Урок 7. Работа с Word для людей без зрения: настройка программы и фишки

Особенности Microsoft Word для незрячего копирайтера

Microsoft Word входит в состав платного пакета Office 360, продающегося по цене 3000 руб. в год по подписке. Word, пожалуй, является самым популярным текстовым редактором. Любому копирайтеру, и незрячему в том числе, без его освоения никуда не деться.

Конечно, можно попробовать воспользоваться бесплатными программами, однако есть большой риск столкнуться с рядом неудобств, особенно актуальных для незрячего автора.

Далеко не во всех приложениях работает проверка правописания, без которой будет очень сложно, да и альтернативная бесплатная программа может оказаться попросту не озвучивающейся.

Но есть и хорошие новости:

• Во-первых, эти 3000 руб., потраченные на Office, вы отобьете всего за пару недель, даже если будете заниматься дешевым рерайтом.
• Во-вторых, с доступностью Microsoft Word все более, чем хорошо.
• В-третьих, для работы копирайтеру не обязательно досконально знать все возможности приложения – достаточно выучить ряд необходимых базовых задач.

О них и пойдет речь в этой главе.

Предварительная настройка Microsoft Word для работы незрячего

Следует сразу отметить, что разговор пойдет о последней редакции Word – а именно, о Microsoft Office 2019. В старых версиях продукта пункты меню могут располагаться в других местах.

Важно! Никогда не включайте виртуальное меню в настройках Jaws – иначе половина возможностей текстового редактора будет недоступно.

Перед началом работы в Microsoft Word его необходимо настроить. В частности, отключить защищенный просмотр, включить быстрое автосохранение и установить параметры проверки правописания. Итак, поехали:

Отключаем защищенный просмотр

Убираем флажок с «Включить защищенный просмотр для файлов из интернета» и нажимаем Ok во всех диалоговых окнах. Настройка позволяет свободно редактировать файлы, присланные вам по электронной почте или с помощью месенджера.

 Включаем автосохранение в Word

Опция находится на вкладке «Сохранение» в разделе «Параметры». За нее отвечает флажок «Автосохранение каждые».

Рекомендуется выставлять временный интервал от одной до пяти минут.Также следует поставить флажок на настройке «Сохранять последнюю автоматически восстановленную версию при закрытии без сохранении».

При следующем запуске Word, программа спросит: восстановить сохранённый документ или можно его удалить.

Важно, что в диалоге восстановления файлов доступность реализована очень плохо – незрячему копирайтеру придется воспользоваться Jaws-курсором и подвигать мышкой.

Однако эта опция не раз сослужит вам хорошую службу, особенно при отсутствии источника бесперебойного питания и постоянных перебоях с электроэнергией. Согласитесь, что обидно из-за собственной беспечности потерять 10000 знаков текста, которые с таким трудом набирались…

Устанавливаем правила проверки правописания

Настройка находится на соответствующей вкладке в параметрах программы. Отметьте флажок «Помечать повторяющиеся слова», а далее зайдите в настройки, расположенные рядом с разделом «Набор правил». В этом диалоге поставьте все флажки и нажмите Ok.

Конечно, редактор будет отмечать много лишнего, но лучше пару раз нажать кнопку «Пропустить» при проверке, чем кусать локти из-за ненайденной ошибки. Справедливости ради следует отметить, что считать Microsoft Word панацеей от всех бед не стоит.

Но и отказываться от автоматических средств проверки правописания глупо. Тем более, что в ряде случаев программа все-таки определяет ошибку, например, несколько глаголов в личной форме подряд без знаков или повторяющееся слово.

В ряде случаев зрячие корректоры или заказчики вас могут попросить изменить основной шрифт, использующийся при письме:

Важно! Никогда не меняйте шрифт и размер, если вас об этом не просят или когда таких требований нет в техническом задании. Вам-то без разницы, как текст со стороны будет выглядеть, а вот у зрячих читателей глаза, фигурально выражаясь, могут вылезти из орбит.

Базовые возможности Word для незрячих 

Как уже говорилось, незрячему копирайтеру не обязательно изучать текстовый редактор от корки и до корки.

