Как создать коммерческое предложение на ГСМ: правила написания, примеры КП, образцы текстов, структуры и частые ошибки

Вы устали отправлять документы, которые никто не читает? Ваше предложение тонет в сотнях других, а менеджеры по закупкам, кажется, используют их для растопки камина? Это обычная история. Большинство таких бумаг — это просто шум, который не несет никакой ценности.

Проблема в том, что многие думают, будто достаточно просто перечислить товары и цены. Это не так. Особенно, когда речь идет о таком конкурентном рынке. Правильно составленное коммерческое предложение на ГСМ — это не прайс-лист, а инструмент убеждения, который работает на вас еще до начала переговоров.

В этой статье мы разберем по косточкам, как создать предложение, которое будут читать, а не выбрасывать. Вы поймете не просто что писать, а почему это работает. Мы пройдем через все этапы: от структуры до тонкостей оформления и отправки. Вы узнаете:

• Какой должна быть структура документа для “холодного” и “горячего” клиента.
• Почему цена — не главное, и как правильно ее подать.
• Какие ошибки гарантированно отправят ваше письмо в корзину.
• Как психология закупщика влияет на восприятие вашего предложения.
• Чем отличается КП от десятка других бумажек, которые он получает каждый день.

После прочтения у вас будет четкое понимание механики создания документа, который вызывает интерес, а не раздражение.

Что должно быть в коммерческом предложении на ГСМ

Прежде чем бросаться писать, нужно понять фундаментальную вещь: коммерческое предложение — это ответ на невысказанный вопрос клиента: “Почему я должен выбрать именно вас?”. Если ваш документ не отвечает на этот вопрос, он бесполезен. Рынок ГСМ переполнен, и просто заявить “у нас есть дизель” — значит не сказать ничего.

Ключевая задача — показать выгоду для бизнеса клиента. Не вашу выгоду, а его. Это причина, по которой каждый элемент в предложении должен быть оправдан с точки зрения пользы для получателя.

Основные компоненты работающего КП

Вот что обязательно должно присутствовать в вашем документе, чтобы он имел хоть какой-то шанс на успех:

• Четкий и конкретный оффер. Не “предлагаем топливо”, а “предлагаем поставку дизельного топлива ЕВРО-5 (ДТ-Л-К5) объемом от 20 тонн в месяц с доставкой вашими бензовозами по Москве и области”. Клиент должен мгновенно понять, о чем речь.
• Понятное ценообразование. Цена — это больной вопрос. Ее нельзя прятать, но и нельзя просто бросать в лицо. Цена должна быть обоснована. Укажите, что в нее входит: доставка, НДС, какие-то дополнительные услуги. Если цена плавающая, объясните, от чего она зависит (например, от биржевых котировок).
• Условия поставки и логистика. Для бизнеса, зависящего от топлива, — это один из важнейших факторов. Как быстро вы можете привезти? Каков минимальный объем заказа? Есть ли у вас свой автопарк? Способность обеспечить бесперебойные поставки часто важнее, чем скидка в 10 копеек на литре.
• Гарантии качества. Топливо — это не тот товар, где можно рисковать. Обязательно укажите, какому стандарту (ГОСТ) соответствует ваша продукция, и заявите о готовности предоставить паспорта качества на каждую партию. Это снимает огромное возражение закупщика, связанное с риском поломки техники.
• Ваши сильные стороны (УТП). Почему вы, а не сотня других? Возможно, у вас есть отсрочка платежа, круглосуточная доставка, собственная нефтебаза, система контроля топлива или персональный менеджер. Выделите 1-2 ключевых преимущества, которые наиболее важны для целевого клиента.
• Призыв к действию (Call to Action). Что должен сделать клиент после прочтения? “Для расчета точной стоимости для вашего автопарка, свяжитесь со мной по телефону…” или “Готов подъехать на 15 минут, чтобы обсудить детали и показать образцы паспортов качества”. Не оставляйте его в раздумьях. Дайте четкий следующий шаг.

Полезная мысль: Запомните, ваше КП — это не монолог. Это начало диалога. Каждый его элемент должен провоцировать не мысль “Ну и что?”, а вопрос “Интересно, а какие у них условия для моего объема?”.

Причина провала большинства предложений кроется в том, что они написаны с позиции продавца (“Посмотрите, какие мы классные”), а не с позиции покупателя (“Вот как мы решим вашу проблему с топливом”). Переключите этот тумблер в голове, и ваши тексты сразу станут на порядок убедительнее.

