Бланк заявки на закупку – один из тех документов, которые в компании заполняют постоянно, но нередко делают это по-разному: кто-то в таблице Excel, кто-то в Word, кто-то в устной форме. Чтобы закупочный процесс работал предсказуемо, нужен единый шаблон. В этой статье собраны примеры бланка заявки на закупку для разных форматов и ситуаций – от простых внутренних форм до развернутых документов для тендера.
Подборка охватывает основные сценарии: закупку материалов, оборудования, услуг и канцелярии. Каждый образец сопровождается пояснениями по структуре, чтобы его можно было адаптировать под свой регламент, а не копировать вслепую.
Что вошло в подборку: примеры бланка заявки на закупку по форматам
В подборке представлены образцы заявок на закупку, сгруппированные по основным форматам и сценариям применения:
- Простые внутренние заявки
- Заявка на закупку канцелярских товаров
- Заявка на закупку хозяйственных принадлежностей
- Заявка на закупку расходных материалов для производства
- Заявки на закупку оборудования и техники
- Заявка на закупку компьютерной техники
- Заявка на закупку производственного оборудования
- Заявка на закупку мебели для офиса
- Заявки на закупку услуг
- Заявка на закупку услуг по техническому обслуживанию
- Заявка на закупку транспортных услуг
- Заявка на закупку услуг по обучению персонала
- Заявки в табличном формате
- Сводная заявка на закупку нескольких позиций
- Таблица заявок от нескольких подразделений
- Заявки для внешних закупок и тендеров
- Заявка поставщику на поставку товара
- Заявка на участие в тендере на закупку
Примеры бланка заявки на закупку разных видов и форматов: основной FAQ
Что такое бланк заявки на закупку? Это внутренний или внешний документ, с помощью которого сотрудник или подразделение инициирует процесс приобретения товаров, материалов или услуг. Заявка фиксирует: что нужно купить, в каком количестве, в какие сроки, для каких целей и кто несет ответственность за запрос.
Чем заявка на закупку отличается от других документов? Заявка – это запрос, а не договор и не счет. Она запускает закупочный процесс, но сама по себе юридически не обязывает поставщика. После ее согласования оформляются уже договор, счет или заказ. Не стоит путать заявку с техническим заданием: ТЗ описывает требования к продукту, тогда как заявка фиксирует сам запрос на приобретение.
Какие форматы бывают?
- Простая текстовая форма – для небольших и однотипных закупок, заполняется вручную или в Word;
- Табличная форма – для закупки нескольких позиций или сводных заявок от нескольких отделов;
- Форма с обоснованием – для дорогостоящих или нестандартных закупок, требующих согласования руководства;
- Внешняя заявка поставщику – документ, который направляется партнеру или контрагенту для подтверждения потребности;
- Тендерная заявка – развернутый документ для участия в конкурентных закупочных процедурах.
Где применяются? В производстве, торговле, строительстве, бюджетных организациях, офисах – везде, где есть регулярные или разовые закупки. Формат зависит от регламента компании, суммы закупки и того, кому направляется документ: внутреннему отделу снабжения или внешнему поставщику.
Простые внутренние заявки на закупку
Внутренняя заявка – самый распространенный тип. Ее заполняет сотрудник или руководитель подразделения и передает в отдел снабжения или закупок. Главная задача такого документа – четко зафиксировать потребность: что именно нужно, сколько, к какому сроку и зачем. Чем точнее заполнена форма, тем меньше уточняющих вопросов и задержек.
📌 Заявка на закупку канцелярских товаров
- Сценарий: ежеквартальный запрос канцелярии от административного отдела
- Адресат: отдел снабжения
- Задача: своевременно пополнить запасы расходников
Пример:
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ ТОВАРОВ
Дата: 14.07.2025
Номер заявки: ЗАК-2025-047
Подразделение: Административный отдел
Инициатор: Петрова М. А., офис-менеджер
Контактный телефон: +7 (495) 123-45-67
Перечень товаров к закупке:
| № | Наименование | Единица измерения | Количество | Примечание |
| 1 | Бумага офисная А4, 80 г/м² | Упаковка (500 листов) | 20 | Белая, марка – любая из одобренных |
| 2 | Ручки шариковые синие | Упаковка (50 шт.) | 3 | – |
| 3 | Папки-скоросшиватели А4 | Штука | 30 | Картонные или пластиковые |
| 4 | Скотч прозрачный, 48 мм × 66 м | Рулон | 10 | – |
| 5 | Маркеры перманентные черные | Штука | 5 | Для маркировки коробок |
Требуемый срок поставки: до 25.07.2025
Обоснование потребности: Плановое пополнение запасов административного отдела. Текущие остатки закончатся в течение 2 недель.
Место доставки: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 305
Подпись инициатора: _______________ / Петрова М. А.
Согласование руководителя отдела: _______________ / Иванов С. Г.
Дата согласования: _______________
- Почему подходит: простая форма с таблицей позиций – оптимальна для канцелярии, где важен перечень и количество, а не технические характеристики.