Достаточно освоить базовое форматирование, а именно: создание заголовков, изменение шрифта и его атрибутов, настройка цвета шрифта или выделение текста цветной заливкой, добавление текстовых ссылок, создание нумерованных и маркированных списков, добавление картинок.

Обо всем этом ниже.

Создание заголовков

Сначала выделяем целевой текст с помощью сочетания клавиш Shift+стрелки курсора. Напомню, что при нажатии Up и Down текст выделяется построчно, а Left и Right – посимвольно. Программа экранного доступа вам обязательно прочитает выделенный фрагмент.

Предыдущее и следующее слово можно выделить с помощью сочетания клавиш CTRL+Shift+стрелки вправо и влево. Большие области отмечаются клавишами Page Up, Page Down, Home и End (с зажатым Shift и CTRL, естественно).

После того, как вы отметили нужный абзац, следует нажать комбинацию клавиш CTRL+ALT+цифра (1–3), в зависимости от того, какой заголовок нам требуется.

В большинстве случаев заголовки первого уровня – это названия статьи. Заголовки второго – ее главы. Заголовки третьего уровня используются, если по замыслу статьи требуются подглавы, однако такое бывает нечасто.

Помните, что заголовком может стать только целый абзац, поэтому перед выделением текста его нужно разграничить от остальной части клавишами Enter.

Как незрячему автору изменить шрифт и его атрибуты 

Выделяем нужный кусок текста, открываем контекстное меню и ищем уже знакомый пункт «Шрифт». В появившемся диалоге выставляем нужные значения: тип шрифта, размер и атрибуты, после чего нажимаем Ok.

Обычно эта функция требуется, когда заказчик просит выделить заголовки, ключевые слова или важные моменты одним из шрифтов.

Посмотреть стиль, отступы и шрифт в тексте можно при включении соответствующих пунктов в настройках программы NVDA. Вы же создали несколько конфигурационных профилей на этот случай, правда?

Выделение текста определенным цветом

Выделяем текст, который следует изменить, далее зажимаем клавишу Alt и, не отпуская ее, поочередно жмем Z и W. Затем отпускаем Alt и тыкаем клавишу Up. Попадаем в горизонтальное меню, где при помощи клавиш Left и Right можно выбрать нужный цвет шрифта.

Альтернативный вариант – зайти в ленточное меню и на вкладке «Главная» с помощью клавиши Tab дотабать до пункта «Цвет шрифта». Но в этом случае при нажатии Enter будет выбран последний использованный цвет (по умолчанию красный).

Как выделить текст цветной заливкой

Выделяем текстовый фрагмент, который требуется изменить, зажимаем Alt и последовательно нажимаем клавиши K и D. После этого с помощью стрелок влево и вправо можно выбрать нужный цвет.

Как и в случае со шрифтом, можно зайти в меню и найти нужный пункт на вкладке «Главная», тогда будет выбрана последняя использованная заливка (по умолчанию желтая). 

Обе функции обычно требуются для выделения ключевых слов в тексте для удобства заказчика.

Создание текстовых ссылок

Сначала необходимо скопировать в буфер обмена целевой адрес ссылки – URL, который должен открыться при клике. Затем следует выделить строчку или словосочетание, являющееся будущим анкором ссылки (текстом, на который мы нажимаем – что-то вроде «Сюда», «Туда», «Главная», «Наша компания» и т. д.).

Далее открываем контекстное меню, в нем нужно найти подпункт «Ссылка» – он находится почти в самом конце. Нас интересует кнопка с адресом, который мы скопировали в буфер обмена (она будет называться так же).

Если требуется вставить безанкорную ссылку (в виде чистого URL), следует просто скопировать его в текст напрямую и нажать Space (пробел).

Создание маркированных списков

Сначала потребуется расставить абзацы в нужных местах текста и удалить лишние. Это связано с тем, что каждый пункт маркированного списка начинается с новой строки, соответственно, неправильное форматирование при разметке может вызвать путаницу.

Далее выделяем кусок текста, которому надлежит стать списком, и открываем ленточное меню по клавише Alt. Нас интересует вкладка «Главная», а в ней пункт «Абзац, Маркеры». При нажатии Enter текстовый редактор автоматически расставит точки в начале каждого абзаца.

