Деловые правила – один из тех документов, которые кажутся формальностью, пока не наступает хаос: сотрудник не знает, как действовать в нестандартной ситуации, клиент получает противоречивые ответы от разных менеджеров, а руководитель тратит час на объяснение того, что должно быть прописано раз и навсегда. Примеры деловых правил помогают не только навести порядок, но и зафиксировать логику работы так, чтобы она не зависела от конкретного человека.
В этой подборке собраны образцы деловых правил для разных форматов и ситуаций: от коротких внутренних норм до развернутых политик и регламентов. Каждый пример показывает структуру, логику и способ подачи – чтобы вы могли адаптировать его под свою задачу, а не копировать содержание вслепую.
В подборку вошли форматы, с которыми чаще всего работают на практике: правила для сотрудников, клиентские политики, внутренние регламенты, нормы делового общения и ситуативные инструкции. Именно они составляют основу делового документооборота в большинстве российских компаний.
Что входит в подборку: форматы деловых правил
Ниже – структура статьи с перечнем всех примеров деловых правил, разбитых по основным форматам.
1. Правила внутреннего трудового распорядка и поведения сотрудников
- Правила поведения в офисе
- Правила дресс-кода
- Правила использования корпоративного оборудования
- Правила работы с конфиденциальной информацией
2. Правила делового общения и переписки
- Правила деловой переписки по электронной почте
- Правила общения в корпоративных мессенджерах
- Правила проведения деловых переговоров
- Правила общения с клиентами по телефону
3. Клиентские политики и правила обслуживания
- Правила возврата и обмена товара
- Правила обработки претензий и жалоб клиентов
- Правила предоставления скидок и бонусов
4. Внутренние операционные правила и регламенты
- Правила согласования документов
- Правила проведения совещаний
- Правила приема и передачи дел при увольнении
5. Правила корпоративной этики и ценностей
- Кодекс корпоративной этики (краткий формат)
- Правила урегулирования конфликтов внутри команды
Примеры деловых правил разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое деловые правила? Деловые правила – это зафиксированные нормы, стандарты и требования, которые регулируют поведение сотрудников, процессы внутри компании или взаимодействие с клиентами. Они могут существовать в виде коротких памяток, развернутых регламентов, политик, кодексов или инструкций.
Чем деловые правила отличаются от должностных инструкций? Должностная инструкция описывает, что именно делает конкретный сотрудник на своей должности. Деловые правила описывают, как это делается и в рамках каких норм – они распространяются на группы людей, процессы или ситуации, а не на отдельную роль.
Основные форматы деловых правил:
- Внутренние правила для сотрудников – регулируют поведение, внешний вид, использование оборудования, работу с информацией
- Правила делового общения – стандарты переписки, переговоров, телефонного общения
- Клиентские политики – правила возврата, рекламаций, скидок, обслуживания
- Операционные регламенты – согласование документов, совещания, передача дел
- Этические кодексы – корпоративные ценности, нормы поведения, урегулирование конфликтов
Где применяются: в компаниях любого размера – от малого бизнеса до крупных корпораций. Деловые правила нужны везде, где больше одного человека принимает решения или взаимодействует с клиентами.
Правила внутреннего распорядка и поведения сотрудников
Это самый распространенный тип деловых правил. Они фиксируют базовые нормы поведения на рабочем месте и снимают большинство конфликтных ситуаций еще до их возникновения. Хорошо написанные правила для сотрудников – это не запретительный документ, а четкий ориентир, который помогает людям понять ожидания компании.
📌 Правила поведения в офисе
- Сценарий: компания впервые фиксирует внутренние нормы для команды из 20–50 человек
- Адресат: все сотрудники офиса
- Задача: установить единые стандарты поведения и создать комфортную рабочую среду
Пример:
Правила поведения в офисе
ООО "Название компании"
1. Рабочее время
Рабочий день начинается в 9:00 и заканчивается в 18:00. Опоздание на 15 минут и более фиксируется и требует предварительного уведомления непосредственного руководителя. Плановые отлучки в рабочее время согласовываются заранее.
2. Рабочее место
Каждый сотрудник поддерживает порядок на своем рабочем месте. Личные вещи хранятся в отведенных местах. Оставлять еду на рабочем столе после окончания рабочего дня не допускается.
3. Переговорные комнаты
Бронирование переговорных осуществляется через корпоративный календарь. Если встреча завершилась досрочно, бронь снимается. После использования помещение приводится в исходное состояние.
4. Шум и общение
Громкие разговоры в open space не допускаются. Телефонные звонки личного характера ведутся в специально отведенных зонах или переговорных комнатах. При необходимости обсудить рабочий вопрос с коллегой – используйте мессенджер или переговорную.
5. Кухня и зоны отдыха
Посуда моется сразу после использования. Еда в общем холодильнике хранится не более трех дней и подписывается именем владельца. Просроченные продукты убираются каждую пятницу.
6. Общий принцип
Мы рассчитываем, что каждый сотрудник относится к общему пространству так же, как к своему собственному дому. Взаимное уважение – основа комфортной работы.
- Почему подходит: документ написан без запретительного тона – он объясняет логику каждого правила, а не просто запрещает. Это повышает добровольное соблюдение норм.
- Что важно не испортить: не перегружать документ запретами и санкциями – правила поведения должны создавать культуру, а не ощущение слежки.
