Промпты для инвентаризации. 28 готовых примеров для ChatGPT, DeepSeek, Gemini и других ИИ

Управление складом часто напоминает попытку удержать воду в решете. Товарные остатки копятся, превращая деньги в пыль, а самые ходовые позиции внезапно заканчиваются, приводя к упущенной прибыли и недовольным клиентам. Это знакомая боль для многих предпринимателей и менеджеров.

Возникает ощущение, что вы постоянно тушите пожары, вместо того чтобы системно выстраивать работу. Причина проста: ручной анализ данных отнимает колоссальное количество времени и сил, а ошибки в расчетах обходятся слишком дорого. Кажется, что выхода из этого замкнутого круга нет.

Но что, если бы у вас появился умный и неутомимый помощник, способный за секунды анализировать тысячи позиций, прогнозировать спрос и находить скрытые проблемы? Искусственный интеллект сегодня — это не фантастика, а реальный инструмент. В этой статье собраны практические промпты для инвентаризации, которые помогут превратить хаос на складе в управляемую и предсказуемую систему.

Вы узнаете, как с помощью нейросетей решать конкретные задачи:

• Проводить глубокий анализ товарных запасов.
• Точно прогнозировать будущий спрос.
• Оптимизировать закупки и избегать неликвидов.
• Автоматизировать рутинную отчетность.
• Находить неочевидные пути для повышения эффективности.

Это не просто теория, а готовые к применению инструкции. Пора перестать бороться с симптомами и начать лечить саму болезнь.

Как правильно работать с ИИ для управления запасами: подготовка и принципы

Многие, начиная работу с нейросетями, совершают одну и ту же ошибку — ожидают магии. Они вводят расплывчатый запрос и получают бесполезный ответ, после чего разочарованно заключают: “это не работает”. Причина провала не в технологии, а в подходе. Чтобы ИИ стал вашим верным помощником, важно понять несколько ключевых принципов.

Ошибка №1: “Мусор на входе — мусор на выходе”

Это главный закон работы с данными. Нейросеть не может догадаться, что у вас на складе, если вы даете ей неполную, неструктурированную или ошибочную информацию. Представьте, что вы просите бухгалтера составить отчет, но даете ему лишь половину чеков и несколько мятых накладных. Результат будет соответствующим.

Почему это происходит? ИИ-модель строит свои выводы исключительно на основе предоставленных данных. Если в ваших данных товар “Кроссовки Nike” в одной строке и “Кроссовки Найк” в другой, для машины это две разные позиции. Если вы не укажете период продаж, любой прогноз будет гаданием на кофейной гуще.

Обратите внимание
Точность и полезность ответа ИИ напрямую зависит от качества, полноты и структурированности ваших исходных данных. Потратив время на подготовку, вы сэкономите часы на исправлении бессмысленных результатов.

Ошибка №2: Ожидание идеального ответа с первого раза

Еще одно распространенное заблуждение — думать, что один универсальный промпт решит все ваши задачи. Работа с ИИ больше похожа на диалог, чем на команду. Первый ответ — это, как правило, отправная точка, которую нужно уточнять и дорабатывать. Не бойтесь просить модель переделать ответ, добавить детали или посмотреть на задачу под другим углом.

К чему это приводит? Отказ от итераций и доработок лишает вас 90% потенциала нейросети. Вы получаете поверхностный результат там, где могли бы извлечь глубокие и ценные инсайты.

Вот простой чек-лист, который поможет избежать типичных ошибок и подготовиться к эффективной работе.

Чек-лист: Подготовка к работе с промптами для инвентаризации

1. Соберите данные. Выгрузите из вашей учетной системы (например, 1С, МойСклад или даже Excel) отчет по товарным остаткам. Он должен включать как минимум: наименование товара, артикул, текущий остаток, закупочную цену, цену продажи и данные о продажах за определенный период (например, за последние 3-6 месяцев).
2. Приведите данные в порядок. Убедитесь, что нет дублей в наименованиях. Проверьте, что все числовые значения корректны. Чем чище данные, тем точнее будет анализ.
3. Выберите правильный формат. Лучше всего предоставлять данные в формате таблицы. Можно просто скопировать ее из Excel/Google Таблиц и вставить в чат с ИИ.
4. Начинайте с малого. Не пытайтесь сразу “скормить” нейросети отчет на 20 000 позиций. Попробуйте на небольшом сегменте из 50-100 товаров, чтобы отладить промпт и понять логику работы модели.
5. Будьте конкретны. Вместо “проанализируй продажи” используйте “проведи ABC-анализ по выручке за период с 1 января по 31 марта и раздели все товары на 3 группы”.

Помните, вы — наставник для ИИ. Ваша задача — четко поставить цель, дать качественные данные и направить модель к нужному результату.

Базовый анализ и классификация: Наводим порядок в данных

Самая большая ошибка в управлении запасами — относиться ко всем товарам одинаково. Рубашка, которая продается каждый день, и эксклюзивная ваза, которая ждет своего покупателя полгода, требуют абсолютно разного подхода к закупкам и хранению. Без классификации вы либо замораживаете деньги в неликвидах, либо теряете прибыль из-за отсутствия ходовых позиций.

Именно здесь на помощь приходят промпты для инвентаризации, нацеленные на анализ и сегментацию. Они позволяют быстро понять, какие товары приносят вам основную прибыль, а какие — лишь занимают место на складе.

