Заявка на заключение договора – один из тех документов, которые встречаются в самых разных ситуациях: от запроса на поставку оборудования до обращения в госорган за разрешением. При этом форматы, структура и тон сильно отличаются в зависимости от адресата, цели и канала подачи. В этой статье собраны примеры заявки на заключение договора для наиболее частых и практически важных сценариев – с пояснениями по структуре и логике каждого варианта.
Подборка охватывает как стандартные деловые запросы между компаниями, так и обращения физических лиц, заявки в госструктуры и упрощенные форматы для малого бизнеса. Каждый пример показывает рабочую структуру и логику подачи – их можно взять за основу и адаптировать под конкретную ситуацию, а не копировать содержание дословно.
Содержание подборки: примеры заявки на заключение договора по форматам
В подборку вошли самые частые и практически полезные форматы, с которыми работают в реальных ситуациях.
Заявки от юридических лиц (B2B)
- 1. Заявка на заключение договора поставки товаров
- 2. Заявка на заключение договора оказания услуг (IT-сопровождение)
- 3. Заявка на заключение договора аренды нежилого помещения
- 4. Заявка на заключение рамочного договора на транспортные услуги
Заявки от физических лиц
- 5. Заявка физического лица на заключение договора оказания услуг
- 6. Заявка физического лица на заключение договора аренды жилого помещения
- 7. Заявка на заключение договора с управляющей компанией
Заявки в госструктуры и организации
- 8. Заявка на заключение договора с государственным заказчиком
- 9. Заявка на заключение договора энергоснабжения
- 10. Заявка на заключение договора на вывоз ТКО
Упрощенные и внутренние форматы
- 11. Короткая заявка-запрос на заключение договора (малый бизнес)
- 12. Внутренняя служебная заявка на заключение договора с подрядчиком
Примеры заявки на заключение договора разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое заявка на заключение договора? Это официальное обращение одной стороны к другой с предложением или просьбой заключить договор на определенных условиях. Она может быть как самостоятельным документом, так и приложением к коммерческому предложению или тендерной документации.
Чем заявка отличается от коммерческого предложения? Коммерческое предложение исходит от продавца и содержит оффер. Заявка на заключение договора, как правило, исходит от покупателя, заказчика или потребителя и содержит запрос или намерение заключить договор. Однако в деловой практике граница иногда размывается, и заявка может содержать элементы обоих жанров.
Основные форматы заявок:
- Деловое письмо-запрос – классический формат для B2B-обращений;
- Заявление – формат для обращений физических лиц или в госорганы;
- Заявка по форме организации – стандартизированный бланк конкретной структуры;
- Служебная записка – внутренний формат для инициирования заключения договора внутри компании;
- Краткий email-запрос – упрощенный формат для малого бизнеса и быстрых переговоров.
Где применяются: в закупках, при аренде имущества, при подключении к коммунальным услугам, при найме подрядчиков, при регистрации в качестве контрагента. Формат и тон зависят от адресата: государственная структура требует официального стиля и четкой реквизитной шапки, а партнер по малому бизнесу – краткого и понятного запроса.
Заявки от юридических лиц (B2B)
Это самый распространенный в деловом обороте формат. Такие заявки направляются между компаниями при необходимости оформить отношения по поставке, услугам, аренде или сотрудничеству. Ключевые требования – деловой стиль, четкое указание предмета договора, реквизиты и ответственное лицо.
📌 Заявка на заключение договора поставки товаров
- Сценарий: компания-покупатель обращается к поставщику с намерением заключить договор поставки
- Адресат: коммерческий директор или отдел продаж поставщика
- Канал: официальное письмо на фирменном бланке или email с вложением
- Задача: зафиксировать намерение, обозначить предмет и запросить условия или проект договора
Пример:
Исх. № 47 от 14.07.2025
Генеральному директору
ООО "СтройМатериалГрупп"
Иванову А. В.
