#office
В атласе собран 121 вариант замены фразы "Просим подписать электронной подписью": прямые просьбы, мягкие обращения, формулировки для деловых писем, электронного документооборота и рабочих задач. Отдельные подборки уточняют срок, порядок подписания, полномочия и технический способ. Такие уточнения подходят только тогда, когда соответствуют вашей ситуации. Сокращение ЭП используется в значении "электронная подпись", ЭДО – "электронный документооборот".
Нейтральная просьба без дополнительных условий
Прямое обращение к подписанту
Здесь собраны близкие аналоги "Просим подписать электронной подписью" для обычной деловой переписки.
Как делается: действие называется прямо, а просьба оформляется через побуждение, обращение или предложение.
№1. Подпишите, пожалуйста, документ электронной подписью.
№2. Обращаемся к вам с просьбой об электронном подписании документа.
№3. Предлагаем подписать документ с использованием электронной подписи.
№4. Просьба поставить электронную подпись под документом.
№5. Пожалуйста, выполните подписание документа с помощью ЭП.
Через ожидаемый результат
Формулировки подходят, когда важен подписанный электронный документ, а не описание операции.
Как делается: просьба переносится с действия на результат, который должен получить отправитель.
№6. Просим предоставить документ, подписанный вашей электронной подписью.
№7. Ожидаем от вас электронный экземпляр документа с ЭП.
№8. Пожалуйста, верните документ с наложенной электронной подписью.
№9. Для завершения обмена нам нужен документ с вашей ЭП. Просим его подписать.
№10. Просим направить в ответ подписанный электронный оригинал, а не неподписанный файл.
Краткая и безличная подача
Эти варианты подходят для лаконичных писем и сопроводительных записей. Безличная конструкция звучит определеннее обычной просьбы.
Как делается: вместо развернутого обращения обозначается требуемое действие или назначение документа.
№11. Документ необходимо подписать электронной подписью.
№12. Требуется ваша электронная подпись на документе.
№13. Документ – на подписание с помощью ЭП.
№14. Следующий шаг – подписать документ электронной подписью.
Мягкое обращение с сохранением деловой дистанции
Вопрос вместо побуждения
Вопросительные аналоги просьбы подписать электронной подписью позволяют обратиться менее категорично, не меняя ожидаемого действия.
Как делается: просьба выражается вопросом о возможности или готовности подписать документ.
№15. Не могли бы вы подписать документ электронной подписью?
№16. Удобно ли вам сейчас подписать документ с помощью ЭП?
№17. Можно попросить вас об электронной подписи на документе?
№18. Готовы ли вы перейти к подписанию документа электронной подписью?
Благодарность и уважение к занятости
Здесь собраны вежливые обращения без срочного срока. Они не подходят, если подписание нельзя откладывать.
Как делается: ожидаемое действие представляется как содействие, за которое отправитель будет признателен.
№19. Будем признательны, если вы подпишете документ электронной подписью.
№20. Пожалуйста, найдите возможность подписать документ с помощью ЭП.
№21. Когда у вас будет возможность, уделите, пожалуйста, время электронному подписанию документа.
№22. Не хотим отвлекать вас надолго: просим только подписать подготовленный документ электронной подписью.
Простой язык между коллегами
Формулировки рассчитаны на привычное рабочее общение, в котором не требуется церемонное обращение.
Как делается: официальная оболочка заменяется короткой репликой, но способ подписания остается явным.
№23. Нужна ваша ЭП на документе. Подпишите, пожалуйста.
№24. Давайте подпишем документ электронно – каждый со своей стороны.
№25. Осталась электронная подпись. Сможете поставить?
№26. Документ уже у вас на подписи – осталось подписать его с помощью ЭП.
Передача документа на подписание
Просьба внутри сопроводительного письма
В этих заменах фразы "Просим подписать электронной подписью" отправка файла и ожидаемое действие объединены в одно сообщение.
Как делается: назначение вложения, ссылки или отправленного экземпляра сразу раскрывается через просьбу о подписании.
№27. Направляем документ для подписания электронной подписью с вашей стороны.
№28. Во вложении – документ. Просим подписать его с помощью ЭП.
№29. По ссылке доступен документ для электронного подписания. Пожалуйста, откройте его и подпишите.
№30. Передаем вам согласованный текст на подпись; просим оформить подписание в электронном виде с применением ЭП.
№31. В ответ на ваш запрос направляем документ и просим подписать его электронной подписью.