- Что важно не испортить: поле "Примечание" в таблице – именно оно снимает большинство уточняющих вопросов от снабженца (цвет, марка, формат).
- Где работает лучше всего: офисы с регулярными закупками однотипных позиций.
📌 Заявка на закупку хозяйственных принадлежностей
- Сценарий: разовая закупка по итогам ревизии хозяйственного склада
- Адресат: отдел снабжения
- Задача: восполнить дефицит позиций, выявленный при инвентаризации
Пример:
ЗАЯВКА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ТОВАРОВ
Дата составления: 14.07.2025
Номер: ХОЗ-2025-012
Подразделение: Хозяйственная служба
Ответственный: Сидоров К. В., завхоз
Тел.: +7 900 000-00-00
Запрашиваемые позиции:
| № | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Назначение |
| 1 | Мешки для мусора 120 л, черные | Упаковка (25 шт.) | 10 | Уборка помещений |
| 2 | Моющее средство для полов | Флакон 5 л | 6 | Ежедневная уборка |
| 3 | Перчатки резиновые, размер M | Пара | 20 | Для уборщиков |
| 4 | Лампочки светодиодные E27, 10 Вт | Штука | 15 | Замена перегоревших |
| 5 | Туалетная бумага, 2-слойная | Упаковка (8 рул.) | 20 | Санитарные комнаты |
Срок поставки: до 20.07.2025
Основание для закупки: Акт ревизии склада от 12.07.2025 № АР-2025-003. Выявленный дефицит позиций превышает установленный минимальный остаток.
Место получения: склад хозяйственной службы, 1-й этаж, помещение 102
Подпись: _______________ / Сидоров К. В.
Согласование: _______________ / Директор по АХО
- Почему подходит: форма добавляет колонку "Назначение", которая помогает снабженцу понять, можно ли заменить позицию аналогом.
- Как применять: поле "Основание для закупки" особенно важно при согласовании: оно показывает, что запрос не произвольный, а подкреплен документом.
📌 Заявка на закупку расходных материалов для производства
- Сценарий: плановая заявка производственного участка
- Адресат: отдел материально-технического снабжения (МТС)
- Задача: обеспечить бесперебойный выпуск продукции
Пример:
ЗАЯВКА НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Дата: 14.07.2025
Номер заявки: МТС-2025-089
Цех / участок: Цех сборки № 2
Мастер участка: Громов Р. Н.
Тел. для связи: +7 (812) 123-45-67
Перечень материалов:
| № | Наименование материала | Артикул / код | Ед. изм. | Кол-во | Остаток на складе | Срочность |
| 1 | Защитные перчатки нитриловые | PN-7841 | Упаковка (100 шт.) | 5 | 0 | Высокая |
| 2 | Ветошь технологическая | VT-001 | кг | 20 | 3 | Средняя |
| 3 | Смазка техническая МС-1000 | SM-1000 | Картридж 400 г | 10 | 1 | Высокая |
| 4 | Круги шлифовальные 125 мм, P80 | KSH-125-80 | Упаковка (10 шт.) | 8 | 2 | Средняя |
Требуемый срок поставки: 16.07.2025 (позиции с высокой срочностью), остальное – до 21.07.2025
Обоснование: Плановая потребность на основании производственного задания на июль. Позиции с нулевым остатком критичны для выполнения сменного задания.
Подпись мастера: _______________ / Громов Р. Н.
Согласование начальника цеха: _______________ / Карпов Д. В.
- Почему подходит: производственная заявка требует двух дополнительных колонок – артикул и остаток на складе. Без них снабженец не может оценить реальную срочность.
- Что важно не испортить: колонка "Срочность" не должна быть везде "Высокая" – иначе теряется смысл приоритизации.
- Как применять: при работе с несколькими поставщиками добавьте колонку "Предпочтительный поставщик", если в компании есть одобренный список контрагентов.
Заявки на закупку оборудования и техники
Закупка оборудования – более сложный случай. Здесь важно не только указать наименование, но и обосновать потребность, описать технические требования и указать, для каких задач приобретается техника. Такие заявки, как правило, проходят несколько уровней согласования.
📌 Заявка на закупку компьютерной техники
- Сценарий: оснащение нового рабочего места
- Адресат: IT-отдел и отдел снабжения
- Задача: согласовать конфигурацию и запустить закупку
Пример:
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ КОМПЬЮТЕРНОГО ОБОРУДОВАНИЯ
Дата: 14.07.2025
Номер: IT-ЗАК-2025-014
Подразделение-инициатор: Отдел маркетинга
Руководитель подразделения: Лебедева О. И.
Контакт: o.lebedeva@nash-site.ru
Основание для закупки: Расширение штата. Принят новый сотрудник – специалист по контекстной рекламе. Рабочее место не оснащено.
