Кадровый план – один из ключевых управленческих документов, без которого сложно выстроить системную работу с персоналом. Он помогает заранее спланировать потребность в сотрудниках, распределить фонд оплаты труда, зафиксировать штатную структуру и избежать кадровых провалов в критические периоды. В этой статье собраны примеры кадрового плана для разных форматов, масштабов бизнеса и управленческих задач.
Подборка охватывает как простые табличные форматы для малого бизнеса, так и развернутые планы для производственных компаний, торговых сетей и проектных организаций. Каждый образец сопровождается пояснениями по структуре и логике заполнения, чтобы вы могли адаптировать его под свои условия, а не копировать содержание напрямую.
В подборке представлены следующие форматы и примеры кадрового плана:
- Штатно-структурный кадровый план
- Кадровый план розничного магазина
- Кадровый план IT-компании
- Кадровый план производственного предприятия
- План по найму и закрытию вакансий
- План найма для отдела продаж
- План найма для нового филиала
- Сезонный план найма для логистического склада
- План по фонду оплаты труда (ФОТ)
- ФОТ-план для небольшой компании на квартал
- ФОТ-план для отдела с переменной частью
- Комплексный годовой кадровый план
- Годовой кадровый план для торговой компании
- Годовой кадровый план для проектной организации
- Кадровый план под конкретную задачу
- Кадровый план при открытии нового направления
- Кадровый план при реструктуризации отдела
Примеры кадрового плана разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое кадровый план. Кадровый план – это документ, в котором компания фиксирует плановую потребность в персонале на определенный период: кто нужен, сколько человек, на каких условиях, когда и за счет каких ресурсов. Он может охватывать весь штат или отдельное подразделение, составляться на месяц, квартал или год.
Основные форматы кадрового плана.
- Штатно-структурный план – фиксирует должности, численность, подчиненность и ставки по каждому подразделению.
- План найма и закрытия вакансий – показывает, каких специалистов нужно привлечь, в какие сроки и на каких условиях.
- План по фонду оплаты труда (ФОТ) – отражает затраты на персонал: оклады, премии, налоги, общий бюджет.
- Комплексный годовой план – объединяет штатную структуру, план найма, ФОТ и ключевые HR-мероприятия в единый документ.
- Ситуативный кадровый план – составляется под конкретную задачу: открытие нового направления, реструктуризацию, сезонное расширение.
Где и зачем применяется. Кадровый план используется в HR-отделах, финансовых службах и у руководителей подразделений. Он нужен для бюджетирования, управления численностью, своевременного найма и контроля за соответствием штата реальным задачам бизнеса.
Штатно-структурный кадровый план
Штатно-структурный план – это основа кадрового документооборота компании. Он фиксирует, какие должности существуют в каждом подразделении, сколько ставок предусмотрено, какой оклад и какая форма занятости. Именно с этого документа обычно начинается любое кадровое планирование: он дает общую картину штата и служит ориентиром для найма, ФОТ и организационной структуры.
📌 Кадровый план розничного магазина
- Формат: штатно-структурная таблица
- Период: на год, с разбивкой по подразделениям
- Задача: зафиксировать плановую численность и ФОТ по должностям
Пример:
Кадровый план магазина "Хозтовары и быт" на 2025 год
| Подразделение | Должность | Кол-во ставок | Оклад (руб.) | Форма занятости | Примечание |
| Администрация | Директор магазина | 1 | 85 000 | Полная | – |
| Администрация | Администратор | 2 | 52 000 | Полная | Сменный график |
| Торговый зал | Продавец-консультант | 6 | 40 000 | Полная | 2/2 |
| Торговый зал | Кассир | 4 | 38 000 | Полная | 2/2 |
| Склад | Кладовщик | 2 | 42 000 | Полная | – |
| Склад | Грузчик | 2 | 34 000 | Полная | – |
| Уборка | Уборщик помещений | 1 | 28 000 | Частичная | 0,5 ставки |
| Итого | – | 18 | – | – | – |
Плановый ФОТ в месяц (без налогов): 612 000 руб.
Плановый ФОТ в месяц (с учетом страховых взносов ~30%): 795 600 руб.
Плановый ФОТ на год: 9 547 200 руб.
- Почему подходит: простой и наглядный формат для небольшой розничной точки, где важно видеть соотношение численности и затрат на персонал в одном месте.
- Где применять: магазины, сервисные точки, небольшие торговые объекты с постоянным штатом.
- Что важно не упустить: указывать форму занятости и режим работы – это влияет на расчет ФОТ и потребность в подменном персонале.
