Как создать коммерческое предложение на бумагу А4: правила написания, примеры КП, образцы текстов, структуры и частые ошибки

Многие думают, что уж с таким товаром, как офисная бумага, все просто. Бери и продавай. Кажется, что достаточно отправить прайс-лист, и клиенты выстроятся в очередь. Это заблуждение, стоившее многим начинающим поставщикам потерянных контрактов и слитых впустую бюджетов.

На самом деле, рынок бумаги — это высококонкурентная среда, где решение о покупке принимают не эмоционально, а сугубо рационально. Здесь ваше красивое описание “белоснежной и гладкой” бумаги не значит ровным счетом ничего. Любое коммерческое предложение на бумагу А4 попадает на стол к опытному закупщику или офис-менеджеру, который видел сотни таких же.

Чтобы пробиться через этот фильтр, нужно понимать не свойства товара, а психологию и бизнес-процессы клиента. Ваше предложение должно не продавать бумагу, а решать проблему бесперебойной работы офиса.

В этой статье мы разберем по косточкам, как это сделать. Вы узнаете:

• Что на самом деле важно для покупателя бумаги.
• Чем “холодное” КП отличается от “горячего” и почему их нельзя путать.
• Как цена влияет на решение и как ее правильно подать.
• Какие ошибки гарантированно отправят ваше письмо в корзину.
• Как должно выглядеть предложение, которое читают до конца.

Забудьте про “креативные подходы” и “уникальные тексты”. Здесь царит логика, прагматизм и понимание причинно-следственных связей. Давайте разберемся, как заставить их работать на вас.

Что должно быть в коммерческом предложении на бумагу А4

Почему стандартные описания не работают

Первое, что нужно понять: закупщик, который отвечает за снабжение офиса, не покупает “бумагу”. Он покупает решение проблемы “чтобы в принтерах всегда была бумага”. Это принципиально разный взгляд на вещи. Его не волнует “высочайшее качество” и “идеальная белизна”. Его волнуют риски, сроки и удобство.

Следовательно, ваше коммерческое предложение должно отвечать на его невысказанные вопросы и закрывать его страхи, а не расхваливать товар.

Ключевой инсайт: Вы продаете не бумагу, а бесперебойность офисных процессов и предсказуемость поставок. Это и есть ваш главный продукт.

Составные части предложения, которые действительно имеют значение

Вот из чего должно состоять ваше КП, чтобы оно имело вес в глазах профессионального закупщика:

• Четкая идентификация товара. Не просто “бумага А4”, а конкретные артикулы и классы. Например: “Бумага офисная, класс С, SvetoCopy Classic, А4, 80 г/м², 500 л.” и “Бумага офисная, класс А, Ballet Premier, А4, 80 г/м², 500 л.”. Это показывает, что вы говорите на одном языке с клиентом и понимаете его потребности в разных сегментах (бумага для черновиков и бумага для важных документов).
• Ценовая политика. Это самый важный блок. Просто цифра не работает. Нужна структура. Например, цена за пачку, цена за коробку (обычно 5 пачек), цена за палету. Необходимо показать явную выгоду от увеличения объема закупки.
• Условия доставки. Это второй по важности пункт. “Доставка по городу” — это ни о чем. Нужна конкретика: “Бесплатная доставка по Москве в пределах МКАД при заказе от 10 000 рублей на следующий рабочий день”. Или: “Доставка до транспортной компании ‘Деловые Линии’ — бесплатно, два раза в неделю (вторник, четверг)”. Закупщик должен сразу понять, как и когда он получит товар.
• Условия оплаты. Варианты — ваше конкурентное преимущество. “Только 100% предоплата” отпугнет многих. Предложите опции: “Оплата по счету с отсрочкой платежа 14 календарных дней для постоянных клиентов” или “Оплата при получении для первого заказа”. Это снижает риски для клиента.
• Гарантия наличия и стабильность поставок. Это ваш козырь. Фраза “Гарантируем наличие на складе не менее 20 палет бумаги SvetoCopy Classic” звучит гораздо убедительнее, чем “всегда в наличии”. Это показывает вашу надежность как поставщика, что для бизнеса критически важно.
• Работа с документами. Упоминание о том, что вы работаете через системы электронного документооборота (ЭДО), например, “Диадок” или “СБИС”, — огромный плюс. Это сигнал для бухгалтерии клиента, что с вами будет удобно и быстро закрывать документы, а это экономит время и нервы.
• Персональный менеджер. Для средних и крупных клиентов это важно. “За вашей компанией будет закреплен персональный менеджер Иванов Петр, который будет решать все вопросы по заказам и поставкам”. Это переводит общение из безличного в человеческое и повышает лояльность.