Запрашиваемое оборудование:
| № | Наименование | Минимальные технические требования | Кол-во | Примечание |
| 1 | Системный блок (или моноблок) | Процессор: Intel Core i5 или аналог; ОЗУ: 16 ГБ; SSD: 256 ГБ | 1 | Для работы с рекламными кабинетами и офисными приложениями |
| 2 | Монитор | Диагональ: не менее 24 дюймов; разрешение: 1920×1080 | 1 | – |
| 3 | Клавиатура + мышь | Проводные или беспроводные | 1 комплект | – |
| 4 | Гарнитура | С микрофоном, совместимость с ПК | 1 | Для участия в онлайн-встречах |
Желаемый срок поставки: до 28.07.2025
Ориентировочный бюджет: до 85 000 ₽ (включая периферию)
Место установки: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 210
Подпись руководителя подразделения: _______________ / Лебедева О. И.
Согласование IT-отдела: _______________ / Системный администратор
Согласование финансового директора: _______________ / ФД
- Почему подходит: колонка "Минимальные технические требования" позволяет IT-отделу выбрать конкретную модель самостоятельно, не возвращаясь к инициатору с уточнениями.
- Что важно не испортить: ориентировочный бюджет – обязательное поле для заявок на технику. Без него финансовое согласование затянется.
- Как применять: если в компании есть список одобренных производителей или поставщиков техники, добавьте соответствующее поле.
📌 Заявка на закупку производственного оборудования
- Сценарий: замена вышедшего из строя оборудования
- Адресат: отдел закупок, технический директор
- Задача: обосновать экстренную закупку и запустить тендер или прямую закупку
Пример:
ЗАЯВКА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБОРУДОВАНИЯ
Дата: 14.07.2025
Номер: ТЕХН-2025-003
Подразделение: Производственный цех № 1
Инициатор: Главный технолог Воронов А. С.
Тел.: +7 (812) 123-45-67, a.voronov@nash-site.ru
Наименование оборудования: Токарный станок с ЧПУ (числовым программным управлением)
Обоснование потребности:
Действующий станок модели ТС-400 (инв. № 00124) выведен из эксплуатации 10.07.2025 в связи с неремонтопригодной неисправностью шпиндельного узла. Акт технического осмотра прилагается (Акт № ТО-2025-07). Без замены оборудования выполнение производственного плана за август невозможно.
Технические требования к новому оборудованию:
- Максимальный диаметр обработки: не менее 300 мм
- Длина обработки: не менее 750 мм
- Система ЧПУ: совместимая с используемым ПО предприятия
- Мощность привода: не менее 7,5 кВт
- Класс точности: не ниже "Н"
Ориентировочная стоимость: от 1 200 000 ₽ до 1 800 000 ₽ (по данным предварительного мониторинга рынка)
Требуемый срок поставки: не позднее 15.08.2025
Приоритет закупки: Высокий (срыв производственного плана)
Прилагаемые документы: Акт технического осмотра ТО-2025-07; Производственный план на август
Подпись инициатора: _______________ / Воронов А. С.
Согласование технического директора: _______________ / Технический директор
Согласование финансового директора: _______________ / ФД
Утверждение генерального директора: _______________
- Почему подходит: развернутое обоснование и ссылка на акт осмотра – ключевые элементы для заявок с крупным бюджетом. Без них согласование растянется на недели.
- Что важно не испортить: технические требования должны описывать характеристики, а не конкретную модель – иначе закупка может быть признана неконкурентной.
- Как применять: если в компании действует тендерный регламент, к этой заявке прикладывается техническое задание как отдельный документ.
📌 Заявка на закупку мебели для офиса
- Сценарий: оснащение нового переговорного зала
- Адресат: административно-хозяйственный отдел, отдел закупок
- Задача: сформировать перечень мебели с требованиями для запроса коммерческих предложений
Пример:
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ ОФИСНОЙ МЕБЕЛИ
Дата: 14.07.2025
Номер: АХО-2025-008
Подразделение: Административно-хозяйственный отдел
Ответственный: Тимофеева Е. В., руководитель АХО
Контакт: e.timofeeva@nash-site.ru
Назначение закупки: Оснащение переговорного зала на 3-м этаже (помещение 312) после завершения ремонта.
Перечень мебели:
| № | Наименование | Количество | Требования к внешнему виду и характеристикам |
| 1 | Стол переговорный | 1 | Длина: 2,4–3 м; цвет: белый или светло-серый; материал: ЛДСП или шпон |
| 2 | Кресло для переговоров | 10 | Мягкое сиденье; цвет: серый или черный; без подлокотников (или с регулируемыми) |
| 3 | Тумба под проектор / ТВ-панель | 1 | Высота: 60–80 см; с полкой для оборудования; колеса приветствуются |
| 4 | Шкаф для документов | 1 | Закрытый, с замком; высота: 1,8–2 м; цвет: белый |
Ориентировочный бюджет: до 180 000 ₽
Срок поставки и сборки: до 05.08.2025
Дополнительные условия: Поставщик обеспечивает доставку и сборку. Подъем на 3-й этаж без грузового лифта.
Подпись: _______________ / Тимофеева Е. В.
Согласование: _______________ / Административный директор
- Почему подходит: требования к внешнему виду и характеристикам в одной колонке – практичное решение для мебельных закупок, где важны размер, цвет и материал.
