Промпты для документоведа. 25 готовых примеров для генерации

Внедрение искусственного интеллекта в рутинные задачи пугает многих специалистов. Кажется, что это сложно, требует технических знаний и отнимает больше времени, чем экономит. Но что, если взглянуть на это иначе? Правильно составленные промпты для документоведа – это не замена специалиста, а его самый мощный помощник, способный взять на себя до 80% рутинной работы с документами.

Эта статья написана для тех, кто устал от бесконечного копирования, правок и составления однотипных бумаг. Для тех, кто хочет не просто ускорить работу, а поднять ее качество на новый уровень. Здесь собраны практические, проверенные запросы для нейросетей, которые помогут вам автоматизировать самые трудоемкие процессы.

Внутри вы найдете:

• Готовые шаблоны для создания приказов, инструкций и регламентов.
• Промпты для анализа договоров и выявления рисков.
• Запросы для структурирования информации и составления отчетов.
• Инструменты для разработки номенклатуры дел и политик документооборота.

Забудьте о часах, потраченных на поиск нужной формулировки. Позвольте технологиям делать то, что они умеют лучше всего – обрабатывать информацию. А вы сможете сосредоточиться на главном: контроле, аналитике и принятии решений.

Типичные ошибки при составлении запросов для ИИ в делопроизводстве

Многие начинают работать с нейросетями с большим энтузиазмом, но быстро разочаровываются, получая общие и бесполезные ответы. Обычно причина кроется не в возможностях ИИ, а в неправильном подходе к формулировке задач. Давайте разберемся, какие ошибки мешают получить качественный результат.

1. Запрашивать “стандартный” документ без указания стандарта. Нейросеть не знает, какой ГОСТ, внутренний регламент или отраслевой стандарт принят в вашей компании. В итоге она создаст некий усредненный документ, который придется полностью переделывать.
2. Не предоставлять контекст и специфику компании. Запрос “создай должностную инструкцию для бухгалтера” даст шаблон для сферического бухгалтера в вакууме. Без информации о размере компании, отрасли и используемом ПО результат будет далек от реальности.
3. Использовать расплывчатые и общие команды. Фразы вроде “сделай красиво” или “напиши понятным языком” для машины – пустой звук. Ей нужны конкретные указания: “используй официально-деловой стиль”, “избегай канцеляризмов”, “структурируй текст в виде нумерованного списка”.
4. Забывать про роль, которую должен исполнять ИИ. Просить “написать приказ” и просить “написать приказ от лица опытного специалиста по кадровому делопроизводству со знанием ТК РФ” – это две разные задачи, которые приведут к двум совершенно разным по качеству результатам.
5. Не указывать формат и структуру желаемого ответа. Если не попросить нейросеть выдать ответ в виде таблицы, списка или документа с определенными разделами, она выдаст его сплошным текстом. Это добавит вам лишней работы по форматированию.
6. Бояться давать много деталей. Некоторые пользователи опасаются “перегрузить” нейросеть информацией. На самом деле все наоборот: чем больше релевантных деталей, примеров и ограничений вы предоставите, тем точнее и полезнее будет ответ.
7. Принимать первый результат за окончательный. Нейросеть – это инструмент для создания черновиков, а не готовых решений. Первый вариант почти всегда требует доработки, уточнений и правок со стороны специалиста, который несет ответственность за итоговый документ.

Сравнение слабых и сильных промптов для документооборота

Чтобы увидеть разницу наглядно, давайте рассмотрим, как меняется результат в зависимости от качества запроса на примере одной из самых частых задач – создания проекта приказа.

Задача	Слабый промпт (частая ошибка)	Сильный промпт (результативный подход)
Создать приказ о назначении ответственного	Напиши приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность.	Ты – специалист по делопроизводству. Составь проект приказа о назначении ответственного за пожарную безопасность. Компания: ООО “ТехПром”, 50 сотрудников, офис и склад. Ответственный: Иванов И.И., начальник склада. Основание: требования законодательства РФ. Структура: шапка, наименование, дата/номер, констатирующая часть, распорядительная часть (назначить, вменить в обязанности), подпись. Используй официально-деловой стиль.
Разработать инструкцию	Сделай инструкцию по работе с входящими документами.	Ты – методолог по документообороту. Разработай пошаговую инструкцию для секретаря по обработке входящей корреспонденции в системе “1С:Документооборот”. Укажи этапы: прием и первичная обработка, сканирование, регистрация, направление на рассмотрение руководителю, постановка на контроль. Формат: нумерованный список с подробным описанием каждого шага. Цель – минимизировать ошибки и ускорить процесс.
Проанализировать договор	Проверь договор аренды.	Ты – юрист, специализирующийся на недвижимости. Проанализируй проект договора аренды нежилого помещения. Вот текст: [вставьте текст договора]. Обрати особое внимание на следующие моменты: условия досрочного расторжения, порядок изменения арендной платы, ответственность сторон за ущерб, условия проведения ремонта. Выпиши все потенциальные риски для Арендатора в виде таблицы из двух колонок: “Пункт договора” и “Возможный риск”.

25 практических промптов для документоведа

Ниже представлены готовые шаблоны, которые можно скопировать, вставить и адаптировать под свои задачи. Они построены с учетом типичных ошибок и содержат все необходимые компоненты для получения качественного результата с первого раза.

1. Создание должностной инструкции

Проблема: Нужно быстро составить должностную инструкцию, которая будет соответствовать и реальным задачам сотрудника, и требованиям компании.

Решение: Промпт генерирует детализированную инструкцию на основе ключевых данных о должности и компании.

Текст промпта:

*****

Ты – опытный HR-специалист и документовед. Твоя задача – создать проект должностной инструкции.