Структура и содержание КП: холодное vs горячее

Одна из самых грубых и распространенных ошибок — использовать один и тот же шаблон для всех случаев жизни. Это все равно что пытаться одним ключом открыть и квартиру, и машину. Подход к написанию КП кардинально зависит от того, кто ваш получатель и на какой стадии контакта вы находитесь. Понимание этой разницы — причина, по которой одни предложения работают, а другие сразу летят в спам.

Есть два основных типа предложений: “холодное” и “горячее”.

Структура “холодного” коммерческого предложения

“Холодное” КП отправляется клиенту, который вас не знает и, скорее всего, не ждет вашего письма. Его почтовый ящик и так завален подобными “выгодными предложениями”. У вас есть буквально 3-5 секунд, чтобы зацепить его внимание.

Цель “холодного” КП: Не продать, а заинтересовать. Пробить информационный шум и инициировать контакт. Заставить получателя подумать: “Хм, может, в этом что-то есть” и либо ответить, либо сохранить ваши контакты.

Психология получателя: Скептицизм и раздражение. Он ищет любой повод, чтобы закрыть ваш документ и удалить письмо.

Структура, которая работает:

1. Заголовок/Тема письма. Самый важный элемент. Он должен быть конкретным и говорить о выгоде или проблеме.

   • Плохо: “Коммерческое предложение от ООО ‘Рога и Копыта'”
   • Хорошо: “Снижение затрат на ГСМ для автопарка ‘Название компании-клиента'” или “Бесперебойные поставки дизеля ЕВРО-5 в радиусе 100 км от Москвы”

2. Лид (первый абзац). Мгновенно обозначает проблему клиента и намекает на решение.
   Пример: “Ежемесячно ваш автопарк из 30 самосвалов простаивает до 40 часов из-за несвоевременных поставок топлива? Мы знаем, как сократить эти простои до нуля”.

3. Оффер (предложение). Краткая суть вашего предложения, которая решает озвученную проблему.
   Пример: “Предлагаем организовать для вас гарантированные поставки дизельного топлива ЕВРО-5 в течение 24 часов с момента заказа с отсрочкой платежа до 14 дней”.

4. Обоснование (почему вы). 2-3 пункта, почему вам можно доверять. Ключевые преимущества.
   Пример: “Наш собственный автопарк из 12 бензовозов обеспечивает доставку без сбоев. Каждая партия сопровождается паспортом качества ГОСТ. Работаем 24/7”.

5. Призыв к действию (CTA). Простое, низкорискованное действие.
   Пример: “Готов подготовить для вас индивидуальный расчет экономии на 3 месяца. Для этого просто ответьте на это письмо”.

Ключевой инсайт: “Холодное” КП должно быть коротким, как выстрел. Максимум одна страница. Чем больше текста, тем меньше шансов, что его дочитают. Ваша задача — не утомить, а заинтриговать.

Структура “горячего” коммерческого предложения

“Горячее” КП отправляется после предварительного контакта: звонка, встречи или запроса от самого клиента. Он уже знает, кто вы, и ждет от вас конкретики.

Цель “горячего” КП: Продать. Дать всю необходимую информацию для принятия решения и подтолкнуть к сделке.

Психология получателя: Заинтересованность и сравнение. Он уже не отмахивается от вас, а внимательно изучает ваше предложение и, скорее всего, сравнивает его с предложениями конкурентов.

Структура, которая работает:

1. Напоминание о договоренности. Начните с отсылки к прошлому контакту.
   Пример: “Иван Иванович, как и договаривались на нашей встрече во вторник, направляю Вам наше предложение по поставкам бензина АИ-95 для нужд вашего таксопарка”.

2. Детальный оффер. Здесь нужна вся конкретика: точные марки топлива, объемы, графики поставок, возможные варианты.
   Пример: “Мы можем предложить вам два варианта сотрудничества: поставка топлива нашими бензовозами на вашу АЗС или заправка ваших автомобилей по топливным картам ‘Название’ на 300+ АЗС в городе”.

3. Подробное ценообразование. Таблица с ценами для разных объемов, условия предоставления скидок, стоимость доставки, условия отсрочки платежа. Все должно быть прозрачно.
   Пример:

   Объем, тонн/месяц	Цена за тонну (с НДС и доставкой)	Отсрочка платежа
   до 10	55 000 руб.	7 дней
   10-30	54 500 руб.	14 дней
   свыше 30	Индивидуальные условия	до 30 дней

4. Развернутые гарантии и преимущества. Здесь можно подробнее расписать про паспорта качества, упомянуть крупных клиентов (если есть разрешение), рассказать про систему онлайн-мониторинга остатков топлива.