- Когда особенно уместен: при расширении команды, смене офиса или первом оформлении внутренних норм.
📌 Правила дресс-кода
- Сценарий: компания в сфере профессиональных услуг вводит стандарты внешнего вида
- Адресат: все сотрудники, контактирующие с клиентами
- Задача: создать единый профессиональный облик и снять неловкость в интерпретации норм
Пример:
Правила дресс-кода
Для сотрудников, работающих с клиентами
Общий стандарт
Внешний вид сотрудника отражает образ компании. Мы придерживаемся делового стиля в дни, когда планируются встречи с клиентами или партнерами. В остальные дни допустим деловой casual.
Деловой стиль (обязателен в дни встреч)
- Мужчины: брюки или классические джинсы без потертостей, рубашка или поло, пиджак по желанию, закрытая обувь
- Женщины: брюки, юбка или платье делового кроя, блуза или джемпер, закрытая или открытая деловая обувь
Деловой casual (допустим в обычные рабочие дни)
- Допускаются джинсы без декоративных элементов, поло, свитеры, кеды нейтральных цветов
- Не допускаются: шорты, майки, спортивная одежда, одежда с крупными принтами или надписями
Особые случаи
Корпоративные мероприятия могут предусматривать отдельный дресс-код, который сообщается заблаговременно. При работе на выездных объектах или производстве действуют отдельные требования.
Если есть сомнения
При сомнении в уместности того или иного элемента одежды – уточните у непосредственного руководителя заранее.
- Почему подходит: правила дресс-кода часто вызывают сопротивление, если написаны как запрет. Этот образец объясняет логику и оставляет сотруднику пространство для выбора.
- Что важно не испортить: не перечислять запрещенные вещи длинным списком – это создает атмосферу недоверия.
📌 Правила использования корпоративного оборудования
- Сценарий: IT-отдел или HR формализует нормы использования техники компании
- Адресат: все сотрудники, получающие корпоративные устройства
- Задача: защитить данные компании и установить ответственность
Пример:
Правила использования корпоративного оборудования
1. Общие положения
Корпоративное оборудование (ноутбуки, телефоны, планшеты) предоставляется сотруднику для выполнения рабочих задач. Использование в личных целях допускается в ограниченном объеме при условии соблюдения настоящих правил.
2. Что разрешено
- Использовать устройство для выполнения должностных обязанностей
- Устанавливать программы из согласованного корпоративного перечня
- Подключаться к корпоративной сети через VPN при удаленной работе
3. Что запрещено
- Устанавливать нелицензионное программное обеспечение
- Передавать устройство третьим лицам, включая членов семьи
- Отключать антивирусную защиту или корпоративные политики безопасности
- Использовать корпоративные устройства для хранения личных данных в значительных объемах
4. Ответственность за сохранность
Сотрудник несет материальную ответственность за оборудование в период его использования. При утере или повреждении необходимо незамедлительно уведомить IT-отдел и непосредственного руководителя.
5. Возврат оборудования
При увольнении или переводе на другую должность оборудование возвращается в IT-отдел в течение первого рабочего дня после окончания последнего рабочего дня. Личные данные с устройства предварительно удаляются сотрудником самостоятельно.
- Почему подходит: документ разграничивает разрешенное и запрещенное без избыточной детализации. Сотрудник понимает как свои права, так и ответственность.
- Где работает лучше всего: в компаниях с удаленной или гибридной работой, где контроль за оборудованием затруднен.
📌 Правила работы с конфиденциальной информацией
- Сценарий: компания систематизирует требования к защите данных
- Адресат: все сотрудники, имеющие доступ к коммерческой или клиентской информации
- Задача: минимизировать риск утечки данных и зафиксировать ответственность
Пример:
Правила работы с конфиденциальной информацией
1. Что относится к конфиденциальной информации
К конфиденциальной относится любая информация, которая не предназначена для публичного распространения: данные клиентов и партнеров, коммерческие условия, финансовые показатели, технологии и ноу-хау компании, персональные данные сотрудников.
2. Основные требования
- Не передавать конфиденциальную информацию третьим лицам без письменного разрешения уполномоченного руководителя
- Не хранить конфиденциальные данные на личных устройствах или в личных облачных сервисах
- Использовать только корпоративные каналы для передачи чувствительных данных
- Не обсуждать конфиденциальные сведения в публичных местах
3. Пароли и доступ
Корпоративные пароли не передаются коллегам, даже в случае временного замещения. При необходимости временного доступа – заявка в IT-отдел. Пароли меняются не реже одного раза в три месяца.
4. При увольнении
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, возвращаются или уничтожаются в установленном порядке. Обязательства по неразглашению сохраняются в течение двух лет после прекращения трудовых отношений.
5. Нарушение правил
Нарушение настоящих правил является основанием для применения дисциплинарных мер вплоть до расторжения трудового договора, а также может повлечь гражданскую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.
- Почему подходит: документ охватывает ключевые сценарии риска, не превращаясь в юридический трактат. Написан языком, понятным без юридической подготовки.
- Термин: ноу-хау – коммерчески ценные знания, методы и технологии, которые компания не публикует в открытом доступе.
- Что важно не испортить: не делать документ слишком абстрактным – без конкретных примеров того, что именно считается конфиденциальным, сотрудники будут трактовать нормы произвольно.
