#office
"Направляем счет-фактуру" – сообщение о передаче конкретного документа. В атласе собраны 96 формулировок: от прямых деловых аналогов до вариантов для вложения, ЭДО, бумажной отправки, ответа на запрос и повторной передачи. Контекстные варианты уточняют обстоятельства, поэтому подходят только тогда, когда эти обстоятельства действительно есть. Счет-фактура здесь не подменяется счетом на оплату, актом или УПД.
Сообщить о передаче прямо и без дополнительных условий
Нейтральные глагольные формулы
Ближайшие аналоги выражения "Направляем счет-фактуру" для обычной деловой переписки.
Как делается: действие называется простым глаголом без пояснения причин и дальнейших шагов.
№1. Отправляем вам счет-фактуру.
№2. Передаем вам счет-фактуру.
№3. Предоставляем счет-фактуру.
№4. Высылаем счет-фактуру.
№5. Препровождаем счет-фактуру.
Через наличие документа в сообщении
Формулировки для письма, в котором документ действительно присутствует. Последний вариант рассчитан на привычную рабочую переписку.
Как делается: вместо действия отправителя в центре оказывается сам передаваемый документ.
№6. В этом письме – счет-фактура.
№7. Счет-фактура прилагается.
№8. К настоящему письму приложен счет-фактура.
№9. Пожалуйста, примите прилагаемый счет-фактуру.
№10. Вот счет-фактура.
Указать, где находится электронный документ
Файл во вложении
Здесь "Направляем счет-фактуру" заменяется указанием на вложение или на способ найти нужный файл.
Как делается: сообщение о передаче строится через расположение документа в письме.
№11. Прикрепляем к письму счет-фактуру.
№12. Счет-фактуру найдете во вложении.
№13. Вложенный файл – счет-фактура № [номер] от [дата].
№14. Для просмотра счета-фактуры откройте приложенный файл.
№15. Счет-фактура приложен отдельным файлом, а не включен в текст письма.
Ссылка и доступ к документу
Варианты для передачи через хранилище или личный кабинет. Указание на открытый доступ допустимо только после его фактического предоставления.
Как делается: передача выражается через доступность документа и путь к нему.
№16. Счет-фактура доступен по ссылке: [ссылка].
№17. Скачать счет-фактуру можно здесь: [ссылка].
№18. Открыли вам доступ к счету-фактуре в общей папке: [ссылка].
№19. Счет-фактура размещен в вашем личном кабинете, в разделе "Документы".
№20. Вместо вложения передаем ссылку на счет-фактуру: [ссылка].
№21. По ссылке [ссылка] находится счет-фактура; доступ к нему действует до [дата].
Формат передаваемого файла
Эти формулировки различают файл для просмотра, скан бумажного документа и электронный документ установленного формата.
Как делается: общая формула раскрывается через вид передаваемого экземпляра.
№22. Прилагаем счет-фактуру в формате PDF для просмотра.
№23. Во вложении – скан бумажного счета-фактуры.
№24. Передаем электронный счет-фактуру в формате XML.
№25. Счет-фактура приложен в двух форматах: XML для обработки и PDF для просмотра.
Обозначить официальный канал и способ доставки
Электронный документооборот
Замены фразы "Направляем счет-фактуру" для ЭДО уточняют канал и реальный этап передачи. Отправка не означает, что адресат уже получил документ.
Как делается: вместо общего уведомления называется действие в системе электронного документооборота.
№26. Передаем счет-фактуру через систему ЭДО.
№27. Счет-фактура отправлен в ваш адрес через оператора ЭДО [название].
№28. В рамках электронного документооборота вам направлен счет-фактура, подписанный электронной подписью.
№29. Счет-фактура доставлен в вашу систему ЭДО; статус доставки подтвержден оператором.
№30. Официальный электронный экземпляр счета-фактуры передаем по ЭДО; к письму прилагаем копию для просмотра.
Бумажный экземпляр и доставка
Формулы для реальной отправки на бумаге. Выбирайте вариант, соответствующий способу доставки и текущему положению документа.
Как делается: передача конкретизируется через носитель, перевозчика или сопровождающий документ.
№31. Отправляем бумажный оригинал счета-фактуры почтой.
№32. Счет-фактура передан курьеру для доставки по вашему адресу.
№33. В почтовое отправление № [номер] вложен оригинал счета-фактуры.
№34. Передаем счет-фактуру вашему представителю по реестру документов.
№35. С настоящим сопроводительным письмом передается один экземпляр счета-фактуры.
