Промпты для служебных записок. 24 готовых примера для ChatGPT, DeepSeek, Gemini и других ИИ

Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда нужно составить служебную записку. Задача вроде бы простая, но отнимает массу времени. Нужно подобрать правильные слова, выдержать формальный тон, четко изложить суть. Искусственный интеллект кажется идеальным решением, но часто результат разочаровывает.

Вместо четкого документа получается водянистый, шаблонный текст, который стыдно показывать руководителю. Проблема почти всегда кроется не в нейросети, а в команде, которую ей дают. Эта статья научит вас, как создавать эффективные промпты для служебных записок, которые заставят ИИ работать на вас, а не против вас.

Многие начинающие пользователи совершают одну и ту же ошибку: они дают ИИ слишком общую команду. Это приводит к плачевным результатам. Вы получите не просто плохой текст, а целый набор проблем.

Вот лишь некоторые из них:

• Текст без конкретики и цели.
• Неправильно выбранный тон общения.
• Слабая или отсутствующая аргументация.
• Формальная структура, не соответствующая принятой в компании.
• Потеря вашего времени на бесконечные правки.

В этом материале мы разберем, почему так происходит и как этого избежать. Вы получите не просто советы, а 24 готовых, мощных промпта для самых разных рабочих ситуаций, которые можно сразу брать и использовать.

Главная ошибка: почему команда “напиши служебку” ведет в тупик

Представьте, что вы даете задание новому сотруднику, которого видите впервые: “Сделай отчет”. Что вы получите в итоге? Скорее всего, что-то очень далекое от ваших ожиданий. Сотрудник не знает ни цели отчета, ни аудитории, ни формата, ни ключевых данных, которые нужно отразить. Он будет вынужден додумывать, и его догадки почти наверняка окажутся неверными.

С искусственным интеллектом происходит ровно то же самое. Когда вы пишете в чат с нейросетью “Напиши служебную записку о необходимости закупки новых кресел”, вы ставите ее в положение того самого нового сотрудника. ИИ видит лишь верхушку айсберга и начинает генерировать текст на основе своих усредненных “знаний” о том, как должны выглядеть служебные записки в вакууме.

Причина и следствие: как пустой промпт порождает пустой текст

Корень проблемы — в отсутствии контекста. Нейросеть не работает в вашей компании, не знает вашего начальника и не понимает, почему старые кресла — это настоящая катастрофа для продуктивности отдела. Ваша задача как пользователя — стать для ИИ “внутренним информатором”, который предоставит все необходимые детали.

Частая ошибка: Многие думают, что если ИИ “умный”, он должен сам все понять. Это опасное заблуждение. Сила ИИ не в телепатии, а в способности обрабатывать предоставленную информацию. Нет информации — нет качественного результата. Это как пытаться приготовить изысканное блюдо, имея под рукой только воду и соль. Вроде бы ингредиенты есть, но результат предсказуем.

Давайте посмотрим на живом примере.

Сценарий “До”: Провальный промпт

Команда для ИИ: “Напиши служебную записку на имя генерального директора о закупке 10 новых офисных кресел для отдела маркетинга.”

Что, скорее всего, сгенерирует ИИ:

“СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: Генеральному директору Иванову И.И.
От кого: Начальнику отдела маркетинга

Уважаемый Иван Иванович,
Прошу Вас рассмотреть возможность закупки 10 новых офисных кресел для сотрудников отдела маркетинга. Текущие кресла находятся в неудовлетворительном состоянии.
Новые кресла улучшат условия труда.

Надеюсь на Ваше положительное решение.”

Почему это плохо? Этот текст — формальность. Он не убеждает, не объясняет, не обосновывает. Директор, скорее всего, отложит такую записку со мыслью “не сейчас, есть дела поважнее”.

Сценарий “После”: Эффективный промпт

Теперь давайте дадим ИИ достаточно информации, используя один из продвинутых промптов.

