Примеры писем клиенту: готовые тексты в разных стилях и форматах

№1. Тема: Фотосъемка для каталога "Лист"

Здравствуйте, Анна!

Увидела, что вы добавили в каталог новую коллекцию блокнотов. На фотографиях хорошо видны обложки, но покупателю пока трудно оценить бумагу и разворот. Я фотографирую предметы для небольших интернет-магазинов и могу снять серию, которая покажет именно эти детали.

Предлагаю начать с пяти моделей: для каждой сделать общий кадр, разворот и крупный план бумаги. Вы получите 15 обработанных изображений для карточек товара. Предварительная стоимость такой съемки – 18 000 рублей; аренда площадки и доставка товаров в нее не входят.

Если предложение вам интересно, пришлите, пожалуйста, ссылку на модели и сообщите, где находятся товары. После этого я уточню стоимость и предложу дату съемки.

С уважением,
Мария Орлова
Предметный фотограф

№2. Тема: Идея для расписания занятий

Добрый день, Илья!

На сайте вашей школы можно выбрать курс, но расписание открывается отдельным файлом. Посетителю приходится возвращаться на страницу, чтобы сопоставить уровень, время и стоимость. Предлагаю обсудить небольшую страницу расписания с фильтрами по этим параметрам.

Я разрабатываю сайты для образовательных проектов. Для первого разговора не нужна техническая документация: достаточно понять, как часто меняются группы и кто обновляет информацию.

• На встрече разберем, какие данные важно показывать сразу, а какие можно оставить на странице курса.
• После встречи я подготовлю оценку работ и отдельно отмечу возможные расходы на поддержку.
• Если окажется, что задачу проще решить настройкой существующего сайта, прямо об этом скажу.

Могу созвониться во вторник после 15:00 или в четверг до обеда. Если удобнее переписка, ответьте на это письмо – задам вопросы письменно.

Никита Серов
Веб-разработчик

№3. Тема: Помощь с подготовкой витрины к открытию

Здравствуйте!

Меня зовут Елена, я оформляю витрины небольших магазинов. Прочитала ваше объявление об открытии книжного пространства и хочу предложить помощь с первой экспозицией.

Моя работа начинается с осмотра витрины и обсуждения ассортимента. Затем я предлагаю две концепции, составляю список материалов и после утверждения собираю композицию. Печать, покупка декоративных элементов и электромонтаж оплачиваются отдельно; их стоимость заранее согласуем.

Если оформление уже поручено другому специалисту, отвечать не обязательно. А если вы еще выбираете исполнителя, буду рада получить фотографию витрины и узнать предполагаемую дату открытия.

Елена Власова

№4. Тема: Перевод инструкций для ваших покупателей

Добрый день, Олег!

Я перевожу инструкции к бытовому оборудованию с английского на русский. Обращаюсь к вам, потому что в вашем магазине появились кофемолки с англоязычными руководствами. Могу подготовить русскую версию для покупателей и сохранить структуру оригинала: предупреждения, порядок настройки и уход.

Что входит в работу. Перевод текста, сверка обозначений на схемах с подписью к ним и один раунд правок после проверки вашей командой.

Что остается на вашей стороне. Подтверждение технических терминов и проверка того, что инструкция соответствует конкретной модели. Я не заменяю инженера и не добавляю в руководство отсутствующие сведения о безопасности.

Для оценки мне нужен исходный файл или фотографии всех страниц. После просмотра назову цену и срок; до вашего подтверждения работа не начинается.

С уважением,
Татьяна Белова
Переводчик

№5. Тема: Ответ на запрос о доставке стола

Здравствуйте, Павел!

Да, доставить стол "Берег" в собранном виде можно, если ширина всех дверных проемов на пути заноса не меньше 85 см. Сам стол имеет ширину 80 см, а дополнительные сантиметры нужны для защитной упаковки и маневра.

Доставка по городу стоит 1 500 рублей. Подъем на лифте входит в эту стоимость; подъем по лестнице рассчитывается отдельно после уточнения этажа. Ближайшая свободная дата – 18 апреля, интервал прибытия с 12:00 до 16:00.