От ознакомления к подписи
Подборка связывает подписание с прочтением или проверкой документа, не объявляя его заранее согласованным.
Как делается: просьба включается в последовательность действий либо ставится в зависимость от отсутствия замечаний.
№32. Ознакомьтесь, пожалуйста, с документом и подпишите его электронной подписью.
№33. Если замечаний к тексту нет, просим подписать документ с помощью ЭП.
№34. После проверки реквизитов подпишите, пожалуйста, документ электронной подписью.
№35. При согласии с изложенными условиями подтвердите его подписанием документа с помощью ЭП.
№36. Если содержание документа соответствует нашим договоренностям, переходите к электронному подписанию.
№37. Проверьте, пожалуйста, что открыли нужную редакцию, и подпишите ее электронной подписью.
Подписание после состоявшегося согласования
Эти варианты применимы, когда обсуждение действительно завершено и остается оформить подпись.
Как делается: просьба опирается на уже достигнутую договоренность и отделяет согласование содержания от подписания.
№38. Текст согласован. Просим завершить оформление документа электронной подписью.
№39. В продолжение достигнутых договоренностей предлагаем перейти к подписанию документа с помощью ЭП.
№40. Замечания учтены; направляем окончательную редакцию на электронную подпись.
№41. Спасибо за согласование. Теперь просим подписать документ электронной подписью.
№42. Подтвердите, пожалуйста, согласованную редакцию своей ЭП на документе.
Подписание в системе электронного документооборота
Просьба с указанием места действия
Здесь исходная просьба подписать электронной подписью дополняется маршрутом к документу. Используйте только существующие в вашей системе разделы и способы доступа.
Как делается: абстрактное подписание превращается в понятное действие в конкретном сервисе.
№43. Просим подписать поступивший документ в системе ЭДО с помощью вашей ЭП.
№44. Войдите, пожалуйста, в личный кабинет и подпишите размещенный там документ электронной подписью.
№45. Откройте входящий пакет от нашей организации и выполните электронное подписание.
№46. Документ находится в разделе "На подпись". Выберите его и подпишите с помощью ЭП.
№47. Перейдите по приглашению к подписанию и завершите процедуру с использованием электронной подписи.
№48. Просим поставить ЭП непосредственно в карточке документа, чтобы подписанный экземпляр сохранился в системе.
Короткие уведомления и рабочие задачи
Это компактные замены для уведомлений, комментариев и заданий. Названия статусов здесь описательные, а не обязательные реквизиты системы.
Как делается: просьба передается через статус документа, назначенную задачу или краткий призыв к действию.
№49. Документ ожидает вашей электронной подписи.
№50. Вам направлен запрос на подписание документа с помощью ЭП.
№51. Для вас подготовлен документ: откройте его и подпишите электронной подписью.
№52. Задача: подписать приложенный документ с использованием ЭП.
№53. Подтвердите документ электронной подписью, чтобы завершить эту задачу.
Подпись вместо промежуточного действия
Варианты нужны, когда просмотр, согласование или сохранение файла не заменяют требуемую подпись.
Как делается: уточняется, какое именно действие ожидается, и устраняется двусмысленность интерфейса.
№54. Просим не ограничиваться просмотром документа: его необходимо подписать электронной подписью.
№55. Отметка "Согласовано" уже есть; пожалуйста, выполните отдельное действие – подписание с помощью ЭП.
№56. Выберите действие "Подписать" и завершите операцию с вашей электронной подписью.
№57. После сохранения документа, пожалуйста, доведите процедуру до наложения ЭП.
Срок, очередность и повторное обращение
Просьба с конкретным сроком
Фраза "Просим подписать электронной подписью" здесь уточняется по времени. Сроки и основания следует указывать только реальные.
Как делается: просьба связывается с предельной датой, рабочим периодом или необходимой очередностью.
№58. Просим подписать документ электронной подписью не позднее [дата].
№59. Пожалуйста, завершите электронное подписание до конца рабочего дня.
№60. Сможете подписать документ с помощью ЭП к [дата]?
№61. Рассчитываем получить документ с вашей электронной подписью к [дата]. Просим учесть этот срок.
№62. Просим уделить электронному подписанию первоочередное внимание: документ нужен к [дата].
№63. Чтобы успеть к согласованному сроку, подпишите, пожалуйста, документ электронной подписью сегодня.