5. Четкий следующий шаг. Конкретное действие, ведущее к заключению договора.
   Пример: “Если предложенные условия вас устраивают, я подготовлю проект договора и отправлю вам на согласование в течение одного рабочего дня. Когда вам будет удобно его посмотреть?”

Параметр	Холодное КП	Горячее КП
Цель	Заинтересовать, начать диалог	Продать, закрыть сделку
Объем	Краткий, до 1 страницы	Подробный, 2-3 страницы
Фокус	На проблеме клиента и ее решении	На деталях предложения и выгодах
Цена	Ориентировочная или “по запросу”	Точная, детальная, с вариантами
Призыв к действию	Простое, низкорискованное действие	Конкретный шаг к подписанию договора

Понимание этой разницы и есть мастерство. Отправлять “горячее” КП “холодному” клиенту — это как пытаться на первом свидании обсуждать имена будущих детей. Это отпугивает. И наоборот, отправить “холодному” клиенту короткое предложение после долгого обсуждения — значит проявить неуважение и некомпетентность.

Оформление коммерческого предложения

Многие считают, что главное — содержание, а на оформление можно не обращать внимания. Это заблуждение. Внешний вид вашего документа — это первое, что оценивает получатель, и это формирует его подсознательное отношение к вашей компании. Неряшливый, трудночитаемый документ кричит: “Мы неряхи, и работать с нами будет так же неудобно”.

Причина, по которой оформление важно, — психология восприятия. Мозг человека ленив. Он избегает напряжения. “Стена текста” без абзацев, заголовков и воздуха вызывает подсознательное отторжение. Задача хорошего оформления — снизить когнитивную нагрузку на читателя и провести его по документу от заголовка до призыва к действию.

Ключевые принципы хорошего оформления

Вам не нужно быть дизайнером. Достаточно следовать нескольким простым правилам, которые превратят ваш текст из месива в понятный и профессиональный документ.

• Фирменный бланк и логотип. Это основа. Логотип в шапке и контактные данные в подвале (footer) — это гигиенический минимум, который показывает, что вы — серьезная организация, а не фирма-однодневка.
• “Воздух”. Оставляйте поля, делайте отступы между абзацами. Белое пространство — ваш лучший друг. Оно дает тексту “дышать” и делает его визуально легче для восприятия. Плотный текст без полей и отступов выглядит пугающе.
• Четкая структура с заголовками. Разбейте текст на логические блоки и озаглавьте их (например, “Наше предложение”, “Стоимость и условия оплаты”, “Гарантии качества”). Это работает как навигация по документу. Человек может сразу перейти к интересующему его разделу, например, к ценам. Используйте h2 и h3 для иерархии.
• Читаемый шрифт. Забудьте про экзотические шрифты с завитушками. Используйте стандартные, легко читаемые шрифты: Arial, Times New Roman, Calibri, Roboto. Размер — 11-12 пт. Слишком мелкий шрифт заставляет напрягать зрение, слишком крупный — выглядит по-детски.
• Выделение ключевых мыслей. Используйте жирный шрифт для выделения главных выгод или цифр. Но не переусердствуйте. Если выделить каждое второе слово, эффект пропадет. Выделяйте только то, что читатель должен заметить, даже если он пробегает текст по диагонали.
• Списки и таблицы. Любые перечисления (ваши преимущества, этапы работы) оформляйте в виде маркированных или нумерованных списков. Они усваиваются гораздо легче, чем сплошной текст. Сложную информацию, вроде цен, лучше всего представлять в таблице.
• Одна страница — одна мысль. Если у вас многостраничное предложение, старайтесь не разрывать логические блоки между страницами. Например, таблица с ценами должна целиком помещаться на одной странице.

Чего категорически нельзя делать в оформлении

Некоторые “дизайнерские” решения могут мгновенно убить ваше предложение.

