Памятка сотруднику – один из самых недооцененных инструментов в работе с персоналом. Ее пишут на коленке, теряют в папках, забывают обновлять. А между тем грамотно составленные примеры памятки сотруднику показывают, как коротко, четко и без лишнего объяснить человеку, что от него ждут. В этой статье собраны рабочие образцы в разных форматах – от адаптационных до регламентных и напоминательных.
Подборка охватывает главные ситуации, в которых памятка реально нужна: первый день на работе, внутренние правила, безопасность, клиентское обслуживание, удаленная работа. Каждый образец показывает структуру и логику подачи, а не просто текст для копирования.
В подборку вошли следующие форматы и примеры:
- Адаптационные памятки для новых сотрудников
- Памятка для нового сотрудника офиса в первый рабочий день
- Памятка для нового менеджера по продажам
- Памятка для стажера производственного отдела
- Регламентные памятки по внутренним правилам
- Памятка по правилам внутреннего трудового распорядка
- Памятка по порядку согласования документов
- Памятка по правилам использования корпоративной техники
- Памятки по работе с клиентами
- Памятка для менеджера по стандартам общения с клиентами
- Памятка по обработке жалоб и претензий
- Памятка для кассира торгового зала
- Памятки по безопасности и охране труда
- Памятка по пожарной безопасности в офисе
- Памятка по информационной безопасности
- Памятка по действиям при несчастном случае на рабочем месте
- Памятки для удаленных сотрудников
- Памятка по правилам удаленной работы
- Памятка по коммуникации в распределенной команде
Примеры памятки сотруднику разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое памятка сотруднику? Это короткий служебный документ, который фиксирует правила, порядок действий или ключевые требования в сжатой и удобной для использования форме. Памятка не заменяет регламент или инструкцию – она выжимает из них самое важное и подает в формате, с которым удобно работать каждый день.
Основные форматы памяток:
- Адаптационная – помогает новому сотруднику быстро ориентироваться в первые дни.
- Регламентная – фиксирует внутренние правила и порядок действий по конкретному процессу.
- Клиентская – задает стандарты поведения при работе с клиентами.
- Безопасность – описывает действия в нештатных ситуациях и обязательные меры предосторожности.
- Удаленная работа – регулирует режим, коммуникацию и ответственность вне офиса.
Где применяются? В любых компаниях – от малого бизнеса до крупных корпораций. Памятки используют HR-отделы, руководители, отделы безопасности, службы клиентского сервиса. Их выдают при найме, вешают на рабочих местах, прикрепляют к корпоративным порталам.
Адаптационные памятки для новых сотрудников
Адаптационная памятка – первое, что получает человек в новой компании. Она должна снять тревогу, дать ориентиры и сэкономить время на вопросы. Хорошая памятка такого типа не пересказывает трудовой договор – она отвечает на вопросы, которые сотрудник стесняется задать вслух.
📌 Памятка для нового сотрудника офиса в первый рабочий день
- Адресат: любой новый офисный сотрудник
- Задача: снять первичную неопределенность, дать практические ориентиры
- Формат подачи: печатный лист или файл на корпоративном портале
Пример:
Памятка для нового сотрудника
Первый рабочий день в компании "Северная линия"
Добро пожаловать. Мы рады, что вы с нами. Этот листок поможет разобраться в самом важном с первого дня.
Рабочее время
Офис работает с 9:00 до 18:00, пятница – до 17:00. Обед с 13:00 до 14:00. Опоздание на 15 минут и более фиксируется в системе учета рабочего времени.
Ваш куратор
В первую неделю с вами работает наставник. Его имя и контакт вы получили от HR. Все рабочие вопросы – сначала к нему.
Где что находится
- Кухня и зона отдыха – второй этаж, левое крыло
- Переговорные комнаты – бронируются в корпоративном календаре
- Склад канцелярии – кабинет 214, ответственный – Ирина Смирнова
- Медицинская аптечка – ресепшн, первый этаж
Доступы и техника
Логин и временный пароль к корпоративной почте выдает IT-отдел в первый день. Личный телефон для рабочих звонков не используется – служебный выдается по заявке. Заявка подается через внутренний портал.
Корпоративная почта
Формат адреса: имя.фамилия@nash-site.ru
Все внешние и внутренние коммуникации – только через корпоративную почту.
