Это простой материал. Даже если нет опыта, не бойтесь цифр. Если все же боитесь – делайте с ИИ, инструкция и промпт во второй части статьи.
Если делаете сами. Дальше расписан каждый этап расчета KPI менеджера по продажам с примерами.
Сделать с ИИ. Не нужно уметь управлять нейросетями. Мы уже все сделали, только подставляйте данные. Работает по умному скрипту. Как делать – описано в разделе по ИИ.
✔️ (в конце статьи также есть ссылка на наш бесплатный ИИ-чат)
| самому | с ИИ | |
| Кому | Хочу понять, из чего складывается KPI менеджера | Хочу быстро получить расчет и готовую структуру KPI |
| Что делать | Читать статью и считать по шагам | Перейти в раздел "Расчет KPI с ИИ" |
| Время | ~20–40 минут | ~5–15 минут |
| Что нужно | План, факт и правила начисления KPI | Те же данные от вас |
| Знания | Нужны только цифры по работе менеджера | Не нужны |
( ✔️ если делаете с ИИ – начало копирования после черты)*
–––––––––––
1. Общая схема расчета KPI менеджера по продажам
KPI – это ключевой показатель эффективности. Простыми словами: заранее заданные правила, по которым оценивают результат менеджера. В продажах KPI обычно считают не по одной цифре, а по нескольким показателям сразу.
Самая частая ошибка – называть KPI только выручку. На практике KPI менеджера по продажам обычно состоит из:
- основных показателей – то, за что менеджер отвечает напрямую;
- веса показателя – какую долю в общей оценке занимает каждый показатель;
- процента выполнения – насколько факт дотянул до плана;
- итогового балла KPI – общей оценки по всем показателям.
Самая удобная универсальная формула такая:
Итоговый KPI, % = сумма (выполнение показателя, % × вес показателя)
Где:
- выполнение показателя, % = факт ÷ план × 100%;
- вес показателя – доля важности в общей системе KPI;
- сумма всех весов должна быть 100%, то есть вся система должна складываться в одно целое.
Если переводим вес из процентов в долю, делаем это явно:
- 50% = 50 ÷ 100 = 0,50
- 30% = 30 ÷ 100 = 0,30
- 20% = 20 ÷ 100 = 0,20
Тогда формулу можно записать и так:
Итоговый KPI, % = сумма (выполнение показателя, % × вес в долях)
Что включаем в KPI, а что нет
| включаем | не включаем |
| Показатели, на которые менеджер реально влияет | Показатели, которые зависят от склада, логистики или маркетинга без влияния менеджера |
| План и факт за один и тот же период | План за месяц и факт за неделю |
| Четко измеримые цифры: выручка, маржа, звонки, встречи, оплаты | Размытые оценки вроде "старался хорошо" |
| Ограниченное число метрик, обычно 2–4 | Слишком длинный список из 8–12 метрик, который невозможно управлять |
| Заранее согласованные веса | Смена весов задним числом после окончания месяца |
2. Пошаговая формула на примере
Возьмем простую систему KPI менеджера по продажам из трех показателей:
| Показатель | План | Факт | Вес |
| Выручка | 1 000 000 ₽ | 900 000 ₽ | 50% |
| Количество оплаченных счетов | 40 | 44 | 30% |
| Количество целевых встреч | 20 | 16 | 20% |
Сначала проверяем веса.
50% + 30% + 20% = 100%
Значит, система собрана правильно.