Как видите, ни слова про “гладкость” и “яркость”. Только бизнес-процессы. Именно такой подход отличает профессионала от дилетанта, который пытается продать канцелярский товар как айфон.

Структура и содержание КП: холодное vs горячее

Одна из фатальных ошибок — использовать одну и ту же структуру предложения для всех ситуаций. Это все равно что пытаться одним ключом открыть и квартиру, и машину. Коммерческое предложение, отправленное “в холодную”, и предложение, высланное по запросу, — это два совершенно разных документа по своей сути, цели и структуре.

“Холодное” коммерческое предложение: цель — не продать, а заинтересовать

“Холодное” КП отправляется клиенту, который вас не ждет и, скорее всего, уже имеет поставщика. Его почтовый ящик завален подобными письмами. Ваша задача — пробиться через этот шум за 3-5 секунд.

Причина и следствие: Если ваше холодное КП будет длинным и подробным, его не будут читать. Следствие — оно отправится в корзину. Поэтому его цель — не заключить сделку, а получить ответ. Например, запрос на подробный прайс-лист, согласие на звонок менеджера или пробный заказ.

Структура “холодного” КП (модель AIDA на практике):

1. A (Attention) — Внимание. Сильный, цепляющий заголовок (тема письма и первая строка КП). Он должен быть сфокусирован на выгоде или проблеме.
   Плохо: “Коммерческое предложение от ООО ‘Бумага-Опт'”.
   Хорошо: “Гарантируем наличие бумаги SvetoCopy для вашего офиса. Всегда.”. Или: “Снизим ваши затраты на офисную бумагу на 15% без потери качества”.
2. I (Interest) — Интерес. Короткий первый абзац (2-3 предложения), который раскрывает заголовок и показывает, что вы понимаете проблему клиента.
   Пример: “Знаем, как важна бесперебойная работа офиса и как неприятны ситуации, когда бумага в принтере заканчивается в самый неподходящий момент. Мы специализируемся на плановых поставках бумаги для компаний вашего профиля”.
3. D (Desire) — Желание. Конкретное, одно, но очень сильное предложение (оффер). Не нужно вываливать весь прайс.
   Пример: “Предлагаем вам зафиксировать цену на бумагу SvetoCopy Classic на уровне 250 рублей за пачку на весь следующий квартал. Независимо от колебаний рынка”. Или: “При первом заказе от 5 коробок — доставка и одна коробка бумаги класса B в подарок”.
4. A (Action) — Действие. Четкий и простой призыв к действию. Клиент не должен думать, что ему делать дальше.
   Пример: “Чтобы получить полный прайс-лист с оптовыми ценами, просто ответьте на это письмо”. Или: “Позвоните нашему менеджеру Анне по телефону +7(XXX)XXX-XX-XX, чтобы оформить пробный заказ”.

Важное замечание: Холодное КП должно умещаться на одном экране, без прокрутки. Максимум одна страница. Никаких вложений на 10 мегабайт. Идеально — текст прямо в теле письма.

“Горячее” коммерческое предложение: цель — закрыть сделку

“Горячее” КП вы отправляете, когда клиент сам проявил интерес: позвонил, оставил заявку на сайте, откликнулся на ваше “холодное” письмо. Он уже готов сравнивать и выбирать. Здесь краткость — ваш враг. Нужна полнота и убедительность.

Причина и следствие: Если в горячем КП не будет всех деталей, клиенту придется их уточнять. Это лишний шаг. Возможно, он просто выберет конкурента, у которого все было расписано сразу. Поэтому цель — дать исчерпывающую информацию для принятия решения.

Структура “горячего” КП:

1. Напоминание о контексте. “Здравствуйте, Иван Петрович. В продолжение нашего телефонного разговора направляем Вам коммерческое предложение на поставку офисной бумаги”.
2. Таблица с ассортиментом и ценами. Это ядро предложения. Не просто список, а структурированная таблица.
3. Детальные условия работы. Все то, что мы обсуждали в первом разделе: точные сроки и стоимость доставки, все варианты оплаты, условия отсрочки, гарантии.
4. Дополнительные выгоды (Усиление оффера). “При заказе на сумму свыше 50 000 рублей — бесплатная доставка до склада в день заказа”. “Для всех клиентов действует накопительная система скидок”.
5. Социальные доказательства (по возможности). “Среди наших постоянных клиентов — компании ‘Ромашка’ и ‘Василек'”. (Использовать только с разрешения клиентов).
6. Четкий следующий шаг. “Для оформления заказа свяжитесь с вашим персональным менеджером Петровым Василием…”. “Счет на оплату прикреплен к этому письму”.

