Пригласительное письмо — это письменное обращение человеку или группе людей, в котором содержится просьба присутствовать на определенном мероприятии.
Конечно, пригласить можно и устно либо написать сообщение. Однако у официальных пригласительных есть сильные стороны:
- Письма-приглашения задают тон вашему мероприятию. Да, самая главная причина, по которой стоит их писать. Первое впечатление часто остаётся последним, поэтому о своем имидже нужно заботиться с момента отправки приглашения. Официальное письмо уже позиционирует ваше мероприятие как нечто серьёзное. Сами подумайте, что выглядит солиднее: короткое сообщение партнерам в мессенджере или письмо (пусть даже электронное)? Ответ очевиден.
- Такие приглашения информативны. У вас есть достаточно места, чтобы включить все подробности о вашем событии — от места до времени, от дресс-кода до тематики мероприятия. Вы не оставляете гостей утопать в догадках и показываете прямо «с порога», как у вас все хорошо организовано.
- Они повышают интерес к мероприятию. Неочевидный пункт, но очень правдивый. Пригласительные письма отлично подходят, чтобы вызвать чувство предвкушения перед мероприятием. Позвав человека «на словах», предложение может показаться ему не таким привлекательным, особенно, если у него плотный график и есть, из чего выбирать.
Какими бывают пригласительные письма?
Приглашение можно направить онлайн по почте либо написать классическое бумажное письмо.
- Электронные пригласительные письма можно направить тем, кому физически трудно передать бумажное приглашение. Это наиболее быстрый способ оповестить человека о мероприятии, но не слишком торжественный. Если у вас в планах праздничное событие, уместнее будет позаботиться о бумажных вариантах приглашений. Чаще всего электронными письмами пользуются при деловой переписке.
- Бумажные приглашения (письма, карточки, открытки). Классическая форма для такого типа корреспонденции. Ее используют как для неформальных контактов (приглашение на свадьбу, семейные праздники), так и для официальных визитов. Бумажные письма можно оформить на свой вкус, использовать фирменные бланки. Для выражения крайней степени почтения можно даже написать приглашение от руки.
Как составлять деловые приглашения
В структуре письма-приглашения нет ничего необычного, оно пишется по шаблону всех деловых документов, например, как письмо о сотрудничестве. Вот примерные тезисы, которые освещают в любом типе таких сообщений:
- Цель письма (информация о событии, само приглашение).
- Дата, место и время мероприятия.
- Программа мероприятия или другие важные детали (по желанию, если есть).
- Запрос на ответ (необязательно).
Давайте разберём структуру подробнее:
|
Приветствие адресата |
Начните свое письмо с приветствия. Для деловых писем на русском языке самое частое обращение — по имени и отчеству. Если вы пишете группе людей, используйте собирательное «Уважаемые коллеги/ клиенты/ и т. д.) Приветствие пишется посередине, в конце ставится восклицательный знак. |
|
Цель письма |
Затем без лишних отступлений пригласите человека на мероприятие, указав при этом, что это за событие. Обязательно нужно написать, где и в какое время оно будет проходить. Эта информация должна быть в самом начале, так читателю будет удобнее найти необходимую информацию, не перечитывая письмо еще раз. Вот варианты начальных фраз для этого блока:
|
|
Почему адресату важно посетить событие/ дополнительная информация |
Во втором абзаце вы можете раскрыть мероприятие подробнее. Опишите цель события и почему, по вашему мнению, читателю необходимо его посетить. Если мероприятие будет иметь программу, желательно указать ее в письме. Вы также можете упомянуть специальных гостей или дополнительные требования к гостям. Пример дополнительной информации для писем-приглашений:
Если мероприятие подразумевает вручение подарка, а вы не хотите его получать, просто укажите «Никаких подарков, пожалуйста». В противном случае ничего не упоминайте. |
|
Благодарность за рассмотрение предложения и завершение письма |
Выразите свою благодарность за рассмотрение вашего приглашения. Скажите, что вы с нетерпением ждете встречи с адресатом на мероприятии. Напишите свою контактную информацию (адрес электронной почты, номер телефона и т. д.) Если у человека возникнут вопросы, он легко свяжется с вами. В последнем предложении попрощаетесь с адресатом, поставьте свою подпись. Если вы пишете от лица компании, не забудьте указать свою должность. |
Советы по написанию деловых приглашений
Попытайтесь уложиться в одну страницу. Объем приглашения обычно не превышает 4-5 абзацев — этого вполне достаточно, чтобы осветить все пункты, описанные выше.
Делите письмо на короткие абзацы. Старайтесь, чтобы каждый абзац был не более 5-6 строк, так ваш текст проще читать.
Указывайте тему письма. Это базовый пункт этикета, касается электронных писем, причём любых. Чтобы ваше приглашение заметили, пишите в специальной строке тему, с которой вы обращаетесь.