В большинстве случаев этого вполне достаточно, но некоторые заказчики требуют использовать кружочки или другие символы для оформления списка. Тогда придется воспользоваться уже знакомым путем – зажимаем Alt и последовательно вводим Z V 2.

Однако программа экранного доступа не может прочитать выставляемые значения в этом диалоге (точка, кружок, квадратик и др.). Для установки нужного параметра вам придется прибегнуть к помощи зрячего.

Как и в случае настройки цвета шрифта и заливки, выбранное значение будет использоваться каждый раз, когда вы кликните по кнопке «Маркер» в ленточном меню.

Именно поэтому мы не рекомендуем заходить в этот диалог с помощью клавиатуры и изменять параметры без необходимости. В большинстве случаев, точек вполне достаточно.

Как создать нумерованный список в Ворде

Здесь все гораздо проще. Во время написания текста, просто используйте следующую формулу. В начале каждого абзаца, в котором должен начинаться очередной пункт списка, вводите цифру со скобкой, например, 1), 5), 8), и т. д.

После нажатия Space текстовый редактор автоматически подставит нужное форматирование.

Однако учтите, что при начале нового абзаца программа сразу подставляет следующий порядковый номер в списке. Если по смыслу он не требуется – просто удалите его. Та же история происходит, если писать маркированный список, что называется, по ходу дела.

Такая функция довольно удобна, если в процессе редактуры вы решили добавить еще пару пунктов.

Добавление картинок

О подборе самой графики будет кратко рассказано в следующих главах. Здесь же остановимся непосредственно на вставке уже готового рисунка. Сделать это можно двумя способами:

1) Скопировать целевую картинку в буфер обмена из проводника, а затем вставить ее в статью с помощью сочетания клавиш CTRL+V. Рисунок помещается в позицию под текстовым курсором, поэтому сначала следует передвинуть его в нужное место.

2) Вставить рисунок через «вордовский» диалог. Здесь все ровно наоборот. Помещаем курсор в нужное место, зажимаем клавишу Alt и последовательно вводим: C H 1. В открывшемся списке выбираем «Это устройство» и находим наш файл с картинкой.

Важно! Вставка некоторых картинок может изменить форматирование и пропорции документа. Рекомендуется показать итоговый вариант зрячему человеку.

Эпилог 

В качестве заключения несколько слов о проверке правописания, сохранении файла и статистике документа: 

Проверка орфографии запускается при нажатии клавиши F7. Для того, чтобы увидеть найденные ошибки, нужно нажать Space на «Оценку редактора». При рассмотрении найденных проблем используйте кнопку «Пропустить все», чтобы Word автоматически засчитывал все непонятные слова, например имена собственные и не переспрашивал вас по каждому повтору.

Очевидные ошибки можно исправить в этом же диалоге, выбрав нужный вариант для авто замены с помощью клавиши Tab.

Помните, что встроенное средство проверки правописание не может исправить все ошибки – для повышения уровня своей грамотности необходимо читать соответствующую литературу. Не лишним будет попросить корректора давать вам комментарии по каждой проблеме.

Сохранить документ можно при его закрытии – после нажатия на Alt+F4 программа сама предложит этот вариант. По умолчанию все файлы сохраняются в “моих документах” (о том, как поменять место сохранения расписывать нет смысла, поскольку это выходит за рамки курса по незрячему копирайтингу).

Статистику документа (сколько в нем слов, знаков, абзацев и строк) можно посмотреть в соответствующем диалоге. Зайти в него можно двумя способами – либо с помощью кнопки «Статистика», расположенной в ленточном меню на вкладке «Рецензирование», либо с использованием быстрого доступа.

Для этого зажмите клавишу Alt и, не отпуская ее, дважды нажмите B. Значения, указанные в диалоге, можно прочитать при помощи Jaws-курсора.

Информация о количестве знаков будет необходима для расчета стоимости статьи – в копирайтинге заработная плата зависит от количества символов в тексте и стоимости за 1000 символов.

Важно: не следует искусственно раздувать объем текста за счет большого количества воды – это крайне непрофессионально.