Должность: [укажите название должности, например, “Менеджер по закупкам”] Подразделение: [укажите отдел, например, “Отдел снабжения”] Прямое подчинение: [укажите должность руководителя, например, “Начальник отдела снабжения”]

Основные задачи сотрудника:
[перечислите 3-5 ключевых обязанностей, например:

• Поиск поставщиков и проведение переговоров
• Заключение и сопровождение договоров
• Контроль сроков поставки и качества товаров]

Требования к квалификации:

• Образование: [укажите требуемый уровень, например, “Высшее экономическое”]
• Опыт работы: [укажите требуемый опыт, например, “от 3 лет в сфере закупок”]
• Знания и навыки: [перечислите ключевые компетенции, например, “Знание 44-ФЗ, навыки работы в 1С”]

Структура документа должна включать разделы:

1. Общие положения (место в структуре компании, порядок назначения)
2. Должностные обязанности (подробный перечень)
3. Права (что сотрудник вправе делать для выполнения обязанностей)
4. Ответственность (за что несет ответственность)
5. Взаимодействие (с какими отделами и по каким вопросам)

Стиль: официально-деловой.
Ограничение: избегай общих фраз, формулируй обязанности максимально конкретно.

*****

Почему это работает: Промпт дает ИИ четкую роль, все необходимые исходные данные (должность, задачи, требования) и, что самое важное, строгую структуру будущего документа. Это не позволяет нейросети “фантазировать” и заставляет ее работать в рамках заданных разделов.

2. Разработка проекта приказа

Проблема: Необходимо составить юридически грамотный приказ по основной деятельности, не упустив важные реквизиты и формулировки.

Решение: Запрос помогает сгенерировать черновик приказа с правильной структурой и содержанием на основе конкретной ситуации.

Текст промпта:

*****

Ты – специалист по кадровому делопроизводству с 10-летним опытом. Создай проект приказа по основной деятельности.

Тема приказа: [укажите тему, например, “О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей”] Основание для издания: [укажите причину, например, “В связи с окончанием финансового года и для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета”] Констатирующая часть (преамбула): кратко опиши цель приказа.

Распорядительная часть (слово “ПРИКАЗЫВАЮ”):
[перечислите пункты приказа в повелительном наклонении, например:

1. Провести инвентаризацию ТМЦ на складе №1 в период с [дата] по [дата].
2. Создать инвентаризационную комиссию в составе: [перечислите ФИО и должности].
3. Председателю комиссии [ФИО] предоставить итоговый акт в бухгалтерию не позднее [дата].
4. Контроль за исполнением приказа возложить на [должность, ФИО].]

Формат ответа: текст приказа, оформленный по правилам делопроизводства (с указанием места для наименования организации, даты, номера, подписи руководителя).

*****

Почему это работает: Запрос четко разделяет констатирующую и распорядительную части, что является ключевым для приказов. Указание на роль “специалиста по КДП” и требование оформить по правилам делопроизводства заставляют ИИ использовать корректные формулировки и структуру.

3. Анализ договора на выявление рисков

Проблема: Перед подписанием нужно быстро оценить договор, но у юриста нет времени на детальное изучение. Нужен первичный скрининг на самые очевидные риски.

Решение: Промпт заставляет ИИ выступить в роли юриста и проанализировать текст договора, выделив потенциально опасные для вашей стороны пункты.

Текст промпта:

*****

Ты – корпоративный юрист, специализирующийся на договорной работе. Твоя задача – провести первичный анализ проекта договора и выявить потенциальные риски.

Моя роль в договоре: [укажите вашу сторону, например, “Арендатор”, “Покупатель”, “Исполнитель”] Тип договора: [укажите тип, например, “Договор поставки”]

Текст договора для анализа:
[вставьте сюда полный текст договора]

Проанализируй текст и обрати особое внимание на следующие разделы:

• Ответственность сторон (штрафы, пени, неустойки)
• Порядок приемки товаров/услуг
• Условия и сроки оплаты
• Порядок расторжения договора в одностороннем порядке
• Гарантийные обязательства

Результат представь в виде таблицы из трех колонок:

1. Номер пункта договора.
2. Цитата из пункта.
3. Потенциальный риск для моей стороны и краткое пояснение, почему это рискованно.

Стиль: деловой, точный, без “воды”.

*****

Почему это работает: Промпт четко определяет “линзу”, через которую ИИ должен смотреть на документ – роль (например, “Арендатор”). Требование представить результат в виде таблицы структурирует ответ и делает его максимально наглядным и удобным для дальнейшей работы.

4. Составление официального письма

Проблема: Нужно написать грамотное и вежливое деловое письмо, но сложно подобрать правильные формулировки.

Решение: Этот промпт генерирует текст письма в нужной тональности и с корректной структурой.

Текст промпта:

*****

Ты – ассистент руководителя, мастер деловой переписки. Составь проект официального письма.

Адресат: [укажите должность и ФИО, например, “Генеральному директору ООО ‘Партнер’ Петрову П.П.”] Отправитель: [укажите должность и ФИО отправителя, например, “Генеральный директор ООО ‘Поставщик’ Сидоров С.С.”] Тема письма: [укажите краткую тему, например, “О переносе сроков поставки”]

Ключевая информация для изложения:

• Ссылка на основание: [например, “В ответ на ваше письмо №123 от 01.01.2024” или “В соответствии с пунктом 4.5 договора №678”]
• Суть вопроса: [опишите проблему или предложение, например, “Сообщаем о невозможности осуществить поставку партии товара в срок до 05.02.2024 по причине задержки на производстве.”]
• Предлагаемое решение: [опишите, что вы предлагаете, например, “Предлагаем перенести срок поставки на 15.02.2024. Готовы предоставить скидку 5% в качестве компенсации.”]
• Призыв к действию: [что вы ожидаете от адресата, например, “Просим Вас рассмотреть наше предложение и сообщить о решении.”]

Стиль: уважительный, официально-деловой.
Структура: вступление, основная часть, заключение.
Формат: готовый текст письма.

*****

Почему это работает: Запрос строится по классической схеме делового письма: основание, суть, решение, призыв к действию. Это помогает ИИ выстроить логичное и последовательное повествование, а не просто изложить факты вразнобой.