Заявка на заключение договора поставки
Уважаемый Алексей Владимирович,
ООО "РемонтПроект" (далее – Покупатель) выражает намерение заключить с ООО "СтройМатериалГрупп" (далее – Поставщик) договор поставки строительных материалов.
Предмет договора: поставка сухих строительных смесей, гипсокартона и крепежных изделий в ассортименте согласно приложенной спецификации (Приложение № 1 к настоящей заявке).
Ориентировочный объем первой партии: 350 000 рублей с НДС. Периодичность поставок – еженедельно, в течение 6 месяцев с момента подписания договора.
Просим направить в наш адрес проект договора поставки, а также прайс-лист и условия отсрочки платежа.
Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна, менеджер по закупкам, тел. +7 (495) 123-45-67, email: zakupki@remont-proekt.ru
Генеральный директор ООО "РемонтПроект"
________________ / Смирнов Д. Е. /
М. П.
- Почему подходит: структура письма четкая – есть предмет, объем, периодичность и конкретный запрос. Поставщику понятно, что именно хочет покупатель и что нужно сделать в ответ.
- Что важно не испортить: спецификацию лучше прикладывать отдельно, а не перечислять в теле письма – иначе документ разрастается и теряет читаемость.
- Термин: спецификация – перечень товаров с указанием количества, единиц измерения и, при необходимости, цены.
📌 Заявка на заключение договора оказания услуг (IT-сопровождение)
- Сценарий: компания ищет подрядчика для технического обслуживания IT-инфраструктуры
- Адресат: руководитель IT-компании или менеджер по работе с клиентами
- Задача: обозначить потребность, запросить условия и предложить встречу или коммерческое предложение
Пример:
Исх. № 12 от 14.07.2025
Руководителю
ООО "ТехСервис Про"
Козлову Н. Д.
Заявка на заключение договора IT-сопровождения
Уважаемый Николай Дмитриевич,
ООО "Агроторг-Центр" рассматривает возможность заключения договора на комплексное IT-сопровождение нашей компании.
Краткое описание инфраструктуры: 40 рабочих станций, сервер 1С, корпоративная сеть, IP-телефония. Офис расположен по адресу: г. Москва, ул. Производственная, д. 5.
Нас интересуют следующие услуги:
- техническое обслуживание рабочих мест;
- администрирование сервера и резервное копирование;
- выездная поддержка по заявкам (SLA – не более 4 часов).
Просим направить коммерческое предложение с указанием стоимости ежемесячного обслуживания и проект договора для согласования.
Контактное лицо: Федоров Игорь Павлович, руководитель АХО, тел. +7 (499) 234-56-78, email: it@agrotorg-center.ru
Генеральный директор ООО "Агроторг-Центр"
________________ / Белова Е. С. /
М. П.
- Почему подходит: заявка дает подрядчику достаточно информации, чтобы сразу подготовить конкретное предложение. Перечисление услуг списком снижает риск недопонимания.
- SLA – Service Level Agreement, соглашение об уровне обслуживания. Здесь означает максимальное время реакции на заявку.
- Когда особенно уместен: когда хочется сразу отсечь подрядчиков, не готовых к конкретным срокам реакции.
📌 Заявка на заключение договора аренды нежилого помещения
- Сценарий: компания нашла подходящее помещение и обращается к арендодателю с официальным намерением заключить договор
- Адресат: собственник помещения или управляющая компания
- Задача: зафиксировать интерес, обозначить условия и запросить проект договора
Пример:
Исх. № 8 от 14.07.2025
Директору
ООО "Недвижимость Столицы"
Архипову В. Г.
Заявка на заключение договора аренды нежилого помещения
Уважаемый Виктор Геннадьевич,
ООО "Формат-Медиа" выражает намерение заключить договор аренды нежилого помещения, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д. 22, офис 14, общей площадью 85 кв. м.
Предполагаемый срок аренды: 12 месяцев с возможностью пролонгации. Целевое использование: офис для размещения редакции и переговорной зоны.
Просим направить проект договора аренды, а также подтвердить возможность начала аренды с 01.08.2025.