Шаг 1. Считаем выполнение по каждому показателю
1) Выручка
Выполнение = 900 000 ÷ 1 000 000 × 100% = 90%
2) Оплаченные счета
Выполнение = 44 ÷ 40 × 100% = 110%
3) Целевые встречи
Выполнение = 16 ÷ 20 × 100% = 80%
Шаг 2. Переводим веса в доли
- 50% = 0,50
- 30% = 0,30
- 20% = 0,20
Шаг 3. Считаем вклад каждого показателя в итоговый KPI
1) Выручка
90% × 0,50 = 45%
2) Оплаченные счета
110% × 0,30 = 33%
3) Целевые встречи
80% × 0,20 = 16%
Шаг 4. Складываем все вклады
45% + 33% + 16% = 94%
Итоговый KPI менеджера = 94%
Как выглядит расчет в одной таблице
| Показатель | План | Факт | Выполнение | Вес | Вклад в KPI |
| Выручка | 1 000 000 ₽ | 900 000 ₽ | 90% | 50% | 45% |
| Оплаченные счета | 40 | 44 | 110% | 30% | 33% |
| Целевые встречи | 20 | 16 | 80% | 20% | 16% |
| Итого | – | – | – | 100% | 94% |
3. Как интерпретировать результат
Сам по себе итоговый KPI 94% еще не дает полного ответа. Нужно понять, за счет чего получилась эта цифра.
В нашем примере:
- выручка выполнена на 90% – основной недобор здесь, потому что у показателя самый большой вес 50%;
- оплаченные счета выполнены на 110% – менеджер перевыполнил план и частично компенсировал недобор по выручке;
- встречи выполнены на 80% – это слабый участок, который может ударить по будущей выручке.
Что это значит управленчески:
- если итоговый KPI ниже 100%, значит общий план не выполнен полностью;
- если один показатель перевыполнен, это не всегда спасает общую картину – все решает его вес;
- если проседает ранний показатель, например встречи, проблема может проявиться в выручке не сразу, а в следующем периоде.
Поэтому всегда смотрят одновременно на:
- итоговый KPI – общий результат;
- выполнение каждого показателя – где именно проблема;
- вес показателя – насколько эта проблема влияет на общую оценку.
4. Самопроверка расчета
В этом расчете есть простая проверка: сумма вкладов должна точно совпасть с итоговым KPI.
Проверяем:
- выручка: 45%
- оплаченные счета: 33%
- встречи: 16%
45% + 33% + 16% = 94%
Совпало.
Есть еще одна полезная проверка по каждому показателю:
Вклад в KPI = (факт ÷ план × 100%) × вес в долях
Например, по выручке:
(900 000 ÷ 1 000 000 × 100%) × 0,50 = 90% × 0,50 = 45%
Если итог не сходится, обычно причина одна из этих:
- веса не дают 100%;
- план и факт взяты за разные периоды;
- процент веса умножили как 50, а не как 0,50;
- один показатель посчитали в штуках, а другой в деньгах, но правила KPI заранее не зафиксировали.
✓ Первичный расчет завершен
У вас на руках:
- процент выполнения по каждому KPI-показателю;
- вклад каждого показателя в общий результат;
- итоговый KPI менеджера в процентах;
- самопроверка, что расчет сошелся.
Что делать дальше: если у вас есть пороги, ограничение на перевыполнение, новые менеджеры без полного периода или нет CRM – переходите к граничным случаям. Если таких условий нет – сразу к краткой выжимке.
5. Граничные случаи
Есть ограничение на перевыполнение
Что происходит: менеджер может сделать 130% или 160% по одному показателю, и общий KPI резко вырастает.
Почему: в некоторых компаниях перевыполнение разрешено без потолка, а в некоторых ограничено, например не больше 120% по каждому показателю.
Конкретное решение: сначала уточните правило. Если есть потолок 120%, то в расчет берите не фактические 160%, а 120%. Например, счета выполнены на 135%, но лимит 120% – в формулу подставляем 120%.
Есть минимальный порог для начисления
Что происходит: менеджер формально набрал, например, 94%, но премия может не выплачиваться.
Почему: в системе мотивации часто есть порог входа, например KPI ниже 90% не оплачивается, а ниже 80% обнуляется.
Конкретное решение: разделяйте расчет KPI и правило выплаты. Сначала честно считайте сам KPI, потом отдельно применяйте правило мотивации. Не смешивайте эти два этапа в одну формулу.
Менеджер работал не полный месяц
Что происходит: факт низкий, KPI выглядит слабым.
Почему: если сотрудник вышел, например, 15 числа, а план дали как за полный месяц, сравнение становится некорректным.