5. Разработка номенклатуры дел

Проблема: Создание номенклатуры дел – кропотливый процесс, требующий систематизации всех документов компании. Сложно ничего не упустить.

Решение: Промпт помогает сгенерировать структуру и основные разделы номенклатуры для конкретного отдела, которую затем можно будет дополнить.

Текст промпта:

*****

Ты – опытный архивист-документовед. Твоя задача – разработать проект раздела номенклатуры дел для структурного подразделения.

Название подразделения: [укажите отдел, например, “Отдел кадров”] Основные направления деятельности отдела:
[перечислите функции, например:

• Прием, увольнение, перевод сотрудников
• Ведение личных дел и трудовых книжек
• Организация обучения персонала
• Воинский учет]

Основываясь на “Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”, создай таблицу.

Таблица должна иметь 5 колонок:

1. Индекс дела.
2. Заголовок дела (тома, части).
3. Количество дел (томов, частей).
4. Срок хранения и номер статьи по перечню.
5. Примечание.

Заполни эту таблицу для указанного отдела, включив не менее 10-15 типовых дел. Колонку “Количество дел” оставь пустой.

*****

Почему это работает: Промпт ссылается на конкретный нормативный документ (“Перечень типовых…”) и задает строгую табличную форму, соответствующую стандарту. Это заставляет ИИ работать не на основе общих знаний, а на основе конкретного, авторитетного источника.

6. Генерация протокола совещания

Проблема: После совещания нужно быстро зафиксировать все решения и поручения, но на это нет времени.

Решение: Промпт позволяет по ключевым тезисам быстро собрать структурированный протокол.

Текст промпта:

*****

Ты – секретарь-референт. Преобразуй мои заметки с совещания в официальный протокол.

Тема совещания: [например, “Еженедельное совещание отдела маркетинга”] Дата и время: [укажите] Присутствовали: [перечислите ФИО, должности] Председатель: [ФИО] Секретарь: [ФИО]

Повестка дня:
[перечислите пункты повестки, например:

1. Отчет по результатам рекламной кампании.
2. Обсуждение плана на следующий квартал.
3. Разное.]

Ключевые тезисы и принятые решения (мои заметки):
[вставьте свои краткие записи, например: “Иванов доложил: кампания успешна, конверсия 5%. Сидоров предложил увеличить бюджет на 20%. Решили: бюджет увеличить. Петрову поручить подготовить смету до пятницы.”]

Преобразуй эти заметки в протокол с разделами “СЛУШАЛИ” и “ПОСТАНОВИЛИ” по каждому пункту повестки. Формулировки должны быть в официально-деловом стиле. В разделе “ПОСТАНОВИЛИ” четко укажи ответственных и сроки.

*****

Почему это работает: Промпт берет на себя самую сложную часть – преобразование хаотичных заметок в структурированный документ. Четкое разделение на “СЛУШАЛИ” и “ПОСТАНОВИЛИ” является стандартом для протоколов, и ИИ отлично справляется с этой формализацией.

7. Создание регламента

Проблема: Нужно описать сложный бизнес-процесс в виде понятного регламента, чтобы все сотрудники действовали одинаково.

Решение: Запрос помогает создать структуру и наполнение для регламента, описывающего по шагам определенный процесс.

Текст промпта:

*****

Ты – бизнес-аналитик и методолог. Разработай проект регламента.

Название регламента: [например, “Регламент согласования договоров”] Цель регламента: [например, “Упорядочить и ускорить процесс согласования договоров, определить ответственных и сроки на каждом этапе”] Область применения: [например, “Обязателен для всех сотрудников, инициирующих заключение договоров”]

Основные этапы процесса, которые нужно описать:
[перечислите шаги, например:

1. Инициация (создание проекта договора инициатором).
2. Юридическая экспертиза (проверка юристом).
3. Финансовая экспертиза (проверка финансовым отделом).
4. Согласование с руководителем.
5. Подписание и регистрация.]

Для каждого этапа опиши:

• Действия исполнителя.
• Сроки выполнения.
• Результат этапа.
• Ответственный.

Результат представь в виде последовательного описания процесса, используя нумерацию для шагов. Стиль – ясный, четкий, инструктивный.

*****

Почему это работает: Запрос заставляет ИИ мыслить как процессный аналитик. Требование описать для каждого шага действия, сроки и результат превращает абстрактное описание в работающую инструкцию, исключая двусмысленность.

8. Написание текста для служебной записки

Проблема: Нужно донести до руководства проблему или предложение, но сложно сформулировать это кратко и убедительно.

Решение: Промпт помогает составить структурированную служебную записку по схеме “проблема-обоснование-решение”.

Текст промпта:

*****

Ты – опытный руководитель отдела. Составь текст служебной записки.

Адресат: [должность, ФИО, например, “Финансовому директору Иванову И.И.”] Отправитель: [должность, ФИО, например, “Начальник IT-отдела Петров П.П.”] Тема: [например, “О необходимости закупки нового сервера”]

Структура записки:

1. Описание проблемы: [кратко опишите текущую ситуацию, например, “Текущий сервер не справляется с возросшей нагрузкой, что приводит к частым сбоям в работе CRM-системы (2-3 раза в неделю).”]
2. Обоснование и последствия: [объясните, к чему приводит проблема, например, “Каждый час простоя CRM-системы приводит к потере около 50 000 рублей из-за невозможности обработки заказов менеджерами.”]
3. Предлагаемое решение: [предложите конкретное решение с цифрами, например, “Прошу рассмотреть возможность выделения бюджета в размере 350 000 рублей на закупку нового сервера модели X, который покроет потребности компании на ближайшие 3-5 лет.”]
4. Ожидаемый результат: [опишите пользу от решения, например, “Это обеспечит стабильную работу CRM, исключит финансовые потери и повысит производительность отдела продаж.”]

Стиль: деловой, убедительный, с акцентом на факты и цифры.

