Вы тратите часы на составление важных деловых писем? Пытаетесь подобрать правильные слова, выверить тон и боитесь показаться невежливым или, наоборот, слишком мягким? Это знакомая боль для многих профессионалов.
Искусственный интеллект обещает решить эту проблему, но часто выдает шаблонные, безжизненные тексты, которые стыдно отправлять. Проблема не в нейросети, а в том, как мы ее просим. Простой запрос “напиши письмо” почти всегда ведет к провалу.
Эта статья — ваше спасение. Здесь собраны не просто примеры, а настоящие рабочие инструменты: 30 полноформатных промптов для деловых писем, созданных для решения разных задач. Вы узнаете, как не просто писать, а:
- Редактировать и усиливать уже готовые тексты.
- Анализировать входящие сообщения и готовить стратегию ответа.
- Автоматизировать рутину и создавать гибкие шаблоны.
- Решать нестандартные задачи, вроде написания деликатных отказов.
Забудьте о разочарованиях. Пришло время превратить ИИ из непонятливого стажера в вашего самого эффективного бизнес-ассистента.
Главная ошибка при работе с ИИ: почему получаются “мертвые” письма
Многие наступают на одни и те же грабли. Они думают, что нейросеть — это волшебная кнопка. Они вводят что-то вроде “Напиши письмо клиенту о задержке поставки” и ждут чуда. Чуда не происходит. На выходе получается сухой, роботизированный текст, лишенный эмпатии и конкретики.
Причина этого проста и лежит на поверхности: если вы даете ИИ минимум контекста, вы получаете минимум результата. Нейросеть не умеет читать ваши мысли. Она не знает, какие у вас отношения с клиентом, насколько критична задержка и какой тон вы хотите сохранить. Она просто берет усредненный шаблон из своей базы данных.
Это приводит к печальным последствиям. Такое письмо может не успокоить, а разозлить клиента, потому что оно звучит как формальная отписка. Вы тратите время на переписывание, теряете доверие и в итоге разочаровываетесь в технологии. Давайте посмотрим на живом примере.
Практический пример: Плохой промпт против хорошего
Представьте, что вам нужно сообщить важному партнеру, с которым у вас теплые отношения, о небольшой задержке в проекте.
Частая ошибка: Короткий и неясный промпт
“Напиши письмо партнеру Ивану о задержке проекта на неделю.”
Результат от ИИ (вероятный):
“Уважаемый Иван, информируем вас о том, что сроки реализации проекта N сдвигаются на одну неделю. Приносим извинения за возможные неудобства. С уважением, [Ваше Имя]”.
Это письмо — катастрофа. Оно холодное, формальное и полностью игнорирует ваши хорошие отношения с Иваном. Оно вызовет больше вопросов и беспокойства, чем даст ответов.
Правильный подход: Детальный и контекстный промпт
“Напиши дружелюбное, но профессиональное письмо партнеру Ивану. Сообщи о задержке сдачи проекта ‘Альфа’ на одну неделю (новая дата — 25 октября). Причина — неожиданные технические сложности с интеграцией API стороннего сервиса, которые мы уже решаем. Подчеркни, что все основные функции готовы и задержка коснется только второстепенного модуля. Заверь его, что команда работает сверхурочно и мы уверены в качестве финального продукта. Поблагодари за понимание.”
Результат от ИИ (вероятный):
“Иван, добрый день! Пишу сообщить новости по нашему проекту ‘Альфа’. Мы столкнулись с некоторыми техническими сложностями при интеграции API, из-за чего вынуждены сдвинуть финальный срок сдачи на одну неделю, до 25 октября. Хочу сразу успокоить: все ключевые элементы проекта уже готовы и работают стабильно. Задержка затрагивает лишь второстепенный модуль, и наша команда уже бросила все силы на решение этой задачи. Мы абсолютно уверены, что это никак не скажется на итоговом качестве. Спасибо за ваше понимание и терпение! С уважением, [Ваше Имя]”.
Разница колоссальная, не так ли? Второе письмо сохраняет тон, объясняет причину, снимает возможные возражения и демонстрирует заботу. Все потому, что промпт дал нейросети всю необходимую информацию для качественной работы.