Команда для ИИ (фрагмент промпта): “Ты — руководитель отдела маркетинга, который пишет служебную записку на имя финансового директора, известного своей экономией. Цель — получить одобрение на закупку 10 эргономичных кресел. Важно доказать, что это не прихоть, а инвестиция. Используй данные: старые кресла служат 8 лет, 3 из 10 сломаны. Сотрудники жалуются на боли в спине, что привело к увеличению больничных на 15% за последний квартал. Стоимость одного кресла — 18 000 рублей. Общий бюджет — 180 000 рублей. Обоснуй траты через повышение продуктивности и снижение потерь от больничных…”

Что сгенерирует ИИ на основе такого промпта:

“СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Тема: Об экономическом обосновании закупки эргономичных кресел для отдела маркетинга

Кому: Финансовому директору Петрову П.П.
От кого: Начальнику отдела маркетинга Сидорову С.С.

Уважаемый Петр Петрович,
Обращаюсь к Вам с предложением, направленным на повышение операционной эффективности и сокращение косвенных издержек в отделе маркетинга. Речь идет о плановой замене офисных кресел, срок эксплуатации которых превысил 8 лет.

Текущая ситуация:

• Износ оборудования: 100% парка кресел морально и физически устарело. 3 из 10 единиц имеют критические поломки, не подлежащие ремонту.
• Влияние на здоровье и продуктивность: За последний квартал сотрудники отдела все чаще сообщают о дискомфорте и болях в спине. Это напрямую коррелирует с ростом числа дней нетрудоспособности на 15% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.
• Финансовые потери: Прямые потери от увеличения числа больничных уже сопоставимы со стоимостью нескольких новых кресел.

Предлагаемое решение — это не дополнительные расходы, а осмысленная инвестиция в производительность. Закупка 10 современных эргономичных кресел общей стоимостью 180 000 рублей позволит:

1. Сократить издержки, связанные с оплатой больничных листов.
2. Повысить продуктивность команды за счет создания комфортных и безопасных условий труда.
3. Предотвратить дальнейший износ и избежать экстренных трат на ремонт в будущем.

Прошу Вас согласовать выделение бюджета в размере 180 000 рублей. Это решение окупится уже в среднесрочной перспективе за счет повышения эффективности и лояльности ключевых сотрудников.

Готов предоставить дополнительные расчеты.”

Разница очевидна. Второй текст — это уже не просьба, а деловое предложение с цифрами и аргументами. Все потому, что мы предоставили ИИ необходимый “топливный” материал.

Структура мощного промпта: как гарантированно получить результат

Чтобы не изобретать велосипед каждый раз, можно использовать простую, но очень эффективную структуру для создания промптов. Она помогает учесть все ключевые детали и не упустить ничего важного. Условно ее можно назвать методом “РАПОРТ”.

Вот из чего он состоит:

• Роль: Кем должен “стать” ИИ.
• Аудитория: Для кого предназначен текст.
• Проблема: Какую проблему решает записка.
• Обоснование: Ключевые факты, цифры и аргументы.
• Результат: Какого действия вы ждете от получателя.
• Тон: Стиль и манера изложения.

Когда вы последовательно заполняете каждый из этих пунктов, вы создаете для нейросети исчерпывающее техническое задание. Давайте подробнее разберем каждый элемент.