Пожалуйста, измерьте самый узкий проем и сообщите результат в ответном письме. Если он меньше 85 см, предложим доставку в разобранном виде и сборку на месте; ее стоимость назовем до оформления заказа.

С уважением,
Служба заботы магазина "Дом и линия"

№6. Тема: Запись на семейную консультацию

Добрый день, Марина!

Свободное время для вашей первой консультации есть в среду в 18:00 и в пятницу в 11:00. Встреча длится 60 минут и стоит 4 000 рублей. Можно прийти вдвоем или начать с индивидуальной беседы – стоимость первой встречи от этого не меняется.

Вы спрашивали, нужно ли готовить документы. Нет, для первой беседы они не нужны. Достаточно заранее подумать, какой вопрос вы хотите обсудить. Если позднее понадобятся дополнительные сведения, специалист объяснит зачем и попросит их отдельно.

Напишите, пожалуйста, какой день вам подходит. До вашего ответа время не забронировано; после подтверждения я пришлю адрес и условия переноса встречи.

С теплом,
Администратор центра "Диалог"

№7. Тема: Уточнение по печати меню

Здравствуйте, Виктория!

Спасибо за макет меню. Мы проверили файл: страницы открываются, текст читается. Чтобы назвать стоимость печати без предположений, уточните, пожалуйста, три момента:

1. Сколько экземпляров нужно: 50, 100 или другое количество? При увеличении тиража цена одного экземпляра меняется.
2. Каким должно быть покрытие: матовым или глянцевым? Матовая поверхность меньше бликует, глянцевую проще протирать.
3. Нужна ли доставка? Если да, сообщите район и желаемую дату получения.

После ответа подготовим расчет по выбранному варианту. Если с покрытием пока не определились, можем включить в него обе цены.

С уважением,
Полина
Типография "Шрифт"

№8. Тема: Ваш запрос на уборку после ремонта

Добрый день, Андрей!

Прежде чем обещать дату и цену, хочу уточнить объем работ. Из вашего сообщения понятно, что ремонт закончен, но неясно, остались ли строительные материалы и нужно ли мыть окна снаружи.

Что уже можно сказать. Мы проводим уборку после ремонта: удаляем пыль с доступных поверхностей, моем полы, санузел и внутреннюю сторону окон. Вывоз строительного мусора в услугу не входит.

Что необходимо для расчета. Пришлите площадь квартиры, количество окон и несколько фотографий помещений. Отдельно напишите, есть ли следы краски или затирки на плитке и стекле. Для некоторых загрязнений потребуется тест на незаметном участке, чтобы не повредить поверхность.

Когда получим фотографии, предложим состав работ и стоимость. Если наружную сторону окон нельзя безопасно вымыть из помещения, предупредим об этом заранее и не будем включать ее в заказ.

Хорошего дня!
Светлана, координатор уборки

№9. Тема: Два варианта обслуживания кофемашины

Здравствуйте, Ирина!

Для кофемашины в вашем офисе подготовили два варианта обслуживания. Оба включают выезд мастера в пределах города и проверку работы после каждого посещения.

Если нужно устранить конкретную проблему и пока неизвестно состояние аппарата, разумно начать с разового визита. Если машина используется ежедневно и вам важно заранее закрепить даты чистки, подойдет обслуживание на три месяца.

Предложение действительно до 30 апреля. Сообщите, какой вариант вам ближе, и мы согласуем время первого выезда.

С уважением,
Михаил
Сервис "Точная чашка"

№10. Тема: Организация клиентского мероприятия

Добрый день, Дарья!

Для встречи на 40 гостей мы можем взять на себя площадку и координацию либо организацию целиком. Разница не только в цене: во втором случае ваша команда не ищет подрядчиков самостоятельно.

Аренда, питание и гонорары подрядчиков в указанные суммы не входят. До заключения договора составим отдельную смету: вы сможете утвердить каждую статью или отказаться от нее.