• Кричащие цвета и фоновые картинки. Вы продаете ГСМ, а не билеты в цирк. Ядовито-зеленый шрифт на желтом фоне — верный способ отправить ваше КП в корзину. Фон должен быть белым.
• Множество шрифтов. Использование более двух разных шрифтов в одном документе создает ощущение хаоса и безвкусицы.
• Текст в формате картинки. Иногда текст вставляют как изображение, чтобы его нельзя было скопировать. Это ужасная идея. Такой текст не индексируется почтовыми клиентами, часто выглядит размыто и вызывает только раздражение.
• Отправка в экзотических форматах. Отправляйте КП только в формате PDF. Документы Word (.doc, .docx) могут по-разному отображаться на разных компьютерах, а также содержать вирусы, поэтому многие их просто не открывают. PDF везде выглядит одинаково.

Полезная мысль: Представьте, что ваш документ читает очень уставший человек в конце рабочего дня. Ваша задача — сделать этот процесс для него максимально безболезненным. Хорошее оформление — это проявление уважения ко времени и комфорту вашего будущего клиента.

Как указать цену в КП

Вопрос цены — один из самых болезненных в любом коммерческом предложении. Многие боятся называть цену, опасаясь, что она отпугнет клиента. Другие, наоборот, выставляют ее на первый план, превращая предложение в обычный прайс-лист. Оба подхода в корне неверны.

Причина этой проблемы в неправильном понимании роли цены. Цена — это не просто цифра. Это финальный аргумент, который должен быть подкреплен ценностью. Если вы не смогли донести ценность вашего предложения, любая цена покажется высокой.

Психология восприятия цены

Закупщик или владелец бизнеса, читая ваше КП, мысленно взвешивает на весах то, что он получит (качество, сервис, надежность, экономию времени), и то, что он отдаст (деньги). Ваша задача — сделать так, чтобы чаша с ценностью перевесила.

Вот почему нельзя просто бросать цену в лицо читателю. Сначала вы должны “нагрузить” чашу ценности:

• Рассказать про гарантии качества топлива и как это сбережет дорогую технику.
• Показать, как быстрая доставка сократит простои.
• Объяснить, как отсрочка платежа поможет его бизнесу с оборотными средствами.

И только после этого, когда клиент уже понимает, ЗА ЧТО он платит, вы показываете цену.

Способы представления цены в КП на ГСМ

В зависимости от ситуации и типа КП, цену можно подать по-разному.

1. Цена “от…”. Используется в “холодных” КП, когда вы не знаете точных потребностей клиента.
   Пример: “Стоимость дизельного топлива ЕВРО-5 — от 52 000 руб./тонна. Точная цена зависит от объема и условий доставки”.
   Это позволяет зацепить клиента ценой, но оставляет пространство для маневра.

2. Таблица с градацией по объему. Идеальный вариант для “горячих” КП. Он показывает вашу гибкость и мотивирует клиента заказывать больше.

   Ежемесячный объем, тонн	Цена за тонну, руб.
   10 – 20	53 500
   21 – 50	52 800
   свыше 50	Индивидуально

3. “Вилка” цен. Когда цена сильно зависит от многих факторов (например, сложная логистика).
   Пример: “Стоимость поставки в ваш регион составит от 54 000 до 56 000 руб./тонна в зависимости от точного адреса разгрузки и срочности”.

4. Цена с разбивкой на составляющие. Показывает прозрачность и обоснованность.
   Пример: “Стоимость формируется из: цена топлива на нефтебазе (50 000 руб./т) + стоимость доставки до вашего объекта (3 000 руб./т) + НДС 20%. Итого: 53 000 руб./т.”.

Вопрос: Нужно ли писать цену вообще?

В “холодном” предложении, особенно если вы целитесь в крупный бизнес, где решения принимаются долго, иногда допустимо не указывать цену, а сделать призыв к действию в виде “получить индивидуальный расчет”. Это делается для того, чтобы вывести на диалог. Но это рискованная стратегия. Многие закупщики просто проигнорируют предложение без цены, так как у них нет времени на лишние разговоры. В “горячем” КП цена должна быть обязательно.

Ключевой инсайт: Никогда не пишите просто “Цена: 55 000 руб.”. Всегда добавляйте контекст: “Цена с учетом НДС и доставки до вашего склада: 55 000 руб.”. Обоснованная цена воспринимается как справедливая. Голая цифра — как повод для торга.

Типичные ошибки в КП на ГСМ

Прочитаны сотни, если не тысячи коммерческих предложений. Большинство из них отправляются в мусорную корзину по одним и тем же причинам. Эти ошибки кочуют из документа в документ, и их авторы искренне не понимают, почему их “супервыгодные” предложения не работают. Изучите этот список. Это карта граблей, на которые наступают 90% продавцов.

