Вы наверняка отправляли документы, которые называли “коммерческое предложение”, а в ответ получали тишину. Это знакомая история для многих. Причина проста: чаще всего под видом продающего документа отправляется обычный прайс-лист, который не вызывает ничего, кроме желания его закрыть. Особенно это критично в сфере услуг, где доверие важнее цены.
Создать эффективное коммерческое предложение на IT-сопровождение — это не про перечисление услуг и цен. Это про умение говорить на языке проблем клиента и предлагать ему спокойствие и безопасность. В этом материале мы разберем не просто шаблоны, а саму логику построения документа, который будут читать, а не отправлять в корзину.
Здесь вы найдете ответы на ключевые вопросы:
- Какие элементы обязательны для такого КП?
- Чем отличается предложение для “холодного” и “горячего” клиента?
- Как говорить о цене, чтобы не отпугнуть?
- Какие ошибки убивают 9 из 10 предложений?
Понимание этих принципов — это прямой путь от “спасибо, мы подумаем” к “когда вы можете приступить?”.
Особенности КП для IT-сопровождения
Прежде чем бросаться писать текст, нужно понять одну простую, но фундаментальную вещь. IT-сопровождение — это не товар, который можно потрогать. Это не разовая услуга вроде consertar компьютера. Вы продаете долгосрочные отношения, основанные на доверии. Отсюда и вытекают все особенности.
Причина в том, что клиент покупает не “настройку сервера” или “установку ПО”. Он покупает решение своих проблем и страхование от будущих рисков.
- Покупает непрерывность бизнеса. Он хочет быть уверен, что его компания не остановится из-за сбоя в сети или поломки сервера.
- Покупает свое спокойствие. Он хочет делегировать головную боль с техникой профессионалам и заниматься своим делом.
- Покупает безопасность. Он хочет защитить свои данные от утечек, вирусов и шифровальщиков.
- Покупает эффективность. Он хочет, чтобы его сотрудники не тратили время на борьбу с техникой, а работали.
Именно поэтому коммерческое предложение на IT-сопровождение должно бить не в технические детали, а в эти бизнес-потребности. Никому, кроме другого IT-специалиста, не интересно, какую систему мониторинга вы используете. Клиенту интересно, что эта система позволит предотвратить сбой до того, как он случится, и сэкономит ему деньги.
Простая аналогия: когда вы покупаете страховку на автомобиль, вас меньше всего волнует, в какой программе работает страховой агент. Вас волнует размер выплаты и скорость реакции при наступлении страхового случая. Здесь то же самое.
Таким образом, главная особенность — смещение фокуса с “ЧТО мы делаем” на “ПОЧЕМУ это важно для ВАШЕГО бизнеса”. Это ключевая причина, по которой стандартные, безликие предложения проваливаются. Они говорят о себе, а нужно говорить о клиенте.
Что должно быть в коммерческом предложении на IT-сопровождение
Любое успешное предложение строится на логике и последовательно ведет клиента от его проблемы к вашему решению. Если пропустить хотя бы один элемент, вся конструкция может рассыпаться. Причина проста: каждый блок выполняет свою психологическую задачу.
Вот скелет, на который нанизывается “мясо” вашего предложения.
1. Заголовок и первое предложение
Задача: Зацепить внимание и заставить читать дальше.
Почему это работает: В мире информационного шума у вас есть 3-5 секунд. Если заголовок не обещает решения конкретной проблемы клиента (“Коммерческое предложение для ООО ‘Ромашка’ по обеспечению бесперебойной работы IT-инфраструктуры”), его просто не откроют.
2. Идентификация проблемы клиента (“Блок боли”)
Задача: Показать, что вы понимаете ситуацию клиента.
Почему это работает: Люди доверяют тем, кто их понимает. Начните не с рассказа о себе, а с описания проблем, которые вы выявили на встрече или предполагаете у компаний такого типа. Например: “Частые сбои в работе 1С приводят к простоям отдела продаж, а медленная работа компьютеров снижает общую производительность команды“. Это вызывает мгновенный отклик: “Да, это про нас!”.
3. Предлагаемое решение
Задача: Показать, как именно вы решите эти проблемы.