📌 Кадровый план IT-компании
- Формат: штатно-структурная таблица с грейдами
- Период: на год
- Задача: зафиксировать плановый штат по направлениям с учетом грейдовой системы
Пример:
Кадровый план ООО "Цифровые решения" на 2025 год
| Направление | Должность / Грейд | Плановое кол-во | Факт на начало года | Потребность в найме | Оклад (руб.) |
| Разработка | Backend-разработчик, Middle | 4 | 3 | 1 | 160 000 |
| Разработка | Backend-разработчик, Senior | 2 | 2 | 0 | 220 000 |
| Разработка | Frontend-разработчик, Middle | 3 | 2 | 1 | 150 000 |
| Аналитика | Системный аналитик | 2 | 2 | 0 | 140 000 |
| Тестирование | QA-инженер | 3 | 2 | 1 | 110 000 |
| Продукт | Product Manager | 1 | 1 | 0 | 190 000 |
| Продукт | UX/UI-дизайнер | 2 | 1 | 1 | 130 000 |
| HR и администрация | HR-менеджер | 1 | 1 | 0 | 95 000 |
| Итого | – | 18 | 14 | 4 | – |
Плановый ФОТ в месяц (без налогов): 2 450 000 руб.
Приоритетные вакансии Q1: Backend Middle, Frontend Middle, UX/UI-дизайнер
Целевой срок закрытия: не позднее 31 марта 2025
- Почему подходит: в IT-компаниях важно видеть не только плановую численность, но и разрыв между фактом и планом – это сразу показывает приоритеты найма.
- Грейд – уровень квалификации сотрудника (Junior, Middle, Senior), от которого зависит оклад и набор задач.
- Что важно не упустить: в IT-секторе сроки закрытия вакансий часто критичны для проектных дедлайнов, поэтому план найма лучше сразу привязывать к квартальным целям.
📌 Кадровый план производственного предприятия
- Формат: штатно-структурная таблица с разбивкой по цехам и категориям персонала
- Период: на год
- Задача: зафиксировать плановую численность по производственным и вспомогательным подразделениям
Пример:
Кадровый план ООО "Промтехника" на 2025 год
| Подразделение | Категория персонала | Должность | Плановая численность | Режим работы | Оклад / Тариф (руб.) |
| Цех №1 (сборка) | Основные рабочие | Слесарь-сборщик | 12 | Сменный, 4 бригады | 48 000 |
| Цех №1 (сборка) | Основные рабочие | Оператор станка | 8 | Сменный, 4 бригады | 52 000 |
| Цех №1 (сборка) | ИТР | Мастер смены | 4 | Сменный | 72 000 |
| Цех №2 (покраска) | Основные рабочие | Маляр-оператор | 6 | 2/2 | 46 000 |
| Цех №2 (покраска) | ИТР | Технолог | 1 | 5/2 | 85 000 |
| ОТК | ИТР | Контролер качества | 3 | 5/2 | 62 000 |
| Склад готовой продукции | Вспомогательные | Кладовщик | 2 | 5/2 | 42 000 |
| Склад готовой продукции | Вспомогательные | Грузчик / стропальщик | 4 | 2/2 | 38 000 |
| Администрация завода | АУП | Начальник производства | 1 | 5/2 | 130 000 |
| Администрация завода | АУП | Главный инженер | 1 | 5/2 | 145 000 |
| Итого | – | – | 42 | – | – |
Категории персонала:
- ИТР – инженерно-технические работники (мастера, технологи, конструкторы)
- АУП – административно-управленческий персонал (руководители, директора)
- Вспомогательные – персонал, обеспечивающий основное производство, но не занятый непосредственно в нем
- Почему подходит: на производстве принципиально важно разделять категории персонала – это влияет на расчет производительности труда, нормы выработки и структуру ФОТ.
- Что важно не упустить: сменный режим требует расчета подменного фонда – как правило, к плановой численности добавляют 15–20% для покрытия отпусков, больничных и ротации.
План по найму и закрытию вакансий
План найма – это рабочий инструмент HR-отдела, который показывает, кого нужно привлечь, в какие сроки, на каких условиях и за счет какого источника. Он отличается от штатного расписания тем, что ориентирован не на текущий факт, а на движение: кто уходит, кто нужен, когда и как быстро. Без такого плана найм превращается в реакцию на пожары вместо системной работы.
📌 План найма для отдела продаж
- Сценарий: плановое расширение коммерческого блока в первом полугодии
- Задача: закрыть вакансии в установленные сроки с контролем источников и стоимости найма
Пример:
План найма для отдела продаж ООО "Торговый Дом Регион" – I полугодие 2025
| Должность | Кол-во | Причина найма | Срок закрытия | Источник найма | Оклад (руб.) | Ответственный | Статус |
| Менеджер по продажам (B2B) | 2 | Расширение клиентской базы | 28.02.2025 | hh.ru, реферальная программа | 65 000 + % | HR-менеджер Петрова А. | В работе |
| Руководитель группы продаж | 1 | Новое направление – корпоративные клиенты | 15.03.2025 | Внутренний резерв / hh.ru | 110 000 + KPI | HR-менеджер Петрова А. | Открыта |
| Менеджер по работе с ключевыми клиентами (KAM) | 1 | Замена выбывшего сотрудника | 01.03.2025 | hh.ru, LinkedIn | 90 000 + % | HR-менеджер Сидоров К. | Открыта |
| Ассистент отдела продаж | 1 | Снятие административной нагрузки с менеджеров | 01.04.2025 | Авито Работа, ВУЗы | 45 000 | HR-менеджер Петрова А. | Планируется |
Суммарная потребность в найме: 5 человек
Плановые затраты на подбор (реклама, агентства): 80 000 руб.
