Примеры циркулярных писем: готовые тексты в разных стилях и форматах

№1. Всем сотрудникам мастерской "Лист"
Тема: Единый порядок выдачи материалов

С 3 июня материалы для заказов выдаются со склада по заявке мастера смены. Самостоятельно брать ткань, фурнитуру и упаковку со стеллажей больше не нужно: так мы сможем видеть остатки до запуска следующего заказа, а не после него.

Заявку можно оставить до 16:00 накануне смены в журнале у входа на склад. Укажите номер заказа, наименование материала и количество. Кладовщик подготовит комплект к началу вашей смены; если нужного материала не хватит, он сообщит об этом мастеру до 17:00. Для срочной переделки в течение дня обращайтесь к мастеру смены напрямую – ждать следующего утра не требуется.

Уже собранные комплекты остаются у бригад. Новое правило касается только последующих выдач. В пятницу мы проверим, хватает ли времени на подготовку заявок, и при необходимости изменим час приема.

Руководитель мастерской
Анна Левина

№2. Руководителям и администраторам филиалов бюро переводов "Параллель"
Тема: Как утверждаем изменения в готовом заказе

С 10 июня изменение текста после отправки заказа на верстку утверждает менеджер, который ведет клиента. Верстальщик не принимает такие правки непосредственно от переводчика или заказчика, даже если изменение кажется небольшим. Причина практическая: в мае два файла ушли клиентам с разными версиями одной страницы.

При передаче называйте номер заказа и текущую версию файла. Версией считается файл, ссылка на который стоит в карточке заказа; копия из переписки не заменяет его. Если клиент позвонил, менеджер фиксирует его слова письмом и просит подтвердить перечень изменений ответом. Это защищает и клиента, и исполнителя от спора о том, какая правка была согласована.

Заказы, уже находящиеся на верстке 10 июня, продолжаем по прежнему порядку до выдачи результата. Для новых заказов правило действует во всех филиалах без отдельных распоряжений. Вопрос о конкретной правке направляйте руководителю производства по адресу production@example.com, указав номер заказа: он ответит, кто принимает решение, если менеджер отсутствует.

Руководитель производства
Илья Романов

№3. Коллеги, с понедельника у общей переговорной появится простое правило: после встречи организатор оставляет стол свободным для следующей группы. Бумаги и образцы можно забрать с собой или положить в подписанный шкаф у приемной; вещи без подписи туда не переносим.

• Перед уходом проверьте, что на экране и доске нет материалов встречи. Если содержание нужно сохранить, сфотографируйте его для своей команды.
• Верните пульт и переходник в лоток у экрана. Следующая группа не должна искать их по кабинетам.
• Если встреча закончилась позже срока, предупредите тех, кто ждет у двери, и освободите комнату в течение пяти минут.

Уборка пола и оборудования остается за хозяйственной службой. От участников требуется только привести в порядок рабочие поверхности. Начнем с этого, а через две недели посмотрим, не нужен ли переговорной дополнительный шкаф.

Офис-менеджер
Мария

№4. Руководителям групп и сотрудникам проектного отдела
Тема: Один порядок передачи задач между сменами

В апреле три задачи на утреннюю проверку остались в личных сообщениях сотрудников вечерней смены. Все три были выполнены позднее, но принимающая группа узнала о них только после начала рабочего дня. С 1 июля вводим общий журнал передачи задач. Он не заменяет разговор между коллегами; его назначение – оставить одну понятную запись там, где ее увидит следующая смена.

Что считать задачей для передачи. Записывайте действие, которое должен выполнить другой человек после вашего ухода: проверить поступивший файл, ответить клиенту по конкретному вопросу, принять доставку, завершить согласование. Сообщение "держать в курсе" без ожидаемого действия в журнал не попадает. Если действие можете закончить в своей смене, заканчивайте его, а не переносите ради записи.

1. До конца смены. Автор задачи открывает общий журнал на внутреннем портале и указывает проект, требуемое действие, срок и ссылку на рабочие материалы. Если задача зависит от ответа клиента, указывается, что уже отправлено и какой ответ ожидается.
2. При передаче. Сотрудник сообщает коллеге о срочных записях голосом или по рабочему телефону. В журнале он отмечает имя того, кому сообщил. Личное сообщение можно использовать дополнительно, но оно не считается передачей само по себе.
3. В начале следующей смены. Принимающий сотрудник просматривает записи со статусом "ожидает" и отмечает "принято". Если выполнить задачу к указанному часу невозможно, он сразу пишет причину в записи и сообщает руководителю группы – задача не должна молча исчезать из списка.

Если журнал недоступен. Отправьте те же сведения на адрес shift@example.com с темой "Передача задачи – название проекта". После восстановления доступа руководитель принимающей смены перенесет письмо в журнал. Это резервный путь, а не второй постоянный список.

Что происходит с прежними задачами. Задачи, переданные до 1 июля по действующему порядку, повторно вносить не требуется. Первую неделю руководители смен будут проверять записи утром и вечером и помогать уточнять формулировки. Затем останется обычная выборочная проверка: принято ли действие, указан ли срок, можно ли открыть материалы.

Пожалуйста, не включайте в журнал пароли, личные номера клиентов и копии документов, доступ к которым ограничен. Вместо этого дайте ссылку на папку с назначенными правами и укажите, у кого запросить доступ. Если вы не уверены, можно ли передать конкретную информацию, обратитесь к руководителю группы до окончания смены.

Начальник проектного отдела
Денис Климов

№5. Преподавателям языкового центра "Диалог"
Тема: Как сообщаем об отмене занятия

Когда занятие отменяется в день проведения, администратору приходится отдельно выяснять три вещи: кто уже предупрежден, предложена ли замена и остается ли оплата на счете ученика. Чтобы ученики не получали противоречивых ответов, с 15 августа используем один маршрут сообщения.