Для предварительной проверки площадок сообщите, пожалуйста, месяц проведения, город и нужен ли экран для выступлений. На основании этих данных предложим следующий шаг.

Алина
Агентство событий "Среда"

№11. Тема: Предложение по обновлению сайта мастерской

Здравствуйте, Роман!

Предлагаю обновить сайт мастерской так, чтобы посетитель мог выбрать услугу, увидеть примеры работ и отправить заявку с фотографией изделия. На первом этапе не будем переносить весь архив: начнем с десяти проектов, которые вы отберете вместе с нами.

1. Подготовка. За три рабочих дня изучим текущий сайт, согласуем разделы и список материалов. От вас понадобятся описания услуг, фотографии и ответы на вопросы о заявках.
2. Дизайн. За пять рабочих дней подготовим главную страницу и карточку услуги. После одного раунда собранных правок утвердим внешний вид.
3. Разработка. За десять рабочих дней соберем страницы, настроим форму и проверим отображение на телефонах и компьютерах.
4. Запуск. Вместе проверим письма из формы, перенесем сайт на ваш домен и покажем сотруднику, как менять тексты и фотографии.

Стоимость работ – 120 000 рублей: 60 000 при начале проекта и 60 000 после приемки. Хостинг и домен оплачиваются отдельно. Указанный срок не включает ожидание материалов и ваших ответов; если они задержатся, пересогласуем календарь.

Если состав работ подходит, пришлю договор и перечень материалов. Предложение действует до 15 мая.

С уважением,
Алексей Морозов

№12. Тема: Подготовка сотрудников к работе с обращениями

Добрый день, Нина!

По итогам нашего разговора предлагаю провести практическое обучение для вашей команды из 12 человек. Цель – договориться об общих принципах ответа и потренироваться на обращениях, похожих на ваши.

До занятия. Вы передаете пять обезличенных писем клиентов и действующие правила компании. Я изучаю материалы и готовлю упражнения. Персональные данные клиентов для этого не нужны.

Во время занятия. За четыре часа участники разберут сложные формулировки, напишут ответы и получат обратную связь. Два коротких перерыва входят в это время.

После занятия. В течение пяти рабочих дней я пришлю памятку с согласованными принципами и примерами формулировок. Обучение не включает проверку всех будущих писем сотрудников.

Стоимость – 48 000 рублей. Если занятие пройдет вне города, проезд оплачивается отдельно по согласованной смете. Для бронирования даты достаточно письменно подтвердить предложение; затем оформим договор.

До связи!
Ксения, бизнес-тренер

№13. Тема: Итоги встречи по оформлению упаковки

Здравствуйте, Ольга!

После сегодняшней встречи фиксирую договоренности по упаковке чая, чтобы мы одинаково понимали объем проекта.

• Разрабатываем оформление коробки для трех вкусов. Конструкция коробки остается существующей; новую форму не проектируем.
• На лицевой стороне размещаем название вкуса и логотип. Состав и обязательные сведения вы передаете готовым текстом и проверяете перед печатью.
• До 12 июня я представлю две концепции для одного вкуса. После выбора направления подготовлю остальные две коробки.
• В стоимость 36 000 рублей включены два раунда правок к выбранной концепции. Печать и изготовление образцов оплачиваются отдельно.

Открытый вопрос – цвет внутренней стороны коробки. Пожалуйста, сообщите до 5 июня, нужна ли там печать: это повлияет на подготовку макета и расчет типографии.

Если я неверно записала какое-либо решение, поправьте меня ответным письмом. После подтверждения приступлю к работе.

Екатерина
Дизайнер

№14. Тема: Подтверждение заказа на мебель для переговорной

Добрый день, Сергей!

Проверили размеры и комплектацию. Ниже – условия заказа, которые предлагаем закрепить в договоре.

Срок изготовления – 25 рабочих дней после подписания договора и поступления предоплаты 54 000 рублей. Остальные 54 000 рублей оплачиваются после доставки и сборки. Если при подъеме понадобится грузовой лифт, доступ к нему обеспечивает заказчик.