1. Шаблонная тема письма и заголовок. “Коммерческое предложение”, “Выгодное предложение по ГСМ”. Такие письма либо сразу попадают в спам, либо удаляются не глядя. Получатель видит их десятками в день. Это информационный шум.
   Последствие: Ваше письмо не откроют. Вся работа проделана зря.

2. Отсутствие персонализации. Обращение “Уважаемые партнеры!” или вообще без обращения. Отсутствие упоминания названия компании клиента.
   Последствие: Клиент понимает, что это массовая рассылка. Он чувствует себя “одним из”, а не важным потенциальным партнером. Уровень доверия — ноль.

3. “Мы-ориентированный” текст. “Наша компания является лидером рынка…”, “Мы существуем с 1998 года…”, “Мы предлагаем…”. Клиенту плевать на вас. Ему важно, что он получит.
   Последствие: Читатель не видит своей выгоды и закрывает документ после первого абзаца.

4. Сплошная “стена текста”. Отсутствие абзацев, заголовков, списков. Просто массив букв.
   Последствие: Визуальное отторжение. Мозг отказывается обрабатывать такую информацию. Документ закрывается инстинктивно, даже если в нем есть что-то ценное.

5. Непонятный оффер. Общие фразы: “широкий ассортимент”, “гибкие условия”, “высокое качество”. Что это значит? Качество по ГОСТу? Отсрочка на 30 дней? Доставка за 3 часа?
   Последствие: Клиент не понимает, что конкретно вы предлагаете. Ему лень разбираться, и он переходит к следующему, более понятному предложению.

6. Отсутствие цен или их неправильная подача. Спрятать цену в “горячем” КП или дать голую цифру без обоснования.
   Последствие: Если цены нет, закупщик, у которого задача “собрать 3 КП”, просто отложит ваше в сторону. Если цена дана без ценности, она покажется завышенной.

7. Слабый или отсутствующий призыв к действию. “Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество”. Что должен сделать клиент? Надеяться вместе с вами?
   Последствие: Клиент прочитал, может быть, даже заинтересовался, но не понял, какой следующий шаг. Он закрыл КП и через 5 минут забыл о вас.

8. Грамматические и орфографические ошибки. Это просто неуважение.
   Последствие: Резкое падение доверия. Если вы не можете написать документ без ошибок, где гарантия, что вы не ошибетесь в накладной или не перепутаете адрес доставки?

9. Отправка файла с названием kp.pdf или Коммерческое.docx.
   Последствие: Показывает ваш непрофессионализм. У закупщика в папке “Загрузки” будет десять файлов с таким названием. Он никогда не найдет ваш снова. Называйте файл осмысленно: “КП_ГСМ_для_ООО_Стройтранс_от_Нефтепродукт.pdf”.

10. Ложь и преувеличение. “Самые низкие цены в регионе!”, “Доставка за 1 час в любую точку!”. Если это не стопроцентная правда, которую вы можете доказать, это убьет вашу репутацию.
    Последствие: Даже если клиент “клюнет”, первая же проверка вскроет обман. Вы потеряете не только этого клиента, но и репутацию на рынке.

Избегание даже половины этих ошибок уже выделит ваше коммерческое предложение на ГСМ на фоне 90% конкурентов. Причина их живучести в том, что продавцы не пытаются встать на место покупателя и посмотреть на свой документ его уставшими глазами.

Готовые образцы КП на ГСМ

Теория — это хорошо, но лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Ниже приведены два примера, иллюстрирующие разницу между “холодным” и “горячим” подходами. Это не шаблоны для слепого копирования, а демонстрация принципов, которые обсуждались выше.

Образец “холодного” коммерческого предложения

Ситуация: Отправляем в транспортную компанию “АвтоЛогистик”, у которой около 50 фур. Мы ничего о ней не знаем, кроме информации с сайта. Наша цель — инициировать диалог.

Тема письма: Поставки дизтоплива для “АвтоЛогистик” с отсрочкой платежа

Текст КП (в PDF-файле на фирменном бланке):

Для руководителя отдела снабжения ООО “АвтоЛогистик”

Как сократить расходы на топливо для вашего автопарка на 7% и избежать кассовых разрывов?

Добрый день.

Мы знаем, что для транспортной компании с парком в 50+ автомобилей расходы на ГСМ — это основная статья затрат, а отсрочка платежа от поставщиков — ключевой фактор финансовой стабильности.

