Примеры транспортных писем: готовые тексты в разных стилях и форматах

№1. Кому: отдел перевозок ООО "Магистраль-Снаб". Тема: расчет доставки бумаги из Казани в Чебоксары.

Просим подтвердить возможность перевозки восьми европаллет офисной бумаги из Казани в Чебоксары. Загрузка нужна 18 июня с 8:00 до 10:00 на складе по адресу: ул. Техническая, 14. Доставка на склад получателя должна состояться не позднее 19 июня, 18:00.

Общий вес груза – 4,8 т, груз сухой, неопасный, паллеты готовы к погрузке. Нужен крытый автомобиль грузоподъемностью от 5 т с боковой или задней загрузкой. На выгрузке работает один погрузчик, поэтому отдельная услуга грузчиков не требуется.

Просим до 16:00 12 июня сообщить ставку с учетом подачи автомобиля, платных дорог и документов, а также указать стоимость при страховом покрытии на сумму 2 400 000 рублей. Если автомобиль на указанную дату недоступен, предложите ближайшее время и альтернативную ставку.

В ответе также просим указать контакт водителя после подтверждения заказа и срок действия рассчитанной цены.

№2. Кому: коммерческому отделу транспортной компании "Северный рейс". Тема: два варианта перевозки керамической плитки.

Нам нужно выбрать способ доставки 24 паллет керамической плитки из Рязани в Тулу. Погрузка планируется 3 апреля с 9:00 до 11:00, получатель принимает груз 4 апреля с 10:00 до 16:00. Адрес выгрузки находится в старой части города: последние 250 метров проходят по улице, где крупному автомобилю может быть неудобно развернуться.

Просим рассчитать два самостоятельных решения, чтобы сравнить не только цену, но и риск задержки на выгрузке:

Вес одной паллеты не превышает 620 кг, груз размещен на поддонах и защищен стрейч-пленкой. Для нас важна сохранность углов коробок: плитка предназначена для открытия торгового зала, и поврежденные паллеты придется проверять вручную.

При выборе будем учитывать четыре условия: прибытие в согласованное окно, возможность подъезда, отсутствие неучтенных доплат и понятный порядок действий при задержке перегрузки. Просим прислать расчет до 15 марта. Если один из вариантов требует отдельного осмотра адреса выгрузки, укажите это сразу, не включая осмотр в цену без согласования.

№3. Кому: диспетчерской службе компании "Волга-Транс". Тема: регулярная доставка охлажденной продукции.

Нам нужна не разовая машина, а понятное решение для регулярных поставок из Самары в Тольятти. Наша пекарня выпускает охлажденные десерты, поэтому опоздание к началу приемки быстро превращается в списание части партии. Сейчас отгрузка происходит два раза в неделю – по вторникам и пятницам.

Предлагаем рассчитать постоянный маршрут на июль с такими параметрами:

• загрузка в Самаре с 5:30 до 6:30;
• доставка в Тольятти до 9:30 того же дня;
• объем партии – от 6 до 8 паллет, вес – до 2,2 т;
• температурный режим – от +2 до +6 градусов;
• возврат многооборотной тары при следующей поездке;
• один контакт диспетчера на весь месяц, чтобы не передавать заявку между сменами.

Пожалуйста, предложите ставку за одну поездку и месячный расчет при восьми рейсах. Отдельно укажите, как меняется цена, если в конкретный день объем составит только пять паллет. Нам важно заранее понимать нижнюю границу стоимости, а не получать новый расчет утром в день отгрузки.

Если у вас нет постоянной машины на оба дня, допустим вариант с двумя экипажами при сохранении одного расписания и одинакового температурного режима. Просим прислать предложение с указанием реального времени подачи и порядка подтверждения каждой заявки.

№4. Кому: руководителю отдела логистики ООО "Атлас-Электро". Тема: согласование маршрута для промышленного шкафа.

Вопрос не в том, какой маршрут короче. Нам нужно доставить промышленный шкаф из Нижнего Новгорода на площадку в Дзержинске так, чтобы автомобиль смог подъехать к воротам и не пришлось переносить выгрузку на следующий день.

Габариты груза – 7,6 м в длину, 2,4 м в ширину и 2,8 м в высоту. Вес – 5,8 т. Шкаф не допускает наклона более чем на десять градусов, поэтому перевозка на открытой платформе возможна только с надежным креплением и защитой от осадков. Погрузка выполняется краном 21 мая с 12:00 до 14:00. На площадке получателя кран доступен только 22 мая с 9:00 до 11:00.

Просим предложить маршрут, который учитывает эти временные окна. В расчете отдельно отметьте участки с ограничением высоты, узкие повороты и необходимость сопровождения. Если для прохода маршрута потребуется изменить положение груза или использовать другую платформу, сообщите об этом до подтверждения заявки.

Также просим сравнить прямую доставку и вариант с ночной стоянкой в 20–30 километрах от площадки. Важна не только итоговая ставка: приоритетом является прибытие к началу работы крана. Если вы считаете, что заявленные сроки недостаточны, напишите об этом прямо и предложите ближайшую реалистичную дату.