Правила делового общения и переписки
Стандарты коммуникации – один из наиболее недооцененных форматов деловых правил. Компании часто вкладывают усилия в операционные процессы, но оставляют общение на усмотрение каждого сотрудника. Результат – разный тон с клиентами, хаос в мессенджерах и письма, которые читают неделями. Правила делового общения решают эту проблему системно.
📌 Правила деловой переписки по электронной почте
- Сценарий: компания вводит единые стандарты email-коммуникации
- Адресат: все сотрудники, ведущие внешнюю и внутреннюю переписку
- Задача: повысить профессионализм коммуникации и сократить время на обработку писем
Пример:
Правила деловой переписки по электронной почте
1. Тема письма
Тема письма формулируется четко и информативно. Читатель должен понять суть обращения еще до открытия письма. Примеры: "Договор №45 – запрос на согласование", "Встреча 15 апреля – подтверждение", "Счет на оплату – март 2025".
Не допускается: пустая тема, тема "Вопрос", "Срочно", "Привет".
2. Приветствие и обращение
В письмах к внешним адресатам используется обращение по имени и отчеству или по имени, если это принято в отношениях с данным адресатом. Во внутренней переписке допустимо обращение по имени.
3. Структура письма
Письмо строится по принципу: контекст → суть → действие. Сначала – зачем пишете, потом – что именно нужно, в конце – что ждете от адресата и в какие сроки.
4. Объем и оформление
Оптимальная длина письма – до 200 слов. Если тема сложная – используйте маркированные списки. Жирный шрифт – только для ключевых данных (даты, суммы, сроки). Вложения подписываются понятно: "Договор_Иванов_апрель2025.pdf", а не "Документ1.pdf".
5. Подпись
Каждое письмо содержит автоматическую подпись: имя, должность, телефон, email, сайт компании. Подпись настраивается один раз в корпоративном почтовом клиенте.
6. Сроки ответа
На письма внешних адресатов – ответ в течение одного рабочего дня. Если ответ требует времени, отправляется промежуточное письмо с подтверждением получения и указанием срока полного ответа.
7. Копии и скрытые копии
Добавляйте получателей в копию только при реальной необходимости. Скрытая копия (BCC) используется только в случаях, когда адресаты не должны знать о других получателях (например, при массовой рассылке).
- Почему подходит: правила написаны с объяснением логики, а не как набор запретов. Сотрудник понимает не только "что делать", но и "зачем".
- Что важно не испортить: не превращать документ в стилистический учебник – он должен регулировать практику, а не описывать теорию письма.
- Термин: BCC (Blind Carbon Copy) – скрытая копия письма: получатели в основном поле не видят, кому еще адресовано письмо.
📌 Правила общения в корпоративных мессенджерах
- Сценарий: команда активно использует мессенджер (Telegram, корпоративный Slack или аналог) и нужно упорядочить коммуникацию
- Адресат: все сотрудники
- Задача: снизить информационный шум и сделать общение в мессенджере управляемым
Пример:
Правила общения в корпоративном мессенджере
1. Время отправки сообщений
Рабочие сообщения отправляются в период с 9:00 до 19:00 в рабочие дни. Сообщения, отправленные в нерабочее время, не требуют немедленного ответа – коллеги отвечают в начале следующего рабочего дня.
2. Выбор канала
Используйте правильный канал для каждой задачи:
- Срочный вопрос, требующий ответа сегодня → личное сообщение + пометка "срочно"
- Рабочий вопрос по проекту → тематический чат проекта
- Общее объявление → общий канал компании
- Личные темы → не в рабочих чатах
3. Формат сообщений
Пишите конкретно: не "можешь помочь?", а "можешь проверить договор с клиентом Х до 15:00?". Если вопрос сложный – формулируйте его в одном сообщении, а не серией коротких реплик. Голосовые сообщения в рабочих чатах не приветствуются – текст удобнее для поиска и восприятия.
4. Уведомления и теги
Тег @имя используется только когда ответ нужен именно этому человеку. Тег @все – только для действительно важных общих объявлений. Не злоупотребляйте тегами – это снижает их ценность.
5. Реакции и подтверждения
Если вы получили задачу или важную информацию – подтвердите реакцией или коротким ответом ("принял", "сделаю до пятницы"). Молчание в ответ на рабочее сообщение не считается подтверждением.
- Почему подходит: мессенджеры – основной источник информационного перегруза в большинстве команд. Этот шаблон деловых правил решает проблему конкретно и без морализаторства.
- Когда особенно уместен: при переходе на удаленную работу или при росте команды, когда количество чатов и участников увеличивается.
📌 Правила проведения деловых переговоров
- Сценарий: компания фиксирует стандарты для менеджеров, ведущих переговоры с партнерами и клиентами
- Адресат: менеджеры по продажам, руководители проектов, коммерческий директор
- Задача: создать единый профессиональный стандарт переговорного процесса
Пример:
Правила проведения деловых переговоров
1. Подготовка
Перед переговорами сотрудник обязан изучить информацию о компании-партнере, определить цели встречи и возможные сценарии ее развития. Повестка согласовывается с другой стороной не позднее чем за сутки до встречи.
2. Пунктуальность
Опоздание на переговоры недопустимо. При форс-мажоре – уведомление другой стороны за 30 минут с предложением перенести встречу или провести ее в онлайн-формате.