Пишите письмо заранее. Вы же хотите, чтобы на ваше мероприятие пришли? Тогда пишите письмо заблаговременно, чтобы у ваших гостей была возможность запланировать время в своем расписании. Это особенно важно, если у адресата плотный график.
Предоставляйте исчерпывающую информацию. Составляя текст делового письма-приглашения, продумайте все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Адресат должен открыть письмо и сразу понять, что к чему. Чем больше неясностей оставит письмо, тем меньше вероятности, что по вашему приглашению придут.
Позаботьтесь о фирменном бланке. Если вы часто пишете официальные приглашения, используйте фирменный бланк компании. Это не обязательно, но положительно влияет на имидж компании.
Образцы писем-приглашений на русском
Нижеперечисленные примеры помогут вам понять структуру пригласительных писем. Конечно, общего образца, который подходит ко всем тематикам, не существует. Однако общая схема текста во многом универсальна.
#1. Шаблон делового письма-приглашения на конференцию
Уважаемый Пётр Иванович!
Приглашаем вас на нашу бизнес-конференцию «ABC», которая состоится в конференц-зале отеля Hilton 25 октября в 10.00.
На мероприятии будут рассмотрены:
— новые маркетинговые возможности на Дальнем Востоке;
— стратегии подбора онлайн-рекламы на платформах социальных сетей;
— стратегии инвестирования в рынок региона.
Посетив эту конференцию, у вас будет возможность углубить свои знания дальневосточного региона. Это поможет вам привлечь больше людей на веб-сайт компании и расширить возможности вашего бизнеса.
Будем очень признательны за ваше присутствие на нашем мероприятии. Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам по электронной почте abc@example.com.
С уважением,
Мария Копылова
Директор компании «ABC»
#2. Образец письма-приглашения директору
Уважаемый Николай Фёдорович
Я, председатель Совета директоров ABC, направляю вам приглашение на участие в очередном общем собрании акционеров, которое состоится в 11:00 во вторник, 26 сентября 2021 г. Адрес места проведения — ул. Грибоедова, д. 7, Москва.
В рамках встречи будут обсуждаться следующие вопросы:
— Утверждение отчета Совета директоров о деятельности Общества за финансовый год, закончившийся 30 июня 2021 года.
— Получение отчета аудиторов за финансовый год и его утверждение.
Для подтверждения своего участия, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным для вас способом.
C уважением,
Александр Трутнев
Председатель совета директоров ABC
#3. Деловое приглашения для организации
Уважаемые сотрудники компании XYZ!
Компания ABC приглашает сотрудников на форум, посвящённый развитию экономики на основе микроанализа. Мероприятие состоится в (адрес), 4 мая 2021 года.
К письму мы приложили документ, в котором указаны все основные детали форума, включая место проведения, расписание встреч и темы обсуждений. Также в приложениях есть ссылка на форму регистрации.
Будем рады видеть вас среди наших гостей!
С уважением,
Алина Савенкова
Менеджер по продажам и маркетингу
#4. Шаблон делового пригласительного письма для мероприятия
Уважаемые коллеги!
Мы рады сообщить, что финская ассоциация ABC организует международную конференцию «Сознание Европы», посвященную и направленную на продвижение политики мультикультурности. Мероприятие пройдет с 18 по 19 марта 2022 года в Хельсинки, Финляндия. К участию приглашаются молодые люди 18-35 лет.
Спикеры и участники конференции — европейские признанные ученые и деятели культурной жизни. Среди подтвержденных ораторов – государственный министр по вопросам социальной интеграции AAA, министр образования BBB, профессор CCC.
Программа, список всех спикеров и темы конференции будут опубликованы до конца января. Мы с нетерпением ждём вас и готовы ответить на все интересующие вопросы по телефону [телефон] или электронной почте [почта].
С уважением,
XYZ
Глава ассоциации ABC
#5. Образец делового письма-приглашения для переговоров
Уважаемый Иван Павлович!
Компания ABC благодарит вас за возможность делового сотрудничества. Нас заинтересовало ваше деловое предложение о внедрении ПО компании XYZ в наши офисы. Мы бы хотели обсудить детали этой сделки при личной встрече.
Приглашаем вас в наш головной офис, расположенный по адресу (адрес) на следующей неделе, в удобное для вас время. В рамках переговоров мы обсудим поэтапное внедрение ПО и детали контракта.
Для подтверждения встречи, пожалуйста, свяжитесь с нами по номеру (номер) или в ответном письме.
Спасибо, что выразили желание сотрудничать с нашей компанией. Мы надеемся, что совместная работа принесёт каждой из сторон максимум пользы.
С уважением,
Пётр Самойлов
Исполнительный директор компании ABC
#6. Шаблон делового приглашения на тендер
Уважаемая Татьяна Сергеевна!