Анатомия мощного промпта: из чего он состоит
Чтобы стабильно получать качественные результаты, важно понимать, из каких “кирпичиков” строится эффективный запрос. Думайте о промпте не как о предложении, а как о техническом задании для вашего виртуального ассистента. Каждый элемент этого задания снижает неопределенность и направляет ИИ к нужному вам результату.
Вот основные компоненты, которые стоит включать в ваши промпты для деловых писем.
| Компонент | Объяснение “Почему это важно?” | Пример |
| Роль | Назначая роль, вы задаете ИИ определенную модель поведения. Это заставляет его использовать специфическую лексику и стиль мышления, характерные для этой роли. Это гораздо эффективнее, чем просто просить “написать профессионально”. | “Ты — опытный менеджер по работе с ключевыми клиентами…” |
| Контекст | Это самая важная часть. Здесь вы описываете всю предысторию: кто вы, кто адресат, какие у вас отношения, что произошло до этого письма. Без контекста ИИ действует вслепую. | “Я пишу давнему партнеру, с которым у нас дружеские отношения. Мы недавно завершили крупный проект, и я хочу предложить ему новый.” |
| Задача | Четкое и однозначное указание, что именно нужно сделать. Не “напиши письмо”, а “составь убедительное письмо с предложением о сотрудничестве”, “напиши деликатный отказ”. | “Твоя задача — написать короткое, но емкое письмо-благодарность за участие в вебинаре.” |
| Переменные | Это конкретные данные, которые ИИ должен вставить в текст: имена, названия, даты, цифры. Чем больше конкретики, тем менее шаблонным будет результат. | “[Имя клиента], [Название продукта], [Скидка в %], [Дата окончания акции].” |
| Тон голоса (Tone of Voice) | Прямое указание на желаемую эмоциональную окраску письма. Это помогает избежать неловких ситуаций, когда письмо получается слишком формальным или, наоборот, фамильярным. | “Тон: уверенный, но не высокомерный; дружелюбный, но с соблюдением дистанции; эмпатичный и поддерживающий.” |
| Формат и Структура | Опишите, как должно выглядеть письмо. Сколько абзацев, должны ли быть списки, какой призыв к действию в конце. Это помогает управлять читабельностью текста. | “Структура: 1. Краткое приветствие. 2. Суть предложения в двух предложениях. 3. Список из 3-х ключевых преимуществ. 4. Четкий призыв к действию.” |
| Ограничения | Чего НЕ нужно делать. Иногда проще сказать ИИ, каких тем или слов следует избегать. Это называется “негативный промптинг” и он очень эффективен. | “Не используй канцеляризмы и сложные термины. Избегай фраз ‘взаимовыгодное сотрудничество’ и ‘динамично развивающаяся компания’.” |
Обратите внимание: не обязательно использовать все семь компонентов в каждом промпте. Но чем важнее письмо, тем детальнее должно быть ваше “техническое задание”. Запомнив эту структуру, вы перестанете получать отписки от ИИ и начнете использовать его потенциал на полную мощность.
Ключевые рекомендации по работе с нейросетями
Прежде чем мы перейдем к готовым рецептам, важно усвоить несколько принципов. Они помогут вам не просто копировать промпты, а мыслить в правильном направлении и адаптировать любой шаблон под свои уникальные задачи. Воспринимайте это как инструктаж перед погружением.
- Мыслите итерациями. Не ждите идеального результата с первой попытки. Это нормально. Ваша первая версия промпта дает 80% результата? Отлично! Теперь попросите ИИ: “Сделай текст короче и добавь более сильный призыв к действию” или “Перепиши это в более формальном тоне”. Работа с ИИ — это диалог, а не монолог.
- Давайте примеры. Если у вас есть пример письма, которое вам нравится по стилю, покажите его нейросети! Напишите: “Вот пример тона, который мне нужен: [вставьте текст примера]. Напиши мое письмо в похожем стиле”. Это работает в разы лучше, чем десятки прилагательных для описания тона.
- Будьте многословны. Это тот редкий случай, когда краткость — не сестра таланта. Не бойтесь писать длинные, подробные промпты. Чем больше деталей, нюансов и контекста вы дадите, тем точнее будет результат. Нейросеть не устанет читать, а вы сэкономите время на правках.
- Используйте “негативные” указания. Говорить, чего делать НЕ НАДО, часто эффективнее, чем описывать, что делать надо. Например: “Не используй пассивный залог”, “Избегай банальных комплиментов”, “Никаких восклицательных знаков”. Это помогает отсечь нежелательные варианты сразу.