№5. Кому: Марине, координатору перевозок компании "Псковский экспресс". Тема: можно ли довезти экспонат к открытию?

Нам нужно перевезти из Пскова в Великие Луки деревянную витрину для выставки. Ее размеры – 2,1 на 1,4 на 1,8 м, вес – около 380 кг. Погрузка возможна 6 сентября после 16:00, открытие выставки назначено на 7 сентября в 11:00.

"Если машина выйдет вечером, прямой путь займет около четырех часов, но в центре Великих Лук крупному фургону будет сложно подъехать к зданию", – предупредил сотрудник площадки.

Подскажите, пожалуйста, какой автомобиль вы предложите и где лучше организовать последнюю часть маршрута: у здания или на вашей площадке с последующей доставкой меньшей машиной. Витрина упакована в жесткий короб, но кантовать ее нельзя. Просим дать ответ сегодня до 13:00, поскольку после этого времени мы должны подтвердить экспоненту способ доставки.

№6. Кому: транспортному координатору ООО "Каменный берег". Тема: выбор маршрута до поселка Сосновый Лог.

Просим подготовить маршрут доставки мебели из Воронежа до загородного отеля "Сосновый Лог". Адрес находится в 18 километрах от основной трассы. Последние 4 километра проходят по дороге с ограниченной шириной, а после дождя тяжелому автомобилю трудно развернуться у разгрузочной площадки.

Чтобы согласовать решение с заказчиком, просим проверить следующие условия:

• может ли автомобиль длиной до 12 метров безопасно пройти последний участок;
• есть ли на подъезде место для временной остановки и перегрузки;
• сколько времени занимает путь от Воронежа до промежуточной точки;
• какая машина потребуется для последнего участка, если прямой заезд невозможен;
• кто организует перестановку мебели и отвечает за сохранность упаковки при перегрузке;
• как изменится цена при доставке в два этапа.

Груз состоит из 46 мест, общий вес – 3,1 т. Самые крупные предметы – стойка ресепшена длиной 3,4 м и два дивана. Погрузка назначена на 14 октября, приемка в отеле возможна с 9:00 до 18:00. Не нужно включать в расчет выдуманное время ожидания: если оно зависит от состояния дороги, укажите отдельный сценарий с условием его применения.

Ждем маршрутную схему, ставку по каждому варианту и список данных, которые должен подтвердить получатель до выезда автомобиля.

№7. Кому: начальнику транспортного отдела компании "Арктик-Мед". Тема: маршрут и порядок доставки лабораторного оборудования в Усть-Кут.

Предлагаю закрепить не самый короткий, а наиболее управляемый вариант доставки. Оборудование должно прибыть в Усть-Кут 28 августа до 15:00, поскольку на следующий день инженер начинает монтаж. Груз собран в пяти ящиках, общий вес – 2,4 т. Внутри находятся чувствительные к удару анализаторы, аккумуляторные блоки и комплект кабелей.

Исходные условия

Погрузка на складе в Кирове возможна 22 августа с 10:00 до 13:00. Получатель принимает груз только после предварительного звонка ответственному инженеру. На ящиках нанесена маркировка, запрещающая кантование. Внутри одного из ящиков находится аккумуляторный блок, который нельзя оставлять под открытым небом.

Мы получили два предварительных варианта:

Вариант Б дороже на 33 000 рублей, но дает запас времени почти в сутки. Для медицинского оборудования этот запас важнее минимальной ставки: при задержке прямой машины монтаж придется переносить, а инженер уже забронирован на конкретную дату.

Что необходимо проверить до подтверждения

1. Кто принимает груз в Иркутске и каким документом фиксируется состояние ящиков после перегрузки.
2. Есть ли на обоих плечах крытый кузов и возможность закрепить ящики без кантования.
3. Какой номер телефона будет у диспетчера, отслеживающего передачу груза между автомобилями.
4. Когда перевозчик сообщит фактическое прибытие в Усть-Кут и кому направит фото целой упаковки.

Просим до 16 августа подтвердить, что вариант Б действительно доступен по указанным датам. Если после проверки выяснится, что в Иркутске нет подходящей площадки для закрытой перегрузки, оставляем вариант А, но просим заложить контрольный звонок в Кирове 25 августа. Решение будет принято после ответа по четырем пунктам выше.

№8. Кому: диспетчеру компании "Городская линия". Тема: изменение адреса выгрузки по заявке №418.

Просим изменить адрес выгрузки по заявке №418 от 7 июня. Из-за ремонта проезжей части автомобиль не сможет подъехать к складу на ул. Заводской, 6. Новая точка приемки – складской комплекс "Восточный", корпус 3, ул. Индустриальная, 22, въезд со стороны 4-го проезда.

Дата и время остаются прежними: 8 июня, с 14:00 до 16:00. Груз – 12 паллет упаковочного картона, общий вес – 3,6 т. На новом адресе есть рампа и погрузчик, поэтому способ выгрузки менять не нужно.