Преподаватель не обещает ученику конкретную замену, пока она не появилась в расписании: свободная аудитория и время всей группы проверяются администратором. Если ученик предпочтет не переносить занятие, неиспользованная оплата остается на его счете; администратор разъяснит доступные варианты по условиям его договора.

Об отмене пишите на lessons@example.com. Для отмены в день занятия обязательно сначала позвоните по рабочему номеру +7 900 000 00-00: письмо могут увидеть поздно. Администратор в ответ пришлет отметку "Принято" и имя сотрудника, который уведомляет учеников. Если такого ответа нет в течение пятнадцати минут, повторите звонок. Это особенно важно для ранних занятий, когда люди уже едут в центр.

Руководитель учебной части
Екатерина Белова

№6. Коллеги, мы переносим согласование макетов из общего чата в карточки заказов. В чате окончательное "да" часто остается между обсуждением других тем; потом трудно установить, какой файл одобрен.

• С 20 мая дизайнер прикладывает финальный файл к карточке заказа и отмечает его как версию для согласования.
• Ответственный за заказ оставляет решение в той же карточке: "утверждено" либо перечень правок с указанием версии. Реакция на сообщение в чате решением не считается.
• Если макет нужен для печати сегодня, дополнительно позвоните ответственному. Срочность не отменяет отметку в карточке, но помогает не пропустить ее.

Обсуждать идеи в чате по-прежнему можно. Меняется только место, где хранится окончательное решение. К заказам, отправленным в печать до 20 мая, возвращаться не нужно.

Руководитель дизайн-группы
Олег Минин

№7. Уважаемые партнеры!
Тема: Новый адрес склада отгрузки с 1 октября

С 1 октября склад компании "Тихая гавань" принимает и выдает товары по адресу: г. Тверь, ул. Промышленная, д. 18, корпус 2. Склад на ул. Речной, д. 7 работает до 30 сентября включительно. Юридический адрес компании и условия действующих договоров не меняются.

1. Обновите адрес склада в заявках на отгрузку с датой исполнения 1 октября и позднее. Если заявка уже отправлена с прежним адресом, не создавайте вторую: ответьте на это письмо с ее номером, и диспетчер подтвердит исправление.
2. Передайте водителям схему въезда, которую диспетчер направит вместе с подтверждением первой октябрьской заявки. Въезд для грузового транспорта – со стороны ул. Промышленной; проходная корпуса 2 работает с 08:00 до 18:00 по будням.
3. Проверьте адрес склада в своих шаблонах документов, если он туда подставляется автоматически. Адрес получателя в договоре менять не требуется.

Грузы, назначенные к выдаче 30 сентября, выдаются на ул. Речной, даже если перевозчик заберет их во второй половине дня. Просим подтвердить получение письма ответом с названием вашей организации до 20 сентября. Если у вас уже назначен рейс на рубеже дат, укажите номер заявки: диспетчер отдельно подтвердит место выдачи.

Отдел отгрузок "Тихой гавани"
dispatch@example.com
+7 900 000 00-00

№8. Поставщикам типографии "Оттиск"
Тема: Смена банковских реквизитов с 5 ноября

С 5 ноября оплата по счетам типографии "Оттиск" принимается на новые банковские реквизиты. Они указаны в подписанном уведомлении, направленном с нашего действующего адреса contracts@example.com. Письмо с реквизитами, пришедшее с другого домена, не используйте для изменения платежных данных.

Вопрос: Что делать со счетом, выставленным до 5 ноября?
Ответ: Если он уже оплачен, повторно платить не нужно. Если оплата еще не отправлена, запросите у своего менеджера счет с действующими на дату платежа реквизитами.

Вопрос: Нужно ли подписывать дополнительное соглашение?
Ответ: Наш договор не требует его для уведомления о смене счета. Если ваш внутренний порядок требует отдельный документ, напишите менеджеру – подготовим его.

Для проверки уведомления позвоните по номеру, указанному в вашем действующем договоре, а не по номеру из неожиданного письма. Просим ответить "Получено" до 1 ноября, чтобы мы успели связаться с теми, кто уведомление не увидел.

Директор типографии
Вера Никитина

№9. Всем арендаторам делового дома "Берег"
Тема: Куда направлять корреспонденцию управляющей компании

С 12 марта приемная управляющей компании работает в помещении 108 на первом этаже, рядом с центральным входом. До этой даты она находится в помещении 314. Почтовый адрес дома не изменился: письма и посылки по-прежнему доставляют на ул. Садовую, д. 40.

Что нужно изменить. Если в ваших инструкциях для курьеров указано "помещение 314", замените его на "помещение 108" для доставок с 12 марта. На сайте здания номер помещения в схеме прохода будет обновлен к утру 12 марта.

Если документ уже в пути. Курьеру, который придет после переезда в помещение 314, на двери будет оставлена схема прохода к новой приемной. Документы в закрытый старый офис не оставляйте. В первый день переезда секретарь будет на месте с 09:00.

Администрация делового дома "Берег"

№10. Посетителям читального зала городского архива
Тема: Режим работы с 1 сентября

С 1 сентября читальный зал открыт со вторника по пятницу с 10:00 до 18:00 и по субботам с 10:00 до 15:00. Понедельник и воскресенье – выходные. Последний заказ дел для выдачи в тот же день принимается за час до закрытия.

Заявки на дела, уже подтвержденные архивом на первую неделю сентября, сохраняются. Если время вашего визита попадает на понедельник, сотрудник читального зала предложит другую дату письмом. Самостоятельно отправлять заявку повторно не нужно: это создаст две записи на одно дело.

Вопросы о подтвержденном посещении направляйте на reading@example.com, указав номер заявки. Изменение касается только читального зала; прием письменных обращений архивом продолжается по его обычному графику.

Заведующая читальным залом
Наталья Соколова

№11. Уважаемые заказчики!
Тема: Прием заказов перед праздничными днями

Пекарня "Теплый хлеб" работает по обычному графику до 28 декабря включительно. С 29 по 31 декабря мы выполняем только заказы, подтвержденные заранее; новые заказы на эти даты не принимаем. С 1 по 3 января пекарня закрыта, с 4 января возвращается к обычной работе.