KAM – Key Account Manager, менеджер по работе с ключевыми клиентами.
- Почему подходит: план найма с указанием источника и ответственного позволяет контролировать не только факт закрытия вакансии, но и качество процесса.
- Что важно не упустить: столбец "Причина найма" критически важен – он разделяет плановое расширение и замену выбывших, что влияет на бюджет и приоритеты.
📌 План найма для нового филиала
- Сценарий: открытие регионального офиса с нуля
- Задача: укомплектовать штат нового подразделения поэтапно – от ключевых позиций к операционным
Пример:
План найма для открытия филиала в г. Екатеринбурге – ООО "Сервисная Группа Альфа"
Этап 1. Ключевые руководящие позиции (февраль 2025)
| Должность | Кол-во | Срок | Оклад (руб.) | Источник |
| Директор филиала | 1 | 01.02.2025 | 150 000 | Внутренний резерв / Executive Search |
| Главный бухгалтер | 1 | 15.02.2025 | 95 000 | hh.ru |
Этап 2. Операционный персонал (март 2025)
| Должность | Кол-во | Срок | Оклад (руб.) | Источник |
| Менеджер по продажам | 3 | 01.03.2025 | 55 000 + % | hh.ru, Авито |
| Специалист по работе с клиентами | 2 | 01.03.2025 | 48 000 | hh.ru |
| Офис-менеджер | 1 | 15.03.2025 | 40 000 | Авито, ВУЗы |
Этап 3. Вспомогательный персонал (апрель 2025)
| Должность | Кол-во | Срок | Оклад (руб.) | Источник |
| Водитель-курьер | 1 | 01.04.2025 | 42 000 | Авито |
| Системный администратор (частичная занятость) | 1 | 01.04.2025 | 35 000 (0,5 ставки) | Фриланс-площадки |
Итого к открытию: 10 человек
Плановая дата начала работы филиала: 1 апреля 2025
Общий бюджет на подбор: 120 000 руб.
- Почему подходит: при открытии нового объекта поэтапный найм – единственная рабочая логика. Сначала нанимают тех, кто будет нанимать и выстраивать процессы, потом операционный блок, затем вспомогательный.
- Что важно не упустить: директора и главного бухгалтера нужно нанять минимум за 4–6 недель до открытия – им нужно время на погружение и подготовку инфраструктуры.
📌 Сезонный план найма для логистического склада
- Сценарий: предновогодний пик нагрузки, резкое увеличение объема отгрузок
- Задача: временно расширить штат складского персонала на период высокого сезона
Пример:
Сезонный план найма склада ООО "Логистик Про" – ноябрь–январь 2024/2025
| Должность | Кол-во | Период работы | Форма найма | Ставка (руб./час) | Источник |
| Комплектовщик заказов | 15 | 01.11.2024 – 20.01.2025 | Срочный трудовой договор | 220 | Агентство временного персонала |
| Грузчик | 8 | 15.11.2024 – 15.01.2025 | Срочный трудовой договор | 200 | Авито, агентство |
| Сортировщик | 6 | 01.11.2024 – 10.01.2025 | Договор ГПХ | 190 | Авито |
| Водитель погрузчика | 2 | 01.11.2024 – 31.01.2025 | Срочный трудовой договор | 270 | hh.ru |
Итого сезонного персонала: 31 человек
Плановые затраты на агентство временного персонала: 180 000 руб. (комиссия)
ГПХ – договор гражданско-правового характера. Применяется для разовых или временных работ. Работник по ГПХ не является штатным сотрудником, компания платит за него взносы в ПФР и ФОМС, но не в ФСС.
- Почему подходит: сезонный план найма с указанием формы договора критичен для контроля юридических рисков и расчета реальной стоимости временного персонала.
- Что важно не упустить: агентства временного персонала берут комиссию, которую нужно закладывать в бюджет отдельной строкой – она может составлять 20–35% от фонда оплаты временных сотрудников.
Кадровый план по фонду оплаты труда (ФОТ)
ФОТ-план – это финансовый срез кадрового планирования. Он отвечает на вопрос не "кто нужен", а "сколько это стоит". Такой документ нужен финансовой службе для бюджетирования, а HR – для обоснования затрат на персонал перед руководством. Без него сложно контролировать, укладывается ли компания в плановые расходы на людей.