- Разбивайте сложные задачи. Нужно написать длинное коммерческое предложение? Не просите ИИ сделать все сразу. Попросите его сначала “Набросай структуру коммерческого предложения для IT-услуг”, затем “Напиши сильный заголовок и первый абзац для этого КП”, потом “Опиши преимущества нашего продукта для этой структуры” и так далее. Пошаговый подход дает больше контроля и лучший результат.
Частая ошибка, которую нужно избегать
Самая распространенная ошибка новичков — очеловечивать нейросеть и ждать от нее интуитивного понимания. Например, они пишут в промпте “сделай красиво”. Для ИИ слово “красиво” не значит ничего. Оно абсолютно пустое. Вместо этого расшифруйте, что для вас “красиво”: “используй короткие предложения, добавь один релевантный эпитет, начни с вопроса, закончи призывом к действию”.
Запомните: нейросеть — это невероятно мощный, но очень буквальный инструмент. Ваша задача — быть для нее максимально точным и ясным штурманом.
30 готовых промптов для деловых писем на все случаи жизни
Теперь перейдем к практике. Ниже вы найдете 30 детализированных промптов, разделенных по типам задач. Это не жесткие догмы, а гибкие шаблоны. Смело меняйте переменные в квадратных скобках [] и адаптируйте детали под свою ситуацию.
Группа 1: Написание писем с нуля
Эти промпты помогут создать качественный черновик письма для самых распространенных ситуаций.
1. Холодное письмо с предложением услуг
Роль: Ты — опытный менеджер по развитию бизнеса, который ценит время собеседника.
Контекст: Я хочу отправить холодное письмо [Имя получателя], [Должность] в компании [Название компании]. Я нашел его контакты на [Источник, например, сайте компании или ТенЧат]. Я заметил, что их компания [упомянуть недавнее достижение, новость или проблему, например, “недавно запустила новый продукт” или “активно ищет способы оптимизации логистики”]. Наша компания [Название вашей компании] предлагает [Ваша услуга], которая может помочь им [Конкретная выгода, например, “сократить издержки на 30%” или “ускорить выход на новые рынки”].
Задача: Напиши короткое (не более 4-5 абзацев) и уважительное письмо. Цель — не продать в лоб, а заинтересовать и предложить короткий онлайн-звонок на 15 минут для обсуждения.
Тон: Профессиональный, уверенный, но не навязчивый. Персонализированный.
Структура: 1. Заголовок, цепляющий внимание (например, “Вопрос о [сфера деятельности компании]”). 2. Персонализированное начало (почему пишете именно ему). 3. Краткая суть предложения (1-2 предложения). 4. Конкретная польза в цифрах или фактах. 5. Четкий и простой призыв к действию (предложение созвониться).
Ограничения: Не использовать банальные фразы вроде “лидер рынка” и “взаимовыгодное сотрудничество”. Никаких длинных описаний истории нашей компании.
2. Ответ на вакансию (сопроводительное письмо)
Роль: Ты — мотивированный и компетентный кандидат, который внимательно изучил вакансию.
Контекст: Я откликаюсь на вакансию [Название вакансии] в компании [Название компании], опубликованную на [Название площадки, например, hh.ru]. Я [Ваша текущая или последняя должность] с [Количество] годами опыта в [Ваша сфера].
Задача: Напиши сопроводительное письмо, которое покажет мою заинтересованность и релевантность. Нужно связать 2-3 ключевых требования из вакансии с моим конкретным опытом и достижениями.
Переменные:
- Ключевое требование 1: [Например, “Опыт управления командой от 10 человек”]. Мой опыт: [Например, “Руководил отделом из 12 маркетологов, увеличил KPI на 25% за год”].
- Ключевое требование 2: [Например, “Владение системами аналитики”]. Мой опыт: [Например, “Ежедневно работаю с Яндекс.Метрикой и Power BI, строю сквозную аналитику”].
- Ключевое требование 3: [Например, “Запуск новых продуктов”]. Мой опыт: [Например, “Успешно вывел на рынок 3 новых продукта, один из которых занял 10% рынка в своей нише за полгода”].
Тон: Профессиональный, энергичный, сфокусированный на результатах.
