрут можно менять по дороге, но если из-за этого появляется дополнительная ночевка или платная экскурсия, сначала обсуждаем ее в общем чате.

Поскольку у меня 9 июля запланирована рабочая встреча, в этот день мы должны быть в поселке, откуда стабильно работает мобильная связь. Если не получится совместить поездку с этой встречей, возвращаемся на день раньше, а не оставляем вопрос на последний вечер.

Если все верно, я сегодня куплю продукты длительного хранения и внесу свою часть в общий бюджет.

№14. Кому: Ольге Петровой, ООО "Учебная среда"
От: Дениса Ларина, ИП Ларин
Тема: Итог обсуждения по сопровождению курса

Ольга, направляю запись нашей сегодняшней беседы о том, что именно входит в сопровождение онлайн-курса. Основной объем мы согласовали сразу, но по проверке домашних заданий были разные ожидания.

– Нам нужно, чтобы каждый слушатель получал не только отметку, но и короткое пояснение к ошибкам, – сказали вы.

– При группе из 80 человек это возможно, если проверять задания два раза в неделю, а не после каждого урока, – ответил я.

– Важнее скорость или подробность?

– Для первых трех модулей скорость: комментарий до следующего занятия. Для итогового задания – подробность, там можно дать ответ в течение трех дней.

– Тогда закрепим разные правила для текущих и итоговой работ.

Итак, в стоимость сопровождения входят ответы на вопросы в общем форуме в рабочие дни, проверка текущих заданий по понедельникам и четвергам, а также один подробный комментарий к итоговой работе каждого слушателя. Вопросы, поступившие после 18:00 пятницы, переходят на понедельник. Индивидуальные видеоконсультации в базовый объем не входят.

Стоимость сопровождения на группу – 92 000 рублей в месяц. Если число слушателей превышает 80, стороны пересматривают только объем проверки, а не всю договоренность. При 81–100 участниках добавляется 18 000 рублей, при большем количестве готовим отдельный расчет.

Начинаем 2 октября. До 28 сентября вы передаете структуру курса, критерии итогового задания и список преподавателей, которые будут отвечать на вопросы по содержанию.

Если запись разговора точна, прошу подтвердить ее ответом. После этого направлю календарь проверок.

№15. Кому: Ирине Тарасовой, ООО "Ферма у дома"
От: Николаю Астахову, кафе "Зеленый двор"
Тема: Согласование поставок молочной продукции

Ирина, по итогам обсуждения закрепляю условия, в которых мы нашли компромисс между регулярностью поставок и сроком хранения продукции.

Срок годности и температура хранения указываются в накладной при каждой поставке. Мы обязуемся принимать продукцию в течение 30 минут после прибытия машины. Если в этот день кафе не может принять заказ, сообщаем не позднее 15:00 предыдущего дня. При опоздании более чем на два часа ферма предупреждает нас и согласует новое время.

Первый заказ просим привезти 4 сентября к 7:30. До него направьте прайс на творог и перечень документов, которые будут приложены к каждой партии. Со своей стороны до 1 сентября сообщим точный прогноз потребления на первую неделю.

№16. Кому: ООО "Монолит-Сервис"
От: ООО "Дом на Скверной"
Тема: Согласование переноса монтажа окон

Коллеги, подтверждаем перенос монтажа окон в доме по адресу: г. Пермь, ул. Скверная, 7.

• первоначальный срок 12–16 апреля заменяется на 22–26 апреля;
• причина переноса – задержка поставки стеклопакетов, о которой вы сообщили 7 апреля;
• до 18 апреля вы направляете обновленный график по подъездам;
• мы обеспечиваем доступ в квартиры и освобождаем монтажную зону к 8:30 каждого рабочего дня;
• стоимость работ остается прежней – 438 000 рублей;
• если перенос затрагивает отделочные работы жильцов, вы сообщаете об этом адресно до 15 апреля.

Дополнительный срок до 26 апреля считаем окончательным для текущего заказа. Любое дальнейшее изменение даты требует отдельного согласования и указания, как оно повлияет на сдачу объекта.

Просим подтвердить новый график до 10 апреля. Без подтверждения мы не сможем уведомить жителей и организовать доступ в квартиры.