Реквизиты нашей организации прилагаются.
Контактное лицо: Лазарева Анна Игоревна, административный директор, тел. +7 (916) 345-67-89, email: admin@format-media.ru
Генеральный директор ООО "Формат-Медиа"
________________ / Орлов М. К. /
М. П.
- Почему подходит: указан конкретный объект, срок и цель использования. Арендодатель видит серьезность намерений и может сразу готовить проект договора.
- Что важно не испортить: реквизиты лучше вынести в приложение, а не вставлять в тело письма – это сохраняет читаемость основного текста.
📌 Заявка на заключение рамочного договора на транспортные услуги
- Сценарий: компания регулярно нуждается в грузоперевозках и хочет оформить долгосрочные отношения с перевозчиком
- Адресат: транспортная компания
- Задача: предложить заключить рамочный договор вместо разовых заявок
Пример:
Исх. № 31 от 14.07.2025
Коммерческому директору
ООО "ЛогистикТранс"
Семенову А. Ю.
Заявка на заключение рамочного договора транспортных услуг
Уважаемый Андрей Юрьевич,
В связи с регулярной потребностью в грузовых перевозках по Московской области ООО "ПромСнаб" предлагает рассмотреть возможность заключения рамочного договора на оказание транспортных услуг.
Примерный объем перевозок: 8–12 рейсов в месяц, грузоподъемность до 5 тонн, маршруты в пределах 300 км от МКАД.
Рамочный договор позволит нам оперативно оформлять заявки без подготовки разовых соглашений, а вам – планировать загрузку транспорта.
Просим направить проект рамочного договора и тарифную сетку для согласования.
Контактное лицо: Власов Денис Олегович, начальник отдела логистики, тел. +7 (903) 456-78-90, email: logistic@promsnab.ru
Генеральный директор ООО "ПромСнаб"
________________ / Тихонов С. В. /
М. П.
- Почему подходит: заявка предлагает обоюдную выгоду – это важно в B2B. Перевозчик понимает объем работы и может сразу просчитать тарифы.
- Термин: рамочный договор – договор, устанавливающий общие условия сотрудничества, в рамках которого затем оформляются отдельные заявки или спецификации.
Заявки от физических лиц
Физические лица чаще всего обращаются с заявками на заключение договора при аренде жилья, получении услуг или взаимодействии с управляющей компанией. Формат здесь проще: заявление с указанием данных, предмета и просьбы. Официальный тон сохраняется, но без корпоративных реквизитов.
📌 Заявка физического лица на заключение договора оказания услуг
- Сценарий: гражданин обращается к организации с просьбой заключить договор на конкретную услугу
- Адресат: руководитель или менеджер организации-исполнителя
- Задача: официально зафиксировать запрос на услугу и запросить договор
Пример:
Руководителю
ООО "Центр Юридической Помощи"
Громовой Т. Л.
от Сидорова Алексея Николаевича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Весенняя, д. 7, кв. 34,
тел. +7 (916) 000-00-00
Заявка на заключение договора оказания юридических услуг
Прошу заключить со мной договор на оказание юридических услуг по вопросу оспаривания кадастровой стоимости объекта недвижимости.
Объект: квартира, расположенная по адресу: г. Москва, ул. Весенняя, д. 7, кв. 34, кадастровый номер 77:00:0000000:12345.
Прошу направить проект договора для ознакомления по адресу электронной почты: sidorov.alexei@mail.ru, либо сообщить удобное время для личного визита.
14.07.2025 ________________ / Сидоров А. Н. /
- Почему подходит: короткая, четкая форма. Физическому лицу не нужно копировать корпоративный стиль – достаточно ясно обозначить предмет и способ связи.
- Что важно не испортить: кадастровый номер и адрес объекта здесь – рыбы данных. В реальной заявке нужно указывать фактические данные объекта.