• Если вам нужен заказ на 29–31 декабря, отправьте состав и желаемое время получения до 18:00 25 декабря. Мы ответим с итоговой стоимостью и подтвердим, можем ли выполнить заказ к указанному часу.
• Если заказ уже подтвержден, его дата и цена сохраняются. Не нужно отправлять его повторно. При желании изменить состав напишите до 25 декабря: после этой даты мы сможем изменить только время получения в пределах свободных интервалов.
• Если заказ нужен после праздников, заявки можно присылать и во время закрытия. Отвечать на них начнем 4 января в порядке поступления; автоматический ответ не является подтверждением заказа.

Мы заранее сообщаем границу приема заказов, чтобы вам не пришлось рассчитывать на доставку, которую в последние дни декабря уже невозможно поставить в расписание. Заказы принимаются на orders@example.com. В письме укажите дату, время, способ получения и телефон для связи. Если в ответе мы предложим другое время, заказ будет считаться согласованным только после вашего подтверждения.

Команда пекарни "Теплый хлеб"

№12. Руководителям секций спортивного комплекса "Восток"
Тема: Расписание залов на период экзаменов

С 13 по 24 мая большой зал по будням доступен для занятий с 17:00, поскольку днем в нем проходят экзамены спортивной школы. Утренние и дневные тренировки, стоящие в общем расписании на эти даты, переносятся в малый зал. Время их начала не меняется; вместимость малого зала – 18 человек одновременно.

Просим до 6 мая проверить численность ваших групп и сообщить диспетчеру, если на тренировку обычно приходит больше 18 человек. Для таких групп диспетчер предложит разделение на два занятия либо свободное время в большом зале после 17:00. Не объявляйте перенос участникам до получения подтверждения: предложения для разных секций не должны занять один и тот же час.

Соревнования 18 и 19 мая проходят по отдельному опубликованному расписанию и в этот перенос не входят. С 25 мая возвращается обычная сетка занятий. Диспетчер соберет подтверждения секций до 8 мая и после этого разошлет участникам итоговое расписание одним сообщением.

Администратор комплекса
Павел Грачев

№13. Клиентам службы доставки готовых обедов "Полдень"
Тема: Условия доставки заказов с 1 февраля

С 1 февраля мы меняем стоимость доставки небольших заказов. Стоимость блюд при этом не меняется. Написать просто "доставка подорожает" было бы недостаточно: итог зависит от суммы заказа и выбранного временного интервала. Ниже приводим условия целиком, чтобы вы могли решить, подходит ли вам следующий заказ.

Например, если блюда стоят 1 200 рублей и вы выбираете обычный интервал, с 1 февраля итог составит 1 420 рублей. Если стоимость блюд – 1 500 рублей, доставка остается бесплатной и при обычном, и при часовом интервале. Сумма заказа для определения стоимости доставки – это стоимость блюд после применения скидки; чаевые в нее не входят.

Какая дата имеет значение. Новые условия относятся к заказам, оформленным с 00:00 1 февраля. Заказ, оформленный и подтвержденный 31 января с доставкой в феврале, выполняется по прежней стоимости доставки, указанной в его подтверждении. Если вы измените в таком заказе состав блюд после 1 февраля, мы пересчитаем заказ и заранее покажем новую итоговую сумму; без вашего согласия измененный заказ не отправим.

Почему меняются условия. На небольшом заказе плата за доставку больше не покрывает фактическую работу курьера и подготовку передачи. Мы решили сохранить бесплатную доставку от 1 500 рублей и самовывоз без платы, а не повышать стоимость всех блюд. Это не просьба добирать заказ до порога: иногда один обед и платная доставка окажутся удобнее, чем лишние блюда.

Как проверить итог до оплаты. В корзине стоимость блюд и доставка указаны отдельными строками. Если вы заказываете по телефону, сотрудник называет итог до подтверждения заказа. При расхождении между письмом и показанной суммой не оплачивайте заказ сразу: напишите на help@example.com, сообщите дату оформления и номер заказа. Мы проверим расчет и ответим до передачи заказа курьеру.

Спасибо, что пользуетесь "Полднем". Мы сообщаем об изменении заранее, чтобы у вас было время выбрать подходящий способ получения обеда или отказаться от следующего заказа без неприятного сюрприза в счете.

Руководитель службы доставки
Алексей Фомин

№14. Участникам студии керамики "Глина"
Тема: Стоимость абонемента с 1 сентября

С 1 сентября абонемент на четыре занятия в студии "Глина" будет стоить 3 600 рублей вместо 3 200 рублей. Длительность занятия и состав абонемента не меняются. Абонементы, оплаченные до 1 сентября, действуют по прежней цене до окончания срока их действия.

Мы понимаем, что даже понятное изменение цены требует проверить свои планы. Поэтому главное здесь – не только новая цифра, но и то, какой платеж она затронет:

• Если вы уже оплатили абонемент, доплачивать 400 рублей не нужно. Посещайте оставшиеся занятия в пределах срока его действия.
• Если вы оплатите новый абонемент до 1 сентября, его стоимость составит 3 200 рублей. После 1 сентября новый абонемент стоит 3 600 рублей.
• Если вы пока выбираете, продолжать ли занятия, решение можно принять позже. Дополнительных платежей из-за этого письма нет.

Повышение связано с расходами на материалы и обжиг изделий. Мы не уменьшаем время работы за кругом и не убираем обжиг из занятия, чтобы удержать прежнюю цену на бумаге. Если у вас есть вопросы о сроке уже оплаченного абонемента, напишите администратору на studio@example.com: он проверит именно вашу запись, а не будет отвечать по памяти.

Команда студии "Глина"

№15. Участникам студии керамики "Глина"
Тема: Абонементы с 1 сентября

Когда вы выбираете абонемент, хочется понимать, сколько занятий в нем будет и сколько он стоит, до того как вы решите его купить. Поэтому сообщаем заранее: с 1 сентября четыре занятия в студии "Глина" будут стоить 3 600 рублей. Сейчас такой абонемент стоит 3 200 рублей. Длительность занятий и состав абонемента остаются прежними.