- Что важно не испортить: условие о доставке и сборке нужно фиксировать прямо в заявке, иначе потом возникнут разногласия с поставщиком.
Заявки на закупку услуг
Закупка услуг отличается от закупки товаров: здесь нет физического предмета поставки, зато есть требования к срокам, составу работ, квалификации исполнителя и ожидаемому результату. Заявка на услугу должна описывать не только "что", но и "как" и "с каким результатом".
📌 Заявка на закупку услуг по техническому обслуживанию
- Сценарий: ежегодный конкурс на обслуживание инженерных систем здания
- Адресат: отдел закупок
- Задача: сформировать запрос для получения коммерческих предложений от подрядчиков
Пример:
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ УСЛУГ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ ИНЖЕНЕРНЫХ СИСТЕМ
Дата: 14.07.2025
Номер: ТО-УСЛУГИ-2025-001
Инициатор: Главный инженер здания Носов В. Р.
Тел.: +7 (495) 123-45-67
Email: v.nosov@nash-site.ru
Объект: Административное здание по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10 (общая площадь: 4 500 м²)
Перечень запрашиваемых услуг:
| № | Вид услуги | Периодичность | Требования к исполнителю |
| 1 | Техническое обслуживание системы вентиляции и кондиционирования | 1 раз в квартал + экстренные вызовы | Наличие допуска СРО, опыт работы с оборудованием марки [указать] |
| 2 | Обслуживание системы пожарной сигнализации | 1 раз в месяц | Лицензия МЧС, аттестованные специалисты |
| 3 | Техническое обслуживание лифтов | По графику, не реже 1 раза в месяц | Разрешение Ростехнадзора, договор страхования ответственности |
| 4 | Электротехническое обслуживание (щиты, УЗО, освещение) | 1 раз в квартал + аварийные вызовы | Группа допуска не ниже III, опыт работы на объектах аналогичного класса |
Срок действия договора: 01.09.2025 – 31.08.2026
Ориентировочный годовой бюджет: до 1 400 000 ₽
Требования к предложению: Поставщику необходимо предоставить: перечень выполняемых работ по каждому виду услуг, штат специалистов, копии лицензий и допусков, примеры договоров с аналогичными объектами.
Срок подачи предложений: до 05.08.2025
Подпись инициатора: _______________ / Носов В. Р.
Согласование: _______________ / Административный директор
- Почему подходит: требования к исполнителю – ключевая часть заявки на услуги. Без них в тендер придут неподходящие подрядчики.
- Что важно не испортить: периодичность обслуживания нужно фиксировать до запроса предложений, иначе сравнивать ценники от разных подрядчиков будет невозможно.
- Как применять: если услуги требуют специальных лицензий (МЧС, Ростехнадзор, СРО), обязательно вынесите это в требования – это сразу отсекает неподходящих участников.
📌 Заявка на закупку транспортных услуг
- Сценарий: разовая заявка на перевозку груза
- Адресат: транспортный отдел или отдел закупок
- Задача: организовать доставку товара от поставщика на склад
Пример:
ЗАЯВКА НА ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ
Дата: 14.07.2025
Номер: ТРАНС-2025-033
Подразделение: Отдел логистики
Ответственный: Кузнецов П. А.
Тел.: +7 900 000-00-00
Маршрут:
Откуда: г. Санкт-Петербург, ул. Складская, д. 5 (склад поставщика)
Куда: г. Москва, ул. Промышленная, д. 22 (склад компании)
Характеристики груза:
- Наименование: Промышленные фильтры (в упаковке)
- Количество мест: 40 паллет
- Общий вес: около 8 000 кг
- Габариты: стандартные паллеты 1200×800 мм
- Хрупкий груз: нет
- Температурный режим: не требуется
Требуемый тип транспорта: Тентованный полуприцеп (еврофура)
Дата загрузки: 18.07.2025
Дата доставки: не позднее 20.07.2025
Дополнительные условия: Наличие CMR-накладной. Водитель должен иметь при себе доверенность на получение груза.
Контакт на складе отправки: +7 (812) 123-45-67 (Иванов А., кладовщик)
Контакт на складе получения: +7 (495) 123-45-67 (склад, доб. 201)
Ориентировочная стоимость: уточнить у перевозчиков
Подпись: _______________ / Кузнецов П. А.
Согласование: _______________ / Руководитель отдела логистики
- Почему подходит: транспортная заявка должна содержать точные характеристики груза – без этого перевозчик не сможет подобрать нужный транспорт и рассчитать цену.
- Что важно не испортить: контакты на обоих складах – обязательное поле. Без них водитель не сможет скоординировать загрузку и разгрузку.
- Как применять: для регулярных перевозок эту форму удобно превратить в шаблон с заполняемыми полями, оставив неизменными только реквизиты компании.