3. Ведение переговоров
Позиция компании излагается четко и аргументированно. Давление, манипуляции и заведомо нереалистичные обещания не допускаются. Все договоренности фиксируются письменно – в протоколе встречи или в подтверждающем письме после переговоров.
4. Полномочия
Сотрудник ведет переговоры в рамках делегированных ему полномочий. Если в ходе встречи возникает вопрос, выходящий за рамки его компетенции, он фиксируется и выносится на согласование с руководством – без принятия обязательств на месте.
5. После переговоров
В течение 24 часов после встречи сотрудник направляет партнеру краткое резюме договоренностей. Если следующий шаг – на стороне компании, срок его выполнения фиксируется в резюме.
- Почему подходит: правила охватывают весь цикл переговоров – от подготовки до фиксации результатов – и дают менеджеру четкий ориентир на каждом этапе.
- Что важно не испортить: не смешивать правила переговоров с техниками продаж – это разные документы с разной задачей.
📌 Правила общения с клиентами по телефону
- Сценарий: компания стандартизирует работу колл-центра или менеджеров, принимающих входящие звонки
- Адресат: сотрудники, работающие с клиентами по телефону
- Задача: обеспечить единый профессиональный стандарт телефонного обслуживания
Пример:
Правила общения с клиентами по телефону
1. Приветствие
Каждый звонок начинается с приветствия по формуле: название компании + имя сотрудника + готовность помочь. Пример: "Компания “Название”, Алексей, слушаю вас".
2. Тон и речь
Разговор ведется спокойно, доброжелательно и четко. Слова-паразиты ("ну", "типа", "как бы"), жаргонизмы и просторечия в общении с клиентами не используются. Говорите в умеренном темпе – быстрая речь воспринимается как безразличие.
3. Переключение и удержание
Прежде чем переключить клиента или поставить звонок на удержание, необходимо предупредить его об этом и указать ожидаемое время ожидания. Максимальное время удержания – 2 минуты. Если решение требует больше времени, предложите перезвонить.
4. Работа с недовольным клиентом
Не вступайте в спор. Выслушайте, признайте факт неудобства, зафиксируйте суть претензии и сообщите о следующем шаге. Фраза "это не моя зона ответственности" в разговоре с клиентом не используется – вместо нее: "сейчас уточню и свяжусь с вами".
5. Завершение разговора
В конце звонка кратко резюмируйте договоренности: "Итак, мы договорились, что…". Прощайтесь по имени клиента, если оно известно. Первым кладет трубку клиент.
- Почему подходит: документ строится не как запрет, а как стандарт качества. Каждое правило объясняет, почему именно так, а не иначе.
- Как применять: используйте как основу для обучения новых сотрудников и как чеклист при прослушивании записей звонков.
Клиентские политики и правила обслуживания
Клиентские политики – это деловые правила, которые регулируют взаимодействие компании с покупателями и заказчиками. Они публикуются открыто или передаются клиенту при заключении договора. Хорошо написанная клиентская политика снижает число конфликтов и избавляет сотрудников от необходимости каждый раз принимать решение "на ходу".
📌 Правила возврата и обмена товара
- Сценарий: интернет-магазин или розничная точка формализует политику возврата
- Адресат: покупатели и сотрудники, работающие с рекламациями
- Задача: снять типовые конфликты и дать сотрудникам четкий алгоритм действий
Пример:
Правила возврата и обмена товара
1. Сроки
Товар надлежащего качества принимается к возврату или обмену в течение 14 календарных дней с момента получения при соблюдении условий, указанных ниже. Товар ненадлежащего качества – в течение гарантийного срока или срока, установленного законодательством РФ.
2. Условия возврата товара надлежащего качества
- Товар не был в употреблении
- Сохранены товарный вид, потребительские свойства, пломбы и фабричные ярлыки
- Имеется кассовый чек, товарный чек или иной документ, подтверждающий покупку
3. Товары, не подлежащие возврату
Перечень товаров, не подлежащих возврату или обмену, определен Постановлением Правительства РФ №55 от 19.01.1998 (в актуальной редакции). К ним относятся, в частности: парфюмерно-косметические товары, нательное белье, чулочно-носочные изделия.
4. Порядок возврата
- Обратитесь в службу поддержки: support@nash-site.ru или +7 (495) 123-45-67
- Опишите причину возврата и приложите фото товара (при дистанционном обращении)
- Получите подтверждение и инструкции по отправке или передаче товара
- Возврат денежных средств осуществляется в течение 10 рабочих дней с момента получения товара
5. Обмен
Если нужный товар есть в наличии, обмен производится в день обращения. Если товара нет – возможен возврат денежных средств или замена на аналогичный товар по согласованию.
- Почему подходит: политика написана понятным языком, ссылается на законодательство РФ и содержит конкретный порядок действий – это снижает число спорных ситуаций.
- Что важно не испортить: не усложнять условия возврата сверх требований закона – это создает репутационные риски и противоречит законодательству о защите прав потребителей.