Разделение электронной копии и оригинала
Варианты для поэтапной передачи, когда копия и оригинал идут разными путями или в разные сроки.
Как делается: уточняется, что адресат получает сейчас и как это соотносится с передачей оригинала.
№36. Пока передаем скан счета-фактуры; бумажный оригинал будет отправлен отдельно.
№37. Копию счета-фактуры прилагаем к письму, оригинал передаем с курьером.
№38. Дублируем по электронной почте счет-фактуру, оригинал которого уже отправлен почтой.
№39. Во вложении – только копия счета-фактуры, без передачи бумажного оригинала.
Связать передачу с предыдущим общением
Ответ на запрос
Здесь сообщение "Направляем счет-фактуру" становится содержательным ответом на просьбу предоставить документ.
Как делается: нужный документ предъявляется как ответ на конкретный запрос, без отдельной ритуальной вводной.
№40. В ответ на ваш запрос предоставляем счет-фактуру.
№41. Запрошенный вами счет-фактура – во вложении.
№42. Вы просили прислать счет-фактуру по [операция]. Прилагаем его к ответу.
№43. На ваше письмо от [дата] отвечаем приложением счета-фактуры № [номер].
№44. Для ответа на пункт [номер] вашего запроса передаем соответствующий счет-фактуру.
Продолжение договоренности
Формулировки для передачи после обсуждения, согласования способа доставки или ранее данного обещания.
Как делается: действие связывается с уже известной адресату договоренностью.
№45. Как и договаривались, высылаем счет-фактуру.
№46. Обещанный счет-фактура – в приложении к письму.
№47. В продолжение нашего разговора передаем счет-фактуру по обсуждавшейся поставке.
№48. По согласованному с вами порядку счет-фактуру отправляем на этот адрес.
№49. Возвращаемся к вопросу о документах: счет-фактуру прикладываем к этому сообщению.
Передача после ожидания или задержки
Варианты уместны, если документ действительно ждали или срок отправки был пропущен.
Как делается: передача подается как завершение ожидания, при необходимости – с кратким признанием задержки.
№50. Спасибо за ожидание. Счет-фактура – во вложении.
№51. Приносим извинения за задержку отправки счета-фактуры. Документ прилагаем.
№52. Недостающий счет-фактура теперь приложен к письму.
№53. После устранения технической ошибки отправляем счет-фактуру через ЭДО.
Повторить передачу, не создавая путаницы
Повторная отправка того же документа
Эти аналоги формулы "Направляем счет-фактуру" прямо обозначают повторность, а не выпуск нового документа.
Как делается: повторная передача отделяется от изменения содержания счета-фактуры.
№54. Повторно высылаем ранее направленный счет-фактуру.
№55. Еще раз прикладываем счет-фактуру к текущей переписке, чтобы вам не пришлось искать прежнее письмо.
№56. Продублируем счет-фактуру здесь: [ссылка].
№57. По вашей просьбе повторяем отправку; счет-фактура остается без изменений.
№58. Во вложении – тот же счет-фактура, который мы отправляли [дата], а не новый документ.
Исправление способа передачи
Подборка для случаев, когда проблема была во вложении, адресе или доставке, а не в самом счете-фактуре.
Как делается: сообщение называет устраняемый сбой и одновременно передает документ.
№59. В предыдущем письме не было вложения. Прикрепляем счет-фактуру сейчас.
№60. Первое письмо вернулось с ошибкой доставки; отправляем счет-фактуру на уточненный адрес.
№61. Вместо поврежденного файла прилагаем открывающуюся копию того же счета-фактуры.
№62. Поскольку ссылка из прошлого письма недоступна, передаем счет-фактуру новым вложением.
№63. В предыдущем сообщении оказался другой файл. В этом письме – нужный счет-фактура.
Точно назвать передаваемый документ
Реквизиты и связь с операцией
Вместо общего уведомления используются формулировки, позволяющие соотнести счет-фактуру с нужной хозяйственной операцией.
Как делается: предмет передачи определяется через реквизиты, основание оформления или связь с первичным документом.
№64. Предоставляем счет-фактуру № [номер] от [дата] по договору № [номер договора].
№65. По отгрузке от [дата] передаем оформленный счет-фактуру.
№66. На полученную предоплату выставлен счет-фактура; прилагаем его к письму.
№67. Счет-фактуру, относящийся к акту № [номер] от [дата], передаем во вложении.
№68. В приложении – счет-фактура за [период] с перечнем оказанных услуг.