Представим обычную ситуацию: у вас уже есть оплаченный абонемент, а в нем осталось два занятия. Их не нужно пересчитывать по новой цене и не нужно оплачивать повторно. Абонементы, оплаченные до 1 сентября, действуют по прежней цене до окончания срока их действия. Если вы купите новый абонемент до 1 сентября, он также будет стоить 3 200 рублей; при покупке с 1 сентября – 3 600 рублей.

Мы меняем цену из-за расходов на материалы и обжиг изделий. Нам важно сохранить сами занятия такими, какими вы их знаете, а не незаметно сократить работу за кругом или убрать обжиг. При этом мы понимаем, что новая сумма может не подойти вам. Письмо ни к чему не обязывает: покупать абонемент заранее или продолжать занятия только из-за изменения цены не нужно.

Если вы хотите узнать дату окончания своего оплаченного абонемента, напишите на studio@example.com. Администратор посмотрит вашу запись и ответит с точной датой. Остальные вопросы о новых абонементах тоже можно направить туда.

Команда студии "Глина"

№16. Партнерам фотолаборатории "Кадр"
Тема: Новые сроки печати тиражей

С 1 апреля стандартный срок печати тиража от 200 фотографий составит пять рабочих дней вместо трех. Срок для меньших тиражей остается прежним – два рабочих дня. Отсчет начинается после подтверждения макета и получения файлов, пригодных для печати.

Заказ уже подтвержден на три дня? Мы выполним его в согласованный срок.
Файлы отправлены, но макет еще не подтвержден? Менеджер сообщит срок до принятия заказа; автоматического перехода на прежние условия нет.
Нужна печать быстрее? Спросите менеджера о свободном времени производства до оформления заказа. Возможность срочной печати подтверждается отдельно.

Другие условия сотрудничества не меняются. Мы предупреждаем о сроке до начала сезона выпускных, чтобы вы могли назвать клиентам дату выдачи, на которую мы действительно согласимся.

Производственный отдел "Кадра"

№17. Клиентам сервиса хранения вещей "Полка"
Тема: Изменение часов доступа с 1 декабря

С 1 декабря самостоятельный доступ к ячейкам будет открыт ежедневно с 07:00 до 22:00 вместо круглосуточного режима. Сами ячейки, стоимость хранения и порядок выдачи вещей не меняются. Мы приняли это решение после перехода здания на вечерний режим охраны: после 22:00 общие коридоры закрываются.

Для расчета возврата стоимость вашего оплаченного периода делится на число календарных дней в нем; возвращается часть за дни после освобождения ячейки. Например, если 30-дневный период стоил 3 000 рублей и ячейка освобождена после 20 дней хранения, сумма за оставшиеся 10 дней составит 1 000 рублей. Мы подтвердим расчет письменно до того, как вы решите освободить ячейку.

Напишите на storage@example.com, указав номер ячейки и удобное время для связи. Не сообщайте в письме код доступа. Если мы не получили от вас сообщения, хранение продолжается по вашему действующему договору с новым режимом доступа; о наступлении очередного платежа сообщим обычным способом.

Управляющий сервисом "Полка"
Михаил Сергеев

№18. Уважаемые жильцы дома на ул. Новой, д. 12!
Тема: Куда направлять заявки в диспетчерскую

С 1 июня заявки о неисправностях принимаются по одному телефону +7 900 000 00-00 и по адресу house@example.com. Сообщения в личные телефоны мастеров больше не используются для регистрации заявок. Так диспетчер сможет увидеть обращение, назначить исполнителя и сообщить вам номер заявки.

• Если требуется обычный ремонт, напишите адрес квартиры, место неисправности и удобное время доступа. Диспетчер ответит с номером заявки и сообщит, когда мастер сможет прийти.
• Если есть протечка, запах гари или другая ситуация, требующая немедленной реакции, звоните диспетчеру. Не ждите ответа на электронное письмо. Диспетчер подскажет ближайшие действия и направит специалиста.
• Если вы уже сообщили мастеру о проблеме до 1 июня, повторять обращение не нужно, если получили от него подтверждение даты визита. Если подтверждения нет, свяжитесь с диспетчером и назовите имя мастера, которому писали.

На месте мастер по-прежнему может объяснить, какие работы нужны. Меняется только начало маршрута: заявка должна попасть к диспетчеру, иначе при смене сотрудников мы не увидим, что вы ждете помощи. Для вопросов о начислениях используйте прежний адрес расчетного отдела; техническая диспетчерская не имеет доступа к лицевым счетам.

Управляющая организация дома на ул. Новой, д. 12

№19. Авторам образовательной платформы "Ступень"
Тема: Запросы на исправление опубликованных уроков

Заметили ошибку в опубликованном уроке? С 8 июля отправляйте сообщение на lessons@example.com с названием курса, номером урока и точной строкой или временем в видео. В редакторском чате такие сообщения теперь не принимаются: там они теряются среди текущей работы.

Редактор ответит с номером обращения в течение двух рабочих дней. Сначала мы исправляем ошибки, из-за которых ученик получает неверный ответ или не может выполнить задание; замечания к формулировкам и оформлению рассматриваем после них. Если ошибка уже обсуждалась в чате, приложите ссылку на сообщение – начинать объяснение заново не придется.

Письмо не ограничивает обсуждение будущих уроков. Оно касается только исправлений в уже опубликованных материалах.

Главный редактор платформы "Ступень"

№20. Руководителям подразделений фонда "Вместе"
Тема: Единая очередь запросов на технику

С 1 августа просьбы о ноутбуках, мониторах и гарнитурах направляйте на equipment@example.com. Административная группа будет вести одну очередь и отвечать на каждое обращение с датой возможной выдачи либо с уточняющими вопросами. Это не отменяет согласование расходов руководителем подразделения: его подтверждение должно быть в копии письма или в ответе на него.