📌 ФОТ-план для небольшой компании на квартал
- Формат: поквартальная таблица с разбивкой по должностям и статьям затрат
- Задача: сформировать плановый бюджет на персонал на I квартал 2025 года
Пример:
ФОТ-план ООО "Медиастудия Прайм" – I квартал 2025
| Должность | Кол-во | Оклад (руб.) | Итого оклады/мес. | Плановая премия/мес. | Страховые взносы (30%) | Итого в месяц | Итого за квартал |
| Генеральный директор | 1 | 120 000 | 120 000 | – | 36 000 | 156 000 | 468 000 |
| Арт-директор | 1 | 95 000 | 95 000 | 15 000 | 33 000 | 143 000 | 429 000 |
| Видеограф | 2 | 70 000 | 140 000 | 10 000 (каждый) | 48 000 | 208 000 | 624 000 |
| Монтажер | 2 | 65 000 | 130 000 | 8 000 (каждый) | 43 800 | 189 800 | 569 400 |
| SMM-менеджер | 1 | 55 000 | 55 000 | 5 000 | 18 000 | 78 000 | 234 000 |
| Менеджер по продажам | 1 | 50 000 | 50 000 | 20 000 (план) | 21 000 | 91 000 | 273 000 |
| Офис-менеджер / бухгалтер | 1 | 48 000 | 48 000 | – | 14 400 | 62 400 | 187 200 |
| Итого | 9 | – | 638 000 | 76 000 | 214 200 | 928 200 | 2 784 600 |
Страховые взносы – обязательные отчисления работодателя в ПФР, ФОМС и ФСС. В 2025 году стандартная ставка для большинства компаний составляет 30% от фонда заработной платы (для МСП применяются льготные ставки на часть выплат сверх МРОТ).
- Почему подходит: квартальный ФОТ-план с разбивкой по статьям затрат – удобный формат для согласования бюджета с финансовым директором или собственником.
- Что важно не упустить: плановую премию нужно указывать отдельно от оклада – это помогает разделить гарантированные и переменные расходы на персонал.
📌 ФОТ-план для отдела с переменной частью
- Сценарий: отдел продаж с окладно-премиальной системой мотивации
- Задача: запланировать ФОТ с учетом базового оклада, плановой и максимальной премии
Пример:
ФОТ-план отдела продаж ООО "СтройКомплект" на 2025 год (помесячно, I полугодие)
| Должность | Кол-во | Оклад (руб.) | Плановая премия (руб.) | Максимальная премия (руб.) | Плановый ФОТ/мес. (с взносами) | Плановый ФОТ за 6 мес. |
| Руководитель отдела продаж | 1 | 100 000 | 40 000 | 70 000 | 182 000 | 1 092 000 |
| Менеджер по продажам | 4 | 55 000 | 25 000 | 50 000 | 416 000 | 2 496 000 |
| Менеджер по работе с партнерами | 2 | 65 000 | 30 000 | 55 000 | 247 000 | 1 482 000 |
| Ассистент отдела продаж | 1 | 42 000 | 5 000 | 10 000 | 61 100 | 366 600 |
| Итого (план) | 8 | – | – | – | 906 100 | 5 436 600 |
| Итого (максимум) | 8 | – | – | – | ~1 100 000 | ~6 600 000 |
Пояснение к расчету: плановый ФОТ рассчитан с учетом страховых взносов 30%. Максимальный ФОТ – ориентир при перевыполнении плана продаж на 130% и выше. Разница между плановым и максимальным ФОТ закладывается в бюджет как резерв переменной части.
- Почему подходит: в отделах с переменной частью важно планировать два сценария – базовый и максимальный. Это позволяет заложить реалистичный бюджет и не оказаться в ситуации, когда план перевыполнен, а денег на выплату премий нет.
- Что важно не упустить: максимальный ФОТ – не угроза, а хороший знак: он означает, что отдел перевыполнил план. Его нужно закладывать в бюджет заранее, а не воспринимать как внеплановые расходы.
Комплексный годовой кадровый план
Годовой комплексный план – это документ, который объединяет штатную структуру, план найма, ФОТ и ключевые HR-мероприятия в единую логику на год. Он нужен компаниям, где HR-функция достаточно развита, чтобы планировать не только "кто нужен", но и "что нужно сделать с людьми в течение года". Такой план обычно согласуется с финансовым директором и утверждается руководителем компании.