Почему это работает: После того как вы надавили на боль, вы предлагаете “таблетку”. Важно связать ваши услуги с решением проблем. Не “Мы предлагаем аудит сети”, а “Мы проведем полный аудит вашей IT-инфраструктуры, чтобы выявить узкие места, которые вызывают сбои, и устранить их“. Каждое ваше действие должно иметь понятную для бизнеса клиента цель.
4. Описание услуг и тарифов (пакетов)
Задача: Дать клиенту выбор и обосновать стоимость.
Почему это работает: Вместо одной цены предложите 2-3 пакета (например, “Базовый”, “Оптимальный”, “Премиум”). Это психологический трюк: вопрос в голове клиента смещается с “покупать или нет?” на “какой пакет выбрать?”. Каждый пакет должен четко описывать, что в него входит.
5. SLA (Service Level Agreement) — Соглашение об уровне сервиса
Задача: Снизить риски клиента и показать вашу ответственность.
Почему это работает: IT-аутсорсинг — это покупка обещания. SLA превращает это обещание в измеримые обязательства. Укажите конкретные цифры: время реакции на заявку (например, 15 минут), время решения инцидента (например, до 2 часов). Это показывает ваш профессионализм и дает клиенту гарантии.
6. Блок “Почему мы?” (Доказательства экспертности)
Задача: Ответить на невысказанный вопрос клиента: “Почему я должен доверять именно вам?”.
Почему это работает: Здесь нужны социальные доказательства.
- Кейсы: Краткое описание проблемы похожей компании и результатов вашей работы (“Для компании N мы сократили время простоя на 90% за 3 месяца”).
- Отзывы: Цитаты довольных клиентов.
- Сертификаты и опыт: Упоминание квалификации ваших специалистов.
Это не хвастовство, а построение доверия на фактах.
7. Четкий призыв к действию (Call to Action)
Задача: Сказать клиенту, что делать дальше.
Почему это работает: Нельзя заканчивать предложение фразой “С уважением, …”. Это тупик. Вы должны вести клиента. Призыв к действию должен быть конкретным: “Чтобы обсудить детали и подобрать оптимальный тариф, свяжитесь со мной по телефону…” или “Я позвоню вам в четверг в 11:00, чтобы ответить на ваши вопросы“.
Пропуск любого из этих шагов подобен сборке двигателя с недостающими деталями. Вроде бы все на месте, но он не заведется. Каждое звено в этой цепи создает причину для следующего шага со стороны клиента.
| Блок | Его задача (Почему он нужен) |
| Идентификация проблемы | Создать эмоциональную связь (“Они меня понимают”). |
| Предлагаемое решение | Дать надежду и показать путь (“Есть выход!”). |
| Тарифные планы | Сместить фокус с “покупать/не покупать” на “что выбрать”. |
| SLA (Гарантии) | Снизить страх неопределенности и риска. |
| Доказательства экспертности | Рационально обосновать доверие (“Им можно доверять, вот факты”). |
| Призыв к действию | Устранить барьер “а что дальше?” и направить клиента. |
Структура и содержание КП: холодное vs горячее
Многие начинающие (и не только) специалисты совершают фатальную ошибку: используют один и тот же шаблон для всех случаев жизни. Это все равно что пытаться открыть одним ключом и квартиру, и машину. Результат предсказуем. Предложения бывают “горячими” и “холодными”, и их структура и цели кардинально различаются.
Горячее коммерческое предложение
Ситуация: Вы отправляете его клиенту, с которым уже был контакт. Он сам обратился к вам, вы пообщались по телефону или на встрече. Он знает о своей проблеме и ищет решение. Иногда даже сам просит: “Пришлите ваше предложение”.
Главная цель: Не продать, а помочь купить. Снять последние сомнения, обосновать цену и подвести к заключению сделки.
Структура и содержание:
- Максимальная персонализация. Обращение по имени-отчеству, название компании в заголовке. Обязательная отсылка к предыдущему разговору: “Иван Иванович, как и договаривались на нашей встрече во вторник, направляю Вам предложение по решению задачи…“.
- Глубокая проработка “боли”. Вы уже знаете проблемы клиента из разговора. Опишите их детально. Это покажет, что вы слушали внимательно.
- Подробное решение. Здесь можно и нужно вдаваться в детали. Описать этапы работ, конкретные технологии (но с объяснением их пользы для бизнеса!).
- Детальные тарифы. Четко расписанные пакеты услуг с ценами.