1. Для нового сотрудника укажите дату выхода, место работы и оборудование, без которого он не сможет начать задачи. Не отправляйте паспортные данные сотрудника: для подготовки техники они не нужны.
2. Для замены неисправного устройства напишите инвентарный номер, что именно не работает и можно ли пользоваться устройством до замены. Если рабочий день уже остановлен, дополнительно позвоните администратору по внутреннему номеру 104.
3. Для временного мероприятия укажите дату выдачи и возврата, помещение и ответственного за получение. Так технику не закрепят за мероприятием дольше необходимого.

Запросы, полученные до 1 августа и уже подтвержденные административной группой, остаются в работе. Посылать их повторно не нужно. Если вы не получили ответа на новое письмо в течение двух рабочих дней, перешлите исходное сообщение на тот же адрес с пометкой "Нет подтверждения": сотрудник проверит, дошло ли оно в очередь.

Административный директор
Лариса Ветрова

№21. Всем сотрудникам исследовательского центра "Контур"
Тема: Порядок входа посетителей в лабораторный корпус

На прошлой неделе посетитель прошел за сотрудником через служебную дверь, не зарегистрировавшись у охраны. Он пришел на назначенную встречу и не заходил в лаборатории, однако дежурный не знал, кто находится в корпусе. Если при эвакуации у нас нет точного списка людей, даже короткая задержка проверки становится проблемой. С 15 сентября просим принимать всех посетителей через центральную проходную.

До визита. Приглашающий сотрудник направляет заявку на visitors@example.com не позднее 16:00 предыдущего рабочего дня. В заявке нужны имя посетителя, организация, дата, приблизительное время прихода и имя встречающего. Номер паспорта по электронной почте не запрашивайте и не присылайте. Если встреча назначена срочно в день визита, позвоните дежурному охраны по внутреннему номеру 111 до прихода гостя и затем отправьте заявку.

Во время визита. Посетитель находится с сопровождающим в тех помещениях, которые нужны для встречи или работ. Пропуск другого сотрудника ему не передают. Если встречающий вынужден уйти, он лично передает гостя коллеге, а не просит "подождать где-нибудь в коридоре". При выходе гость возвращает временный пропуск на проходной, чтобы запись о его присутствии была закрыта.

Если вы заметили человека без сопровождения. Не требуется выяснять его намерения или задерживать его. Спокойно предложите пройти к проходной либо позвоните охране по внутреннему номеру 111 и сообщите, где вы его увидели. Охрана проверит регистрацию и свяжется с принимающей стороной.

Постоянные пропуска сотрудников и доступ в собственные рабочие зоны не меняются. Новый порядок относится к гостям, курьерам и приглашенным исполнителям. Руководителей групп прошу до 12 сентября сообщить сотрудникам, которые часто проводят встречи, адрес для заявок и место встречи посетителей. В первую неделю дежурный у проходной поможет оформить пропущенные заявки, но не будет пропускать гостей без регистрации.

По вопросам о визите, связанном с конфиденциальным проектом, обращайтесь к начальнику службы режима напрямую: обычный порядок регистрации сохраняется, а сведения о теме встречи в общую заявку вносить не нужно. Нам важно знать, кто находится в здании, не собирая для этого лишнюю информацию.

Директор исследовательского центра
Сергей Власов

№22. Организаторам занятий в общественном центре "Окно"
Тема: Действия при срабатывании пожарной сигнализации

С 10 октября на занятиях действует единый порядок выхода при сигнале пожарной тревоги. Он нужен и для учебной проверки, и для реальной ситуации: участники не должны угадывать по поведению ведущего, "серьезная" это тревога или нет.

• Услышав сигнал, ведущий прекращает занятие, коротко говорит группе, что все выходят, и направляет людей к ближайшему доступному эвакуационному выходу по схеме в помещении. Не возвращайтесь за верхней одеждой или материалами занятия.
• Помогите участникам, которым трудно ориентироваться или передвигаться. Если вывести человека самостоятельно невозможно, сообщите дежурному его точное местонахождение и следуйте указаниям ответственных сотрудников.
• После выхода соберите группу у обозначенного места встречи во дворе и сообщите дежурному, сколько человек было на занятии и все ли вышли. Не возвращайтесь в здание до разрешения ответственного за эвакуацию.

До начала занятия ведущий должен знать, сколько участников присутствует, и показать группе основной выход из комнаты. Проверять причину сигнала, искать источник дыма или самостоятельно объявлять отмену тревоги ведущему не нужно. Персонал центра занимается этим по своему порядку.

Администратор покажет новым организаторам схему выхода перед первым занятием. Если вы ведете занятия здесь давно, уделите ей две минуты при следующем визите: путь из привычного помещения может отличаться от пути из соседнего зала.

Руководитель общественного центра "Окно"

№23. Всем сотрудникам редакции "Береговая линия"
Тема: Письма с просьбой срочно оплатить счет

Сегодня нескольким коллегам пришло письмо, похожее на сообщение от нашего издателя, с просьбой срочно оплатить счет по новым реквизитам. Издатель такого письма не отправлял. Счет из вложения не оплачивайте и данные из него в учетную систему не переносите.

Если письмо только получено: перешлите его как вложение на security@example.com и удалите из рабочей очереди.
Если вложение уже открыто: сообщите об этом на тот же адрес или по внутреннему номеру 115; не скрывайте это из опасения, что вас станут ругать.
Если платеж уже подготовлен: немедленно свяжитесь с финансовым отделом по внутреннему номеру 120 и назовите сумму и стадию платежа.

Обычные счета продолжаем оплачивать после проверки по действующему порядку. Это сообщение не означает, что вся почта от издателя подозрительна; оно помогает остановить одно конкретное ложное поручение и вовремя проверить похожие письма.