📌 Заявка физического лица на заключение договора аренды жилого помещения
- Сценарий: гражданин нашел подходящую квартиру и хочет официально зафиксировать намерение снять ее
- Адресат: собственник квартиры или агентство недвижимости
- Задача: выразить намерение заключить договор найма и договориться об условиях
Пример:
Собственнику квартиры
по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 3, кв. 18
от Кузнецовой Ольги Сергеевны,
тел. +7 (926) 111-22-33, email: o.kuznetsova@mail.ru
Заявка на заключение договора найма жилого помещения
Прошу рассмотреть мою кандидатуру в качестве нанимателя квартиры, расположенной по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 3, кв. 18.
Планируемый срок найма: 12 месяцев с 01.08.2025. Состав проживающих: 1 человек. Наличие домашних животных: нет.
Готова предоставить копию паспорта, справку о доходах и рекомендательное письмо от предыдущего арендодателя.
Прошу сообщить об условиях и удобном времени для подписания договора.
14.07.2025 ________________ / Кузнецова О. С. /
- Почему подходит: собственник сразу видит ключевые параметры – срок, состав проживающих, готовность предоставить документы. Это снижает количество уточняющих вопросов.
- Когда особенно уместен: при аренде через агентство или когда на квартиру несколько претендентов – такая заявка выделяет серьезного нанимателя.
📌 Заявка на заключение договора с управляющей компанией
- Сценарий: новый собственник квартиры обращается в управляющую компанию для заключения договора на обслуживание
- Адресат: руководитель управляющей компании
- Задача: оформить договорные отношения по управлению и техническому обслуживанию
Пример:
Руководителю
ООО "Управдом-Сервис"
от Николаева Павла Игоревича,
собственника квартиры № 56 по адресу: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 12,
тел. +7 (499) 222-33-44
Заявление о заключении договора управления многоквартирным домом
Прошу заключить со мной договор управления многоквартирным домом по адресу: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 12, в отношении квартиры № 56, находящейся в моей собственности на основании свидетельства о праве собственности от 10.06.2025.
К заявлению прилагаю:
- копию паспорта (стр. 2–3);
- копию документа о праве собственности;
- копию технического паспорта квартиры.
Прошу направить мне проект договора или сообщить о времени приема для его подписания.
14.07.2025 ________________ / Николаев П. И. /
- Почему подходит: в работе с управляющей компанией важно сразу приложить документы – это ускоряет процесс и снижает риск отказа в приеме заявки.
- Что важно не испортить: список прилагаемых документов лучше давать четко – управляющие компании нередко возвращают заявки из-за неполного комплекта.
Заявки в госструктуры и организации
Обращения в государственные и регулируемые организации требуют строгого соблюдения официального стиля, четкой реквизитной шапки и ссылок на правовые основания. Здесь особенно важны полнота и точность: ошибка в реквизитах или отсутствие нужного документа могут стать основанием для отказа в рассмотрении.
📌 Заявка на заключение договора с государственным заказчиком
- Сценарий: поставщик по итогам закупочной процедуры направляет заявку на заключение государственного контракта
- Адресат: государственный заказчик
- Задача: подтвердить намерение заключить контракт и направить необходимые документы
Пример:
Исх. № 55 от 14.07.2025
Государственному заказчику:
ГБОУ "Центр образовательных технологий"
Руководителю Воронцовой Л. М.
Заявка на заключение государственного контракта
ООО "ОфисТехника" (ИНН 7700000001, ОГРН 1027700000001, адрес: г. Москва, ул. Промышленная, д. 9) сообщает о своей готовности заключить государственный контракт на поставку офисной техники по итогам открытого конкурса (извещение № 0000000000000000001 от 01.07.2025).
Предлагаемые условия соответствуют требованиям закупочной документации. Обеспечение исполнения контракта предоставлено в форме банковской гарантии № ГАР-2025-0001 от 10.07.2025, выданной ПАО "Надежный Банк".
К заявке прилагаются:
- подписанный проект контракта (2 экземпляра);
- банковская гарантия;
- документы, подтверждающие полномочия подписанта.