Ограничения: Не пересказывать все резюме. Письмо должно быть не длиннее одного экрана (около 2000 знаков).
3. Письмо-извинение за ошибку/задержку
Роль: Ты — заботливый и ответственный аккаунт-менеджер или руководитель.
Контекст: Нам нужно извиниться перед клиентом [Имя клиента] из компании [Название компании] за [Описание проблемы, например, “задержку поставки заказа №123” или “ошибку в счете”]. Эта проблема произошла из-за [Краткое и честное объяснение причины, например, “сбоя на складе” или “человеческой ошибки бухгалтера”].
Задача: Напиши искреннее письмо-извинение. Важно не просто извиниться, но и показать, что мы контролируем ситуацию.
Структура: 1. Прямое и ясное извинение в самом начале. 2. Краткое объяснение причины без перекладывания вины. 3. Описание того, что уже сделано для решения проблемы ([Например, “Заказ уже передан в экспресс-доставку за наш счет”]). 4. Предложение компенсации или бонуса ([Например, “скидка 15% на следующий заказ”]). 5. Заверение, что приняты меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Тон: Эмпатичный, честный, ответственный.
Ограничения: Избегать расплывчатых формулировок вроде “приносим извинения за доставленные неудобства”. Быть конкретным.
4. Письмо с запросом на обратную связь
Роль: Ты — менеджер по продукту или клиентскому сервису, который искренне хочет улучшить свой продукт/услугу.
Контекст: Клиент [Имя клиента] пользуется нашим продуктом/услугой [Название продукта] уже [Срок, например, 3 месяца]. Мы хотим получить от него честную обратную связь, чтобы сделать продукт лучше.
Задача: Составь короткое письмо с просьбой уделить 5-10 минут на заполнение опроса или короткий разговор. Важно подчеркнуть, что его мнение очень ценно для нас.
Тон: Уважительный, дружелюбный, нетребовательный.
Структура: 1. Благодарность за то, что он является нашим клиентом. 2. Объяснение, почему мы обращаемся (хотим стать лучше). 3. Четкая ссылка на опрос или предложение выбрать удобное время для звонка. 4. Указание точного времени, которое это займет (“Это займет не более 7 минут”). 5. Можно предложить небольшой бонус за уделенное время (например, промокод).
5. Напоминание об оплате счета
Роль: Ты — вежливый, но настойчивый финансовый контролер или бухгалтер.
Контекст: Клиент [Название компании] должен был оплатить счет №[Номер счета] на сумму [Сумма] до [Дата оплаты]. Сегодня [Текущая дата], оплата еще не поступила. Это первое напоминание.
Задача: Напиши вежливое письмо-напоминание. Цель — напомнить о долге, не испортив отношения. Возможно, они просто забыли.
Тон: Нейтрально-дружелюбный, но деловой.
Структура: 1. Заголовок “Напоминание об оплате счета №[Номер счета]”. 2. Вежливое вступление с надеждой, что у них все хорошо. 3. Напоминание о номере счета, сумме и дате оплаты. 4. Предложение помощи, если возникли какие-то проблемы с оплатой или документами. 5. Прикрепить счет к письму повторно.
Ограничения: Никаких угроз или агрессивных формулировок на этом этапе.
6. Письмо-благодарность после встречи
Роль: Ты — проактивный и внимательный к деталям менеджер.
Контекст: Сегодня состоялась встреча с [Имя] из [Компания] по поводу [Тема встречи]. Мы обсудили [Ключевые пункты обсуждения] и договорились о [Следующие шаги].
Задача: Напиши короткое письмо-благодарность (follow-up). Цель — закрепить договоренности, показать свою вовлеченность и оставить хорошее впечатление.
Тон: Позитивный, деловой, структурированный.
Структура: 1. Благодарность за уделенное время. 2. Краткое резюме ключевых договоренностей в виде списка (bullet points). 3. Упоминание следующих шагов и ответственных за них. 4. Предложение выслать дополнительные материалы, если это необходимо.
7. Внутреннее объявление для команды
Роль: Ты — HR-менеджер или руководитель отдела.
Контекст: Нужно сообщить всей команде о [Важная новость, например, “переходе на новый таск-менеджер YouGile” или “предстоящем корпоративном мероприятии”].
Задача: Составь ясное и структурированное объявление.