Предлагаем вам рассмотреть переход на снабжение дизельным топливом ЕВРО-5 от нашей компании, что позволит:

• Получить отсрочку платежа до 21 дня, высвободив оборотные средства.
• Гарантированно получать топливо в течение 24 часов после заказа благодаря нашему собственному парку из 15 бензовозов.
• Быть уверенным в качестве топлива — каждая партия сопровождается паспортом качества и соответствует ГОСТ 32511-2013.

Наши текущие клиенты, такие как “ТрансКарго” и “СпецСтрой”, уже сократили свои топливные издержки за счет стабильных оптовых цен и отсутствия простоев.

Предлагаем подготовить для вас бесплатный расчет экономии на 6 месяцев по сравнению с вашими текущими условиями.

Для этого просто ответьте на это письмо, и наш специалист свяжется с вами для уточнения деталей.

С уважением,
Иванов Петр,
Менеджер по работе с ключевыми клиентами,
ООО “НефтеРесурс”
[Телефон] [Email] [Сайт]

Образец “горячего” коммерческого предложения

Ситуация: Мы пообщались по телефону с главным инженером агрохолдинга “Черноземье”, который ищет поставщика дизельного топлива на сезон посевной. Он попросил прислать конкретные условия.

Тема письма: Условия поставки ДТ для агрохолдинга “Черноземье”, как и договаривались

Текст КП (в PDF-файле, 2 страницы):

Уважаемый Сергей Викторович!

Во исполнение нашего телефонного разговора от 15 мая направляю Вам коммерческое предложение на поставку дизельного топлива для нужд вашего агрохолдинга в период посевной кампании (июнь-август).

Мы понимаем важность бесперебойного снабжения топливом в пик сезона и готовы предложить следующие условия:

1. Предмет предложения

Поставка дизельного топлива летнего, сорт С, экологического класса К5 (ДТ-Л-К5) по ГОСТ 32511-2013.

2. Объем и график поставок

Готовы обеспечить поставку до 200 тонн в месяц. Доставка осуществляется нашими бензовозами (объем секций 5, 10, 15 тыс. литров) на вашу нефтебазу в с. Красное.
Доставка в течение 48 часов с момента получения заявки. Возможна круглосуточная отгрузка по предварительному согласованию.

3. Стоимость и условия оплаты

Цена является фиксированной на весь объем, указанный в договоре, и не подлежит изменению в течение сезона.

Наименование	Объем поставки (тонн)	Цена за тонну (с НДС и доставкой)
ДТ-Л-К5	от 50 до 100	51 500 руб.
ДТ-Л-К5	свыше 100	50 900 руб.

Условия оплаты: 50% предоплата, 50% — отсрочка платежа на 15 календарных дней после поставки каждой партии.

4. Гарантии качества

Мы гарантируем полное соответствие топлива ГОСТ. Каждая партия сопровождается заверенной копией паспорта качества с завода-изготовителя. Мы несем полную ответственность за качество поставляемой продукции.

5. Следующий шаг

Сергей Викторович, если предложенные условия Вас устраивают, я готов подготовить проект договора и передать Вам на рассмотрение. Сообщите, пожалуйста, удобное для Вас время для короткого звонка завтра, чтобы обсудить детали.

С уважением,
Сидоров Алексей,
Руководитель отдела продаж,
ООО “ПромНефть”
[Телефон] [Email] [Сайт]

Как видите, в первом случае мы “бьем” по проблеме и интригуем, а во втором — даем исчерпывающую информацию для принятия решения.

Как отправить КП с сопроводительным письмом

Вы создали идеальное коммерческое предложение. Красиво оформили, сохранили в PDF. Что дальше? Просто прикрепить файл к пустому письму и нажать “Отправить”? Это еще одна ошибка, которая может свести на нет все усилия.

Сопроводительное письмо (тело самого email) — это ваш “швейцар” у дверей. Его задача — убедить получателя войти внутрь, то есть открыть прикрепленный файл. Если “швейцар” груб, неопрятен или бормочет что-то невнятное, гость просто развернется и уйдет.

Причина важности сопроводительного письма в том, что оно — первое, что видит человек. Прежде чем тратить время на скачивание и открытие файла, он читает текст в самом письме, чтобы понять, стоит ли это делать.

Структура эффективного сопроводительного письма

Оно должно быть предельно коротким и емким. Никто не будет читать длинную поэму в теле письма. 3-5 предложений — это максимум.

1. Тема письма. Уже говорили об этом, но повторим: конкретная и цепляющая. “КП по топливу для ‘Название компании'” или “Снижение затрат на ГСМ для вашего автопарка”.