Промпт 1: Классический ABC-анализ по выручке

Это фундамент любого анализа запасов. Он помогает разделить товары на три группы по их вкладу в общий оборот.

Промпт:

Роль: Ты — опытный аналитик товарных запасов.

Задача: Провести ABC-анализ на основе предоставленных данных о продажах. Раздели все товары на три категории:

• Группа A: товары, которые суммарно приносят 80% выручки.
• Группа B: товары, которые приносят следующие 15% выручки.
• Группа C: товары, которые приносят оставшиеся 5% выручки.

Контекст: Я — владелец небольшого интернет-магазина. Мне нужно понять, какие товары являются локомотивами моих продаж, чтобы сфокусировать на них маркетинговые усилия и обеспечить их постоянное наличие на складе.

Инструкции по шагам:

1. Для каждого товара рассчитай общую выручку за период (количество проданных единиц * цена продажи).
2. Отсортируй товары по убыванию выручки.
3. Рассчитай долю каждого товара в общей выручке.
4. Рассчитай накопительную долю выручки.
5. Присвой каждому товару группу (A, B или C) на основе правил, указанных в задаче.
6. Выведи результат в виде таблицы с колонками: “Наименование товара”, “Артикул”, “Выручка за период”, “Доля в общей выручке (%)”, “Накопительная доля (%)”, “Группа ABC”.
7. После таблицы дай краткие рекомендации по управлению каждой группой.

Данные для анализа:

[Сюда вставьте вашу таблицу с данными: Артикул, Наименование, Продано штук, Цена продажи]

Практический пример:
Вы вставляете свою таблицу, и нейросеть выдает готовый отчет. Вы видите, что 15 из 100 ваших товаров (группа А) генерируют 80% всех денег. Это ваши звезды. Теперь вы знаете, что их нехватка на складе — прямой путь к потере прибыли.

Частая ошибка: Проводить ABC-анализ и ничего с ним не делать. Этот отчет — не просто цифры, а прямое руководство к действию. Для группы “А” нужно наладить бесперебойные поставки, для группы “С” — возможно, стоит задуматься о выводе из ассортимента.

Промпт 2: XYZ-анализ для оценки стабильности спроса

Если ABC-анализ показывает, *сколько* денег приносит товар, то XYZ-анализ показывает, *насколько стабильно* его покупают.

Промпт:

Задача: Провести XYZ-анализ для оценки стабильности спроса на товары. Используй данные о помесячных продажах. Раздели товары на три группы:

• Группа X: товары с очень стабильным спросом (коэффициент вариации до 10%).
• Группа Y: товары с колеблющимся, но прогнозируемым спросом (коэффициент вариации от 10% до 25%).
• Группа Z: товары с эпизодическим, случайным спросом (коэффициент вариации выше 25%).

Инструкции по шагам:

1. Для каждого товара возьми данные о продажах по месяцам.
2. Рассчитай среднее значение продаж и стандартное отклонение.
3. Рассчитай коэффициент вариации по формуле: (стандартное отклонение / среднее значение) * 100%.
4. Присвой каждому товару группу (X, Y или Z).
5. Представь результат в виде таблицы: “Наименование”, “Продажи по месяцам”, “Средние продажи”, “Коэффициент вариации (%)”, “Группа XYZ”.

Данные для анализа:

[Сюда вставьте таблицу: Наименование, Продажи Январь, Продажи Февраль, Продажи Март, …]

Почему это важно?
Товары группы X — это ваш “хлеб с маслом”. Их легко прогнозировать, и по ним можно держать минимальный страховой запас. А вот товары группы Z — это “темные лошадки”. Закупать их впрок очень рискованно, так как можно надолго заморозить деньги.

Промпт 3: Совмещенный ABC-XYZ-анализ

Это высший пилотаж в классификации. Объединение двух методов дает объемную картину и позволяет принимать максимально точные решения.

Промпт:

Задача: Провести совмещенный ABC и XYZ анализ. Сначала выполни ABC-анализ по выручке, затем XYZ-анализ по стабильности спроса. Сформируй итоговую матрицу 3×3 (AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ).

Инструкции:

1. Выполни шаги из промпта 1 для ABC-анализа.
2. Выполни шаги из промпта 2 для XYZ-анализа.
3. Создай итоговую таблицу: “Наименование”, “Группа ABC”, “Группа XYZ”, “Итоговая группа”.
4. После таблицы дай подробные рекомендации для каждой из 9 групп. Например, что делать с товарами группы AZ (высокая выручка, но случайный спрос) и CX (низкая выручка, стабильный спрос).

Данные для анализа:

[Вставьте таблицу с наименованием, ценой и продажами по месяцам]

Ключевой инсайт:
Группа AX (приносят много денег и продаются стабильно) — это ваши главные активы. Их наличие на складе должно быть 100%. А группа CZ (приносят мало денег и продаются случайно) — первые кандидаты на вывод из ассортимента.

Промпт 4: FMR-анализ для выявления неликвидов

Этот анализ помогает классифицировать товары по скорости их движения.

Промпт:

Задача: Провести FMR-анализ для классификации товаров по скорости оборачиваемости.

Группы:

• F (Fast Moving): быстро оборачиваемые товары (например, продаются чаще 1 раза в месяц).
• M (Medium Moving): товары со средней оборачиваемостью (продаются раз в 1-3 месяца).
• R (Rare Moving): медленно оборачиваемые товары (продаются реже, чем раз в 3 месяца).