Что важно сделать в первую неделю
- Ознакомиться с должностной инструкцией и подписать ее
- Пройти вводный инструктаж по охране труда
- Заполнить анкету сотрудника в HR-системе
- Договориться с наставником о плане на первые 30 дней
Контакты первой необходимости
- HR-отдел: hr@nash-site.ru
- IT-поддержка: it@nash-site.ru, +7 (495) 123-45-67 (доб. 201)
- Ресепшн: +7 (495) 123-45-67 (доб. 100)
Если что-то непонятно – спрашивайте. Здесь нет глупых вопросов.
- Почему подходит: памятка закрывает именно те вопросы, которые возникают в первый день, и не перегружает лишней информацией.
- Что важно не испортить: не превращать памятку в копию трудового договора – она должна быть живой и практичной, а не юридической.
- Как адаптировать: замените названия отделов, контакты и режим работы на свои данные.
📌 Памятка для нового менеджера по продажам
- Адресат: менеджер по продажам, первые дни в компании
- Задача: быстро ввести в рабочий процесс, обозначить ключевые инструменты и стандарты
- Формат подачи: файл в корпоративной базе знаний или в мессенджере команды
Пример:
Памятка менеджера по продажам
Что нужно знать с первого дня
Инструменты, с которыми вы работаете
- CRM-система – все сделки, клиенты и задачи только в ней. Доступ выдает РОП (руководитель отдела продаж) в первый день.
- Корпоративная почта – для переписки с клиентами. Личная почта для рабочих целей не используется.
- IP-телефония – все звонки клиентам только через корпоративную систему. Записи звонков хранятся 90 дней.
- Мессенджер команды – оперативные вопросы внутри отдела.
Основные правила работы
- Каждый контакт с клиентом фиксируется в CRM в тот же день.
- Коммерческое предложение отправляется не позднее чем через 2 часа после запроса.
- Сделка без активности более 5 рабочих дней помечается как "требует внимания".
- Отчет по итогам недели – каждую пятницу до 17:00 в формате, утвержденном РОП.
Кто есть кто в отделе
- Ваш руководитель: РОП – Алексей Воронов, a.voronov@nash-site.ru
- Куратор на период адаптации: старший менеджер – Наталья Крылова
- Вопросы по CRM: системный администратор – it@nash-site.ru
Что запрещено
- Передавать базу клиентов третьим лицам или использовать ее в личных целях.
- Делать скидки выше установленного порога без согласования с РОП.
- Вести переговоры с клиентами о нестандартных условиях без согласования.
Первые шаги
- День 1–2: изучить базу активных клиентов в CRM, послушать записи звонков коллег.
- День 3–5: первые самостоятельные звонки – с обратной связью от куратора.
- Неделя 2: выйти на самостоятельную работу по закрепленному сегменту.
- Почему подходит: памятка сразу дает менеджеру понимание инструментов, правил и первых шагов – без необходимости выпытывать это у коллег.
- Термин: РОП – руководитель отдела продаж. CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами (программа для ведения сделок и контактов).
- Что важно не испортить: не перегружать правилами – памятка должна помогать работать, а не пугать.
📌 Памятка для стажера производственного отдела
- Адресат: стажер, первые дни на производстве
- Задача: зафиксировать базовые правила поведения, безопасности и взаимодействия
- Формат подачи: ламинированный лист на рабочем месте или выдается при инструктаже
Пример:
Памятка стажера производственного отдела
Прежде чем начать работу:
- Пройди вводный инструктаж по охране труда и расписаться в журнале.
- Получи у мастера смены допуск к рабочему месту.
- Надень спецодежду и средства индивидуальной защиты (СИЗ) до входа в цех.
На рабочем месте:
- Без разрешения мастера не включай оборудование и не переключай режимы.
- Не работай с инструментом, с которым не прошел обучение.
- Поломку или неисправность немедленно сообщай мастеру – не пытайся устранить самостоятельно.
- Рабочее место убирается в конце смены – это часть твоих обязанностей.
Если что-то пошло не так:
- Травма или недомогание – сразу к мастеру смены, не откладывай.
- Аварийная ситуация – нажми кнопку аварийной остановки и покинь зону риска.
- Пожар – эвакуация по схеме на стене, звони 112.
Контакты:
- Мастер смены: +7 900 000-00-01
- Служба охраны труда: +7 900 000-00-02
- Скорая / пожарные: 112
- Почему подходит: производственная памятка должна быть максимально короткой и конкретной – стажер должен прочитать и запомнить ее за 3 минуты.
- Термин: СИЗ – средства индивидуальной защиты (каска, перчатки, очки, спецодежда и т.п.).