С уважением,
Ирина Власова
управляющая объектом

№17. Кому: АО "Сфера-Консалт"
От: руководителя проекта "Арктика"
Тема: Перенос срока передачи финансовой модели

Коллеги, нам придется перенести передачу финансовой модели по проекту "Арктика" с 8 на 15 ноября. Причина не в задержке подготовки расчетов: 6 ноября мы получили от производственного блока новые исходные данные по мощности и стоимости сырья, из-за чего прежняя модель перестала отражать условия, которые сейчас рассматривает руководство.

Мы можем передать вам промежуточную версию 10 ноября. В ней уже будут обновлены инвестиционные затраты, производственный план и расчет потребности в оборотном капитале. Не будут готовы только два сценария чувствительности: по изменению цены сырья и по загрузке оборудования. Их мы передадим вместе с полной моделью 15 ноября.

Просим сохранить за вами подготовку независимой проверки расчетов. Если промежуточная версия нужна для заседания 12 ноября, отметьте в ней, какие листы можно использовать только для предварительного обсуждения. Мы не хотим, чтобы рабочий файл приняли за окончательную финансовую модель.

Гонорар и порядок оплаты не меняются: 240 000 рублей, из них 120 000 рублей уже перечислены, остаток – после передачи полной версии и списка проверенных допущений. Если перенос сдвигает вашу проверку более чем на три рабочих дня, сообщите, и мы отдельно согласуем новый срок экспертного заключения.

Будем признательны за подтверждение до 9 ноября. Со своей стороны направим обновленный календарь и исходные данные одним архивом.

№18. Кому: ООО "Керамика-Север"
От: ООО "Балтийский интерьер"
Тема: Новая схема поставки плитки и влияние на объект

Коллеги, после сегодняшнего разговора фиксируем решение по заказу плитки для объекта на Набережной улице. Первоначальная дата поставки 3 июня не сохраняется: партия поступит на склад не ранее 17 июня. Чтобы не останавливать ремонт полностью, согласовали разделить поставку и изменить очередность работ.

Стоимость заказа не меняется: 392 600 рублей, включая доставку на объект. Первую партию оплачиваем 7 июня после проверки количества и оттенка. За вторую и третью партии платим в течение трех рабочих дней после разгрузки. Разделение доставки не увеличивает цену, поскольку дополнительный рейс включен в согласованную сумму.

Со стороны поставщика необходимо до 8 июня прислать фото упаковки первой партии и сообщить номера паллет. Если оттенок в первой партии будет заметно отличаться от утвержденного образца, мы приостанавливаем укладку и в тот же день направляем претензию с фотографиями. До устранения расхождения вторая партия не считается принятой автоматически.

Со стороны заказчика до 9 июня обеспечиваем сухое помещение для хранения, доступ грузовой машины и представителя, который подпишет накладную. Прораб переносит внутренний график так, чтобы бригада не простаивала 10–20 июня.

Окончательный срок завершения облицовки переносится с 24 июня на 1 июля. Если третья партия прибывает после 20 июня, стороны в течение одного рабочего дня согласуют только влияние на срок, не открывая заново уже подтвержденные цены и объемы.

Просим подтвердить таблицу и новую дату до 6 июня.

№19. Кому: Марине Андреевне, ООО "ПереводПрофи"
От: отдела закупок АО "Логистик Плюс"
Тема: Изменение графика локализации инструкции

Марина Андреевна, просим согласовать новый график подготовки инструкции к оборудованию. Технический отдел передал исходные файлы на четыре дня позже, поэтому переводчик не сможет закончить весь объем 18 марта.

Предлагаем такой порядок:

• 14 марта – передача первых 12 страниц на редактуру;
• 18 марта – передача еще 15 страниц;
• 22 марта – передача оставшихся страниц и глоссария;
• 25 марта – единый файл после редакторской сверки терминов;
• 27 марта – окончательная версия в форматах PDF и DOCX.

Оплата сохраняется по первоначальной смете – 132 000 рублей. 50% уже перечислены, 50% оплачиваем после получения окончательной версии. Если отдельные страницы понадобятся раньше, просим включить их в первую партию; это не должно менять общий объем и цену.

После 14 марта новые изменения исходного текста принимаются только отдельным списком. Если они требуют повторного перевода уже готовых страниц, вы сначала оцениваете их влияние на график и стоимость.

Ответьте, пожалуйста, до 12 марта, подходит ли такой порядок. Если нет, укажите, какую часть можно исключить из финальной поставки без потери смысла документа.