Остается выбрать место отверстия под кабели: по центру столешницы или ближе к одному из краев. Сообщите ваш выбор, и мы подготовим чертеж для утверждения. До утверждения чертежа производство не запускаем.

С уважением,
Отдел заказов "Мера"

№15. Тема: Выбор бумаги для годового отчета

Здравствуйте, Надежда!

Для печати отчета есть два подходящих материала. Выбор зависит от того, что для вас важнее: передача фотографий или возможность делать заметки на полях.

На мелованной бумаге фотографии выглядят контрастнее, но писать на ней обычной ручкой менее удобно. На немелованной бумаге легче делать пометки, при этом изображения будут восприниматься мягче.

При тираже 200 экземпляров стоимость печати на мелованной бумаге составляет 82 000 рублей, на немелованной – 88 000 рублей. В обе суммы входят переплет и доставка по одному адресу. Срок одинаковый: семь рабочих дней после утверждения макета и оплаты.

Можем показать вам напечатанные образцы обоих материалов в офисе в четверг с 10:00 до 17:00. Если встреча не нужна, достаточно ответить названием выбранной бумаги. До вашего решения заказ в печать не передаем.

С уважением,
Дмитрий
Менеджер типографии

№16. Тема: Состав первой версии приложения

Привет, Мария!

Чтобы выпустить первую версию к началу сентября, предлагаю выбрать один из двух объемов. Оба позволяют пользователю записаться на занятие, но отличаются способом оплаты.

• Вариант А – запись без онлайн-оплаты. Пользователь выбирает занятие и получает подтверждение; администратор принимает оплату отдельно. Стоимость разработки – 240 000 рублей, срок – шесть недель после утверждения макетов.
• Вариант Б – запись с онлайн-оплатой. Добавляем подключение платежного сервиса и проверку сценариев успешной и неуспешной оплаты. Стоимость – 310 000 рублей, срок – восемь недель после утверждения макетов. Комиссия платежного сервиса в цену не входит.

Мы не рекомендуем обещать запуск к началу сентября по варианту Б, пока не проверили сроки подключения платежного сервиса. Для этого понадобятся данные вашей организации и подтверждение, что сервис готов с вами работать.

Если первостепенна дата, я бы выбрал вариант А и обсудил оплату как отдельное дополнение после запуска. Напиши, что важнее для первой версии: фиксированная дата или прием платежей в приложении.

Игорь

№17. Тема: Статус ремонта велосипеда № 214

Здравствуйте, Артем!

По вашему велосипеду заменили тормозные колодки и трос переключения. Тормоза отрегулированы, переключатель проверен на стенде. Сейчас мастер проводит короткую проверочную поездку и окончательную настройку.

Велосипед будет готов завтра после 16:00. Итоговая стоимость составляет 5 800 рублей, как мы согласовали при приемке; дополнительных работ не потребовалось.

Мастерская открыта до 20:00. Для получения назовите номер заказа 214. Если завтра приехать не получится, велосипед можно бесплатно оставить у нас до конца недели.

До встречи!
Команда мастерской "Спица"

№18. Тема: Промежуточный отчет по подготовке выставки

Добрый день, Лариса!

До открытия выставки осталось две недели. Основные материалы готовы, но для передачи их в производство нам необходимо ваше решение по подписям к работам.

Завершено. Схема размещения согласована с площадкой. Дизайн афиши утвержден, файл подготовлен для печати. Оборудование для проекции забронировано на дни монтажа и работы выставки.

В работе. Верстаем подписи к экспонатам и проверяем размеры указателей. После проверки отправим вам единый файл, чтобы можно было просмотреть тексты в том порядке, в котором их увидит посетитель.

Нужно от вас. До 8 августа подтвердите написание имен трех авторов в файле, который мы направили вчера. Без этого типография не сможет начать печать подписей 9 августа. Если ответ задержится, мы отдельно обсудим влияние на дату монтажа.

В пятницу пришлю следующий отчет. Сейчас дополнительных расходов к утвержденной смете нет.