Инструкции:

1. Проанализируй даты последних продаж для каждого товара.
2. Определи, сколько времени прошло с последней продажи.
3. Присвой каждому товару группу F, M или R.
4. Выведи результат в виде таблицы с рекомендациями для группы R.

Данные для анализа:

[Таблица: Артикул, Наименование, Остаток на складе, Дата последней продажи]

Обратите внимание
Товары из группы R (или S – slow moving) — это ваш “замороженный” капитал. Этот анализ — первый шаг к тому, чтобы превратить их обратно в живые деньги через акции, распродажи или утилизацию.

Промпт 5: Анализ упущенной прибыли (Out-of-Stock)

Один из самых болезненных моментов — когда клиент готов купить, а товара нет. Этот промпт поможет оценить масштаб проблемы.

Промпт:

Задача: Рассчитать примерную упущенную прибыль из-за отсутствия товаров на складе (out-of-stock).

Инструкции:

1. Возьми данные по товарам, у которых остаток обнулялся в течение периода.
2. Для каждого такого товара определи количество дней, когда он отсутствовал на складе.
3. Рассчитай среднедневные продажи этого товара за тот период, когда он был в наличии.
4. Предположи, что спрос в дни отсутствия был бы таким же. Умножь среднедневные продажи на количество дней отсутствия, чтобы получить упущенные продажи в штуках.
5. Умножь упущенные продажи в штуках на маржу (цена продажи – цена закупки) по каждому товару, чтобы получить упущенную прибыль.
6. Просуммируй упущенную прибыль по всем позициям.
7. Представь результат в виде таблицы: “Наименование”, “Дней не было в наличии”, “Потенциально упущено продаж, шт.”, “Упущенная прибыль, руб.”. Сделай итоговый вывод об общем объеме упущенной прибыли.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Цена продажи, Цена закупки, История остатков по дням или информация о периодах отсутствия и среднедневных продажах]

Почему это так важно?
Этот отчет переводит абстрактную проблему “товара нет” в конкретные цифры потерянных денег. Когда руководитель видит, что из-за неоптимальных закупок компания потеряла 200 000 рублей за месяц, мотивация навести порядок в инвентаризации резко возрастает.

Создаем промпты для инвентаризации и прогнозирования спроса

После того как вы навели порядок и классифицировали свои запасы, наступает следующий, не менее важный этап — прогнозирование. Закупать товар “на глазок” или основываясь на интуиции — это как вести корабль в тумане без компаса. Рано или поздно вы либо сядете на мель переизбытка, либо пропустите нужный порт из-за нехватки.

Прогнозирование спроса — одна из тех областей, где ИИ может принести колоссальную пользу, обрабатывая исторические данные и выявляя закономерности, невидимые человеческому глазу.

Промпт 6: Базовый прогноз спроса на основе скользящего среднего

Это простой, но эффективный метод для товаров с относительно стабильными продажами.

Промпт:

Роль: Ты — аналитик данных, специализирующийся на прогнозировании спроса.

Задача: Спрогнозировать спрос на следующие 3 месяца для каждого товара, используя метод простого скользящего среднего.

Контекст: Мне нужно составить план закупок на следующий квартал. Я хочу иметь базовый прогноз, основанный на недавних продажах.

Инструкции:

1. Для каждого товара возьми данные о продажах за последние 6 месяцев.
2. Рассчитай прогноз на следующий месяц как среднее арифметическое продаж за последние 3 месяца (например, прогноз на Апрель = (Январь+Февраль+Март)/3).
3. Повтори расчет для следующих двух месяцев, сдвигая “окно” усреднения.
4. Выведи результат в виде таблицы: “Наименование”, “Продажи за 6 мес.”, “Прогноз на Месяц 1”, “Прогноз на Месяц 2”, “Прогноз на Месяц 3”.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Продажи за последние 6 месяцев помесячно]

Практический пример:
Вы получаете таблицу, где напротив каждого товара стоят конкретные цифры ожидаемых продаж. Это уже не догадки, а прогноз, основанный на реальных данных, который можно использовать для формирования заказа поставщику.

Промпт 7: Прогнозирование с учетом сезонности

Многие бизнесы сталкиваются с сезонными колебаниями спроса. Продажа елочных игрушек летом и кондиционеров зимой — не лучшая бизнес-модель. Этот промпт помогает учесть такие колебания.

Промпт:

Задача: Спрогнозировать спрос на следующий год с учетом сезонности. Используй данные о продажах за последние 2-3 года.

Инструкции:

1. Для каждого товара рассчитай среднемесячные продажи за весь период.
2. Для каждого календарного месяца (Январь, Февраль и т.д.) рассчитай “индекс сезонности” как отношение фактических продаж в этом месяце к среднемесячным продажам. Усредни индексы за 2-3 года.
3. Спрогнозируй общий объем продаж на следующий год (например, на основе тренда или как среднее за прошлые годы).
4. Распредели этот годовой прогноз по месяцам, умножив ожидаемые среднемесячные продажи на соответствующий индекс сезонности.
5. Представь результат в виде таблицы: “Наименование”, “Индексы сезонности по месяцам”, “Прогноз продаж на след. год по месяцам”.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Продажи за 24-36 месяцев помесячно]

Частая ошибка: Игнорировать сезонность. Это приводит к тому, что зимой склад затоварен летними платьями, а летом нет самых ходовых размеров сандалий. Этот промпт помогает заранее готовиться к пикам и спадам спроса.