- Что важно не испортить: не смешивать правила поведения с правовыми формулировками – язык должен быть прямым и понятным.
Регламентные памятки по внутренним правилам
Регламентные памятки нужны не новичкам, а всем сотрудникам – они фиксируют правила работы с конкретными процессами. Такие шаблоны особенно полезны там, где ошибки стоят дорого: согласование, документооборот, использование техники. Хорошая регламентная памятка – это выжимка из регламента, которую не нужно читать дважды.
📌 Памятка по правилам внутреннего трудового распорядка
- Адресат: все сотрудники компании
- Задача: напомнить ключевые правила без необходимости читать полный документ ПВТР
- Формат подачи: размещается на корпоративном портале и выдается при найме
Пример:
Памятка: основные правила внутреннего трудового распорядка
ООО "Горизонт" – для всех сотрудников
Рабочее время
- Рабочий день: с 9:00 до 18:00, пятница – до 17:00.
- Обеденный перерыв: 13:00–14:00.
- Опоздание фиксируется системой учета. При систематических опозданиях (3 и более раз в месяц) применяются меры дисциплинарного взыскания.
Отсутствие на рабочем месте
- Плановый отпуск – согласовывается с руководителем минимум за 14 дней.
- Больничный – оформляется через электронный листок нетрудоспособности, уведомление руководителю – в день начала болезни.
- Отгул – только по письменному заявлению, согласованному с руководителем заранее.
Дресс-код
- Деловой стиль одежды в рабочие дни. Пятница – допустим smart casual.
- Одежда с яркими принтами, слоганами и спортивный стиль не приветствуются.
Поведение в офисе
- Личные звонки – вне рабочего места (переговорные, коридор).
- Переговорные комнаты бронируются заранее через корпоративный календарь.
- Кухня убирается после использования – это обязанность каждого.
Конфиденциальность
- Коммерческая тайна компании не разглашается третьим лицам.
- Информация о клиентах, сделках и партнерах – только для внутреннего использования.
Полный текст Правил внутреннего трудового распорядка – на корпоративном портале в разделе "Документы HR".
- Почему подходит: памятка выполняет функцию "напоминалки" – она не дублирует весь документ, а вытаскивает самые часто нарушаемые и важные пункты.
- Термин: ПВТР – Правила внутреннего трудового распорядка, обязательный локальный нормативный акт компании.
- Как адаптировать: уточните время, дресс-код и специфические правила под свою компанию.
📌 Памятка по порядку согласования документов
- Адресат: сотрудники, которые инициируют согласование договоров, заявок, счетов
- Задача: сократить количество ошибок и возвратов документов на доработку
- Формат подачи: корпоративный портал, плюс печатный вариант у секретаря
Пример:
Памятка: порядок согласования документов
Что нужно сделать до отправки документа на согласование:
- Проверить, что документ оформлен по актуальному шаблону (шаблоны – в разделе "Формы" на портале).
- Указать все обязательные реквизиты: дату, номер, стороны, предмет.
- Приложить все необходимые сопроводительные материалы (ТЗ, расчет, обоснование).
Маршрут согласования
| Тип документа | Кто согласует | Срок |
| Договор с контрагентом | Юрист → Финансовый директор → Генеральный директор | До 3 рабочих дней |
| Счет на оплату | Руководитель отдела → Бухгалтерия | До 2 рабочих дней |
| Заявка на закупку | Руководитель отдела → Закупки | До 1 рабочего дня |
| Кадровый приказ | HR → Юрист → Генеральный директор | До 2 рабочих дней |
Куда отправлять:
- Все документы направляются через систему электронного документооборота (ЭДО).
- Бумажные оригиналы – секретарю после электронного согласования.
Если документ вернули на доработку:
- Изучите комментарии согласующего – они всегда указываются в системе.
- Исправьте и отправьте повторно – заново, не поверх старой версии.
- Срочные случаи – согласуйте устно с руководителем, затем оформите письменно.
- Почему подходит: таблица маршрутов делает памятку удобной для быстрого поиска нужного сценария.
- Что важно не испортить: маршруты должны соответствовать реальной практике компании, а не идеальной схеме из регламента.
📌 Памятка по правилам использования корпоративной техники
- Адресат: все сотрудники, которым выдана корпоративная техника
- Задача: предотвратить нецелевое использование, потерю данных и поломки
- Формат подачи: выдается вместе с техникой, хранится на корпоративном портале
Пример:
Памятка: использование корпоративной техники
Что считается корпоративной техникой: ноутбук, смартфон, планшет, гарнитура, выданные компанией.