- Объем: Может быть довольно большим, на 5-10 страниц. Клиент мотивирован его изучить.
Почему это работает: “Горячий” клиент уже готов к диалогу. Ваша задача — дать ему всю необходимую информацию для принятия взвешенного решения и показать свой профессионализм в деталях.
Холодное коммерческое предложение
Ситуация: Вы отправляете его “вслепую” потенциальному клиенту, который о вас ничего не знает и, возможно, даже не осознает свою проблему.
Главная цель: Не продать, а зацепить внимание и инициировать контакт. Продать следующий шаг — звонок, встречу, запрос дополнительной информации.
Структура и содержание:
- Краткость. Идеально — одна страница. Никто не будет читать “Войну и мир” от незнакомой компании.
- Мощный оффер (предложение). В самом начале должно быть что-то цепляющее. Например, предложение бесплатного IT-аудита, расчет стоимости простоя или чек-лист по безопасности. Что-то ценное само по себе.
- Фокус на одной, самой острой проблеме. Не пытайтесь рассказать обо всем. Выберите типичную “боль” для этой отрасли. Например, для розничной торговли — риски простоя онлайн-касс.
- Минимум “воды” о компании. Одна строчка, кто вы. Все.
- Очень простой и ясный призыв к действию. “Получите бесплатный расчет стоимости часа простоя для вашего бизнеса, ответив на это письмо“.
Почему это работает: “Холодный” получатель воспринимает ваше письмо как спам. Единственный способ прорваться через этот фильтр — предложить мгновенную, ощутимую выгоду и не грузить его информацией. Вы не просите денег, вы предлагаете помощь. Это меняет правила игры.
| Параметр | Горячее КП | Холодное КП |
| Цель | Подвести к сделке, помочь принять решение | Зацепить внимание, получить контакт |
| Объем | 5-10 страниц (иногда больше) | 1, максимум 2 страницы |
| Персонализация | Максимальная, основана на диалоге | Минимальная (по отрасли, по должности) |
| Основной фокус | Детальное решение конкретных проблем клиента | Яркий оффер, одна острая “боль” |
| Цена | Обязательна, с подробным обоснованием | Часто не указывается, либо дается “вилка” |
| Призыв к действию | Обсудить детали, подписать договор | Получить бонус, заказать аудит, созвониться |
Игнорирование этой разницы — верный способ провалить и “горячую” продажу (недостатком деталей), и “холодную” (избытком информации).
Оформление коммерческого предложения
Старая гвардия IT-специалистов часто считает, что главное — суть, а “все эти картиночки” — баловство. Это опасное заблуждение. Встречают по одежке, и ваше коммерческое предложение — это лицо вашей компании. Плохо оформленный документ подсознательно говорит клиенту: “Если они так небрежны в документах, то как они будут относиться к моей IT-инфраструктуре?”.
Оформление — это не про красоту, а про удобство восприятия и создание нужного впечатления.
Ключевые принципы оформления
- Фирменный стиль. Используйте шаблон с вашим логотипом, контактами и, возможно, элементами фирменных цветов. Это создает образ серьезной организации, а не фрилансера “на коленке”.
- Читабельность. Золотое правило — текст должен “дышать”.
- Шрифт: Используйте стандартные, легко читаемые шрифты (вроде Arial, Times New Roman, Calibri) размером 11-12 пт.
- Междустрочный интервал: 1.15 или 1.5, а не одинарный.
- Абзацы: Короткие абзацы по 4-6 строк. Длинные “простыни” текста отпугивают.
- Поля: Достаточные поля со всех сторон (не менее 2 см).
- Структурирование информации. Никто не будет читать сплошной текст. Используйте инструменты форматирования, чтобы управлять вниманием читателя.
- Заголовки и подзаголовки (H2, H3): Они разбивают текст на логические блоки и создают “оглавление”.
- Списки (маркированные и нумерованные): Идеальны для перечисления услуг, преимуществ, этапов работ.
- Выделение жирным шрифтом: Используйте жирный или курсив, чтобы акцентировать внимание на ключевых мыслях, цифрах, выгодах. Но без фанатизма, иначе текст превратится в “новогоднюю елку”.
- Визуализация. Одна картинка действительно стоит тысячи слов, особенно в IT.