Пожалуйста, подтвердите, что водитель получил новый адрес и схему въезда. Если изменение увеличивает маршрут более чем на 10 километров, сообщите новую ставку до подачи автомобиля.

№9. Кому: отделу планирования перевозок ООО "Урожайный круг". Тема: обновленная заявка на доставку овощей 19 сентября.

Объем партии на 19 сентября изменился после окончательной приемки на складе. Просим считать действующей следующую редакцию заявки:

• вместо 14 паллет – 19 паллет, общий вес около 7,1 т;
• вместо автомобиля грузоподъемностью 5 т – машина от 10 т с верхним запасом по объему;
• загрузка остается в Тамбове, но окно расширяется с 6:00–7:00 до 6:00–8:30;
• выгрузка в Липецке переносится с 16:00 на интервал 17:00–19:00;
• температурный режим и требования к санитарной обработке кузова не меняются;
• контакт на складе получателя остается прежним: Андрей Климов, +7 900 000 00-00.

Изменение объема связано с тем, что две паллеты, ранее планировавшиеся на отдельный рейс, теперь готовы одновременно с основной партией. Для нас предпочтительнее одна машина: это уменьшит число приемок и исключит смешение партий.

Просим до 13:00 подтвердить наличие подходящего автомобиля, новую стоимость и время прибытия в Липецк. Если при полной загрузке не останется места для возвратной тары, укажите это в ответе, чтобы мы не передавали ее водителю без согласования.

№10. Кому: Сергею, координатору перевозчика "Дорога-Про". Тема: отмена заезда на закрытый склад и новый порядок доставки.

Сообщаем об изменении заявки на 2 ноября. Склад на улице Пристанской будет закрыт с 15:00 из-за внеплановой проверки оборудования, поэтому автомобиль, который прибудет после этого времени, не сможет выгрузиться. Просим не направлять машину по прежнему адресу без нашего подтверждения.

Груз – 18 мест выставочного оборудования, общий объем 21 кубический метр. Погрузка в Ярославле остается в силе: 2 ноября с 8:00 до 10:00. Новый вариант приемки – терминал "Северный", улица Портовая, 8. Терминал принимает машины до 20:00, но ему нужно получить данные об автомобиле не позднее чем за два часа до прибытия.

Если водитель уже выехал, попросите его остановиться на площадке отдыха у развязки на 146-м километре и связаться с нами. Мы подтвердим, направлять ли его на терминал или перенести выгрузку на утро 3 ноября. Самостоятельно менять адрес не нужно: на старом складе после 15:00 не будет ни приемщика, ни погрузочной техники.

Просим ответить одним сообщением в трех пунктах: получил ли диспетчер изменение, может ли перевозчик выполнить доставку на терминал, какая дополнительная сумма возникнет из-за нового адреса. После подтверждения направим обновленные реквизиты получателя.

№11. Кому: Ольге, менеджеру склада "Ладога-Маркет". Тема: задержка машины по рейсу Санкт-Петербург – Петрозаводск.

Пишу сразу после разговора с водителем: автомобиль задерживается на участке трассы в районе Лодейного Поля. По словам водителя, движение остановилось после столкновения двух машин, объезд пока не открыт. Текущий прогноз прибытия в Петрозаводск – сегодня около 22:30 вместо согласованных 18:00.

"До склада останется примерно 190 километров. Если движение возобновится в течение часа, успею к закрытию приемки, но обещать это сейчас не могу", – сообщил водитель.

Мы уже попросили диспетчера склада сохранить окно до 23:00. Если приемка после 20:00 невозможна, груз останется в кузове до утра, а машина прибудет к началу первой смены 7:30. Просим выбрать один вариант: принять груз сегодня до 23:00 либо перенести выгрузку на завтра с 7:30 до 9:00.

Окончательное подтверждение движения направлю не позднее 19:30.

№12. Кому: директору по снабжению ООО "Роса-Фарм". Тема: восстановительный план по задержанному рефрижераторному рейсу.

Сообщаем о задержке машины с охлажденной продукцией, следовавшей из Белгорода в Орел. В 3:40 водитель остановился из-за неисправности холодильной установки. Температура в кузове на момент остановки составляла +5 градусов. Перевозчик вызвал сервисную бригаду, но к 8:00 стало понятно, что ремонт на месте займет больше времени, чем позволяет окно приемки.

Что известно сейчас

Как будет восстановлен график

1. Резервная машина прибудет к месту стоянки к 10:30. До перегрузки водитель сфотографирует показания терморегистратора и состояние пломбы.
2. Перегрузка пройдет под контролем представителя перевозчика. Количество коробов сверят с накладной, а поврежденную упаковку выделят отдельно.
3. После выезда диспетчер сообщит фактический прогноз прибытия. При сохранении температуры в пределах, указанных в заявке, груз будет доставлен в новое окно 15:00–16:00.
4. Если резервная машина не сможет выйти до 11:00, предложим доставку двумя меньшими автомобилями. Их прибытие будет согласовано со складом отдельно.