Сравнительная таблица: Холодное vs. Горячее КП

Параметр	Холодное КП	Горячее КП
Цель	Начать диалог, получить контакт, вызвать интерес.	Закрыть сделку, предоставить всю информацию для решения.
Объем	Максимум 1 страница, идеально — 1 экран.	2-5 страниц, столько, сколько нужно для полноты информации.
Структура	AIDA (Внимание, Интерес, Желание, Действие).	Логическая (Контекст, Предложение, Условия, Гарантии, Действие).
Оффер	Один, самый сильный и понятный.	Полный ассортимент, несколько вариантов, система скидок.
Цена	Может быть указана как ориентир (“от…”), либо как часть спецпредложения.	Подробная таблица с ценами за разные единицы и объемы.
Призыв к действию	Простой, не требующий усилий (ответить на письмо, скачать прайс).	Конкретный, ведущий к сделке (оплатить счет, связаться с менеджером).

Вывод для практика: Никогда не отправляйте одно и то же письмо всем подряд. Это прямая дорога к провалу. Адаптация предложения под “температуру” клиента — это не опция, а базовое правило гигиены в продажах.

Оформление коммерческого предложения

Молодежь часто думает, что для такого “скучного” товара, как бумага, дизайн не важен. Мол, главное — цена. Это поверхностный взгляд. В B2B-продажах “дизайн” — это не красивые картинки и не креативные шрифты. Это синоним профессионализма, читабельности и уважения ко времени клиента.

Причина и следствие: Небрежно оформленный документ, сверстанный “на коленке” в Word, подсознательно ассоциируется с небрежной, ненадежной компанией. Если вы не можете потратить час на то, чтобы привести в порядок главный продающий документ, где гарантия, что вы вовремя и без ошибок оформите отгрузочные накладные? Ваш дизайн — это часть вашего сервиса.

Ключевые принципы оформления КП на бумагу

• Фирменный бланк. Это не просто “красиво”, это элемент доверия. Логотип, название компании, ИНН/КПП, юридический адрес, контакты (телефон, email, сайт) в шапке или подвале документа. Это показывает, что вы — реальная, серьезная организация, а не фирма-однодневка.
• Читабельность. Золотое правило: 12-й кегль для основного текста, 14-16-й для подзаголовков. Шрифт — стандартный, без засечек (Arial, Calibri, Helvetica) или с аккуратными засечками (Times New Roman, Georgia). Забудьте про экзотику. Ваша задача — чтобы текст легко читался, а не чтобы клиент восхищался вашим вкусом.
• “Воздух”. Не лепите текст сплошной стеной. Используйте короткие абзацы (4-5 строк), широкие поля, отступы между блоками. Белое пространство так же важно, как и сам текст. Оно направляет взгляд и не дает мозгу устать.
• Структурирование. Используйте заголовки и подзаголовки (H2, H3). Выделяйте ключевые мысли жирным или курсивом, но не переусердствуйте. Списки (как этот) воспринимаются гораздо легче, чем сплошной абзац.
• Визуализация данных. Цены, скидки, варианты доставки — все, что можно, оформляйте в виде таблицы. Это лучший способ представить сравнительную информацию. Мозг человека обрабатывает табличные данные в разы быстрее, чем текст.
• Формат файла. Всегда отправляйте КП в формате PDF. Это стандарт де-факто. Он гарантирует, что на любом устройстве ваш документ откроется именно так, как вы его задумали. Никаких .doc, .docx, .rtf. Имя файла должно быть понятным: `КП_Бумага_А4_Для_ООО_Ромашка.pdf`, а не `Doc1.pdf` или `Компред.pdf`.

Вопрос-Ответ по оформлению

Нужно ли вставлять картинки с пачками бумаги?

Скорее нет, чем да. Особенно в “холодном” КП. Это утяжеляет файл и отвлекает от сути. В “горячем” предложении для крупного клиента можно добавить небольшие, качественные изображения товара в таблице, если вы предлагаете несколько разных брендов. Но это не должно быть самоцелью.

Что насчет цвета?