Исправленный и корректировочный счет-фактура
Это специальные контекстные замены. Исправленный и корректировочный счета-фактуры – разные документы; выбор формулировки зависит от того, что именно передается.
Как делается: общее название дополняется точным статусом документа и его отношением к предыдущему.
№69. Передаем исправленный счет-фактуру № [номер] от [дата], исправление № [номер исправления] от [дата исправления].
№70. Вместо ранее направленного экземпляра прилагаем счет-фактуру с исправленной ошибкой в реквизитах.
№71. В связи с изменением стоимости поставки предоставляем корректировочный счет-фактуру.
№72. К счету-фактуре № [номер] от [дата] направлен корректировочный счет-фактура; оба документа приложены к письму.
Копия, архивный экземпляр и дубликат файла
Варианты позволяют сообщить о передаче уже существующего документа, не создавая впечатления, что он выставлен заново.
Как делается: обозначается происхождение передаваемого экземпляра или его ограниченный статус.
№73. Предоставляем копию ранее выставленного счета-фактуры.
№74. Из архива передаем счет-фактуру № [номер] от [дата].
№75. Прилагаем заверенную копию счета-фактуры.
№76. Для восстановления вашего комплекта документов высылаем копию счета-фактуры взамен утраченной.
Показать место счета-фактуры в комплекте документов
В составе пакета или отдельной отправкой
Здесь фраза "Направляем счет-фактуру" перестраивается так, чтобы адресат понял состав передачи и не искал документ в другом сообщении.
Как делается: счет-фактура обозначается как часть комплекта, дополнение к нему или самостоятельное отправление.
№77. В составе комплекта документов передаем счет-фактуру.
№78. Дополняем ранее отправленные документы счетом-фактурой.
№79. Счет-фактуру высылаем отдельно от остальных документов по поставке.
№80. В приложенном архиве счет-фактура находится в папке "Счета-фактуры".
№81. Вместе с актом передаем относящийся к нему счет-фактуру; каждый документ приложен отдельным файлом.
№82. Этим письмом передаем только счет-фактуру; остальные документы были отправлены ранее.
Несколько документов с понятным охватом
Формулировки для пакетной передачи различаются не числом документов, а способом обозначить состав, полноту и сопоставление.
Как делается: вместо неопределенного множества предъявляется организованная подборка счетов-фактур.
№83. Передаем счета-фактуры по прилагаемому реестру.
№84. В одном архиве собраны все счета-фактуры по договору № [номер] за [период].
№85. Отправляем первую часть счетов-фактур из вашего запроса – документы за [период].
№86. Во вложении – счета-фактуры, сгруппированные по поставкам; названия папок соответствуют номерам накладных.
Перестроить сообщение под рабочую задачу и место в переписке
Передача по назначению внутри организации
Формулы для внутреннего обмена, когда счет-фактуру передают дальше по рабочему процессу. Назначение должно соответствовать реальной задаче получателя.
Как делается: факт передачи включается в сообщение о маршруте документа, а не заменяется отдельной просьбой.
№87. Пересылаем полученный от поставщика счет-фактуру в бухгалтерию.
№88. Для проверки реквизитов передаем вам счет-фактуру.
№89. Счет-фактуру прикладываем к карточке операции для дальнейшей обработки.
№90. Передаем счет-фактуру ответственному за учет документов по договору № [номер].
Передача с подтверждением получения
В этих вариантах к сообщению об отправке добавлено действие, непосредственно связанное с доставкой. Просьба о подтверждении сама по себе не заменяет передачу документа.
Как делается: передаваемый счет-фактура становится предметом проверки получения или доступности.
№91. Счет-фактура во вложении. Просим подтвердить его получение.
№92. Прикладываем счет-фактуру; сообщите, пожалуйста, открывается ли файл.
№93. Передаем счет-фактуру по ссылке [ссылка]. Если доступа нет, пожалуйста, дайте знать.
Краткое сопровождение и запись о передаче
Компактные замены для пометы при файле, комментария в рабочей системе и сопроводительного перечня. Они сообщают о передаче, но не меняют регламентированные реквизиты самого счета-фактуры.
Как делается: развернутое предложение сворачивается в предметную помету или запись о результате.
№94. К сообщению: счет-фактура № [номер] от [дата].
№95. Счет-фактура передан адресату через ЭДО. Идентификатор отправки: [идентификатор].
№96. Передаваемый документ: счет-фактура № [номер] от [дата], один экземпляр на [число] листах.
#office