📌 Годовой кадровый план для торговой компании
- Формат: комплексный документ с несколькими разделами
- Период: 2025 год
- Задача: синхронизировать кадровую стратегию с коммерческими целями компании
Пример:
Годовой кадровый план ООО "Торговый Дом «Меридиан»" на 2025 год
Раздел 1. Ключевые кадровые цели на год
- Увеличить численность торгового персонала с 42 до 55 человек к 1 июля 2025
- Снизить текучесть персонала в торговом блоке с 28% до 18%
- Сформировать кадровый резерв на позиции руководителей отделов (3 позиции)
- Внедрить систему адаптации для новых сотрудников (срок: I квартал 2025)
Раздел 2. Плановая численность и динамика штата
| Показатель | Факт на 01.01.2025 | План на 01.07.2025 | План на 31.12.2025 |
| Общая численность | 68 | 82 | 90 |
| Торговый блок | 42 | 55 | 60 |
| Административный блок (АУП) | 12 | 13 | 14 |
| Логистика и склад | 14 | 14 | 16 |
Раздел 3. План найма на 2025 год
| Должность | Кол-во | Квартал найма | Причина | Оклад (руб.) |
| Менеджер по продажам | 8 | Q1–Q2 | Расширение | 58 000 + % |
| Торговый представитель | 5 | Q2 | Новые регионы | 52 000 + % |
| Руководитель отдела продаж | 1 | Q1 | Новое направление | 120 000 + KPI |
| Специалист по логистике | 2 | Q3 | Расширение | 55 000 |
| HR-специалист | 1 | Q1 | Усиление HR-функции | 70 000 |
Раздел 4. Плановый ФОТ на 2025 год
| Блок | ФОТ в месяц (план, с взносами) | ФОТ на год (план) |
| Торговый блок | 3 900 000 | 46 800 000 |
| Административный блок | 1 560 000 | 18 720 000 |
| Логистика и склад | 910 000 | 10 920 000 |
| Итого | 6 370 000 | 76 440 000 |
Раздел 5. Ключевые HR-мероприятия на 2025 год
| Мероприятие | Срок | Ответственный | Бюджет (руб.) |
| Разработка и запуск системы адаптации | Март 2025 | HR-директор | 80 000 |
| Оценка персонала (Performance Review) | Июнь, декабрь 2025 | HR-директор + руководители | 40 000 |
| Обучение руководителей (управленческие навыки) | Апрель 2025 | HR-директор | 150 000 |
| Формирование кадрового резерва | Q2 2025 | HR-директор | 30 000 |
| Пересмотр системы мотивации торгового блока | Февраль 2025 | HR-директор + РОП | – |
- Почему подходит: годовой план с пятью разделами дает руководству полный срез: цели, динамику численности, план найма, бюджет и мероприятия. Это не просто таблица, а управленческий документ.
- Performance Review – ежегодная или полугодовая оценка работы сотрудника по заданным критериям. Используется для принятия решений о повышении, пересмотре оклада или ротации.
- Что важно не упустить: кадровые цели в разделе 1 должны быть измеримыми. Фраза "улучшить атмосферу в коллективе" – не цель. "Снизить текучесть с 28% до 18%" – цель.
📌 Годовой кадровый план для проектной организации
- Формат: комплексный план с учетом проектной загрузки
- Период: 2025 год
- Задача: синхронизировать кадровые ресурсы с проектным портфелем компании
Пример:
Годовой кадровый план ООО "ПроектСтрой Инжиниринг" на 2025 год
Раздел 1. Кадровые цели на год
- Обеспечить проекты персоналом в соответствии с графиком загрузки (см. раздел 3)
- Нанять 6 инженеров-проектировщиков в Q1–Q2 для закрытия дефицита по активным проектам
- Сформировать пул внешних исполнителей (ГПХ) для пиковых нагрузок – не менее 10 специалистов
- Провести аттестацию технического персонала (июнь 2025)
Раздел 2. Штатная структура на 2025 год
| Направление | Должность | Штат на 01.01 | Плановый штат на 31.12 | Потребность в найме |
| Проектирование | Главный инженер проекта (ГИП) | 3 | 4 | 1 |
| Проектирование | Инженер-проектировщик | 8 | 14 | 6 |
| Проектирование | Архитектор | 2 | 2 | 0 |
| Надзор | Специалист по авторскому надзору | 2 | 3 | 1 |
| Управление проектами | Руководитель проекта (PM) | 2 | 3 | 1 |
| Административный блок | Бухгалтер, офис-менеджер, юрист | 3 | 3 | 0 |
| Итого | – | 20 | 29 | 9 |
Раздел 3. Матрица загрузки персонала по кварталам
| Проект | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Потребность в доп. ресурсах |
| Жилой комплекс "Северный" | Активная фаза | Активная фаза | Завершение | – | +2 инженера Q1 |
| Торговый центр "Рассвет" | Старт | Активная фаза | Активная фаза | Завершение | +3 инженера Q2, ГПХ Q3 |
| Реконструкция завода "Техмаш" | – | Старт | Активная фаза | Активная фаза | +1 ГИП Q2, ГПХ Q3–Q4 |
ГИП – главный инженер проекта. Несет ответственность за техническое решение и координацию всех разделов проектной документации.
ГПХ в проектных организациях – практика привлечения внешних специалистов (конструкторов, технологов, сметчиков) по договору на конкретный объем работ.