*****

Почему это работает: Запрос построен на логике убеждения: проблема, ее цена, решение и его выгода. Такая структура помогает ИИ создать не просто просьбу, а экономически обоснованное предложение, на которое руководству будет проще отреагировать положительно. Ирония в том, что порой машина пишет убедительнее человека.

9. Создание акта выполненных работ

Проблема: Нужно быстро сформировать акт для закрытия работ по договору, включив все обязательные реквизиты.

Решение: Промпт генерирует готовый к заполнению шаблон акта выполненных работ/оказанных услуг.

Текст промпта:

*****

Ты – бухгалтер. Создай шаблон акта выполненных работ (оказанных услуг).

Основание: [номер и дата договора, например, “Договор на оказание консультационных услуг №12/2024 от 15.01.2024”] Исполнитель: [наименование, ИНН, КПП, юр. адрес, например, “ООО ‘Эксперт’, ИНН…”] Заказчик: [наименование, ИНН, КПП, юр. адрес, например, “ПАО ‘Клиент’, ИНН…”]

Включи в акт таблицу со следующими колонками:

1. № п/п
2. Наименование работ (услуг)
3. Кол-во
4. Ед. изм.
5. Цена
6. Сумма

Заполни таблицу следующими данными:
[предоставьте список работ и их стоимость, например:

• “Консультационные услуги по оптимизации налогообложения”, 1, “усл.”, 100 000, 100 000]

После таблицы добавь стандартные формулировки:

• “Итого:” и “В том числе НДС (или ‘НДС не облагается’):”
• “Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.”
• Места для подписей, должностей и расшифровок от Исполнителя и Заказчика.

*****

Почему это работает: Промпт содержит все ключевые реквизиты, которые требуются для первичного учетного документа. Указание роли “бухгалтер” и предоставление точной структуры таблицы гарантируют, что ИИ создаст документ, соответствующий ожиданиям бухгалтерии.

10. Резюмирование длинного документа

Проблема: Нужно быстро понять суть многостраничного отчета, закона или регламента, но нет времени на чтение.

Решение: Промпт извлекает из большого текста ключевые мысли, решения и выводы.

Текст промпта:

*****

Ты – аналитик, умеющий выделять главное в больших объемах информации. Проанализируй следующий текст и подготовь краткое резюме.

Текст для анализа:
[вставьте сюда полный текст документа]

Твоя задача – составить краткую выжимку (не более 150-200 слов), которая ответит на следующие вопросы:

1. Какова основная цель или предмет этого документа?
2. Какие ключевые выводы или решения в нем содержатся?
3. На кого распространяется действие этого документа или кому он адресован?

Дополнительно, выпиши все конкретные поручения или задачи с указанием сроков и ответственных, если они есть в тексте, в виде отдельного маркированного списка.

Формат ответа: сначала абзац с резюме, затем список поручений.

*****

Почему это работает: Вместо общей команды “сократи текст” промпт ставит ИИ конкретные аналитические задачи: найти цель, выводы и адресатов. Это заставляет его не просто убирать “воду”, а искать и структурировать смысловые блоки, что гораздо ценнее.

11. Создание шаблона доверенности

Проблема: Необходимо выдать сотруднику доверенность на совершение определенных действий, например, на получение ТМЦ.

Решение: Промпт генерирует юридически корректный шаблон доверенности.

Текст промпта:

*****

Ты – юрисконсульт. Подготовь проект доверенности.

Тип доверенности: [например, “на получение товарно-материальных ценностей”] Организация-доверитель: [полное наименование, юр. адрес, ИНН, ОГРН, ФИО и должность руководителя, действующего на основании Устава] Доверенное лицо (сотрудник): [ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации] Полномочия: [детально перечислите, что доверяется сделать, например, “получать от ООО ‘Поставщик’ товарно-материальные ценности по накладной №…, расписываться в сопроводительных документах, выполнять все действия, связанные с данным поручением.”] Срок действия доверенности: [укажите срок, например, “один год” или “до 31.12.2024”] Право передоверия: [укажите “с правом передоверия” или “без права передоверия”]

Сгенерируй полный текст доверенности, включая все обязательные реквизиты (город, дата прописью) и фразу о том, что подпись доверенного лица удостоверяется.

*****

Почему это работает: Доверенность – документ строгой формы. Промпт перечисляет все обязательные по закону реквизиты (данные сторон, полномочия, срок, дата), не давая ИИ возможности их упустить. Роль “юрисконсульт” дополнительно настраивает его на использование правильных юридических формулировок.

12. Разработка политики документооборота

Проблема: В компании хаос с документами, нужен единый свод правил.

Решение: Промпт помогает создать основу для “Политики управления документацией” или “Инструкции по делопроизводству”.

Текст промпта:

*****

Ты – методолог по системам управления документацией. Разработай структуру и основные положения для внутреннего документа “Политика электронного документооборота”.

Компания: [краткое описание, например, “торговая компания, 100 человек, использует 1С и электронную почту”] Цели документа: [например, “установить единые правила работы с электронными документами, сократить использование бумаги, ускорить согласования”]

Предложи структуру документа, которая должна включать как минимум следующие разделы:

• Общие положения
• Термины и определения
• Порядок создания электронных документов
• Процедура согласования и подписания (с использованием ЭЦП)
• Правила регистрации и учета
• Организация хранения электронных документов и архива
• Ответственность за нарушение политики

Для каждого раздела кратко опиши его основное содержание (2-3 тезиса). Стиль – официальный, ясный.

*****

Почему это работает: Вместо того чтобы просить написать весь документ целиком (что привело бы к очень общему результату), промпт запрашивает структуру и ключевые тезисы. Это создает прочный “скелет”, который документовед может легко наполнить спецификой своей компании.

13. Составление претензионного письма

Проблема: Контрагент нарушил условия договора, и нужно направить ему официальную претензию.

Решение: Промпт генерирует текст досудебной претензии с изложением фактов, требований и последствий.

Текст промпта:

*****

Ты – юрист, специализирующийся на разрешении споров. Составь проект досудебной претензии.