Промпт 8: Расчет точки заказа (Reorder Point)

Это критически важный параметр, который отвечает на вопрос: “При каком остатке на складе пора делать новый заказ?”.

Промпт:

Задача: Рассчитать точку заказа для каждого товара.

Формула: Точка заказа = (Среднедневные продажи * Срок поставки в днях) + Страховой запас.

Инструкции:

1. Рассчитай среднедневные продажи для каждого товара за последние 90 дней.
2. Используй предоставленный срок поставки.
3. Используй предоставленный страховой запас.
4. Рассчитай точку заказа по формуле.
5. Выведи результат в виде таблицы: “Наименование”, “Текущий остаток”, “Среднедневные продажи”, “Точка заказа”.
6. Добавь колонку “Статус” со значениями “Пора заказывать”, если текущий остаток ниже или равен точке заказа, и “Запас достаточен” в противном случае.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Текущий остаток, Продажи за 90 дней, Срок поставки в днях, Страховой запас в шт.]

Ключевой инсайт:
Вместо того чтобы судорожно проверять остатки каждый день, вы получаете четкий сигнал, когда нужно действовать. Это автоматизирует процесс и снижает риск человеческой ошибки.

Промпт 9: Расчет оптимального размера заказа (EOQ)

Заказывать слишком часто — значит нести высокие транспортные расходы. Заказывать слишком редко и большими партиями — значит замораживать деньги и платить за хранение. Модель EOQ (Economic Order Quantity) помогает найти золотую середину.

Промпт:

Задача: Рассчитать оптимальный размер заказа (EOQ) для ключевых товаров.

Формула EOQ: кв. корень из ( (2 * Годовой спрос * Стоимость размещения одного заказа) / Стоимость хранения одной единицы товара в год ).

Инструкции:

1. Используй предоставленные данные для каждого товара.
2. Рассчитай EOQ по формуле.
3. Представь результат в таблице: “Наименование”, “EOQ (шт.)”.
4. Дай краткое пояснение, что означает полученное значение.

Данные для анализа (для одного товара):

• Годовой спрос (шт.): 5000
• Стоимость размещения одного заказа (включая доставку, оформление документов и т.д.): 1500 руб.
• Стоимость хранения одной единицы товара в год (аренда склада, страховка и т.д.): 100 руб.

Обратите внимание
Этот расчет сложнее, так как требует оценки издержек на хранение и размещение заказа. Но даже приблизительная оценка этих параметров дает гораздо лучший результат, чем закупка интуитивно.

Промпт 10: Прогноз для запуска нового товара

Как спрогнозировать спрос на то, что вы еще никогда не продавали? Это одна из самых сложных задач. ИИ может помочь, анализируя продажи похожих товаров.

Промпт:

Задача: Дать примерный прогноз продаж для нового товара на первые 3 месяца.

Контекст: Я планирую запустить в продажу “Смарт-чайник Vitek VT-2023”. У меня нет истории продаж по нему, но есть данные по другим чайникам.

Инструкции:

1. Проанализируй данные о продажах товаров-аналогов, которые я предоставлю.
2. Обрати внимание на их продажи в первые 3 месяца после запуска.
3. Учти ценовую категорию нового товара по сравнению с аналогами.
4. Сделай три прогноза: пессимистичный, реалистичный и оптимистичный.
5. Обоснуй свой прогноз, ссылаясь на данные аналогов.

Данные для анализа:

• Новый товар: “Смарт-чайник Vitek VT-2023”, цена 4500 руб.
• Аналог 1: “Чайник Redmond RK-101”, цена 3800 руб., продажи за первые 3 месяца: 50, 65, 70 шт.
• Аналог 2: “Чайник Tefal KI-500”, цена 5200 руб., продажи за первые 3 месяца: 30, 40, 45 шт.

Этот подход не даст 100% точности, но он несоизмеримо лучше, чем простое гадание. Он дает вам ориентиры для первой закупки.

Промпт 11: Анализ надежности поставщиков

Срыв сроков поставки может обрушить все ваши прогнозы. Важно понимать, на кого из партнеров можно положиться.

Промпт:

Задача: Оценить надежность поставщиков на основе истории поставок.

Инструкции:

1. Для каждого поставщика рассчитай среднее отклонение фактического срока поставки от запланированного.
2. Рассчитай процент выполненных в срок заказов.
3. Рассчитай процент брака или недостачи в поставках.
4. Сведи данные в сравнительную таблицу: “Поставщик”, “Средняя задержка (дни)”, “% заказов в срок”, “% брака”.
5. Присвой каждому поставщику рейтинг надежности (например, от A до C) и дай рекомендации.

Данные для анализа:

[Таблица: Номер заказа, Поставщик, Плановая дата поставки, Фактическая дата поставки, Наличие брака/недостачи]

Этот анализ помогает выявить слабые звенья в вашей цепи поставок и принять меры: либо работать над улучшением взаимодействия с ненадежным поставщиком, либо искать ему замену.

Промпт 12: Расчет страхового запаса

Страховой запас — это “подушка безопасности”, которая защищает от внезапного всплеска спроса или задержки поставки.

Промпт:

Задача: Рассчитать необходимый страховой запас для товаров группы AX (высокая выручка, стабильный спрос).

Формула: Страховой запас = Z * σLT, где Z — Z-оценка для желаемого уровня сервиса (например, 1.65 для 95%), σLT — стандартное отклонение спроса за время выполнения заказа.