Руководитель редакции
Ирина Котова

№24. Сотрудникам сети мастерских "Ремонт рядом"
Тема: Доступ к личным данным клиентов в заявках

С 1 ноября полный номер телефона клиента в карточке ремонта видят мастер, назначенный на заказ, администратор точки и сотрудник, который согласует выдачу. Для остальных участников рабочей группы в карточке остаются номер заказа, тип изделия и статус. Ранее телефон был виден всем, кто мог открыть общую очередь.

Это изменение не мешает передавать заказ между мастерами. Если нужно назначить другого исполнителя, администратор меняет ответственного в карточке; после этого назначенный мастер увидит контакт клиента. Не пересылайте номер телефона в общий чат "на всякий случай" и не записывайте его в свободное поле карточки.

1. Нужно уточнить деталь у клиента. Назначенный мастер звонит сам либо просит администратора связаться с клиентом. Технический вопрос можно заранее сформулировать в комментарии без личных данных.
2. Мастер отсутствует. Руководитель точки назначает замещающего мастера в карточке. Доступ появится у него вместе с ответственностью за заказ, а не по отдельной устной просьбе.
3. Клиент пришел без номера заказа. Администратор ищет заявку по разрешенным ему данным и сообщает мастеру номер карточки. Публично произносить телефон клиента для поиска не требуется.

Заявки, уже находящиеся в работе 1 ноября, сохраняют свои номера и историю. Состав видимых полей обновится автоматически. Если после назначения на заказ вы не видите контакт, сообщите администратору номер карточки; создавать копию заявки ради доступа нельзя. Первые три дня руководители точек будут отдельно проверять такие сообщения, чтобы правило не задерживало ремонт.

Операционный руководитель сети
Роман Титов

№25. Родителям участников детского хора "Камертон"
Тема: Получение детей после вечерней репетиции

С 14 января после репетиции ребенок выходит из здания с тем взрослым, который указан в его карточке участника. Если забрать ребенка придет другой человек, напишите администратору на choir@example.com до 17:00 того же дня: укажите имя ребенка и имя взрослого, который его встретит.

Администратор подтвердит получение сообщения. Без подтверждения, а также по сообщению, переданному через ребенка, порядок выдачи не меняется: педагог останется с участником и свяжется с родителем по номеру из карточки. Документы по электронной почте присылать не нужно; при встрече администратор проверит личность нового сопровождающего.

Репетиции заканчиваются в 19:30. Если вы задерживаетесь, позвоните администратору по номеру +7 900 000 00-00. Ребенок дождется вас внутри здания с дежурным сотрудником, а не у входа.

Руководитель хора "Камертон"

№26. Арендаторам торгового павильона "Площадь"
Тема: Работы на электросети 16 апреля

16 апреля с 07:00 до 10:00 подрядчик будет менять поврежденный вводной кабель павильона. На время работ электроснабжение торговых помещений будет отключено. Выбор раннего часа не убирает неудобство полностью, поэтому сообщаем сроки и порядок заранее.

До отключения. Просим закончить операции на кассах и отключить оборудование, которому вреден внезапный перерыв питания. Владельцам холодильного оборудования нужно самостоятельно оценить допустимое время без электроснабжения и при необходимости заранее организовать сохранность товара. Если вашему помещению требуется особый порядок отключения, сообщите администрации до 12 апреля.

Во время работ. В павильоне останется дежурный администратор. Вход в помещения для арендаторов открыт по обычным пропускам, но освещение общих зон будет ограничено; покупателей в павильон до восстановления питания не допускаем. Запускать собственные генераторы внутри здания нельзя.

После подачи питания. Администратор сообщит об этом арендаторам по контактам, указанным в договорах. Каждый арендатор проверяет свое оборудование перед началом торговли. Если питание не появилось в вашем помещении после общего уведомления, позвоните дежурному по номеру +7 900 000 00-00 и назовите номер павильона.

Рабочий интервал – до 10:00. Если подрядчик обнаружит повреждение, требующее дополнительного времени, мы сообщим новый прогноз до 09:30, а не будем молча переносить открытие. За два дня до работ также разместим уведомление у входа для посетителей.

Администрация павильона "Площадь"

№27. Пользователям электронной библиотеки "Каталог"
Тема: Перенос учетных записей 22–23 июня

Вечером 22 июня мы начнем перенос учетных записей на обновленную систему входа. С 21:00 22 июня до 09:00 23 июня личный кабинет будет недоступен. Читать уже скачанные материалы можно, если приложение позволяет открыть их без соединения; новые книги и история выдач в период работ не загрузятся. Сайт с описаниями книг останется доступен, но кнопка заказа не будет работать.

Нам важно заранее ответить не только на вопрос "когда заработает", но и на вопрос "что будет с моими данными". Переносим учетные записи, действующие выдачи, закладки, сохраненные списки и историю обращений в поддержку. Пароли в письмах не запрашиваем и не рассылаем. После работ вы входите с прежним адресом электронной почты; если потребуется создать новый пароль, на странице входа будет обычная процедура восстановления.

Выдачи, срок которых истекает во время работ. Мы продлим их до конца 24 июня без дополнительных действий с вашей стороны. Это касается только материалов, срок возврата которых приходится на интервал недоступности. Остальные сроки остаются прежними. В истории выдач продление появится после завершения переноса.

Если после работ что-то отображается неверно. Напишите на support@example.com с темой "Перенос 23 июня". Укажите адрес почты вашей учетной записи, название материала и то, что вы ожидали увидеть. Пароль и платежные данные не присылайте. Мы сначала проверим саму запись в системе, затем ответим, восстановлена ли информация или требуется дополнительное действие с вашей стороны. Сообщения, отправленные в поддержку во время работ, сохранятся; повторять их утром не нужно.

Если работы затянутся. До 08:30 23 июня мы разместим на главной странице библиотеки фактический статус и новое ожидаемое время открытия. Не будем считать кабинет доступным только потому, что открывается страница входа: сначала проверим вход, выдачи и закладки на тестовых записях.