Используйте цвета вашего фирменного стиля, но очень дозированно. Например, для заголовков или для выделения ячеек в таблице. Основной текст всегда должен быть черным на белом фоне. Избегайте ярких, кислотных цветов — это выглядит дешево и непрофессионально.

Полезная мысль: Представьте, что ваше КП будут распечатывать на черно-белом принтере. Будет ли оно после этого читаемым? Если нет — упрощайте дизайн.

Помните, хорошее оформление не продаст за вас, если у вас плохой оффер. Но плохое оформление может легко убить даже самое лучшее предложение. Оно просто не даст клиенту до него добраться.

Как указать цену в КП

В сделках с товарами повседневного спроса, такими как бумага, цена — это почти всегда решающий фактор. Но просто написать цифру — значит, проиграть еще до начала битвы. Подача цены — это целое искусство, основанное на психологии и понимании нужд клиента.

Причина и следствие: Если вы просто даете одну цену, вы заставляете клиента сравнивать вас с конкурентами только по этому параметру. Если же вы предлагаете ценовую сетку, варианты и условия, вы переводите диалог из плоскости “дорого/дешево” в плоскость “какой вариант для меня выгоднее”. Вы начинаете управлять процессом выбора.

Способы представления цены

1. Цена за единицу vs. Цена за упаковку.
   Всегда указывайте цену за минимальную единицу (пачка, 500 листов) и цену за заводскую упаковку (коробка, 5 пачек). Это показывает вашу прозрачность и помогает закупщику планировать. Можно добавить небольшую скидку на покупку целой коробкой, чтобы стимулировать больший объем.
2. Таблица объемных скидок (Tiered Pricing).
   Это самый мощный инструмент. Он наглядно демонстрирует выгоду от увеличения заказа.

   Объем заказа	Цена за пачку SvetoCopy Classic, руб. (с НДС)	Ваша выгода
   От 1 до 10 коробок	280	Базовая цена
   От 11 до 50 коробок (1/2 палеты)	270	Скидка 3.5%
   От 51 до 100 коробок (1 палета)	260	Скидка 7%
   От 101 коробки	Цена по запросу	Индивидуальные условия

   Почему это работает: Такая таблица мотивирует клиента задуматься: “Может, стоит заказать сразу на квартал вперед и сэкономить 7%?”. Вы не просто продаете, вы помогаете ему оптимизировать закупки.

3. “Цена с якорем”.
   Если вы предлагаете бумагу разных классов, покажите их рядом.
   • Бумага “Ballet Premier” (Класс А) — 350 руб/пачка
   • Бумага “SvetoCopy Classic” (Класс C) — 280 руб/пачка

   На фоне более дорогой бумаги класса А, цена на стандартную бумагу класса С уже не кажется такой высокой. Это психологический трюк, называемый “якорением”.

4. Фиксация цены.
   Для крупных клиентов или в период нестабильности на рынке оффер “Фиксируем цену 270 руб/пачка до конца года при заключении договора на плановые поставки” может быть сильнее любой скидки. Он продает не цену, а предсказуемость и стабильность — то, что так ценят в бизнесе.

Что еще важно указать рядом с ценой

• Включение НДС. Всегда пишите “Цена с учетом НДС 20%”. Это снимает массу вопросов от бухгалтерии клиента.
• Срок действия предложения. “Цены действительны до 31.12.2024”. Это создает легкое ощущение срочности и мотивирует не откладывать решение.
• Валюта. Указывайте валюту (руб., ₽). Это кажется очевидным, но в документах не бывает лишней точности.

Ключевой инсайт: Перестаньте продавать цену. Начните продавать ценовые условия. Предлагайте клиенту не просто товар, а умное решение по управлению его затратами.

Типичные ошибки в КП на бумагу А4

Многолетний опыт позволяет видеть одни и те же промахи, которые кочуют из одного “коммерческого предложения” в другое. Эти ошибки основаны на непонимании психологии B2B-закупок и специфики товарного рынка. Давайте разберем самые губительные из них, чтобы вы никогда их не совершали.

Ошибка 1: Вода и общие фразы.
Как выглядит: “Наша динамично развивающаяся компания предлагает высококачественную бумагу от ведущих мировых производителей. Мы ценим каждого клиента и предлагаем индивидуальный подход”.
Почему это ошибка: Это информационный шум. Он не несет никакой конкретики и вызывает только раздражение. Закупщик — человек занятой, ему нужны факты, а не маркетинговые штампы.
Последствия: Письмо закрывается после первого же абзаца. Вы выглядите как дилетант.