📌 Заявка на закупку услуг по обучению персонала
- Сценарий: запрос на проведение корпоративного тренинга
- Адресат: HR-отдел, отдел закупок
- Задача: сформировать запрос для выбора провайдера обучения
Пример:
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УСЛУГ
Дата: 14.07.2025
Номер: HR-ОБУЧ-2025-005
Подразделение-инициатор: Отдел продаж
Руководитель: Морозова Т. В.
Email: t.morozova@nash-site.ru
Тема обучения: Техники продаж и работа с возражениями клиентов
Целевая аудитория: Менеджеры по продажам (15 человек), опыт работы – от 6 месяцев до 3 лет
Формат обучения: Очный тренинг, 2 дня (16 академических часов)
Предпочтительные даты: 11–12 августа 2025 года (или аналогичный период в конце августа)
Место проведения: Офис компании (г. Москва, ул. Примерная, д. 10, конференц-зал на 20 мест) или площадка провайдера
Ожидаемые результаты обучения:
- Участники освоят 3–4 техники активного слушания и работы с возражениями
- Разработают скрипты для типичных сценариев переговоров
- Пройдут практические кейсы с разбором
Требования к провайдеру:
- Опыт проведения аналогичных тренингов для отделов продаж B2B
- Наличие лицензии на образовательную деятельность (или документа об освобождении от лицензирования)
- Портфолио с отзывами от 3 и более клиентов
Ориентировочный бюджет: до 120 000 ₽ за группу
Срок подачи предложений от провайдеров: до 25.07.2025
Подпись инициатора: _______________ / Морозова Т. В.
Согласование HR-директора: _______________ / HR-директор
- Почему подходит: блок "Ожидаемые результаты" – то, чего часто не хватает в заявках на обучение. Он помогает провайдеру предложить релевантную программу, а не типовой тренинг из каталога.
- Что важно не испортить: требования к провайдеру должны быть реалистичными. Если написать "опыт от 10 лет и сертификаты международных ассоциаций" – отсеете большинство хороших местных тренеров.
Заявки на закупку в табличном формате
Табличный формат незаменим там, где нужно собрать потребности сразу нескольких подразделений или закупить большой перечень позиций. Такой шаблон бланка заявки на закупку удобен для ежемесячных или квартальных закупочных сессий.
📌 Сводная заявка на закупку нескольких позиций
- Сценарий: ежемесячная закупочная сессия IT-отдела
- Адресат: отдел снабжения
- Задача: передать в одном документе все потребности отдела за период
Пример:
СВОДНАЯ ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ
Период: июль 2025
Подразделение: IT-отдел
Ответственный: Белов Д. И., руководитель IT
Дата составления: 14.07.2025
Email: d.belov@nash-site.ru
| № | Наименование | Категория | Ед. изм. | Кол-во | Ориент. цена за ед., ₽ | Сумма, ₽ | Срок | Приоритет | Обоснование |
| 1 | SSD-накопитель 1 ТБ | Оборудование | Шт. | 3 | 5 500 | 16 500 | 25.07 | Высокий | Замена неисправных дисков на рабочих станциях |
| 2 | Патч-корды RJ-45, 1 м | Расходники | Шт. | 20 | 120 | 2 400 | 31.07 | Средний | Пополнение склада |
| 3 | Антивирусное ПО, лицензия на 1 год (10 ПК) | ПО | Лицензия | 1 | 18 000 | 18 000 | 01.08 | Высокий | Истекает срок действия текущих лицензий |
| 4 | USB-хаб на 4 порта | Периферия | Шт. | 5 | 900 | 4 500 | 31.07 | Низкий | Запросы от сотрудников |
| Итого | 41 400 |
Подпись: _______________ / Белов Д. И.
Согласование: _______________ / Финансовый директор
- Почему подходит: сводная форма с колонками "Приоритет" и "Обоснование" позволяет снабженцу самостоятельно принять решение о последовательности закупок, не уточняя каждую позицию отдельно.
- Что важно не испортить: итоговую сумму нужно считать до подачи заявки – иначе финансовое согласование превратится в переписку.
- Как применять: колонку "Категория" удобно использовать для фильтрации в Excel: по категориям легко распределять позиции между несколькими поставщиками.
📌 Таблица заявок от нескольких подразделений
- Сценарий: квартальная консолидированная закупка канцелярии и хозяйственных товаров
- Адресат: отдел снабжения
- Задача: собрать потребности всех отделов в одну форму для консолидированного заказа
Пример:
КОНСОЛИДИРОВАННАЯ ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ ТОВАРОВ
Период: III квартал 2025
Составитель: Петрова М. А., офис-менеджер
Дата: 14.07.2025
| № | Наименование | Ед. изм. | Бухгалтерия | Отдел продаж | HR-отдел | IT-отдел | Итого |
| 1 | Бумага А4, 80 г/м², 500 л | Упак. | 10 | 15 | 5 | 3 | 33 |
| 2 | Ручки шариковые синие | Упак. (50 шт.) | 1 | 2 | 1 | – | 4 |
| 3 | Папки-регистраторы А4, 75 мм | Шт. | 20 | 5 | 10 | – | 35 |
| 4 | Салфетки бумажные | Упак. (200 шт.) | 2 | 3 | 2 | 2 | 9 |
| 5 | Маркеры для доски | Набор (4 цв.) | – | 2 | 1 | – | 3 |
Примечание: Заявки собраны по данным, полученным от руководителей подразделений в период с 10 по 14 июля 2025 г.