2. Персонализированное обращение. “Добрый день, Иван Петрович!”. Если не знаете имени, постарайтесь его найти. Если совсем никак — “Добрый день, отдел снабжения ООО ‘Ромашка'”. Это лучше, чем ничего.

3. Суть в одном предложении. Сразу к делу. Напомните о договоренности (“Как и договаривались…”) или обозначьте главную выгоду (“Во вложении — предложение, которое поможет сократить ваши расходы на топливо до 15%”).

4. Указание на вложение. Четко пропишите, что находится в прикрепленном файле. “Более подробные условия, цены и гарантии — в прикрепленном PDF-файле”.

5. Призыв к действию. Что вы хотите, чтобы человек сделал? “Буду благодарен за обратную связь после изучения предложения” или “Готов ответить на ваши вопросы по телефону…”.

Примеры сопроводительных писем

Пример для “холодного” клиента:

Тема: Предложение по поставкам дизеля для ООО “СтройМех”

Иван Петрович, добрый день.

Знаем, что бесперебойная работа вашей строительной техники напрямую зависит от своевременных поставок топлива.

Во вложении — наше короткое предложение о том, как организовать для вас гарантированные поставки ДТ ЕВРО-5 с отсрочкой платежа до 20 дней.
Это может быть вам интересно для диверсификации поставщиков и оптимизации затрат.

Буду рад ответить на любые вопросы.

Пример для “горячего” клиента:

Тема: Коммерческое предложение по ГСМ для “Агро-Юг”

Сергей, добрый день!

Как и договаривались по телефону, направляю вам наше детальное коммерческое предложение на поставку сезонного дизельного топлива.

Во вложенном файле вы найдете точные цены в зависимости от объема, условия поставки на вашу базу и наши гарантии качества.

После ознакомления, пожалуйста, дайте знать, если у вас появятся вопросы или если мы можем переходить к подготовке договора.

Ключевой инсайт: Сопроводительное письмо — это не дублирование КП. Это его анонс, его трейлер. Его задача — продать идею потратить 5 минут на чтение вашего основного документа.

Отличия КП от других документов

В потоке деловой документации термины часто путаются. Закупщик просит “прайс”, а ему шлют “коммерческое предложение”. Менеджер хочет отправить “оферту”, а по факту составляет безликий перечень товаров. Понимание различий между этими документами — признак профессионализма. Это помогает говорить с клиентом на одном языке и давать ему именно то, что он ожидает.

Основная причина путаницы в том, что все эти документы так или иначе связаны с продажей. Но у них разные цели, разное содержание и они используются на разных этапах сделки.

Вот сравнительная таблица, которая поможет разложить все по полочкам:

Документ	Главная цель	Основное содержание	Когда используется
Коммерческое предложение (КП)	Убедить, продать идею сотрудничества, показать выгоду.	Проблема клиента, ее решение, выгоды, УТП, цена в контексте ценности, призыв к действию.	На начальных и средних этапах. Для “холодных” контактов и ответов на запросы.
Прайс-лист	Проинформировать о ценах на стандартные позиции.	Таблица: артикул, наименование товара, единица измерения, цена. Минимум “лирики”.	Когда клиент уже заинтересован и просто сравнивает цены. Часто идет как приложение к КП или высылается по запросу.
Оферта	Сделать официальное, юридически значимое предложение заключить договор на конкретных условиях.	Все существенные условия будущего договора: точное наименование сторон, предмет, количество, цена, сроки, ответственность.	На финальном этапе сделки. Акцепт (принятие) оферты равносилен заключению договора.
Спецификация	Детально описать технические характеристики товара.	Точные параметры: плотность, температура застывания, содержание серы и т.д. (для ГСМ), чертежи, схемы.	Как приложение к договору или КП, когда важны именно технические детали.

Вопрос: Может ли коммерческое предложение быть офертой?

Да, может. Если в нем содержатся все существенные условия договора и явно указано, что это оферта, то его принятие клиентом (например, оплата счета, выставленного на основании этого КП) будет означать заключение договора. Но в 90% случаев коммерческое предложение на ГСМ не является публичной офертой, о чем обычно пишут мелким шрифтом в конце. Это делается для того, чтобы оставить себе пространство для маневра, ведь цены на топливо могут меняться каждый день.