Компания ABC предлагает компании XYZ участвовать в тендере на предоставление (услуги) в соответствии со спецификацией, изложенной в прилагаемых документах. В комплекте к этому письму вы найдёте:
- Инструкции и информация о тендерных процедурах
- Спецификация требований
- Список приложений
Чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие и пришлите документы не позднее 15 ноября 2021 года. Документы направьте в ответном письме, указав в теме название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется ваша компания. Пожалуйста, внимательно прочтите спецификации. Несоблюдение их может привести к аннулированию тендера.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по поводу заполнения заявки или иных аспектов, свяжитесь с нами по телефону (телефон) или по электронной почте (почта).
С уважением, генеральный директор ABC
Розин Семен Артёмович
#7. Пример письма-приглашения для специалиста
Уважаемый Никита Дмитриевич!
От лица организации ABC мы хотим пригласить вас на дискуссию «ABC», которая состоится в отеле North Star 15 августа 2022 г. Участие бесплатное.
Мероприятие станет платформой для обсуждения современных экологических инициатив. Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране.
Спикерами встречи станут представители муниципальных образований и лидеры НКО, а также авторы научных разработок в этой области. В конце вечера планируется открытый круглый стол, где специалисты из областей экологии поделятся своими вариантами решения совместных экологических проблем.
Мы надеемся, что вы сможете посетить нашу мероприятие и поделитесь вашим опытом. Просим вас подтвердить свое присутствие, позвонив в наш офис в любой рабочий день по телефону (телефон).
С уважением,
Борис Величко
Директор ABC
Образцы писем с приглашениями на английском
Структура подобных документов на английском не отличается. Единственное: обращение пишется с выравниванием слева, а в конце ставится запятая (это касается, впрочем, всех видов писем на английском).Давайте рассмотрим несколько шаблонов приглашений с переводом.
#1. Шаблон приглашения на собеседование на английском
Дорогая Миссис Смит,
Благодарим вас за то, что вы подали заявление на должность администратора офиса в компании ABC в Миннеаполисе, Миннесота. Приглашаем вас прийти к нам в офис на собеседование на вакансию (название)
Ваше собеседование назначено на 1 мая 20XX, 16:00, по адресу 123 Main Street, Миннеаполис. Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 651-555-6666 или напишите мне по адресу johnsmith@abccompany.com, если у вас есть какие-либо вопросы или указанное время вам не подходит.
С уважением,
Джон Смит
Региональный менеджер ABC
Оригинал текста:
#2. Образец письма-приглашения на собрание с переводом
Дорогие коллеги,
Цель этого письма — пригласить вас на информационную встречу сотрудников компании ABC в [место встречи], 17 ноября 2021 года.
Цель этого собрания — определить, хотим ли мы создать нашу собственную профсоюзную организацию. Это добровольческая организация, деятельность которой будет направлена на решение любые проблемы или вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса. Приглашаются все сотрудники.
Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, чтобы определить, куда мы хотели бы двигаться дальше.
Если у вас есть какие-либо вопросы об этой информационной встрече, пожалуйста, свяжитесь с [контакт]
С уважением,
Джон Смит
Сотрудник отдела ABC
Текст приглашения на английском:
#3. Письмо-приглашение на званый вечер
Дорогая Мисс Смит,
Мы, выпускники бизнес-школы ABC сердечно благодарны вам за прогресс, которого мы достигли в изучении делового английского языка под вашим руководством.
Чтобы поблагодарить вас за те бесценные знания, которые вы помогли нам обрести, мы хотим пригласить вас на праздник в честь окончания бизнес-школы. Вечеринка будет проходить: в L-K Restaurant No. 244 Zhong-Shang North Road в среду, 6 июня, в 18:30.
Мы будем очень рады, если вы уделите нам время и придете.
С уважением,
Выпускники ABC
Английский текст письма:
#4. Пример делового приглашения на семинар
Дорогая Мисс Смит,
Мы рады сообщить вам, что в ближайшее воскресенье мы организуем образовательный семинар на тему «XYZ» в выставочном центре ABC с 10:00 до 17:00.
В ходе мероприятия специалисты ознакомят вас с передовыми разработками в сфере интернет-продаж и расскажут о перспективных источниках финансирования для сферы (сфера)
Программа семинара:
10:00-11:30 – регистрация участников;
11:30-13:00 – доклад исполнительного директора компании
13:00-14:00 – кофе-брейк;
14:00-16:00 – доклад контент-менеджера на тему: XXX
16:00-17:00 – открытая дискуссия
Чтобы принять участие в мероприятии, заполните регистрационную форму во вложении.
С уважением,
Корнелия Смит
Исполнительный директор компании ABC
Текст оригинала:
Заключение
Теперь вы можете написать свое собственное пригласительное письмо, которое обязательно вызовет у ваших гостей интерес к мероприятию, а также повысит имидж вашего события. Ничего сложного в составлении пригласительных нет. Главное — всегда сообщайте полную информацию о мероприятии и приводите веские причины, по которым гости должны его посетить.
Научившись писать один вид деловых писем, вы легко справитесь с другими темами, например, с письмами-извинениями или благодарственными письмами, о которых мы писали ранее.
Копирайтер проекта “Панда-копирайтинг”. Специализация: маркетинговые статьи