Ошибка 2: Фокус на продукте, а не на условиях.
Как выглядит: “Наша бумага имеет белизну 146% CIE и плотность 80 г/м². Она идеально подходит для лазерной и струйной печати, не застревает в принтере и обеспечивает яркие отпечатки”.
Почему это ошибка: Все это говорят. Характеристики бумаги стандартны для каждого класса. Вы не сообщаете ничего нового или уникального. Покупатель и так знает, какая плотность ему нужна.
Последствия: Вы не выделяетесь на фоне десятков конкурентов, говорящих то же самое. Ваше единственное отличие — цена. Начинается ценовая война, в которой вы, скорее всего, проиграете.

Ошибка 3: Отсутствие четкого призыва к действию (Call to Action).
Как выглядит: КП заканчивается фразой “С уважением, ООО ‘Бумага-Опт'”. Или “Будем рады сотрудничеству”.
Почему это ошибка: Получатель не понимает, что ему делать дальше. Позвонить? Написать? Ждать вашего звонка? В большинстве случаев он не сделает ничего.
Последствия: Потенциально заинтересованный клиент откладывает письмо “на потом” и благополучно о нем забывает. Сделка сорвана по вашей вине.

Ошибка 4: Один оффер для всех.
Как выглядит: Вы отправляете в крупную корпорацию и в маленький ИП одно и то же предложение с ценой за одну коробку.
Почему это ошибка: У этих клиентов совершенно разные потребности и объемы закупок. Корпорации нужен договор на год с плановыми поставками палетами, а ИП — 2 коробки раз в месяц с оплатой по факту. Ваше предложение нерелевантно ни для одного, ни для другого.
Последствия: Вы не попадаете в потребности ни одного из сегментов вашей аудитории. Конверсия стремится к нулю.

Ошибка 5: Непрозрачное ценообразование.
Как выглядит: “Цена — от 250 рублей”. Или цена указана без НДС. Или не указаны условия доставки, которая потом всплывает в счете отдельной строкой.
Почему это ошибка: Это создает ощущение обмана и недосказанности. Бизнес не любит сюрпризов, особенно в финансах.
Последствия: Потеря доверия. Даже если ваша итоговая цена будет ниже, клиент может уйти к конкуренту с чуть более высокой, но абсолютно прозрачной ценой.

Ошибка 6: Отправка “голого” прайс-листа.
Как выглядит: Письмо с темой “Прайс” и вложением price.xls.
Почему это ошибка: Прайс-лист — это не коммерческое предложение. Он не объясняет, почему нужно купить у вас, не описывает условия, не работает с возражениями. Это просто таблица с цифрами.
Последствия: В лучшем случае ваше письмо проигнорируют. В худшем — используют ваш прайс, чтобы “прогнуть” по цене своего текущего поставщика. Вы бесплатно поработали на конкурента.

Практический вывод: Проверьте свое текущее коммерческое предложение по этому списку. Если нашли хотя бы одно совпадение — его нужно срочно переделывать. Каждая из этих ошибок — это дыра, через которую утекают ваши потенциальные клиенты и прибыль.

Готовые образцы КП на бумагу А4

Теория — это хорошо, но лучше один раз увидеть. Давайте рассмотрим два примера: короткое “холодное” КП, сверстанное прямо в теле письма, и более подробное “горячее” для отправки по запросу.

Образец 1: “Холодное” коммерческое предложение (в теле email)

Тема письма: Гарантия наличия бумаги SvetoCopy для вашего офиса в Москве

---

Здравствуйте!

Знаем, что для стабильной работы вашего офиса важно, чтобы расходные материалы, особенно бумага, всегда были в наличии. Простои в работе из-за их отсутствия недопустимы.

Мы, компания “СнабОфис”, специализируемся на бесперебойных поставках офисной бумаги и предлагаем вам решить этот вопрос раз и навсегда.

Наше специальное предложение до конца месяца:

Зафиксируйте цену на самую популярную бумагу SvetoCopy Classic (класс C, A4) на уровне 270 руб./пачка с НДС на весь следующий квартал при заключении договора на ежемесячные поставки.

Что это вам дает:

• Предсказуемость бюджета: Ваша цена не изменится, даже если рынок пойдет вверх.
• Гарантия наличия: Мы резервируем под вас необходимый объем на нашем складе.
• Удобство: Бесплатная доставка по Москве на следующий день после заказа.