Упрощенный вариант для ИИ:

Инструкции:

1. Определи максимальные продажи за срок поставки за последний год.
2. Определи средние продажи за срок поставки за последний год.
3. Рассчитай страховой запас как разницу: (Максимальные продажи) – (Средние продажи).
4. Выведи результат в таблице: “Наименование”, “Рекомендуемый страховой запас, шт.”.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Срок поставки в днях, История продаж по дням за год]

Правильно рассчитанный страховой запас позволяет минимизировать риск дефицита, не раздувая при этом складские остатки.

Оптимизация склада и избавление от неликвидов

Даже при идеальном прогнозировании на складе со временем неизбежно скапливаются “мертвые души” — товары, которые не продаются, занимают место, съедают деньги на хранение и медленно превращаются в пыль. Не обращать на них внимания — все равно что игнорировать дыру в кармане, из которой постоянно выпадают деньги. Борьба с неликвидами и оптимизация хранения — это прямая дорога к повышению рентабельности.

Промпт 13: Глубокая идентификация “мертвого” стока

Первый шаг — точно определить, какие товары являются балластом.

Промпт:

Задача: Составить детальный отчет по неликвидным и медленно продающимся товарам.

Критерии:

• Неликвид (Dead Stock): товары, по которым не было ни одной продажи за последние 180 дней.
• Медленный товар (Slow-Moving): товары, оборачиваемость которых более 120 дней (т.е. текущего остатка хватит более чем на 4 месяца при текущих темпах продаж).

Инструкции:

1. Идентифицируй товары без продаж за 180 дней и пометь их как “Неликвид”.
2. Для остальных товаров рассчитай оборачиваемость в днях: (Средний остаток / Себестоимость проданных товаров) * Период в днях. Или проще: Текущий остаток / Среднедневные продажи.
3. Идентифицируй товары с оборачиваемостью > 120 дней и пометь их как “Медленный товар”.
4. Сформируй таблицу: “Наименование”, “Артикул”, “Текущий остаток”, “Закупочная стоимость остатка”, “Дней без продаж”, “Статус (Неликвид/Медленный)”.
5. Подсчитай общую сумму замороженных средств в этих товарах.

Данные для анализа:

[Таблица: Артикул, Наименование, Текущий остаток, Закупочная цена, История продаж по дням за последний год]

Эффект от применения:
Этот отчет бьет прямо в цель. Вместо абстрактного “у нас что-то залежалось”, вы видите конкретный список и, что самое главное, точную сумму денег, которая выведена из оборота. Это мощный стимул к действию.

Промпт 14: Мозговой штурм по распродаже неликвидов

Определить проблему — полдела. Вторая половина — найти решение. ИИ может стать отличным генератором идей.

Промпт:

Роль: Ты — креативный маркетолог, специалист по стимулированию сбыта.

Задача: Предложить 10 разнообразных идей для распродажи неликвидных товаров из списка.

Контекст: У меня на складе зависли остатки по следующим позициям. Это качественные товары, но спрос на них упал. Мне нужны нестандартные идеи, как от них избавиться с минимальными потерями.

Инструкции:

1. Проанализируй список товаров.
2. Предложи как минимум 10 различных механик распродажи. Идеи должны быть разнообразными: от простых скидок до комплексных акций.
3. Для каждой идеи дай краткое описание и пример.

Примеры идей, которые можно предложить:

• Акция “1+1=3”: Купи два товара из списка, третий получи в подарок.
• Комплексное предложение (бандл): Собери комплект из неликвида и популярного товара (группы А) и продавай с небольшой общей скидкой. Например, “Купи смартфон и получи этот чехол за 1 рубль”.
• Скидка “тает” со временем: Начни с большой скидки (50%) и каждый день уменьшай ее на 5%. Создает эффект срочности.
• Подарок за покупку: Дари неликвидный товар в качестве подарка при покупке на определенную сумму.
• Распродажа для своих: Сделай закрытую распродажу для подписчиков email-рассылки или в соцсетях.
• Конкурс или розыгрыш: Используй товар в качестве приза в конкурсе репостов.
• Благотворительность: Если товар совсем не продается, его передача на благотворительность может принести имиджевую пользу и налоговые вычеты.

Список товаров для анализа:

[Список ваших неликвидных позиций с кратким описанием]

Промпт 15: Оптимизация расположения товаров на складе (ABC-размещение)

Частая ошибка — хранить все товары вперемешку. В итоге сборщик заказа тратит большую часть времени на беготню по складу в поисках то одного, то другого артикула.

Промпт:

Задача: Разработать рекомендации по оптимизации размещения товаров на складе на основе ABC-анализа по частоте обращений.

Инструкции:

1. Проведи ABC-анализ не по выручке, а по количеству транзакций (частоте продаж) за последний месяц.
2. Группа А (самые частые): порекомендуй разместить в самой доступной и близкой к зоне упаковки зоне склада (“горячая зона”).
3. Группа B (средней частоты): порекомендуй разместить в “теплой зоне”, на среднем удалении.
4. Группа C (редкие): порекомендуй разместить в “холодной зоне” — на самых дальних или труднодоступных полках.
5. Представь результат в виде таблицы: “Наименование”, “Частота продаж”, “Группа ABC”, “Рекомендуемая зона хранения”.

Данные для анализа:

[Таблица: Наименование, Количество продаж (транзакций) за месяц]

Результат:
Время на сборку заказов сокращается на 20-40%. Сборщики больше не бегают по всему складу за ходовыми товарами. Это прямое повышение производительности труда без каких-либо затрат.