Адресат: [наименование и адрес контрагента] Отправитель: [наименование и адрес вашей компании] Основание: [договор №… от …, например, “Договор подряда №45-П от 10.03.2024”]

Описание нарушения: [подробно и с датами опишите, что было нарушено, например, “Согласно п. 3.1 Договора, Вы обязались выполнить работы до 30.04.2024. По состоянию на [текущая дата] работы не выполнены, промежуточные акты не предоставлялись.”] Расчет суммы претензии (если применимо): [например, “Согласно п. 6.2 Договора, за просрочку предусмотрена неустойка в размере 0.1% от суммы договора за каждый день просрочки. Сумма = …”] Ваши требования: [четко сформулируйте, чего вы требуете, например, “Требуем в течение 10 календарных дней с момента получения настоящей претензии завершить работы ИЛИ уплатить неустойку в размере… и расторгнуть договор.”] Предупреждение о последствиях: [укажите, что будет дальше, например, “В случае отказа от удовлетворения наших требований мы будем вынуждены обратиться в Арбитражный суд г. Москвы с иском о взыскании… а также всех судебных расходов.”]

Стиль: строгий, официальный, юридически выверенный.

*****

Почему это работает: Промпт следует классической структуре претензии: факты -> нарушение -> требование -> угроза последствий. Это позволяет ИИ создать логичный, аргументированный и юридически значимый документ, а не эмоциональное письмо.

14. Генерация чек-листа для аудита документов

Проблема: Нужно проверить, все ли кадровые документы в порядке, но легко что-то упустить.

Решение: Промпт создает детальный чек-лист для самопроверки кадрового делопроизводства.

Текст промпта:

*****

Ты – инспектор трудовой инспекции, проводящий аудит кадровых документов. Создай чек-лист для проверки обязательных кадровых документов в небольшой компании (до 50 человек).

Цель чек-листа: помочь руководителю или кадровику провести самопроверку и выявить недостающие или неверно оформленные документы.

Структурируй чек-лист по разделам:

1. Локальные нормативные акты (ЛНА): (например, ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о защите персональных данных).
2. Документы по приему на работу: (например, трудовой договор, приказ о приеме, личная карточка Т-2).
3. Документы по учету рабочего времени: (например, табель учета рабочего времени, график отпусков).
4. Воинский учет: (например, приказ о назначении ответственного, план работы по воинскому учету).
5. Охрана труда: (наличие инструктажей, журналов).

Для каждого пункта чек-листа укажи, на что именно обратить внимание. Представь результат в виде маркированного списка.

*****

Почему это работает: Роль “инспектор” заставляет ИИ мыслить с точки зрения проверяющего органа, акцентируя внимание на самых важных и часто проверяемых документах. Разделение на блоки делает чек-лист логичным и удобным для использования.

15. Создание ответа на официальный запрос

Проблема: Поступил запрос из государственного органа, и нужно подготовить корректный и полный ответ в установленный срок.

Решение: Промпт помогает структурировать ответ, ничего не упустив и соблюдая официальный тон.

Текст промпта:

*****

Ты – руководитель юридического отдела. Подготовь проект ответа на официальный запрос.

Запрос поступил от: [наименование органа, например, “Инспекция Федеральной налоговой службы №5 по г. Москве”] Дата и номер входящего запроса: [например, “№12-345/67 от 01.02.2024”] Суть запроса: [кратко перескажите, что запрашивают, например, “Предоставить пояснения по расхождениям в декларации по НДС за 4 квартал 2023 года”]

Содержание ответа:

• Вступительная часть: [например, “На ваш запрос №… от … сообщаем следующее.”]
• Основная часть (пояснения): [изложите суть ответа, приведите факты, ссылки на документы, например, “Расхождения возникли в результате технической ошибки при выгрузке данных. Корректные данные отражены в уточненной декларации, поданной 02.02.2024. Прилагаем копии подтверждающих документов.”]
• Приложения (если есть): [перечислите, “Приложение: 1. Копия счета-фактуры №… на 2 л. в 1 экз.”]

Стиль: предельно официальный, сухой, без эмоциональных оценок.
Цель: дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы, не предоставляя лишней информации.

*****

Почему это работает: Промпт акцентирует внимание на ключевой цели – ответить точно на запрос, не сказав лишнего. Указание роли “руководитель юр. отдела” и строгая структура ответа помогают ИИ избежать “воды” и составить документ, который удовлетворит проверяющий орган.

16. Разработка скрипта для секретаря

Проблема: Секретари по-разному отвечают на звонки, что создает путаницу и портит имидж компании.

Решение: Промпт генерирует унифицированный скрипт для обработки входящих звонков.

Текст промпта:

*****

Ты – специалист по клиентскому сервису. Разработай речевой скрипт для секретаря на ресепшене.

Цель: стандартизировать обработку входящих звонков, повысить качество коммуникации.
Тональность: дружелюбная, но профессиональная.

Скрипт должен включать следующие блоки:

1. Приветствие: [например, “Добрый день, компания ‘Вектор’, [Имя секретаря], слушаю вас.”]
2. Выявление потребности: [фразы для уточнения цели звонка, например, “Подскажите, пожалуйста, по какому вопросу вы звоните?”, “С кем бы вы хотели поговорить?”]
3. Переадресация звонка: [фраза для перевода на специалиста, например, “Соединяю с отделом продаж, пожалуйста, оставайтесь на линии.”]
4. Если нужный сотрудник занят/отсутствует: [варианты действий, например, “К сожалению, [Имя сотрудника] сейчас на совещании. Могу я записать ваше сообщение или что-нибудь передать?”]
5. Завершение разговора: [вежливое прощание, например, “Всего доброго, хорошего дня!”]

Для каждого блока предложи 2-3 варианта фраз.

*****

Почему это работает: Промпт разбивает разговор на логические этапы, что позволяет создать гибкий, но в то же время стандартизированный сценарий. Предоставление нескольких вариантов фраз дает секретарю возможность звучать естественно, а не как робот.