С уважением,
Вера
Координатор проекта

№19. Тема: Готовые материалы для рассылки

Здравствуйте, Константин!

Подготовили комплект для июльской рассылки: три письма, темы к ним и изображения для каждого выпуска. Материалы находятся в общей папке проекта; доступ открыт для адресов вашей команды, которые вы указали при старте.

Просим проверить до 20 июня:

1. Даты и условия предложений – мы перенесли их из вашего последнего документа без изменений.
2. Названия товаров и цены – особенно для набора, который появится в продаже впервые.
3. Адреса страниц, на которые должны вести кнопки, – они указаны рядом с каждым письмом в документе.

Замечания можно оставить непосредственно в документе. Один раунд собранных правок входит в стоимость. После их внесения передадим финальные тексты; загрузка писем в сервис рассылок в текущий заказ не входит.

Спасибо!
Редактор Марина

№20. Тема: Передача готового комплекта чертежей

Добрый день, Владимир!

Комплект чертежей кухни готов. В него вошли план расстановки, развертки стен, схема расположения розеток и ведомость мебели. Файлы переданы вам в форматах PDF и DWG через согласованное хранилище проекта.

При проверке обратите внимание на расположение техники и высоту розеток: эти решения зависят от выбранных вами моделей. Чертежи выполнены по обмерам от 3 марта и по техническим характеристикам оборудования, которые вы прислали 10 марта. Если модель техники изменилась, сообщите об этом до начала монтажа.

По договору на проверку комплекта предусмотрено пять рабочих дней. Пожалуйста, направьте замечания одним письмом или подтвердите приемку. Если потребуется изменение из-за замены оборудования после утверждения проекта, сначала оценим дополнительную работу и согласуем ее стоимость.

С уважением,
Архитектор Ольга Климова

№21. Тема: Перенос доставки заказа № 518

Здравствуйте, Анна!

Ваш заказ № 518 не получится доставить 14 мая, как мы обещали. При проверке перед отправкой мы обнаружили повреждение на столешнице и не готовы передать ее вам в таком состоянии. Простите, что сообщаем об изменении незадолго до доставки.

Новая столешница будет готова к отправке 17 мая. Мы можем привезти весь заказ 18 мая с 10:00 до 14:00 либо подобрать другую свободную дату. Если ждать неудобно, вы можете отказаться от заказа; оплаченную сумму вернем тем же способом, которым получили оплату.

Пожалуйста, ответьте, какой вариант выбираете. До вашего решения мы не будем назначать новую доставку. Если потребуется возврат, отдельно подтвердим его оформление и срок с учетом способа оплаты.

С уважением,
Елена
Служба поддержки магазина "Север"

№22. Тема: Обновленный график подготовки отчета

Добрый день, Анна!

Приношу извинения: мы не доставим заказ № 518 14 мая. Во время проверки нашли повреждение столешницы. Отправлять ее вам и рассчитывать, что дефект останется незамеченным, было бы неправильно.

Понимаю, что под доставку вы могли освободить время. Поэтому предлагаю не просто назвать новую дату, а выбрать удобное решение:

• Получить заказ 18 мая. Новую столешницу подготовим к отправке 17 мая; доставка возможна с 10:00 до 14:00.
• Выбрать другой день. После вашего ответа проверим свободные интервалы и согласуем время, прежде чем оформлять доставку.
• Отказаться от заказа. Оформим возврат оплаченной суммы тем же способом, которым получили оплату, и подтвердим срок отдельно.

Пока вы выбираете, заказ останется за вами, а новая дата без вашего согласия назначена не будет. Ответьте, пожалуйста, на это письмо – я лично прослежу за выбранным решением.

Елена
Служба поддержки магазина "Север"

№23. Тема: Изменение стоимости ежемесячного обслуживания

Здравствуйте, Ирина!

С 1 октября стоимость ежемесячного обслуживания вашего сайта изменится с 12 000 до 14 000 рублей. Действующая цена сохраняется за сентябрь. Изменение связано с расширением времени, которое команда выделяет на проверку резервных копий и обновлений.