Подпись составителя: _______________ / Петрова М. А.
Согласование: _______________ / Административный директор
- Почему подходит: матричная таблица с колонками по подразделениям – самый удобный формат для консолидации, потому что снабженец видит итоговый объем и может делать заказ оптом.
- Как применять: если подразделений больше, таблицу удобнее вести в Excel с автосуммой в колонке "Итого". Форму Word в этом случае используют только для подписи.
Заявки для внешних закупок и тендеров
Внешние заявки направляются напрямую поставщику или оформляются в рамках конкурентной процедуры. Здесь важны формальные реквизиты, четкие требования и правильная структура документа. Образец заявки поставщику и тендерная форма – разные документы, хотя их часто путают.
📌 Заявка поставщику на поставку товара
- Сценарий: направление заявки действующему поставщику в рамках договора
- Адресат: поставщик
- Задача: оформить конкретный заказ на поставку партии товара
Пример:
ЗАЯВКА НА ПОСТАВКУ ТОВАРА
Дата: 14.07.2025
№ заявки: ЗП-2025-118
К договору поставки № 47/2024 от 15.03.2024
Покупатель: ООО "Торговый дом «Пример»", г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Контактное лицо: Соколов А. В., менеджер по закупкам
Тел.: +7 (495) 123-45-67
Email: a.sokolov@nash-site.ru
Поставщик: ООО "Снабжение Плюс", г. Екатеринбург (в реальном документе указываются полные реквизиты контрагента)
Перечень товаров:
| № | Наименование товара | Артикул | Ед. изм. | Кол-во | Цена за ед., ₽ | Сумма, ₽ |
| 1 | Крепеж анкерный М10×100 | ANK-10-100 | Упак. (50 шт.) | 100 | 320 | 32 000 |
| 2 | Дюбель-гвоздь 6×40 | DG-640 | Упак. (100 шт.) | 200 | 85 | 17 000 |
| 3 | Саморез по металлу 4,2×32 | SAM-4232 | Упак. (200 шт.) | 150 | 110 | 16 500 |
| Итого | 65 500 |
Условия поставки:
Адрес доставки: г. Москва, ул. Промышленная, д. 22, склад № 3
Требуемая дата поставки: 21.07.2025
Условия оплаты: согласно договору (отсрочка 14 дней с момента поставки)
Упаковка: заводская, целая
Подпись покупателя: _______________ / Соколов А. В.
Печать: (при необходимости)
- Почему подходит: ссылка на действующий договор – обязательный реквизит внешней заявки. Она фиксирует, что поставка осуществляется в рамках согласованных условий, а не на новых.
- Что важно не испортить: артикулы поставщика в таблице – критически важный элемент. Без них возможна пересортица.
- Как применять: если заявка направляется по email, ее прикладывают в PDF с подписью уполномоченного лица. Некоторые поставщики принимают заявки только через личный кабинет на своем сайте – в этом случае данная форма используется как черновик для заполнения.
📌 Заявка на участие в тендере на закупку
- Сценарий: подача заявки поставщиком на участие в конкурентной закупке
- Адресат: организатор тендера (заказчик)
- Задача: подтвердить соответствие требованиям и предложить условия
Пример:
ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ЗАПРОСЕ КОТИРОВОК
Закупка № КОТ-2025-041: "Поставка расходных материалов для офисной техники"
Заказчик: ООО "Производственная компания «Пример»"
Дата подачи заявки: 14.07.2025
Сведения об участнике:
Наименование: ООО "Поставка Плюс"
ИНН: 0000000000 (рыба)
КПП: 000000000 (рыба)
Юридический адрес: г. Москва, ул. Торговая, д. 5
Контактное лицо: Зайцев И. О., директор
Тел.: +7 (495) 123-45-67
Email: i.zaitsev@partner-domen.com
Предложение участника:
| № | Наименование (по спецификации заказчика) | Ед. изм. | Кол-во | Цена за ед., ₽ (с НДС) | Сумма, ₽ |
| 1 | Картридж для принтера HP LaserJet Pro M404n (аналог или оригинал) | Шт. | 20 | 2 850 | 57 000 |
| 2 | Бумага офисная А4, 80 г/м², 500 л | Упак. | 100 | 380 | 38 000 |
| 3 | Скоба для степлера № 24/6 | Упак. (1000 шт.) | 30 | 95 | 2 850 |
| Итого с НДС 20% | 97 850 |
Срок поставки: 5 рабочих дней с момента получения подтверждения заказа
Условия оплаты: 100% предоплата или отсрочка 10 дней – по согласованию
Гарантия: Соответствие товара заявленным характеристикам; возврат и замена в случае брака в течение 10 рабочих дней
Срок действия предложения: 30 дней с даты подачи
Прилагаемые документы:
- Выписка из ЕГРЮЛ (актуальная)
- Копия свидетельства о постановке на налоговый учет
- Копия паспорта руководителя
Подпись: _______________ / Зайцев И. О., Директор ООО "Поставка Плюс"
Дата: 14.07.2025
- Почему подходит: тендерная заявка – это документ со стороны поставщика, а не покупателя. Она должна содержать реквизиты участника, конкретное ценовое предложение, срок действия и перечень прилагаемых документов.