Разрешено:
- Использовать технику для выполнения рабочих задач.
- Устанавливать программы из одобренного корпоративного списка (список – у IT-отдела).
- Подключаться к корпоративной сети и VPN.
Запрещено:
- Устанавливать нелицензионное ПО или программы без согласования с IT.
- Использовать технику в личных целях в рабочее время.
- Передавать технику третьим лицам – даже членам семьи.
- Хранить личные файлы, фото, видео на корпоративных устройствах.
- Подключаться к публичным незащищенным Wi-Fi сетям без VPN.
Если техника сломалась или потеряна:
- Немедленно сообщите в IT-отдел: it@nash-site.ru или +7 (495) 123-45-67 (доб. 201).
- Потеря или кража – дополнительно уведомите непосредственного руководителя.
- Самостоятельный ремонт запрещен.
При увольнении:
Вся техника возвращается в IT-отдел в день последнего рабочего дня. Личные файлы необходимо удалить заранее.
- Почему подходит: четкое разделение на "разрешено" и "запрещено" делает памятку удобной для быстрого усвоения.
- Как адаптировать: добавьте или уберите пункты в зависимости от политики безопасности вашей компании.
Памятки по работе с клиентами
Клиентские памятки задают стандарт поведения там, где нет времени на долгие инструктажи. Они нужны менеджерам, кассирам, операторам – всем, кто общается с клиентами напрямую. Такой образец не заменяет обучение, но помогает не забыть главное в момент стресса.
📌 Памятка для менеджера по стандартам общения с клиентами
- Адресат: менеджеры по работе с клиентами, операторы колл-центра
- Задача: задать единый стандарт коммуникации, снизить количество жалоб
- Формат подачи: рядом с рабочим местом или в корпоративной базе знаний
Пример:
Памятка: стандарты общения с клиентами
Как начинать разговор:
- Приветствие: "Добрый день, компания [название], [ваше имя], слушаю вас".
- Обращайтесь к клиенту на "вы" – всегда, даже если клиент переходит на "ты".
- Уточняйте имя клиента в начале разговора и используйте его в диалоге.
Во время разговора:
- Дайте клиенту высказаться, не перебивайте.
- Используйте активное слушание: "Я вас понял", "Верно ли я понял, что…".
- Не говорите "не знаю" – говорите "уточню и сообщу вам".
- Не говорите "это невозможно" – говорите "давайте найдем решение".
- Не обсуждайте с клиентом внутренние проблемы компании.
Как завершать разговор:
- Подведите итог: что договорились, что будет сделано и в какой срок.
- Уточните, есть ли еще вопросы.
- Завершите разговор: "Спасибо, что обратились. Хорошего дня".
Запрещено:
- Повышать голос, спорить, проявлять раздражение.
- Перекладывать ответственность на другой отдел или коллегу в присутствии клиента.
- Давать обещания, которые вы не уполномочены выполнить.
- Почему подходит: памятка строится на конкретных фразах и запретах, а не на абстрактных принципах – это делает ее применимой в реальных разговорах.
- Что важно не испортить: не превращайте памятку в скрипт – она задает рамку, а не диктует слово в слово.
📌 Памятка по обработке жалоб и претензий
- Адресат: менеджеры по работе с клиентами, операторы поддержки
- Задача: стандартизировать реакцию на жалобы, снизить эскалацию конфликтов
- Формат подачи: корпоративная база знаний, рядом с рабочим местом
Пример:
Памятка: работа с жалобами и претензиями клиентов
Шаг 1. Выслушайте
- Дайте клиенту высказаться полностью, не перебивайте.
- Не оправдывайтесь и не спорьте – сначала только слушайте.
Шаг 2. Признайте и посочувствуйте
- "Я понимаю, что это неприятная ситуация".
- "Мне жаль, что так получилось".
- Признание ≠ признание вины. Это признание того, что ситуация неудобна для клиента.
Шаг 3. Уточните детали
- Задайте уточняющие вопросы, чтобы понять суть проблемы.
- Зафиксируйте ключевые факты: дата, заказ, что именно пошло не так.
Шаг 4. Предложите решение
- Предложите конкретные варианты: возврат, замена, перерасчет, компенсация.
- Если решение требует согласования – сообщите срок ответа и соблюдите его.
- Не обещайте то, что не в вашей компетенции.
Шаг 5. Закройте обращение
- Зафиксируйте жалобу в CRM с пометкой "решено" или "в работе".