- Схемы и диаграммы: Вместо текстового описания, как вы организуете резервное копирование, нарисуйте простую схему. Это понятнее и нагляднее.
- Иконки: Используйте иконки для оформления списков преимуществ. Это облегчает восприятие.
- Фотографии команды или офиса: В разделе “О нас” это добавит человечности и доверия.
- Формат файла. Всегда отправляйте КП в формате PDF. Это стандарт де-факто. Он гарантирует, что на любом устройстве документ откроется именно так, как вы его задумали, без “поехавшей” верстки. Называть файл нужно понятно: “КП для ООО Ромашка от IT-Интегратор.pdf”, а не “doc1.pdf”.
Полезная мысль: Представьте, что ваш клиент откроет КП на смартфоне по пути на встречу. Будет ли ему удобно читать? Если ваш документ — это сплошная стена текста 10-м кеглем, ответ очевиден. Адаптивность и удобство — это проявление уважения к времени клиента.
Причина, по которой оформление так важно, кроется в психологии восприятия. Хорошо структурированный, аккуратный и визуально приятный документ вызывает ощущение порядка, контроля и профессионализма. Именно эти качества клиент ищет в IT-подрядчике.
Как указать цену в КП
Раздел с ценой — самый волнительный. Многие боятся называть стоимость, опасаясь, что она отпугнет клиента. Из-за этого страха появляются нелепые формулировки вроде “цена рассчитывается индивидуально”, что в “горячем” КП просто убивает продажу. Причина страха — неуверенность в ценности своего предложения. Если вы сами не понимаете, за что клиент платит, то и донести это ему не сможете.
Правильная подача цены — это не просто объявление цифры, а финальный этап обоснования ценности.
Способы представления цены
1. Пакетные тарифы (три цены)
Это классический и самый эффективный метод. Вы предлагаете не одну цену, а три варианта:
- Базовый (Эконом): Минимально необходимый набор услуг для поддержания работоспособности. Закрывает самые основные “боли”.
- Оптимальный (Стандарт): Самый сбалансированный пакет. Включает все необходимое + важные превентивные меры. Это тот вариант, который вы на самом деле хотите продать.
- Премиум (VIP): Максимальный пакет с проактивным мониторингом, персональным менеджером, минимальным временем реакции и т.д.
Почему это работает:
- Эффект якоря: Дорогой “Премиум” пакет делает “Оптимальный” более привлекательным по цене.
- Иллюзия выбора: Клиент чувствует контроль над ситуацией. Его мозг переключается с вопроса “Дорого или дешево?” на “Какой пакет мне больше подходит?”.
- Сегментация: Вы можете удовлетворить потребности клиентов с разным бюджетом.
Маленькая хитрость “матерого зубра”: цену на “Оптимальный” пакет часто делают самой выгодной с точки зрения соотношения цена/количество услуг, и визуально выделяют этот блок (рамкой, надписью “Хит продаж”).
2. Обоснование через ценность (Value-Based Pricing)
Перед тем как назвать цену, покажите ее незначительность по сравнению с потенциальными убытками.
Пример: “Стоимость обслуживания по тарифу ‘Оптимальный’ составляет 30 000 рублей в месяц. Для сравнения, по нашим оценкам, один день простоя вашего отдела продаж из-за сбоя сервера может обойтись компании в 50 000 – 70 000 рублей убытков. Мы предлагаем застраховать вас от этих рисков всего за 1000 рублей в день“.
Почему это работает: Вы не продаете услугу, вы продаете решение проблемы, у которой есть измеримая стоимость. Это смещает восприятие цены с “расходов” на “инвестиции” в стабильность.
3. Декомпозиция цены
Если у вас сложный проект, а не абонентское обслуживание, можно разбить общую стоимость на этапы или компоненты. “Аудит – X руб.”, “Настройка оборудования – Y руб.”, “Внедрение ПО – Z руб.”.
Почему это работает: Это делает цену более прозрачной и понятной. Клиент видит, за что именно он платит. Однако для абонентского обслуживания этот метод менее предпочтителен, так как усложняет восприятие.
Вопросы и ответы о цене
Вопрос: Стоит ли указывать цену в “холодном” КП?