Мы понимаем, что изменение времени повлияет на приемку и размещение партии. Поэтому просим до 9:30 подтвердить, готов ли склад принять машину в интервале 15:00–16:00. Дополнительную стоимость замены автомобиля перевозчик берет на себя; если потребуется второй автомобиль, отдельное согласование будет направлено до его подачи.

№13. Кому: администратору распределительного центра "Западный". Тема: перенос приемки партии бытовой химии.

Задержка уже влияет на работу получателя: машина с партией бытовой химии прибудет после окончания сегодняшнего окна, и разгрузка в прежнее время невозможна. Причина – поломка автомобиля на подъезде к Калуге; перевозчик подтвердил, что груз сохранен, но ремонт не завершится до 18:00.

Просим выбрать один из двух вариантов:

1. принять машину сегодня с 21:00 до 22:00, если на площадке останется дежурная смена;
2. перенести приемку на завтра с 7:00 до 8:30, чтобы разгрузить товар до начала основной смены.

В партии 16 паллет, пломба цела, коробки сухие. До 17:30 мы направим фотографию пломбы и подтверждение от перевозчика о состоянии кузова. Если ни одно из окон не подходит, сообщите об этом до 17:00: тогда мы организуем временное размещение партии на промежуточном складе и отдельно согласуем последующую доставку.

Нам важно получить не формальное уведомление о задержке, а выбранный порядок приемки. Пожалуйста, ответьте, какой вариант может принять ваша смена.

№14. Кому: в отдел претензий ООО "Вектор-Логистика". Тема: повреждение трех коробок при доставке из Белгорода в Орел.

22 июля мы получили от вашей компании партию стеклянных банок, отправленную из Белгорода в магазин "Дом варенья" в Орле. В накладной было указано 18 коробок. При разгрузке в 15:10 приемщик заметил, что три коробки стоят с продавленным верхом и влажными следами на картоне.

Сначала мы решили, что повреждена только упаковка. Но когда коробки открыли на столе приемки, оказалось, что часть банок разбита: осколки лежали между целыми банками, а на двух внутренних прокладках были следы удара. Мы остановили дальнейшее перемещение партии, сфотографировали состояние груза и внесли замечание в акт приема-передачи.

В акте №А-17 от 22 июля указано: три поврежденные коробки, 18 разбитых банок, 42 банки с сохранной упаковкой. Общая стоимость поврежденной части по нашей накладной – 18 600 рублей. Фотографии сделаны до уборки осколков, копию акта и расчет стоимости прикладываем к письму.

Для нас это не только сумма товара. Банки предназначались для заказов к ярмарке, и из-за повреждения пришлось срочно менять комплектацию нескольких наборов. Мы не утверждаем причину без проверки, но просим рассмотреть вопрос на основании зафиксированного состояния груза, маршрута и сопроводительных документов.

Просим зарегистрировать обращение, назначить ответственного специалиста и до 29 июля сообщить порядок рассмотрения требования. Если перевозчику нужны оригиналы акта или дополнительный осмотр упаковки, напишите об этом до указанной даты. До получения ответа мы сохраняем внешнюю упаковку и оставшиеся элементы прокладок.

№15. Кому: отделу претензионной работы ООО "Вектор-Логистика". Тема: требование по акту №А-17 от 22 июля.

При доставке партии стеклянных банок из Белгорода в магазин "Дом варенья" в Орле повреждены три коробки из 18. Приемка завершалась 22 июля в 15:10. Состояние груза зафиксировано актом №А-17 и фотографиями до перемещения коробок.

Просим зарегистрировать требование на сумму 18 600 рублей, сообщить его номер и до 29 июля указать, какие документы необходимы для рассмотрения. В наличии имеются акт №А-17, фотографии, накладная и расчет стоимости поврежденной продукции.

Внешнюю упаковку и внутренние прокладки сохраняем до получения дальнейших указаний. Ответ просим направить на logistics@example.com.

№16. Кому: руководителю службы качества перевозчика "Новая магистраль". Тема: осмотр промокших ящиков с электронными модулями.

Просим не закрывать рейс из Нижнего Новгорода в Иваново до совместного осмотра двух ящиков с электронными модулями. При выгрузке 4 октября на нижней части тента обнаружены разошедшиеся швы, а картон одного ящика был влажным. Водитель присутствовал при осмотре и вписал замечание в приемочный лист.

Внутри первого ящика находятся модули управления, во втором – кабельные сборки. Пока мы не включали оборудование и не вскрывали заводскую упаковку внутри ящиков, чтобы не менять состояние груза до фиксации обстоятельств.

Просим организовать следующие действия:

• назначить представителя перевозчика для осмотра 5 октября с 10:00 до 12:00;
• зафиксировать состояние тента, внешних стенок и поддонов отдельным актом;
• сфотографировать все влажные участки до вскрытия внутренней упаковки;
• пригласить специалиста поставщика для проверки электронных модулей;
• согласовать, кто оплачивает сушку или замену внешней упаковки, если повреждение подтвердится;
• до завершения осмотра не считать доставку принятой без замечаний.