- Уведомите клиента об итоге – даже если решение не в его пользу, объясните почему.
Когда передавать обращение руководителю:
- Клиент требует компенсацию выше вашего полномочного порога.
- Клиент угрожает судом или публичной огласке.
- Ситуация повторяется более 2 раз по одному клиенту.
- Почему подходит: пошаговая структура снижает растерянность сотрудника в конфликтной ситуации и дает понятный алгоритм действий.
- Что важно не испортить: шаг с признанием и сочувствием – один из ключевых. Без него клиент чувствует, что его проблему игнорируют.
📌 Памятка для кассира торгового зала
- Адресат: кассиры, продавцы-консультанты с функцией кассы
- Задача: напомнить ключевые правила работы на кассе и поведения с покупателями
- Формат подачи: ламинированный лист рядом с кассовым местом
Пример:
Памятка кассира
Начало смены:
- Проверить наличие разменной монеты и купюр.
- Убедиться в исправности кассового аппарата и терминала.
- Открыть смену в кассовой программе.
При обслуживании покупателя:
- Приветствие: "Добрый день" / "Добрый вечер".
- Называйте сумму к оплате четко и громко.
- При оплате наличными – называйте полученную сумму и сдачу вслух.
- Чек выдается всегда – электронный или бумажный по желанию покупателя.
При возврате товара:
- Попросить чек или документ, подтверждающий покупку.
- Проверить товар на соответствие условиям возврата (список – в папке у старшего кассира).
- Возврат оформляется только через кассовую программу – наличными без оформления запрещен.
В конце смены:
- Закрыть смену в кассовой программе.
- Сдать выручку старшему кассиру или в сейф по установленному порядку.
- Подписать кассовый отчет.
Запрещено:
- Оставлять кассу без присмотра с открытым денежным ящиком.
- Принимать оплату без проведения через кассу.
- Делать возврат без оформления в системе.
- Почему подходит: структура "начало смены – работа – конец смены" повторяет реальный рабочий ритм кассира и не требует поиска нужного пункта.
- Как адаптировать: добавьте специфику вашей кассовой программы и правила конкретного магазина.
Памятки по безопасности и охране труда
Памятки по безопасности – это не формальность для галочки. В нештатной ситуации у человека нет времени читать регламент – он должен знать, что делать, потому что видел это в памятке десятки раз. Такие шаблоны пишутся максимально коротко и конкретно: глаголы, цифры, контакты.
📌 Памятка по пожарной безопасности в офисе
- Адресат: все сотрудники офиса
- Задача: зафиксировать порядок действий при пожаре и базовые правила профилактики
- Формат подачи: размещается на стенах офиса, у эвакуационных выходов
Пример:
Памятка по пожарной безопасности
При обнаружении пожара или задымления:
- Немедленно позвони 101 или 112. Сообщи адрес, что горит, есть ли люди.
- Нажми кнопку пожарной сигнализации (расположена у входа на каждом этаже).
- Сообщи ответственному за пожарную безопасность: +7 900 000-00-03.
- Покинь помещение по маршруту эвакуации (схема – на стене у каждого выхода).
- Не пользуйся лифтом.
- Место сбора: парковка перед зданием, у центрального входа.
Если путь отрезан дымом:
- Закрой дверь, заткни щели подручными материалами.
- Оставайся у окна, подавай сигналы.
- Дыши через ткань, смоченную водой.
Запрещено в офисе:
- Курить вне специально отведенных мест.
- Оставлять включенными электроприборы без присмотра.
- Захламлять эвакуационные коридоры и выходы.
- Использовать неисправные удлинители и розетки.
- Почему подходит: памятка по безопасности работает только если она короткая – человек должен вспомнить ее содержание за секунды, не читая заново.
- Что важно не испортить: контакты и схема эвакуации должны быть актуальными. Устаревшая памятка хуже, чем ее отсутствие.
📌 Памятка по информационной безопасности
- Адресат: все сотрудники, работающие с корпоративными данными и системами
- Задача: снизить риск утечки данных и кибератак через человеческий фактор
- Формат подачи: корпоративный портал, выдается при приеме на работу
Пример:
Памятка по информационной безопасности
Пароли
- Минимальная длина пароля – 10 символов: буквы, цифры, спецсимволы.
- Менять пароль не реже 1 раза в 3 месяца.
- Не использовать один пароль для разных систем.
- Не записывать пароль на бумаге и не хранить в незащищенном файле.
- Никому не сообщать пароль – даже IT-специалисту.