№20. Кому: Дмитрию Орехову, ИП Орехов
От: ООО "Новая полка"
Тема: Условия оплаты за оформление витрины

Дмитрий, подтверждаем стоимость оформления витрины в размере 68 000 рублей. Сумма распределяется так:

• 24 000 рублей – разработка двух вариантов композиции и подбор материалов;
• 28 000 рублей – изготовление декоративных элементов и покраска;
• 16 000 рублей – доставка, монтаж и финальная корректировка на месте.

Первый платеж в размере 24 000 рублей перечисляем после получения эскизов. Второй платеж – 28 000 рублей – после согласования материалов и запуска изготовления. Остаток оплачиваем в течение трех рабочих дней после монтажа.

В стоимость не входят печать новых ценников, ремонт подсветки и изготовление дополнительных полок. Если они понадобятся, вы направляете отдельную стоимость до начала работ. Срок оформления – с 6 по 14 мая.

Если все верно, направьте счет на первый платеж и список материалов, которые нужно утвердить до запуска.

№21. Кому: Светлане Вадимовне, ООО "МедСервис"
От: Алексея Романова, руководителя учебного центра
Тема: Согласование оплаты и содержания обучения

Светлана Вадимовна, благодарю за предложенный формат обучения администраторов клиники. Мы готовы принять его при небольшом изменении порядка оплаты и состава итоговых материалов.

Предлагаем провести четыре занятия по три академических часа для группы из 16 человек. В программу входят работа с обращениями пациентов, запись на прием, передача сложного вопроса старшему сотруднику и разбор трех типичных конфликтных ситуаций. После каждого занятия участники получают практическое задание, а в конце – общий разбор результатов.

Согласованная стоимость составляет 116 000 рублей. В нее входят работа преподавателя, подготовка материалов, аренда аудитории и итоговый отчет о посещаемости. Мы перечисляем 40% – 46 400 рублей – после утверждения программы. Оставшиеся 69 600 рублей оплачиваем после четвертого занятия и получения отчета.

Просим не включать в счет индивидуальную оценку каждого участника. По итогам нам достаточно списка присутствующих, результатов практических заданий по группе и рекомендаций для дальнейшей работы. Если клинике понадобится персональная обратная связь, ее можно заказать отдельно после обучения.

В случае отмены занятия по нашей инициативе менее чем за два рабочих дня мы оплачиваем уже подготовленные материалы, но согласовываем новую дату без дополнительной платы за перенос. Если отмена происходит по инициативе преподавателя, новая дата подбирается в течение десяти дней.

Первое занятие предлагаем провести 18 апреля. До 5 апреля ждем обновленную программу, счет на 46 400 рублей и перечень технических требований к аудитории.

№22. Кому: команде волонтерского проекта "Двор вместе"
От: координатора ярмарки Алины Нечаевой
Тема: Как делим расходы и выручку

Коллеги, фиксирую финансовые условия воскресной ярмарки, чтобы после мероприятия у нас не возникло разных расчетов.

• площадку и электричество оплачивает организатор – 18 000 рублей;
• участники самостоятельно привозят товар, упаковку и оборудование своих столов;
• общие расходы на печать афиш и аренду терминала составляют 7 500 рублей и делятся между 15 участниками поровну, по 500 рублей;
• каждый участник оставляет себе выручку от собственных продаж;
• 10% от выручки перечисляется в общий фонд ремонта детской площадки;
• пожертвования без привязки к конкретному продавцу передаются фонду полностью;
• доход от продажи напитков идет на покрытие общих расходов, остаток также перечисляется в фонд.

До субботы каждый участник присылает список товара и сумму наличных денег, которые потребуются для сдачи. После закрытия ярмарки мы составляем общий лист: продажи, сумма пожертвований, расходы и перевод в фонд. Лист подписывают два волонтера, не участвующие в торговле.

Если кто-то не сможет приехать, его доля расходов не переносится на остальных автоматически: либо он находит замену, либо заранее сообщает, что снимает стол. Просьба подтвердить участие до четверга.

№23. Кому: коммерческому директору типографии "Линия"
От: ООО "Вега"
Тема: Согласование изменения цены тиража каталогов

Коллеги, после вашего сообщения от 12 августа подтверждаем, что готовы продолжить заказ, несмотря на изменение стоимости печати. Понимаем, что за это время выросли цены на бумагу и перевозку, однако для нас важна предсказуемость бюджета: каталог уже включен в осеннюю рекламную кампанию, и менять тираж или формат сейчас практически невозможно.