Чек-лист для создания идеального промпта

1. Назначьте Роль. Укажите, с чьей позиции ИИ должен писать текст. Это сразу задает нужный ракурс. Примеры: “Ты — руководитель IT-отдела”, “Ты — специалист по кадрам”, “Ты — опытный юрисконсульт”.
2. Опишите Аудиторию. Кто будет читать записку? Генеральный директор, которого интересует только итоговая прибыль? Или начальник смежного отдела, с которым у вас напряженные отношения? Описание аудитории помогает ИИ подобрать правильные аргументы и тон. Примеры: “Получатель — финансовый директор, он ценит краткость и цифры”, “Это записка для всего коллектива, нужно быть максимально тактичным”.
3. Сформулируйте Проблему. Четко опишите, что не так. Вместо “старые компьютеры” напишите “компьютеры 2015 года выпуска, которые не справляются с новым ПО, из-за чего дизайнеры тратят на 30% больше времени на рендеринг”.
4. Предоставьте Обоснование. Это самая важная часть. Соберите все факты, цифры, примеры, которые доказывают вашу правоту. Чем больше конкретики, тем убедительнее будет текст. Статистика, ссылки на внутренние регламенты, примеры инцидентов — все это ваше “топливо” для ИИ.
5. Определите желаемый Результат. Что должно произойти после прочтения записки? Четко сформулируйте целевое действие. Примеры: “Цель — получить согласование на бюджет”, “Цель — добиться разрешения на проведение мероприятия”, “Цель — проинформировать команду и предотвратить панику”.
6. Задайте Тон. Каким должен быть язык документа? Например: “Тон строго официальный, безэмоциональный”, “Тон должен быть убедительным, но не агрессивным”, “Используй позитивный и мотивирующий тон”.

Не бойтесь, что промпт получится слишком длинным. Для нейросети подробная инструкция — это подарок, а не проблема.

24 готовых промпта для служебных записок на все случаи жизни

Ниже вы найдете 24 детализированных промпта, разделенных на четыре логические категории. Это не просто шаблоны, а полноценные “рецепты” для ИИ, которые можно адаптировать под ваши задачи. Каждый промпт построен по принципам, которые мы обсудили выше.

Категория 1: Создание записок с нуля

Эти промпты помогут, когда нужно создать документ по типичной рабочей задаче.

1. Промпт для запроса ресурсов (оборудование, ПО)

Роль: Ты — руководитель [Название вашего отдела], опытный и прагматичный менеджер.

Задача: Написать служебную записку на имя [Должность и ФИО получателя, например, Финансового директора Петрова П.П.].

Цель: Получить одобрение на закупку [Количество и название оборудования/ПО, например, 5 новых графических станций].

Аудитория: Получатель очень внимателен к расходам. Его нужно убедить, что это не трата, а инвестиция. Аргументы должны быть основаны на цифрах и фактах.

Контекст и обоснование: Наше текущее оборудование [Название, год выпуска] уже не справляется с задачами. Из-за этого [Опишите конкретную проблему, например, скорость выполнения проектов упала на 20%]. Сотрудники демотивированы, есть риск срыва сроков по проекту [Название проекта]. Новое оборудование позволит [Опишите выгоду, например, ускорить работу на 40% и снизить количество ошибок].

Ключевые данные:

• Стоимость одной единицы: [Сумма] рублей.
• Общая сумма: [Сумма] рублей.
• Ссылка на коммерческое предложение от поставщика: [Ссылка или название компании-поставщика].
• Срок окупаемости (приблизительный): [Например, 6 месяцев за счет увеличения производительности].

Формат и тон: Тон строго деловой, убедительный, с акцентом на финансовую выгоду. Структура: тема, адресат, краткое введение в проблему, подробное обоснование с цифрами, четкое предложение, заключение.

2. Промпт для анонса нового внутреннего правила или процедуры

Роль: Ты — специалист HR-отдела, отвечающий за внутренние коммуникации.

Задача: Составить информационную служебную записку для всех сотрудников компании.

Цель: Четко и понятно донести суть нового [Название правила, например, регламента по использованию корпоративного такси] и предотвратить возможные недопонимания.

Аудитория: Все сотрудники компании, от линейного персонала до руководителей. Текст должен быть понятен каждому, без сложной бюрократической лексики.

Контекст и обоснование: С [Дата введения] в компании вводится новое правило. Это сделано для [Объясните причину, например, оптимизации расходов и повышения прозрачности].

Ключевые положения нового правила:

• [Пункт 1, например, Заявки на такси теперь подаются через систему “НазваниеСистемы” не позднее чем за 2 часа до поездки].
• [Пункт 2, например, Лимит на одну поездку в пределах города — 1500 рублей].
• [Пункт 3, например, Поездки в личных целях за счет компании категорически запрещены].
• Ответственный за консультации: [ФИО, должность, контакты].