Переменные:
- Новость: [Суть новости]
- Дата вступления в силу/события: [Дата]
- Причина/Цель: [Почему это делается?]
- Что требуется от сотрудников: [Конкретные действия, например, “пройти обучение до 15 числа”]
- Ответственное лицо для вопросов: [Имя, должность]
Тон: Информативный, четкий, позитивный (если новость хорошая).
Структура: 1. Яркий заголовок. 2. Главная новость в первом абзаце. 3. Детали: когда, почему, как это будет работать. 4. Раздел “Что делать дальше?” со списком действий для сотрудников. 5. Контакты для вопросов.
Группа 2: Редактирование и усиление существующих текстов
Эти промпты помогут вам улучшить уже написанные письма, сделав их более эффективными.
8. Сокращение письма без потери смысла
Роль: Ты — опытный редактор, мастер лаконичности.
Контекст: У меня есть текст делового письма. Он кажется мне слишком длинным и “водянистым”.
Задача: Проанализируй текст ниже и сократи его на 30-40%, сохранив все ключевые мысли, цифры и призыв к действию. Убери лишние слова, пассивные конструкции и канцеляризмы. Сделай текст более энергичным и легким для чтения.
Текст для редактирования:
“[Вставьте сюда ваш длинный текст письма]”
Тон: Конечный текст должен быть деловым и уважительным.
9. Усиление призыва к действию (Call to Action)
Роль: Ты — маркетолог-эксперт по конверсиям.
Контекст: В конце моего письма есть призыв к действию, но он звучит слабо и неубедительно.
Задача: Проанализируй мое письмо и предложи 3-4 альтернативных, более сильных варианта призыва к действию. Варианты должны быть разными по степени настойчивости: один мягкий, один прямой и один создающий ощущение срочности.
Текст письма с текущим CTA:
“[Вставьте сюда ваш текст письма с последним абзацем]”
Текущий CTA: “[Например, ‘Если вам интересно, дайте знать’]”
10. Изменение тона письма (с формального на неформальный и наоборот)
Роль: Ты — лингвист, эксперт по стилистике и тону голоса.
Контекст: У меня есть текст письма. Мне нужно адаптировать его для другого получателя.
Задача: Перепиши следующий текст в [выбрать: более дружелюбном и неформальном / более официальном и строгом] тоне. Сохрани основной смысл и факты, но измени лексику, структуру предложений и обращения.
Текст для редактирования:
“[Вставьте сюда ваш текст письма]”
11. Повышение убедительности письма
Роль: Ты — мастер переговоров и убеждения.
Контекст: Я написал письмо с предложением, но оно кажется мне недостаточно убедительным. Я боюсь, что получатель не увидит реальной выгоды.
Задача: Прочитай текст моего письма и предложи конкретные правки, чтобы сделать его более убедительным. Обрати внимание на:
- Добавление социальных доказательств (упоминание известных клиентов, отзывы).
- Использование цифр и конкретных данных вместо общих фраз.
- Фокус на выгодах для клиента, а не на свойствах нашего продукта.
- Усиление аргументации.
Текст для анализа:
“[Вставьте сюда ваш текст письма]”
12. Проверка на “токсичность” и негативные коннотации
Роль: Ты — чуткий психолог и эксперт по коммуникациям, который видит скрытые смыслы.
Контекст: Я написал(а) довольно жесткое письмо (например, с претензией или отказом) и хочу убедиться, что оно не звучит агрессивно или пассивно-агрессивно.
Задача: Проанализируй текст ниже на предмет фраз, которые могут быть восприняты как обвинение, давление, высокомерие или пассивная агрессия. Выдели эти фразы и предложи более нейтральные и конструктивные альтернативы.
Текст для анализа:
“[Вставьте сюда ваш текст письма]”
Группа 3: Анализ и выработка стратегии ответа
Эти промпты помогут вам работать с входящими письмами.
13. Анализ тона входящего письма
Роль: Ты — опытный переговорщик, способный читать между строк.
Задача: Проанализируй следующее письмо от клиента/партнера. Оцени его тон по 10-балльной шкале (где 1 – крайне негативный, 10 – очень позитивный). Выдели фразы-маркеры, которые указывают на его настроение. Предположи, каковы его скрытые мотивы или опасения. Дай краткую рекомендацию по тону ответного письма.