- Что важно не испортить: цены в тендерной заявке должны быть с НДС (или с явным указанием, что НДС не предусмотрен). Разные участники, указывающие цены по-разному, делают сравнение невозможным.
- Как применять: форма адаптируется под конкретный тендер. Если заказчик предоставил свою форму заявки – используйте ее, а не произвольную.
Как создать бланк заявки на закупку. Правила и этапы сборки с примерами
Все примеры выше показывают рабочую логику: у каждого формата есть своя структура, и именно она делает документ понятным и пригодным для согласования. Ниже – не абстрактные советы, а разбор того, как собрать собственный шаблон заявки под конкретную задачу. Этот блок нужен для адаптации, а не для копирования чужого содержания.
Базовая схема сборки бланка заявки на закупку
Любой бланк заявки строится из нескольких обязательных и изменяемых блоков. Порядок их сборки:
- 1. Шапка документа (реквизиты)
- 2. Основание для закупки
- 3. Перечень позиций (таблица)
- 4. Требования к поставке
- 5. Бюджет и финансовые условия
- 6. Согласование и подписи
Некоторые блоки обязательны всегда (шапка, перечень, подписи). Другие добавляются по ситуации (бюджет – для дорогостоящих закупок, требования к поставщику – для услуг и тендеров).
Таблица блоков бланка заявки на закупку
| Блок | Зачем нужен | Что сюда подставляется | Пример заполнения |
| Шапка документа | Идентифицировать документ и инициатора | Название документа, дата, номер, подразделение, ответственный, контакт | Заявка на закупку № ЗАК-2025-047, 14.07.2025, Административный отдел, Петрова М. А. |
| Основание для закупки | Объяснить, почему возникла потребность | Ссылка на план, акт, запрос, ситуацию | Плановое пополнение запасов; акт ревизии № АР-2025-003 от 12.07.2025 |
| Перечень позиций (таблица) | Точно зафиксировать, что нужно купить | Наименование, артикул, единица измерения, количество, примечание | Бумага А4, 80 г/м², упаковка 500 л, 20 упаковок |
| Требования к поставке | Задать условия: сроки, адрес, упаковка | Дата поставки, адрес, условия транспортировки | До 25.07.2025; г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 305 |
| Бюджет и финансовые условия | Зафиксировать ориентировочную стоимость и условия оплаты | Сумма, условия оплаты, НДС | До 85 000 ₽; оплата по факту поставки |
| Требования к поставщику / исполнителю | Ограничить круг подходящих участников | Лицензии, опыт, допуски, документы | Лицензия МЧС, аттестованные специалисты по ПС |
| Согласование и подписи | Зафиксировать ответственных и факт согласования | Должности, ФИО, подписи, даты | Подпись инициатора, согласование руководителя отдела, финансового директора |
Пошаговая сборка на одном кейсе
Сценарий: IT-специалист уходит в отпуск и оставляет заявку на закупку расходников для серверной комнаты.
Шаг 1. Шапка документа.
Определяем: кто подает, из какого отдела, когда и под каким номером. Это нужно для регистрации в системе документооборота.
Заполняем: "Заявка на закупку № IT-2025-021, 14.07.2025, IT-отдел, Белов Д. И., тел. +7 (495) 123-45-67".
Шаг 2. Основание для закупки.
Объясняем, почему нужна закупка. Без этого согласующий не поймет, плановая это потребность или аварийная.
Заполняем: "Плановая замена расходников серверного оборудования. Остатки на складе ниже минимального уровня по состоянию на 12.07.2025".
Шаг 3. Перечень позиций.
Составляем таблицу. Для технических позиций добавляем артикул – это исключает пересортицу.
Заполняем таблицу: термопаста Arctic MX-4, арт. MX-4-4G, 3 шт.; кабельные стяжки 300 мм, арт. KS-300, 5 упаковок по 100 шт.; патч-корды Cat6 2 м, арт. PC-C6-2, 10 шт.
Шаг 4. Требования к поставке.
Указываем срок и адрес. Для IT-расходников срок обычно некритичный, но фиксировать его все равно нужно.
Заполняем: "До 28.07.2025; склад IT-отдела, 4-й этаж, помещение 401".
Шаг 5. Бюджет.
Для мелких закупок достаточно ориентировочной суммы.
Заполняем: "Ориентировочная сумма: до 8 500 ₽".
Шаг 6. Согласование.
Определяем, кто должен подписать. Для суммы до 10 000 ₽ обычно достаточно руководителя отдела.
Заполняем: "Подпись инициатора: Белов Д. И.; согласование: руководитель IT-направления".