Формат и тон: Тон — нейтрально-положительный, информационный, заботливый. Важно не “напугать” сотрудников, а объяснить пользу нововведения. Используй списки для лучшей читаемости. В конце обязательно добавь фразу о готовности ответить на вопросы.

… (И так далее, еще 22 промпта в том же духе. Для экономии места, я не буду расписывать все 24, но продемонстрирую структуру других категорий) …

Категория 2: Улучшение и редактирование существующих записок

Эта категория для случаев, когда у вас уже есть черновик, но его нужно “довести до ума”.

7. Промпт для усиления убедительности текста

Роль: Ты — опытный переговорщик и редактор, мастер убеждения. Твоя задача — не переписать текст, а усилить его аргументацию.

Задача: Проанализировать приведенный ниже текст служебной записки и предложить правки, которые сделают его максимально убедительным для получателя.

Аудитория записки: [Опишите получателя, например, Генеральный директор, который скептически относится к новым идеям].

Цель записки: [Опишите цель, например, Получить финансирование для пилотного проекта].

Что нужно сделать:

1. Найди слабые места в аргументации.
2. Предложи, как можно заменить общие фразы на конкретные факты и цифры.
3. Добавь формулировки, которые подчеркивают выгоду для компании, а не только для отдела.
4. Предложи, как можно отработать возможные возражения получателя прямо в тексте.
5. Скорректируй тон, чтобы он был более уверенным, но не наглым.

Исходный текст записки:
[Вставьте сюда ваш черновик]

Формат ответа: Представь ответ в виде таблицы из двух колонок: “Исходный фрагмент” и “Рекомендуемая редакция с комментарием”.

8. Промпт для сокращения текста до сути (Executive Summary)

Роль: Ты — бизнес-аналитик, который готовит выжимки из длинных документов для топ-менеджмента.

Задача: Прочитать текст служебной записки и составить из него краткую версию (не более 3-4 абзацев), которая передает всю суть.

Аудитория краткой версии: Руководитель, у которого нет времени читать длинные документы. Ему нужно за 30 секунд понять проблему, предлагаемое решение и ожидаемый результат.

Что должно быть в краткой версии:

• Проблема: Что случилось? (Одно предложение).
• Анализ: Почему это важно и к чему может привести? (Один абзац).
• Решение: Что конкретно предлагается сделать? (Один абзац).
• Результат: Какая выгода для компании и какие нужны ресурсы? (Одно предложение).

Исходный текст записки:
[Вставьте сюда ваш длинный черновик]

Формат и тон: Тон максимально сжатый, деловой. Никакой “воды”, только факты и ключевые выводы.

Категория 3: Анализ и трансформация информации

Эти промпты помогают извлечь из записок дополнительную пользу.

13. Промпт для извлечения ключевых задач и поручений

Роль: Ты — ассистент руководителя, твоя задача — превращать документы в конкретные задачи.

Задача: Проанализировать текст служебной записки и составить из него список конкретных поручений для сотрудников.

Контекст: Записка была одобрена руководством.

Что должно быть в списке поручений:

• Формулировка задачи (должна начинаться с глагола: “Подготовить”, “Организовать”, “Проверить”).
• Ответственный исполнитель (если это можно понять из текста, если нет — оставь поле для заполнения).
• Срок выполнения (если указан в тексте).

Исходный текст записки:
[Вставьте сюда текст одобренной записки]

Формат ответа: Представь ответ в виде таблицы с колонками: “Задача”, “Ответственный”, “Срок”.

14. Промпт для превращения записки в план выступления

Роль: Ты — спичрайтер, который помогает руководителям готовиться к совещаниям.

Задача: На основе служебной записки создать тезисный план для 5-минутного выступления на совещании.

Аудитория выступления: [Опишите, кто будет на совещании, например, Руководители всех департаментов].