Понимаем, что перерыв может нарушить планы на вечернее чтение или подготовку к занятиям. Именно поэтому называем окно работ, судьбу выдач и способ сообщить об ошибке до начала переноса, а не после него.

Команда электронной библиотеки "Каталог"

№28. Владельцам помещений в доме на бульваре Мира, д. 8
Тема: Промывка системы отопления 19 августа

19 августа с 09:00 до 17:00 подрядная организация проведет промывку внутридомовой системы отопления. В этот период отопительные приборы могут шуметь, а доступ к техническим шкафам на этажах должен оставаться свободным. Воду в квартирах для проведения этих работ отключать не планируется.

• До 19 августа уберите вещи, которыми закрыты технические шкафы в общих коридорах. Сотрудники подрядчика не будут переставлять личное имущество жильцов.
• В день работ не открывайте самостоятельно краны и соединения на стояках отопления. Если увидите воду в коридоре или квартире, позвоните диспетчеру по номеру +7 900 000 00-00 и назовите этаж и место протечки.
• После 17:00 диспетчер сообщит о завершении работ на стенде у входа. Если подрядчику понадобится дополнительное время, там же появится новое ожидаемое время окончания.

Доступ в квартиры для плановой промывки не требуется. Если специалисту понадобится попасть в конкретное помещение для проверки обнаруженной неисправности, диспетчер сначала свяжется с собственником и согласует визит. Просим не впускать людей, которые называют промывку причиной немедленно открыть квартиру без такого согласования.

Совет дома и управляющий здания

№29. Уважаемые участники садового товарищества "Сосны"!
Тема: Обсуждение ремонта подъездной дороги 6 мая

6 мая в 18:30 в помещении правления состоится открытая встреча по ремонту участка дороги от въезда до водонапорной башни. Мы собираемся обсудить объем работ и предложения по порядку их проведения. Это обсуждение, а не уведомление о том, что сумма взноса уже утверждена.

Что будет на встрече? Правление покажет схему поврежденного участка, две полученные сметы и перечень работ, которые входят в каждую из них.
Можно ли предложить другой вариант? Да. Если у вас есть предложение подрядчика или способ ремонта с расчетом материалов, принесите сведения на встречу либо отправьте их заранее.
Что делать, если прийти нельзя? Напишите вопросы и предложения на board@example.com до 5 мая. Мы включим их в обсуждение и после встречи направим участникам краткую запись принятых решений и открытых вопросов.

Мы выделим первые двадцать минут на объяснение смет, затем перейдем к вопросам. Чтобы разговор не закончился спором о несопоставимых суммах, по каждой смете отдельно покажем длину участка, состав основания, покрытие и гарантийные условия подрядчика. Документы будут доступны для просмотра в помещении правления с 3 мая в часы его работы.

Если для последующего решения потребуется голосование, о его форме, дате и вопросах сообщим отдельно. Само присутствие на встрече не заменяет предусмотренного порядка принятия решений товариществом.

Председатель правления
Галина Орлова

№30. Коллеги, 27 марта в 15:00 собираемся в зале на втором этаже, чтобы обсудить результаты первого месяца работы новой столовой. Встреча рассчитана на час.

Начнем не с презентации, а с того, что уже известно: сколько времени люди обычно ждут заказ в обеденный перерыв, какие блюда заканчиваются раньше объявленного времени и какие замечания получила команда столовой. Затем сотрудники столовой ответят на вопросы и назовут изменения, которые могут внести уже в апреле.

Приходить могут все сотрудники здания. Если ваше рабочее время не позволяет участвовать, отправьте вопрос до 26 марта на food@example.com. После встречи мы разошлем один перечень решений и сроков, чтобы ответ не зависел от того, кому удалось прийти.

Администрация бизнес-центра "Линия"

№31. Руководителям отделов и сотрудникам компании "Северный проект"
Тема: Проверка списка оборудования до 30 ноября

До 30 ноября проводим ежегодную сверку оборудования, закрепленного за отделами. Цель – не оценить, кто "бережнее" пользуется техникой, а установить, где фактически находятся устройства и какие из них требуют ремонта или списания. Список для каждого отдела бухгалтерия направит руководителю 18 ноября.

1. Сотрудник до 25 ноября сверяет инвентарный номер на своем устройстве со списком отдела. Если устройство находится у коллеги, на ремонте или используется дома по согласованию, сообщает руководителю фактическое местонахождение. Самостоятельно изменять закрепление в списке не нужно.
2. Руководитель отдела до 27 ноября собирает расхождения и отмечает в списке, что подтверждено осмотром, а что требует проверки. Если устройство не найдено, не заменяет запись предположением: указывает последний известный статус и дату.
3. Бухгалтерия до 30 ноября проверяет сведения с руководителями, оформляет изменения учета и отдельно связывается по невыясненным позициям. Закрытым считается только список, по которому руководитель получил подтверждение бухгалтерии.

Списки содержат инвентарные номера и описания устройств; личные файлы на технике проверять не требуется. Если наклейка с номером повреждена, пришлите руководителю описание устройства и фотографию поврежденной наклейки, чтобы бухгалтерия могла установить номер по прежней записи.

Заполненные списки направляйте на assets@example.com. Если к 18 ноября список вашего отдела не пришел, напишите на тот же адрес в этот день: ожидание до срока сдачи оставит слишком мало времени на проверку.

Главный бухгалтер
Ольга Чистякова

№32. Руководителям отделений учебного центра "Меридиан"
Тема: Подтверждение готовности аудиторий к осеннему набору

До начала занятий 2 сентября каждому отделению нужно подтвердить готовность аудиторий, в которых будут учиться новые группы. Речь не о формальном ответе "готово": после летних работ часть помещений сменила назначение, а в некоторых еще не проверены проекторы и доступ к учебным материалам. Просим провести одну очную проверку каждой аудитории и зафиксировать результат до 23 августа.