Исходные условия заказа остаются прежними: 1 000 каталогов формата А4, 64 страницы, мелованная бумага 130 г/м², цветная печать, мягкая обложка, доставка на наш склад до 20 сентября. В июле мы получили от "Линии" расчет 180 000 рублей. В августе типография сообщила новую цену – 215 000 рублей. Разницу в 35 000 рублей мы готовы принять при двух встречных условиях.

Первое условие – типография сохраняет срок передачи тиража до 20 сентября и сообщает о готовности к отгрузке не позднее 18 сентября. Для нашей кампании это существеннее, чем незначительная экономия на доставке. Второе – оплата делится на два этапа: 80 000 рублей перечисляем после утверждения цветопроб, оставшиеся 135 000 рублей – в течение трех рабочих дней после доставки и проверки количества.

Со своей стороны мы готовы передать финальные файлы без дополнительных изменений до 16 августа, а цветопробу согласовать в течение одного рабочего дня после получения. Если после утверждения макета по нашей инициативе меняется более пяти полос, срок и стоимость пересматриваются отдельно. Если задержка возникает по причине типографии, новая дата и связанные с ней расходы согласуются до отгрузки.

Просим также подтвердить, что в сумму 215 000 рублей входят упаковка, доставка до нашего склада и один комплект контрольных экземпляров. Дополнительный тираж в эту договоренность не включен и может быть заказан позже по отдельной цене.

Если вы принимаете предложенный порядок, ответьте до 14 августа: "Согласовано: 1 000 каталогов, 215 000 рублей, оплата 80 000 и 135 000 рублей, доставка до 20 сентября". После этого направляем финальные файлы в производство.

С уважением,
Евгения Ларионова
директор по маркетингу ООО "Вега"

№24. Кому: коммерческому директору типографии "Линия"
От: ООО "Вега"
Тема: Итоговое соглашение по цене и условиям печати каталогов

Коллеги, подтверждаем достигнутую договоренность по заказу ООО "Вега". Исходные условия не меняются: печатаем 1 000 каталогов формата А4, объемом 64 страницы, на мелованной бумаге плотностью 130 г/м², цветным способом, с мягкой обложкой. Готовый тираж доставляется на склад ООО "Вега" до 20 сентября.

Мы принимаем новую цену 215 000 рублей вместо ранее обсуждавшихся 180 000 рублей. Это решение связано с тем, что типография сохраняет срок до 20 сентября. Со своей стороны обязуемся передать финальные файлы без изменений до 16 августа и согласовать цветопробу в течение одного рабочего дня.

Если по нашей инициативе после утверждения макета меняется более пяти полос, соответствующий дополнительный срок и стоимость согласуются отдельно. Если типография не может передать тираж до 20 сентября, она уведомляет нас до 18 сентября, а стороны отдельно решают вопрос о новой дате и возможных расходах. Само по себе уведомление не означает согласия ООО "Вега" на перенос.

В стоимость не входит дополнительный тираж. При необходимости его можно заказать отдельным письмом. В цену также не входит разработка нового дизайна: текущая договоренность относится только к печати уже подготовленного макета.

Просим подтвердить таблицу до 14 августа. После подтверждения направляем в работу финальные файлы и ожидаем счет на первый платеж в размере 80 000 рублей.

№25. Кому: ООО "СтройПроект"
От: управляющей компании "Маяк"
Тема: Условия приемки ремонта лестничной клетки

Коллеги, перед подписанием акта просим считать обязательными следующие критерии приемки ремонта лестничной клетки в доме на улице Полевой, 12:

• стены окрашены равномерно, без непрокрасов, потеков и видимых следов ремонта при дневном освещении;
• плинтусы установлены по всей длине коридора, стыки закрыты, отслоений и острых выступов нет;
• светильники включаются с обоих концов лестничного пролета;
• двери на этажи закрываются без усилия, доводчики не удерживают створки в открытом положении;
• после работ вывезены упаковка, пленка, обрезки и строительный мусор;
• в исполнительной записке указаны использованные краски и дата окончания работ.

Предлагаем провести совместный осмотр 6 октября в 11:00. Замечания, которые не влияют на безопасность и возможность эксплуатации, фиксируем в отдельном списке с датой исправления. Если обнаружится нарушение, препятствующее пользованию лестницей, акт не подписываем до устранения.