Готовы обсудить?

Просто ответьте на это письмо, и наш менеджер свяжется с вами, чтобы выслать полный прайс-лист и проект договора.

---

С уважением,
Иван Петров, менеджер по работе с клиентами
Компания “СнабОфис”
+7 (495) XXX-XX-XX
сайт.ру

Комментарий преподавателя:

• Цель достигнута: КП не пытается продать вагон бумаги. Оно продает идею стабильности и предлагает простой следующий шаг — ответить на письмо.
• Структура AIDA: Заголовок привлекает внимание (гарантия наличия), первый абзац вызывает интерес (понимаем вашу боль), оффер создает желание (фиксация цены), призыв к действию прост и понятен.
• Краткость: Все умещается на одном экране. Ничего лишнего. Закупщик тратит 10 секунд, понимает суть и может принять решение.

Образец 2: “Горячее” коммерческое предложение (фрагмент PDF-документа)

(Предполагается, что документ оформлен на фирменном бланке с логотипом и реквизитами)

Коммерческое предложение №12-45 от 15.10.2024

Для: ООО “Ромашка”
От: ООО “СнабОфис”

Уважаемый Иван Иванович,

В продолжение нашего сегодняшнего разговора направляем Вам подробное коммерческое предложение на поставку офисной бумаги для нужд вашей компании.

1. Ценовое предложение

Цены указаны с учетом НДС (20%) и действительны до 31.12.2024.

Наименование	Артикул	Цена за пачку (500 л.)	Цена за коробку (5 пачек)
Бумага офисная Ballet Premier, А4, 80г/м2, класс “A”	BP-A4-PREM	350 руб.	1720 руб.
Бумага офисная IQ Allround, А4, 80г/м2, класс “B”	IQ-A4-ALLR	310 руб.	1520 руб.
Бумага офисная SvetoCopy Classic, А4, 80г/м2, класс “C”	SC-A4-CL	280 руб.	1380 руб.

Обратите внимание: при заказе от 1 палеты (100 коробок) предоставляется дополнительная скидка 5% на весь ассортимент.

2. Условия доставки

• Бесплатная доставка по г. Москва при заказе на сумму от 15 000 руб.
• Срок доставки: на следующий рабочий день после подтверждения заказа.
• Возможен самовывоз с нашего склада по адресу: г. Москва, ул. Промышленная, д.5.

3. Условия оплаты

• Первый заказ — 100% предоплата по счету.
• Для последующих заказов возможна отсрочка платежа до 14 календарных дней после подписания договора.
• Мы работаем через ЭДО “Диадок”, что ускоряет обмен закрывающими документами.

4. Ваш следующий шаг

Для оформления первого заказа, пожалуйста, подтвердите выбранные позиции и количество ответным письмом. Мы оперативно выставим счет на оплату.

Ваш персональный менеджер, Петр Иванов, готов ответить на любые вопросы.

Контактное лицо:
Петр Иванов
Тел: +7 (495) XXX-XX-XX (доб. 101)
Email: p.ivanov@snaboffice.ru

Комментарий преподавателя:

• Полнота информации: Клиент получил все данные для принятия решения: ассортимент, цены, скидки, условия доставки и оплаты. Ему не нужно ничего уточнять.
• Профессионализм: Четкая структура, наличие реквизитов, нумерация, персонализация и указание контактов создают образ надежного и организованного партнера.
• Ясность: Таблицы и списки делают информацию легкой для восприятия. Призыв к действию конкретен и ведет к сделке.

Как отправить КП с сопроводительным письмом

Отправить коммерческое предложение — это не то же самое, что переслать смешную картинку другу. Вложение в письме могут не открыть, а само письмо — проигнорировать. Сопроводительное письмо — это тот самый крючок, который должен заставить получателя совершить целевое действие: открыть ваш PDF-файл.

Причина и следствие: Если сопроводительное письмо написано плохо (неинформативная тема, “водянистый” текст), у получателя не возникнет никакой мотивации открывать вложение. Он занят, у него десятки других писем. Следствие — ваше тщательно составленное КП останется непрочитанным.