Чаще всего нет. Причина в том, что без предварительного диалога и выявления потребностей любая цена будет выглядеть оторванной от реальности и, скорее всего, покажется высокой. В “холодном” письме цель — начать диалог, а не торговаться. Исключение — если у вас есть очень сильный, стандартизированный и недорогой оффер (например, “Базовый IT-аудит за 5000 рублей”).
Вопрос: Что делать, если клиент говорит “дорого”?
Если вы правильно выстроили предложение, показав ценность, этот вопрос возникает реже. Но если возник, это сигнал, что вы не донесли ценность. Ваш ответ должен возвращать его к ней: “Иван Иванович, давайте еще раз посмотрим, какие риски для вашего бизнеса снимает этот пакет услуг. Если мы уберем из него проактивный мониторинг, цена снизится на 5000 рублей, но тогда мы сможем реагировать на проблемы только по факту их возникновения. Готовы ли вы пойти на такой риск?“.
Никогда не давайте скидку просто так. Это обесценивает вашу работу. Любое снижение цены должно сопровождаться сокращением объема услуг.
Типичные ошибки в КП на IT-сопровождение
За годы работы можно собрать целую коллекцию провальных коммерческих предложений. Иногда они смешные, чаще — грустные, потому что за ними стоят упущенные контракты и потерянные деньги. Большинство этих ошибок вызваны одной из двух причин: ленью или непониманием цели документа.
Вот хит-парад ошибок, которые гарантированно отправят ваше коммерческое предложение на IT-сопровождение в мусорную корзину.
-
Ошибка 1: Шаблон “для всех”.
Самая распространенная и самая фатальная. Это когда в КП меняется только название компании в шапке. Такое предложение кричит: “Нам на вас наплевать, вы для нас просто еще одна строчка в базе рассылки”.
Почему это провал: Клиент не чувствует, что предложение создано для решения его уникальных проблем. Это воспринимается как спам и вызывает только раздражение. -
Ошибка 2: Говорить о себе, а не о клиенте.
КП начинается со слов: “Наша компания ‘Супер-ИТ-Сервис’ — динамично развивающийся лидер рынка… Мы предлагаем широкий спектр услуг…”. Клиенту не интересна ваша компания. Ему интересны его проблемы.
Почему это провал: Вы тратите драгоценные секунды внимания читателя на самовосхваление вместо того, чтобы зацепить его болью. Правильно начинать с клиента: “Вы сталкиваетесь с медленной работой компьютеров? Ваши сотрудники жалуются на постоянные сбои?”. -
Ошибка 3: Технический язык вместо языка выгод.
“Мы настроим вам NAT, DHCP, VPN и сделаем бэкапы по rsync”. Для клиента это просто набор букв. Он не понимает, зачем ему это нужно.
Почему это провал: Вы продаете не технические операции, а результат. Вместо этого нужно писать: “Мы организуем защищенное подключение для ваших удаленных сотрудников (VPN), чтобы они могли безопасно работать с корпоративными данными из любой точки мира“. Каждую техническую фичу нужно переводить на язык бизнес-выгоды. -
Ошибка 4: Отсутствие цены или неясное ценообразование.
В “горячем” КП фраза “стоимость рассчитывается индивидуально” — это выстрел себе в ногу. Клиент ждет конкретики, а получает еще одну задачу — снова связываться с вами и что-то уточнять.
Почему это провал: Это создает лишний барьер и затягивает процесс принятия решения. Клиент может просто уйти к конкуренту, который прислал понятное предложение с четкими ценами. -
Ошибка 5: Нет призыва к действию (CTA).
КП заканчивается контактами и подписью. И что дальше? Клиент должен сам догадаться, что ему делать? Позвонить? Написать? Ждать?
Почему это провал: Вы бросаете клиента на полпути. Он может отложить решение “на потом” и благополучно забыть о вас. Всегда нужно четко указывать следующий шаг. -
Ошибка 6: Отправка документа Word.
Казалось бы, мелочь. Но когда у клиента на компьютере нет нужной версии Word или установлены другие шрифты, вся ваша прекрасная верстка едет, и документ превращается в хаос.
Почему это провал: Это выглядит непрофессионально и создает у клиента лишние проблемы. Только PDF. Без вариантов. -
Ошибка 7: Грамматические и орфографические ошибки.
“ПредлОгаем услуги по IT-сопровождению…”. После такого хочется немедленно закрыть документ.