Стоимость ремонта – 286 000 рублей. Остаток 86 000 рублей оплачиваем после подписания акта и передачи исполнительной записки. Просим до осмотра сообщить фамилию представителя подрядчика, который будет присутствовать на приемке.

№26. Кому: Александру Киму, ООО "Данные и решения"
От: Марии Захаровой, руководителя отдела исследований
Тема: Как будем принимать отчет по опросу клиентов

Александр, хочу заранее согласовать порядок приемки отчета, чтобы итоговая оценка не зависела от того, понравится ли нам отдельная формулировка. Мы заказываем исследование отношения клиентов к новой линейке бытовой техники. Для нас результат – не просто файл с диаграммами, а выводы, которые можно связать с собранными ответами.

В финальную поставку должны войти описание выборки из 600 респондентов, текст анкеты, таблица обезличенных ответов, сводные показатели по пяти вопросам и аналитическая часть с выводами. В аналитике важно разделить наблюдаемые данные и интерпретации. Если по отдельному вопросу ответили менее 100 человек, это нужно указать рядом с показателем, а не прятать в общем комментарии.

Приемка проходит в два этапа. Сначала мы проверяем полноту материалов и соответствие анкете. На это у нас три рабочих дня. Если чего-то не хватает, направляем единый список. После исправления проверяем логику выводов и соответствие таблицам. Здесь у нас еще пять рабочих дней. Замечания к стилю изложения, которые не меняют смысл и цифры, собираем одним сообщением.

Стоимость работы – 164 000 рублей. 82 000 рублей уже оплачены. Вторую половину перечисляем после получения исправленной финальной версии и подтверждения, что все ответы обезличены. Дополнительный анализ новых вопросов в эту сумму не входит.

Отдельно договоримся о сроках: черновой отчет нужен 3 ноября, наши замечания – до 8 ноября, финальная версия – до 15 ноября. Если данные от нас задерживаются, дата финальной передачи сдвигается на соответствующий срок. Если меняется сама анкета после начала опроса, составляем новый расчет.

Напишите, пожалуйста, до 27 октября, подходит ли вам такой порядок приемки.

№27. Кому: ООО "Мастерская света"
От: АНО "Центр культуры на Вокзальной"
Тема: Ответы на вопросы перед приемкой светового оформления

Коллеги, отвечаем на вопросы из вашего письма и одновременно фиксируем порядок приемки светового оформления зала.

Монтаж завершаем 12 декабря до 18:00. Тестовую настройку проводим 13 декабря в присутствии администратора зала. Если одна из четырех сцен не сохранится, исполнитель исправляет это до 15 декабря без изменения цены. Приемка всего оформления переносится только в случае, если неисправность мешает проведению мероприятия.

Общая стоимость – 248 000 рублей, включая доставку, монтаж, настройку и инструктаж. 124 000 рублей перечислены 1 декабря. Остаток составляет 124 000 рублей. В цену не входят дополнительные световые приборы и изменение электрической разводки.

Просим подтвердить ответы до 7 декабря. После этого считаем порядок приемки согласованным.

№28. Кому: Ирине
От: Андрея
Тема: Что передаю по сайту и что исправляю после проверки

Ирина, отвечаю на твои вопросы по передаче сайта.

– В день передачи уже можно будет принимать заявки?

Да, форма заявки будет работать на тестовом адресе и на основном домене. Я проверю отправку на три почтовых ящика и передам тебе список тестовых заявок.

– А если мы найдем ошибку в тексте после публикации?

Исправление опечаток и неточностей в переданных материалах входит в мою работу в течение десяти дней после запуска. Новые разделы, фотографии, изменение структуры каталога и подключение другой формы заявки в этот срок не входят.

– Что именно я должна получить в последний день?

Ссылку на рабочий сайт, доступ администратора, архив исходных файлов, инструкцию на одну страницу и список установленных модулей. Доступы отправлю отдельным письмом, а не в общем чате.

Договоримся так: 26 февраля я передаю тестовую версию, 27 февраля ты присылаешь единый список замечаний, 1 марта я вношу исправления, 2 марта мы проверяем формы и публикуем сайт. Стоимость – 58 000 рублей, из которых 29 000 рублей уже оплачены. Остаток переводишь после публикации и получения архива.

Если список замечаний придет позже 27 февраля, дата публикации сдвигается на количество задержанных дней. Если у тебя появится новая задача, сначала напишу, сколько времени и денег она потребует.