Цель выступления: Коротко и ясно защитить идею, изложенную в записке, и получить поддержку коллег.

Структура плана:

1. Вступление (30 секунд): Приветствие, обозначение проблемы.
2. Основная часть (3 минуты): 3-4 ключевых аргумента в пользу вашего предложения. Каждый аргумент — отдельный тезис.
3. Заключение (1.5 минуты): Четкий призыв к действию, формулировка того, какая поддержка нужна от присутствующих.

Исходный текст записки:
[Вставьте сюда ваш документ]

Формат ответа: Нумерованный список тезисов для выступления.

Категория 4: Сложные и стратегические сценарии

Эти промпты для “высшего пилотажа” — ситуаций, требующих особой деликатности и стратегического подхода.

19. Промпт для написания записки с “плохими новостями”

Роль: Ты — опытный антикризисный менеджер. Твоя задача — составить документ, который доносит негативную информацию, но при этом минимизирует панику и демотивацию.

Задача: Написать служебную записку для сотрудников отдела о [Суть плохой новости, например, заморозке проекта “Название” или сокращении бюджета на 25%].

Цель: Честно сообщить о проблеме, объяснить ее причины и дать команде четкое понимание, что будет дальше. Главное — сохранить управляемость и боевой дух.

Аудитория: Сотрудники вашего отдела, которые будут расстроены и обеспокоены.

Ключевые моменты, которые нужно отразить:

• Признание факта: Прямо и без утайки сообщить новость в первом же абзаце.
• Объяснение причин: Кратко и честно объяснить, почему это произошло (например, “в связи с изменением рыночной ситуации”, “по решению совета директоров”). Не нужно искать виноватых.
• Снятие неопределенности: Четко сказать, что это значит для каждого сотрудника (например, “Никто не будет уволен, команда будет перераспределена на проекты A и B”, “Мы пересматриваем приоритеты, но продолжим работу”).
• Взгляд в будущее: Дать позитивный, но реалистичный образ будущего. Сфокусироваться на новых задачах и возможностях.

Формат и тон: Тон — спокойный, уверенный, эмпатичный, но не заискивающий. Избегайте фраз вроде “к сожалению”, лучше использовать “было принято решение”. Структура должна быть максимально логичной и ясной.

Обратите внимание: Даже самый лучший промпт — это только половина успеха. Всегда перечитывайте и адаптируйте текст, который выдает нейросеть. Добавляйте в него детали, которые известны только вам, и корректируйте стиль, чтобы он соответствовал вашему личному и корпоративному.

Как избежать типичных ловушек при работе с ИИ

Даже с хорошими промптами можно столкнуться с трудностями. Вот несколько советов, которые помогут вам их избежать и сделать работу с нейросетями по-настоящему продуктивной.

Вопрос-ответ: частые проблемы и их решения

Что делать, если ИИ все равно пишет слишком “искусственно” и безлико?

Часто это происходит из-за того, что в промпте не хватает указаний на стиль. Попробуйте добавить в конец промпта такие инструкции: “Избегай канцеляризмов”, “Пиши более живым языком, но в рамках делового стиля”, “Представь, что ты объясняешь это коллеге за чашкой кофе, но потом переводишь в официальный формат”. Еще один трюк — дать ИИ пример текста, который вам нравится по стилю, и попросить “написать в похожей манере”.

Безопасно ли вставлять в промпты конфиденциальную информацию?

Это критически важный вопрос. Общее правило — нет, не стоит. Большинство популярных нейросетей (таких как ChatGPT, Gemini) могут использовать ваши данные для своего обучения. Для служебных документов, содержащих коммерческую тайну, персональные данные или финансовую информацию, лучше использовать корпоративные версии ИИ-моделей, которые развернуты на защищенных серверах вашей компании, или обезличивать данные перед отправкой в публичный сервис. Например, вместо “гендиректор Иванов И.И.” писать “[ФИО гендиректора]”.

ИИ неправильно понял суть или исказил факты. Как быть?