Почему это провал: Неграмотность подрывает доверие. Если компания не может проверить свой главный продающий документ, то где гарантия, что она будет внимательна к деталям в работе с IT-инфраструктурой клиента?
Каждая из этих ошибок — это дыра, через которую утекает доверие клиента. А в продаже долгосрочных услуг, как IT-сопровождение, доверие — это главный актив.
Готовые образцы КП на IT-сопровождение
Теория — это хорошо, но лучше один раз увидеть. Важно понимать: это не шаблоны для слепого копирования, а конструктор, иллюстрирующий принципы, описанные выше. Адаптируйте эти блоки под свою ситуацию, свой стиль и, главное, под конкретного клиента.
Образец структуры “горячего” КП (после встречи)
Документ на фирменном бланке
Заголовок: Коммерческое предложение на абонентское IT-обслуживание для ООО “Перспектива”
Вступление (ссылка на контакт):
“Уважаемый Андрей Викторович!
В продолжение нашего разговора 15 мая, направляю Вам детальное предложение по организации надежной и бесперебойной работы IT-инфраструктуры Вашей компании.
Мы обсудили, что ключевыми проблемами на данный момент являются частые сбои в работе серверов, приводящие к простоям, и отсутствие системы резервного копирования, что создает риски потери критически важных данных.”
Предлагаемое решение:
“Для решения этих задач мы предлагаем комплексное абонентское обслуживание, которое включает три ключевых направления:
- Стабилизация работы серверов: проведем полный аудит, оптимизируем настройки и внедрим систему мониторинга для предотвращения сбоев.
- Организация системы резервного копирования: настроим ежедневное автоматическое копирование данных на независимый носитель для гарантии их сохранности.
- Поддержка пользователей: обеспечим быструю помощь Вашим сотрудникам по любым техническим вопросам, чтобы они не отвлекались от основной работы.”
Тарифные планы:
(Здесь размещается таблица с 2-3 тарифами, например)
| Услуга | Тариф “Базовый” | Тариф “Оптимальный” (Рекомендуем) | Тариф “Премиум” |
| Кол-во ПК/серверов | до 15 | до 15 | до 15 |
| Время реакции на заявку | до 60 минут | до 30 минут | до 15 минут |
| Плановые выезды | 1 раз в месяц | 2 раза в месяц | 4 раза в месяц |
| Проактивный мониторинг 24/7 | Нет | Да | Да |
| Резервное копирование | Настройка | Настройка и контроль | Настройка, контроль, тестовое восстановление |
| Стоимость в месяц | 25 000 руб. | 35 000 руб. | 50 000 руб. |
Почему стоит выбрать нас:
“Компания “IT-Гарант” более 10 лет специализируется на обслуживании юридических лиц. Среди наших клиентов — компании из Вашей отрасли (например, ООО “Строй-Проект”, ЗАО “Логистика-Плюс”).
Вот что говорит о нашей работе директор ООО “Строй-Проект”: ‘С переходом на обслуживание в “IT-Гарант” мы забыли, что такое простои. Все работает как часы’. “
Следующий шаг (Призыв к действию):
“Андрей Викторович, я готов ответить на любые Ваши вопросы. Предлагаю созвониться в четверг, 18 мая, в 12:00, чтобы обсудить детали предложения и подобрать наиболее подходящий для Вас тариф.
С уважением,
Иванов Петр, Руководитель отдела по работе с клиентами ‘IT-Гарант’
[Телефон]
[Email]”
Образец текста для “холодного” КП (оферта на 1 страницу)
Заголовок: Как сократить расходы на IT и избежать простоев? Бесплатный аудит для компаний вашего профиля.
Оффер:
“Знаете ли Вы, что по статистике, компании в сфере логистики теряют до 15% рабочего времени из-за мелких IT-сбоев? Это часы, которые Ваши сотрудники тратят на перезагрузку зависших компьютеров и борьбу с принтерами вместо того, чтобы работать с клиентами.
Мы предлагаем простое решение: бесплатный экспресс-аудит Вашей IT-инфраструктуры (15 ключевых точек), который покажет скрытые проблемы и потенциальные точки экономии.”
Кто мы:
“Мы — компания ‘IT-Оптимизация’, помогаем бизнесу в сфере логистики настраивать IT так, чтобы техника работала на прибыль, а не создавала проблемы.”