Спокойное напоминание
Эти формулы предполагают, что просьба о подписании уже направлялась. Упоминание статуса уместно, если он проверен.
Как делается: новое обращение связывается с предыдущим запросом или с незавершенным этапом оформления.
№64. Напоминаем о необходимости подписать направленный ранее документ электронной подписью.
№65. Возвращаемся к вопросу электронного подписания: просим подписать документ с вашей стороны.
№66. По данным системы, документ пока без вашей ЭП. Пожалуйста, завершите подписание.
№67. Наш запрос на электронное подписание остается актуальным. Будем признательны за подпись.
№68. Если вы еще не подписали документ, просим сделать это с помощью ЭП.
№69. Направляем повторное приглашение к электронному подписанию документа.
Настойчиво, но без превращения просьбы в приказ
Подборка подходит для повторного обращения при задержке. Она не вводит санкций и не приписывает отправителю властных полномочий.
Как делается: подчеркивается незавершенность действия, истечение срока или невозможность двигаться дальше без подписи.
№70. Повторно просим завершить подписание документа электронной подписью.
№71. Согласованный срок подписания истек. Просим поставить электронную подпись без дальнейшего переноса.
№72. Пожалуйста, не откладывайте электронное подписание: этот этап остается незавершенным.
№73. Без вашей ЭП мы не можем завершить оформление. Просим подписать документ в ближайшее время.
Кто подписывает и в каком порядке
Обращение через ответственного сотрудника
Это контекстные замены для получателя, который организует подписание, но не обязательно подписывает сам.
Как делается: личная просьба поставить подпись заменяется поручением передать документ или обеспечить его подписание уполномоченным лицом.
№74. Просим организовать подписание документа электронной подписью уполномоченного представителя вашей организации.
№75. Передайте, пожалуйста, документ на электронную подпись сотруднику, имеющему право его подписать.
№76. Направьте документ по внутреннему маршруту на подписание с помощью ЭП.
№77. Просим обеспечить получение электронной подписи уполномоченного лица на направленном документе.
№78. Если подписание не входит в ваши полномочия, пожалуйста, переадресуйте запрос ответственному подписанту.
Встречная подпись и последовательное подписание
В этих вариантах просьба поставить электронную подпись включена в обмен между сторонами. Указанная очередность должна соответствовать фактическому порядку работы.
Как делается: обозначается место подписи адресата среди подписей других участников.
№79. Документ подписан с нашей стороны. Просим добавить вашу электронную подпись.
№80. Просим завершить двустороннее подписание, поставив ЭП со стороны вашей организации.
№81. Подпишите, пожалуйста, документ первыми с помощью ЭП; после этого он поступит на подпись нам.
№82. После подписи первого участника просим подписать документ вашей электронной подписью.
№83. Подошла ваша очередь в маршруте подписания. Пожалуйста, поставьте ЭП.
№84. Для завершения подписания всеми сторонами не хватает только вашей ЭП. Просим подписать документ.
Несколько подписантов с разными зонами ответственности
Подборка предназначена для документов и пакетов, в которых предусмотрено несколько самостоятельных подписей.
Как делается: общая просьба распределяется между участниками или ограничивается областью полномочий адресата.
№85. Просим каждого из указанных подписантов подписать документ собственной электронной подписью.
№86. Подпишите электронной подписью только те документы пакета, которые отнесены к вашей зоне ответственности.
№87. Просим поставить предусмотренные маршрутом электронные подписи от всех ответственных подразделений.
№88. Пожалуйста, подпишите документ своей ЭП в качестве согласованного представителя стороны.
Что именно требуется подписать
Окончательная редакция и неизменность файла
Такие уточнения заменяют общую просьбу подписать электронной подписью, когда важно исключить ошибку в выборе версии.
Как делается: объект подписания определяется через актуальность, замену прежнего файла или запрет на внесение изменений после согласования.
№89. Просим подписать электронной подписью окончательную редакцию, приложенную к этому сообщению.
№90. Для электронного подписания используйте новый файл; предыдущую версию подписывать не нужно.
№91. Пожалуйста, поставьте ЭП на согласованный файл без внесения дополнительных изменений.
№92. Подпишите электронной подписью экземпляр с номером версии [номер], чтобы обе стороны подписали одинаковый текст.
№93. Просим подписать именно исходный электронный файл, сохранив его формат.
Пакет документов и отдельные вложения
Варианты различают подписание каждого файла, выбор части пакета и подпись под общим комплектом. Последняя возможность зависит от используемой системы.