Промпт 16: Анализ затрат на хранение

Хранение — это не бесплатно. Аренда, зарплата кладовщиков, коммунальные платежи — все это ложится на себестоимость товара.

Промпт:

Задача: Рассчитать и распределить общие затраты на хранение по товарным позициям.

Инструкции:

1. Возьми общую сумму затрат на склад за месяц (например, 300 000 руб.).
2. Возьми данные о среднем остатке каждого товара на складе за месяц в штуках и их габаритах (объем, м³).
3. Распредели затраты пропорционально занимаемому товаром месту. Рассчитай “стоимость хранения” для каждой единицы товара.
4. Выдели топ-10 товаров с самой высокой стоимостью хранения (не за единицу, а суммарно за весь остаток).

Данные для анализа:

• Общие затраты на склад в месяц: 300 000 руб.
• [Таблица: Наименование, Средний остаток (шт.), Объем одной единицы (м³)]

Этот анализ часто приносит сюрпризы. Может оказаться, что недорогой, но громоздкий товар “съедает” на хранение больше, чем дорогой и компактный.

Промпт 17: Сравнение поставщиков по итоговой стоимости товара

Дешевая закупочная цена — это еще не все. Доставка, условия оплаты, частота брака — все это влияет на итоговую себестоимость.

Промпт:

Задача: Сравнить двух поставщиков одного и того же товара по полной стоимости владения (Total Cost of Ownership).

Инструкции:

1. Проанализируй предоставленные данные по двум поставщикам.
2. Рассчитай итоговую стоимость единицы товара для каждого, учитывая все факторы.
3. Представь сравнение в виде таблицы.
4. Сделай вывод, какой поставщик в действительности выгоднее.

Данные для анализа:

Параметр	Поставщик А	Поставщик Б
Закупочная цена за шт.	1000 руб.	1050 руб.
Стоимость доставки за партию 100 шт.	5000 руб.	2000 руб.
Процент брака (средний)	3%	0.5%
Условия оплаты	Предоплата 100%	Отсрочка 30 дней

Ирония в том, что “дешевый” поставщик А может оказаться дороже из-за высокой стоимости доставки и потерь на браке. Этот промпт помогает принимать решения, основанные на полной картине, а не только на прайс-листе.

Промпт 18: Отчет о сверхзапасах

Сверхзапасы — это остатки, которые превышают максимальный желаемый уровень. Это не мертвый груз, но уже “кандидат” в него.

Промпт:

Задача: Выявить товары, по которым наблюдается избыточный запас (сверхнормативный остаток).

Инструкции:

1. Для каждого товара рассчитай максимальный желаемый уровень запаса. Например, как (Среднедневные продажи * Срок поставки) + (Страховой запас * 2).
2. Сравни текущий остаток с максимальным уровнем.
3. Если текущий остаток превышает максимальный, рассчитай размер излишка в штуках и в деньгах (по закупочной стоимости).
4. Сформируй отчет: “Наименование”, “Текущий остаток”, “Макс. уровень”, “Излишек, шт.”, “Излишек, руб.”.

Данные для анализа:

[Таблица со всеми необходимыми данными: продажи, остатки, срок поставки, страховой запас]

Этот отчет позволяет вовремя заметить проблему и, например, отменить или уменьшить следующий заказ, пока не будет распродан излишек.

Автоматизация рутины: отчеты и коммуникации

Работа с запасами — это не только анализ и закупки, но и огромное количество рутинных операций: составление ежедневных отчетов, написание писем поставщикам, информирование коллег. Эти задачи отнимают массу времени и редко приносят удовольствие. К счастью, ИИ отлично справляется с автоматизацией подобной рутины, освобождая ваше время для более важных стратегических вопросов.

Промпт 19: Генерация ежедневной сводки для руководителя

Вместо того чтобы каждое утро вручную собирать цифры из разных систем, можно поручить это нейросети.

Промпт:

Роль: Ты — ассистент руководителя отдела закупок.

Задача: На основе предоставленных данных сформировать краткую и емкую ежедневную сводку по состоянию склада.

Структура сводки:

1. Ключевые показатели: Общая стоимость склада, оборачиваемость, уровень сервиса (%).
2. Проблемные зоны: Список из 5-10 товаров, которые закончились или закончатся сегодня-завтра. Список товаров, по которым поступил сигнал “Пора заказывать”.
3. Движение: Сумма поступлений за вчерашний день. Сумма отгрузок за вчерашний день.
4. Неликвиды: Общая стоимость товаров без движения более 90 дней.

Инструкции:

1. Проанализируй данные.
2. Скомпонуй отчет строго по заданной структуре.
3. Пиши кратко, по делу, без воды. Руководитель ценит свое время.

Данные для анализа:

[Сюда вставляется сводный отчет из учетной системы за день]

Результат:
Каждое утро у руководителя на столе лежит понятный отчет, который за 1 минуту дает полную картину происходящего. Это позволяет принимать быстрые и обоснованные решения.

Промпт 20: Написание письма поставщику о задержке поставки

Неприятный, но необходимый разговор. ИИ поможет составить вежливое, но настойчивое письмо.

Промпт:

Задача: Написать официальное письмо поставщику ООО “Вектор” по поводу срыва сроков поставки по заказу №12345.

Контекст: По договору поставка должна была состояться 15 мая. Сегодня 18 мая, товар не получен, информации от менеджера нет. Отсутствие этих позиций на складе ставит под угрозу наши собственные отгрузки клиентам.