- Почему подходит: в проектных организациях потребность в персонале неравномерна и напрямую зависит от портфеля проектов. Матрица загрузки позволяет видеть, когда и какие ресурсы нужны, и планировать найм заблаговременно, а не в режиме аврала.
- Что важно не упустить: внешний пул специалистов на ГПХ нужно формировать заранее – в пиковый период "найти за неделю" квалифицированного инженера-конструктора практически невозможно.
Кадровый план под конкретную задачу
Ситуативный кадровый план составляется не на весь год и не на всю компанию, а под конкретное изменение: запуск нового продукта, реструктуризацию подразделения, открытие нового направления. Это один из самых практичных форматов, потому что он отвечает на очень конкретный вопрос: что именно нужно сделать с персоналом, чтобы провести изменение без потерь.
📌 Кадровый план при открытии нового направления
- Сценарий: компания запускает новое направление – доставку и монтаж мебели на заказ
- Задача: определить, какой персонал нужен, в каком порядке нанимать и во сколько это обойдется
Пример:
Кадровый план запуска направления "Мебель на заказ" – ООО "ИнтерьерПлюс"
Описание задачи: компания запускает новое направление в марте 2025 года. Для работы нужна команда из 7 человек: руководитель направления, дизайнер, менеджер по продажам, замерщик, 2 монтажника и водитель-экспедитор.
Этапы найма и ввода в работу:
| Должность | Кол-во | Дата найма | Дата начала работы | Оклад (руб.) | Задача на старте |
| Руководитель направления | 1 | 01.02.2025 | 01.02.2025 | 110 000 | Выстроить процессы, нанять команду |
| Дизайнер интерьера | 1 | 15.02.2025 | 15.02.2025 | 75 000 | Разработать каталог решений |
| Менеджер по продажам | 1 | 01.03.2025 | 01.03.2025 | 55 000 + % | Первые продажи с 15 марта |
| Замерщик | 1 | 01.03.2025 | 01.03.2025 | 50 000 | Выезды к клиентам с 15 марта |
| Монтажник мебели | 2 | 15.03.2025 | 15.03.2025 | 45 000 | Монтаж первых заказов |
| Водитель-экспедитор | 1 | 15.03.2025 | 15.03.2025 | 48 000 | Доставка и логистика |
Плановый ФОТ направления в месяц (с взносами): 630 000 руб.
Затраты на подбор (оценочно): 60 000 руб.
Плановый ФОТ за первые 6 месяцев работы направления: 3 780 000 руб.
- Почему подходит: при запуске нового направления важно четко зафиксировать порядок найма. Руководитель нанимается первым – он должен участвовать в формировании команды и выстраивании процессов, а не прийти к уже готовому коллективу.
- Что важно не упустить: дата найма и дата начала работы могут не совпадать – особенно для руководителя, которому нужно время на погружение до официального старта направления.
📌 Кадровый план при реструктуризации отдела
- Сценарий: отдел маркетинга объединяется с отделом PR, сокращается часть дублирующих функций, вводятся новые роли
- Задача: зафиксировать текущий состав, целевую структуру и план перехода
Пример:
Кадровый план реструктуризации: объединение отдела маркетинга и PR – ООО "Медиагрупп"
Текущая структура (до реструктуризации):
| Отдел | Должность | Кол-во | Оклад (руб.) |
| Маркетинг | Руководитель отдела маркетинга | 1 | 120 000 |
| Маркетинг | Маркетолог | 2 | 75 000 |
| Маркетинг | SMM-специалист | 1 | 60 000 |
| PR | Руководитель PR-отдела | 1 | 115 000 |
| PR | PR-менеджер | 2 | 70 000 |
Целевая структура (после реструктуризации):
| Должность | Кол-во | Оклад (руб.) | Статус |
| Директор по маркетингу и коммуникациям | 1 | 145 000 | Новая роль (внутреннее повышение) |
| Старший маркетолог | 1 | 90 000 | Повышение из маркетолога |
| Маркетолог / аналитик | 1 | 75 000 | Без изменений |
| PR и контент-менеджер | 2 | 72 000 | Переименование + расширение функций |
| SMM-специалист | 1 | 62 000 | Без изменений |
Сводная таблица изменений:
| Действие | Кол-во человек | Срок |
| Внутреннее повышение / переназначение | 3 | 01.03.2025 |
| Сокращение (руководитель PR-отдела) | 1 | 28.02.2025 |
| Расширение функционала без найма | 2 | 01.03.2025 |
Экономия ФОТ после реструктуризации: ~115 000 руб./мес. (с учетом повышений окладов и сокращения одной позиции)
Плановые выплаты при сокращении: согласно ТК РФ – выходное пособие в размере среднемесячного заработка + сохранение заработка на период трудоустройства (не более 2 месяцев).
- Почему подходит: план реструктуризации с двумя таблицами – текущей и целевой структурой – дает четкое понимание, что меняется, для кого и с какими финансовыми последствиями.