17. Создание памятки для нового сотрудника

Проблема: Новички постоянно задают одни и те же вопросы, отвлекая коллег от работы.

Решение: Промпт помогает собрать всю базовую информацию в одну удобную памятку (Welcome-памятку).

Текст промпта:

*****

Ты – HR-менеджер, отвечающий за адаптацию персонала. Создай текст для “Памятки нового сотрудника”.

Цель: помочь новичку быстрее сориентироваться в компании в первые дни работы.
Тональность: дружелюбная, приветливая, заботливая.

Памятка должна включать следующие разделы:

• Приветствие: (краткое приветственное слово от компании).
• Первый день: (к кому обратиться, где получить пропуск, логины/пароли).
• Ключевые контакты: (таблица: ФИО, должность, внутренний телефон, email системного администратора, бухгалтера, офис-менеджера).
• Правила внутреннего распорядка: (график работы, обеденный перерыв, дресс-код).
• IT-инфраструктура: (как подключиться к Wi-Fi, где найти общие папки, как подать заявку в IT-отдел).
• Бытовые вопросы: (где находится кухня, кулер, как заказать канцелярию).

Наполни каждый раздел краткой и понятной информацией. Избегай сложного официального языка.

*****

Почему это работает: Запрос фокусируется на практических вопросах, которые волнуют новичка в первую очередь. Указание на дружелюбную тональность помогает ИИ создать не сухой регламент, а полезный и приятный для чтения документ, который действительно поможет в адаптации.

18. Классификация входящей корреспонденции

Проблема: Секретарь тратит много времени на ручную сортировку входящих писем и документов.

Решение: Промпт, который можно использовать для быстрой классификации документов, помогая решить, кому их направить.

Текст промпта:

*****

Ты – автоматизированная система классификации документов. Проанализируй текст входящего документа и определи его тип и адресата.

Текст документа:
[вставьте текст письма, счета или другого документа]

Проанализируй текст и выдай ответ в следующем формате:

• Тип документа: [например, “Счет-фактура”, “Претензионное письмо”, “Коммерческое предложение”, “Резюме кандидата”]
• Ключевые слова: [выдели 3-5 слов или фраз, определяющих суть документа]
• Рекомендуемый адресат (отдел): [например, “Бухгалтерия”, “Юридический отдел”, “Отдел продаж”, “HR-отдел”]
• Срочность: [оцени как “Высокая”, “Средняя”, “Низкая”]

Обоснуй свой выбор адресата одним предложением.

*****

Почему это работает: Этот промпт превращает ИИ в “умного сортировщика”. Он не просто анализирует текст, а выполняет конкретную задачу документоведа – первичную обработку и маршрутизацию. Это отличный пример использования ИИ для помощи в принятии оперативных решений.

19. Формирование повестки дня для совещания

Проблема: Нужно организовать совещание, но сложно структурировать темы для обсуждения и выделить главное.

Решение: Промпт помогает из набора идей составить четкую и логичную повестку дня.

Текст промпта:

*****

Ты – ассистент руководителя. Подготовь проект повестки дня для совещания.

Основная тема совещания: [например, “Подведение итогов квартала и планирование”] Участники: [перечислите должности, например, “Руководители отделов продаж, маркетинга, логистики”] Планируемая длительность: [например, “1.5 часа”]

Идеи и вопросы для обсуждения (в свободной форме):
[перечислите все, что нужно обсудить, например:

• “отчет продаж за квартал, почему упали показатели в регионе N”
• “маркетинг предлагает запустить новую акцию, нужна оценка бюджета”
• “проблемы с доставкой в последнюю неделю”
• “план продаж на следующий квартал”
• “нужно обсудить бонусы для лучших менеджеров”]

Твоя задача – сгруппировать эти вопросы в 3-4 логических блока, дать каждому блоку название, определить примерное время на обсуждение (тайминг) и указать докладчика по каждому вопросу.
Формат ответа: нумерованный список пунктов повестки с указанием темы, докладчика и тайминга.

*****

Почему это работает: Промпт берет на себя интеллектуальную работу по систематизации. Он не просто перечисляет вопросы, а превращает хаотичный список идей в структурированный план действий, что делает совещание более продуктивным.

20. Написание объявления для внутреннего портала

Проблема: Нужно сообщить сотрудникам важную новость (о корпоративе, изменении в работе офиса) так, чтобы это заметили и поняли.

Решение: Промпт помогает составить короткое, ясное и привлекающее внимание объявление.

Текст промпта:

*****

Ты – специалист по внутренним коммуникациям. Напиши текст объявления для сотрудников.

Тема объявления: [например, “Проведение плановых технических работ в офисе”] Ключевая информация:

• Что произойдет: [например, “Отключение электроэнергии и интернета”]
• Когда: [например, “В субботу, 15 февраля, с 10:00 до 15:00”]
• Что это значит для сотрудников: [например, “В это время работа в офисе будет невозможна. Серверы компании также будут недоступны.”]
• Что нужно сделать: [например, “Просим вас завершить все важные задачи и сохранить документы до вечера пятницы.”]

Формат: короткий текст (не более 3-4 абзацев).
Заголовок: придумай яркий и информативный заголовок.
Тональность: информационная, четкая, но не слишком сухая. Используй выделение жирным для ключевых моментов (дата, время).

*****

Почему это работает: Промпт структурирует информацию по принципу “Что? Где? Когда? Что делать?”. Это гарантирует, что в объявлении будет вся необходимая информация, и она будет изложена в логичной и понятной для сотрудников последовательности.

21. Создание проекта дополнительного соглашения

Проблема: Нужно внести изменения в действующий договор (например, продлить срок или поменять реквизиты).

Решение: Промпт генерирует текст дополнительного соглашения к договору.

Текст промпта:

*****

Ты – юрисконсульт. Подготовь проект дополнительного соглашения к договору.