Электронная почта и мессенджеры
- Не открывайте вложения от неизвестных отправителей.
- Не переходите по ссылкам в подозрительных письмах – даже если они выглядят как корпоративные.
- Получили подозрительное письмо – перешлите в IT-отдел: it@nash-site.ru.
Рабочее место и экран
- Блокируйте экран каждый раз, когда отходите от компьютера (Win+L / Cmd+Ctrl+Q).
- Не оставляйте документы с конфиденциальными данными на столе без присмотра.
- Не работайте с корпоративными данными в публичных местах без VPN.
Если заметили подозрительную активность:
- Немедленно сообщите в IT-отдел: it@nash-site.ru или +7 (495) 123-45-67 (доб. 201).
- Не пытайтесь самостоятельно "починить" или "разобраться" – это может усугубить ситуацию.
- Почему подходит: большинство утечек данных происходит из-за простых человеческих ошибок. Памятка фокусируется именно на них.
- Термин: VPN – защищенное зашифрованное соединение, которое скрывает данные при передаче через интернет.
- Что важно не испортить: технические требования должны быть реалистичными – если пароль нужно менять каждые 2 недели, сотрудники начнут их записывать.
📌 Памятка по действиям при несчастном случае на рабочем месте
- Адресат: все сотрудники, особенно на производственных объектах
- Задача: зафиксировать порядок действий при травме или несчастном случае
- Формат подачи: размещается на производстве, в цехах, на рабочих участках
Пример:
Памятка: действия при несчастном случае
Немедленные действия:
- Вызови скорую помощь: 103 или 112. Четко назови адрес и характер травмы.
- Сообщи мастеру смены или непосредственному руководителю.
- До приезда скорой – не перемещай пострадавшего без необходимости.
- Окажи первую помощь в пределах своей компетенции (аптечка – у мастера смены).
Место происшествия:
- Сохрани обстановку на месте происшествия без изменений – это требование закона.
- Если обстановку необходимо изменить из-за угрозы жизни – зафиксируй ее на фото.
Кого уведомить:
- Мастер смены – немедленно.
- Служба охраны труда – в течение 1 часа: +7 900 000-00-02.
- HR-отдел – в тот же день: hr@nash-site.ru.
Документирование:
- Расследование несчастного случая проводит комиссия – ваша задача дать показания честно и подробно.
- Сохраняйте все документы, связанные с происшествием.
- Почему подходит: памятка четко разделяет "что делать немедленно" и "что сделать после" – это важно в стрессовой ситуации.
- Что важно не испортить: контакты службы охраны труда должны быть актуальными и проверяться при каждом обновлении документа.
Памятки для удаленных сотрудников
Удаленная работа требует отдельных памяток – потому что привычные офисные правила здесь не работают автоматически. Сотруднику нужно понять, как он должен быть доступен, как отчитываться и как вести себя в нестандартных ситуациях без возможности зайти к руководителю в кабинет.
📌 Памятка по правилам удаленной работы
- Адресат: сотрудники на полной удаленке или гибридном графике
- Задача: зафиксировать ожидания по доступности, отчетности и рабочему режиму
- Формат подачи: корпоративный портал, мессенджер команды
Пример:
Памятка: удаленная работа
Правила и ожидания
Рабочее время
- Рабочие часы: 9:00–18:00 по московскому времени. Обед: 13:00–14:00.
- В рабочее время вы должны быть доступны в корпоративном мессенджере и отвечать на сообщения в течение 30 минут.
- Если вы отлучаетесь – поставьте статус "Недоступен" с указанием времени возвращения.
Отчетность
- Ежедневный краткий отчет – в конце рабочего дня в чат команды: что сделано, что в работе, есть ли блокеры.
- Еженедельный отчет – каждую пятницу до 17:00 в формате, установленном руководителем.
Коммуникация
- Рабочие вопросы – только в корпоративном мессенджере или по корпоративной почте.
- Срочные вопросы – звонок на корпоративный номер руководителя.
- Не используйте личные мессенджеры для рабочей переписки.
Рабочее место
- Видеозвонки – с включенной камерой, если иное не оговорено заранее.
- Фон на видеозвонках – нейтральный или размытый.
- Тихое место без посторонних шумов во время переговоров.
Безопасность данных
- Работа с корпоративными системами – только через VPN.
- Не работайте с конфиденциальными данными в публичных местах.
- Корпоративные файлы – только на корпоративных хранилищах, не на личных облаках.