Просим подписать контракт в установленные законодательством сроки.
Генеральный директор ООО "ОфисТехника"
________________ / Яковлев С. П. /
М. П.
- Почему подходит: при госзакупках важно явно сослаться на извещение и подтвердить наличие обеспечения. Без этого письмо может быть отклонено как неполное.
- Термин: банковская гарантия – документ, по которому банк обязуется выплатить заказчику определенную сумму, если поставщик не исполнит контракт.
- Термин: ИНН, ОГРН – идентификационные коды организации, обязательные в официальных обращениях к госзаказчику.
📌 Заявка на заключение договора энергоснабжения
- Сценарий: организация или ИП обращается в энергосбытовую компанию для заключения договора на электроснабжение нового объекта
- Адресат: энергосбытовая компания
- Задача: инициировать заключение договора и подать необходимый пакет документов
Пример:
Исх. № 3 от 14.07.2025
Директору
АО "МосЭнергоСбыт"
Заявка на заключение договора энергоснабжения
ИП Захаров Роман Васильевич (ИНН 770000000001) просит заключить договор энергоснабжения для нежилого помещения по адресу: г. Москва, ул. Торговая, д. 4, пом. 2.
Характеристики объекта:
- тип потребителя: малый бизнес;
- планируемая мощность: до 15 кВт;
- категория надежности: II.
К заявке прилагаю:
- копию свидетельства о государственной регистрации ИП;
- копию договора аренды помещения;
- технические условия на подключение;
- акт разграничения балансовой принадлежности.
Прошу направить проект договора по адресу: zakharov.roman@mail.ru
14.07.2025 ________________ / Захаров Р. В. /
- Почему подходит: энергосбытовые компании работают по стандартным процедурам, и полнота пакета документов критична. Четкий список приложений ускоряет обработку заявки.
- Термин: акт разграничения балансовой принадлежности – документ, определяющий, где заканчивается ответственность сетевой организации и начинается зона ответственности потребителя.
- Термин: категория надежности – классификация потребителей по допустимому времени перерыва в электроснабжении (I – критически важные объекты, III – обычные).
📌 Заявка на заключение договора на вывоз ТКО
- Сценарий: организация обращается к региональному оператору по обращению с отходами для заключения договора на вывоз мусора
- Адресат: региональный оператор ТКО
- Задача: оформить обязательный по закону договор на обращение с твердыми коммунальными отходами
Пример:
Исх. № 7 от 14.07.2025
Региональному оператору по обращению с ТКО
ООО "ЭкоСервис Регион"
Заявка на заключение договора на оказание услуг по обращению с ТКО
ООО "Кафе на Садовой" (ИНН 7701000002, адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 10) просит заключить договор на оказание услуг по обращению с твердыми коммунальными отходами.
Сведения об объекте накопления ТКО:
- адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 10 (кафе, 1-й этаж);
- расчетный объем отходов: 1,5 куб. м в сутки;
- место накопления: контейнерная площадка во дворе дома.
К заявке прилагаем:
- копию свидетельства о государственной регистрации;
- копию договора аренды помещения;
- схему расположения места накопления ТКО.
Просим направить проект договора для подписания.
Генеральный директор ООО "Кафе на Садовой"
________________ / Миронов А. Е. /
М. П.
- Почему подходит: договор с региональным оператором обязателен по закону для всех юридических лиц. Заявка в таком формате ускоряет процедуру и снижает риск претензий со стороны контролирующих органов.
- Термин: ТКО – твердые коммунальные отходы. Региональный оператор – организация, уполномоченная на сбор, вывоз и утилизацию ТКО в конкретном регионе.
Упрощенные и внутренние форматы
Не каждая заявка требует официального письма с реквизитами и печатью. В малом бизнесе и при внутренних процессах нередко используют короткие email-запросы или служебные записки. Такие форматы экономят время, но при этом должны содержать все ключевые элементы: предмет, объем, условия и контактное лицо.