Основной договор: [номер и дата, например, “Договор аренды №100 от 01.01.2023”] Стороны: [наименования сторон, как в основном договоре, например, “Арендодатель ООО ‘Альфа’ и Арендатор ПАО ‘Бета'”]

Суть изменений:
[опишите, что именно нужно изменить, например:

1. Продлить срок действия Договора до 31.12.2025.
2. Изменить размер арендной платы с 01.03.2024, установив его в размере 150 000 рублей в месяц.
3. Изменить юридический адрес Арендатора на [новый адрес].]

Сгенерируй текст дополнительного соглашения, который должен содержать:

• Преамбулу (кто и на каком основании заключил соглашение).
• Пункты, излагающие суть изменений в формулировках “Изложить пункт … Договора в следующей редакции:” или “Дополнить Договор пунктом … следующего содержания:”.
• Пункт о том, что остальные условия Договора остаются без изменений.
• Пункт о том, что соглашение является неотъемлемой частью Договора и вступает в силу с момента подписания.
• Реквизиты и места для подписей сторон.

*****

Почему это работает: Запрос использует стандартные юридические конструкции (“изложить в редакции”, “является неотъемлемой частью”), что направляет ИИ на создание юридически корректного документа. Четкое описание сути изменений позволяет избежать двусмысленности.

22. Разработка FAQ по документообороту

Проблема: Сотрудники постоянно задают одни и те же вопросы о процедурах, связанных с документами.

Решение: Промпт помогает создать раздел “Часто задаваемые вопросы” (FAQ), который можно разместить на внутреннем портале.

Текст промпта:

*****

Ты – опытный документовед и методолог. Создай раздел FAQ (Часто задаваемые вопросы) по процессам документооборота для сотрудников компании.

Придумай и ответь на 7-10 самых частых вопросов, которые могут возникнуть у сотрудников, не связанных с делопроизводством.

Примеры тем для вопросов:

• Как правильно оформить служебную записку?
• Кто согласовывает договор и в какой последовательности?
• Как подать заявку на командировку?
• Где взять шаблон нужного документа?
• Сколько времени занимает согласование?
• Что делать, если я потерял оригинал документа?

Для каждого вопроса дай краткий, ясный и пошаговый ответ. Избегай канцеляризмов и ссылок на сложные инструкции. Формат: список “Вопрос-Ответ”.

*****

Почему это работает: Промпт заставляет ИИ встать на место обычного сотрудника и предугадать его вопросы. Требование давать простые и пошаговые ответы делает результат максимально полезным и снижает нагрузку на отдел делопроизводства.

23. Генерация текста для акта инвентаризации

Проблема: Нужно подготовить “рыбу” акта для проведения инвентаризации основных средств или ТМЦ.

Решение: Промпт создает шаблон инвентаризационной описи (акта) с необходимой структурой.

Текст промпта:

*****

Ты – главный бухгалтер. Создай шаблон инвентаризационной описи (форма ИНВ-3 или аналогичная).

Объект инвентаризации: [например, “Основные средства в кабинете №305”] Основание проведения: [например, “Приказ №55 от 10.02.2024”] Дата начала и окончания инвентаризации: [укажите] Состав комиссии: [перечислите должности и ФИО председателя и членов комиссии] Материально-ответственное лицо: [должность, ФИО]

Создай документ, который включает:

• “Шапку” с наименованием организации и утверждением руководителя.
• Раздел с данными об инвентаризации (основание, даты, комиссия).
• Расписку материально-ответственного лица до начала инвентаризации.
• Основную таблицу для описи с колонками: № п/п, Наименование объекта, Инвентарный номер, Ед. изм., Фактическое наличие (кол-во, сумма), По данным бухучета (кол-во, сумма), Отклонения (излишек, недостача).
• Итоговые строки по странице и по всей описи.
• Заключительную часть с подписями членов комиссии и материально-ответственного лица.

*****

Почему это работает: Промпт ссылается на унифицированную форму (ИНВ-3) и перечисляет все ее обязательные блоки, от “шапки” до подписей. Это гарантирует, что сгенерированный шаблон будет полным и соответствующим требованиям бухгалтерского учета.

24. Описание вакансии для сайта по поиску работы

Проблема: Нужно составить не просто должностную инструкцию, а привлекательное описание вакансии, которое заинтересует сильных кандидатов.

Решение: Промпт помогает “продать” вакансию, сместив акцент с сухих обязанностей на выгоды для кандидата.

Текст промпта:

*****

Ты – креативный рекрутер. Перепиши сухой текст должностной инструкции в привлекательное описание вакансии для публикации на сайте hh.ru.

Вакансия: [например, “Офис-менеджер”] Компания: [кратко опишите, чем занимается компания, например, “Ведущий IT-интегратор, 15 лет на рынке”]

Исходные данные (обязанности и требования):

• Обязанности: [например, “прием звонков, заказ канцелярии, встреча гостей, travel-поддержка”]
• Требования: [например, “опыт от 1 года, грамотная речь, знание MS Office”]
• Условия: [например, “оклад 70 000 руб., ДМС после испытательного срока, офис у метро ‘Курская'”]

Твоя задача – представить эту информацию в более живом и привлекательном виде.
Структура текста:

1. Кто мы: (2-3 предложения о компании, ее миссии и атмосфере).
2. Кого мы ищем: (опишите идеального кандидата не через требования, а через его качества – “наш человек, если вы…”).
3. Чем предстоит заниматься: (переформулируйте обязанности в интересные задачи, например, не “прием звонков”, а “быть голосом компании и помогать клиентам”).
4. Что мы предлагаем: (перечислите все “плюшки”: зарплата, ДМС, команда, обучение, удобное расположение).
5. Призыв к действию: (“Откликайтесь, и давайте знакомиться!”).

Тон: энергичный, дружелюбный, но без панибратства.

*****

Почему это работает: Промпт смещает фокус с формальных требований на эмоциональную и ценностную составляющую. Роль “креативный рекрутер” и структура, ориентированная на кандидата, помогают ИИ создать текст, который выделяется на фоне сотен однотипных вакансий. Ведь даже документоведу иногда приходится быть маркетологом.