Текст для анализа:
“[Вставьте сюда текст полученного письма]”
14. Извлечение ключевых тезисов и задач из длинного письма
Роль: Ты — супер-эффективный ассистент.
Задача: Прочитай это длинное и запутанное письмо. Выдели из него:
- Основную суть (в одном предложении).
- Список всех вопросов, на которые нужно ответить.
- Список всех задач или поручений, которые из него следуют.
Текст для анализа:
“[Вставьте сюда текст полученного письма]”
15. Генерация вариантов ответа на сложное письмо
Роль: Ты — стратегический консультант по коммуникациям.
Контекст: Я получил(а) сложное письмо [опишите суть, например, “с необоснованной претензией от клиента” или “с расплывчатым запросом от партнера”]. Я не знаю, как лучше на него отреагировать.
Задача: Проанализируй письмо и предложи 3 разные стратегии ответа:
- Безопасная/Нейтральная: Вежливый ответ, который поможет выиграть время и запросить больше информации.
- Напористая/Уверенная: Ответ, который твердо отстаивает нашу позицию, но остается в рамках деловой этики.
- Эмпатичная/Клиентоориентированная: Ответ, который показывает, что мы вошли в положение другой стороны и ищем компромисс.
Для каждой стратегии напиши краткий план ответа и ключевые фразы.
Текст для анализа:
“[Вставьте сюда текст полученного письма]”
Группа 4: Автоматизация и создание шаблонов
Эти промпты для тех, кто хочет поставить создание писем на поток.
16. Создание универсального шаблона письма
Роль: Ты — методолог и систематизатор.
Задача: Создай универсальный шаблон для [Тип письма, например, “еженедельного отчета клиенту” или “приветственного письма новому сотруднику”]. Шаблон должен быть структурированным и использовать плейсхолдеры в квадратных скобках `[]` для изменяемых частей. Продумай все возможные переменные, которые могут понадобиться.
Пример переменных для отчета клиенту: `[Имя клиента]`, `[Отчетный период]`, `[Список выполненных задач]`, `[Ключевые метрики и их динамика]`, `[Возникшие проблемы и их решения]`, `[Планы на следующую неделю]`, `[Вопросы к клиенту]`.
17. Генерация нескольких вариантов одного письма для A/B теста
Роль: Ты — креативный копирайтер.
Задача: На основе информации ниже, напиши 3 разных варианта одного и того же письма. Они должны доносить одну и ту же суть, но отличаться по стилю и акцентам:
- Вариант 1: Короткий и по делу. Фокус на экономии времени.
- Вариант 2: Более эмоциональный. Фокус на выгодах и “боли” клиента.
- Вариант 3: С использованием интриги или нестандартного захода.
Информация для письма: [Опишите суть вашего предложения, для кого оно, какую проблему решает и какой призыв к действию].
18. Создание цепочки писем (Follow-up sequence)
Роль: Ты — email-маркетолог, специалист по автоматическим воронкам.
Задача: Разработай цепочку из 3-х писем для [Цель, например, “напоминания о неоплаченном счете” или “подогрева интереса после отправки коммерческого предложения”].
Опиши содержание каждого письма:
- Письмо 1 (через 3 дня после основного): Краткое и вежливое напоминание. “Просто хотел(а) убедиться, что вы получили мое предыдущее письмо”.
- Письмо 2 (через 7 дней): Добавление ценности. Прикрепить полезный материал (статью, кейс), связанный с темой.
- Письмо 3 (через 14 дней): “Закрывающее” письмо. Вежливое сообщение о том, что вы больше не будете беспокоить, но остаетесь на связи.
Для каждого письма пропиши тему и основной текст.
Группа 5: Специализированные и остальные промпты
Здесь собраны более редкие, но не менее важные задачи, а также расширения уже упомянутых.
19. Написание деликатного отказа (кандидату, партнеру)
Роль: Ты — опытный HR-директор или дипломат.
Контекст: Нам нужно отказать [Кому, например, “кандидату на вакансию X” или “компании Y в партнерстве”]. Мы ценим время, которое они уделили, и хотим сохранить хорошие отношения.
Задача: Напиши вежливое и уважительное письмо с отказом. Важно, чтобы оно не звучало как формальная отписка. Можно дать краткую, конструктивную обратную связь, если это уместно.