Кто за что отвечает. Руководитель отделения назначает сотрудника, который пройдет по помещениям, и сам утверждает итоговый перечень. Ответственный за проверку не должен чинить оборудование; он отмечает, что работает, а что нет. Техническая служба принимает заявки на неисправности, а учебная часть решает вопросы с расписанием, если аудиторию нельзя использовать к началу занятий.

Как проходит проверка. С 12 по 20 августа ответственный сотрудник заходит в аудитории вместе с графиком занятий своего отделения. Недостаточно проверить пустую комнату: аудитория с двадцатью исправными местами не готова к группе из двадцати четырех человек. Для оборудования проведите короткое включение, а не ограничивайтесь отметкой о его наличии. Если аудиторию используют несколько отделений, руководители договариваются об одной совместной проверке; присылать противоречащие друг другу отчеты по одному помещению не нужно.

1. До 20 августа внесите результаты в общую ведомость отделения: номер аудитории, планируемую группу, дату проверки, имя проверявшего и конкретные замечания.
2. В день обнаружения неисправности отправьте заявку на repair@example.com с номером аудитории. Не ждите сдачи итоговой ведомости: на ремонт может потребоваться несколько дней.
3. До 23 августа руководитель отделения направляет утвержденную ведомость учебной части на rooms@example.com. Для каждой проблемы укажите номер заявки на ремонт либо предложенную замену аудитории.

Если к 23 августа проблема не решена. Не ставьте напротив аудитории слово "готова" в расчете на будущий ремонт. Отметьте ее как ограниченно доступную или недоступную, назовите затронутые группы и укажите, какое временное решение вы предлагаете. Учебная часть подтвердит перенос занятия или предложит другой вариант до 28 августа. Отдельное сообщение о том, что ремонт впоследствии выполнен, позволит вернуть аудиторию в расписание.

Как поймем, что работа завершена. Учебная часть ответит руководителю отделения перечнем принятых аудиторий и списком вопросов, оставшихся открытыми. Отправка ведомости сама по себе не означает, что все помещения признаны готовыми. Если вы не получили подтверждение до конца следующего рабочего дня, свяжитесь с учебной частью по внутреннему номеру 203 и назовите дату отправки.

Эта проверка нужна преподавателям и участникам в первый день занятий: у группы должно быть место, техника должна запускаться, а расписание – соответствовать реальным помещениям. Лучше заранее обозначить одну неготовую аудиторию и найти замену, чем обнаружить проблему, когда группа уже стоит у двери.

Директор учебного центра "Меридиан"
Тамара Егорова

№33. Участникам программы наставничества "Первый шаг"
Тема: Подтверждение участия в следующем цикле

Новый цикл программы начинается 7 октября. До 20 сентября просим каждого наставника и участника подтвердить, продолжает ли он участие. Это нужно, чтобы не назначать встречи людям, чьи планы изменились, и успеть подобрать пары тем, кто остается.

• Если продолжаете, ответьте на это письмо словом "Продолжаю" и укажите, сколько встреч в месяц вам сейчас удобно проводить: одну или две. Если прежняя пара хочет продолжить совместную работу, напишите об этом оба – координатор проверит, совпадают ли ответы.
• Если берете паузу, ответьте "Пауза". Объяснять личные причины не нужно. Координатор снимет вас с распределения на этот цикл, а позже можно будет подать заявку снова.
• Если хотите изменить формат встреч, кратко опишите нужное изменение: например, только встречи онлайн или другой день недели. Координатор сообщит, возможно ли это в текущем цикле, до подтверждения пары.

Ответ направляйте координатору на mentor@example.com. Если ответа до 20 сентября не будет, мы не будем автоматически записывать вас в новый цикл. При этом ваше участие в уже назначенных встречах текущего цикла сохраняется до их завершения.

24 сентября координатор напишет каждому, кто подтвердил участие: сообщит состав пары либо срок, когда сможет его подтвердить. Благодарим за ясный ответ – в этой программе он полезнее вежливого обещания "постараюсь найти время".

Координатор программы "Первый шаг"

№34. Получателям письма от 9 июля о выдаче справок
Тема: Исправление даты приема

В нашем письме от 9 июля ошибочно указано, что справки можно получить в субботу, 13 июля. В этот день приемная закрыта. Правильная дата дополнительного приема – суббота, 20 июля, с 10:00 до 14:00, по адресу: ул. Полевая, д. 5, кабинет 12.

Если вы уже запланировали визит на 13 июля, пожалуйста, не приезжайте: сотрудники не смогут выдать справку. Обычный прием по будням остается без изменений. Заявки на справки, отправленные после первого письма, получены и сохраняются; повторно направлять их не требуется.

Мы приносим извинения за неверную дату и связанные с ней планы. Вопрос о готовности вашей справки можно направить на documents@example.com, указав номер заявки.

Приемная организации "Городской ресурс"

№35. Всем заказчикам курьерской службы "Маршрут"
Тема: Исправление письма о доставке за 4 марта

Вчера мы отправили всем заказчикам сообщение "Доставка перенесена на 6 марта". Оно было сформировано по ошибке при обновлении статусов и не относится ко всем отправлениям. Просим не считать вчерашнее письмо подтверждением переноса вашего заказа.

Мы уже остановили ошибочную рассылку и проверяем, какие заказы действительно затронуты переносом. До 16:00 сегодня направим отдельное письмо каждому заказчику, чья доставка фактически назначена на 6 марта. В нем будут номер отправления и обновленный интервал. Остальным подтверждений о переносе не придет, потому что их дата не менялась.

Если вы уже договорились о присутствии получателя 6 марта на основании ошибочного письма, напишите на delivery@example.com номер отправления и удобное время для звонка. Сотрудник проверит реальную дату и скажет, можно ли изменить ее по вашему запросу. Не отправляйте в ответ адрес доставки или данные получателя повторно: для поиска достаточно номера отправления.

Извиняемся за неопределенность, которую создали. Следующее массовое сообщение о статусах мы отправим только после проверки выборки заказов и соответствия письма данным личного кабинета.

Руководитель службы доставки "Маршрут"
Артем Белов