Сумма партии составляет 486 000 рублей, однако сейчас мы не предъявляем окончательное требование: сначала нужно понять, затронула ли влага оборудование. Просим подтвердить участие представителя и сообщить его телефон. Если осмотр невозможен в указанное время, предложите другое окно в тот же день.

№17. Кому: в бухгалтерию ООО "Транзит-Юг". Тема: расхождение в счете за рейс Краснодар – Ростов-на-Дону.

По рейсу от 14 мая просим проверить счет №784. В заявке и подтверждении перевозки была указана согласованная стоимость 42 000 рублей с учетом налога, тогда как в полученном счете стоит сумма 47 500 рублей.

Дополнительное ожидание и изменение маршрута в документах не указаны. Просим либо направить расшифровку суммы 5 500 рублей с подтверждением согласования, либо заменить счет на 42 000 рублей. Срок оплаты по нашей заявке начинается после получения корректного комплекта документов и не меняется из-за технического исправления счета.

Пожалуйста, сообщите результат проверки до 22 мая, чтобы бухгалтерия успела провести платеж в текущем периоде.

№18. Кому: финансовому менеджеру компании "Логос-Строй". Тема: проверка дополнительной платы за ожидание на объекте.

В счет №311 за доставку строительных панелей включена дополнительная плата за шесть часов ожидания. Мы готовы оплатить подтвержденное время, но просим сверить расчет с журналом въезда на объект и условиями заявки.

Хронология рейса

• 08:10 – автомобиль прибыл к проходной, что подтверждено отметкой охраны;
• 08:35 – водитель передал документы диспетчеру объекта;
• 09:20 – автомобиль направили к воротам разгрузки;
• 10:10 – началась разгрузка первой части панелей;
• 11:40 – разгрузка завершена, водитель получил отметку приемщика;
• 12:00 – автомобиль покинул объект.

В заявке было указано, что первые два часа ожидания не оплачиваются, а последующее время считается по 600 рублей за час. По фактической последовательности событий ожидание до начала разгрузки составило два часа, с 8:10 до 10:10. Значит, расчетная доплата составляет 0 рублей, если период до начала разгрузки округляется в меньшую сторону, либо 600 рублей при округлении полного третьего часа.

Предлагаемое решение

Просим прислать копию документа, на основании которого в счет внесены шесть часов и тариф 1 200 рублей. Если такого согласования нет, мы готовы оплатить основную стоимость перевозки и сумму ожидания, рассчитанную по заявке. Чтобы не задерживать бесспорную часть платежа, перечислим ее после получения исправленного счета или отдельного счета на подтвержденную доплату.

Наша цель – не оспорить работу водителя, а привести сумму к той схеме, которую обе стороны видели до подачи машины. Просим ответить до пятницы, 17:00.

№19. Кому: руководителю отдела снабжения компании "Южный поток". Тема: согласование доплаты по рейсу с измененным маршрутом.

Мы понимаем, почему после доставки вы направили запрос на доплату: автомобиль действительно прошел не по первоначальному маршруту. Однако изменение произошло после нашей просьбы заехать в поселок Красный Бор и забрать дополнительную упаковку, поэтому предлагаем разделить сумму на подтвержденные и спорные расходы.

По первоначальной заявке перевозка из Тулы в Орел стоила 68 000 рублей. После нашего звонка к маршруту добавились 74 километра, обратный заезд занял около двух часов. В письме от 12 июня перевозчик указал предварительную доплату 4 800 рублей, но отдельного подтверждения итоговой суммы мы не получили. В счете отражено 9 600 рублей.

Готовы оплатить 4 800 рублей вместе с основной суммой, если перевозчик направит расчет километров и копию отметки о дополнительной загрузке. Оставшиеся 4 800 рублей просим снять либо подтвердить отдельным согласованием, подписанным до изменения маршрута.

Такой порядок позволит закрыть оплату без задержки и одновременно сохранить в документах реальную причину изменения рейса. Если у вас есть иной расчет, пришлите его до 20 июня. Бухгалтерия проведет платеж в течение двух рабочих дней после согласования суммы.

№20. Кому: Антону, менеджеру компании "Быстрый путь". Тема: статус оплаты двух завершенных рейсов.

Коллеги, чтобы не оставлять вопрос без ответа, проверили платежи по двум доставкам за июль. Основная сумма по обоим рейсам принята, но бухгалтерия не может провести ее без уточнения одного реквизита.

– По какому документу не проходит платеж?
– По счету №608 не совпадает расчетный счет получателя с реквизитами в договоре.
– Сумма по счету подтверждена?
– Да, 31 400 рублей. После получения исправленных реквизитов платеж уйдет в ближайший банковский день.

По счету №609 на 27 800 рублей расхождений нет. Пожалуйста, направьте карточку с актуальными реквизитами и подтвердите, что счет №608 остается действующим. После этого мы сообщим дату отправки платежа.

№21. Кому: диспетчерской службе перевозчика "Восточный коридор". Тема: комплект данных для рейса 24 ноября.