📌 Правила обработки претензий и жалоб клиентов
- Сценарий: компания систематизирует работу с недовольными клиентами
- Адресат: сотрудники службы поддержки, менеджеры по работе с клиентами
- Задача: обеспечить единый стандарт реагирования на претензии и сохранить клиента
Пример:
Правила обработки претензий и жалоб клиентов
1. Принцип работы с претензией
Любая претензия – это сигнал о проблеме в процессе, а не личная атака. Задача сотрудника – не защититься, а помочь клиенту и зафиксировать причину для устранения.
2. Сроки реагирования
- Первичное подтверждение получения претензии – в течение 2 рабочих часов
- Промежуточный ответ с указанием срока решения – не позднее 1 рабочего дня
- Финальное решение – не позднее 5 рабочих дней (если иное не предусмотрено договором)
3. Порядок действий
- Выслушать или прочитать претензию полностью, не перебивая
- Подтвердить факт получения: "Мы получили вашу претензию и уже разбираемся"
- Зафиксировать суть в CRM или журнале обращений
- Передать на рассмотрение ответственному сотруднику или отделу
- Сообщить клиенту о принятом решении и следующих шагах
4. Чего нельзя делать
- Отрицать проблему или перекладывать ответственность ("это не наша вина")
- Обещать то, что не входит в ваши полномочия
- Игнорировать претензию или затягивать ответ без уведомления клиента
5. Фиксация и анализ
Все претензии фиксируются в единой системе. Ежемесячно руководитель отдела анализирует типовые причины жалоб и инициирует изменения в процессах при необходимости.
- Почему подходит: правила дают сотруднику не только алгоритм действий, но и правильный угол зрения на претензию – это меняет тон взаимодействия с клиентом.
- Термин: CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами, где фиксируются все обращения и история коммуникации.
📌 Правила предоставления скидок и бонусов
- Сценарий: компания вводит внутренние правила для менеджеров по продажам, чтобы избежать хаотичного предоставления скидок
- Адресат: менеджеры по продажам, руководитель отдела продаж
- Задача: защитить маржинальность и создать единую политику лояльности
Пример:
Правила предоставления скидок и бонусов
1. Базовый принцип
Скидки предоставляются в рамках установленных уровней и только при наличии обоснования. Скидка – это инструмент завершения сделки, а не инструмент привлечения любого клиента.
2. Уровни скидок и полномочия
| Размер скидки | Кто вправе предоставить | Условия |
| До 5% | Менеджер по продажам | Без согласования, при сумме заказа от 50 000 ₽ |
| 5–10% | Руководитель отдела продаж | Письменное обоснование в CRM |
| Свыше 10% | Коммерческий директор | Согласование до начала переговоров |
3. Основания для предоставления скидки
- Крупный объем заказа (от установленного порога)
- Долгосрочный контракт (от 12 месяцев)
- Предоплата в полном объеме
- Стратегический партнер или якорный клиент
4. Что не является основанием для скидки
Давление клиента само по себе не является основанием. Если клиент просит скидку без объективных оснований – менеджер предлагает альтернативную ценность: бонусный сервис, расширенную гарантию, приоритетный статус.
5. Фиксация
Каждая предоставленная скидка фиксируется в CRM с указанием основания. Ежеквартально проводится анализ скидочной нагрузки по менеджерам.
- Почему подходит: таблица полномочий делает правила прозрачными и исключает споры о том, кто вправе давать скидку. Менеджер знает свои границы заранее.
- Как применять: используйте как приложение к регламенту отдела продаж или как самостоятельный внутренний документ.
Внутренние операционные правила и регламенты
Операционные правила регулируют конкретные процессы внутри компании: как согласовывать документы, как проводить совещания, как передавать дела при смене сотрудника. Это те правила, отсутствие которых создает хаос – и их наличие сразу заметно в качестве работы.
📌 Правила согласования документов
- Сценарий: компания с 30+ сотрудниками вводит порядок согласования договоров, счетов и официальных писем
- Адресат: все сотрудники, инициирующие или участвующие в согласовании
- Задача: исключить потерю документов и неконтролируемое подписание
Пример:
Правила согласования документов
1. Виды документов, требующих согласования
- Договоры с клиентами, поставщиками и партнерами
- Дополнительные соглашения к действующим договорам
- Счета на оплату свыше 50 000 ₽
- Официальные письма от имени компании
- Внутренние нормативные документы (регламенты, политики, инструкции)
2. Порядок согласования
- Инициатор загружает документ в корпоративную систему (или отправляет по email на согласование) с пометкой "На согласование"
- Указывает участников согласования и срок
- Каждый участник вносит правки или ставит отметку "Согласовано" в установленный срок
- После всех согласований документ передается на подпись уполномоченному лицу
3. Сроки согласования
| Тип документа | Срок согласования |
| Типовой договор | 2 рабочих дня |
| Нетиповой договор | 5 рабочих дней |
| Счет на оплату | 1 рабочий день |
| Официальное письмо | 1 рабочий день |
4. Нарушение сроков
Если участник согласования не ответил в установленный срок, инициатор уведомляет его руководителя. Молчание не считается согласием.
5. Подпись
Документ подписывается только после прохождения полного цикла согласования. Подписание документа без согласования является нарушением настоящих правил.
- Почему подходит: таблица сроков делает правила конкретными и измеримыми. Сотрудник не интерпретирует "быстро" по-своему – он знает точный срок.
- Что важно не испортить: не перегружать цепочку согласования лишними участниками – если в ней больше 4–5 звеньев, документы начнут тормозить без пользы.