Новый состав услуг и цену закрепим дополнительным соглашением; до его подписания это письмо само по себе не меняет условия действующего договора. Если обновленный пакет вам не подходит, обсудим сокращенный состав работ или порядок завершения обслуживания по договору.

Прошу сообщить ваше решение до 15 сентября, чтобы у нас было время подготовить документы и согласовать дальнейшую работу.

С уважением,
Андрей
Руководитель службы поддержки

№24. Тема: Изменение времени занятий с ноября

Здравствуйте, родители группы "Маяк"!

С ноября зал, в котором проходят наши субботние занятия, будет закрываться раньше. Поэтому предлагаем перенести начало с 17:00 на 15:30. Продолжительность останется прежней – 60 минут, преподаватель и стоимость абонемента не изменятся.

Мы понимаем, что новое время подойдет не всем. До 20 октября ответьте, пожалуйста, на это письмо одним из двух вариантов:

• "Остаемся в группе" – если занятие в 15:30 вам подходит.
• "Нужен другой вариант" – если хотите обсудить перевод в другую группу или возврат за неиспользованные занятия.

До конца октября занимаемся по прежнему расписанию. Если вы напишете, что новое время неудобно, администратор свяжется с вами и расскажет о доступных группах и условиях возврата.

Спасибо, что помогаете нам заранее перестроить расписание.
Команда студии "Маяк"

№25. Тема: Ответ по поврежденному заказу № 706

Здравствуйте, Татьяна!

Спасибо за фотографии. Видим, что у полученной вами лампы поврежден плафон. Извините: вы рассчитывали получить целый товар и потратили время на обращение к нам.

Мы можем заменить плафон без доплаты или оформить возврат лампы и уплаченной за нее суммы. Для замены забирать основание не потребуется: новый плафон отправим отдельно. Если выберете возврат, согласуем удобный способ передачи товара.

Пожалуйста, сообщите в ответном письме, какое решение вам подходит. После этого подтвердим дату отправки или порядок возврата. Сохранять поврежденную упаковку до нашего ответа не обязательно: фотографий, которые вы уже прислали, достаточно для рассмотрения обращения.

С уважением,
Наталья
Служба поддержки

№26. Тема: Проверка начисления по счету за апрель

Добрый день, Максим!

Вы сообщили, что в апрельском счете дважды указана настройка оборудования. Мы проверили счет и журнал заявок: одна строка относится к установке 8 апреля, вторая ошибочно создана при повторном сохранении акта. Вторая работа фактически не выполнялась.

Что исправляем. Убираем повторную строку на 3 000 рублей и направляем вам исправленные документы. Правильная сумма счета – 11 000 рублей вместо 14 000 рублей.

Если счет уже оплачен. По нашей информации, оплата еще не поступила. Если вы уже ее отправили, пришлите, пожалуйста, дату платежа; после сверки предложим вернуть переплату или зачесть ее в следующий счет по вашему выбору.

Извините за ошибку и за время, которое вам пришлось потратить на ее обнаружение. Исправленный счет направим сегодня отдельным письмом.

С уважением,
Ирина
Расчетный отдел

№27. Тема: Ответ на обращение о проведении занятия

Здравствуйте, Елена!

Разобрали ваше письмо о занятии 12 февраля. Ниже отвечаем по каждому вопросу.

Почему занятие началось на 20 минут позже?

Преподаватель задержался из-за технической неисправности транспорта. Администратор узнал об этом незадолго до начала и не успел предупредить группу. Нам следовало сразу сообщить об изменении тем, кто уже приехал, и тем, кто был в пути. Приносим извинения.

Будет ли компенсировано пропущенное время?

Да. Мы предлагаем дополнительное занятие продолжительностью 20 минут после основной встречи 19 февраля. Для тех, кому это неудобно, продлим действующий абонемент на одно занятие.

Как узнать об изменениях заранее?

При задержке или отмене администратор будет отправлять сообщение на номер, указанный при записи. Если вы предпочитаете получать уведомления по электронной почте, сообщите об этом ответным письмом.