До загрузки партии осталось 36 часов, поэтому просим собрать документы и сведения в одном письме, а не передавать их частями между сменами. Груз отправляется из Омска в Новосибирск, погрузка назначена на 24 ноября с 7:00 до 8:00. На склад пропускают только автомобиль и водителя, данные которых заранее внесены в заявку.

Нам нужны следующие сведения:

1. марка, модель, государственный номер и фактическая грузоподъемность автомобиля;
2. имя и телефон водителя, который прибудет на загрузку;
3. фотография кузова изнутри до подачи, чтобы подтвердить его сухое и чистое состояние;
4. номер пломбы после загрузки и контакт диспетчера, который будет отслеживать рейс;
5. копия транспортной накладной после оформления с указанием точного количества мест;
6. подтверждение, что водитель знает адрес выгрузки в Новосибирске и порядок заезда на территорию.

Партия состоит из 22 паллет бытовой техники, общий вес – 8,6 т. При приемке мы сверяем количество паллет, целостность упаковки и номер пломбы. Если автомобиль заменится после предоставления данных, новый номер нужно сообщить до подачи: склад не пропустит машину с незаявленным государственным номером.

Просим отправить первый комплект данных сегодня до 18:00, а сведения о пломбе и накладную – сразу после загрузки. При отсутствии любой позиции укажите конкретную причину и время, когда она будет предоставлена.

№22. Кому: координатору рейса компании "Терминал-Сервис". Тема: документы для допуска машины на складской комплекс.

В прошлый раз автомобиль прибыл вовремя, но задержался у ворот: у охраны не было номера машины и фамилии водителя. Чтобы не повторять эту ситуацию, просим заранее распределить документы по времени передачи.

Рейс запланирован на 9 декабря, загрузка в 6:30, выгрузка в Екатеринбурге – 10 декабря до 15:00. Груз – 11 паллет мебели, без температурных требований. Если номер прицепа станет известен только утром, направьте его не позднее 5:45, иначе автомобиль придется задержать у въезда до ручной проверки.

Просим ответить, кто назначен ответственным за сбор комплекта. После получения всех данных мы подтвердим складу возможность пропуска.

№23. Кому: диспетчеру "Транс-Связь". Тема: не хватает разрешения для въезда на строительную площадку.

Машина по заявке №907 прибыла к объекту на улице Механизаторов, но охрана не оформляет въезд: в переданных данных нет копии пропуска на автомобиль. Водитель сообщил, что у него есть накладная и паспорт, однако этого недостаточно для пропуска на площадку.

Груз – шесть паллет сухих строительных смесей, получатель готов принять их сегодня. Просим до 14:00 направить пропуск либо сообщить номер документа, который уже оформлен для этого автомобиля. Если пропуск невозможно получить сегодня, дайте инструкцию водителю: ждать у внешней стоянки или возвращаться на промежуточный терминал.

Пожалуйста, не закрывайте рейс как выполненный до фактической выгрузки. После решения вопроса мы направим подтверждение от представителя площадки.

№24. Кому: начальнику смены складского комплекса "Холодный берег". Тема: порядок погрузки трех машин 16 января.

Предлагаю не ставить три машины к рампе одновременно. При параллельной подаче водители будут занимать подъезд, а складская смена не успеет проверить температурный режим и количество паллет. Ниже закрепляю последовательность, по которой можно провести погрузку без пересечения экипажей.

Первая машина – 6:30–7:20

1. Водитель прибывает к воротам №2 и сообщает номер заявки диспетчеру склада.
2. Складская смена проверяет чистоту кузова и устанавливает датчик температуры.
3. В кузов загружаются 10 паллет молочной продукции, после чего кладовщик сверяет количество мест с листом комплектации.
4. До закрытия дверей водитель получает копию накладной и фотографирует номер пломбы.

Вторая машина – 7:40–8:30

1. Автомобиль встает к воротам №3, не занимая место первой машины.
2. Водитель принимает 8 паллет замороженной продукции и два контейнера возвратной тары.
3. Кладовщик отдельно отмечает контейнеры в листе возврата, чтобы они не вошли в количество товарных мест.
4. После закрытия кузова диспетчер сообщает получателю номер пломбы и плановое время прибытия.

Третья машина – 9:00–10:10

Партия состоит из 14 паллет овощей. Для нее нужен свободный погрузчик и дополнительная проверка состояния нижних паллет. Если первая или вторая машина задержится более чем на 20 минут, третью направляем на площадку ожидания у южных ворот, а не к занятой рампе.

Что требуется подтвердить

• готовность ворот №2 и №3 к указанному времени;
• наличие двух погрузчиков с 6:30 до 10:10;
• назначение одного сотрудника для проверки пломб;
• телефон диспетчера, который предупредит следующего водителя при сдвиге графика;
• возможность принять третью машину до 10:30, если на маршруте к складу возникнет задержка.

Просим подтвердить схему до 15 января, 12:00. Если склад не может обеспечить два свободных ворот, предложите новый порядок с конкретными интервалами, а не общее указание "по готовности".