Анатомия эффективного сопроводительного письма

1. Тема письма. Это 50% успеха. Она должна быть конкретной и релевантной.
   Плохо: “КП”, “Предложение о сотрудничестве”, “От ООО ‘Рога и Копыта'”.
   Хорошо (для горячего клиента): “Коммерческое предложение на бумагу А4 для ООО ‘Ромашка'”.
   Хорошо (для холодного клиента): “Бумага SvetoCopy по фиксированной цене на 4 квартал для вашего офиса”.
2. Персонализированное обращение. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству, если оно вам известно. “Уважаемый Иван Иванович!” работает в разы лучше, чем “Здравствуйте!”.
3. Напоминание о контексте (для “горячих”). “В продолжение нашего телефонного разговора…” или “Согласно Вашему запросу на нашем сайте…”. Это мгновенно включает получателя в диалог.
4. Краткая суть предложения (1-2 предложения). Не нужно пересказывать все КП. Дайте главную выгоду, которая заставит открыть файл.
   Пример: “Во вложении Вы найдете наше предложение с тремя вариантами бумаги разных классов и специальными ценами при заказе от одной палеты”.
5. Четкий призыв к действию. Скажите, что вы хотите от получателя.
   Пример: “Все детали — в приложенном файле. Буду рад ответить на Ваши вопросы после ознакомления”.
6. Профессиональная подпись. Ваше имя, должность, компания, прямой телефон и ссылка на сайт.

Пример сопроводительного письма

Тема: Коммерческое предложение на поставку офисной бумаги для ООО “Перспектива”

Уважаемая Анна Викторовна,

в продолжение нашего утреннего разговора направляю Вам детальное коммерческое предложение.

Во вложенном PDF-файле Вы найдете:

• Цены на три класса бумаги (A, B, C) с разбивкой по объему.
• Наши условия по бесплатной доставке и отсрочке платежа.
• Специальное предложение на бумагу IQ Allround до конца месяца.

Все цены и условия подробно расписаны в документе.

Буду признателен, если сможете дать обратную связь до конца недели. Готов ответить на любые уточняющие вопросы по телефону.

—
С уважением,
Сергей Смирнов
Старший менеджер, ООО “СнабОфис”
Тел: +7 (495) XXX-XX-XX (доб. 102)
Email: s.smirnov@snaboffice.ru

Полезная мысль: Само коммерческое предложение может быть в теле письма (как в образце холодного КП) или во вложении. Если ваше КП — это короткий оффер на 1 страницу, лучше поместить его прямо в тело письма. Если это подробный документ на 2-5 страниц с таблицами — однозначно во вложение в формате PDF.

Отличия КП от других документов

В головах многих менеджеров царит путаница. Они с легкостью меняют местами коммерческое предложение, прайс-лист и оферту, не понимая их принципиальной разницы. Это приводит к юридическим рискам и сорванным сделкам. Давайте раз и навсегда наведем порядок.

Причина и следствие: Отправляя клиенту документ под названием “Оферта”, когда вы на самом деле имели в виду “Коммерческое предложение”, вы можете случайно связать себя юридическими обязательствами. Клиент акцептует (примет) вашу оферту, и у вас возникнет обязанность заключить договор на указанных условиях, даже если вы уже передумали. Понимание разницы — это не только про продажи, но и про юридическую безопасность.

Сравнительная таблица ключевых бизнес-документов

Документ	Основная цель	Ключевое содержание	Юридическая сила	Когда использовать
Коммерческое предложение (КП)	Продать идею сотрудничества, вызвать интерес, убедить.	Выгоды, решение проблемы клиента, условия работы, цены, призыв к действию. Маркетинговый инструмент.	Не является офертой, если это прямо не указано. Не создает обязательств.	Для первого контакта (“холодное”) или в ответ на запрос (“горячее”).
Прайс-лист	Информировать о ценах и ассортименте.	Таблица с наименованиями товаров, артикулами и ценами.	Не является офертой. Просто информационный материал.	Для отправки существующим клиентам, размещения на сайте, как дополнение к КП.
Счет-оферта (или Оферта)	Предложить заключить договор на конкретных, неизменных условиях.	Все существенные условия договора: наименование товара, количество, цена, сроки поставки и оплаты.	Является публичной или непубличной офертой. Акцепт (принятие, например, оплата счета) приравнивается к заключению договора.	На финальном этапе сделки, когда все детали согласованы и нужно формализовать договоренности.
Презентация компании	Создать общее впечатление о компании, ее масштабе, миссии, опыте.	История, достижения, ключевые клиенты, фотографии производства/офиса.	Нет. Имиджевый материал.	Для конференций, встреч с инвесторами, размещения в разделе “О компании” на сайте.

Вопрос-Ответ по теме

Можно ли в КП написать, что оно является офертой?