Если такой порядок подходит, ответь: "Принимаю график и состав передачи".

№29. Кому: генеральному директору ООО "Лесная упаковка"
От: ООО "Фруктовый край"
Тема: Урегулирование расхождений по партии коробок

Коллеги, подтверждаем наличие расхождения между согласованным заказом и поставкой от 4 марта. В заказе были указаны коробки с внутренним размером 300 на 200 на 120 миллиметров и печатью в два цвета. По накладной и фактической проверке часть партии имеет размер 300 на 190 на 120 миллиметров. При этом качество картона и печати соответствует согласованному образцу.

Мы не считаем правильным смешивать все вопросы в одну претензию. Предлагаем разделить их следующим образом.

Первое. Количество. Поставлено 2 000 коробок, что соответствует накладной и счету. Недостающее пространство по ширине мешает упаковке нашей основной линейки банок: в коробке появляется давление на этикетку. Поэтому 640 коробок с размером 300 на 190 миллиметров мы не можем использовать для этой продукции.

Второе. Срок. Следующая отгрузка нужна до 18 марта. Если изготовление новых коробок займет больше времени, мы готовы временно принять часть текущей партии для малых банок, но это не отменяет вопрос о замене неподходящих коробок.

Третье. Деньги. Общая стоимость поставки составляет 186 000 рублей, из них 93 000 рублей уже оплачены. Предлагаем удержать оплату за 640 коробок до получения замены. Стоимость этой части – 59 520 рублей, исходя из цены 93 рубля за коробку. Остаток по текущей поставке можем оплатить в обычный срок после получения исправленного счета.

Четвертое. Решение. Видим два приемлемых варианта: вы забираете 640 коробок и доставляете замену до 18 марта либо предоставляете скидку на эту часть, если подтвердите, что коробки можно безопасно использовать для другой продукции. В первом случае мы оплачиваем замену по первоначальной цене. Во втором предлагаем скидку 25% и забираем партию в полном объеме.

Просим до 7 марта сообщить, какой вариант выбираете, и приложить к ответу обновленный график. До получения ответа не запускаем коробки в производство и не возвращаем их самостоятельно, чтобы сохранить возможность проверки.

С уважением,
Николай Ершов
директор по снабжению

№30. Кому: Денису
От: Оксане
Тема: Как закрыть вопрос с оплатой общей поездки

Денис, вижу, что мы по-разному посчитали расходы после поездки. Я включила в общую сумму парковку, бензин и билеты на экскурсию, а ты считаешь, что экскурсия была моей личной покупкой. Не хочу оставлять это в виде раздражения и взаимных сообщений, поэтому предлагаю опереться на простой принцип: общими считаем только те расходы, которыми мы оба воспользовались или которые появились из-за общего маршрута.

По этому принципу бензин 8 400 рублей, парковка 1 200 рублей и платная дорога 900 рублей делятся пополам. Билеты на экскурсию за 2 600 рублей оплачиваю я, потому что ты на нее не ходил. Продукты на 3 180 рублей также делим пополам. Получается: твоя часть – 5 340 рублей, моя – 10 940 рублей. Я уже заплатила 12 000 рублей из общего бюджета, ты внес 4 280 рублей, поэтому тебе остается перевести мне 1 060 рублей.

Если у тебя сохранился чек с другой суммой по парковке или дороге, пришли его до воскресенья, и я пересчитаю. Вопрос о том, стоило ли вообще ехать на экскурсию, здесь не смешиваю с расчетом: это отдельная история.

Предлагаю после твоего подтверждения закрыть общий кошелек и больше не возвращаться к поездке в финансовых сообщениях. Если ты видишь иной принцип деления, напиши его одним абзацем, а не только итоговую сумму: тогда будет понятно, где именно у нас расхождение.

№31. Кому: ООО "Орион-Логистика"
От: производственной компании "Эталон"
Тема: Варианты урегулирования задержки поставки комплектующих

Коллеги, партия крепежных элементов по заказу 418 задержана на семь дней. Из-за этого мы не успеваем собрать 120 приборов к запланированной дате отгрузки. Мы признаем, что часть задержки связана с тем, что поздно подтвердили спецификацию, поэтому предлагаем не искать единственную виноватую сторону, а выбрать один из двух рабочих вариантов.