№25. Кому: координатору перевозчика "Урал-Комплект". Тема: подтверждение окна загрузки на мебельном производстве.

За последние две недели машины приезжали к нам в разное время, и из-за этого погрузочная бригада несколько раз переносила другие заказы. Чтобы закрепить единый порядок, подтверждаем окно для вашего автомобиля: 27 марта с 13:00 до 14:00, ворота №4.

Груз готовится заранее и будет собран к 12:30. В машине должны поместиться 38 мест корпусной мебели, общий объем – около 42 кубических метров. Последовательность погрузки важна: сначала ставим длинные панели, затем коробки с фурнитурой. Просим не подавать малотоннажный автомобиль без предварительной проверки объема.

Прибывший водитель обращается к кладовщику Андрею Беляеву, сообщает номер заявки и ожидает осмотра кузова. После погрузки он получает накладную и фотографирует закрепленные ремни. Если автомобиль задерживается более чем на 30 минут, нужно позвонить до окончания окна: мы либо освободим ворота позже, либо перенесем погрузку на 15:30.

Со своей стороны подтверждаем готовность груза, погрузчика и сотрудника, который будет сверять количество мест. Просим в ответе указать номер автомобиля, имя водителя и возможность прибыть именно к воротам №4. Общую фразу "машина будет" просим не использовать: нам нужно закрепить данные в журнале склада.

№26. Кому: диспетчеру компании "Путь-Регион". Тема: короткий порядок выгрузки на объекте в Костроме.

Просим передать водителю следующие условия выгрузки партии отделочных материалов 8 апреля:

• заезд на объект только через северные ворота;
• до въезда нужно позвонить прорабу Михаилу, +7 900 000 00-00;
• машина останавливается у контейнера №3, не перекрывая пожарный проезд;
• выгрузка выполняется погрузчиком получателя, водитель помогает только с открытием бортов;
• после сверки 9 паллет водитель получает подпись на накладной;
• если площадка занята, автомобиль ожидает на внешней стоянке, а не у ворот.

Окно приемки – с 11:00 до 13:00. Просим подтвердить, что водитель получил эти условия.

№27. Кому: руководителю монтажной бригады выставочного центра "Контур". Тема: согласование окон разгрузки стендов 4–5 мая.

Ставим разгрузку не по принципу "кто приехал первым", а по готовности залов. Это позволит не перемещать тяжелые конструкции через уже собранные зоны и не задерживать монтажников.

Каждый водитель звонит ответственному за 30 минут до прибытия. На площадке проверяются номер машины, количество мест и отсутствие повреждений внешней упаковки. После выгрузки представитель центра подписывает лист приемки; без этой подписи автомобиль не направляется на следующий адрес.

Если один из автомобилей задерживается более чем на 40 минут, диспетчер не направляет следующий автомобиль к тем же воротам автоматически. В таком случае мы освобождаем ближайшее доступное окно и сообщаем новое время ответственному на площадке.

Просим до 2 мая подтвердить четыре автомобиля, телефоны водителей и возможность прибыть в указанные интервалы. Если состав груза изменится, сообщите об этом отдельным письмом: вес и занимаемое место влияют на расстановку в залах.

№28. Кому: координатору пассажирских перевозок "Маршрут плюс". Тема: уточнение трансфера участников форума.

Коллеги, собрал вопросы от участников и прошу подтвердить их одним ответом.

– Где будет первая посадка утром?
– У главного входа в гостиницу "Ока", с 7:20 до 7:35.

– Как пассажиры узнают автобус?
– На лобовом стекле будет табличка "Форум 12 июня", а у входа будет стоять координатор с телефоном +7 900 000 00-00.

– Что делать тем, кто опоздает к общему времени?
– В 7:45 отправляется второй микроавтобус на 16 мест, если к нему есть зарегистрированные пассажиры.

На площадку форума нужно доставить 64 человека. Просим подтвердить, что основной автобус рассчитан минимум на 50 пассажиров, а второй микроавтобус будет находиться у гостиницы до 7:45. Обратный трансфер назначен на 19:30 от западного входа выставочного центра.

Если место посадки изменится из-за перекрытия подъезда, направьте сообщение координатору не позднее 6:45. Нам важно не просто получить машину, а заранее объяснить участникам, где ее искать.

№29. Кому: менеджеру компании "Городской автобус". Тема: трансфер гостей на семейное торжество 21 августа.

Для гостей важнее спокойная посадка и понятное возвращение, чем минимальная разница в цене. Просим организовать трансфер от гостиницы "Берег" до загородного ресторана "Лесная терраса" и обратно в город.

Утром нужно перевезти 38 человек. Посадка начинается в 14:30, отправление – в 14:50. У гостиницы узкий подъезд, поэтому автобус длиной более 12 метров может не развернуться. На обратный путь, который планируется около 23:00, часть гостей поедет в гостиницу, а часть – к железнодорожному вокзалу.