Стиль: Официальный, вежливый, но твердый.

Ключевые моменты, которые нужно отразить:

• Номер заказа и дата.
• Упоминание о нарушении сроков.
• Просьба срочно предоставить информацию о статусе заказа и точной дате поставки.
• Упоминание о возможных последствиях для нас (срыв отгрузок).
• Контактные данные для связи.

Пример результата:

Тема: Запрос статуса по заказу №12345 от [дата заказа]

Уважаемый [Имя менеджера поставщика],

Обращаемся к вам по поводу заказа №12345 от [дата]. Согласно условиям нашего договора, поставка по данному заказу должна была быть осуществлена 15.05.2024.

На сегодняшний день, 18.05.2024, товар на наш склад не поступил, и мы не получали от вас какой-либо информации о задержке.

Просим вас в срочном порядке уточнить статус заказа и предоставить точную дату ожидаемой поставки. Отсутствие данных позиций на складе критически влияет на нашу способность выполнять обязательства перед нашими клиентами.

Надеемся на ваше понимание и оперативный ответ.

С уважением, …

Промпт 21: Запрос коммерческих предложений у новых поставщиков

Поиск новых партнеров — важная часть работы. Этот промпт поможет составить универсальный запрос.

Промпт:

Задача: Составить шаблон письма для запроса коммерческого предложения у потенциальных поставщиков.

Контекст: Наша компания, [Название компании], ищет новых поставщиков для категории товаров “[Название категории]”. Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.

Что должно быть в письме:

1. Краткое представление нашей компании.
2. Четкое указание интересующей нас категории товаров.
3. Запрос прайс-листа для оптовых закупок.
4. Запрос информации об условиях сотрудничества: минимальная партия заказа, сроки поставки, условия оплаты, наличие сертификатов.
5. Контактные данные для отправки предложения.

Этот шаблон экономит время и гарантирует, что вы не забудете запросить всю важную информацию.

Промпт 22: Составление служебной записки об изменении процедуры приемки товара

Любые изменения в процессах нужно доносить до сотрудников четко и однозначно.

Промпт:

Задача: Написать текст служебной записки для сотрудников склада о введении нового правила приемки товара.

Новое правило: С 1 июня 2024 года при приемке товара от поставщика необходимо в обязательном порядке сканировать штрих-код каждой единицы товара, а не только короба. Это делается для повышения точности учета.

Стиль: Информационный, ясный, не допускающий двойных толкований.

Что отразить:

• Точная дата введения нового правила.
• Четкое описание старого и нового процесса.
• Объяснение, почему вводится изменение (цель — повысить точность).
• Указание, к кому обращаться с вопросами.

Промпт 23: Анализ текстовых отзывов от сотрудников склада

Сотрудники “на передовой” часто видят проблемы, незаметные из офиса. Анализ их предложений — золотая жила для оптимизации.

Промпт:

Задача: Проанализировать массив текстовых сообщений из внутреннего чата сотрудников склада и сгруппировать основные проблемы и предложения.

Инструкции:

1. Прочитай все сообщения.
2. Выдели основные повторяющиеся темы (например, “неудобное расположение стеллажей”, “медленно работает сканер”, “проблемы с упаковкой”).
3. Сгруппируй сообщения по этим темам.
4. Для каждой темы приведи 2-3 характерные цитаты.
5. Сделай итоговую сводку из 3-5 главных проблем, на которые стоит обратить внимание руководству.

Данные для анализа:

[Скопированный текст из чата за неделю/месяц]

Этот промпт превращает хаотичный поток сообщений в структурированный отчет, который можно использовать для реальных улучшений.

Продвинутые и нестандартные задачи

Когда базовые процессы налажены, приходит время для решения более сложных и нетривиальных задач. Здесь ИИ может выступить не просто как исполнитель, а как полноценный партнер для анализа и стратегического планирования.

Промпт 24: Разработка плана действий при сбое в цепи поставок

Что делать, если ваш основной поставщик внезапно остановил производство или транспортная компания объявила о забастовке? Паника — плохой советчик. Нужен четкий план.

Промпт:

Роль: Ты — кризис-менеджер, специалист по управлению рисками в логистике.

Задача: Разработать антикризисный план действий на случай срыва поставок ключевого товара “Компонент X” от основного поставщика “Альфа-Снаб”.

Контекст: “Компонент X” критически важен для нашего производства. Срок поставки от “Альфа-Снаб” — 14 дней. Текущий страховой запас — на 7 дней работы. Альтернативные поставщики есть, но их сроки и цены неизвестны.

Инструкции:

1. Разбей план на этапы: “Немедленные действия (первые 24 часа)”, “Краткосрочные действия (1-7 дней)”, “Долгосрочная стратегия”.
2. Для каждого этапа предложи конкретные шаги.
3. Примеры шагов: немедленно связаться с поставщиком, оценить точный объем остатков, запустить поиск альтернативных поставщиков, проинформировать отдел продаж о возможных задержках, проанализировать возможность временного использования аналога.
4. Представь план в виде четкой пошаговой инструкции.

Промпт 25: Поиск и оценка альтернативных поставщиков

Зависеть от одного поставщика — рискованная стратегия. ИИ может помочь быстро исследовать рынок.

Промпт:

Задача: Найти в открытых источниках в интернете и составить список из 5 потенциальных альтернативных поставщиков для товара “подшипник N-5432” в России.