Структура: 1. Благодарность за интерес/предложение. 2. Прямой, но мягкий отказ. 3. (Опционально) Краткое и обезличенное объяснение причины (“На данном этапе мы решили сфокусироваться на других кандидатах/направлениях”). 4. Пожелание успехов в будущем.
Ограничения: Не давать ложных надежд. Быть честным, но деликатным.
20. Перевод делового письма с сохранением этикета
Роль: Ты — профессиональный переводчик, специализирующийся на деловой переписке и знающий культурные особенности.
Задача: Переведи следующее письмо с [Исходный язык] на [Целевой язык]. Важно не просто сделать дословный перевод, а адаптировать его под нормы делового этикета, принятые в [Страна/регион целевого языка]. Обрати внимание на правильные обращения, уровень формальности и структуру фраз.
Текст для перевода:
“[Вставьте сюда текст письма на исходном языке]”
21. Письмо с просьбой о рекомендации или отзыве
Роль: Ты — благодарный клиент или бывший сотрудник.
Контекст: Я хочу попросить [Имя] ([Должность, компания]) написать для меня [отзыв на сайте / рекомендательное письмо для Linkedin/ТенЧат]. Мы успешно сотрудничали по проекту [Название проекта] / я работал(а) под его руководством [Период].
Задача: Напиши вежливое письмо с этой просьбой. Чтобы упростить ему задачу, предложи краткие тезисы или направления, о которых можно упомянуть (например, “мои сильные стороны в проекте: [навык 1], [навык 2]”).
Тон: Уважительный, скромный, но уверенный.
22. Письмо для восстановления “холодного” контакта
Роль: Ты — специалист по нетворкингу.
Контекст: Я давно не общался с [Имя], с которым мы познакомились на [Событие или место] около [Срок] назад. Я хочу возобновить контакт.
Задача: Напиши короткое, дружелюбное письмо. Цель — просто напомнить о себе. В качестве повода можно использовать [Например, “недавно наткнулся на его статью” или “увидел новость о его компании”].
Структура: 1. Напомнить, где и когда вы встречались. 2. Позитивный повод для письма. 3. Открытый вопрос, не требующий долгого ответа (например, “Как у вас сейчас дела в [сфера]?”).
23. Письмо-претензия с требованием
Роль: Ты — юрист или очень рассерженный, но справедливый клиент.
Контекст: Компания [Название компании] нарушила условия договора №[Номер]: [Суть нарушения, например, “поставила товар ненадлежащего качества” или “не выполнила работы в срок”]. Ущерб составил [Сумма или описание ущерба].
Задача: Напиши официальную претензию. Письмо должно быть строгим, юридически выверенным, но без лишних эмоций и оскорблений.
Структура: 1. Заголовок “Претензия по договору №[…]”. 2. Изложение фактов: что должно было быть сделано и что сделано по факту, со ссылками на пункты договора. 3. Четкое требование ([вернуть деньги / заменить товар / выплатить неустойку]). 4. Указание срока для ответа и упоминание о намерении обратиться в суд в случае игнорирования.
24. Письмо с запросом информации у госорганов
Роль: Ты — дотошный юрисконсульт.
Задача: Составь официальный запрос в [Название госоргана] для получения [Какая информация нужна]. Письмо должно быть написано строго по форме, с указанием всех необходимых реквизитов (ФИО, адрес, контактные данные) и ссылками на соответствующие законы (например, ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”).
Тон: Предельно официальный, сухой, юридический.
25. Письмо-поздравление (с днем рождения, с повышением)
Роль: Ты — внимательный коллега или партнер.
Контекст: Хочу поздравить [Имя] с [Событие].
Задача: Напиши искреннее и нешаблонное поздравление. Вместо банальных пожеланий “счастья, здоровья”, упомяни его реальные профессиональные качества ([Например, “Ваша способность находить выход из любой ситуации всегда восхищала меня”]) и пожелай чего-то конкретного, связанного с его работой или увлечениями.
26. Редактирование письма для отправки топ-менеджеру
Роль: Ты — ассистент генерального директора, который знает, что у босса нет времени.
Задача: Проанализируй текст ниже, который предназначен для очень занятого руководителя. Перепиши его так, чтобы суть была ясна из первых двух предложений. Всю дополнительную информацию убери в конец письма или в приложение. Используй принцип “пирамиды”: главное в начале.