Как делается: раскрывается объем просьбы: сколько объектов подписать и на какие материалы должна распространяться подпись.
№94. Просим подписать электронной подписью каждый документ из направленного комплекта.
№95. Пожалуйста, подпишите с помощью ЭП основной документ и все перечисленные приложения к нему.
№96. Из приложенных файлов на электронную подпись направлен только документ [название]; остальные материалы даны для ознакомления.
№97. Подпишите пакет целиком штатной функцией системы, чтобы электронная подпись распространялась на все включенные документы.
№98. Просим поставить отдельную ЭП на приложении: подпись на основном документе его не охватывает.
Какой способ электронной подписи нужен
Уточнение вида ЭП
Эти формулировки конкретизируют "Просим подписать электронной подписью", но не являются универсальными заменами: вид подписи определяется применимыми требованиями и соглашениями сторон.
Как делается: общее название средства подписания заменяется точным видом ЭП или ссылкой на согласованный порядок.
№99. Просим подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью.
№100. Для этого документа предусмотрена усиленная неквалифицированная ЭП. Пожалуйста, используйте ее при подписании.
№101. Подпишите документ простой электронной подписью в порядке, установленном нашим соглашением.
№102. Просим применить тот вид электронной подписи, который указан в требованиях к этому документу.
№103. Используйте для подписания ЭП, соответствующую вашей роли и полномочиям в этой процедуре.
Подпись в файле или отдельным файлом
Подборка подходит для обмена вне единого интерфейса ЭДО. Формат подписи и состав отправления должны соответствовать техническому порядку обмена.
Как делается: просьба раскрывается через конкретный способ наложения подписи и состав подписанного комплекта.
№104. Подпишите документ отсоединенной электронной подписью и направьте исходный файл вместе с файлом подписи.
№105. Просим встроить электронную подпись в PDF-документ и вернуть подписанный файл.
№106. Сформируйте подписанный электронный контейнер с документом и отправьте его нам.
№107. Просим наложить ЭП на файл в формате, предусмотренном инструкцией по обмену документами.
Электронная подпись вместо изображения подписи
Эти варианты нужны, когда адресат может принять скан, картинку или напечатанную фамилию за требуемое электронное подписание.
Как делается: ожидаемое действие уточняется через отличие от похожего, но неподходящего способа оформления.
№108. Просим подписать электронный документ с помощью ЭП, а не присылать скан бумажного экземпляра.
№109. Изображение подписи в файле не заменяет требуемую ЭП. Пожалуйста, выполните электронное подписание.
№110. Пожалуйста, не ограничивайтесь указанием фамилии в поле подписи: подпишите документ предусмотренным средством ЭП.
№111. Распечатывать документ для подписания не нужно – просим поставить электронную подпись на самом файле.
Особые условия и повторное подписание
Действие после выполнения условия
Здесь просьба подписать электронной подписью сохраняется, но ее исполнение привязано к реальному предварительному этапу.
Как делается: условие определяет момент подписания и исключает преждевременную подпись.
№112. После внутреннего согласования просим подписать документ электронной подписью.
№113. Как только будут подтверждены полномочия подписанта, пожалуйста, оформите документ с помощью ЭП.
№114. Просим подписать документ электронной подписью после внесения согласованных исправлений, не раньше.
№115. Если ваша организация принимает предложенный порядок электронного обмена, просим подписать документ через ЭДО.
№116. Подписание понадобится после подтверждения итоговой суммы. Получив подтверждение, пожалуйста, поставьте ЭП.
Новая подпись после изменения документа или технической ошибки
Эти формулы применяются только при необходимости подписать заново. Причину следует называть по проверенным данным, не объявляя любую ошибку проверки недействительностью подписи.
Как делается: повторное действие обосновывается изменением файла, отсутствием сохраненной подписи или выявленной проблемой подписания.
№117. В документ внесены согласованные изменения. Просим подписать обновленный файл электронной подписью заново.
№118. Предыдущее подписание не завершилось, ЭП не сохранилась. Пожалуйста, повторите операцию.
№119. Полученный файл не содержит электронной подписи. Просим подписать его и направить повторно.
№120. При подписании был выбран неверный сертификат. Просим повторно подписать документ ЭП уполномоченного лица.
№121. Проверка показала, что файл изменен после подписания. Просим подписать согласованную версию заново и отправить ее без последующих изменений.
#office