Что Вы получите в результате аудита:
- Отчет о 3-х самых узких местах в Вашей IT-системе.
- Чек-лист по повышению безопасности данных.
- Расчет потенциальной экономии от оптимизации IT.
“Это ни к чему Вас не обязывает. Наша цель — показать, как простые изменения могут дать ощутимый результат.”
Призыв к действию:
“Чтобы заказать бесплатный аудит, просто ответьте на это письмо словом ‘Аудит’ или позвоните по телефону […]. Акция действует до конца месяца.”
Эти образцы — лишь каркас. Главное, чтобы за текстом чувствовалось понимание проблем клиента и искреннее желание помочь.
Как отправить КП с сопроводительным письмом
Даже самое гениальное коммерческое предложение на IT-сопровождение бесполезно, если его не откроют. Роль “открывашки” выполняет сопроводительное письмо — тот самый текст, который вы пишете в теле email, прикрепляя PDF-файл. Относиться к нему как к формальности — значит, снижать свои шансы на успех в разы.
Причина проста: именно сопроводительное письмо “продает” получателю идею потратить свое время на чтение вашего вложения.
Структура эффективного сопроводительного письма
1. Тема письма.
Это первое, что видит получатель. Она должна быть информативной и цепляющей.
- Плохо: “Коммерческое предложение”, “От Ивана”, “Вопрос”.
- Хорошо (для “горячего” клиента): “Коммерческое предложение по IT-обслуживанию для ООО ‘Ромашка'”, “Андрей Викторович, как и договаривались — детали нашего предложения”.
- Хорошо (для “холодного” клиента): “Как сократить простои в Вашей компании?”, “Бесплатный IT-аудит для [Название компании]”.
2. Персонализированное обращение.
“Добрый день!” — это уже лучше, чем ничего, но обращение по имени (а для “горячего” клиента — по имени-отчеству) работает на порядок эффективнее. “Уважаемый Андрей Викторович!”.
3. “Зацепка” или напоминание о контексте.
Сразу дайте понять, кто вы и почему пишете.
- Для “горячего”: “В продолжение нашего телефонного разговора / нашей встречи…”
- Для “холодного”: “Меня зовут Иван, я представляю компанию ‘IT-Гарант’. Мы помогаем компаниям из вашей отрасли…” (здесь можно вставить краткий, но сильный тезис о решении боли).
4. Краткая суть предложения (1-2 предложения).
Не нужно пересказывать все КП. Дайте выжимку самого главного — какую проблему решает документ во вложении.
Пример: “Во вложении — подробное предложение с тремя вариантами обслуживания, которое позволит решить проблему со сбоями серверов и обеспечить безопасность ваших данных. Особое внимание мы уделили […].”
5. Призыв к действию.
Как и в самом КП, здесь нужно указать следующий шаг.
Пример: “Буду благодарен, если Вы ознакомитесь с предложением до четверга. Я позвоню Вам в 11:00, чтобы убедиться, что Вы получили письмо, и ответить на возможные вопросы.”
6. Подпись.
Ваше имя, должность, название компании, телефон, ссылка на сайт.
Практический пример сопроводительного письма (для “горячего” клиента)
Тема: Коммерческое предложение по IT-сопровождению для ООО “Перспектива”
Тело письма:
Уважаемый Андрей Викторович, добрый день!
Как и договаривались на нашей встрече, направляю Вам предложение по комплексному IT-обслуживанию.
Во вложенном файле Вы найдете подробное описание решения проблем с частыми простоями и организацией резервного копирования. Мы подготовили для Вас три тарифных плана, чтобы Вы могли выбрать наиболее комфортный вариант.
Предлагаю Вам ознакомиться с документом. Я позвоню Вам завтра, в пятницу, около 14:00, чтобы ответить на вопросы и обсудить детали.
Спасибо за уделенное время!
—
С уважением,
Иванов Петр
Руководитель отдела по работе с клиентами
“IT-Гарант”
Тел: +7 (XXX) XXX-XX-XX
Сайт: it-garant.ru
Сопроводительное письмо — это мост между вами и клиентом. Если мост крепкий и надежный, клиент легко перейдет по нему к вашему предложению. Если он хлипкий и безликий, клиент просто не рискнет сделать шаг.