📌 Короткая заявка-запрос на заключение договора (малый бизнес)
- Сценарий: ИП или небольшая компания обращается к подрядчику в неформальном деловом тоне
- Канал: email
- Задача: быстро инициировать переговоры и запросить условия
Пример:
Тема письма: Заявка на заключение договора – дизайн сайта
Добрый день, Елена!
Меня зовут Дмитрий Рощин, я руковожу небольшой студией интерьерного дизайна "АртПространство" в Москве.
Хочу обсудить с вами заключение договора на разработку сайта-портфолио. Нам нужен сайт на 10–15 страниц, адаптивный, с формой заявки и галереей проектов. Срок – до конца августа 2025 года.
Пришлите, пожалуйста, бриф или стандартный договор, чтобы я понял условия и смог принять решение. Готов созвониться в любой день на этой неделе.
С уважением,
Дмитрий Рощин
ИП Рощин Д. А.
тел. +7 (916) 500-00-00
site@art-prostranstvo.ru
- Почему подходит: в малом бизнесе официальный стиль часто воспринимается как дистанция. Деловой, но живой тон ускоряет ответ и снижает барьер для начала переговоров.
- Что важно не испортить: даже в неформальном письме нужно указать предмет, срок и способ связи – без этого письмо выглядит как запрос "ни о чем".
📌 Внутренняя служебная заявка на заключение договора с подрядчиком
- Сценарий: сотрудник инициирует заключение договора внутри компании, направляя служебную записку в юридический или финансовый отдел
- Адресат: руководитель юридического отдела или финансовый директор
- Задача: получить согласование на заключение договора с конкретным подрядчиком
Пример:
Служебная записка
Кому: Начальнику юридического отдела Павловой И. С.
От: Руководителя отдела маркетинга Громова К. В.
Дата: 14.07.2025
Тема: Заявка на заключение договора с подрядчиком на ведение контекстной рекламы
Прошу согласовать и подготовить договор с ИП Лебедева Анна Сергеевна (ИНН 770000000002) на оказание услуг по ведению рекламных кампаний в Яндекс Директ.
Обоснование: текущий подрядчик завершает договор 31.07.2025. Для обеспечения непрерывности рекламных кампаний необходимо заключить новый договор до 25.07.2025.
Параметры договора:
- предмет: ведение контекстной рекламы (Яндекс Директ);
- срок: 6 месяцев с 01.08.2025;
- стоимость: 35 000 рублей в месяц;
- бюджет на рекламу: оплачивается отдельно через корпоративную карту.
Коммерческое предложение и реквизиты подрядчика прилагаю.
Прошу подтвердить готовность договора до 20.07.2025.
________________ / Громов К. В. /
- Почему подходит: внутренняя заявка – это не просьба, а документ с обоснованием. Указание дедлайна и параметров договора помогает юристам подготовить документ без лишних уточнений.
- Что важно не испортить: обоснование необходимости – ключевой элемент. Без него служебная записка воспринимается как формальность и обрабатывается в последнюю очередь.
Как составить заявку на заключение договора. Правила и этапы сборки с примерами
Все примеры выше показывают рабочую логику разных форматов. Но чтобы составить собственный образец заявки на заключение договора под конкретную задачу, важно понять, из каких смысловых блоков она собирается и что именно нужно подставить в каждый из них. Ниже – не абстрактный совет, а разбор сборки на конкретном кейсе.