📌 Правила проведения совещаний
- Сценарий: компания вводит стандарты для рабочих встреч, чтобы сократить время и повысить результативность
- Адресат: все сотрудники, организующие и участвующие в совещаниях
- Задача: сделать совещания управляемыми и результативными
Пример:
Правила проведения совещаний
1. Совещание проводится только при необходимости
Прежде чем созывать встречу, организатор задает себе вопрос: можно ли решить этот вопрос письмом или сообщением в мессенджере? Если да – совещание не нужно.
2. Повестка
Повестка направляется участникам не позднее чем за 24 часа до встречи. Повестка содержит: цель встречи, список вопросов, ожидаемый результат, список участников. Встреча без повестки не проводится.
3. Состав участников
Приглашаются только те, чье участие необходимо для принятия решений. Информирование остальных – через протокол после встречи. Оптимальный состав – до 7 человек.
4. Ведение встречи
Организатор или назначенный модератор следит за соблюдением повестки и временного регламента. Отклонения от темы фиксируются как "вопросы для отдельного рассмотрения" и не обсуждаются на текущей встрече.
5. Протокол
По итогам каждого совещания составляется краткий протокол: принятые решения, ответственные, сроки. Протокол рассылается участникам в течение 2 часов после встречи. Без протокола встреча считается нерезультативной.
6. Онлайн-совещания
Камера включена, если это явно не оговорено иначе. Микрофон на паузе, пока сотрудник не выступает. Опоздание на онлайн-встречу – те же правила, что и на очную.
- Почему подходит: правило "совещание без повестки не проводится" – одно из самых действенных в управлении временем команды. Этот образец деловых правил внедряет его системно.
- Как применять: распечатайте и разместите в переговорных комнатах, добавьте в онбординг новых сотрудников.
📌 Правила приема и передачи дел при увольнении
- Сценарий: сотрудник уходит из компании, и нужно обеспечить бесперебойную передачу задач
- Адресат: увольняющийся сотрудник, его руководитель, HR
- Задача: не потерять знания, контакты и незавершенные задачи при смене сотрудника
Пример:
Правила приема и передачи дел при увольнении
1. Сроки
Процедура передачи дел начинается не позднее чем за 5 рабочих дней до последнего рабочего дня сотрудника. Если срок отработки меньше – процедура начинается в день уведомления об увольнении.
2. Что входит в передачу дел
- Текущие задачи и их статус
- Незавершенные проекты: этапы, дедлайны, контакты участников
- Доступы к системам, сервисам и общим папкам
- Ключевые контакты клиентов, партнеров, подрядчиков
- Документы: где хранятся, как структурированы
- Нюансы работы, которые не зафиксированы в инструкциях
3. Формат передачи
Сотрудник составляет письменный акт передачи дел по установленной форме. Устная передача без письменной фиксации не допускается. Акт подписывается увольняющимся сотрудником, принимающим и непосредственным руководителем.
4. Обучение преемника
Если преемник назначен до ухода сотрудника – уходящий проводит не менее двух рабочих сессий по передаче знаний. Если преемник не назначен – функции временно распределяются руководителем.
5. Доступы
В последний рабочий день доступы увольняющегося сотрудника блокируются IT-отделом. До этого момента все рабочие файлы и переписка переводятся в корпоративное хранилище.
- Почему подходит: правила охватывают не только формальную сторону (акт, подписи), но и содержательную – передачу неформальных знаний, которые обычно теряются.
- Что важно не испортить: не сводить передачу дел к формальному подписанию бумаги – реальная ценность в передаче контекста и нюансов работы.
Правила корпоративной этики и ценностей
Этические правила – это деловые правила, которые регулируют не процессы, а поведение и отношения внутри компании. Они отвечают на вопрос "как мы относимся друг к другу и к нашим клиентам" и создают основу корпоративной культуры. Хорошо написанный этический кодекс – это не декларация, а рабочий ориентир.
📌 Кодекс корпоративной этики (краткий формат)
- Сценарий: компания среднего размера формализует ценности и нормы поведения
- Адресат: все сотрудники компании
- Задача: создать единую систему ценностей и снизить количество ситуаций, когда сотрудник не знает, как поступить правильно
Пример:
Кодекс корпоративной этики
ООО "Название компании"
Наши ценности
Мы строим компанию, в которой хочется работать. Это возможно только тогда, когда каждый понимает, что здесь ценится, а что неприемлемо.
1. Честность
Мы говорим правду – клиентам, партнерам и друг другу. Если что-то пошло не так, мы сообщаем об этом, а не замалчиваем. Ошибки – это нормально. Скрытые ошибки – нет.
2. Уважение
Мы относимся к каждому сотруднику, клиенту и партнеру с уважением – вне зависимости от должности, возраста и опыта. Дискриминация, унижение и давление в любой форме недопустимы.
3. Ответственность
Мы выполняем то, что обещаем. Если обстоятельства изменились – предупреждаем заранее. "Я забыл" и "я не знал" не являются оправданием, если информация была доступна.
4. Командная работа
Мы помогаем коллегам, делимся знаниями и не строим карьеру за чужой счет. Конкуренция внутри компании – это нормально, но она ведется честно.
5. Конфиденциальность
Мы не разглашаем коммерческую тайну, данные клиентов и внутреннюю информацию компании – ни во время работы, ни после ее окончания.