Конкретное решение: пересчитайте план пропорционально рабочим дням. Например, месячный план по встречам 20, менеджер отработал 10 рабочих дней из 20. Тогда скорректированный план: 20 ÷ 20 × 10 = 10 встреч.
Один показатель не зависит от менеджера напрямую
Что происходит: KPI падает, хотя менеджер свою часть работы сделал.
Почему: в систему попал показатель, на который сильнее влияет другой отдел. Например, отгрузка зависит от склада, а не от продажника.
Конкретное решение: уберите такой показатель из личного KPI или перенесите его в командный KPI. В личной системе оставляйте только то, что менеджер реально может улучшать своими действиями.
Нет инструмента для учета
Что происходит: непонятно, откуда брать факт по звонкам, встречам, счетам и оплатам.
Почему: нет CRM-системы, а данные лежат кусками в мессенджерах, почте и блокнотах.
Конкретное решение: минимальный рабочий вариант – Google Таблицы или Яндекс Таблицы. Одна строка – один клиент. Столбцы: менеджер, дата, сумма сделки, количество касаний, встреча, счет, оплата, статус. Этого уже достаточно, чтобы считать KPI вручную.
Система KPI состоит из слишком большого числа метрик
Что происходит: расчет есть, но им невозможно управлять.
Почему: когда в системе 7–10 показателей, менеджер не понимает, что реально влияет на итог, а руководитель не видит главный рычаг.
Конкретное решение: сократите KPI до 2–4 ключевых показателей. Обычно достаточно одного результатного показателя, одного показателя активности и при необходимости одного показателя качества.
6. Кратко по управлению
- Зафиксируйте 2–4 показателя, по которым оценивается менеджер.
- Для каждого показателя задайте план, факт и вес.
- Проверьте, что сумма весов равна 100%.
- Посчитайте выполнение каждого показателя: факт ÷ план × 100%.
- Переведите вес в долю: 40% = 0,40.
- Посчитайте вклад каждого показателя: выполнение × вес в долях.
- Сложите вклады – получите итоговый KPI.
- Проверьте расчет: сумма вкладов должна совпадать с итогом.
- Смотрите не только на общий KPI, но и на то, какой показатель сильнее всего тянет результат вниз.
Важно знать
Этот материал показывает, как считать KPI, но не задает универсальную норму. Для одного бизнеса 85% – слабый результат, для другого – рабочий. Также статья не заменяет вашу систему мотивации: правила выплаты премии, пороги, коэффициенты и ограничения на перевыполнение компания устанавливает сама.
–––––––––––
(✔️ конец копирования, до черты)*
Расчет KPI с ИИ
Расчет ниже построен на умном скрипте – ИИ работает по схеме этой статьи, а не придумывает от себя. Он сначала помогает собрать правильную структуру KPI под вашу ситуацию, потом сам запрашивает данные, проверяет расчет и учитывает спорные случаи.
Ниже два готовых промпта. Работают строго по порядку.
Что понадобится:
- сильная нейросеть уровня Claude или Gemini, либо наш бесплатный ИИ-чат;
- данные по плану, факту и весам KPI;
- при необходимости – правила мотивации: порог, потолок, неполный месяц, личный или командный KPI.
Шаг 1. Отправьте первый промпт
Скопируйте текст ниже. Вместо слова СФЕРА подставьте свою сферу. Например: "продажа мебели", "b2b услуги для бизнеса", "продажа недвижимости".
Я хочу рассчитать KPI менеджера по продажам. Моя сфера: СФЕРА. Чтобы ты работал по правильной схеме и ничего не упустил, даю тебе эталонный материал – изучи его полностью и точно следуй всем шагам, которые применимы к моему случаю.
Действуй строго по шагам:
Шаг 1. Сначала предложи структуру KPI для моего случая: какие показатели логично использовать, какие из них результатные, какие относятся к активности, какие лучше не включать в личный KPI. Это должен быть черновик, а не финальное решение. Жди моего подтверждения и правок.