- Почему подходит: памятка закрывает главные точки трения при удаленной работе – доступность, отчетность, безопасность – без лишней бюрократии.
- Что важно не испортить: требования должны быть реалистичными. Если ответ на сообщение в течение 5 минут невозможен физически, такое требование создает напряжение, а не порядок.
📌 Памятка по коммуникации в распределенной команде
- Адресат: сотрудники, работающие в разных городах или часовых поясах
- Задача: снизить число недопониманий и ускорить решение рабочих вопросов
- Формат подачи: корпоративный портал, закрепленное сообщение в рабочем чате
Пример:
Памятка: коммуникация в распределенной команде
Принципы общения
- Пишите конкретно: задача, срок, ожидаемый результат – в одном сообщении.
- Не отправляйте "Привет" без продолжения – сразу пишите суть.
- Если вопрос требует обсуждения – предложите звонок, не переписывайтесь часами.
Каналы коммуникации
- Срочные вопросы (ответ нужен в течение 1 часа) – личное сообщение в мессенджере.
- Рабочие вопросы без срочности – командный чат или задача в трекере.
- Официальные решения и договоренности – фиксируются в почте или трекере задач.
- Голосовые сообщения в рабочих чатах – не используются.
Часовые пояса
- Уточняйте часовой пояс коллеги перед назначением встречи.
- Встречи планируются в пересечении рабочего времени всех участников.
- Не пишите коллегам вне их рабочего времени – если срочно, позвоните.
Встречи и звонки
- Любая встреча – с повесткой. Без повестки встреча не проводится.
- Итоги встречи фиксируются письменно и рассылаются участникам в течение 24 часов.
- Опоздание на встречу более 5 минут – предупредить заранее.
- Почему подходит: такая памятка-образец снижает количество "потерянных" договоренностей и недопониманий, которые особенно часто возникают в командах без общего офиса.
- Как адаптировать: уточните конкретные инструменты (название мессенджера, трекера задач) под свою команду.
Как создать памятку сотруднику. Правила и этапы сборки с примерами
Примеры памяток выше показывают рабочую логику формата: короткий документ, конкретная задача, понятная структура. Ниже – не абстрактные советы, а разбор того, как собрать собственную памятку с нуля. Блок нужен для адаптации под вашу ситуацию, а не для копирования чужого содержания.
Базовая схема сборки памятки:
- Шаг 1. Определите цель и адресата – кому памятка, зачем она нужна.
- Шаг 2. Выберите формат – список правил, алгоритм действий, таблица, смешанный.
- Шаг 3. Соберите ключевые блоки содержания – только то, что действительно нужно знать.
- Шаг 4. Напишите черновик – коротко, конкретно, без лишних слов.
- Шаг 5. Проверьте на реальном сотруднике – понял ли он без объяснений.
- Шаг 6. Оформите и разместите в нужном месте.
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Заголовок | Сразу обозначить тему и адресата | Название + для кого | Памятка кассира / Памятка для нового сотрудника |
| Вводная фраза (необязательна) | Задать тон и контекст | 1–2 предложения о назначении | Этот листок поможет разобраться в главном с первого дня |
| Основные разделы | Разбить содержание по темам | Логические блоки по процессу или ситуации | Рабочее время / Доступы / Контакты |
| Правила и действия | Дать конкретные инструкции | Короткие пункты: глагол + действие | Блокируй экран при каждом уходе с рабочего места |
| Запреты (если нужны) | Обозначить границы | Что нельзя делать | Не передавать пароль коллегам |
| Контакты и ссылки | Дать точку опоры при вопросах | Кто помогает, куда обращаться | IT-поддержка: it@nash-site.ru, доб. 201 |
| Ссылка на полный документ (если есть) | Указать, где найти подробности | Название документа и место хранения | Полный регламент – на портале в разделе "Документы HR" |
Пошаговая сборка на одном кейсе:
Сценарий: нужна памятка для администратора стойки регистрации в небольшой гостинице.
- Шаг 1. Цель и адресат. Памятка для администратора – чтобы в первые дни работы он знал стандарты приема гостей и порядок действий в типовых ситуациях.
- Шаг 2. Формат. Смешанный: короткие правила + алгоритм для нештатных ситуаций.
- Шаг 3. Ключевые блоки. Приветствие гостя, заселение, выезд, ситуации с жалобами, контакты дежурного менеджера.
- Шаг 4. Черновик. Пишем каждый блок в 3–5 коротких пунктов. Никакой теории – только действия.