Текст для редактирования:
“[Вставьте ваш текст]”
27. Письмо о повышении цен
Роль: Ты — strateгический маркетолог, который должен смягчить негатив.
Контекст: Мы вынуждены поднять цены на [Продукт/услуга] на [X]% с [Дата] из-за [Причина, например, “роста цен на сырье”].
Задача: Напиши письмо для клиентов, анонсирующее повышение цен. Важно не просто сообщить плохую новость, а обосновать ее и сместить фокус на ценность продукта. Можно предложить “зафиксировать” старую цену при оплате до определенной даты.
Тон: Честный, прозрачный, с акцентом на качестве.
28. Письмо с презентацией нового продукта/функции
Роль: Ты — восторженный продакт-менеджер.
Задача: Напиши яркое и интересное письмо для текущих клиентов о запуске [Название нового продукта/функции]. Сфокусируйся на том, какую “боль” клиента решает эта новинка. Используй списки, чтобы показать преимущества. Добавь ссылку на подробное описание или видео-демонстрацию.
29. Письмо с просьбой о партнерстве/коллаборации
Роль: Ты — менеджер по развитию партнерской сети.
Контекст: Я хочу предложить коллаборацию компании [Название компании-партнера]. Наши аудитории пересекаются. Мы можем сделать [Идея коллаборации, например, “совместный вебинар” или “обмен постами в соцсетях”].
Задача: Напиши письмо, которое четко и кратко излагает идею и показывает очевидную выгоду для обеих сторон.
30. Адаптация письма для разных каналов (email, мессенджер)
Роль: Ты — специалист по кросс-канальным коммуникациям.
Задача: У меня есть текст для email. Адаптируй его для отправки в мессенджере (например, Telegram). Сделай его короче, разбей на более мелкие абзацы, добавь уместные эмодзи для передачи тона, переформулируй призыв к действию, чтобы он был удобен для мобильного формата (например, “Просто нажмите на кнопку ниже”).
Текст для адаптации:
“[Вставьте ваш текст для email]”
Чек-лист: как проверить свой промпт перед отправкой в ИИ
Прежде чем нажать “Enter”, пробегитесь по этому короткому списку. Он поможет избежать 90% распространенных ошибок и сэкономит ваше время.
- Назначена ли роль? Понимает ли ИИ, с чьей точки зрения он должен писать?
- Достаточно ли контекста? Знает ли ИИ, кто вы, кто адресат и что произошло до этого письма?
- Задача четко сформулирована? Понятно ли, какой конкретно результат вы ждете?
- Все ли переменные указаны? Вы вписали имена, даты, названия в шаблон промпта?
- Описан ли желаемый тон? Вы указали, каким должно быть настроение письма?
- Есть ли требования к структуре? Вы задали желаемое количество абзацев или наличие списков?
- Указаны ли ограничения? Вы написали, чего ИИ делать НЕ должен?
Если вы ответили “да” на большинство этих вопросов, ваш промпт, скорее всего, даст отличный результат.
В заключение: думайте как штурман, а не как пассажир
Использование искусственного интеллекта для деловой переписки — это не магия. Это навык. Надеюсь, эта статья и 30 готовых промптов для деловых писем показали вам главный принцип: чтобы получить от нейросети максимум, нужно перестать быть пассивным пассажиром и стать активным штурманом.
Не бойтесь давать подробные инструкции, итерационно улучшать результат и рассматривать ИИ как партнера в диалоге. Качественный промпт — это инвестиция, которая окупается сэкономленными часами, укреплением деловых отношений и вашей уверенностью в каждой строчке отправленного письма.
Ключевые выводы, которые стоит запомнить:
- Простые и короткие промпты ведут к шаблонным и бездушным письмам.
- Сила промпта — в его детализации: роль, контекст, задача, тон и структура решают все.
- Работа с ИИ — это итеративный процесс. Не ждите идеала с первой попытки, а улучшайте черновик.
- Используйте готовые шаблоны промптов как конструктор, адаптируя их под свои уникальные задачи.
Теперь у вас есть все инструменты, чтобы поднять свою деловую переписку на новый уровень. Начните применять эти подходы уже сегодня, и вы удивитесь, насколько умным и полезным может быть ваш виртуальный ассистент.