Шаг 2. После моего подтверждения запроси все данные, которые нужны для расчета: период, список показателей, план, факт, веса, есть ли пороги, есть ли ограничения на перевыполнение, работал ли менеджер полный период, личные это KPI или командные. Если для интерпретации данных не хватает – сам задай уточняющие вопросы. Жди моих ответов.
Шаг 3. Только после получения всех данных переходи к расчету.
Вот эталонный пример:
[вставьте вместо этого примечания – текст эталона: все, что копировали между чертами (весь самостоятельный расчет)]Действие пользователя: отправьте промпт в ИИ.
Тип ответа ИИ: предложит черновую структуру KPI под ваш случай.
Что делать дальше: напишите, что оставить, что убрать, что добавить. Например: "оставь выручку и оплаты, убери встречи, добавь маржу. KPI личный, не командный".
Шаг 2. Ответьте на вопросы ИИ и соберите цифры
Действие пользователя: отвечайте на вопросы ИИ по очереди.
Тип ответа ИИ: будет собирать недостающие данные для расчета.
Что делать дальше: дайте цифры за один и тот же период. Например: "период – март, выручка план 1 000 000, факт 900 000, счета план 40, факт 44, встречи план 20, факт 16, веса 50/30/20, порог выплаты 90%, потолка нет".
Где взять данные:
- выручка и оплаты – amoCRM, Битрикс24, МойСклад, 1С, Excel или Google Таблицы;
- звонки и встречи – amoCRM, Битрикс24, UIS, Mango Office, таблица менеджера;
- счета и оплаты – 1С, Контур, CRM, таблица отдела продаж;
- если CRM нет – Google Таблицы или Яндекс Таблицы, где одна строка это один клиент или одна сделка.
Шаг 3. Отправьте второй промпт
Скопируйте и отправьте как есть:
Теперь сделай расчет KPI по эталонной схеме. Выведи результат в таком формате:
1. Таблица: показатель – план – факт – выполнение в % – вес – вклад в итоговый KPI
2. Итоговый KPI в %
3. Пошаговый показ формул с подстановкой чисел
4. Самопроверка: сумма вкладов и проверка корректности весов
5. Интерпретация: какой показатель сильнее всего влияет на итог и почему
6. Граничные случаи: учти пороги, потолок перевыполнения, неполный период, командный или личный характер показателя, отсутствие части данных
7. Если для интерпретации не хватает данных – сначала запроси их, а не делай вид, что все понятно
Действие пользователя: отправьте второй промпт после того, как ИИ скажет, что данных достаточно.
Тип ответа ИИ: вернет готовый расчет в нужной структуре.
Что делать дальше: проверьте, совпадают ли ваши исходные цифры с теми, что ИИ использовал в таблице. Например: "все верно, теперь добавь краткий вывод для руководителя в 3 предложениях".
Что получите в итоге
- понятный расчет KPI менеджера по продажам;
- таблицу с планом, фактом, весами и вкладом каждого показателя;
- самопроверку, что расчет сошелся;
- объяснение, какой показатель тянет общий результат вниз или вверх;
- учет спорных ситуаций, если они есть в ваших данных.
Если что-то пошло не так
- Откройте новый чистый диалог с нейросетью без предыдущих сообщений – это первое что нужно сделать при любой проблеме. Старый контекст сбивает логику работы по схеме.
- ИИ сразу начал считать без согласования структуры KPI – отправьте: "стоп, сначала предложи структуру KPI под мой случай и дождись подтверждения".
- ИИ не запросил важные правила мотивации – отправьте: "стоп, сначала уточни порог, потолок, период и личный или командный характер KPI".
- ИИ посчитал веса неправильно – отправьте: "проверь, чтобы сумма весов была 100%, и пересчитай вклад каждого показателя".
- ИИ выдал только текст без таблицы – отправьте: "выведи результат строго в формате таблицы из второго промпта".
- ИИ сделал вывод, хотя данных не хватает – отправьте: "не интерпретируй без недостающих данных, сначала запроси их отдельно списком".