Инструкции:

1. Используй поисковые системы и онлайн-каталоги (например, B2B-порталы).
2. Для каждого найденного поставщика укажи: название компании, сайт, контактный телефон, город.
3. Добавь колонку “Критерии для первоначальной оценки”, например: “Специализируется ли на подшипниках?”, “Есть ли на сайте информация об оптовых продажах?”, “Как давно компания на рынке?”.
4. Представь результат в виде таблицы.

Такой промпт позволяет за несколько минут выполнить работу, на которую у менеджера ушел бы час или два ручного поиска.

Промпт 26: Анализ корневых причин расхождений при инвентаризации

Итоги инвентаризации показали расхождения: по каким-то позициям недостача, по каким-то — излишек. Просто списать это — значит игнорировать системную проблему.

Промпт:

Задача: Провести мозговой штурм и составить список возможных корневых причин расхождений между учетными данными и фактическими остатками на складе.

Инструкции:

1. Раздели причины на категории: “Ошибки персонала”, “Проблемы с процессами”, “Технические сбои”, “Воровство”.
2. Для каждой категории предложи несколько конкретных гипотез.
3. Примеры гипотез: неправильное сканирование при приемке, пересортица (положили товар не на свое место), ошибки при ручном вводе данных, сбои в работе учетной системы, мелкие кражи.
4. Для каждой гипотезы предложи способ ее проверки.

Этот анализ помогает перейти от борьбы со следствием (списанием расхождений) к устранению первопричины.

Промпт 27: Сравнение учетных систем (например, “МойСклад” vs 1С:УТ)

Выбор или смена IT-системы — ответственный шаг. ИИ может помочь структурировать сравнение.

Промпт:

Задача: Провести сравнительный анализ двух систем управления торговлей и складом: “МойСклад” и “1С: Управление торговлей” для малого производственного предприятия.

Инструкции:

1. Составь таблицу для сравнения по ключевым параметрам.
2. Параметры: стоимость внедрения и владения, функционал для управления запасами (ABC/XYZ, точка заказа), возможности интеграции с другим ПО (CRM, бухгалтерия), удобство использования для рядовых сотрудников, наличие мобильного приложения, качество техподдержки.
3. Заполни таблицу на основе общедоступной информации из интернета.
4. В конце таблицы сделай блок “Плюсы и минусы” для каждой системы.
5. Сделай итоговый вывод, какая система может быть предпочтительнее для указанного типа бизнеса.

Промпт 28: Создание регламента проведения инвентаризации

Чтобы инвентаризация проходила быстро и точно, нужен четкий регламент.

Промпт:

Задача: Написать проект регламента проведения плановой годовой инвентаризации на складе.

Структура регламента:

1. Цели и задачи.
2. Подготовительный этап: создание приказа, формирование инвентаризационной комиссии, подготовка склада (приостановка движения товаров), инструктаж.
3. Основной этап (процесс пересчета): методы пересчета, использование ТСД, заполнение инвентаризационных описей, правила работы с расхождениями.
4. Заключительный этап: обработка результатов, составление сличительных ведомостей, анализ причин расхождений, утверждение итогов.
5. Ответственность.

Инструкции:

Напиши текст для каждого пункта регламента. Стиль — официальный, четкий, не допускающий разночтений.

Этот промпт позволяет быстро создать качественный документ, который станет основой для порядка на складе.

Заключение: От хаоса к контролю

Путь от заваленного неликвидами склада и постоянных дефицитов к отлаженной системе управления запасами может показаться долгим и сложным. Многие годы это была область, доступная лишь крупным корпорациям с их дорогими IT-системами и штатом аналитиков. Сегодня, благодаря искусственному интеллекту, эти инструменты становятся доступны практически каждому.

Рассмотренные промпты для инвентаризации — это не волшебная таблетка, а набор мощных рычагов. Они не заменят ваш опыт и знание бизнеса, но возьмут на себя самую трудоемкую часть работы: обработку данных, поиск закономерностей и автоматизацию рутины. Они помогут увидеть то, что скрыто за тысячами строк в Excel, и перевести проблему из плоскости “кажется, у нас что-то не так” в плоскость конкретных цифр и измеримых потерь.

Ключевые выводы, которые стоит запомнить:

• Начните с порядка в данных. Качество вашего анализа напрямую зависит от качества исходной информации. Принцип “мусор на входе — мусор на выходе” работает безотказно.
• Классифицируйте, чтобы управлять. Нельзя относиться ко всем товарам одинаково. ABC/XYZ анализ — это ваш компас, который покажет, где сосредоточены деньги и стабильность.
• Прогнозируйте, а не гадайте. Интуиция — это хорошо, но прогноз, основанный на данных, — лучше. Это снижает риски и делает закупки предсказуемыми.
• Боритесь с неликвидами. Залежавшийся товар — это не просто “запас”, это замороженные деньги и прямые убытки. Регулярно выявляйте и избавляйтесь от балласта.
• Автоматизируйте рутину. Ваше время слишком ценно, чтобы тратить его на составление однотипных отчетов и писем. Поручите это нейросети.

Самое главное — не пытайтесь внедрить все и сразу. Начните с малого. Выберите одну, самую больную для вас проблему — например, выявление неликвидов (промпт 13). Подготовьте данные, используйте промпт, получите результат. Ощутив реальную пользу и сэкономив первые деньги или время, вы получите мотивацию двигаться дальше. Шаг за шагом, от одного промпта к другому, вы сможете превратить свой склад из источника головной боли в эффективный и хорошо управляемый актив.