Готовая собранная версия
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ РАСХОДНЫХ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ СЕРВЕРНОЙ КОМНАТЫ
Дата: 14.07.2025
Номер: IT-2025-021
Подразделение: IT-отдел
Инициатор: Белов Д. И., системный администратор
Тел.: +7 (495) 123-45-67 | Email: d.belov@nash-site.ru
Основание: Плановая замена расходников серверного оборудования. Остатки на складе ниже минимального уровня по состоянию на 12.07.2025.
| № | Наименование | Артикул | Ед. изм. | Кол-во |
| 1 | Термопаста Arctic MX-4 | MX-4-4G | Шт. | 3 |
| 2 | Кабельные стяжки 300 мм | KS-300 | Упак. (100 шт.) | 5 |
| 3 | Патч-корд Cat6, 2 м | PC-C6-2 | Шт. | 10 |
Срок поставки: до 28.07.2025
Место получения: склад IT-отдела, помещение 401
Ориентировочная сумма: до 8 500 ₽
Подпись инициатора: _______________ / Белов Д. И.
Согласование: _______________ / Руководитель IT
Границы применимости и типичные ошибки
Когда схема работает:
- Закупка типовых товаров или услуг с понятными характеристиками
- Внутренние заявки в компаниях с регламентом документооборота
- Заявки поставщику в рамках действующего договора
Где схема ломается:
- Крупные госзакупки по 44-ФЗ или 223-ФЗ – там своя жесткая форма документации
- Закупки нестандартного оборудования – требуется отдельное техническое задание
- Закупки у единственного поставщика – нужно обоснование в отдельном документе
Что нельзя выкидывать:
- Дату и номер заявки – без них документ невозможно зарегистрировать
- Подпись инициатора – без нее заявка не имеет силы
- Срок поставки – без него снабженец не знает, насколько срочен запрос
Что можно менять:
- Количество уровней согласования – зависит от регламента компании
- Набор колонок в таблице – добавляйте те, которые реально нужны для вашей категории закупок
- Название документа – оно должно соответствовать принятой в компании номенклатуре дел
Что нельзя переносить бездумно из чужого примера:
- Лимиты сумм согласования – они у каждой компании свои
- Перечень прилагаемых документов – он зависит от вашего регламента и типа закупки
- Реквизиты и наименования – всегда заменяйте на свои данные
Практические советы по работе с бланком заявки на закупку
Сводная таблица: что делать и чего избегать
| Ситуация | Правильно | Неправильно |
| Описание товара | Указывать артикул, единицу измерения и количество | Писать "ручки, бумага, всякое" без конкретики |
| Срок поставки | Указывать конкретную дату или диапазон | Писать "как можно скорее" или "срочно" |
| Обоснование | Ссылаться на акт, план или конкретную ситуацию | Оставлять поле пустым или писать "нужно" |
| Бюджет | Указывать ориентировочную сумму | Не указывать бюджет совсем для дорогих закупок |
| Согласование | Определить уровни согласования до отправки | Подавать заявку без подписи руководителя |
| Технические требования | Описывать характеристики, а не конкретную модель | Указывать единственную марку без альтернатив |
6 практических приемов для работы с заявками на закупку
- Нумеруйте заявки по единой схеме. Формат вроде "ЗАК-2025-047" (категория – год – порядковый номер) упрощает поиск документа в архиве и избавляет от путаницы при переписке с поставщиком.
- Разделяйте срочные и плановые закупки. Добавьте в форму поле "Приоритет" или "Срочность" – это поможет снабженцу правильно расставить очередность и не тратить время на уточнения.
- Используйте артикулы поставщика, а не собственные коды. Для внешних заявок артикул поставщика – это страховка от пересортицы. Особенно критично для технических и производственных позиций.
- Не смешивайте в одной заявке товары и услуги. Это разные закупочные процедуры с разными требованиями к поставщикам и разными уровнями согласования. Лучше оформлять их отдельными документами.
- Фиксируйте условия доставки прямо в заявке. "Доставка за счет поставщика", "самовывоз", "подъем на этаж" – все это влияет на стоимость и должно быть оговорено до размещения заказа, а не после.
- Храните шаблоны по категориям закупок. Заведите отдельные шаблоны для канцелярии, IT, оборудования и услуг. Это сократит время заполнения и снизит число ошибок: каждый шаблон уже содержит нужные колонки и поля.
Заключение
Готовый шаблон бланка заявки на закупку – это не просто форма для заполнения, а инструмент управления процессом. Чем точнее заполнена заявка, тем быстрее она проходит согласование и тем меньше ошибок при исполнении. Примеры бланка заявки на закупку из этой подборки показывают, как адаптировать структуру под разные ситуации: от внутреннего запроса на канцелярию до тендерной документации.
Берите за основу тот формат, который ближе к вашей задаче, и адаптируйте под регламент своей компании: добавляйте нужные колонки, убирайте лишние поля, меняйте уровни согласования. Главное – не оставлять пустыми три ключевых поля: что нужно, к какому сроку и кто несет ответственность за запрос.