Цена самих комплектующих не меняется. Дополнительные расходы на срочную перевозку составляют 38 000 рублей по предварительному расчету и подтверждаются счетом перевозчика. При варианте Б дополнительной перевозки нет, но нам потребуется изменить график сборки и дважды оформлять отгрузочные документы.

Просим выбрать вариант до 12 июня, 15:00. Если ответа не будет, мы не заказываем срочную перевозку автоматически, а оставляем текущий график и направляем клиенту уведомление о двух партиях. Любые новые расходы сверх указанных согласуем отдельным письмом.

Со своей стороны прикладываем подтвержденную спецификацию и готовы оплатить половину срочной доставки, если будет выбран вариант А.

№32. Кому: председателю правления ТСЖ "Берег"
От: собственника квартиры 47 Виктора Платонова
Тема: Предложение по спору о доступе к техническому этажу

Уважаемые коллеги, прошу зафиксировать два возможных способа решить вопрос с доступом к техническому этажу. Сейчас ключ хранится только у председателя, поэтому жильцы, которым нужно проверить протечку или состояние вентиляции, ждут его присутствия. С другой стороны, свободная передача ключа может создать риск повреждения оборудования и доступа посторонних.

Предлагаю обсудить один из вариантов:

1. Журнал доступа. Один ключ остается у председателя, второй хранится у диспетчера. Перед выдачей записываются фамилия, квартира, причина визита, время получения и возврата ключа. Для осмотра инженерных систем обязательно присутствие представителя правления.
2. Плановые часы. По вторникам и четвергам с 18:00 до 20:00 председатель или уполномоченный им человек открывает технический этаж по предварительной заявке. Вне этих часов доступ возможен только при аварии.

Первый вариант удобнее при внезапной протечке, второй проще контролировать. На мой взгляд, можно соединить их: журнал использовать постоянно, а плановые часы установить для обычных осмотров. При аварии диспетчер сообщает председателю и вызывает специалиста, не дожидаясь общего собрания.

Готов участвовать в ведении журнала в течение первого месяца и подготовить его форму. Прошу включить вопрос в повестку ближайшего заседания и сообщить жильцам выбранный порядок до 1 ноября. Если у правления есть третий вариант, прошу вынести его на голосование вместе с этими предложениями.

№33. Кому: Елене Сафроновой, ООО "Маршрут-12"
От: Павла Никитина, ООО "ТрансСнаб"
Тема: Закрытие работ по организации перевозки

Елена, перед подписанием итогового акта хочу сверить, что мы закрываем по проекту перевозки оборудования на склад в Ярославле.

– Все четыре рейса выполнены, но по второму маршруту машина пришла на два часа позже, – сказала ты.

– Да, задержка была из-за перекрытия дороги. Груз доставлен без повреждений, но считаю правильным отразить это в акте, – ответил я.

– Тогда фиксируем задержку отдельно, но не пересчитываем всю стоимость: дополнительный простой не возник.

Подтверждаю этот итог. Исполнитель выполнил четыре рейса, доставил 18 паллет оборудования и передал подписанные накладные. Один рейс прибыл с задержкой на два часа, что отражаем в акте как обстоятельство исполнения. Повреждений груза, недостачи и непереданных документов не выявлено.

К 5 сентября "Маршрут-12" передает закрывающий акт и реестр пробега. "ТрансСнаб" перечисляет остаток 74 000 рублей в течение пяти рабочих дней после получения этих документов. После оплаты обязательства по перевозке считаются выполненными, кроме гарантийной обязанности по документам: если в течение 30 дней обнаружится ошибка в реестре, исполнитель исправляет ее без дополнительной оплаты.

С 6 сентября прекращается действие согласованного графика резервирования машин по этому проекту. Новые перевозки, даже по тем же направлениям, не входят в текущую договоренность и оформляются отдельной заявкой.

Если формулировки совпадают с нашим итогом, направьте акт на подпись. Отдельно просим не включать в него штраф за задержку: стороны согласовали, что при доставленном без повреждений грузе и отсутствии дополнительных расходов этот вопрос закрыт без удержаний.

№34. Кому: участникам команды фестиваля "Тихий берег"
От: координатора проекта
Тема: Что закрываем после фестиваля

Коллеги, фестиваль завершен, поэтому фиксирую порядок закрытия обязательств.