Отличия КП от других документов
Чтобы мастерски владеть инструментом, нужно четко понимать его назначение и отличать от похожих, но других по сути вещей. Новички часто путают коммерческое предложение с прайс-листом или техническим заданием, что приводит к полному провалу коммуникации.
Давайте разберемся, почему это не одно и то же.
Коммерческое предложение vs. Прайс-лист
Это самое фундаментальное различие.
- Прайс-лист — это справочный документ. Его цель — информировать о номенклатуре услуг и их стоимости. Он отвечает на вопрос “Сколько стоит?”. Он безличен и не имеет эмоциональной окраски.
- Коммерческое предложение — это продающий документ. Его цель — убеждать. Он отвечает на вопрос “Почему я должен купить это у вас и какую мою проблему это решит?”. Он всегда персонализирован и построен на психологии продаж.
Отправлять прайс-лист вместо КП — это как вместо рассказа о преимуществах автомобиля просто дать клиенту список цен на запчасти.
Коммерческое предложение vs. Техническое задание (ТЗ)
Эти документы часто идут рука об руку, но выполняют разные функции.
- Техническое задание — это инструкция. Его цель — детально описать, ЧТО должно быть сделано. Оно фиксирует технические требования, параметры, стандарты. ТЗ пишут на языке инженеров.
- Коммерческое предложение — это презентация. Его цель — объяснить, ЗАЧЕМ это нужно делать и какую ценность это принесет. КП пишет на языке выгод для бизнеса.
ТЗ может быть приложением к КП, но никогда не заменит его. ТЗ отвечает на вопрос “Как?”, а КП — на вопрос “Зачем?”.
Коммерческое предложение vs. Договор
Здесь тоже все просто.
- Коммерческое предложение — это инструмент убеждения. Его цель — мотивировать клиента к сделке.
- Договор — это юридический документ. Его цель — зафиксировать права и обязанности сторон после того, как решение о сделке уже принято.
КП — это этап ухаживания, а договор — это свидетельство о браке. Пытаться заменить одно другим бессмысленно.
| Документ | Главная цель | На какой вопрос отвечает? | Язык изложения |
| Коммерческое предложение | Убедить, продать ценность | Почему это нужно купить у вас? | Язык выгод и решений проблем |
| Прайс-лист | Информировать о ценах | Сколько это стоит? | Язык цифр и номенклатуры |
| Техническое задание (ТЗ) | Детально описать работы | Что и как нужно сделать? | Язык технических требований |
| Договор | Юридически закрепить сделку | Каковы наши обязательства? | Язык юридических формулировок |
Понимание этих различий — признак профессионализма. Когда вы отправляете клиенту именно тот документ, который решает задачу текущего этапа коммуникации, вы демонстрируете порядок в голове и в процессах. А кому, как не такой компании, доверить свою IT-инфраструктуру?
В конечном счете, создание сильного коммерческого предложения — это не магия и не искусство, доступное избранным. Это ремесло, основанное на понимании психологии клиента и четкой структуре. Главный секрет прост: перестаньте продавать услуги, начните продавать решение проблем. Перестаньте говорить о себе, начните говорить о клиенте.
Вся информация, изложенная здесь, — это концентрат многолетнего опыта, проб и, конечно, ошибок. Теперь у вас есть карта, которая поможет избежать большинства подводных камней. Но помните, что любая карта бесполезна, если не начать по ней двигаться.
Напоследок — краткий чек-лист для самопроверки перед отправкой вашего следующего КП.
- Ваше предложение персонализировано под конкретного клиента?
- Вы начинаете с проблем клиента, а не с рассказа о себе?
- Каждая ваша услуга переведена на язык бизнес-выгод?
- Вы предлагаете несколько тарифов, а не одну цену?
- Ваша цена обоснована через ценность для клиента?
- В предложении есть измеримые гарантии (SLA)?
- Вы приводите доказательства своей экспертности (кейсы, отзывы)?
- В конце есть четкий и понятный призыв к следующему шагу?
- Документ аккуратно оформлен и сохранен в PDF?
- Сопроводительное письмо написано так, чтобы его захотелось открыть?
Если на все вопросы ответ “да” — смело нажимайте “Отправить”. Если нет — лучше потратить еще час на доработку, чем потом недели на поиски новых клиентов. Удачи.