Базовая схема сборки заявки
Стандартная заявка на заключение договора собирается из следующих блоков:
- 1. Шапка документа – кому, от кого, дата и исходящий номер
- 2. Заголовок – название документа с указанием типа договора
- 3. Обращение – к конкретному лицу или организации
- 4. Предмет заявки – что именно запрашивается и на каких условиях
- 5. Параметры договора – объем, срок, условия, ключевые характеристики
- 6. Перечень приложений – документы, прилагаемые к заявке
- 7. Запрос действия – что нужно сделать в ответ (направить договор, подтвердить, связаться)
- 8. Контактные данные и подпись – ответственное лицо, способ связи
Таблица блоков заявки
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Шапка документа | Идентифицировать отправителя и адресата, зафиксировать дату | Должность, имя адресата, название организации; от кого; дата; исходящий номер | Исх. № 14 от 14.07.2025. Директору ООО "Партнер". От ООО "Заявитель" |
| Заголовок | Сразу обозначить тип документа | "Заявка на заключение договора [тип]" | Заявка на заключение договора поставки расходных материалов |
| Обращение | Задать деловой тон, персонализировать | Имя и отчество руководителя или нейтральное обращение | Уважаемый Сергей Николаевич, / Уважаемые коллеги, |
| Предмет заявки | Сразу показать суть обращения | Что именно запрашивается и кем | ООО "Заявитель" выражает намерение заключить договор поставки бумаги и картриджей |
| Параметры договора | Дать конкретику, снять необходимость уточнять | Объем, периодичность, срок, ключевые условия | Объем: до 80 000 руб./мес. Срок: 12 мес. Периодичность: 2 раза в месяц |
| Перечень приложений | Показать комплектность пакета документов | Список прилагаемых документов | Реквизиты организации, спецификация, копия устава |
| Запрос действия | Указать, что ожидается в ответ | Конкретное действие: направить договор, подтвердить встречу, выслать КП | Просим направить проект договора для согласования |
| Контакты и подпись | Обеспечить возможность обратной связи | Имя, должность, телефон, email; подпись и печать (при необходимости) | Иванова М. С., менеджер по закупкам, тел. +7 (495) 123-45-67 |
Пошаговая сборка на одном кейсе
Сценарий: небольшая стоматологическая клиника хочет заключить договор с поставщиком расходных материалов.
Шаг 1. Шапка. Определяем адресата – коммерческий директор поставщика. Указываем исходящий номер, дату, наименование клиники.
Шаг 2. Заголовок. "Заявка на заключение договора поставки стоматологических расходных материалов" – сразу понятно, о чем документ.
Шаг 3. Обращение. Если имя известно – обращаемся по имени-отчеству. Если нет – "Уважаемые коллеги".
Шаг 4. Предмет заявки. Пишем, что клиника выражает намерение заключить договор поставки. Кратко поясняем, что именно нужно: перчатки, маски, одноразовые инструменты, пломбировочные материалы.
Шаг 5. Параметры. Ориентировочный объем – 60 000–80 000 рублей в месяц. Периодичность – 2 раза в месяц. Срок договора – 1 год с пролонгацией.
Шаг 6. Приложения. Прикладываем реквизиты клиники и примерный перечень позиций (спецификацию).
Шаг 7. Запрос действия. Просим направить проект договора и прайс-лист с условиями отсрочки платежа.
Шаг 8. Контакты. Указываем имя администратора по закупкам, телефон и email.
Готовая собранная версия
Исх. № 22 от 14.07.2025
Коммерческому директору
ООО "МедСнаб Профи"
Крылову А. В.
Заявка на заключение договора поставки стоматологических расходных материалов
Уважаемый Андрей Викторович,
Стоматологическая клиника "ДентаЛюкс" (ООО "ДентаЛюкс", г. Москва) выражает намерение заключить договор поставки расходных материалов для стоматологических кабинетов.
Нас интересуют следующие категории товаров: одноразовые расходники (перчатки, маски, слюноотсосы), пломбировочные материалы, анестетики, ортопедические комплектующие.
Ориентировочный объем закупок: 60 000–80 000 рублей в месяц. Периодичность поставок: 2 раза в месяц. Желаемый срок договора: 12 месяцев с возможностью пролонгации.
К заявке прилагаем реквизиты организации и примерный перечень позиций.
Просим направить проект договора поставки и прайс-лист с указанием условий отсрочки платежа.
Контактное лицо: Степанова Ирина Олеговна, офис-менеджер, тел. +7 (495) 000-00-00, email: zakupki@dentalux.ru
Генеральный директор ООО "ДентаЛюкс"
________________ / Нестеров Д. В. /
М. П.