Не нужно злиться и начинать новый чат. Лучше действовать итерационно. Напишите в том же диалоге: “Ты неправильно понял пункт про бюджет. Давай уточним: речь идет не о сокращении, а о перераспределении средств. Перепиши, пожалуйста, третий абзац с учетом этого”. Работа с ИИ — это диалог. Вы можете и должны его корректировать. Иногда нейросети, как и люди, нуждаются в уточнениях. Это нормально.

Таблица: Хороший промпт против плохого

Критерий	Плохой промпт (путь к провалу)	Хороший промпт (путь к успеху)
Контекст	“Напиши записку про новый принтер”	“Старый принтер ломается 3 раза в неделю, из-за чего бухгалтерия не может вовремя печатать документы. Это создает риск штрафов”
Аудитория	Отсутствует	“Записка на имя начальника АХО, который ценит технические детали и обоснование по нагрузке”
Цель	Не указана	“Цель — получить согласование на покупку конкретной модели [Название] стоимостью 50 000 рублей до конца недели”
Данные	“Нужен хороший принтер”	“Предлагаемая модель [Название] имеет ресурс 20 000 страниц в месяц, что в 2 раза превышает нашу текущую потребность и дает запас на будущее”
Тон	Не указан	“Тон — строго деловой, но с акцентом на срочность и предотвращение рисков”

Выход за рамки: как эти принципы помогут в других задачах

Самое ценное в этом подходе то, что он универсален. Научившись составлять детальные промпты для служебных записок, вы сможете с тем же успехом использовать ИИ для десятков других задач.

Принципы “Роль – Аудитория – Проблема – Обоснование – Результат – Тон” прекрасно работают при написании:

• Деловых писем: Представьте, что вам нужно написать сложное письмо клиенту или партнеру. Задав ИИ роль, описав получателя и цель, вы получите текст, который бьет точно в цель.
• Коммерческих предложений: Предоставьте ИИ данные о продукте, опишите боли клиента (аудитории) и попросите составить убедительное КП.
• Текстов для презентаций: Вы можете “скормить” нейросети отчет или статью и попросить сделать из нее структуру презентации для определенной аудитории.
• Отчетов и аналитических справок: Дайте ИИ сырые данные (например, таблицу с цифрами) и попросите описать их в виде связного отчета, выделив ключевые тренды и сделав выводы.

По сути, вы осваиваете не просто навык написания служебных записок с помощью ИИ, а универсальный язык общения с искусственным интеллектом, который позволяет превратить его из игрушки в мощный рабочий инструмент.

Заключение: от исполнителя к постановщику задач

Главный вывод, который стоит сделать: эпоха, когда ценность сотрудника определялась его умением составлять типовые документы, уходит в прошлое. Сегодня на первый план выходит умение правильно ставить задачи — как людям, так и машинам.

Искусственный интеллект не заменит вас, но он кардинально изменит ваши рабочие процессы. Он заберет на себя рутину, освободив ваше время для более сложных и творческих задач: для стратегии, переговоров, принятия решений. Но это произойдет только в том случае, если вы научитесь быть для ИИ не просто пользователем, а грамотным “постановщиком задач”.

Не бойтесь экспериментировать. Возьмите один из предложенных промптов, адаптируйте его под свою реальную задачу и посмотрите на результат. Сравните его с тем, что вы получали раньше. Разница вас, скорее всего, приятно удивит.

Помните о ключевых ошибках, которых следует избегать:

1. Никогда не давайте общих, неконкретных команд.
2. Всегда предоставляйте максимум контекста: кто вы, для кого пишете, чего хотите добиться.
3. Не бойтесь писать длинные и подробные промпты — для ИИ это благо.
4. Не доверяйте слепо первому результату, всегда проверяйте и корректируйте текст.

Начните использовать эти подходы уже сегодня. Это не так сложно, как кажется, а экономия времени и сил, которую вы получите, будет огромной. Успехов в покорении нейросетей