6. Конфликт интересов
Если у сотрудника возникает личная заинтересованность в сделке или решении, которое он принимает от имени компании, он обязан уведомить руководителя и отстраниться от принятия решения.
Как работает кодекс
Кодекс не заменяет здравый смысл. Если ситуация неоднозначная – задайте себе вопрос: "Как бы я себя чувствовал, если бы об этом узнали все коллеги и клиенты?" Если ответ вас беспокоит – лучше поступить иначе.
- Почему подходит: кодекс написан живым языком без корпоративных штампов. Финальный "тест на публичность" – практический инструмент, который реально помогает в нестандартных ситуациях.
- Что важно не испортить: не превращать кодекс в декларацию ценностей ради декларации – каждый пункт должен давать сотруднику ориентир для реального поведения.
📌 Правила урегулирования конфликтов внутри команды
- Сценарий: в компании участились межличностные конфликты или конфликты между отделами
- Адресат: все сотрудники, руководители
- Задача: дать четкий алгоритм действий при возникновении конфликта до его эскалации
Пример:
Правила урегулирования конфликтов внутри команды
1. Принцип
Конфликты – нормальная часть работы любой команды. Проблема не в самом конфликте, а в том, как он решается. Наша задача – решать конфликты конструктивно и на том уровне, где они возникли.
2. Шаг первый: прямой разговор
При возникновении конфликта сотрудники в первую очередь предпринимают попытку решить его напрямую – в личном разговоре, без посредников. Разговор ведется в рабочее время, в спокойной обстановке, без свидетелей.
3. Правила прямого разговора
- Говорите о конкретных действиях, а не о личности ("ты не передал мне данные" вместо "ты всегда так делаешь")
- Слушайте другую сторону до конца, не перебивая
- Ищите решение, а не виноватого
4. Шаг второй: привлечение руководителя
Если прямой разговор не дал результата в течение 3 рабочих дней – любая из сторон вправе обратиться к непосредственному руководителю. Руководитель выступает медиатором, а не судьей – его задача помочь найти решение, а не вынести приговор.
5. Шаг третий: HR и высшее руководство
Если конфликт не удается урегулировать на уровне руководителя – он передается в HR-отдел. HR проводит встречу с каждой из сторон отдельно, затем совместную встречу. Решение фиксируется письменно.
6. Что недопустимо
- Обсуждать конфликт с коллегами, не вовлеченными в ситуацию
- Использовать конфликт для манипуляций или давления
- Игнорировать конфликт в надежде, что он разрешится сам
- Почему подходит: пошаговая структура снимает растерянность – сотрудник знает, что делать на каждом этапе, и не чувствует себя один на один с проблемой.
- Как применять: добавьте в раздел корпоративного кодекса или в онбординговые материалы для новых сотрудников.
Как создать деловые правила. Правила и этапы сборки с примерами
Примеры выше показывают рабочую логику разных форматов деловых правил. Ниже – не абстрактные советы, а разбор того, как собрать собственный документ по этой же логике. Блок нужен для адаптации под вашу задачу: конкретный процесс, конкретную аудиторию, конкретную компанию.
Базовая схема сборки деловых правил:
- Шаг 1. Определить предмет правил: что именно регулируется
- Шаг 2. Определить адресата: кто будет соблюдать эти правила
- Шаг 3. Выделить ключевые ситуации и сценарии, которые нужно охватить
- Шаг 4. Сформулировать нормы: что разрешено, что запрещено, каков порядок действий
- Шаг 5. Добавить сроки, ответственность и механизм контроля (если нужно)
- Шаг 6. Проверить: нет ли противоречий, все ли понятно без дополнительных объяснений
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Предмет правил | Обозначить, что именно регулирует документ | Процесс, поведение, ситуация | Правила согласования счетов на оплату |
| Адресат | Понять, для кого написан документ | Должность, отдел, группа сотрудников | Финансовый отдел и руководители подразделений |
| Ключевые ситуации | Охватить все случаи, которые реально возникают | Типовые и нестандартные сценарии | Счет до 50 000 ₽ / от 50 000 до 200 000 ₽ / свыше 200 000 ₽ |
| Нормы и порядок | Дать конкретные правила поведения | Что делать, в каком порядке, в какие сроки | Счет загружается в систему → согласование руководителя → оплата |
| Ответственность | Зафиксировать, кто за что отвечает | Должности, роли, санкции при нарушении | Руководитель подразделения несет ответственность за согласование в срок |
| Исключения | Предусмотреть нестандартные случаи | Ситуации, когда правило не работает или работает иначе | Экстренные платежи согласуются устно с последующей фиксацией |
Пошаговая сборка на одном кейсе:
Сценарий: небольшая производственная компания хочет ввести правила работы сотрудников с корпоративной почтой.
Шаг 1. Предмет правил: использование корпоративной электронной почты сотрудниками.
Шаг 2. Адресат: все сотрудники, имеющие корпоративный email-адрес.
Шаг 3. Ключевые ситуации:
– внешняя переписка с клиентами и партнерами;
– внутренняя переписка между сотрудниками;
– использование почты в личных целях;
– ответы на письма в нерабочее время;
– использование при увольнении.