Просим предложить автомобиль или два микроавтобуса с учетом следующих условий. В салоне не должно быть места для багажа, превышающего потребность группы: у гостей только небольшие сумки и верхняя одежда. На обратном маршруте нужно сделать два пункта высадки, причем сначала остановиться у вокзала, затем у гостиницы.

На площадке торжества будет один координатор, его номер передадим после подтверждения. Водитель утром получает список пассажиров и схему обратного маршрута. Если кто-то задержится к посадке, координатор ожидает не более десяти минут, после чего связывается с диспетчером. Просим указать, как в таком случае отмечается пассажир и можно ли догнать группу на следующей точке.

Пришлите стоимость с учетом двух остановок вечером, время подачи и ограничения по высоте или длине автомобиля. Ответ нужен до 10 августа, чтобы мы могли отправить гостям точную инструкцию.

№30. Кому: руководителю смены перевозчика "Северный транспорт". Тема: план развоза сотрудников по трем производственным площадкам.

Нужен не просто автобус на утро, а устойчивый порядок развоза 86 сотрудников, работающих в трех сменах. Первая смена начинается в 7:00 на площадке в поселке Заречье, вторая – в 8:00 на заводе в городе, третья – в 9:00 на ремонтной базе у станции Лесная. Просим закрепить транспорт так, чтобы пассажиры не зависели от одного опоздавшего автомобиля.

Утренний маршрут

1. В 5:50 микроавтобус на 19 мест забирает сотрудников у остановки "Центральная" и следует в Заречье. К 6:35 он возвращается к городской развязке.
2. В 6:20 автобус на 45 мест отправляется от автостанции, забирает пассажиров у двух согласованных остановок и прибывает на городской завод к 7:35.
3. В 7:20 второй микроавтобус на 22 места забирает сотрудников для ремонтной базы. Последняя посадка происходит у станции Лесная, прибытие – к 8:40.

Дневной порядок и обратный вывоз

После утреннего рейса автобус на 45 мест остается на городской площадке до 16:30. Микроавтобус, работавший на Заречье, в 14:20 забирает сотрудников первой смены и возвращает их к остановке "Центральная". Для третьей смены обратный выезд начинается в 18:10 от ремонтной базы, затем машина идет к городской площадке.

Контроль пассажиров

• каждый водитель получает список остановок, но не собирает паспортные данные пассажиров;
• координатор предприятия сообщает о неявке группы за 20 минут до отправления;
• при задержке более чем на 15 минут водитель звонит диспетчеру, а диспетчер информирует координатора;
• если автобус выходит из строя, резервный микроавтобус забирает сначала пассажиров с ближайшей точки, а новый порядок направляется по телефону;
• после каждого рейса водитель отмечает время фактического прибытия и количество пассажиров.

Что просим подтвердить

Нужны три автомобиля на 1 сентября, контакт каждого водителя, вместимость, время подачи и возможность использовать резервную машину при неисправности. Отдельно просим сообщить, где она будет находиться с 5:30 до 9:00. Если какой-то участок невозможно пройти в указанные сроки, укажите это до заключения заявки, чтобы мы изменили время начала смены для соответствующей группы.

№31. Кому: отделу сопровождения компании "Рейс-Восток". Тема: подтверждение завершения доставки по заявке №552.

Доставка партии оборудования из Пензы в Саранск завершена 18 октября в 14:20. Груз принят складом получателя, внешних повреждений не зафиксировано. Просим закрыть рейс после сверки документов.

Просим направить скан второго листа накладной и закрывающий счет. После получения полного комплекта бухгалтерия проведет оплату в согласованный срок. По нашей оценке, рейс выполнен в пределах согласованного окна.

№32. Кому: команде перевозчика "Надежный маршрут". Тема: итоги доставки и условия следующего рейса.

Партия книг для сети библиотек прибыла в Архангельск 6 ноября на день раньше крайнего срока. Получатель отдельно отметил, что коробки были расставлены по секциям и не потребовали повторной сортировки. Спасибо водителю и диспетчеру за то, что в день изменения адреса они не отправили машину по старой схеме, а дождались подтверждения от склада.

Перед следующим рейсом предлагаем сохранить порядок, который сработал в этой доставке:

• за сутки до загрузки обмениваться номером машины и телефоном водителя;
• после загрузки направлять фотографию пломбы и количество мест;
• за два часа до прибытия подтверждать готовность приемки;
• при изменении адреса сначала получать письменное подтверждение, а уже затем менять маршрут;
• после выгрузки присылать накладную и короткое сообщение о замечаниях, даже если их нет.

На декабрь планируется еще одна отправка: около 30 паллет, маршрут из Вологды в Архангельск, погрузка ориентировочно 4 декабря. Точный объем сообщим после упаковки, но просим предварительно удержать в резерве автомобиль грузоподъемностью от 10 т. У получателя ограничено окно приемки – с 9:00 до 13:00, поэтому прямой рейс для нас предпочтительнее перегрузки.

Пожалуйста, подтвердите возможность подать машину 4 декабря и сообщите предварительную ставку. Если декабрьский график уже заполнен, предложите ближайшее окно, при котором груз прибудет не позднее 6 декабря.

#primcat