• до 18 августа все подрядчики передают акты и закрывающие документы;
• до 20 августа координаторы площадок возвращают оборудование и ключи от помещений;
• до 22 августа финансовая группа сверяет расходы с утвержденной сметой;
• до 25 августа организатор перечисляет оставшиеся суммы по подтвержденным актам;
• фотограф передает 80 отобранных снимков и отдельный архив исходников до 28 августа;
• вопросы о новых публикациях после 28 августа согласуются уже не в рамках фестивального бюджета.

Считаем завершенными задачи по монтажу, работе волонтеров, регистрации гостей и проведению программы. Не закрыты только финансовая сверка, передача фотографий и возврат двух комплектов радиосвязи. Если у кого-то есть претензия по выполненной работе, ее нужно направить до 20 августа с указанием даты, площадки и подтверждающих материалов.

После этой даты общие чаты переводим в режим хранения, а новые задачи обсуждаем с руководителями направлений отдельно. Спасибо всем, кто передаст документы в срок: без них мы не сможем закрыть оплату и отчет перед партнерами.

№35. Кому: ООО "ПромАвтоматика"
От: АО "Реммаш"
Тема: Итоговая сверка обязательств по настройке линии

Коллеги, предлагаем закрыть работы по настройке линии упаковки после выполнения последнего пункта – передачи инструкции оператору. Остальные действия выполнены и подтверждены протоколами испытаний.

Финальная инструкция должна содержать порядок включения линии, перечень проверок перед сменой, действия при остановке и телефоны специалистов. Она не включает обучение новой смены и изменение программных настроек, если такие задачи возникнут после подписания акта.

Общая стоимость работ – 620 000 рублей. 496 000 рублей оплачены. Остаток 124 000 рублей перечисляем после получения инструкции и подписания итогового акта. Если инструкция передана с незначительными редакционными замечаниями, акт подписывается с перечнем исправлений, а срок их внесения составляет три рабочих дня.

После оплаты прекращаются обязательства по настройке и обучению, но сохраняется гарантийное обязательство до 19 октября. Новые выезды по причинам, не связанным с выполненными работами, оформляются отдельным заказом.

Просим подтвердить таблицу и направить финальную инструкцию до 19 апреля.

№36. Кому: руководителю проекта ООО "Северная линия"
От: ООО "Экспертный архив"
Тема: Итоговое соглашение о завершении описания фонда

Коллеги, предлагаем считать проект по описанию архивного фонда завершенным после передачи последнего пакета карточек 30 ноября. За период работы мы обработали 1 240 единиц хранения, подготовили описание серий и передали электронный реестр.

Выполнено. Переданы карточки на 1 180 единиц, для которых исходные сведения позволили составить полное описание. Для 60 единиц подготовлены сокращенные карточки: часть документов имеет повреждения, а часть не содержит даты и сведений об авторе. Эти ограничения указаны непосредственно в реестре.

Последняя передача. До 30 ноября направляем 60 сокращенных карточек, итоговую таблицу с диапазонами дат и файл с перечнем обнаруженных дублей. Заказчик проверяет комплектность в течение семи рабочих дней. Замечания к отсутствующим файлам или техническому открытию документов исправляем в течение трех рабочих дней. Новое исследование содержания документов в этот срок не входит.

Оплата. Стоимость проекта составляет 310 000 рублей. 248 000 рублей уже оплачены. Остаток 62 000 рублей перечисляется после подписания итогового акта. Если заказчик просит дополнительно восстановить поврежденные тексты, определить неизвестных авторов или составить тематический указатель, это оформляется новой заявкой.

Что прекращается. После подписания акта прекращается текущая обязанность по подготовке описаний и еженедельным консультациям. Не прекращается обязанность исправить технические ошибки в переданных файлах, если они выявлены в течение 30 дней. Она выполняется без изменения цены.

Что сохраняется. Заказчик может использовать реестр и карточки для внутреннего учета и публикации, указывая ООО "Экспертный архив" как исполнителя описательной работы. Исполнитель не передает материалы третьим лицам, кроме случаев, когда это отдельно разрешено заказчиком.

Просим до 25 ноября подтвердить, что порядок финальной передачи и приемки понятен. Если вопросов нет, 30 ноября направим последний пакет и проект итогового акта. После проверки просим вернуть подписанный акт или единый список замечаний. Разрозненные сообщения по одному файлу могут замедлить закрытие проекта, поэтому будем признательны за сводную проверку.

С уважением,
Лидия Савельева
руководитель архивных проектов
ООО "Экспертный архив"