25. Составление графика отпусков

Проблема: Необходимо составить проект графика отпусков, учтя пожелания сотрудников и требования законодательства.

Решение: Промпт помогает создать табличную основу для графика отпусков и напоминает о ключевых нюансах.

Текст промпта:

*****

Ты – специалист по кадровому делопроизводству. Создай шаблон графика отпусков на [укажите год, например, 2025] год.

Подразделение: [наименование отдела, например, “Отдел бухгалтерии”] Список сотрудников и их пожелания по датам:
[перечислите ФИО, должность и желаемые месяцы отпуска, например:

• Иванова А.А., главный бухгалтер – июль
• Петров Б.Б., бухгалтер – август, декабрь
• Сидорова В.В., бухгалтер-кассир – июнь]

Создай таблицу (форма Т-7) со следующими колонками:

1. Структурное подразделение
2. Должность (специальность, профессия)
3. Фамилия, имя, отчество
4. Табельный номер
5. Количество календарных дней отпуска
6. Запланированная дата отпуска
7. Фактическая дата отпуска
8. Примечание (основание переноса)

Заполни эту таблицу на основе предоставленных данных. В колонке “Количество календарных дней” по умолчанию ставь 28. Колонки “Табельный номер” и “Фактическая дата” оставь пустыми.

В конце добавь краткую заметку для руководителя о том, что необходимо учесть при утверждении графика (недопустимость пересечения отпусков ключевых сотрудников, право льготных категорий на выбор времени).

*****

Почему это работает: Промпт не просто просит создать таблицу, а ссылается на унифицированную форму (Т-7) и сразу же заполняет ее имеющимися данными. Дополнительная заметка для руководителя превращает ИИ из простого исполнителя в проактивного помощника, который предвосхищает возможные проблемы.

Ключевые команды для уточнения запросов в делопроизводстве

Иногда нейросети требуется небольшая помощь, чтобы понять задачу глубже. Эти команды и приемы помогут вам “откалибровать” результат и сделать его более точным.

Команда или прием	Описание и когда применять
“Действуй от лица…”	Назначение роли (юриста, бухгалтера, кадровика) – самый важный прием. Применяйте всегда, чтобы задать контекст и профессиональный сленг. Пример: “Действуй от лица опытного юриста по трудовым спорам”.
“Используй структуру…”	Применяется, когда вам нужен документ с четкими разделами. Перечислите названия разделов, и ИИ будет их придерживаться. Пример: “Используй структуру: 1. Общие положения, 2. Обязанности, 3. Ответственность”.
“Формат ответа – таблица с колонками…”	Незаменимо для сравнения, анализа или структурирования данных. Четко назовите каждую колонку. Пример: “Представь результат в виде таблицы с колонками ‘Риск’ и ‘Рекомендация'”.
“Стиль: официально-деловой, без канцеляризмов”	Помогает избежать сухого и перегруженного языка, который так любят генерировать ИИ по умолчанию. Позволяет получить более читаемый текст. Пример: “Напиши текст в деловом стиле, но избегай сложных конструкций и канцеляризмов”.
“Ссылайся на [название закона или ГОСТа]”	Используйте, когда нужно, чтобы документ соответствовал конкретному нормативному акту. ИИ будет искать информацию, релевантную именно этому стандарту. Пример: “При составлении инструкции руководствуйся ГОСТ Р 7.0.97-2016”.
“Проанализируй с точки зрения [роли]”	Помогает посмотреть на документ под разным углом. Один и тот же договор можно проанализировать с точки зрения Арендатора и Арендодателя, получив разные отчеты о рисках. Пример: “Проанализируй этот пункт с точки зрения интересов Поставщика”.
“Предложи 3 варианта формулировки”	Полезно, когда вы не уверены в точной фразе. ИИ сгенерирует несколько опций, из которых можно будет выбрать лучшую. Пример: “Предложи 3 варианта формулировки для пункта о конфиденциальности”.

Неочевидные советы для эффективной работы

Когда вы освоите базовые промпты, можно переходить на следующий уровень. Эти несколько советов помогут вам использовать нейросети не просто как генератор текста, а как полноценного интеллектуального ассистента.

1. Создайте свою библиотеку промптов. Если какой-то запрос дал отличный результат, немедленно сохраните его в отдельный текстовый файл. Через месяц у вас будет собственный набор мощных инструментов, заточенных именно под ваши задачи.
2. Используйте “цепочки” промптов для сложных задач. Не пытайтесь решить все одним запросом. Сначала сгенерируйте структуру документа, затем отдельным промптом – наполнение для самого сложного раздела, третьим – попросите переписать в другом стиле.
3. Просите ИИ покритиковать ваш собственный документ. Загрузите текст написанного вами приказа или письма и дайте промпт: “Ты – придирчивый юрист. Найди в этом тексте слабые места, двусмысленные формулировки и потенциальные риски”. Это отличный способ самопроверки.
4. Генерируйте не только документы, но и процессы. Используйте ИИ для мозгового штурма. Например: “Ты – эксперт по оптимизации. Предложи 5 способов ускорить процесс согласования счетов в компании, где все делается по электронной почте”.
5. Тренируйте нейросеть на своих примерах. В начале диалога дайте ей 1-2 примера хорошо написанных документов (например, абзац из вашего удачного письма) с пометкой “Вот пример хорошего стиля”. Последующие ответы будут ближе к этому эталону.
6. Не бойтесь “разговаривать” с нейросетью. Если первый ответ вас не устроил, не начинайте заново. Напишите уточнение: “Это слишком формально, сделай проще”, “Добавь в третий пункт пример”, “Убери из текста все упоминания НДС”. Итерационная работа – ключ к успеху.
7. Используйте промпты для перевода с “юридического” на “человеческий”. Вставьте сложный пункт из договора и попросите: “Объясни простыми словами, что означает этот пункт и какие у меня риски”. Это бесценно для подготовки к переговорам.