Да, можно. Но делать это нужно осознанно. Фраза “Данное коммерческое предложение является публичной офертой” превращает ваш маркетинговый документ в юридически обязывающий. Любой, кто его получил и выполнил условия (например, отправил вам заявку), вправе требовать от вас продажи товара на указанных условиях. Обычно так не делают, чтобы сохранить гибкость.

Что такое “счет-оферта”?

Это гибридный документ, который одновременно является и счетом на оплату, и предложением заключить договор. В нем обычно пишут: “Оплата данного счета является акцептом оферты и означает согласие с условиями поставки”. Это удобный способ для небольших и разовых сделок, позволяющий не подписывать отдельный бумажный договор.

Вывод для практика: Никогда не называйте коммерческое предложение офертой, если вы не готовы нести за это юридическую ответственность. КП — это инструмент убеждения, а оферта — инструмент заключения сделки. Это разные этапы воронки продаж.

Особенности КП для бумаги А4

Подводя итог, давайте еще раз сфокусируемся на специфике нашего товара. Бумага А4 — это классический биржевой товар (commodity). Это означает, что для покупателя все предложения “на одно лицо”. Качество бумаги одного и того же класса у разных производителей практически идентично. Пытаться выиграть за счет уникальности самого продукта — путь в никуда.

Причина и следствие: Поскольку сам товар не уникален, конкуренция переходит из плоскости продукта в плоскость бизнес-процессов. Побеждает не тот, у кого бумага “белее”, а тот, у кого сервис “удобнее”. Ваше коммерческое предложение должно быть построено именно вокруг этой идеи.

Золотые правила КП на бумагу

1. Продавайте не продукт, а решение. Ваша цель — не продать 100 коробок бумаги, а обеспечить бесперебойную работу офиса клиента. Все ваше КП должно быть пронизано этой мыслью. Говорите о гарантиях, стабильности, предсказуемости.
2. Ваши главные козыри — логистика и финансы. Скорость доставки, ее стоимость (или бесплатность), возможность отсрочки платежа, работа по ЭДО — вот что на самом деле сравнивает закупщик, когда смотрит на пять одинаковых предложений. Сделайте эти условия максимально привлекательными и понятными.
3. Сегментируйте предложение. Не бывает “среднего” клиента. Есть малый бизнес, которому нужны 2 коробки в месяц и оплата картой. Есть средний бизнес, которому нужно 2 палеты в квартал и отсрочка. Есть корпорация, которой нужен годовой контракт и персональный менеджер. Ваше коммерческое предложение на бумагу А4 должно быть адаптировано под каждый из этих сегментов.
4. Цена важна, но структура цены важнее. Предлагайте объемные скидки, пакетные предложения (“бумага + файлы + ручки со скидкой 10%”), фиксируйте цены на период. Дайте клиенту инструменты для оптимизации его собственных затрат.
5. Профессионализм в деталях. Аккуратное оформление, понятное имя файла, грамотное сопроводительное письмо, обращение по имени — все это создает образ надежного партнера, с которым приятно и безопасно иметь дело. В сером и скучном мире канцелярских товаров это может стать решающим фактором.

Финальный инсайт: Когда клиент выбирает поставщика бумаги, он подсознательно ищет того, кто создаст ему меньше всего проблем в будущем. Ваше коммерческое предложение должно стать доказательством того, что вы и есть тот самый поставщик.

Чек-лист для самопроверки вашего КП

Прежде чем нажать кнопку “Отправить”, пройдитесь по этому списку:

1. Ваше КП адаптировано под “температуру” клиента (холодное/горячее)?
2. В нем нет “воды” и общих фраз?
3. Фокус сделан на условиях (доставка, оплата), а не на свойствах бумаги?
4. Ценообразование прозрачно и понятно (есть НДС, объемные скидки)?
5. Есть четкий и простой призыв к действию?
6. Документ профессионально оформлен и сохранен в PDF с понятным именем?
7. Сопроводительное письмо написано грамотно и мотивирует открыть вложение?
8. Вы четко понимаете, что отправляете именно КП, а не оферту или прайс-лист?

Если вы можете уверенно ответить “да” на все эти вопросы, то у вашего предложения есть все шансы быть не просто прочитанным, а превратиться в реальную сделку. В противном случае — лучше потратить еще час на доработку, чем в очередной раз услышать в ответ тишину. Помните, на рынке commodity-товаров выигрывает не тот, кто громче кричит, а тот, кто думает на два шага вперед.