Шаг 4. Нормы и порядок:
– корпоративная почта используется только для рабочих задач;
– ответ на внешние письма – в течение одного рабочего дня;
– подпись настраивается по корпоративному шаблону;
– пересылка рабочих писем на личные адреса запрещена.
Шаг 5. Ответственность:
– руководитель отдела контролирует соблюдение стандартов;
– IT-отдел блокирует ящик в день увольнения.
Шаг 6. Исключения:
– при длительном отсутствии сотрудника настраивается автоответ с контактом замещающего.
Готовая собранная версия:
Правила использования корпоративной электронной почты
1. Назначение
Корпоративная почта предназначена исключительно для рабочих задач. Использование в личных целях не допускается.
2. Сроки ответа
Ответ на письма внешних адресатов – в течение одного рабочего дня. Если ответ требует времени, отправляется промежуточное письмо с подтверждением и указанием срока.
3. Подпись
Каждый сотрудник настраивает автоматическую подпись по корпоративному шаблону. Подпись содержит: имя, должность, телефон, email, сайт компании.
4. Безопасность
Пересылка рабочих писем на личные адреса запрещена. Письма с конфиденциальной информацией отправляются только по корпоративным адресам.
5. Нерабочее время
Ответ на письма в нерабочее время не является обязательным. При длительном отсутствии (отпуск, командировка) настраивается автоответ с указанием контакта замещающего сотрудника.
6. При увольнении
В последний рабочий день доступ к корпоративной почте блокируется IT-отделом. Входящие письма перенаправляются на адрес, указанный руководителем.
Границы применимости и типичные ошибки:
- Когда схема работает: когда документ описывает реальный процесс, а не идеальный. Правила, которые пишутся "как должно быть", но расходятся с тем, "как есть", не соблюдаются.
- Где ломается: если адресат документа не понимает, зачем это правило нужно – он его не соблюдает. Объясняйте логику, а не только запреты.
- Что нельзя выкидывать: блок ответственности. Правила без указания ответственного – это пожелания, а не нормы.
- Что можно менять: структуру, порядок разделов, язык – в зависимости от культуры компании и аудитории.
- Что нельзя переносить бездумно: конкретные сроки и суммы из чужих примеров. Они должны соответствовать вашим реальным процессам, а не скопированным цифрам.
Практические советы по созданию деловых правил
| Совет | Почему важно | Как применить |
| Пишите для конкретного адресата | Правила для всех – правила ни для кого | Укажите в начале документа, для кого он написан |
| Объясняйте логику, а не только запреты | Понимание "зачем" повышает добровольное соблюдение | После каждой нормы добавьте короткое объяснение |
| Используйте конкретные сроки и цифры | "Быстро" и "своевременно" каждый трактует по-своему | Замените размытые формулировки точными: "в течение 2 рабочих часов" |
| Разграничивайте обязательное и рекомендуемое | Смешение создает путаницу в том, что реально требуется | Используйте "обязан" и "рекомендуется" осознанно |
| Предусмотрите исключения | Любое правило имеет нестандартные случаи | Добавьте раздел "Исключения" или "Особые случаи" |
| Проверяйте на реальных сотрудниках | То, что понятно автору, может быть непонятно адресату | Попросите 2–3 сотрудников прочитать документ и задать вопросы |
| Обновляйте правила регулярно | Устаревшие правила хуже их отсутствия | Установите плановую ревизию раз в год или при изменении процессов |
Практические приемы, которые делают деловые правила рабочими:
- Один документ – одна тема. Не объединяйте правила переписки, дресс-кода и работы с клиентами в один файл. Чем уже тема – тем выше шанс, что документ будут читать и применять.
- Название документа – это его суть. "Правила деловой переписки" лучше, чем "Стандарты коммуникации". Название должно говорить о том, что внутри, без дополнительных объяснений.
- Таблицы вместо длинных списков. Если нужно показать разные условия для разных ситуаций (сроки, суммы, полномочия) – таблица читается быстрее и понятнее.
- Нумерованные шаги для процессов. Если правило описывает последовательность действий – используйте нумерацию, а не маркированный список. Порядок важен.
- Конкретные примеры внутри правил. Вместо "тема письма должна быть информативной" – "Пример: “Договор №45 – запрос на согласование”". Пример снимает 80% вопросов.
- Тест на читаемость. Перечитайте документ вслух. Если вы сами спотыкаетесь на каком-то абзаце – его нужно переписать.
- Не пишите "запрещается" там, где достаточно "не рекомендуется". Избыток запретительных формулировок создает ощущение недоверия и снижает мотивацию соблюдать правила добровольно.
- Введите версионность. Указывайте дату создания и дату последнего обновления – это помогает понять, актуален ли документ.
- Закрепите ответственного за документ. Каждый регламент или правило должны иметь владельца – человека, который отвечает за его актуальность и соблюдение.
Хорошо написанные примеры деловых правил – это не бюрократия ради бюрократии, а инструмент, который освобождает время и снижает количество конфликтных ситуаций. Когда нормы зафиксированы, сотрудники тратят меньше энергии на выяснение "как правильно" и больше – на саму работу.
Используйте шаблоны и образцы из этой подборки как отправную точку: возьмите структуру, адаптируйте содержание под свои реальные процессы и проверьте результат на живых сотрудниках. Документ, который понятен вашей команде, работает. Документ, который написан "для галочки", – нет.