- Шаг 5. Проверка. Дать прочитать новому сотруднику. Спросить: все ли понятно без объяснений? Что вызвало вопросы?
- Шаг 6. Оформление. Ламинированный лист на стойке регистрации + файл в корпоративной базе.
Готовая собранная версия:
Памятка администратора стойки регистрации
Приветствие гостя
- Встречайте каждого гостя стоя, с улыбкой: "Добрый день, рады вас видеть".
- Обращайтесь по имени – оно указано в брони.
- Максимальное время ожидания у стойки без внимания – 30 секунд.
Заселение
- Проверить документ, сверить с бронью, оформить карту гостя.
- Рассказать о завтраке, Wi-Fi и часах работы ресторана – кратко, не более 1 минуты.
- Пожелать приятного пребывания.
Выезд
- Принять ключ-карту, проверить расчет, выдать чек.
- Спросить об оценке пребывания – коротко, без навязчивости.
- Попрощаться: "Будем рады видеть вас снова".
Жалоба или проблема
- Выслушать, не перебивать, не оправдываться.
- Решение в вашей компетенции – решить сразу.
- Вне вашей компетенции – передать дежурному менеджеру: +7 900 000-00-04.
Контакты
- Дежурный менеджер: +7 900 000-00-04
- Технический персонал: +7 900 000-00-05
- Служба безопасности: +7 900 000-00-06
Границы применимости и типичные ошибки:
- Когда схема работает: для любого формата памятки, где есть четкая задача и конкретный адресат.
- Где ломается: если памятку пишут "для всех" – она не работает ни для кого. Один документ = один адресат и одна задача.
- Что нельзя выкидывать: контакты и конкретные действия. Памятка без них превращается в декларацию.
- Что можно менять: порядок разделов, уровень детализации, формат (список, таблица, алгоритм).
- Что нельзя переносить бездумно: правила из чужих памяток могут не соответствовать вашим процессам. Всегда адаптируйте под реальную практику.
- Типичная ошибка: слишком длинная памятка. Если документ занимает больше одной страницы – это уже не памятка, а регламент. Сократите до главного.
Практические советы по составлению памяток: сводная таблица
| Аспект | Рекомендация | Частая ошибка |
| Объем | Одна страница A4 – максимум для большинства форматов | Перегрузить всем, что есть в регламенте |
| Язык | Короткие предложения, глаголы в повелительном или инфинитиве | Канцеляризмы и пассивный залог |
| Структура | Заголовки разделов, маркированные списки | Сплошной текст без разбивки |
| Адресат | Один конкретный тип сотрудника | Памятка "для всех" без конкретики |
| Контакты | Всегда указывать, к кому обращаться | Нет ни одного контакта |
| Актуальность | Обновлять при изменении процессов, не реже раза в год | Устаревшие данные, которые никто не проверял |
| Место хранения | Там, где нужна: на рабочем месте, в мессенджере, на портале | Памятка есть, но никто не знает где |
| Проверка | Дать прочитать новому сотруднику до публикации | Написана "умными" для "умных" |
6 практических приемов, которые делают памятку рабочей:
- Пишите глаголами. "Блокируй экран", "Сообщи мастеру", "Уточни у руководителя" – такие формулировки воспринимаются быстрее, чем "необходимо осуществлять блокировку".
- Разделяйте "разрешено" и "запрещено". Явное разграничение снижает количество ошибок и вопросов.
- Всегда давайте контакт. Памятка без ответа на вопрос "к кому обратиться" – неполная. Даже один контакт резко повышает ее ценность.
- Проверяйте на новичке. Если человек, который впервые видит документ, понял все без объяснений – памятка написана правильно.
- Указывайте ссылку на полный документ. Памятка – это выжимка. Если нужны детали, сотрудник должен знать, где их найти.
- Обновляйте регулярно. Устаревшая памятка не просто бесполезна – она вредна. Установите напоминание о проверке актуальности хотя бы раз в полгода.
Примеры памятки сотруднику, собранные в этой статье, охватывают самые частые рабочие ситуации: адаптацию, внутренние правила, клиентский сервис, безопасность и удаленную работу. Каждый образец показывает не только готовый текст, но и логику его построения – что включать, как формулировать, что оставить за рамками документа.
Хорошая памятка – это не бюрократический документ, а рабочий инструмент. Она должна помещаться на одной странице, читаться за две минуты и давать ответ на вопрос "что мне делать" без необходимости звонить руководителю. Именно такие шаблоны и образцы стоит брать за основу при составлении своих документов.