Границы применимости и типичные ошибки
Когда схема работает хорошо:
- когда обе стороны – юридические лица и знакомы с деловым документооборотом;
- когда нужно оформить отношения по типовым услугам или поставкам;
- когда договор будет составляться стандартный, без сложных нестандартных условий.
Где схема ломается:
- в госзакупках – там есть строгие требования по форме и обязательным реквизитам, которые устанавливает заказчик;
- в заявках к регулируемым организациям (энергетика, ЖКХ) – там нередко требуется заполнять их собственные формы;
- в международных контрактах – требуется адаптация под правовую систему другой страны.
Что нельзя выкидывать без потери качества:
- предмет заявки – без него адресат не понимает, о чем вы;
- параметры договора – без них заявка превращается в абстрактный интерес;
- запрос действия – без него непонятно, что нужно сделать в ответ.
Что можно менять:
- тон и стиль – в зависимости от адресата (формальный / деловой / дружелюбный);
- состав приложений – в зависимости от требований принимающей стороны;
- объем параметров – можно расширить или сократить в зависимости от сложности предмета.
Что нельзя переносить бездумно из чужого примера: реквизиты, ИНН, ОГРН, номера документов, адреса объектов и контактные данные. Все эти элементы должны быть вашими – подставляйте только реальные данные своей организации.
Практические советы по составлению заявки на заключение договора
| Элемент | Совет |
| Заголовок | Всегда указывайте тип договора в заголовке – это сразу снимает необходимость читать весь текст для понимания сути |
| Предмет | Формулируйте предмет в первом абзаце – адресат должен понять, о чем речь, с первых двух строк |
| Параметры | Конкретные цифры (объем, сроки, периодичность) сокращают количество уточняющих вопросов и ускоряют ответ |
| Приложения | Перечисляйте прилагаемые документы списком, а не вставляйте их упоминание в текст – это удобнее для проверки комплектности |
| Запрос действия | Всегда заканчивайте конкретной просьбой: "направьте проект договора", "подтвердите условия", "свяжитесь для согласования" |
| Тон | Подбирайте тон под адресата: госорган требует официального стиля, малый бизнес – живого делового тона |
| Подпись | Для юридических лиц подпись с расшифровкой и печатью обязательны – без этого документ может быть не принят |
6 практических приемов, которые повышают качество заявки
- Начинайте с главного. Первые два предложения должны объяснять, кто обращается и зачем. Не откладывайте суть на третий абзац.
- Не перегружайте тело письма документами. Реквизиты, спецификации и приложения выносите отдельно – тело заявки должно оставаться читаемым.
- Указывайте дедлайн, если он есть. "Просим направить договор до 20.07.2025" – это не давление, а полезная информация для планирования адресата.
- Проверяйте соответствие формату адресата. Некоторые организации принимают заявки только по своей форме – уточняйте это заранее, чтобы не переделывать документ.
- Не смешивайте заявку с коммерческим предложением. Если вы покупатель или заказчик, заявка исходит от вас. Если вы продавец – это уже коммерческое предложение с другой логикой и структурой.
- Используйте нейтральный деловой язык. Слова "настоятельно прошу", "категорически требую" и подобные конструкции в заявке на заключение договора выглядят неуместно и создают напряжение там, где его не должно быть.
Заключение
Готовый шаблон заявки на заключение договора – это не конечный продукт, а отправная точка. Любой из приведенных образцов показывает логику и структуру, которую нужно наполнить своими данными: предметом, объемом, условиями и реквизитами конкретной ситуации. Именно это делает заявку рабочим документом, а не просто красиво оформленным текстом.
При выборе формата ориентируйтесь прежде всего на адресата: государственная структура и энергосбытовая компания ждут официального письма с полным пакетом документов, а небольшой подрядчик нередко быстрее реагирует на короткий деловой email. Структура одна – тон и объем адаптируются под задачу.