Пожалуйста, напишите, какой вариант компенсации вы выбираете. Мы внесем его в вашу запись и подтвердим ответом.

С уважением,
Руководитель учебного центра

№28. Тема: Разъяснение по возврату куртки

Добрый день, Алексей!

Получили ваше обращение и проверили документы по возврату куртки. Отвечаем на два вопроса, которые вы задали.

Когда товар поступил на проверку?
Посылка доставлена на склад 6 марта. В тот же день мы зарегистрировали возврат, но не отправили вам подтверждение. Это наша ошибка, простите.

Когда ожидать деньги?
Проверка завершена, возврат 7 900 рублей оформлен 8 марта на карту, с которой была оплата. Фактическая дата зачисления зависит от обработки платежа банком. Если деньги не поступят в течение пяти рабочих дней после оформления, ответьте на это письмо; мы предоставим сведения об операции для обращения в банк и дополнительно проверим ее статус.

Номер банковской карты присылать не нужно.

С уважением,
Служба поддержки магазина одежды

№29. Тема: Счет № 84 от 3 апреля

Здравствуйте, Олег!

По нашим данным, счет № 84 от 3 апреля на сумму 24 000 рублей пока не оплачен. Срок оплаты, указанный в счете, – 10 апреля.

Если платеж уже отправлен, пожалуйста, сообщите дату и сумму: мы проверим поступление с бухгалтерией. Если оплата еще не проведена, просим сообщить, когда ее можно ожидать. Повторно направить счет можем ответным письмом.

Не исключаем, что расхождение связано с задержкой банковской обработки или ошибкой в наших данных. До сверки будем считать информацию предварительной.

С уважением,
Бухгалтерия студии "Контур"

№30. Тема: Сверка оплаты по договору на обучение

Добрый день, Светлана!

Хотим сверить расчеты по обучению сотрудников. В нашей учетной системе отражена предоплата, но остаток за проведенный курс пока не поступил.

Курс завершен 15 сентября, акт направлен 16 сентября, срок оплаты остатка по счету – 25 сентября. Возможно, платеж уже находится в обработке или документы не дошли до ответственного сотрудника.

Если оплата произведена, пришлите, пожалуйста, дату платежа. Если для нее нужен повторный комплект документов, напишите, кому его направить. В случае расхождений сверим расчеты до оформления каких-либо дополнительных документов.

Благодарю за помощь со сверкой.
Юлия
Менеджер по работе с клиентами

№31. Тема: Оплата второго этапа проекта

Здравствуйте, Денис!

Второй этап проекта завершен, акт подписан 2 июня. Оплата в размере 60 000 рублей по договору должна была поступить до 12 июня; на сегодня мы ее не видим.

Возможно, для проведения платежа не хватает документов или согласование заняло больше времени, чем планировалось. Сообщите, пожалуйста, что происходит со счетом и какая дата оплаты реальна. Если проблема в документах, мы готовы оперативно направить их повторно.

Начало третьего этапа запланировано на 20 июня. При задержке оплаты нам потребуется отдельно согласовать дату его начала и доступность команды. До этого момента текущие результаты и переданные вам материалы остаются на согласованном хранилище.

Буду признательна за ответ до 18 июня, чтобы мы могли составить рабочий график.

С уважением,
Мария
Руководитель проекта

№32. Тема: Давайте сверим оплату аренды

Здравствуйте, Антон!

Пишу по поводу аренды мастерской за май. По нашей выписке платеж на 18 000 рублей еще не поступил, хотя дата оплаты по договору – 5 мая. Не хочу делать поспешных выводов: возможно, перевод уже отправлен или в реквизитах возникло расхождение.

Чтобы разобраться, подскажите, пожалуйста:

• Если вы уже оплатили аренду, какого числа отправили перевод и на какую сумму? Этого достаточно для первичной проверки.
• Если оплата откладывается, когда вы сможете ее провести? При необходимости обсудим возможный график и зафиксируем его отдельно.
• Если нужен счет или актуальные реквизиты, кому из вашей команды их направить?