- Что важно не упустить: при сокращении должностей необходимо соблюдать процедуру по ТК РФ: уведомление за 2 месяца, предложение альтернативных вакансий, выплата выходного пособия. Пропуск любого шага создает юридические риски для компании.
Как создать кадровый план. Правила и этапы сборки с примерами
Примеры выше показывают рабочую логику разных форматов кадрового планирования. Каждый из них собран по определенной структуре, которая зависит от задачи: штатно-структурный план устроен иначе, чем план найма, а ФОТ-план – иначе, чем комплексный годовой документ. Ниже – разбор того, как собрать кадровый план под свою задачу, не копируя чужое содержание, а понимая логику сборки.
Базовая схема сборки кадрового плана:
- Шаг 1. Определите формат. Что вам нужно: зафиксировать штат, спланировать найм, рассчитать ФОТ или все сразу?
- Шаг 2. Зафиксируйте исходные данные. Текущая численность, факт по ФОТ, открытые вакансии, плановые изменения.
- Шаг 3. Определите горизонт планирования. Месяц, квартал, полугодие, год.
- Шаг 4. Разбейте план по подразделениям или направлениям. Не пытайтесь сделать один большой список – структурируйте по блокам.
- Шаг 5. Заполните каждый блок. Должности, численность, оклады, сроки, источники найма, ответственные.
- Шаг 6. Сведите итоги. Общая численность, плановый ФОТ, потребность в найме.
- Шаг 7. Согласуйте и утвердите. С финансовым директором, руководителем, при необходимости – с юридической службой.
Таблица блоков кадрового плана:
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Подразделение / направление | Структурировать план по организационным единицам | Название отдела, цеха, блока, направления | Отдел продаж, Склад, Производственный цех №2 |
| Должность | Зафиксировать, какие роли предусмотрены | Наименование должности по штатному расписанию | Менеджер по продажам, Кладовщик, Слесарь-сборщик |
| Плановая численность | Показать, сколько человек нужно по плану | Количество ставок (целых или дробных) | 4 ставки, 0,5 ставки |
| Факт на начало периода | Показать разрыв между планом и фактом | Реальное количество работающих сотрудников | 3 человека (нужен 1 в найм) |
| Оклад / тариф | Рассчитать ФОТ и бюджет | Фиксированная часть вознаграждения | 58 000 руб. |
| Переменная часть | Учесть премии и бонусы в ФОТ | Плановая премия, процент, KPI-бонус | +20 000 руб. при выполнении плана |
| Форма занятости | Определить правовой статус найма | Полная, частичная, ГПХ, срочный договор | Полная ставка, 5/2 |
| Срок найма / срок закрытия | Зафиксировать дедлайн по вакансии | Плановая дата закрытия вакансии | 01.03.2025 |
| Источник найма | Определить канал привлечения | Площадка, агентство, внутренний резерв | hh.ru, реферальная программа |
| Ответственный | Назначить исполнителя | ФИО или должность HR-специалиста | HR-менеджер Иванова С.А. |
| Итого ФОТ (с взносами) | Свести бюджет по блоку или всему плану | Сумма окладов + премий + страховых взносов | 928 200 руб./мес. |
Пошаговая сборка на одном кейсе
Сценарий: небольшая строительная компания планирует расширить бригадный состав на летний сезон и нанять двух дополнительных прорабов и четырех разнорабочих.
Шаг 1. Определяем формат. Нужен план найма под сезонное расширение – не годовой комплексный план, а точечный документ под конкретную задачу.
Шаг 2. Фиксируем исходные данные. Текущий штат производственного блока: 2 прораба, 8 разнорабочих. Сезон начинается в мае. Нужно закрыть вакансии до 1 мая.
Шаг 3. Определяем горизонт. Период найма – апрель 2025. Период работы сезонного персонала – май–сентябрь 2025.
Шаг 4. Заполняем блоки.
- Подразделение: производственный блок
- Должности: прораб (2), разнорабочий (4)
- Форма найма: срочный трудовой договор на 5 месяцев
- Оклад: прораб – 80 000 руб., разнорабочий – 38 000 руб.
- Источник: hh.ru, Авито, рекомендации от действующих сотрудников
- Срок закрытия: 25 апреля 2025
- Ответственный: HR-специалист Соколова Е.В.
Шаг 5. Считаем ФОТ.
- 2 прораба × 80 000 = 160 000 руб./мес.
- 4 разнорабочих × 38 000 = 152 000 руб./мес.
- Итого оклады: 312 000 руб./мес.
- Страховые взносы (30%): 93 600 руб./мес.
- Итого ФОТ с взносами: 405 600 руб./мес.
- Итого за 5 месяцев (май–сентябрь): 2 028 000 руб.