Ключевой инсайт: Не пытайтесь впихнуть все в один документ. Если клиент просит “скинуть цены”, возможно, ему нужен именно прайс-лист, а не трехстраничное КП с описанием истории вашей компании. Адаптируйтесь под запрос, но всегда старайтесь сопроводить даже сухой прайс-лист парой строк о ваших ключевых преимуществах.

Особенности КП для ГСМ

Топливо — товар специфический. Это не офисные стулья и не программное обеспечение. Это кровь для многих видов бизнеса: транспорта, сельского хозяйства, строительства, генерации. От его качества и своевременности поставок зависит работа дорогостоящей техники и целых предприятий. Поэтому и коммерческое предложение на ГСМ должно учитывать эту специфику.

Причина, по которой общие шаблоны КП здесь не работают, кроется в особых критериях принятия решения. Если при покупке стульев важны дизайн и цена, то при покупке дизеля на первый план выходят надежность, логистика и гарантии.

На что обращает внимание закупщик ГСМ в первую очередь

Ваше КП должно давать четкие ответы на эти вопросы:

• Качество и соответствие ГОСТ. Это вопрос номер один. Партия некачественного топлива может “убить” двигатели на миллионы рублей. Просто слов “высокое качество” недостаточно. Нужна конкретика: “Дизельное топливо ЕВРО-5, класс К5, по ГОСТ 32511-2013”. Обязательно упомяните готовность предоставлять паспорт качества на каждую партию. Это снимает главное возражение закупщика — страх.
• Логистика и скорость поставки. Простой техники из-за отсутствия топлива — это прямые убытки. Поэтому вопросы “Как быстро привезете?”, “Какой у вас транспорт?”, “Можете ли доставить в выходной?” — критически важны. Если у вас есть собственный автопарк бензовозов, это огромное преимущество, и о нем нужно кричать.
• Волатильность цен. Рынок ГСМ очень изменчив. Цена может меняться несколько раз в неделю. Клиенту важна стабильность и предсказуемость. Если вы можете зафиксировать цену на определенный объем или на сезон — это мощнейший аргумент. Если нет — объясните, как формируется ваша цена (например, “цена СПбМТСБ + наша наценка”).
• Условия оплаты. Для многих компаний, особенно сезонных (как аграрии), отсрочка платежа — это жизненная необходимость. Возможность постоплаты часто перевешивает небольшую разницу в цене. Четко пропишите возможные варианты: предоплата, частичная оплата, отсрочка.
• Объемы и точность налива. Клиентов волнует, не обманут ли их при отгрузке. Упоминание о том, что ваши бензовозы оборудованы сертифицированными счетчиками или что вы используете пломбы, повышает доверие.
• Сезонность. Для аграриев топливо нужно “вчера” во время посевной и уборочной. Для котельных — зимой. Понимание сезонных потребностей клиента и готовность обеспечить повышенные объемы в пик сезона — признак вашего профессионализма.

Пример акцентов в КП для разных отраслей

• Для транспортной компании: Делайте упор на скорость доставки 24/7, возможность заправки по топливным картам и отсрочку платежа.
• Для агрохолдинга: Акцентируйте внимание на фиксации цены на сезон, гарантии поставки больших объемов в сжатые сроки и качестве топлива для импортной техники.
• Для строительной компании: Важна возможность доставки небольших партий на разные объекты и проходимость бензовозов по плохим дорогам.
• Для владельца сети АЗС: Ключевой фактор — стабильность поставок и конкурентная входная цена, позволяющая зарабатывать.

Полезная мысль: Продавая ГСМ, вы продаете не просто жидкость. Вы продаете уверенность. Уверенность в том, что техника не встанет, работа не остановится, а бизнес не понесет убытки. Все ваше коммерческое предложение должно быть пронизано этой идеей.

В итоге, создание работающего коммерческого предложения сводится не к писательскому таланту, а к логике, эмпатии и пониманию бизнеса клиента. Перестаньте думать о том, что вы хотите продать. Начните думать о том, какую проблему клиента вы можете решить.

Сформулируйте четкое предложение, обоснуйте его ценность, покажите справедливую цену, оформите все это в удобный для чтения документ и дайте понятный следующий шаг. Звучит просто, но именно на этих базовых вещах спотыкается большинство.

И запомните главное: хорошее КП не гарантирует сделку. Но плохое — гарантированно ее срывает. Не давайте конкурентам такого шанса. Используйте эти принципы, и вы увидите, как изменится реакция на ваши предложения. Это не магия, это просто профессиональный подход, которого так не хватает на рынке.