Пока не получили ваш ответ, начисления и условия договора не меняем. Давайте сначала сверим сведения.

С уважением,
Наталья
Арендодатель

№33. Тема: Спасибо за совместную работу над каталогом

Здравствуйте, Ирина!

Каталог передан в печать, и я хочу поблагодарить вас за работу над ним. Вы быстро собрали описания от разных отделов и особенно внимательно проверили характеристики материалов. Благодаря этому мы успели исправить два расхождения до утверждения макета.

Финальные файлы и изображения останутся в общей папке до 30 июня. Если вашей команде понадобится доступ после этой даты, пожалуйста, сообщите – сохраним их дольше или передадим другим удобным способом.

Было приятно работать с человеком, который так внимательно относится и к деталям, и к срокам других участников. Желаю удачного запуска коллекции!

С теплом,
Анастасия
Редактор проекта

№34. Тема: Завершение работ по настройке учета

Добрый день, Борис!

Сегодня мы закрыли последний пункт проекта: сотрудники проверили формирование отчетов и подтвердили, что данные за тестовый месяц отображаются корректно. Спасибо вам и команде за участие в проверке.

Отдельно отмечу помощь вашего специалиста по складу. Он заметил, что возвраты отражались в общей ведомости без отдельной причины. Мы уточнили сценарий и добавили нужное поле до запуска, поэтому сотрудникам не придется вести параллельный список.

Со своей стороны мы передали инструкцию, список учетных записей ответственному администратору и контакты поддержки. В течение 30 календарных дней после приемки исправляем ошибки в реализованных настройках без дополнительной оплаты; новые функции обсудим и оценим отдельно.

Благодарю за доверие. Пусть новая система станет для команды удобным рабочим инструментом.

С уважением,
Павел
Руководитель внедрения

№35. Тема: Завершение сопровождения вашего сайта

Здравствуйте, Елена!

Подтверждаем, что сопровождение сайта завершается 31 августа по вашей заявке. Спасибо за совместную работу: за два года мы обновили структуру каталога, перенесли сайт на новый сервер и подготовили инструкции для редакторов вашей команды.

Чтобы передача прошла спокойно, фиксируем оставшиеся шаги:

1. До 25 августа мы передадим резервную копию сайта и базы данных вашему техническому специалисту через согласованный защищенный канал.
2. До 28 августа ваш администратор проверит доступ к хостингу, домену и системе управления сайтом. Пароли по электронной почте пересылать не будем.
3. 31 августа мы отключим свои учетные записи после вашего подтверждения, что доступ у новой команды работает.
4. Обращения, зарегистрированные до 31 августа, рассмотрим в рамках действующего договора. Новые задачи после этой даты сможем принять только по отдельной договоренности.

Пожалуйста, сообщите имя и рабочую почту специалиста, которому следует передать материалы. Если дата передачи ему неудобна, согласуем другую до завершения договора.

Благодарим за доверие и желаем вашей команде успешной дальнейшей работы.

С уважением,
Команда сопровождения

№36. Тема: Итоги консультаций и дальнейшие шаги

Добрый день, Ольга!

Наша последняя консультация завершилась, поэтому направляю краткое резюме принятых вами решений. Спасибо за открытый разговор и за готовность проверять идеи на практике, а не принимать их только потому, что они прозвучали убедительно.

Что вы решили сохранить. Еженедельную встречу команды по понедельникам и общий список задач с ответственными и сроками.

Что измените. В течение следующего месяца попробуете обсуждать на встрече только задачи с препятствиями, а обычные обновления переносить в общий документ. В конце месяца команда оценит, стало ли проще принимать решения.

Что остается у вас. Рабочий файл с итогами встреч и шаблон списка задач. Доступ к общей папке сохранится до 15 декабря; после этого я удалю свою копию материалов.

На этом согласованный цикл консультаций завершен. Если позже понадобится обсудить результаты или новую задачу, вы можете написать мне: мы отдельно согласуем формат и стоимость встречи.

Желаю вашей команде хорошего продолжения работы.
С уважением,
Александра