Готовая собранная версия:
| Должность | Кол-во | Форма найма | Период работы | Оклад (руб.) | ФОТ с взносами/мес. | Источник | Срок закрытия | Ответственный |
| Прораб | 2 | Срочный трудовой договор | 01.05–30.09.2025 | 80 000 | 208 000 | hh.ru, рекомендации | 25.04.2025 | Соколова Е.В. |
| Разнорабочий | 4 | Срочный трудовой договор | 01.05–30.09.2025 | 38 000 | 197 600 | Авито, рекомендации | 25.04.2025 | Соколова Е.В. |
| Итого | 6 | – | – | – | 405 600 | – | – | – |
Плановый ФОТ за сезон (5 мес.): 2 028 000 руб.
Границы применимости и типичные ошибки
- Когда схема работает: когда задача конкретная, горизонт планирования понятен, а потребность в персонале можно зафиксировать заранее.
- Где ломается: в быстро меняющихся компаниях, где состав проектов и приоритеты меняются каждые 2–3 месяца – там план нужно пересматривать чаще, чем раз в год.
- Что нельзя выкидывать: столбец с ответственным и сроком закрытия – без них план найма превращается в список пожеланий без исполнителя.
- Что можно менять: набор столбцов и разделов адаптируется под масштаб компании. В малом бизнесе план может быть одной таблицей на 10 строк; в крупной компании – многостраничным документом с приложениями.
- Что нельзя переносить бездумно из чужого примера: конкретные цифры окладов, нормы страховых взносов и сроки – они зависят от вашей системы оплаты труда, налогового режима и реальных рыночных ставок в вашем регионе.
Практические советы по работе с кадровым планом
Сводная таблица советов по составлению кадрового плана:
| Ситуация | Рекомендация | Почему важно |
| Малый бизнес без HR-отдела | Начните с простой таблицы: должность, кол-во ставок, оклад, плановый ФОТ | Даже простой план лучше, чем отсутствие плана – он помогает контролировать затраты на персонал |
| Сезонный найм | Определите форму договора заранее: срочный трудовой или ГПХ | Ошибка в форме найма создает юридические риски и дополнительные расходы |
| Расширение штата | Указывайте причину найма: расширение, замена, новое направление | Это разделяет плановые и внеплановые расходы и упрощает согласование бюджета |
| Планирование ФОТ | Всегда считайте с учетом страховых взносов (30% сверху) | Без взносов ФОТ занижен – это типичная ошибка при бюджетировании |
| Отдел с переменной оплатой | Планируйте два сценария: базовый и при перевыполнении плана | Иначе при хороших продажах у компании может не оказаться бюджета на выплату премий |
| Реструктуризация | Сделайте две таблицы: до и после. Зафиксируйте изменения по каждой позиции | Это помогает избежать путаницы и четко отследить, кто переходит, кто повышается, кто сокращается |
| Открытие нового объекта | Нанимайте руководителя первым, операционный персонал – вторым | Руководитель должен участвовать в формировании команды и выстраивании процессов |
Практические приемы, которые делают кадровый план рабочим инструментом:
- Привязывайте план к бизнес-целям. Кадровый план не живет отдельно от стратегии компании. Если цель – увеличить выручку на 30%, план должен показывать, какой персонал для этого нужен и когда.
- Обновляйте план ежеквартально. Годовой план – это ориентир, а не жесткая инструкция. Раз в квартал сверяйте план с фактом и корректируйте приоритеты найма.
- Не путайте штатное расписание и кадровый план. Штатное расписание фиксирует текущую структуру. Кадровый план – это документ о будущем: кто нужен, когда и зачем.
- Закладывайте подменный фонд для сменного персонала. Для позиций с посменным графиком реальная потребность в найме на 15–20% выше плановой численности – с учетом отпусков и больничных.
- Фиксируйте источник найма для каждой вакансии. Это помогает анализировать, какие каналы работают, и не тратить бюджет на площадки, которые не дают результата.
- Разделяйте обязательные и переменные расходы на персонал. Оклад – это обязательство. Премия – это переменная часть. В бюджете они должны стоять отдельно.
- Согласовывайте план с финансовым блоком до начала найма. Иначе вы рискуете нанять людей, на которых нет утвержденного бюджета.
- Для сложных изменений делайте план поэтапным. Если одновременно открывается новое направление и идет реструктуризация старого – разбейте на отдельные документы с четкими сроками и ответственными.
- Указывайте статус по каждой вакансии. "Открыта", "В работе", "Закрыта", "Отложена" – это превращает план найма в живой рабочий документ, а не в статичную таблицу.
Примеры кадрового плана, собранные в этой статье, показывают, что универсального формата не существует: конкретный вид документа зависит от масштаба компании, горизонта планирования и управленческой задачи. Малому бизнесу достаточно простой таблицы с должностями и ФОТ, а крупной компании нужен комплексный документ с пятью разделами и матрицей загрузки.
Главное, что объединяет все рабочие образцы кадрового планирования, – это конкретность: должности, цифры, сроки, ответственные. Документ без этих элементов остается декларацией о намерениях, а не инструментом управления персоналом.
